云南公司工程項目部文檔管理制度

云南公司工程部項目文檔管理制度（2013年版）第8頁共8頁文件名稱云南公司工程項目部文檔管理制度版號：2013年版編制人黃仙明審核人楊堂平批準(zhǔn)人喻源勇發(fā)布單位云南龍湖頁數(shù)共9頁發(fā)布日期2013年9月16日生效日期2013年10月1日目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1目的 22適用范圍 23執(zhí)行管理制度的項目： 24、引用文件 25、管理原則 25.1工程資料 25.2工程各參建單位資料 26、管理職責(zé) 36.1工程部 36.2項目經(jīng)理 36.3項目內(nèi)業(yè)工程師 37、管理內(nèi)容 37.1建設(shè)工程檔案分類及保管期限 37.2建設(shè)工程檔案架構(gòu)及移交銷毀 47.3施工圖說版本管理 47.4項目工程文檔流轉(zhuǎn)管理 57.5項目工程檔案歸檔要求 57.6項目工程檔案管理交底 67.7項目工程文檔用章管理 77.8項目其他管理臺帳用電子表格 78、附件 71目的規(guī)范云南公司各項目的工程紙質(zhì)檔案管理。在集團(tuán)發(fā)布建設(shè)項目工程檔案管理制度（2012年版）后，針對云南公司實際情況梳理云南公司2013版工程項目部文檔管理制度。對云南公司工程部及項目部內(nèi)業(yè)工程師提供文檔管理指引。2適用范圍適用于云南公司各區(qū)域工程項目紙質(zhì)檔案（包含文檔、圖紙、圖說資料等）收發(fā)、流轉(zhuǎn)、歸檔、備案、查閱、銷毀等文控管理環(huán)節(jié)。云南公司處于初成立階段，各項目開發(fā)實施過程中，如涉及不在昆明市城區(qū)開發(fā)的項目，因其項目所在地特殊性的要求，可參照本制度梳理其相應(yīng)的管理制度。3執(zhí)行管理制度的項目：云南地區(qū)公司所有在建項目、后期開發(fā)項目均需按照最新的2013版云南公司工程項目部文檔管理制度進(jìn)行調(diào)整和完善。4、引用文件4.1云南省工程建設(shè)地方標(biāo)準(zhǔn)（DBJ53/T—44—2011）4.1四川省建設(shè)工程文件歸檔技術(shù)管理規(guī)定川建發(fā)〔2006〕158號；4.2建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范實施指南（第二版）；《昆明市建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》4.3《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）4.4龍湖集團(tuán)建設(shè)項目工程檔案管理制度（2012年版）。5、管理原則5.1工程資料工程資料應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集、整理并按規(guī)定移交或歸檔。5.2工程各參建單位資料工程各參建單位應(yīng)確保各自資料的真實、有效、合法和齊全，不得隨意對工程資料進(jìn)行涂改、偽造、隨意抽撤或損毀、丟失。6、管理職責(zé)6.1工程部從職能角度，組織與當(dāng)?shù)亟ㄎ?、城建檔案館的溝通聯(lián)系，明確當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)工程檔案管理相關(guān)規(guī)定，組織協(xié)調(diào)辦理項目檔案進(jìn)館前置工作；對工程項目部文檔管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.2項目經(jīng)理作為項目工程實施及現(xiàn)場管理的責(zé)任人，組織開展項目工程檔案管理工作，協(xié)助項目內(nèi)業(yè)工程師各項工程檔案資料管理工作的順利進(jìn)行。