天宙信息化咨詢科技公司系統(tǒng)文件管理辦法

系統(tǒng)文件管理辦法-A頁碼：PAGE17-深圳市天宙科技有限公司系統(tǒng)文件管理辦法編號：BG001A版二級文件總頁數(shù)：17制作：審核：核準(zhǔn)：分發(fā)：各部門系統(tǒng)文件管理辦法目的確立完善的運作系統(tǒng)的文件架構(gòu)，以便于管理系統(tǒng)的建設(shè)；明確各類管理文件的表達(dá)形式，確保管理文件的有效性、可行性；使作業(yè)者能及時得到有效的管理文件及其相關(guān)培訓(xùn)。適用范圍本管理辦法適用于本公司持續(xù)重復(fù)發(fā)生的例行行為所需要的管理文件。三、職責(zé)各部門負(fù)責(zé)撰寫本部門的系統(tǒng)管理文件，確保本部門的關(guān)鍵過程得到有效控制；組織評審本部門的系統(tǒng)管理文件；培訓(xùn)管理文件相關(guān)作業(yè)人員，使作業(yè)人員具備相應(yīng)的作業(yè)知識和能力；稽核部定期稽核系統(tǒng)文件的執(zhí)行情況，確保系統(tǒng)文件與實際作業(yè)報保持一致性；通過收集作業(yè)者的反饋情況，優(yōu)化管理系統(tǒng)。四、定義1.0管理系統(tǒng)對于重復(fù)發(fā)生的例行活動中的人、硬件和軟件組成的運作系統(tǒng)。2.0系統(tǒng)文件指管理系統(tǒng)中的軟件部分，包括目標(biāo)、方針、政策、組織架構(gòu)、人員職責(zé)、運作模式、作業(yè)流程、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范、管理規(guī)定、表單和報表等。3.0系統(tǒng)文件架構(gòu)依據(jù)系統(tǒng)文件的作用和相互之間的邏輯以及其表達(dá)格式，對其進(jìn)行分類，由于該分類具有遞進(jìn)性，故將其稱為系統(tǒng)文件架構(gòu)，本公司的系統(tǒng)文件分為四類，分別為一級文件、二級文件、三級文件和四級文件。4.0SOPSOP全稱為“標(biāo)準(zhǔn)化運作程序”，SOP在系統(tǒng)文件中屬于二級文件，重在敘述跨崗位或跨部門的作業(yè)流程、管理規(guī)定和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。SOP的基本特征是涉及多個崗位、多個動作。5.0作業(yè)指導(dǎo)書作業(yè)指導(dǎo)書為三級文件。主要用于規(guī)范、指導(dǎo)相關(guān)崗位的作業(yè)。作業(yè)指導(dǎo)書會張貼或存放于作業(yè)者就近位置，以便于作業(yè)者獲取相關(guān)信息。6.0ISO9001-2000ISO9001-2000為公司的質(zhì)量管理系統(tǒng)，是管理系統(tǒng)中的一個部分。ISO9001-2000的相關(guān)文件同其他系統(tǒng)文件在管理上是完全一致的。7.0受控文件指已經(jīng)批準(zhǔn)，相關(guān)作業(yè)者須按照該文件執(zhí)行相關(guān)作業(yè)的系統(tǒng)文件。8.0非受控文件該不作為相關(guān)作業(yè)的指導(dǎo)或標(biāo)準(zhǔn)，僅用于參考或?qū)W習(xí)等用途的系統(tǒng)文件。9.0作廢文件指已失效，不再具有效力的系統(tǒng)文件。五、作業(yè)流程圖權(quán)責(zé)單位流程權(quán)責(zé)單位流程確立系統(tǒng)文件架構(gòu)確立系統(tǒng)文件架構(gòu)總經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)化小組總經(jīng)辦標(biāo)準(zhǔn)化小組編定文件編號編定文件編號各部門編寫各部門編寫撰寫單位、相關(guān)業(yè)務(wù)部門撰寫單位、相關(guān)業(yè)務(wù)部門評評審總經(jīng)理審總經(jīng)理審批標(biāo)準(zhǔn)化小組建檔標(biāo)準(zhǔn)化小組建檔、分發(fā)及受控各部門運各部門運行各部門持續(xù)完善、優(yōu)化各部門持續(xù)完善、優(yōu)化六、作業(yè)說明1.0確立系統(tǒng)文件體系架構(gòu)1.1體系文件架構(gòu)由四部分構(gòu)成，分別為:一級文件二級文件三級文件四級文件。