集團(tuán)檔案管理制度

文件編號(hào)發(fā)布日期檔案管理規(guī)范與實(shí)施辦法現(xiàn)行版本V1.0頁(yè)次/頁(yè)數(shù)第PAGE9頁(yè)共NUMPAGES9頁(yè)檔案管理規(guī)范與實(shí)施辦法修訂記錄發(fā)布日期版本說(shuō)明修改人審核人批準(zhǔn)人發(fā)布記錄編制部門檔案管理部日期：審核人（簽名）日期：批準(zhǔn)人（簽名）日期：目錄TOC\o"1-1"\h\u163461目的 345392適用范圍 3115513定義 3137094管理原則 390625管理職責(zé) 3162836紙質(zhì)檔案管理 420907電子文件/聲像檔案管理 10111728處罰 1029929附則 11161910附件 11檔案管理規(guī)范與實(shí)施辦法目的為加強(qiáng)對(duì)公司檔案管理工作，保證和維護(hù)檔案的安全、完整，提高檔案的利用價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)法律、法規(guī)，特制定本規(guī)定。適用范圍本規(guī)定適用于集團(tuán)公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）所有職能部門及分公司（以下簡(jiǎn)稱“各部門”）的檔案管理，全資或控股子公司參照?qǐng)?zhí)行。定義本規(guī)定所稱的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的公司各部門以及個(gè)人在從事工作和經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值和利益關(guān)系的各種文字、圖表、聲像等不同形式的資料和記錄。管理原則公司所有部門和個(gè)人均有保護(hù)公司檔案的義務(wù)。公司的檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，各部門收集立卷，行政人事部統(tǒng)一歸檔的原則，共同維護(hù)檔案的完整與安全。管理職責(zé)檔案管理部：為公司檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理。對(duì)公司各部門的檔案管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。本規(guī)定的制訂和解釋，并根據(jù)執(zhí)行情況以及公司管理發(fā)展需要，不斷完善、優(yōu)化本規(guī)定。各部門分管部門檔案，指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。檔案管理部檔案管理員和各部門兼職檔案員均為公司的檔案工作人員，各部門須將檔案管理人員名單報(bào)行政人事部備案。檔案工作人員出現(xiàn)工作變動(dòng)或離職時(shí)，必須及時(shí)通知行政人事部，并將其經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，嚴(yán)禁擅自帶走或銷毀。檔案管理部檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)公司的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一歸檔和日常管理，確保公司各類檔案文件的安全。負(fù)責(zé)公司檔案資料的查閱、復(fù)印、銷毀等手續(xù)辦理工作。忠于職守，遵守公司檔案管理規(guī)定和保密制度，保守公司秘密，不得向有關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。各部門兼職檔案管理員負(fù)責(zé)管理本部門的檔案資料，確保部門各類檔案文件的安全。負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、保管和移交歸檔工作。負(fù)責(zé)本部門檔案資料的查閱、復(fù)印等手續(xù)辦理工作。忠于職守，遵守公司檔案管理規(guī)定和保密制度，保守公司秘密，不得對(duì)他人泄露檔案內(nèi)容。紙質(zhì)檔案管理檔案的收集與識(shí)別部門收集、管理。各部門檔案人員按本部門資料的歸檔范圍負(fù)責(zé)及時(shí)收集、管理本部門的資料。并在規(guī)定的時(shí)限內(nèi)移交到公司行政人事部歸檔，并辦好交接簽收手續(xù)，任何人不得占位己有。公司據(jù)各部門性質(zhì)、檔案價(jià)值制定《公司檔案分類識(shí)別規(guī)范表》，規(guī)定各部門需移交的檔案類型。各部門兼職檔案管理人員依照《公司檔案分類識(shí)別規(guī)范表》收集檔案。