《秘書學(xué)論文報(bào)告：現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘工作研究》

秘書學(xué)論文報(bào)告：現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘工作研究【摘要】現(xiàn)代電力企業(yè)蓬勃發(fā)展，面臨著巨大挑戰(zhàn)也面臨著機(jī)遇。同時(shí)也對(duì)秘書工作發(fā)展提出了新的要求。秘書工作的目的是協(xié)助管理者實(shí)施管理，需要做好信息收集、分析，公文撰寫和決策的建議提供，協(xié)調(diào)管理者和工作員工之間的聯(lián)系，處理各項(xiàng)事務(wù)，最大化企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。文秘工作對(duì)于企業(yè)發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。本文主要從電力企業(yè)文秘工作的內(nèi)容及作用出發(fā)，探究了現(xiàn)代電力企業(yè)文秘工作存在的不足以及其中還原因，就文秘工作的開展也提出了一些建議。希望本文能夠?yàn)檫M(jìn)一步的電力企業(yè)文秘工作相關(guān)研究提供參考和借鑒價(jià)值?！娟P(guān)鍵詞】電力企業(yè)；文秘工作；問(wèn)題；建議1.前言1.1現(xiàn)代電力企業(yè)發(fā)展概述隨著經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代電力企業(yè)得到了迅速發(fā)展。電力行業(yè)將采用通信技術(shù)、傳感測(cè)量技術(shù)等先進(jìn)信息技術(shù)，建設(shè)一個(gè)新型現(xiàn)代化電網(wǎng)，即智能電網(wǎng)，這也是整個(gè)電力行業(yè)未來(lái)技術(shù)發(fā)展和管理模式的轉(zhuǎn)型。全球能源互聯(lián)電網(wǎng)的建設(shè)也是發(fā)展趨勢(shì)，將推動(dòng)能源革命和可持續(xù)發(fā)展，從根本上解決制約人類社會(huì)發(fā)展的能源安全、環(huán)境污染和溫室氣體排放問(wèn)題?，F(xiàn)代電力企業(yè)處在這樣信息技術(shù)蓬勃的發(fā)展趨勢(shì)中，面臨極大的市場(chǎng)挑戰(zhàn)，也有很多機(jī)遇。我國(guó)高速發(fā)展的電力行業(yè)中，主要結(jié)合快速通信、高級(jí)測(cè)量、高效存儲(chǔ)技術(shù)，提高電力企業(yè)電信息采集系統(tǒng)和電力企業(yè)管理系統(tǒng)的智能化水平[1]，完成電力部門對(duì)電力信息流、電力業(yè)務(wù)和電力輸送等信息的管理與交流，努力提高電力行業(yè)信息化建設(shè)，提高其綜合業(yè)務(wù)水平。其根本目的就是造福百姓，為我國(guó)電力客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和對(duì)電力行業(yè)信息的便捷管理。1.2現(xiàn)代文秘工作內(nèi)容概述企業(yè)管理的目標(biāo)是使經(jīng)濟(jì)效益最大化。在企業(yè)管理中，秘書是老板的主管和助手。秘書工作的目的是協(xié)助主管實(shí)施管理——幫助管理人員最大化他們的經(jīng)濟(jì)利益。現(xiàn)代市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，商業(yè)決策越來(lái)越難，秘書的思考、咨詢、作用是不可替代的。文秘主要作為管理層與基層員工之間的橋梁，協(xié)作老板從繁瑣的日常事務(wù)和工作中解脫出來(lái)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)層決策的制定以及實(shí)施。首先，任何決策都是建立在對(duì)信息的搜集、分析和判斷之上的，但凡決策一定離不開信息。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)提出決策任務(wù)之后，秘書人員就開始廣泛地收集信息，展開調(diào)查工作，校正決策方向，而充分的、全面的、客觀的依據(jù)是科學(xué)決策的基礎(chǔ)[2]。秘書人員在收集到大量信息之后，再對(duì)信息進(jìn)行分析和篩選，保留對(duì)決策有利，與相關(guān)決策聯(lián)系最緊密和準(zhǔn)確的信息，而這些信息會(huì)被作為依據(jù)，去效驗(yàn)領(lǐng)導(dǎo)的決策是否科學(xué)。