天宇進出口通關(guān)服務(wù)公司會議管理制度

會議管理制度目的：為規(guī)范公司會議管理，提高會議質(zhì)量，降低會議成本，特制定本制度。適用范圍：本制度適用于天宇集團股份有限公司會議管理。管理權(quán)責：總裁辦負責公司會議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。會議提擬人或主辦部門（含各中心/部門）負責會議的組織工作，并有權(quán)對違反本制度的行為提出處罰。會議的審批權(quán)限詳見“5.1會議提擬與審批”。會議分類：序號會議名稱、主題、主持人、參加人例會（含早會）：固定時間、固定匯報程序，盡量解決即席提出的問題；公司例會主辦中心/部負責人部門/中心或公司全體人員。動員會：發(fā)言固定、沒有討論程序，公司臨時行政會議；主辦中心/部門負責人會議提擬人提擬。研討會：對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結(jié)果；公司臨時行政會議中心/部門負責人會議提擬人提擬。鑒定/評審會：對某事物的\o"進入有關(guān)'價值'的話題"價值、性能，質(zhì)量鑒別，必須有結(jié)論公司臨時行政會議；集團總裁或其指定會議提擬人提擬。專題會：為某一專題而開，必須有結(jié)論，公司臨時行政會議；提擬人指定會議提擬人提擬。評比會：一般在年底或某一重大活動結(jié)束后召開公司例會，\o"進入有關(guān)'人力資源'的話題"人資行政中心總監(jiān)會議提擬人提擬?？偨Y(jié)會：總結(jié)前一段工作，研究、部署下階段工作公司例會；中心/部門負責人會議提擬人提擬。匯報會：下級向上級或有關(guān)人員匯報工作情況，公司臨時行政會議：會議提擬人指定會議提擬人提擬。調(diào)度會：任務(wù)安排，人員派遣，設(shè)備物資情況的調(diào)動，公司臨時行政會議：會議提擬人提擬會議提擬人提擬。

部門例會：各中心/部門固定匯報程序，部門會議中心/部門負責人自定。5、管理內(nèi)容：5.1會議提擬與審批。5.1.1公司月度例會無須提擬和審批。5.1.2公司臨時行政會議、公司年度例會由集團總裁直接提擬或由議題涉及業(yè)務(wù)的主辦部門負責人提擬、集團總裁批準。5.1.3部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突。其中，中心/部門會議屬非例會性質(zhì)且需另行核給專項費用的，應(yīng)向上一級主管部門報批同意；屬例會性質(zhì)的，由本中心另行提擬方案呈報集團總裁批準后執(zhí)行。5.2會議計劃與統(tǒng)籌。5.2.1每月28日前，總裁辦應(yīng)與各部門協(xié)調(diào)確定下月計劃召開的臨時行政會議，統(tǒng)一報集團總裁審批后，匯同公司月例會編制《月度會議計劃》，于月底前發(fā)放至各部門負責人。5.2.2凡總裁辦已列入計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需安排新的臨時行政會議時，會議召集部門應(yīng)提前2天完成會議提擬和報批手續(xù)，并報請總經(jīng)辦調(diào)整會議計劃。未經(jīng)總裁辦同意，任何人不得隨意打亂正常會議計劃。5.2.3會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體，臨時會議服從例會。各類會議的優(yōu)先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發(fā)事件而召集的緊急會議不受此限。5.3會議準備。5.3.1會議通知遵照以下規(guī)定：1、已列入月度會議計劃表的會議，月中無調(diào)整的，不再另行通知，由中心/部門按計劃表直接通知與會人；2、屬下列情況之一者，按“誰提擬，誰通知”的原則進行會議通知：（1）未列入月度會議計劃而臨時提擬的會議；（2）雖然已列入月度會議計劃，但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明；（3）其它提擬人認為應(yīng)另行通知的情況。3、會議通知期一般應(yīng)提前一天以上，通知對象為與會人、會務(wù)服務(wù)提供部門；4、會議通知形式一般為電話通知。但需對會議議題、需準備的會議資料、會務(wù)安排等作特別說明的會議，應(yīng)以會議通知單進行書面通知；涉及多個部門和參加人數(shù)眾多的大型會議，主辦部門還應(yīng)編制詳細的會議計劃通知相關(guān)部門。5.3.2會議的其它準備工作遵照以下規(guī)定：1、會議提擬部門應(yīng)提前做好會議資料（如會議議程議題、提案、匯報材料、計劃草案、決議決定草案、與會人應(yīng)提交資料等）準備的組織工作；2、會務(wù)服務(wù)提供部門應(yīng)提前做好會務(wù)準備工作，如落實會場，布置會場，備好座位、會議器材、茶具茶水等會議所需的各種設(shè)施、用品等；3、公司總部召開的公司級會議會務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸由總裁辦負責。4、部門在總部召開的會議需用公共會場的，應(yīng)向會議室管理部門（人資行政中心）書面提出，由會議室管理部門（人資行政中心）統(tǒng)籌安排。5.4會議組織。5.4.1會議組織遵照“誰提擬，誰組織”的原則。5.4.2會議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人應(yīng)不遲于會前5分鐘到達會場，檢查會務(wù)落實情況，做好會前準備。2、主持人一般應(yīng)于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成\o"進入有關(guān)'目標'的話題"目標、議程推進中應(yīng)注意的問題等，進行必要的說明。3、會議進行中，主持人應(yīng)根據(jù)會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進及會議效率。4、屬討論、決策性議題的會議，主持人應(yīng)引導會議作出結(jié)論。對須集體議決的事項應(yīng)加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應(yīng)加以歸納并引導會議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見。