6.3項目內(nèi)業(yè)工程師作為項目工程檔案管理的執(zhí)行者，負(fù)責(zé)項目開發(fā)建設(shè)全過程檔案資料（含圖紙）的收集、整理、歸檔工作，并監(jiān)督、檢查施工、監(jiān)理單位對所負(fù)責(zé)項目的工程資料編制、整理、歸檔工作；在總包及監(jiān)理單位進(jìn)場后一個月內(nèi)根據(jù)項目文檔管理制度進(jìn)行文控交底，工程竣工驗收后，在規(guī)定時間內(nèi)組織參建各方進(jìn)行竣工資料（含竣工圖）移交及工程實施全過程資料銷毀工作。7、管理內(nèi)容7.1建設(shè)工程檔案分類及保管期限7.1.1建設(shè)工程檔案分類7.1.2建設(shè)工程檔案保管期限按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）要求，建設(shè)工程文件保管期限分為永久、長期、短期三種期限。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。7.2建設(shè)工程檔案架構(gòu)及移交銷毀7.2.1實際工作中建設(shè)方項目部內(nèi)業(yè)工程師工程檔案收集、整理、歸檔、移交及銷毀主要有19類,按《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）規(guī)定，工程竣工驗收后三個月內(nèi)將工程竣工資料移交城建檔案館。7.2.2建設(shè)方項目部內(nèi)業(yè)工程師收集、整理、歸檔的工程檔案，在項目竣工備案后，按要求進(jìn)行移交。移交規(guī)定外的涉及項目實施過程中的其它工程檔案，項目部須根據(jù)本項目具體情況，確定其處理措施，以“工作聯(lián)系單”形式報OA審批后，按定稿處理措施執(zhí)行。7.2.3項目工程檔案銷毀前，必須有審批通過的銷毀清單。銷毀時，須有公司檔案室檔案管理員或工程部內(nèi)業(yè)工程師現(xiàn)場監(jiān)銷。為確保相關(guān)機(jī)密，對銷毀的工程檔案必須化為紙漿或焚燒，嚴(yán)禁出賣和作它用。建設(shè)單位項目文檔架構(gòu)及移交銷毀一覽表具體詳見附件1。注：除竣工資料移交外，項目工程部還需完善工程實物移交。實物移交時所涉及的移交事項（含配套鑰匙、使用說明書、合同、維修聯(lián)系人等），要求進(jìn)行逐項點(diǎn)交，移交完成，移交各方完善簽章手續(xù)。簽章手續(xù)完善的實物移交清單在項目當(dāng)期竣工交房后一個月內(nèi)抄送公司檔案室及工程部備份，實物移交要求及模板參照項目物業(yè)承接查驗管理制度。7.3施工圖說版本管理在項目實施過程中，項目內(nèi)業(yè)工程師應(yīng)注意圖說資料的版本控制，尤其是出現(xiàn)局部更新及替換版本時，應(yīng)通知相關(guān)分供方（監(jiān)理單位、施工單位），收回作廢圖紙，發(fā)放新圖。作廢的圖紙，應(yīng)在其封面加蓋作廢章（作廢章由云南公司工程部統(tǒng)一制定模板并由行政部統(tǒng)一刻制），并明確作廢時間以及替代版本，在適宜時間，統(tǒng)一銷毀，圖紙銷毀前必須以“工作聯(lián)系單”形式報OA審批通過后，按定稿處理措施執(zhí)行。項目施工圖說版本更新通知詳見附件2。項目部施工圖設(shè)計成果確認(rèn)表詳見附件3。7.4項目工程文檔流轉(zhuǎn)管理7.4.1管理流程