秘書主要工作內(nèi)容就是進(jìn)行信息工作，負(fù)責(zé)信息收集、信息處理、以及與不同部門之間進(jìn)行溝通。在企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，秘書組織是一個(gè)綜合性的部門，處于舉足輕重的地位。主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、策劃、調(diào)度、業(yè)務(wù)事務(wù)，主要任務(wù)的作用是負(fù)責(zé)制定、調(diào)整和控制規(guī)劃策略，協(xié)助管理者依法操作，安排企業(yè)內(nèi)部各職能部門的日常工作。文秘工作效率和質(zhì)量直接影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效率。辦公室文秘工作包括公文辦理、文件編寫、電子公文、會(huì)議秘書、機(jī)要、督辦、信訪等等，所觸工作種類繁多。1.3電力企業(yè)文秘工作的性質(zhì)及作用電力企業(yè)當(dāng)前面臨著技術(shù)創(chuàng)新，信息職能化高。因此很多文秘工作以來(lái)與辦公自動(dòng)化平臺(tái)完成。一些簡(jiǎn)單的、程式化的文件可以由計(jì)算機(jī)完成模塊化的寫作計(jì)劃，秘書人員只需要填空的輸入關(guān)鍵字段和元素，其余的書面工作文件起草、審核、定稿，問(wèn)題，處理和回復(fù)存檔可以完全由計(jì)算機(jī)操作，單位文件傳輸，交換，內(nèi)外的辦公流程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)數(shù)字，報(bào)告已經(jīng)和OA系統(tǒng)，如處理，個(gè)人數(shù)據(jù)庫(kù)，并形成一體化的辦公信息處理系統(tǒng)；綜合數(shù)據(jù)庫(kù)中存儲(chǔ)的信息可以由各部門共享，大大提高了辦公效率和質(zhì)量[3]。專業(yè)化要求高，秘書在智能辦公環(huán)境中，不僅需要熟悉系統(tǒng)功能和資源服務(wù)的工作，而且要逐步基于大數(shù)據(jù)和云平臺(tái)辦公方式進(jìn)行思考。模型庫(kù)是決策支持系統(tǒng)的核心，為決策者尋求最佳解決方案提供了多種模型。在這種情況下，秘書人員不僅要做好簡(jiǎn)單的信息收集、處理、傳輸，還要利用決策模型和方法庫(kù)來(lái)提供直接支持來(lái)領(lǐng)導(dǎo)最終的決策。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人類社會(huì)迎來(lái)了一個(gè)高速信息的時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘文秘工作的需求量和能力要求也跟隨企業(yè)發(fā)展越來(lái)越高，由此可見，電力企業(yè)中文秘工作頗為重要，本文的目的主要是分析現(xiàn)代電力企業(yè)中文秘工作的現(xiàn)狀，在這個(gè)基礎(chǔ)上，就現(xiàn)代電力企業(yè)文秘工作問(wèn)題的原因進(jìn)行分析，以及對(duì)更優(yōu)的展開文秘工作提出一些建議和思考。2.現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘工作現(xiàn)狀2.1文秘相關(guān)制度不完善，管理程序不足我國(guó)電力企業(yè)秘書工作，通常被認(rèn)為是助理工作，不享有法律權(quán)利，沒有法定的地位，然而在一些英美法國(guó)家，秘書通常作為單獨(dú)的一個(gè)部門，并且具有完善先進(jìn)的秘書制度，明確其職權(quán)范圍。通常具有確認(rèn)權(quán)、公證權(quán)和監(jiān)控權(quán)。另外，在管理程序方面也缺乏正式的規(guī)定，沒有統(tǒng)一的流程對(duì)文秘工作的質(zhì)量進(jìn)行評(píng)價(jià)和監(jiān)管，文秘工作事業(yè)中可能存在效率不足、違反職業(yè)道德等問(wèn)題。在現(xiàn)代電力企業(yè)，文秘人員在信息協(xié)調(diào)方面的作用更加突出，工作講求及時(shí)、準(zhǔn)確、不漏、不瞞。對(duì)此，除有良好的業(yè)務(wù)技能外，關(guān)鍵還在于建立一套適合自身運(yùn)用的傳達(dá)信息、協(xié)調(diào)事務(wù)的程序[4]。但是但由于企業(yè)通常缺少完善的管理程序，因此當(dāng)前文秘工作時(shí)常面臨事務(wù)性工作計(jì)劃編制沒有根據(jù)、執(zhí)行不嚴(yán)肅造成的效率低下等問(wèn)題。