依照《公司檔案分類識(shí)別規(guī)范表》標(biāo)準(zhǔn)，不屬于范圍內(nèi)的檔案，檔案管理員有權(quán)拒收。若在不預(yù)定情況下產(chǎn)生的某些不在《公司檔案分類識(shí)別規(guī)范表》范圍內(nèi)的，但具有保存價(jià)值的檔案，需填寫(xiě)“檔案項(xiàng)目歸檔申請(qǐng)表”，經(jīng)審批后歸檔。凡還在文書(shū)處理過(guò)程中的文件，尚未辦理完畢的文件，不給予歸檔。檔案的分類、組卷檔案的“分類組卷”由部門的兼職檔案管理員執(zhí)行。各部門應(yīng)隨時(shí)組卷。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案管理員集中統(tǒng)一保管、整理。各部門兼職檔案員需按“檔案整理規(guī)范”進(jìn)行分類組卷。未按要求整理的，檔案管理員有權(quán)不收。過(guò)去已移交的不規(guī)范檔案，檔案管理員有權(quán)要求兼職檔案管理員重新整理。組卷、歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。檔案管理規(guī)范：按照先組“件”再組“卷”的原則進(jìn)行整理。（1）組“件”規(guī)范單份文件，每份文件為一件。各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、書(shū)刊、會(huì)議記錄等。一冊(cè)（本）為一件。正本與定稿為一件。正件與附件為一件。正文與文件處理單位一件。原件與復(fù)印件為一件。轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件。來(lái)文與復(fù)文、去文與復(fù)文（包括請(qǐng)示與批復(fù)等）可作為組合件，或各為一份。組“卷”規(guī)范循“文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管與利用”原則組卷。卷內(nèi)文件按照“管理內(nèi)容--形成時(shí)間順序”的規(guī)律進(jìn)行排列。卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起。不同保存年限的文件不可歸為同一卷。不同密級(jí)的文件不可歸為同一卷。不同年度的文件一般不可歸為統(tǒng)一卷。但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。檔案的移交公司根據(jù)檔案性質(zhì)制定“檔案移交時(shí)限表”，確定各部門的檔案移交時(shí)限。對(duì)處理完畢或批存的文件資料，由兼職檔案管理員集中統(tǒng)一保管、整理。各部門檔案兼職管理員按要求整理好檔案后，在檔案的規(guī)定移交時(shí)限內(nèi)移交至行政人事部進(jìn)行歸檔。年度文件以“年”為單位進(jìn)行移交歸檔，其他文件以“季度”為單位進(jìn)行移交歸檔。具體劃分根據(jù)“檔案移交時(shí)限表”執(zhí)行。逾期不移交者，需按相關(guān)要求自行完成“編制目錄”、“制定編號(hào)”、“裝訂裝盒”等后續(xù)工作，檔案管理員逾期將不再不辦理后繼工作。表：檔案移交時(shí)限表序號(hào)類型收集管理部門移交時(shí)限保管部門1股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)文件董秘辦文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部2黨支部、工會(huì)文件黨支部、工會(huì)文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部3會(huì)計(jì)檔案財(cái)務(wù)部每年3月份財(cái)務(wù)、檔案管理部4人事檔案行政人事部員工入職后30天及每季度末人力資源部5對(duì)外合同、協(xié)議類文件行政人事部文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部6制度類文件行政人事部文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部7公司內(nèi)外部公文行政人事部文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部8項(xiàng)目資料項(xiàng)目負(fù)責(zé)人文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部9設(shè)備資料設(shè)備部按設(shè)備開(kāi)箱之日檔案管理部10工程資料工程負(fù)責(zé)部門按照工程項(xiàng)目進(jìn)度檔案管理部11各類