7.4.2文檔提交標(biāo)準(zhǔn)模板、提交數(shù)量、時間、流轉(zhuǎn)流程詳見附件3。7.4.3文檔編號文檔編號應(yīng)遵循簡潔、易懂的原則。在項目實施過程中，項目內(nèi)業(yè)工程師應(yīng)明確項目各類文檔編號的執(zhí)行者，嚴(yán)禁重號、漏號、占號情況的出現(xiàn)，工程部資料編號原則詳見附件4。7.4.4項目內(nèi)業(yè)工程師須對項目建設(shè)過程中需流轉(zhuǎn)的文檔（含圖紙）收發(fā)進(jìn)行收發(fā)登記，并形成電子臺賬，對文檔（含圖紙）流轉(zhuǎn)建立文檔流轉(zhuǎn)電子臺賬，以便及時跟蹤、催辦文檔流轉(zhuǎn)，使文檔流轉(zhuǎn)處于受控狀態(tài)，文檔及圖紙電子流轉(zhuǎn)跟蹤表詳見附件5。7.5項目工程檔案歸檔要求項目實施過程中，建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)按照《建設(shè)工程施工質(zhì)量驗收規(guī)范實施指南》（第二版）及各區(qū)域建委、檔案館的要求，收集、整理、歸檔各類工程檔案。建設(shè)方項目部內(nèi)業(yè)工程師應(yīng)定期按規(guī)范及檔案館關(guān)于竣工資料的相關(guān)要求進(jìn)行檢查和收集，確保項目建設(shè)過程中工程檔案與現(xiàn)場實施進(jìn)度同步，并保證竣工資料處于受控狀態(tài)，竣工資料過程中收集管理辦法詳見附件6。7.5.1工程檔案歸檔要求分項規(guī)范要求案卷檔案柜內(nèi)案卷按照19大類資料依序擺放整齊案卷檔號連貫，案卷題名規(guī)范、完善、合理卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄信息（序號、責(zé)任者、文件編號、文件題名、歸檔日期、頁次）完善組卷分類組卷，整齊、有序卷內(nèi)文件卷內(nèi)歸檔編號連貫，歸檔資料按順序放置卷內(nèi)歸檔文件及附件收集完善卷內(nèi)歸檔文件及附件簽字（手簽）、簽章完善（鮮章）文件排列有序（按建設(shè)流程先后順序排列）卷內(nèi)文件與卷內(nèi)目錄一一對應(yīng)卷內(nèi)文件借閱記錄/標(biāo)注完整卷標(biāo)及卷內(nèi)目錄用表詳見附件7。7.6項目工程檔案管理交底7.6.1交底對象1）項目工程部所有成員：由項目部內(nèi)業(yè)工程師在項目部成立后，向項目工程部全體成員就本項目的文檔管理制度進(jìn)行交底。2）項目運(yùn)營團(tuán)隊成員：由項目部內(nèi)業(yè)工程師在項目部成立后，向項目運(yùn)營團(tuán)隊各職能工程師及經(jīng)理就本項目的文檔管理制度進(jìn)行交底。3）總包施工單位、監(jiān)理單位：由項目內(nèi)業(yè)工程師在項目總包施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)場后一個月內(nèi)，對總包施工單位、監(jiān)理單位進(jìn)行文檔管理交底，交底紀(jì)要需在項目內(nèi)業(yè)工程師處存檔備案。4）分包施工單位：分包施工單位進(jìn)場后一周內(nèi)，項目監(jiān)理單位對其進(jìn)行文檔管理交底,建設(shè)單位內(nèi)業(yè)工程師負(fù)責(zé)監(jiān)督，交底紀(jì)要由甲方內(nèi)業(yè)工程師歸檔。7.6.2交底要求①總包施工單位項目經(jīng)理、技術(shù)負(fù)責(zé)人、預(yù)算人員、資料員及監(jiān)理單位項目總監(jiān)、總監(jiān)代表、資料員必須參加項目部組織的項目工程檔案管理制度交底。交底會議紀(jì)要抄送工程部備案。②分包施工單位項目經(jīng)理、預(yù)算人員、資料員必須參加項目監(jiān)理單位組織的項目工程檔案管理制度交底,交底會議紀(jì)要抄送項目部備案。7.6.3項目工程檔案管理分供方交底內(nèi)容詳見附件8。7.7項目工程文檔用章管理取消項目章，需用公章的項目文檔須嚴(yán)格按照云南公司用章管理辦法操作；工程部可集中申請印制各項目功能性用章，圖紙作廢章、文檔流轉(zhuǎn)時效一覽表用章，由項目內(nèi)業(yè)工程師統(tǒng)一保管，未經(jīng)允許不可外借使用。7.8項目其他管理臺帳表格管理臺帳表格詳見附件9。8、附件附件1：云南公司建設(shè)單位項目文檔