具體來(lái)說(shuō)，面對(duì)成堆的文件、材料、頻繁的電話信息和通知公告、還有許多口授事宜、會(huì)務(wù)準(zhǔn)備等，難免出現(xiàn)顧此失彼的現(xiàn)象。通常參考幾方面因素，包括時(shí)間先后、傳達(dá)處理的方式與程序繁瑣與否，甚至于信息告知辦理的對(duì)象職位高低等等，然后便就事做事。這都是當(dāng)前文秘工作缺乏統(tǒng)一性管理的表現(xiàn)。2.2文秘人員服務(wù)意識(shí)不夠，職業(yè)素質(zhì)有待提高隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，對(duì)黃金和物品的崇拜已經(jīng)滲透到秘書部門。物質(zhì)利益至上使一些意志薄弱的秘書工作者產(chǎn)生金錢至上和個(gè)人主義的思想，丟失服務(wù)和奉獻(xiàn)意識(shí)，腐敗現(xiàn)象日益嚴(yán)重。在部門秘書的工作中，不負(fù)責(zé)任的現(xiàn)象較為明顯。他們?cè)趽?dān)任秘書職位時(shí)，并不愿意承擔(dān)這種服務(wù)性工作，僅是聽從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，不能做到愛崗敬業(yè)。唯一要做的就是聽從上級(jí)的指示，并沒有為工作奉獻(xiàn)的。文秘人員對(duì)于自身的崗位缺乏足夠的熱愛，也沒有形成責(zé)任意識(shí)，沒有認(rèn)識(shí)到文秘工作對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要性和價(jià)值，對(duì)于企業(yè)認(rèn)同感缺失，因此在工作中，服務(wù)意識(shí)表現(xiàn)不足。另一方面，有些文秘人員職業(yè)素質(zhì)不高，缺乏工作質(zhì)量意識(shí)，在協(xié)調(diào)工作方面能力不足，缺乏隨機(jī)應(yīng)變的能力，在業(yè)務(wù)能力水平上存在不足。2.3文秘工作觀念傳統(tǒng)，辦事效率不高一些文秘工作人員對(duì)于職業(yè)的觀念認(rèn)識(shí)不足，仍然堅(jiān)持傳統(tǒng)的工作觀念，將文秘工作當(dāng)為簡(jiǎn)單細(xì)瑣工作的重復(fù)，負(fù)責(zé)傳達(dá)意見等等。缺乏對(duì)協(xié)調(diào)工作能力的重視，秘書在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中承擔(dān)承上啟下、上情下達(dá)、下情上報(bào)，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)基層的重要任務(wù)。從這個(gè)角度來(lái)理解，辦公室工作一點(diǎn)都不虛，離開了辦公室的務(wù)虛，所謂職能部門務(wù)實(shí)的工作也就無(wú)從談起。辦公室工作看似無(wú)大事，實(shí)則千頭萬(wàn)緒、細(xì)致繁瑣。要求時(shí)效性、細(xì)致度比較高。很多文秘工作者將職能虛化，等待領(lǐng)導(dǎo)召喚，缺少主動(dòng)意識(shí)，信息傳達(dá)方面，如遇重大緊急或突發(fā)事件，缺乏及時(shí)報(bào)告的意識(shí)，小事往往容易被忽視，具體的細(xì)節(jié)等容易出現(xiàn)偏差，文秘人員有時(shí)無(wú)法做到適時(shí)提醒與建議，缺乏處理問(wèn)題的意識(shí)，處理事務(wù)的能力有待提升。公文撰寫方面，出現(xiàn)公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問(wèn)題，出現(xiàn)需要緊急處理的公文，公文處理質(zhì)量不高。仍然按部就班地進(jìn)行辦公室工作，缺乏創(chuàng)新，使得辦事效率低，缺乏規(guī)范化辦公。3.現(xiàn)代電力企業(yè)的文秘工作問(wèn)題的原因分析3.1企業(yè)對(duì)文秘工作重視程度不夠當(dāng)前我國(guó)很多企業(yè)對(duì)于文秘工作都不甚重視，從秘書工作的部門設(shè)置方面看，相較歐美國(guó)家，沒有一個(gè)獨(dú)立的辦公機(jī)構(gòu)，而是將文秘這一崗位列于行政管理部門之下，并且很多企業(yè)秘書，和助理的工作內(nèi)容和性質(zhì)交叉，企業(yè)也沒有明確的將兩者崗位職責(zé)區(qū)分，因此文秘工作管理和規(guī)章制度的執(zhí)行力度都有不足。