5、主持人應(yīng)將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間等會后跟進安排向與會人明確。5.4.3與會人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準時到會，并在《會議簽到表》（詳見附件2）上簽到。2、會議發(fā)言應(yīng)言簡意賅，緊扣議題。3、遵循會議主持人對議程控制的要求。4、屬工作部署性質(zhì)的會議，原則上不在會上進行討論性發(fā)言。5、遵守會議紀律，與會期間應(yīng)將手機調(diào)到振動或?qū)⑹謾C呼叫轉(zhuǎn)移至部門另一未與會人處，原則上不允許接聽電話，如須接聽，請離開會場。6、做好本人的會議紀錄。5.4.4多個部門參加的臨時行政會議原則上由集團總裁主持，集團總裁另有授權(quán)的，服從集團總裁授權(quán)。5.4.5公司月度例會、臨時行政會議一般應(yīng)控制在2小時以內(nèi)，根據(jù)會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意。5.4.6主持人為會議考勤的核準人，考勤記錄由會議記錄員負責。5.5會議記錄。5.5.1公司各類會議均應(yīng)以專用記錄本進行會議記錄。5.5.2公司各類會議原則上應(yīng)確定專人負責記錄。會議記錄員的確定應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、各部門應(yīng)常設(shè)一名會議記錄員（一般為本部門的內(nèi)務(wù)文員，名單報總裁備案），負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作。2、會議記錄遵照“誰組織，誰記錄”的原則，如有必要，主持人可根據(jù)本原則及考慮會議議題所涉及業(yè)務(wù)的需要，臨時指定會議記錄員。3、集團總經(jīng)理主持的公司例會、臨時行政會議原則上由集團總裁秘書負責會議記錄工作，集團總裁另有指定的，服從集團總裁指定。5.5.3會議記錄員應(yīng)遵守以下規(guī)定：1、以專用會議記錄本做好會議的原始記錄及會議考勤記錄，根據(jù)需要整理會議紀要。2、會議記錄應(yīng)盡量采用實錄風格，確保記錄的原始性。3、對會議已議決事項，應(yīng)在原始記錄中括號注明“議決”字樣。4、會議原始記錄應(yīng)于會議當日、會議紀要最遲不遲于次日呈報會議主持人審核簽名。5、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作，及時將經(jīng)主持人核準的《會議簽到表》的考勤記錄報考勤人員。5.5.4下列情況下，應(yīng)整理會議紀要：1、公司各類臨時行政會議；2、須會后對會議精神貫徹落實進行跟進的會議；3、其它主持人要求整理會議紀要的會議。5.5.5會議紀要的發(fā)放或傳閱范圍由主持人確定。公司各類臨時行政會議的會議紀要須報總裁辦一份存檔備查。5.5.6會議原始記錄的備檔按以下規(guī)定：1、本部門負責組織的公司各類行政會議的會議記錄，由本部門常設(shè)會議記錄員負責日常歸檔、保管，但用完后的記錄本應(yīng)作為機要檔案及時轉(zhuǎn)總裁辦統(tǒng)一歸檔備查。2、本部門會議記錄由本部門常設(shè)會議記錄員統(tǒng)一歸檔備查。5.5.7會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調(diào)閱應(yīng)嚴格按公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.6會議跟進。5.6.1會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定。5.6.2集團總裁主持的會議的會后跟進工作原則上由總經(jīng)辦助理負責落實，集團總裁另有指定的，服從集團總裁指定。5.6.3會議跟進的依據(jù)以會議原始記錄及會議紀要為準。5.7獎懲。5.7.1獎勵。按《獎懲管理制度》執(zhí)行。5.7.2遲到、早退、缺席。1、遲到所有參加會議的人員在會議規(guī)定召開時間后5分鐘內(nèi)未到的，計為遲到。2、早退凡參加會議人員，如未經(jīng)主持人同意在會議召開結(jié)束前5分鐘提前離開會場的，計為早退。3、缺席凡必須參加會議人員未經(jīng)請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的，計為缺席。5.7.3處罰。1、無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款。2、無正當理由缺席每次處以20元的罰款。3、凡因通知原因造成應(yīng)參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。6、附則。6.1本制度由集團總裁辦負責解釋。6.2凡本制度未明確規(guī)定的獎懲，按《獎懲管理制度》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.3本制度由集團總裁批準后生效，自頒布之日起執(zhí)行。附件1：會議流程圖會議主持人會議記錄員IT技術(shù)人員=1\*GB3=1\*GB3①發(fā)出會議通知解決設(shè)備問題=2\*GB3②解決設(shè)備問題=2\*GB3②會議通知=3\*GB3=3\*GB3③會場布置=4\*GB3=4\*GB3④會議記錄=5\*GB3=5\*GB3⑤形成會議紀要要會議流程說明節(jié)點控制相關(guān)說明=1\*GB3①會議主持人需先確認會議時間、地點、與會人員、會議議程。并合理控制會議時間，=2\*GB3②收到會議通知后，負責通知各與會人員及時參與會議。=3\*GB3③提前15分鐘進行會場布置，準備投影設(shè)備、攝影、錄音器材。進行調(diào)試試用。=5\*GB3⑤會議整理會議內(nèi)容，行程文字說明的會議紀要，以及整理錄影、錄像內(nèi)容，刻錄光盤，進行編號存檔管理。錄音錄像分類為員工大會，管理層會議、項目討論會、培訓類整理刻錄光碟。將設(shè)備充電備用。會議簽到表會議時間會議名稱會議主持人記錄人