辦公室工作要求辦公室工作人員素質(zhì)要求

7/7辦公室工作要求辦公室工作人員素質(zhì)要求辦公室行政管理

辦公室是一個組織內(nèi)直接為領導和中心工作服務、承上啟下、協(xié)調(diào)左右的綜合辦事機構。辦公室參與政務、協(xié)調(diào)事務、做好服務，是單位運轉(zhuǎn)的樞紐，是對內(nèi)、對外的窗口。在不同類型的組織中，在都設有辦公室這一機構。性質(zhì)不同、規(guī)模不等的組織，辦公室的工作內(nèi)容略有不同，下設機構也有一些差異。但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)等幾個方面職能。

辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務的部門，它圍繞單位的中心工作，向領導提出決策建議并督促決策的落實，是決策層的延伸。

一、辦公室工作的主要內(nèi)容

隨著組織所處的時期和擔負中心任務的不同，辦公室的工作內(nèi)容也有變化，但其常規(guī)工作可以概括為以下幾個方面。

1、辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。具體分三項事務：

（1）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包括領導需要的各種文字材料的準備和起草。

（2）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，如文書的打印、制作、收發(fā)、運轉(zhuǎn)、傳遞，機要文件的傳遞、立卷、歸檔、保存等工作。

（3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，如電子郵件的發(fā)送、電子文件數(shù)據(jù)庫的建立、管理與檢索等。

2、辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落實。

3、辦事工作

辦事工作大體分為信息工作、技術工作、日常行政事務工作、臨時交辦工作四大項。

（1）信息工作，廣義上說，黨政機關的政策研究、公司企業(yè)的市場預測分析和

調(diào)查、領導決策前的調(diào)查研究與情況綜合、情報動態(tài)的每日分析整理、組織內(nèi)簡報的編發(fā)等，都是信息工作，收集資料

二、辦公室工作的特點

辦公室所擔負工作的性質(zhì)決定了它具有輔助性、事務性、綜合性、中樞性、機要性等特點。

1、輔助性

辦公室是為領導及整個組織提供輔助支持、服務的部門，輔助首先必須服從于領導，在工作中體現(xiàn)領導的意志，不可超越自己的管理權限，違背組織方針自行其是。辦公室工作的輔助性主要體現(xiàn)在兩方面：第一，全力支持組織的各項工作。這是指辦公室輔助領導對組織的各項工作進行溝通、協(xié)調(diào)和督促檢查，必要時要調(diào)動所掌握的信息人力及物力，協(xié)助有關人員及部門完成工作。第二，就是以協(xié)助者的角色完成各項工作。辦公室是協(xié)助領導層工作的機構，除領導授權外，一般它對各職能機構和各項工作的管理沒有直接的指揮和監(jiān)督權力，只承擔協(xié)調(diào)和服務等輔助性管理工作，以協(xié)助者的角色推進領導決策的落實，不能擅作決定，自作主張。

2、事務性

辦公室工作的事務性表現(xiàn)在辦公室工作的方方面面。值班、接待、公文運轉(zhuǎn)、后勤服務等，很多都是非常具體、瑣碎的事務。有人認為辦公室整天為別人忙，工作價值不高，但事實并非如此。首先，這些工作是維系組織正常運轉(zhuǎn)的重要組成部分，需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注意，但卻是基礎性的工作，其價值會通過領導及其他管理人員的工作折射出來。

3、綜合性

辦公室工作以單位中心工作和主要領導為服務重點，為領導的工作提供全方位的支持，因此，領導的工作目標就是辦公室的工作目標，領導的工作重點就是辦公室的工作重點。領導的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作必然是綜合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協(xié)調(diào)職能。涉及單位全局的工作，往往由辦公室牽頭，協(xié)調(diào)組織內(nèi)各部門完成任務。辦公室的業(yè)務可能涉及組織內(nèi)各個部門、各位工作人員，起組織、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等作用。

4、中樞性

辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領導的助手，是領導的延

伸，為整個組織活動輸送信息，溝通協(xié)調(diào)，組織聯(lián)絡，處理組織活動所產(chǎn)生的內(nèi)部事務；如果沒有這些工作，組織將無法正常運轉(zhuǎn)。它是聯(lián)系上下、溝通左右的橋梁，是組織同外界各方面聯(lián)絡的窗口，因此它是組織中名副其實的中樞機構。