另一方面，很多現(xiàn)代企業(yè)沒有設(shè)置的培訓(xùn)課程，企業(yè)組織或者企業(yè)文秘人員個(gè)人參與繼續(xù)教育的比例遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于政府和事業(yè)單位。相較而言，很多歐美國(guó)家秘書教育已經(jīng)成為發(fā)展完備，比較成熟的產(chǎn)業(yè)，具有短期和長(zhǎng)期培訓(xùn)，在課程上具有針對(duì)性、定向性，側(cè)重對(duì)其職業(yè)技能的培訓(xùn)。但我國(guó)很多企業(yè)沒有對(duì)秘書的工作進(jìn)行深入的培訓(xùn)，有些甚至都沒有進(jìn)行入職培訓(xùn)，直接開始工作，企業(yè)缺乏文秘工作職工培訓(xùn)意識(shí)，不愿意挪用資金，組織相關(guān)技能培訓(xùn)，對(duì)于文秘工作的管理也比較疏松[5]。對(duì)文秘工作者自身的職業(yè)素養(yǎng)上面的考核要求也不甚嚴(yán)格，存在很多隨意性，缺少規(guī)范性。3.2文秘工作者素質(zhì)參差不齊職業(yè)素質(zhì)包括職業(yè)能力和職業(yè)道德素質(zhì)兩個(gè)方面。首先在文秘工作人員職業(yè)能力方面，我國(guó)關(guān)于文秘專業(yè)的教育體系主要活躍在本、?？坪椭新毥逃⒊扇私逃约胺敲貢鴮I(yè)的秘書學(xué)課程教育等五種教育層次。在成人繼續(xù)教育中，大體可劃分為依托高校的學(xué)歷教育和各培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的非學(xué)歷技能教育。就目前來(lái)看，各大學(xué)院紛紛開設(shè)的教育學(xué)院中大部分開設(shè)秘書相關(guān)學(xué)科，民間教育機(jī)構(gòu)也逐步增設(shè)相關(guān)教育課程。但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，文秘專業(yè)的繼續(xù)教育在課程設(shè)置上雖然高校和培訓(xùn)機(jī)構(gòu)有所差異，但基本上都包含該專業(yè)的基礎(chǔ)課程，比如秘書學(xué)導(dǎo)論、公文寫作、會(huì)議管理、商務(wù)活動(dòng)、公關(guān)禮儀等。相對(duì)而言，培訓(xùn)機(jī)構(gòu)更側(cè)重實(shí)踐性的深化課程，比如計(jì)算機(jī)操作、辦公軟件操作等技能課程。在師資上基本仍以高校教師為主，各院?；驒C(jī)構(gòu)的師資力量參差不齊，教學(xué)狀況多以取得學(xué)歷或證書為目的，大家的學(xué)習(xí)積極主動(dòng)性并不那么強(qiáng)烈。企業(yè)文秘人員的繼續(xù)教育的社會(huì)認(rèn)可度并不理想。綜合觀察，國(guó)內(nèi)在文秘專業(yè)繼續(xù)教育資源開發(fā)上仍然較為傳統(tǒng)，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)文秘人員的繼續(xù)教育的急切需求。而且不同的組織和機(jī)構(gòu)培訓(xùn)人員的職業(yè)能力素養(yǎng)水平不一。文秘工作者對(duì)于自身的道德素養(yǎng)要求也不一，有些文秘工作者對(duì)于事業(yè)缺乏熱愛和認(rèn)可，特別是很多剛進(jìn)入崗位的大學(xué)畢業(yè)生，將之作為一個(gè)緩沖工作，等到下一份更加優(yōu)異的工作，這種情況下，文秘工作人員對(duì)于職業(yè)道德素養(yǎng)也難以得到保障。在很多工作方面缺乏質(zhì)量意識(shí)。主動(dòng)意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，因此文秘工作也難以有實(shí)效，當(dāng)面臨新的變化時(shí)，缺乏主動(dòng)適應(yīng)的能力和應(yīng)對(duì)能力。由于實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，辦事協(xié)調(diào)能力不夠。此外，由于一些企業(yè)對(duì)于文秘工作不甚重視，直接聘用熟人，進(jìn)行簡(jiǎn)單的事務(wù)處理工作，而這樣的情況下，一部分文秘工作人員可能都沒有受過(guò)專業(yè)培養(yǎng)或者沒有接受過(guò)技能的培訓(xùn)，因此企業(yè)文秘工作效率和質(zhì)量難以有所保障，企業(yè)的決策和經(jīng)營(yíng)間接會(huì)受到一些影響。文秘工作是一個(gè)組織中與上司接觸最多的職務(wù)，受到官本位思想的影響，部分書記官借機(jī)討上司的歡心，甚至出現(xiàn)一些腐敗和違法行為，也影響了文秘工作的社會(huì)地位。