最齊全的行政部工作流程

精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)專心---專注---專業(yè)精選優(yōu)質文檔-----傾情為你奉上專心---專注---專業(yè)行政部工作流程匯總目錄TOC\o"1-1"\h\z傳真發(fā)送流程圖開始開始急件！機密！CEO！急件！機密！CEO！《傳真發(fā)送工作規(guī)定》《傳真發(fā)送工作規(guī)定》確認、分類確認、分類確認后先發(fā)送確認后先發(fā)送市內(nèi)長途長途登記長途登記按來件順序發(fā)送登記按來件順序發(fā)送登記發(fā)送發(fā)送簽字、確認簽字、確認原件是否保存原件是否保存YN保存/歸還當事人歸還當事人/銷毀保存/歸還當事人歸還當事人/銷毀費用匯總、分攤、上報費用匯總、分攤、上報結束結束傳真件收取流程圖開始開始《傳真收件工作規(guī)定》《傳真收件工作規(guī)定》可根據(jù)內(nèi)容判斷收到傳真，判斷是否有收件人名?？筛鶕?jù)內(nèi)容判斷收到傳真，判斷是否有收件人名。NYYN蓋章、登記蓋章、登記送各部門判別送各部門判別Y急件分部門放置于文件分類架中機密件分部門放置于文件分類架中CEO立刻！每15分鐘一次N登記、編號說明情況送相關部門接口人或當事人登記、編號說明情況送相關部門接口人或當事人存檔簽收存檔簽收費用統(tǒng)計、分攤、匯總上報費用統(tǒng)計、分攤、匯總上報結束結束分部門放置于暫放加分部門放置于暫放加發(fā)送信件工作流程部門確認每月25號匯總負責分攤表每月分攤表留檔查看報費用核對員費用統(tǒng)計補充封裝材料檢查無誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認需求分類辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫本市件外埠件國際件EMS市內(nèi)速遞掛號函平信包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y部門確認每月25號匯總負責分攤表每月分攤表留檔查看報費用核對員費用統(tǒng)計補充封裝材料檢查無誤聯(lián)系發(fā)送分檢封裝需求人確認需求分類辦理發(fā)送登記需求有誤重新填寫本市件外埠件國際件EMS市內(nèi)速遞掛號函平信包裹發(fā)送登記本需求發(fā)生Y《信件收發(fā)管理規(guī)定》《信件收發(fā)管理規(guī)定》NN發(fā)送結束發(fā)送結束信函收取工作流程收取信件發(fā)生收取信件發(fā)生EMS市內(nèi)速遞EMS市內(nèi)速遞掛號函包裹單匯款單分檢收發(fā)信件管理規(guī)定分檢收發(fā)信件管理規(guī)定收件地址收件人收件地址收件人核對Y辦理退信手續(xù)有誤N辦理退信手續(xù)有誤檢驗無誤檢驗無誤分類登記分類登記投送投送收件登記本接收人簽字收件登記本接收人簽字收取結束收取結束電話接聽工作流程NYNY無人接聽電話記錄《前臺接聽程序規(guī)范》被訪問人暫離座位位前臺接聽辨別需求是否正當結束來電發(fā)生員工語音信箱代為轉達聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復待命轉接完成二次轉接迅速轉接無人接聽電話記錄《前臺接聽程序規(guī)范》被訪問人暫離座位位前臺接聽辨別需求是否正當結束來電發(fā)生員工語音信箱代為轉達聯(lián)系方式禮貌謝絕恢復待命轉接完成二次轉接迅速轉接來賓接待工作流程來訪需求來訪需求來賓接待程序規(guī)范問明需求是否正當，作出反應來賓接待程序規(guī)范問明需求是否正當，作出反應保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔保衛(wèi)人員協(xié)助阻攔NY電話聯(lián)系被訪問者禮貌請其離去電話聯(lián)系被訪問者禮貌請其離去需在休息區(qū)會見參觀拍照需求需在休息區(qū)會見參觀拍照需求N請示領導批準放行Y請示領導批準放行需要進入辦公區(qū)需要進入辦公區(qū)來賓登記本請來賓在休息區(qū)等候來賓登記本請來賓在休息區(qū)等候辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡辦理登記發(fā)放來賓卡會見完畢目送客人離去會見完畢目送客人離去保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行保衛(wèi)人員視卡放行訪問結束訪問結束訪問結束訪問結束有關部門員工全程跟隨有關部門員工全程跟隨會議室、洽談室工作流程開始開始通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預定通知申請部門暫時無法滿足，建議重新安排部門申請、預定NＹ會務登記：部門、時間、人數(shù)、所需服務會務登記：部門、時間、人數(shù)、所需服務在會務情況一覽板上標出“在會務情況一覽板上標出“已預定”“布置會場，服務準備使用使用時間未延長時間延長在會務情況一覽表上標出“在會務情況一覽表上標出“使用”通知會務人員提前30分鐘通知會務人員提前30分鐘通知會務人員通知衛(wèi)生人員清掃通知衛(wèi)生人員清掃更改會務登記表會務人員通知下一個單位更改會務登記表會務人員通知下一個單位在會務