1.2系統(tǒng)文件架構(gòu)說明1)本公司將《年度管理規(guī)劃》定為公司一級文件，《年度管理規(guī)劃》為管理系統(tǒng)建設(shè)或運行的綱領(lǐng)性文件，應(yīng)覆蓋《質(zhì)量手冊》所有要素，由經(jīng)管會編制，其內(nèi)容包括但不限于：管理方針管理目標(biāo)運作模型組織及職責(zé)關(guān)鍵過程的控制要素等。2）二級文件指為了實現(xiàn)一級文件的管理目標(biāo)，按照一級文件要求的運作模式、組織架構(gòu)和人員職責(zé)，進(jìn)一步回答類似于：如何作怎么作誰去作什么時間作作多少等問題，從而實現(xiàn)一級文件的具體化和可操作性的文件。本公司將將二級文件稱為SOP（標(biāo)準(zhǔn)化運作程序）。二級文件的基本特征為跨崗位、多動作。3）三級文件指張貼于作業(yè)者就近位置的工作要求和指導(dǎo)文件，主要包括但不限于：作業(yè)指導(dǎo)書平面布置圖物料堆放標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備操作、保養(yǎng)規(guī)范等4）四級文件為管理體系運作中產(chǎn)生的表單和報表，是判斷管理系統(tǒng)運行狀況的基本依據(jù)。編寫文件編號2.1編號原則1）系統(tǒng)文件編號共五碼，第一碼表示文件等級，第二碼表示文件所屬管理類別，后三碼為從001開始的流水碼。2）第一碼對照說明A表示一級文件B表示二級文件C表示三級文件D表示四級文件3）第二碼對照說明：A表示行政類；M表示物料類，具體包括采購、計劃和倉儲等；F表示財務(wù)類，具體包括出納、會計等；T表示技術(shù)類，具體包括設(shè)計、開發(fā)、工藝等；P表示生產(chǎn)類，具體包括生產(chǎn)、設(shè)備等；H表示行政和人力資源類；S表示市場和銷售類；Q表示品質(zhì)類。2.2由標(biāo)準(zhǔn)化小組編定系統(tǒng)文件的編碼，并填寫于《系統(tǒng)文件管制表》（如附件一），并通知編寫人將該編號置于系統(tǒng)文件上。4.0編寫系統(tǒng)文件文件格式1）SOP文件格式為：封面格式如附件二；正文頁邊距：左2.5CM，右2.5CM，上2.0CM，下2.0CM；正文頁眉：距邊界1.0CM，左側(cè)為文件名稱，向左對齊，右側(cè)為頁碼，向右對齊，文字均為5號字體。字體：通篇文字均為“宋體”，正文為小四號字段落：正文段落為1.5倍行距正文序號及對齊：一級序號、二級序號和三級序號向左對齊，各序號后的起始文字亦對齊，第二行開始的文字同第一行對齊；四級序號和五級序號同上一極序號后的文字對齊，其第二行開始的文字同第一行文字對齊，如附件三所示；對于SOP文件的附件表單、報表的格式需要依據(jù)其具體情況調(diào)整其上下左右邊距，以使其上下左右的邊距協(xié)調(diào)。2）三級文件(作業(yè)指導(dǎo)書等)的格式為：左上角第一行為向左靠齊的“廣東本邦電器有限公司”字樣，字體大小同正文一致；標(biāo)題為18-22號字；文件名稱為16-18號字；字體為均宋體；其上下頁邊距為1.5CM；其左右的頁邊距均為2.0CM；具體如附件四（豎式）、附件五（橫式）所示。3）四級文件（表單、報表）的格式為：左上角第一行為向左靠齊的“廣東本邦電器有限公司”字樣，字體大小同正文一致；標(biāo)題字體大小范圍為18-22；通常，其上下頁邊距為1.0-1.5CM，左右頁邊據(jù)為1.5-2.0CM，若需要加大內(nèi)容的左右寬度時，也可適當(dāng)縮小左右頁邊距；如果表單或報表涉及多個動作時，應(yīng)于左下方注明該文件的作業(yè)流程。具體如附件六所示。版本系統(tǒng)性文件須采用版本管理，首次發(fā)出的文件版本為A，經(jīng)修改后的同一編號文件第二次發(fā)出時，其版本為B，依次類推。新版本發(fā)出的同時，應(yīng)回收舊版本的文件，失效的系統(tǒng)文件不得作為可操作文件出現(xiàn)在文件使用或保管場所。編寫系統(tǒng)文件制作人應(yīng)嚴(yán)格遵循系統(tǒng)文件格式，格式是對系統(tǒng)文件最基本的要求，不符合格式的系統(tǒng)文件將不予評審；系統(tǒng)文件的編制人為各部門的部門主管、工程師或管理師；編寫者應(yīng)向作業(yè)的權(quán)威人（權(quán)威人指相關(guān)作業(yè)、業(yè)務(wù)的一線操作人員，由于他們最貼近事實，故稱為權(quán)威人）調(diào)查真實運作情況，收集運作數(shù)據(jù)，以確保即將編寫的系統(tǒng)文件具有有效性、可操作性。