文件編寫(xiě)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)

文件編寫(xiě)指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)總則1.1本文件規(guī)定了青龍物業(yè)各單位/部門(mén)質(zhì)量體系文件與文書(shū)文件的編號(hào)及管理控制。1.2本文件適用于青龍物業(yè)各單位/部門(mén)。定義2.1質(zhì)量體系文件指質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、運(yùn)作手冊(cè)、管理文件/專(zhuān)業(yè)手冊(cè)、質(zhì)量表格等與質(zhì)量體系有關(guān)的文件。2.2文書(shū)文件指公司行政文件、行政規(guī)章、各種請(qǐng)示、宣傳欄文件、一次性的通知等其他與質(zhì)量體系無(wú)直接關(guān)聯(lián)的文件。職責(zé)3.1品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件的編號(hào)、管理和控制。3.2各責(zé)任單位/部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本業(yè)務(wù)范圍內(nèi)文書(shū)文件按照本規(guī)定使用和執(zhí)行。工作要求4.1公司部門(mén)代號(hào)文件責(zé)任單位名稱(chēng)編碼標(biāo)識(shí)文件責(zé)任單位名編碼標(biāo)識(shí)稱(chēng)總辦ZB市國(guó)稅SGS品牌策劃部PP市南地稅SNDS品質(zhì)管理中心PZ魯瑞苑LRY行政管理部XZ品山PS人力資源部HR中信保ZXB財(cái)務(wù)部CW市北區(qū)政府SBQW備注：如因項(xiàng)目調(diào)整導(dǎo)致編號(hào)增減，由行政管理部負(fù)責(zé)增發(fā)新編號(hào)4.2文件編號(hào)規(guī)則4.2.1質(zhì)量體系文件編號(hào)管理4.2.1.1質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)（TTWY-QM）TTWY-QM質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)企業(yè)代號(hào)（青龍物業(yè)）4.2.1.2程序文件編號(hào)（TTWY-QP-□□）TTWY–QP–□□順序號(hào)（01-99）程序文件代號(hào)企業(yè)代號(hào)（青龍物業(yè)）4.2.1.3運(yùn)作手冊(cè)編號(hào)（TTWY-QB–□□）TTWY–QB–□□單位/部門(mén)編號(hào)（詳見(jiàn)4.1）運(yùn)作手冊(cè)代號(hào)企業(yè)代號(hào)（青龍物業(yè)）4.2.1.4管理文件/專(zhuān)業(yè)手冊(cè)編號(hào)（TTWY-QC-□□–□□）TTWY–QC–□□–□□順序號(hào)（01-99）單位/部門(mén)編號(hào)（詳見(jiàn)4.1）管理制度及規(guī)定代號(hào)企業(yè)代號(hào)（青龍物業(yè)）4.2.1.5質(zhì)量表格編號(hào)（□□□□–B–□□）(TTWY）□□□□–B–□□表格順序號(hào)質(zhì)量表格代碼體系文件編號(hào)4.2.1.6以上編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)適用于物業(yè)公司各單位、部門(mén)，如納入青龍地產(chǎn)管理標(biāo)準(zhǔn)（包含公司制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)）按照青龍地產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2.2文書(shū)文件編號(hào)4.2.2.1一般文書(shū)類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)表行文類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)行文類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)管理通報(bào)管宣傳欄宣督導(dǎo)簡(jiǎn)報(bào)督物料申購(gòu)購(gòu)品格嘉獎(jiǎng)嘉物業(yè)資訊資計(jì)劃、規(guī)劃計(jì)方案、總結(jié)、報(bào)告綜會(huì)議紀(jì)要紀(jì)通知、請(qǐng)示、函通備注：如有文件類(lèi)別未在此范圍內(nèi)，可納入綜合類(lèi)4.2.2.2紅頭文件編號(hào)（青龍物發(fā)[□□□□]□□號(hào)）青龍物發(fā)[□□□□]□□號(hào)順序號(hào)年份代號(hào)（如：2012）企業(yè)代號(hào)4.2.2.3一般文書(shū)編號(hào)（TTWY–□□–□–□□□□□□）如：TTWY-TTC-宣-2012001，此編號(hào)表示青龍城2012年第一份宣傳欄文件。TTWY–□□–□–□□□□□□編制年份+順序號(hào)（001-999）文書(shū)類(lèi)別簡(jiǎn)稱(chēng)（詳見(jiàn)4.2.2.1）單位/部門(mén)代號(hào)（詳見(jiàn)4.1）企業(yè)代號(hào)（青龍物業(yè)）4．3文件的編寫(xiě)及管理控制4.3.1質(zhì)量體系文件的編寫(xiě)及發(fā)布要求4.3.1.1頁(yè)面及文字編排：頁(yè)面設(shè)置：A4紙：上下邊距2.5cm，左邊距3cm，右邊距2cm。頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置：頁(yè)眉1.5cm，左上角為青龍物業(yè)VI標(biāo)識(shí)（標(biāo)識(shí)尺寸大小：高度*寬度=0.76cm*4.13cm）；右上角為文件編號(hào)；頁(yè)腳1.75cm，居中顯示“第X頁(yè)共X頁(yè)”。文字：一律采用宋體，標(biāo)題采用四號(hào)黑體加粗字居中，章標(biāo)題采用五號(hào)黑體加粗字，其他文字采用五號(hào)字；章標(biāo)題和每節(jié)開(kāi)頭均退后兩字距離；行距為1.5倍；段前、段后間距為0.5行。4.3.1.2質(zhì)量體系文件分為“受控文件”和“非受控文件”兩種，公司使用的文件均為受控文件，在封面加蓋紅色“受控”印章予以標(biāo)識(shí)（歸檔存底文件除外），并注明發(fā)文號(hào)。非受控文件一般是為某種需要提供給業(yè)主或其他授權(quán)發(fā)放的單位，須對(duì)文件進(jìn)行發(fā)放登記。