情況一覽表上標出“在會務情況一覽表上標出“空閑”重新安排會議預定重新安排會議預定結束結束名片制作流程圖員工將人名及相關信息交至部門秘書員工將人名及相關信息交至部門秘書秘書檢查是否正確正確有誤秘書檢查是否正確正確有誤退回更改退回更改NY秘書將人名及相關信息交至行政管理員秘書將人名及相關信息交至行政管理員管理員檢查是否有誤退回更改管理員檢查是否有誤退回更改YN傳真至印刷廠N傳真至印刷廠底樣分部門存檔電話詢問及確定時間底樣分部門存檔電話詢問及確定時間電告有關部門電告有關部門查收名片檢查是否有誤查收名片檢查是否有誤印方有誤供稿有誤退回重印通知部門更改送達部門簽收N退回重印通知部門更改送達部門簽收電告有關部門電告有關部門送達員工手中（科貿(mào)及希格瑪）登記員工生日結束簽字登記記錄意見領導簽字撰寫生日卡生日禮品發(fā)放流程送達員工手中（科貿(mào)及希格瑪）登記員工生日結束簽字登記記錄意見領導簽字撰寫生日卡協(xié)助購買或補充更改協(xié)助購買或補充更改衛(wèi)生、保潔管理流程開始開始檢查記錄檢查記錄每日檢查有記錄每日檢查有記錄不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問題不能現(xiàn)場解決問題立即通知保潔公司協(xié)商解決發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場糾正當時解決現(xiàn)場糾正當時解決每月工作情況同保潔公司負責人交換意見每月工作情況同保潔公司負責人交換意見經(jīng)常出現(xiàn)問題，多次協(xié)商不能解決經(jīng)常出現(xiàn)問題，多次協(xié)商不能解決使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求使辦公區(qū)保潔用品帶到公司整體要求更換保潔公司更換保潔員更換保潔公司更換保潔員結束結束辦公家具維修調整流程開始開始現(xiàn)場檢查并對問題進行判斷現(xiàn)場檢查并對問題進行判斷問題較大需專業(yè)修理問題較大需專業(yè)修理維修、調整到位回應解決方案及承諾時間部門確認方案和費用認可聯(lián)系廠家或維修人員不滿意部門驗收結果不認可維修、調整到位回應解決方案及承諾時間部門確認方案和費用認可聯(lián)系廠家或維修人員不滿意部門驗收結果不認可滿意滿意費用分攤至使用部門費用分攤至使用部門追蹤結果征求用戶意見接到維修、調整申請小修立即解決追蹤結果征求用戶意見接到維修、調整申請小修立即解決結束結束辦公區(qū)調整流程（辦公區(qū)及公位）開始開始部門提出需求，填寫需求報告部門提出需求，填寫需求報告事業(yè)部總經(jīng)理批準事業(yè)部總經(jīng)理批準暫時無法解決物業(yè)支持部提出方案暫時無法解決物業(yè)支持部提出方案可以解決可以解決無意見有意見無意見有意見部門驗收所發(fā)生費用分攤至部門一周內(nèi)詢查征求意見調整修改使用部門確認方案部門驗收所發(fā)生費用分攤至部門一周內(nèi)詢查征求意見調整修改使用部門確認方案結束結束電話維修流程開始開始《通訊系統(tǒng)維護管理辦法》《通訊系統(tǒng)維護管理辦法》通訊維護通訊維護員工報修定期檢查巡視，每天一次員工報修定期檢查巡視，每天一次當日給予答復，小修當日解決發(fā)現(xiàn)問題及時修理當日給予答復，小修當日解決發(fā)現(xiàn)問題及時修理未批準提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告未批準提交報告申請費用一天不能解決的問題須做出書面報告維修費用，公共部分攤入所在區(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤入所在部門領導批準維修費用，公共部分攤入所在區(qū)域部門，部門區(qū)域內(nèi)攤入所在部門領導批準作分攤表部門簽字確認實施作分攤表部門簽字確認實施轉資產(chǎn)管理部辦理設備報廢轉資產(chǎn)管理部辦理設備報廢結果通知部門結果通知部門詢查維修后效果詢查維修后效果結束結束驗收部門需求24小時內(nèi)予以答復大修當日提出解決方案急修24小時解決小修當日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修開始電力設施維護維修流程驗收部門需求24小時內(nèi)予以答復大修當日提出解決方案急修24小時解決小修當日解決查找問題、確定方案每日巡檢，發(fā)現(xiàn)問題或部門報修開始參照〈電力設施設備維修辦法〉參照〈電力設施設備維修辦法〉不合格不合格合格合格通知有關人員通知有關人員驗收、使用驗收、使用小修當月分攤、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分攤小修當月分攤、部門專項費用一次記入部門、公共費用按所在辦公區(qū)分攤費用分攤至使用部門費用分攤至使用部門檢查結果，跟蹤使用情況檢查結果，跟蹤使用情況結束結束員工午餐管理流程YYYYNN希格瑪辦公區(qū)希格瑪辦公區(qū)填寫領用申請并領用領用餐卷領用餐卡結束費用根據(jù)登記分攤至使用部門每月底將下月費用打入卡內(nèi)每月初對食堂費用審核結算每月底業(yè)務支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領取餐卷報道時到業(yè)