5、機要性

辦公室在工作過程中，由于離領導層較近，得知的組織消息更多更早，如有關政策的修改和人員的任免等，這些信息具有一定的機要性，并且不適宜在更大的范圍內(nèi)和更早的時間為一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具有一定的保密意識。

三、辦公室的作用

辦公室的作用是指辦公室通過其職能發(fā)揮在組織運轉(zhuǎn)中所起的作用，包括以下四個方面。

1、參謀與助手作用

辦公室的參謀與助手作用主要表現(xiàn)在輔助領導決策上。辦公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，對各方面信息進行處理，為領導決策提供真實可靠的依據(jù)。辦公室的參謀與助手職能還表現(xiàn)在決策的貫徹執(zhí)行上。決策已定，辦公室必須加強督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領導檢驗決策、調(diào)整、修正決策。

2、樞紐與心臟作用

如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的編組站；如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統(tǒng)，它既存在和服從予更大的系統(tǒng)，又有自己相對獨立又相互聯(lián)系的子系統(tǒng)，這樣就構成了一個整體。而具體體現(xiàn)這個整體中領導與被領導關系的，實現(xiàn)系統(tǒng)中諸因素相互聯(lián)系的，就是辦公室。它承上啟下、溝通左右、聯(lián)絡八方，對于一個組織來說，須臾不可少。

3、協(xié)調(diào)與溝通作用

一個組織內(nèi)步調(diào)一致、協(xié)同前進，才能勝利完成工作任務。要做到這一點，必須不斷加強組織內(nèi)、外部聯(lián)系，互通信息，相互理解，求得支持，統(tǒng)一步伐。辦公室要協(xié)調(diào)單位和主級領導部門以及沒有隸屬關系部門的關系，協(xié)調(diào)辦公室與其他部門的關

系，協(xié)調(diào)本單位與下級領導機關的關系，協(xié)調(diào)辦公室內(nèi)部的關系。它還要協(xié)調(diào)領導與領導的關系，領導與群眾的關系，組織內(nèi)部其他部門之間的關系。通過協(xié)調(diào)，理順關節(jié)，溝通上下左右，消除隔閡，統(tǒng)一認識，求得和諧。

4、形象與管家作用

辦公室是組織對外形象展示的窗口，組織的精神風貌、政策水平、工作作風、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。辦公室還是個管家，它肩負多種任務，吃、喝、用、住、行、資產(chǎn)管理等無所不包；一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室這個管家受理，其他專業(yè)部門職責范圍之外的事項往往也通過辦公室來協(xié)調(diào)、落實。

辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦公室的把關作用：辦公室要把好文字關，提高公文質(zhì)量，削低“文山”；辦公室要把好財物關，厲行節(jié)約，反對浪費，用較少的投入換來較多的產(chǎn)出；辦公室要把好會議關，加強會議的審查，不該開的會堅決不開，能合并的會合并開，能開電話會的就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關，要對各方面信息進行精選、提煉、加工，為領導決策提供全面、真實、高質(zhì)量的信息。

四、辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)

“參與政務、協(xié)調(diào)事務、做好服務”的角色定位，決定了辦公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業(yè)道德素養(yǎng)。我國早在封建社會就已經(jīng)出現(xiàn)了輔佐各級官員辦公的幕友、師爺?shù)乃麄兛梢员豢醋魇敲貢那吧?，其素質(zhì)備受人們重視。曾有人將對幕友、師爺?shù)乃刭|(zhì)要求歸納為“十不”：一筆好字不錯；二等才情不露；三斤酒量不吐；四季衣服不當；五子圍棋不悔；六出昆劇不推；七字歪詩不遲；人張馬吊不查；九品頭銜不選；十分和氣不俗。從這里不難看出做個稱職的幕友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強這樣的技能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術修養(yǎng)，還要做謙謙君子，有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內(nèi)容在今天依然適用。

今天對辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)要求主要體現(xiàn)在職業(yè)道德、職業(yè)意識、職業(yè)能為三方面。