系統(tǒng)文件的制作過程可能會涉及諸多的專業(yè)知識，并需要編寫人員調(diào)查現(xiàn)實業(yè)務(wù)的狀況，但系統(tǒng)文件只是這些過程的最后呈現(xiàn)，要求系統(tǒng)的文字簡潔、邏輯清晰，重點在于敘述“如何做”、“誰去做？”、“什么時候做？”等操作指導(dǎo)性的問題。表格是SOP運行的載體，一個沒有表格的SOP文件，將只會停留在“了解”，難以產(chǎn)生“行動”，故要求在制作SOP文件過程中必須設(shè)計其運作過程中的對應(yīng)的表單、報表，并作為SOP附件。評審系統(tǒng)文件的評審旨在使系統(tǒng)文件的內(nèi)容考慮到相關(guān)流程的輸入和輸出，使系統(tǒng)符合實際的運作，增加系統(tǒng)的可操作性、有效性。各部門在完成系統(tǒng)文件的制作和內(nèi)部評審后，須填寫《系統(tǒng)文件評審表》（如附件七）連同文件交于標(biāo)準(zhǔn)小組檢查格式，若格式符合要求，則由標(biāo)準(zhǔn)小組安排評審時間。對于不能符合公司格式要求的文件予以退回修改。系統(tǒng)文件評審可采用書面會簽形式，也可采用投影會議形式，但均需將評審結(jié)果填寫于《系統(tǒng)文件評審表》。評審人員為編寫者、業(yè)務(wù)相關(guān)人員和公司領(lǐng)導(dǎo)，參加人員需將評審結(jié)果填寫于《系統(tǒng)文件評審表》上，由總經(jīng)理最終判定該次評審是否通過，若總經(jīng)理未參加該次評審，則由授權(quán)代理人裁決。一級文件和二級文件須評審后方能申請發(fā)布，未評審或未評審?fù)ㄟ^的一、二級文件不得發(fā)布。三級文件可酌情安排評審。四級文件（表單、報表類）無需評審。審批對于經(jīng)評審合格后一、二級系統(tǒng)文件須經(jīng)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批后生效；對于三級文件經(jīng)部門經(jīng)理以上（含）人員批準(zhǔn)后生效。建檔及分發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化小組以“受控文件”、“非受控文件”和“作廢文件”三種狀態(tài)管理分發(fā)的文件；標(biāo)準(zhǔn)化小組需要制作以上三種文件狀態(tài)的印章，以管理各文件的狀態(tài)；“作廢文件”應(yīng)在其作廢時刻起由標(biāo)準(zhǔn)化小組回收，并加蓋“作廢文件”印章；新版本的系統(tǒng)文件發(fā)出的同時，應(yīng)回收舊版本的文件，并對舊版本系統(tǒng)文件加蓋“作廢文件”印章；對于有多頁的系統(tǒng)文件，應(yīng)加蓋相關(guān)印章的“騎縫章”。兩種不同版本的文件不得存放在“受控文件”的存放地或作業(yè)者就近位置；系統(tǒng)文件的原件不屬于以上任何一種狀態(tài)，不得以以上任何一種狀態(tài)標(biāo)示；標(biāo)準(zhǔn)化小組須在系統(tǒng)文件生效三天內(nèi)收集對應(yīng)的電子文件并統(tǒng)一保存；標(biāo)準(zhǔn)化小組按系統(tǒng)文件要求將系統(tǒng)文件分發(fā)到各單位，并填寫《系統(tǒng)文件收發(fā)記錄》（如附件八）。8.0系統(tǒng)運行未有特殊說明的情況下，系統(tǒng)文件批準(zhǔn)的日期為系統(tǒng)文件的生效日，系統(tǒng)運行初期，各業(yè)務(wù)相關(guān)部門應(yīng)同編寫部門密切溝通，以便編寫部門及時修正并完善系統(tǒng)文件。9.0系統(tǒng)文件完善、優(yōu)化當(dāng)各業(yè)務(wù)相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)有更好的運行方案，或發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有系統(tǒng)有缺陷時，便向編寫單位提出優(yōu)化建議，必要時，應(yīng)召集相關(guān)部門進(jìn)行評審。七、罰則對于未編訂或未正確編訂系統(tǒng)文件的編號者，每次罰款文控5元；對于未能審查出錯誤的系統(tǒng)文件格式者，每次罰款文控5元；對于未及時回收舊版本的系統(tǒng)文件者，每次罰款文控5元；對于未執(zhí)行評審規(guī)定，便發(fā)放系統(tǒng)文件者，每次罰款文控、編寫人各5元；對于未能正確表示系統(tǒng)文件狀態(tài)印章者，每次罰款文控5元；有關(guān)其他違反本管理規(guī)定的行為，將予酌情處罰。