務支持部領取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開始填寫領用申請并領用領用餐卷領用餐卡結束費用根據(jù)登記分攤至使用部門每月底將下月費用打入卡內(nèi)每月初對食堂費用審核結算每月底業(yè)務支持部為員工辦理續(xù)卡工作到北圖食堂就餐到地下餐廳用餐午餐時到前臺領取餐卷報道時到業(yè)務支持部領取飯卡是否是新員工科貿(mào)辦公區(qū)開始早7：30開門，準備好打卡機切斷電源，保留消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關閉；財務室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外安全保衛(wèi)工作流程早7：30開門，準備好打卡機切斷電源，保留消防電源及照明發(fā)現(xiàn)問題立即解決，重大問題迅速向主管上報門、窗檢查關閉；財務室檢查；電源、火源檢查巡查：下班后1小時加班需要簽字備案，不得留宿任何人員每小時巡查一次門口須有人值班門口須有人值班作好巡查記錄，攜物得有出門條工作時間8小時以外結束符合要求客戶進入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作下班前準備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正?；鹪础幢０矄T崗位職責〉開始保安員結束符合要求客戶進入辦公區(qū)須簽字每天巡查外部兩次，及時發(fā)現(xiàn)問題午餐時辦公區(qū)巡視，加強防范工作下班前準備好打卡機18：00時前開始檢查各處死角、紙簍，杜絕非正常火源〈保安員崗位職責〉開始保安員向來賓介紹簽字要求向來賓介紹簽字要求NNYY資產(chǎn)購置流程參照《參照《IT類個人固定資產(chǎn)領用標準》填寫《固定資產(chǎn)收貨單》資產(chǎn)卡片上簽字確認。申請部門辦理領用手續(xù)時間：3個工作日負責人：林鵬業(yè)務支持部按申請采購調整《部門剩余額度》YYY參照《部門剩余額度》填寫采購申請單結束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設備配置配置是否符合規(guī)定開始結束填寫《固定資產(chǎn)收貨單》資產(chǎn)卡片上簽字確認。申請部門辦理領用手續(xù)時間：3個工作日負責人：林鵬業(yè)務支持部按申請采購調整《部門剩余額度》YYY參照《部門剩余額度》填寫采購申請單結束N企劃辦審批提交額度增補報告N是否有采購額度N修改設備配置配置是否符合規(guī)定開始結束完成時間費用標準配套設施不符合要求結束追蹤使用效果，記錄反饋意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認后執(zhí)行。不帶裝修一周完成簡易裝修兩周完成整體裝修30-40天完成（電力增容及外部因素具體商議）支付部門驗收數(shù)量、品質時間、費用接口人面積家具設備電力網(wǎng)絡交通落實需求物業(yè)部接收申請核對需求部門報汽化辦總經(jīng)理批準經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準申請部門提交需求報告開始臨時培訓、開發(fā)環(huán)境搭建流程完成時間費用標準配套設施不符合要求結束追蹤使用效果，記錄反饋意見符合要求，投入使用配套方案交部門接口人確認后執(zhí)行。不帶裝修一周完成簡易裝修兩周完成整體裝修30-40天完成（電力增容及外部因素具體商議）支付部門驗收數(shù)量、品質時間、費用接口人面積家具設備電力網(wǎng)絡交通落實需求物業(yè)部接收申請核對需求部門報汽化辦總經(jīng)理批準經(jīng)部門總經(jīng)理審核簽字批準申請部門提交需求報告開始參加《辦公區(qū)裝修申請\執(zhí)行\(zhòng)管理辦法》參加《辦公區(qū)裝修申請\執(zhí)行\(zhòng)管理辦法》結束對合理要求，進行調整補充每周征求員工意見參照《綠化管理辦法》《飲水管理辦法》廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，達到用水標準飲水斷水一次后更換供應商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供應商綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問題綠化、飲水管理工作流程結束對合理要求，進行調整補充每周征求員工意見參照《綠化管理辦法》《飲水管理辦法》廠家按時提供水源驗證證明水制檢查：每半年一次，達到用水標準飲水斷水一次后更換供應商飲水：不斷水、不空桶綠化解決不了提出警告三次后更換供應商綠化問題：發(fā)現(xiàn)后一周內(nèi)解決。出現(xiàn)問題開始開始綠化每天檢查一次綠化每天檢查一次飲水每小時巡查一次結束公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批電話、傳真通知協(xié)議單位符合條件，2小時內(nèi)反饋《住宿管理辦法》核查費用標準填寫住宿申請表部門提出申請開始外埠員工、客戶住宿申辦流程結束公司同意支付費用的，客戶退房后統(tǒng)一辦理總經(jīng)理審批電話、傳真通知協(xié)議單位符合