3.3缺乏嚴(yán)格的公文處理程序公文撰寫和公文處理是文秘工作的一項(xiàng)基本的重要組成成分，文字起草是辦公室文秘最基本也是最重要的工作之一。公務(wù)文書的撰寫，要表達(dá)上級(jí)的意志，體現(xiàn)上級(jí)的想法，要站在領(lǐng)導(dǎo)的高度和全局的層面上審視問(wèn)題，但文秘工作者很多時(shí)候缺乏這種思維，文書撰寫能力有待提高。文秘人員要熟悉本系統(tǒng)工作各個(gè)環(huán)節(jié)大致內(nèi)容，由于很多文秘工作沒有收到嚴(yán)格的重視，對(duì)于業(yè)務(wù)部門工作缺乏具體的實(shí)踐，也沒有足夠的了解，難以做到正確使用文種，嚴(yán)格審核把關(guān)，缺乏發(fā)文校核、格式校核、內(nèi)容校核的落實(shí)，容易造成公文文字粗糙、格式不規(guī)范等問(wèn)題，因此就不容易寫出準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)的文章[6]。公文處理是文秘的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是系統(tǒng)內(nèi)部方針政策、指示要求等傳達(dá)的途徑之一，綜合反映企業(yè)行政部門的工作水平，必須嚴(yán)格程序，規(guī)范及時(shí)行事。公文處理程序指公文的傳遞、簽收、登記、分辦、擬辦、承辦、催辦、辦結(jié)、立卷、歸檔和銷毀。文秘工作者主要負(fù)責(zé)公文傳遞等處理過(guò)程。公文處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)力求當(dāng)日事當(dāng)日畢。在很多電力企業(yè)，并沒有嚴(yán)格的公文辦理程序，文秘工作者沒有熟知公文處理的規(guī)程，因此公文辦理的效率不高。4.如何加強(qiáng)電力企業(yè)文秘工作的建議4.1健全文秘工作相關(guān)制度，完善管理程序現(xiàn)代電力企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于文秘工作的重視，嚴(yán)格明確文秘工作內(nèi)容及要求，并且加強(qiáng)對(duì)其工作項(xiàng)目的考核，建立透明的文秘工作相關(guān)制度，由特定的管理部門進(jìn)行監(jiān)管。完善相關(guān)工作制度和流程，建立一個(gè)統(tǒng)一的管理程序。從日常的協(xié)調(diào)工作、公文撰寫工作等各方面進(jìn)行如實(shí)客觀評(píng)價(jià)，要求文秘工作人員嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，完成業(yè)務(wù)工作。此外，秘書職業(yè)道德的建設(shè)依賴于制度建設(shè)，實(shí)施一套有效的辦事公開制度，公開秘書部門的規(guī)章政策、工作流程、工作守則以及服務(wù)承諾，可以使秘書部門人員能夠自律，在工作過(guò)程中可以按制度辦事，嚴(yán)格要求自己，克己奉公。秘書的職業(yè)道德是建立在有效的透明度制度的基礎(chǔ)上的，公布秘書處的規(guī)管政策、工作程序、行為守則及服務(wù)承諾，可以允許秘書處的工作人員遵守紀(jì)律，在其工作過(guò)程中遵守該制度，嚴(yán)格和獻(xiàn)身于其職責(zé)。制定有效的公文流通程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文、嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則、嚴(yán)格審核簽發(fā)制度、嚴(yán)格控制文件“份數(shù)”，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效無(wú)用的文件。并對(duì)公文審核簽發(fā)手續(xù)、附件、格式進(jìn)行復(fù)核，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范公文用紙紙型、幅而尺寸、宇體宇號(hào)、排布規(guī)則、裝訂要求，合理規(guī)范發(fā)文所包含的內(nèi)容同時(shí)，對(duì)于需要緊急處理的公文，要在第一時(shí)間內(nèi)處理完畢，并適時(shí)的提醒相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)辦理，提高公文辦理的效率。企業(yè)的秘書工作人員要完善自己所在部門的服務(wù)。