證照各部門文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部12外派學(xué)習(xí)資料（培訓(xùn)、會(huì)議等）行政人事部文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部13會(huì)議資料（公司層級(jí)會(huì)議）行政人事部文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部14各部門業(yè)務(wù)文件及記錄、單據(jù)各部門文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部15各部門公文各部門文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部16公司所有聲像文件各部門文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部17公司所有電子備份文件各部門文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部18其他文件文件產(chǎn)生的當(dāng)月終后30天檔案管理部每月的25-30日為移交歸檔時(shí)間，其他時(shí)間檔案管理員不受理移交歸檔手續(xù)、不接收檔案。各部門在移交檔案或資料時(shí)，交接雙方應(yīng)按規(guī)定辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)“檔案移交簽收表”，由部門負(fù)責(zé)人簽字后歸檔備查。凡不符合組卷要求或文件資料不全的，檔案管理人員有權(quán)拒絕接收。移交后的文件，由檔案管理員完成打包、包裝等工作，兼職檔案管理員不可擅自進(jìn)行密封處理。移交后續(xù)檔案管理工作移交后的后續(xù)工作由檔案管理人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合協(xié)作。編輯檔案移交后，檔案管理員根據(jù)《檔案分類標(biāo)識(shí)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)表》對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)、密級(jí)匹配，以便查閱與保存。所有檔案資料劃分三個(gè)密級(jí)：秘密級(jí)和機(jī)密級(jí)和絕密級(jí)。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)據(jù)公司《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。檔案編號(hào)以字母或者數(shù)字作為代碼，按照“部門+大類+小類+日期+保存年限+流水號(hào)”的格式進(jìn)行編寫(xiě)。編號(hào)按照《檔案分類編號(hào)表》執(zhí)行。檔案移交后，檔案管理員需對(duì)檔案按照目錄模板進(jìn)行編制目錄，目錄要求信息完整、準(zhǔn)確。每一個(gè)檔案盒內(nèi)必須配有一份目錄。裝訂與裝盒檔案管理員需對(duì)以“卷”為單位，對(duì)每卷檔案進(jìn)行裝訂。去掉文件上原有的金屬物，用棉線或不銹鋼釘對(duì)檔案重新進(jìn)行裝訂。檔案管理員應(yīng)對(duì)對(duì)破損的文件資料進(jìn)行裱糊，對(duì)純藍(lán)墨水、紅墨水、圓珠筆等字跡材料制成的文件材料及傳真進(jìn)行復(fù)??；對(duì)紙張幅過(guò)大的文件加以折疊。裝訂好后，檔案管理員按同一年度、同一管理內(nèi)容類別、部門、保管期限與產(chǎn)生時(shí)間等特征裝盒保存。檔案盒應(yīng)采用牛皮紙檔案盒，以防潮防霉。貼卷脊與上柜檔案員應(yīng)按照檔案內(nèi)容編輯好檔案卷脊，張貼在檔案盒上后上柜。檔案管理員需按照檔案盒內(nèi)文件內(nèi)容、類型為檔案歸于的檔案盒定總類名稱。檔案管理員需為檔案盒進(jìn)行檔案盒編號(hào)，編號(hào)以“卷”為原則進(jìn)行編號(hào)，也叫卷號(hào)。卷脊必須包含“總類名稱”、“部門”、“保存期限”、“密級(jí)”。卷脊按照“卷脊管理模板要求”進(jìn)行編輯。檔案盒上柜應(yīng)按照部門、內(nèi)容、時(shí)間等內(nèi)在聯(lián)系進(jìn)行排列。檔案的保管公司所有檔案資料均應(yīng)進(jìn)行專人、專柜管理。公司檔案資料的保管按部門、保存期限、密級(jí)、大類、年度、編號(hào)等次序進(jìn)行保管。檔案保管人員須做好檔案資料的保護(hù)工作，檔案的存放地點(diǎn)要做到“九防”：防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防鼠、防霉、防光、防高溫。