國際貨運(yùn)代理公司進(jìn)口部工作標(biāo)準(zhǔn)

進(jìn)口部工作標(biāo)準(zhǔn)

一、詢價(jià)和報(bào)價(jià)

總要求：做到有憑有據(jù)、有據(jù)可查、有據(jù)可依

（一）詢價(jià)

1.客戶向進(jìn)口部詢價(jià)應(yīng)根據(jù)詢價(jià)形式整理記錄

（1）電話詢價(jià)：及時(shí)記錄詢價(jià)人、詢價(jià)時(shí)間、詢價(jià)內(nèi)容等等

（2）郵件詢價(jià)：打印出文件，留底備案，如確認(rèn)為實(shí)票后建立檔案袋

2.進(jìn)口部向國外代理詢價(jià)

（1）郵件詢價(jià)：在接受客戶詢價(jià)后當(dāng)日或次日一早整理好郵件，如箱量、目的港、起運(yùn)港、品名等發(fā)給代理，要求其盡快報(bào)價(jià)（如急件最好2個(gè)工作日內(nèi)），但國外報(bào)價(jià)時(shí)間的快慢取決于各大海船公司放價(jià)效率，以及每月公布市場價(jià)的時(shí)間，還有地區(qū)時(shí)差等等，進(jìn)口部人員要做到隨機(jī)應(yīng)變，因地制宜。

（2）傳真詢價(jià)：如發(fā)給代理的郵件24小時(shí)沒有任何回復(fù)，這種情況可能是郵件系統(tǒng)出現(xiàn)故障，應(yīng)立即將

郵件整理成傳真件，傳給代理。如是急件，傳真件頂端應(yīng)用醒目字體標(biāo)注，如“TOPURGENT”

等等，以便引起收件人的注意，及時(shí)解決問題。

（二）報(bào)價(jià)

收到代理報(bào)價(jià)后，整理后并根據(jù)客戶意思進(jìn)行報(bào)價(jià)，報(bào)價(jià)形式一般見于電話報(bào)價(jià)、郵件報(bào)價(jià)和傳真報(bào)價(jià)

1.電話報(bào)價(jià)：這種形式不提倡，但有時(shí)客戶在外出差或辦事，價(jià)格又要求必須立即報(bào)出，進(jìn)口部操作員要在電話報(bào)價(jià)后及時(shí)記錄報(bào)價(jià)內(nèi)容、報(bào)價(jià)對(duì)象、報(bào)價(jià)時(shí)間備查找。這種形式老客戶居多。

2.郵件或傳真報(bào)價(jià)：這種方式最好，可便于我們和客戶都有據(jù)可查，新客戶一定要推舉此種方式，就算是電話報(bào)價(jià)后也必須理封內(nèi)容相同傳真件，發(fā)往客戶公司，便于雙方核對(duì)。

二、訂艙和雙向反饋

總要求：及時(shí)、高效、

（一）訂艙

1.客戶書面或電話確認(rèn)報(bào)價(jià)后并通知訂艙

（1）電話通知：進(jìn)口部操作員及時(shí)記錄時(shí)間、貨物信息如發(fā)貨人地址、聯(lián)系人、合同號(hào)等等

這種方式老客戶居多，因?yàn)橐粋€(gè)合同下分幾次發(fā)運(yùn)，貨物信息基本相同，客戶為避免繁瑣直接電話通知。

（2）郵件或傳真通知：這種方式多為新客戶，操作人員應(yīng)及時(shí)將文件留底備案。

2.進(jìn)口操作人員收到客戶確認(rèn)訂艙后通知代理訂艙

（１）郵件：當(dāng)日或次日一早寫好貨物信息，通知代理訂艙后并與發(fā)貨人聯(lián)系，確定發(fā)貨日期。

（２）傳真：郵件在２４小時(shí)無答復(fù)，立即傳真。

（二）反饋信息

１．要求代理盡快反饋訂艙信息

（１）郵件：注明船期、船名次、航期并打印留底備案。

（２）傳真：郵件在２４小時(shí)無答復(fù)，立即傳真。

２．整理代理的反饋信息后當(dāng)日或次日一早郵件或傳真給客戶，并電話通知其注意查收。

將郵件或傳真打印出來，留底備案。

三、貨物清關(guān)

總要求：單據(jù)完整、留底備案、交單及時(shí)。

（一）如客戶委托進(jìn)口部清關(guān)，要求客戶在貨到目的港前一周提供我們完整的報(bào)關(guān)資料，核對(duì)無誤后，

打印留底備案。如有問題，立即通知客戶修改，重新提交，但必須是貨到港前修改完成，否則產(chǎn)

生的額外費(fèi)用要提前給客戶說明。

（二）進(jìn)口部操作員需貨到目的港前３個(gè)工作日到船代換取小提單。在與船公司結(jié)清所有費(fèi)用后，船代

放單。之后復(fù)印留底。

（三）貨到目的港前１個(gè)工作日將報(bào)關(guān)單據(jù)、小提單交報(bào)關(guān)行或公司船務(wù)部安排報(bào)關(guān)員報(bào)關(guān)，交單時(shí)讓

相關(guān)人員簽收，寫明單位名稱、日期等等。

四、貨物放行和結(jié)算

總要求：放貨及時(shí)、裝卸拍照、交貨簽收、開票及時(shí)

（一）貨物放行

１．報(bào)關(guān)員向海關(guān)申請(qǐng)放行后，立即通知客戶備車提貨。

２．陸運(yùn)部人員到現(xiàn)場與客戶自備車司機(jī)接洽提貨。

３．開箱后，卸貨前，陸運(yùn)部人員進(jìn)箱查看貨物有無短缺、破損，并對(duì)貨物拍照。如有短缺、破損立

即通知叉車人員不準(zhǔn)掏箱，待港口外理人員出具記錄單交予陸運(yùn)部人員后才能允許掏箱卸貨。

４．裝車后，讓司機(jī)在陸運(yùn)部的簽收單上簽字。

５．陸運(yùn)部人員在貨交客戶的第２個(gè)工作及時(shí)將簽收單交進(jìn)口部人員留底存檔。

（二）結(jié)算

貨物交給客戶后，整理相關(guān)費(fèi)用及時(shí)開票向客戶收款。

１．本地客戶：及時(shí)開票，登記發(fā)票號(hào)，親自將發(fā)票送客戶并簽收?？畹胶笸嘶貓?bào)關(guān)單、稅票、付

匯證明聯(lián)并讓客戶簽收。

２．異地客戶：將發(fā)票先快遞給客戶，里面付上簽收單，款到后再付上新的簽收單將稅票、報(bào)關(guān)單、

付匯證明聯(lián)快遞給客戶。長期老客戶可以將發(fā)票和報(bào)關(guān)單據(jù)一起快遞給客戶以節(jié)省成本，但新

客戶必須按照要求嚴(yán)格執(zhí)行。

進(jìn)口部工作質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)XY/JK02

序號(hào)

考核項(xiàng)目

考核標(biāo)準(zhǔn)

單項(xiàng)考核

合格標(biāo)準(zhǔn)

考核頻次

1

工作質(zhì)量

簽訂實(shí)客數(shù)量是否達(dá)標(biāo)

跟蹤貨物是否及時(shí)

單證正確率高低

催款是否及時(shí)

是否圓滿完成每票業(yè)務(wù)

累計(jì)8星

每月一次

2