管理體系外部審核(原創(chuàng))課件

管理體系外部審核內(nèi)容1、審核的基本概念4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施2、外部審核的類(lèi)型4.1首次會(huì)議

4.2審核過(guò)程2.1認(rèn)證注冊(cè)審核4.3審核結(jié)論2.2監(jiān)督審核4.4末次會(huì)議

2.3復(fù)審換證審核

5、現(xiàn)場(chǎng)審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施3、外部審核的準(zhǔn)備

5.1糾正措施

3.1審核計(jì)劃5.2其他

3.2會(huì)議通知3.3審核資源3.4文件審核

1、審核的基本概念1.1審核audit為獲得審核證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀(guān)的評(píng)價(jià)，以確定滿(mǎn)足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并形成文件的過(guò)程。1.2審核方案auditprogramme針對(duì)特定時(shí)間段所策劃并具有特定目的的一組（一次或多次）審核。注：審核方案包括策劃、組織和實(shí)施審核的所有必要的活動(dòng)。1.3審核準(zhǔn)則auditcriteria一組方針、程序或要求。注：審核準(zhǔn)則是用于與審核證據(jù)進(jìn)行比較的依據(jù)。1.4審核證據(jù)auditevidence與審核準(zhǔn)則有關(guān)并能夠證實(shí)的記錄、事實(shí)陳述或其他信息。注：審核證據(jù)可以是定性的或定量的。

2、外部審核的類(lèi)型2.1認(rèn)證注冊(cè)審核2.1.1申請(qǐng)組織確認(rèn)自身的管理體系達(dá)到了管理體系標(biāo)準(zhǔn)要求之后，即可向選定的認(rèn)證機(jī)構(gòu)正式提出申請(qǐng)。認(rèn)證機(jī)構(gòu)收到申請(qǐng)方的正式申請(qǐng)后，將對(duì)申請(qǐng)方的申請(qǐng)文件進(jìn)行審查。2.1.2審核認(rèn)證機(jī)構(gòu)委派現(xiàn)場(chǎng)審核組組長(zhǎng)，首先對(duì)申請(qǐng)方的文件進(jìn)行審核，符合要求后，由認(rèn)證機(jī)構(gòu)委派審核組對(duì)申請(qǐng)方進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核，符合要求后，出具文件審核報(bào)告和現(xiàn)場(chǎng)審核報(bào)告。2.1.3合格評(píng)定認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)審核組審核過(guò)程進(jìn)行合格評(píng)定，符合要求的，批準(zhǔn)注冊(cè)并頒發(fā)注冊(cè)證書(shū)。注冊(cè)證書(shū)有效期一般為三年。

2、外部審核的類(lèi)型2.2監(jiān)督審核監(jiān)督審核是指認(rèn)證機(jī)構(gòu)對(duì)認(rèn)證合格的組織管理體系的維持情況的監(jiān)督性現(xiàn)場(chǎng)審核，每年至少一次對(duì)獲證組織進(jìn)行監(jiān)督審核。2.3復(fù)審換證審核在認(rèn)證證書(shū)有效期滿(mǎn)前，組織愿意繼續(xù)延長(zhǎng)時(shí)，可向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出復(fù)審換證的要求。復(fù)審換證審核與認(rèn)證注冊(cè)審核相同，但由于連續(xù)性監(jiān)督的因素，在具體的審核過(guò)程中將較認(rèn)證注冊(cè)審核有所簡(jiǎn)化。

3、外部審核的準(zhǔn)備3.1審核計(jì)劃3.1.1當(dāng)出現(xiàn)下列情況時(shí)，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)及時(shí)向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出審核申請(qǐng)：1)認(rèn)證機(jī)構(gòu)提出明確要求時(shí)；2)顧客提出明確要求時(shí)；3)管理體系要求時(shí)；4)公司的管理體系有重大變化時(shí)；5)其他方面的要求。3.1.2當(dāng)經(jīng)過(guò)認(rèn)證機(jī)構(gòu)評(píng)價(jià)確定審核可行后，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)及時(shí)按認(rèn)證機(jī)構(gòu)要求提交資料，并和認(rèn)證機(jī)構(gòu)溝通，確定審核組組長(zhǎng)。3.1.3標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)及時(shí)和審核組組長(zhǎng)取得聯(lián)系，同時(shí)收集公司內(nèi)部信息，協(xié)助審核組組長(zhǎng)編制審核計(jì)劃。3.1.4標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)至少在現(xiàn)場(chǎng)審核前兩周內(nèi)，將審核計(jì)劃分發(fā)給相關(guān)人員。