公司檔案室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案的管理和利用，定期對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定，對(duì)密級(jí)的變更和解密根據(jù)公司《保密管理規(guī)定》的規(guī)定執(zhí)行。聲像檔案在保管期限內(nèi)須進(jìn)行定期檢查，防止檔案的變質(zhì)、退磁。對(duì)重要的聲像檔案應(yīng)制作光盤保管。嚴(yán)禁私自撤銷、清洗、消磁和修改。檔案柜的鑰匙未經(jīng)主管副總批準(zhǔn)不得轉(zhuǎn)借給他人，如鑰匙遺失必須在1小時(shí)內(nèi)上報(bào)主管副總，并安排換鎖工作。如檔案沒(méi)有任何登記的情況下丟失，由檔案管理員承擔(dān)全部責(zé)任。檔案的查閱、復(fù)印公司員工查閱、復(fù)印檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理查閱、復(fù)印手續(xù)，填寫(xiě)《檔案查閱登記表》、《檔案復(fù)印登記表》，由檔案管理員核實(shí)后方可查閱、復(fù)印。如查閱人、復(fù)印人為《保密管理規(guī)定》中知曉范圍外的員工或公司外部人員，必須經(jīng)行檔案管理部負(fù)責(zé)人審核，批準(zhǔn)人審批后方可進(jìn)行查閱、復(fù)印。公司員工不得查閱、復(fù)印檔案內(nèi)容與本身工作無(wú)關(guān)的檔案。檔案查閱、復(fù)印的批準(zhǔn)人為：秘密級(jí)檔案由主管副總審批；機(jī)密級(jí)檔案由總裁審批；絕密級(jí)檔案由董事長(zhǎng)審批。原則上檔案原件概不外借或帶出檔案室，檔案室可對(duì)常用的檔案資料復(fù)制副本，供需要部門借閱，副本在使用部門使用完畢后，由檔案室回收、保管和銷毀，其處理等同于檔案原件。查閱公司檔案者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔。不得在文件上作任何標(biāo)記、標(biāo)志和涂改，不得在閱覽桌上擺放茶水、墨水瓶，不得在閱覽時(shí)吸煙，以免造成檔案的損壞。查閱公司檔案者應(yīng)注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。嚴(yán)禁公司員工未經(jīng)允許私自對(duì)檔案資料進(jìn)行復(fù)印和復(fù)制，否則將按照公司《保密管理規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定予以處罰。檔案的銷毀對(duì)于超過(guò)保管期限和確已失去價(jià)值的檔案，應(yīng)定期銷毀。銷毀前，檔案管理部檔案管理員應(yīng)詳細(xì)填寫(xiě)《檔案銷毀登記表》報(bào)行檔案管理部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可銷毀，任何人不得私自銷毀檔案。普通檔案和秘密級(jí)檔案的銷毀由主管副總審批，機(jī)密級(jí)檔案的銷毀由總裁審批，絕密級(jí)檔案的銷毀由董事長(zhǎng)審批。檔案銷毀由行政人事部檔案管理員負(fù)責(zé)，同時(shí)由檔案管理部負(fù)責(zé)人和文件所屬部門負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)銷，嚴(yán)禁私自銷毀檔案。銷毀登記表（清冊(cè)）必須獨(dú)立組卷裝訂，永久保存！電子文件/聲像檔案管理公司根據(jù)檔案類型、內(nèi)容等特征制定《電子文件實(shí)施管理辦法》管理辦法，對(duì)電子文件、聲像檔案進(jìn)行管理。公司的電子文件、聲像檔案的管理按照《電子文件管理辦法》執(zhí)行。處罰有包括但不限于下列行為之一的，由行政人事部責(zé)令限期改正，并報(bào)請(qǐng)總裁對(duì)負(fù)責(zé)的主管人員和直接責(zé)任人給予處分，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重或其行為令公司遭受經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)立即辭退，無(wú)需提前通知，不作任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，并追究其相應(yīng)的賠償責(zé)任，行為構(gòu)成犯罪的將依法追究其法律責(zé)任：將公務(wù)活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