秘書業(yè)者作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工以及企業(yè)內(nèi)部各部門之間的重要紐帶，在整個(gè)企業(yè)和企業(yè)辦公室中發(fā)揮積極作用。要想彌補(bǔ)現(xiàn)代企業(yè)的秘書工作，管理層需要?jiǎng)訂T秘書企業(yè)的主觀能動(dòng)性，創(chuàng)造性地開展，要求現(xiàn)代企業(yè)的秘書人員做好企業(yè)內(nèi)部工作。秘書人員作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的聯(lián)系者，作為信息傳達(dá)的窗口，企業(yè)應(yīng)當(dāng)暢通和拓寬員工反映問(wèn)題的渠道，加大秘書工作在企業(yè)中的職能性，提高企業(yè)員工對(duì)文秘工作的滿意度，因而促進(jìn)文秘工作的開展，有利于企業(yè)的管理效能提高。4.2增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提升文秘職業(yè)素養(yǎng)現(xiàn)代企業(yè)秘書工作，第一步就是為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)。在這個(gè)工作過(guò)程中，文秘工作人員應(yīng)該自覺堅(jiān)持效率和全過(guò)程原則，提高企業(yè)秘書工作效率，全過(guò)程原則是向文字負(fù)責(zé)人全面、準(zhǔn)確、詳細(xì)地傳達(dá)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決定，詳細(xì)地向員工傳達(dá)，詳細(xì)地詳細(xì)地傳達(dá)員工的實(shí)施情況，真實(shí)地向上級(jí)報(bào)告，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠完整地掌握公司各員工的實(shí)施情況，在未來(lái)，為不同的公司決策奠定良好的基礎(chǔ)是效率原則，在文秘工作者的工作過(guò)程中，必須同時(shí)保證工作質(zhì)量和工作效率，方便有效實(shí)施企業(yè)的各項(xiàng)工作。此外，秘書工作是上下級(jí)溝通的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。作為領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，應(yīng)該保持一顆平常心，甘于幕后，堅(jiān)持勤儉。秘書人員應(yīng)該明確自己的工作是一個(gè)服務(wù)型的工作，必須對(duì)人和事保持冷靜。一個(gè)人必須自覺地服從企業(yè)負(fù)責(zé)人分配的任務(wù)，服從一般利益，維護(hù)企業(yè)的一般利益，在傳達(dá)管理者的意見時(shí)，他們必須實(shí)事求是、真誠(chéng)，他們委托給他們的事情必須按時(shí)完成，而不是搪塞敷衍，以確保所有的工作都能順利完成。此外當(dāng)為上級(jí)提供決策的依據(jù)時(shí)，秘書人員必須深入群眾當(dāng)中去，充份傾聽員工的意見和建議，找出當(dāng)前焦點(diǎn)問(wèn)題。只有通過(guò)這些服務(wù)性的途徑，秘書的工作才能順利展開，加強(qiáng)職業(yè)道德建設(shè)?，F(xiàn)代電力企業(yè)文秘工作者要明確質(zhì)量概念，明確秘書崗位的質(zhì)量責(zé)任。企業(yè)應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)教育秘書人員努力學(xué)習(xí)，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)法》、《中華人民共和國(guó)法》等法律法規(guī)，結(jié)合部門實(shí)際，完善公文管理各項(xiàng)制度，使文件從業(yè)者自覺遵守公文處理基本原則、公文格式、文書規(guī)則、文件發(fā)送程序、公文管理要求，迅速處理，公共自動(dòng)化系統(tǒng)的科學(xué)化、規(guī)范化過(guò)程。