八、附件系統(tǒng)文件管制表SOP封面格式SOP正文格式三級文件豎式格式三級文件橫式格式表單格式系統(tǒng)文件評審表系統(tǒng)文件收發(fā)記錄附件一：系統(tǒng)文件管制表序號文件編號版本文件名稱編號時間制作人/部門批準(zhǔn)時間失效時間作業(yè)流程：編寫系統(tǒng)文件編號→檢查文件格式→填寫相關(guān)記錄附件二：封面格式廣東本邦電器廣東本邦電器有限公司XXXX管理辦法編號：BXXXXX版二級文件總頁數(shù)：X制作：審核：核準(zhǔn)：分發(fā)：各部門附件三：正文格式XXXXX管理辦法XXXXX管理辦法目的XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX適用范圍XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX職責(zé)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX流程圖XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX作業(yè)說明1.0XXXX1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.0XXXXX2,1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.0XXXX3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX附件四：廣東本邦電器有限公司作業(yè)指導(dǎo)書文件名稱XXXXX作業(yè)指導(dǎo)書版本頁碼文件編號CXXXX制作時間生效時間制作審核批準(zhǔn)附件五：廣東本邦電器有限公司作業(yè)指導(dǎo)書文件名稱XXX作業(yè)指導(dǎo)書版本頁碼文件編號CXXXX制作時間生效時間制作會簽審核批準(zhǔn)附件六：表單格式廣東本邦電器有限公司記錄編號：DXXXXXXXXXX單（表）以下內(nèi)容由XXXXX填寫以下內(nèi)容又XXXXX填寫以下內(nèi)容由XXXXXXX填寫作業(yè)流程：XXXXXXXXXXXXXXX→XXXXXXXX→XXXXXXXXX→XXXXXXXXX附件七：系統(tǒng)文件評審表以下內(nèi)容由系統(tǒng)編寫人填寫文件編號文件名稱編寫人部門制作時間評審部門部門內(nèi)部評審□提供了合理、有效的解決方案內(nèi)部評審結(jié)論：□格式符合要求□同意提交公司評審□具清晰的流程和行動描述□修改后再提交公司評審□流程和正文具有一致性□設(shè)計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性主管確認(rèn)：公司評審意見及結(jié)論□提供了合理、有效的方案結(jié)論：□評審?fù)ㄟ^，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審?fù)ㄟ^，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設(shè)計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結(jié)論：□評審?fù)ㄟ^，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審?fù)ㄟ^，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設(shè)計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結(jié)論：□評審?fù)ㄟ^，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審?fù)ㄟ^，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：□設(shè)計了運作過程中的所需的表單□表單的信息完整，并具有操作性評審人：□提供了合理、有效的方案結(jié)論：□評審?fù)ㄟ^，即刻簽發(fā)運行□格式符合要求□評審?fù)ㄟ^，局部修改后投入運行□具清晰的流程和行動描述□修改后再評審□流程和正文具有一致性其他意見：