4.3.1.3質(zhì)量體系文件的編寫(xiě)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由品質(zhì)管理中心組織編寫(xiě)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的解釋權(quán)，由總經(jīng)理授權(quán)品質(zhì)管理中心進(jìn)行解釋。各責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)各業(yè)務(wù)范圍內(nèi)管理制度及規(guī)定的編寫(xiě)，品質(zhì)管理中心進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。運(yùn)作手冊(cè)的編寫(xiě)由品質(zhì)管理中心組織并提供管理模式，相關(guān)單位負(fù)責(zé)初稿的擬定，品質(zhì)管理中心進(jìn)行審核后報(bào)管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.3.1.4質(zhì)量體系文件使用與管理質(zhì)量體系文件由品質(zhì)管理中心根據(jù)各單位/部門(mén)的崗位工作需要，確定發(fā)布范圍及數(shù)量并統(tǒng)一編號(hào)，文件的發(fā)放應(yīng)確保文件使用的各種場(chǎng)所都能獲得適用文件的有效版本。品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量體系文件的歸檔保管，編輯受控文件清單，以識(shí)別文件的修訂狀態(tài)。質(zhì)量體系文件由品質(zhì)管理中心按發(fā)放明細(xì)進(jìn)行登記發(fā)放，文件持有人必須在《發(fā)文登記表》上簽名，《發(fā)文登記表》由品質(zhì)管理中心保存?zhèn)浒?，?duì)文件的有效性進(jìn)行控制。各單位/部門(mén)收到質(zhì)量文件后，文件管理人員應(yīng)在《收文登記表》上進(jìn)行登記并分類(lèi)、有序存放，保持文件的清晰，易于識(shí)別，便于檢索。文件管理人員應(yīng)對(duì)所保管的質(zhì)量體系文件進(jìn)行日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。質(zhì)量體系文件持有人應(yīng)妥善保管文件，不得任意涂改、復(fù)制、外借或丟失。質(zhì)量體系文件破損、丟失時(shí)，文件持有人到品質(zhì)管理中心登記領(lǐng)取新文件，并登記備案。持有人調(diào)離工作崗位時(shí)應(yīng)把質(zhì)量體系文件交還品質(zhì)管理中心；人力資源部在人員調(diào)動(dòng)時(shí)應(yīng)對(duì)此項(xiàng)工作加以復(fù)核，確保文件有序安全管理。D.如因工作需要臨時(shí)借閱質(zhì)量體系文件和資料時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)單》，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可借閱。4.3.2文書(shū)文件的編寫(xiě)規(guī)范4.3.2.1頁(yè)面及文字編排參照4.3.1.1標(biāo)準(zhǔn)，具體要求如下：頁(yè)面設(shè)置：A4紙：上下邊距2.5cm，左邊距3cm，右邊距2cm。頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置：頁(yè)眉1.5cm，頁(yè)腳1.75cm；左上角為青龍物業(yè)VI標(biāo)識(shí)（標(biāo)識(shí)尺寸大小：高度*寬度=0.76cm*4.13cm）；右上角為青龍企業(yè)年號(hào)或摘取部分年號(hào)，例如2012年在文件右上角體現(xiàn)“以客戶(hù)為中心，我們?cè)诼飞稀?。但?duì)于品牌宣傳類(lèi)、宣傳欄文件可根據(jù)美觀(guān)、版面等要求，相關(guān)部門(mén)可根據(jù)宣傳效果、目的等特殊要求另行設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。4.3.2.2紅頭文編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件一）4.3.2.3管理通報(bào)編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件二）4.3.2.4會(huì)議紀(jì)要（見(jiàn)附件三）4.3.2.5一般性通知標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)附件四）4.3.2.6方案/請(qǐng)示/報(bào)告編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件五）4.3.2.7企業(yè)內(nèi)部宣傳欄通知/公示/通告編寫(xiě)及張貼規(guī)范（見(jiàn)附件六）4.3.2.8社區(qū)宣傳欄通知編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件七）4.3.2.9社區(qū)宣傳欄重要通知編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件八）4.3.2.10品格嘉獎(jiǎng)編寫(xiě)規(guī)范（見(jiàn)附件九）4.3.2.11文書(shū)文件在編輯中必須按照以上標(biāo)準(zhǔn)編寫(xiě)；提報(bào)審批須附內(nèi)部擬稿單提請(qǐng)報(bào)批。各責(zé)任部門(mén)要嚴(yán)格本規(guī)定執(zhí)行，做好文件的編制、管理、存檔工作。4.4考核處罰4.4.1未按公司規(guī)定或品質(zhì)管理中心要求編寫(xiě)質(zhì)量體系文件的情況，對(duì)編寫(xiě)者、審核者及審批者皆按100元/次考核。4.4.2未按公司規(guī)定編寫(xiě)文書(shū)文件或規(guī)范使用本規(guī)定編號(hào)的情況，對(duì)編寫(xiě)者、審核者及審批者皆按20元/處考核。4.4.3為體現(xiàn)和培養(yǎng)公司職員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，杜絕文件編寫(xiě)中不嚴(yán)謹(jǐn)、不專(zhuān)業(yè)的陋習(xí)，對(duì)于在文件編寫(xiě)出現(xiàn)錯(cuò)字、別字或出現(xiàn)底線(xiàn)錯(cuò)誤的情況，給予文件編寫(xiě)者、審核者20元/處的考核。4.4.4未按公司程序要求辦理相關(guān)流程或隨意破壞文件的情況，屬中度違紀(jì)并給予100元—300元處罰。4.4.5未按公司要求遵守保密制度的情況，屬?lài)?yán)重違紀(jì)，給予300元以上罰款，嚴(yán)重者公司有權(quán)予以辭退處理。相關(guān)文件《標(biāo)準(zhǔn)化管理規(guī)定》、《質(zhì)量管理文件修訂、更改、作廢管理規(guī)定》相關(guān)記錄序號(hào)