1、辦公室人員的職業(yè)道德

所謂職業(yè)道德，是指擔負不同社會責任和服務的人員應當遵循的道德準則。它通過人們的信念、習慣和社會輿論而起作用，成為人們評判是非、辨別好壞的標準和尺度，從而促使人們不斷增強職業(yè)道德觀念，不斷提高服務水平。辦公室工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng)，主要有以下八個方面：

（1）良好的品格

品格是指人對現(xiàn)實的穩(wěn)固態(tài)度及其習慣化的行為方式，主要表現(xiàn)為：

①對現(xiàn)實的態(tài)度，是一個人的基本道德品質(zhì)，是個人品格中的核心內(nèi)容。如愛集體、愛勞動；敬業(yè)愛崗、或者自私、孤僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情感方面的強弱、持續(xù)時間的長短等。

③意志特征，如行為目標是否明確堅定，行為的自控水平，遇事鎮(zhèn)定果斷與否等。

④理智特征，是在想象事物的過程中表現(xiàn)為理想主義還是現(xiàn)實主義、在感知事物的過程中是主動觀察還是被動感知。

一個人的品格對工作和生活影響很大。辦公室人員應當具備良好的品格嚴格要求自己，克服不良習慣，主動適應工作環(huán)境來開展工作。

（2）忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、職責。大而言之是忠于黨、國家和人民利益；小而言之，是指忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是統(tǒng)一的。辦公室工作人員忠于職守表現(xiàn)在能及時發(fā)現(xiàn)工作中的問題，敢于諍諫，表現(xiàn)在對工作認真負責，及時請示、匯報手檢查、總結(jié)，嚴格執(zhí)行領導的指示，反映信息及時、準確。忠于職守還意味著恪守本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權或濫用職權。

（3）公道正派

辦公室工作人員只有公道正派才能做到胸襟寬闊，在工作中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經(jīng)常接觸領導，與領導熟悉、關系密切。這種情況下尤其要注意自重自強，不能將為領導服務理解為主仆關系而獻媚領導、阿訣奉承、溜須拍馬。對待來賓，不管是上級領導，還是基層群眾，不論其資歷高低職務大小，都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不能看來頭辦事情，隨風轉(zhuǎn)。

（4）嚴守機密

辦公室工作人員在領導身邊的機會多，接觸的內(nèi)部文件多，參加重要會議多，接觸機密多。要嚴格執(zhí)行國家有關保密規(guī)定，嚴守黨和國家的機密，不在任何場合向任何人炫耀和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的機密絕對不說；不該知道的機密不要打聽；私人通信、電話不得涉及黨和國家的機密；不得在不利于保密的場合談論機密；私人筆記本不能記黨和國家機密；接人互聯(lián)網(wǎng)的電腦不能存儲機密；未經(jīng)領導批準，不得隨身攜帶機密文件。

（5）講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當日可以處理完的，就不要推到明天；急事要馬上落實?！袄讌栵L行”應該是辦公室工作人員的工作原則和應有作風。

（6）恪守信用

辦公室工作嚴謹繽密、責任重大。辦公室工作人員在工作交往中應恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯(lián)絡、收發(fā)函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能按期完成，必須及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一切力量去辦到。

(7)善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環(huán)環(huán)相扣，非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，步調(diào)一致，才能順利完成任務。善于合作既要求對同事尊重和理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。

（8）文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業(yè)道德十規(guī)則，即禮貌而不居高臨下；誠實而不弄虛作假；參謀而不越權行事；謙虛而不傲上凌下；謹慎而不唯唯諾諾；公正而不見風使舵；敬業(yè)而不妄自尊大；敬重而不阿訣奉承；慎言而不談論是非；本分而不炫耀示人。

2、辦公室人員的職業(yè)意識

職業(yè)意識是指在職業(yè)選擇與定向過程中，對未來或已經(jīng)從事的職業(yè)的認識、評價及自己相應的情感態(tài)度等心理成分的綜合，它是職業(yè)道德、職業(yè)操守和職業(yè)行為等職業(yè)要素的總和。作為在領導身邊工作的辦公室人員，應具備的職業(yè)意識主要是幕后意

識、信息意識、多能意識、時間意識、合作意識和保密意識。

（1）幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應認識到辦公室工作的輔助性、服務性，其工作成績一般不會獨立完整地顯示出來，而是附著于單位整體工作成績或領導的有效決策及以后的貫徹之中。在鮮花和榮譽面前，要擺正自己的位置，甘當幕后英雄，不奪領導風采，維護領導形象。