另一方面，文秘工作者職業(yè)素養(yǎng)的提高依賴于學(xué)校、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)以及企業(yè)三個(gè)層面的努力，對(duì)于企業(yè)而言，應(yīng)當(dāng)提升激勵(lì)舉措，吸引高職業(yè)技能和高職業(yè)素養(yǎng)的文秘工作者，可以依托培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，根據(jù)企業(yè)需求，制定針對(duì)性的技能在崗培訓(xùn)，以長(zhǎng)期或短期培訓(xùn)的方式進(jìn)行，并且提供文秘工作者進(jìn)行繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)，尤其重視基本性技能培訓(xùn)，不斷提高文秘工作公文處理能力，公文撰寫等職業(yè)技能，使他們?cè)趯?shí)踐中應(yīng)用和鞏固理論知識(shí)，在理論知識(shí)學(xué)習(xí)的促進(jìn)作用下，提高文秘工作實(shí)踐水平和業(yè)務(wù)能力。4.3轉(zhuǎn)變文秘觀念，提高工作效率文秘工作者自身應(yīng)該對(duì)文秘工作形成更深刻的認(rèn)識(shí)，要轉(zhuǎn)變這種職能虛化的觀念，注重求實(shí)、務(wù)實(shí)、落實(shí)，虛功實(shí)做、虛活細(xì)做，善于把實(shí)的東西體現(xiàn)在虛的工作里，努力做到出實(shí)招、求實(shí)效。將每一項(xiàng)工作任務(wù)落到實(shí)處，文秘的文字基礎(chǔ)能力是其必備的技能，發(fā)揮文字綜合能力、幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)編制談話文件，編制工作計(jì)劃，整理各種文件，編制的文件材料要寫實(shí)、認(rèn)真，不可亂雜、不可有非邏輯性。企業(yè)的文件還包括、日常應(yīng)用文、法律文件、合同、調(diào)查、講演稿、解說(shuō)詞。對(duì)于不同的文件類型寫作格式，也應(yīng)該都有了解，嚴(yán)格按照公文寫作規(guī)范進(jìn)行。秘書應(yīng)該系統(tǒng)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，積極創(chuàng)造他們自己的知識(shí)優(yōu)勢(shì)，需要對(duì)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，以便提供知識(shí)咨詢服務(wù)。文秘工作者應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)崗位的認(rèn)可度，在業(yè)務(wù)上不斷完善自我。文秘工作人員是領(lǐng)導(dǎo)身邊最頻繁接觸的工作人員，要處理各種事項(xiàng)。因此他們需要靈活多變的能力。如客戶接待、餐飲安排、會(huì)議安排、場(chǎng)地布置等一系列工作，都應(yīng)秘書工作從優(yōu)處理。在這個(gè)過(guò)程中，文秘人員要具備謹(jǐn)慎的工作態(tài)度，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和問(wèn)題，并且也要求有優(yōu)良的處理和應(yīng)對(duì)問(wèn)題的能力，秘書們必須不斷改進(jìn)人際關(guān)系禮儀，營(yíng)造良好的企業(yè)形象[7]?，F(xiàn)代電力企業(yè)文秘工作者應(yīng)該積極提高自身職業(yè)素養(yǎng)和培養(yǎng)職業(yè)道德，形成積極主動(dòng)的文秘工作觀念。秘書的工作本質(zhì)是上傳下達(dá)，秘書人員既要和領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，又要和各部門的分支聯(lián)系，協(xié)調(diào)上下左右的關(guān)系。因此，秘書的專業(yè)和道德素質(zhì)對(duì)企業(yè)和社會(huì)服務(wù)的和諧發(fā)展至關(guān)重要。必須服從管理層，嚴(yán)格按照管理層的意圖和指示行事，不做自己的決定。做一個(gè)好的顧問(wèn)，做一個(gè)好的管理顧問(wèn)，做好“智囊”的角色。要遵紀(jì)守法，切不可假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私，更不能趁職務(wù)之便謀取私利。忠于職守。不管是秘書還是其他職業(yè)，都應(yīng)該自覺履行分內(nèi)職責(zé)，忠于職守。在與同事的人際關(guān)系處理中，及時(shí)協(xié)調(diào)、解決員工間的投訴和糾紛，不要情感用事，將個(gè)人喜好主觀的加入對(duì)事件的報(bào)告中，準(zhǔn)確的將領(lǐng)導(dǎo)的意見進(jìn)行傳遞，同時(shí)關(guān)注員工在工作中的狀態(tài)，及時(shí)的向領(lǐng)導(dǎo)做出工作的反應(yīng)?？傊旅貢诠ぷ髦袘?yīng)遵守法律法規(guī)和各自單位的規(guī)