名稱(chēng)

保存部門(mén)

保存期限1

《青龍物業(yè)內(nèi)部擬稿單》

各部門(mén)

二年流程圖或重點(diǎn)事項(xiàng)圖表無(wú)附加說(shuō)明本文件主要修訂起草人：行政管理部、品質(zhì)管理中心。本文件由行政管理部、品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)解釋。附件一：紅頭文件編寫(xiě)規(guī)范青龍物業(yè)服務(wù)有限公司青龍物發(fā)[××××]××號(hào)宋體、一號(hào)、加粗、居中★文件標(biāo)題宋體、四號(hào)、加粗、居中發(fā)文對(duì)象：宋體、四號(hào)、加粗、居中正文宋體，小四號(hào)，左對(duì)齊宋體，五號(hào)，首行縮進(jìn)2字符特此通知。青龍物業(yè)服務(wù)有限公司××××年××月××日主題詞：xxxx抄送：xxxx附件二：管理通報(bào)編寫(xiě)規(guī)范管理通報(bào)（編號(hào)：××）宋體、一號(hào)、加粗、居中文件標(biāo)題 宋體、四號(hào)、加粗、居中發(fā)文對(duì)象：正文

黑體、四號(hào)、加粗、居中宋體，小四號(hào)，左對(duì)齊宋體，五號(hào)，首行縮進(jìn)2字符特此通知。青龍物業(yè)服務(wù)有限公司××××年××月××日附件三：會(huì)議紀(jì)要 黑體，四號(hào)，加粗，居中××××××?xí)h紀(jì)要（編號(hào)：××） 宋體、小四號(hào)、居中時(shí) 間：××××年××月××日地 點(diǎn)：××××主持人：×××與會(huì)人員：××××××××××××××××××主 題：××××××××××××××正文宋體、五號(hào)、首行縮進(jìn)2字符宋體、小四號(hào)、加粗、居中附件四：一般性通知編寫(xiě)規(guī)范發(fā)文對(duì)象：文書(shū)特此通知。

一般性通知標(biāo)