（2）保密意識

辦公室人員在領導身邊工作，了解本單位人事、財務或政策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員保密意識不強，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露出去，會使領導處于被動地位，不利于工作的開展。辦公室人員要嚴格遵守有關保密規(guī)定，做好文件保密、會議保密、通信保密、辦公自動化設備保密。

（3）時間意識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常事務性王作，還要接待來訪賓客，為領導交辦的臨時性工作奔波。辦公室人員要有很強的時間觀念，對工作有統(tǒng)籌計劃和安排，今日事今日畢，不能養(yǎng)成拖拉的習慣，提高工作效率。

（4）合作意識

辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟，它擔負著上傳下達、內(nèi)外聯(lián)系、溝通協(xié)調(diào)的任務，和方方面面發(fā)生著這樣那樣工作上的聯(lián)系。辦公室人員必須具備良好的協(xié)作必態(tài)和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助或配合時應誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒與配合。

（5）信息意識

隨著互聯(lián)網(wǎng)的日益發(fā)展和滲透，辦公室人員收集、篩選和利用信息的能力從一個側(cè)面來說，可以反映他們工作效率的高低，證明他們工作能力的強弱。要履行好“參政議政、輔助決策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各方面的相關信息。

（6）多能意識

現(xiàn)代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當領導的參謀或“外腦”，輔助領導決策，并有較

強的溝通協(xié)調(diào)能力和組織策劃能力等。

3、公室人員的職業(yè)能力

辦公室人員應具備的職業(yè)能力主要可從知識結(jié)構、辦公能力兩個方面來概括。

（1）知識結(jié)構

辦公室工作綜合性強，接觸面廣，辦公室工作人員必須具有廣搏的知識與合理的知識結(jié)構，才能視野開闊，工作游刃有余。

①基礎知識。主要包括科學文化知識、基本政治理論、政策法規(guī)基礎、計算機和網(wǎng)絡基礎知識四大部分。有了科學文化基礎知識，才能談得上學習和掌握其他的知識；只有掌握了正確的世界觀和方法論，才能在工作中表現(xiàn)出堅定正確的政治方向和較高的理論水平；了解黨的現(xiàn)行路線、方針運政策，國家憲法和法律，各種行政法規(guī)和部門的規(guī)章制度，才能準確理解、執(zhí)行上級意圖，依法辦事；熟悉、熟練運用計算機網(wǎng)絡知識，才能夠適應現(xiàn)代辦公自動化的要求，提高工作效率。

②專業(yè)知識。專業(yè)知識是辦公室人員知識結(jié)構的核心內(nèi)容，主要有工作背景知識、辦公室工作專業(yè)知識和相關知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業(yè)工作，就應學會哪一行業(yè)的專業(yè)知識。如在政府機關工作的就必須有行政管理知識；在醫(yī)藥部門工作的要有醫(yī)藥衛(wèi)生知識；在農(nóng)業(yè)部門工作的，就要有農(nóng)業(yè)科學知識；在學校和文化團體工作，則要具有教育學、文化學等方面的知識等。

辦公室工作專業(yè)知識。包括秘書學、文書學、應用寫作、檔案管理、辦公設備使用與維護、行政管理學、領導學、信息學、信訪學、調(diào)研學、速記學等。

相關知識。相關知識是指與專業(yè)知識密切相關而又有區(qū)別的知識，學習這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統(tǒng)論、信息論、控制論等；心理學知識、包括普通心理學、領導心理學、管理心理學、社會心理學、秘書心理學等；社交知識、包括人際關系學、公共關系學、禮儀學等；財務會計知識，包括會計學、財務報表等；其他科學知識，主要是行為學、預測學、咨詢學、倫理學、編輯學、傳播學、文學藝術等。

（2）辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的基本功。辦公室需要經(jīng)常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一就是會寫文稿及進行文件處理二秘書在起草文件時應突出重點，觀點鮮明，邏輯、層次清晰；公文處理要快速及時，避免出現(xiàn)起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意的情況。這就要求每個工作人員不僅應具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應熟知各種應用文體的寫作。