3、外部審核的準(zhǔn)備3.2會(huì)議通知3.2.1標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)在現(xiàn)場(chǎng)審核前一周內(nèi)，通過(guò)會(huì)議通知邀請(qǐng)相關(guān)人員參加首、末次會(huì)議。3.2.2被邀請(qǐng)參加會(huì)議人員至少應(yīng)包括MO成員、受審核部門(mén)經(jīng)理、受審核部門(mén)協(xié)調(diào)員。3.3審核資源標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)從接收到審核計(jì)劃開(kāi)始，到現(xiàn)場(chǎng)審核前一天內(nèi)組織相關(guān)人員完成下列工作。3.3.1標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部負(fù)責(zé)對(duì)審核員的生活做好安排，包括交通、住宿、就餐。必要時(shí)，和審核組組長(zhǎng)商討具體安排。3.3.2標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部負(fù)責(zé)對(duì)審核員的辦公場(chǎng)地和休息場(chǎng)地做好安排，包括必要的設(shè)施（電源、茶水、點(diǎn)心等）。

3、外部審核的準(zhǔn)備3.4文件審核如果需要，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備好管理體系文件，提交給審核組組長(zhǎng)進(jìn)行審核，并且組織相關(guān)部門(mén)對(duì)文件審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行整改。

4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施4)介紹報(bào)告的方法，包括不符合的等級(jí)5)明確審核組應(yīng)具備的資源要求6)確認(rèn)審核組工作時(shí)的安全事項(xiàng)、應(yīng)急和安全程序4.2審核過(guò)程4.2.1協(xié)調(diào)員1)受審核區(qū)域協(xié)調(diào)員應(yīng)按審核計(jì)劃或臨時(shí)調(diào)整計(jì)劃要求，準(zhǔn)時(shí)將審核員帶領(lǐng)到受審核部門(mén)。2)協(xié)調(diào)員應(yīng)為受審核部門(mén)負(fù)責(zé)人和審核員做相互介紹。對(duì)受審核部門(mén)和審核員之間的爭(zhēng)議，協(xié)調(diào)員應(yīng)做好協(xié)調(diào)工作。3)協(xié)調(diào)員應(yīng)在每個(gè)部門(mén)審核結(jié)束前，提前通知下一個(gè)部門(mén)。必要時(shí)，協(xié)調(diào)員可以將審核員的審核特點(diǎn)告訴下一個(gè)部門(mén)，確保其做好充分準(zhǔn)備。4)對(duì)審核過(guò)程中的特殊事件（不符合項(xiàng)、建議項(xiàng)、爭(zhēng)議等），協(xié)調(diào)員應(yīng)做好記錄，并在審核結(jié)束后反饋給標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部陪同人員。5)所有審核結(jié)束后，協(xié)調(diào)員應(yīng)將審核員送回休息場(chǎng)地。

4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施k.相關(guān)數(shù)據(jù)的分析、評(píng)價(jià)和改進(jìn)情況；3)提問(wèn)的類(lèi)型審核員提問(wèn)的類(lèi)型有下列幾種，一般以開(kāi)放型提問(wèn)為主。a.開(kāi)放型提問(wèn)：以得到廣泛的回答為目標(biāo)，鼓勵(lì)對(duì)方自由交談。如“請(qǐng)介紹一下……”b.封閉型提問(wèn)：提出的問(wèn)題可以用是、否、有、無(wú)等簡(jiǎn)短的詞來(lái)回答。如“是你負(fù)責(zé)嗎？”c.探索型提問(wèn)：當(dāng)回答的問(wèn)題不十分清楚時(shí)，為達(dá)到審核目的，可以繼續(xù)追蹤目標(biāo)，一問(wèn)到底。如“下一步應(yīng)該怎么辦？”d.反問(wèn)式提問(wèn)：即采用“為什么不……”的提問(wèn)方式。如“那你們?yōu)槭裁床粚⒃戏珠_(kāi)堆放呢？”e.假設(shè)性提問(wèn)：提出幾個(gè)假設(shè)性問(wèn)題，詢(xún)問(wèn)受審核部門(mén)人員，了解管理體系在非?；虍惓Ｇ闆r下如何作出反應(yīng)。如“若你們未接到指示，或在關(guān)鍵人員不在場(chǎng)的情況下，你們將如何處理這類(lèi)問(wèn)題？”f.無(wú)聲的提問(wèn)：即使用肢體表達(dá)想要知道的問(wèn)題。4.2.3受審核部門(mén)人員1)審核過(guò)程中回答問(wèn)題時(shí)，應(yīng)以文件為主，以記錄做證據(jù)，千萬(wàn)不可亂說(shuō)、東拉西扯，若聽(tīng)不懂時(shí)，可以請(qǐng)審核員再重復(fù)一遍，千萬(wàn)不可不懂裝懂，亂回答。

4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施2)審核過(guò)程中回答問(wèn)題時(shí)，只說(shuō)自己的工作，最好不要說(shuō)他人的工作，不能對(duì)其他部門(mén)或人員進(jìn)行詆毀。3)審核過(guò)程中提供證據(jù)時(shí)，審核員要什么提供什么，不可亂提供。4)審核過(guò)程中解釋不清的問(wèn)題，可以請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或其他相關(guān)人員解釋。5)審核過(guò)程中，自信而又不失謙遜，對(duì)于沒(méi)有做好的地方，千萬(wàn)不要和審核員爭(zhēng)吵，此時(shí)可以虛心請(qǐng)教或私下向其請(qǐng)教。4.2.4標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部審核陪同人員1)做好審核過(guò)程中的協(xié)調(diào)工作2)為審核員提供審核過(guò)程中所需的資源3)對(duì)審核員的生活做好安排4.3審核結(jié)論4.3.1當(dāng)審核過(guò)程中收集的證據(jù)顯示有緊急和重大的風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，管理者代表應(yīng)和審核組長(zhǎng)進(jìn)行溝通，

4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施確定和采取適當(dāng)?shù)拇胧?.3.2在審核組組長(zhǎng)開(kāi)具最終不符合項(xiàng)前，管理者代表應(yīng)和其溝通，確定最終不符合項(xiàng)。4.3.3管理者代表應(yīng)和審核組組長(zhǎng)討論，考慮審核過(guò)程中固有的不確定因素，達(dá)成一致的審核結(jié)論。4.4末次會(huì)議4.4.1標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部審核陪同人員應(yīng)提前安排好會(huì)議室，包括必要的設(shè)施（電源、投影儀、麥克風(fēng)、桌椅、名牌、茶水等）。4.4.2相關(guān)人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議，認(rèn)真填寫(xiě)會(huì)議簽到表，遵守會(huì)議紀(jì)律。4.4.3末次會(huì)議的內(nèi)容末次會(huì)議主要是為了向受審核部門(mén)介紹審核的情況和結(jié)果，提出后續(xù)的工作要求（糾正措施、跟蹤

4、現(xiàn)場(chǎng)審核的實(shí)施等），結(jié)束現(xiàn)場(chǎng)審核。末次會(huì)議的主要內(nèi)容一般由審核組組長(zhǎng)做介紹，包括：1)感謝受審核部門(mén)的合作和幫助2)重申審核的目的和范圍，簡(jiǎn)要介紹審核的方法3)重申審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，在審核中存在不確定因素4)肯定受審核部門(mén)在管理工作上的優(yōu)點(diǎn)和成績(jī)5)報(bào)告不符合項(xiàng)6)對(duì)管理體系作出綜合評(píng)價(jià)7)征求受審核部門(mén)意見(jiàn)，同受審核部門(mén)商定糾正措施完成時(shí)間8)商定未盡事宜9)由總經(jīng)理或管理者代表發(fā)言4.4.4末次會(huì)議結(jié)束后，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部審核陪同人員應(yīng)將審核員送離公司，并做好現(xiàn)場(chǎng)審核收尾工作。

5、現(xiàn)場(chǎng)審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施5.1糾正措施5.1.1現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)，標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證部應(yīng)將不符合項(xiàng)報(bào)告、觀(guān)察項(xiàng)報(bào)告、建議項(xiàng)報(bào)告分發(fā)給責(zé)任部門(mén)，并規(guī)定內(nèi)部整改期限，一般不符項(xiàng)的整改期限是十個(gè)工作日，觀(guān)察項(xiàng)的整改期限是二十個(gè)工作日，建議項(xiàng)的實(shí)施由責(zé)任部門(mén)決定。5.1.2責(zé)任部門(mén)對(duì)不符合原因進(jìn)行