采購流程規(guī)范

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購流程規(guī)范目錄：1、采購流程規(guī)范2、采購進(jìn)貨流程規(guī)程采購流程規(guī)范目的本標(biāo)準(zhǔn)業(yè)務(wù)程序的目的是用于設(shè)立必要的定義和程序以保證重慶英諾科技有限公司的采購低成本和采購標(biāo)準(zhǔn)的一致性。定義PR：PurchaseRequestForm采購申請單,公司內(nèi)部使用；PO：PurchaseOrderForm采購訂單，公司對外使用。職責(zé)3.1請購人根據(jù)部門需求，提出請購要求，提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號，填寫采購申請單并交相關(guān)人員核準(zhǔn)；接收和檢驗(yàn)請購的物品和服務(wù)。3.2采購人根據(jù)請購人的采購申請單，訂購價格合理并與要求相符合的物品及服務(wù)。生產(chǎn)部采購人員負(fù)責(zé)物料及與生產(chǎn)制造或與開發(fā)有關(guān)的各種物資的采購，或?qū)Τ邪痰牟少徆ぷ鬟M(jìn)行監(jiān)督。行政部負(fù)責(zé)公司辦公用品及后勤物資的采購。各采購人員應(yīng)對采購物品的價格及質(zhì)量負(fù)責(zé)。3.3物流保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r、優(yōu)質(zhì)，負(fù)責(zé)進(jìn)口貨物的報關(guān)手續(xù)辦理，及時清關(guān)。3.4生產(chǎn)部生產(chǎn)部質(zhì)量人員負(fù)責(zé)對供方(物料供應(yīng)商及承包商)的質(zhì)量保證能力評審標(biāo)準(zhǔn)及評審計(jì)劃的制定和質(zhì)量保證能力評審。3.5財(cái)務(wù)部在收到所有需要的文件后進(jìn)行核對，將供應(yīng)商的發(fā)票與采購申請單PR、采購訂單PO、收貨清單等相關(guān)單據(jù)相對照，進(jìn)行數(shù)量和金額的確認(rèn)。并按時向供貨商付款。采購范圍4.1產(chǎn)品：指公司委外加工的產(chǎn)品，采購后即交付給客戶。4.2生產(chǎn)物料：指與產(chǎn)品生產(chǎn)直接相關(guān)物料，公司目前生產(chǎn)物料多數(shù)由產(chǎn)品生產(chǎn)承包商進(jìn)行采購。4.3固定資產(chǎn)：是指單位價值超過人民幣1000元以上，同時使用年限超過兩年以上的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。如機(jī)器、車輛、電子設(shè)備等。4.4低值設(shè)備：是指單位價值未能達(dá)到固定資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn)，但其使用年限超過一年的生產(chǎn)、經(jīng)營設(shè)備。在會計(jì)處理上可不作為資本性支出而一次費(fèi)用化，但對其管理應(yīng)視同固定資產(chǎn)進(jìn)行。如辦公桌椅，實(shí)驗(yàn)室用工具。4.5低值易耗品：是指成批采購的低價值的耗材。如實(shí)驗(yàn)室用接插件等。4.6長期服務(wù)的客戶：除上述以外，但有長期供貨或提供勞務(wù)的客戶。如快餐，辦公文具供應(yīng)商,電信服務(wù)，域名等。其它非費(fèi)用報銷申請范圍內(nèi)的采購申請。操作過程及操作程序詳述5.1申請請購人負(fù)責(zé)提供采購物資的技術(shù)要求，規(guī)格型號，可行或必要時，應(yīng)給出推薦的供應(yīng)商及價格。請購人應(yīng)填寫采購申請單，并負(fù)責(zé)交于相關(guān)人員核準(zhǔn)。5.2批準(zhǔn)5.2.1對采購申請單PR的批準(zhǔn)對所有采購申請單，必須嚴(yán)格按以下簽字授權(quán)進(jìn)行核準(zhǔn)：所有采購申請單必須有公司總經(jīng)理的批準(zhǔn)及簽字；所有IT設(shè)備的采購申請單必須有IT經(jīng)理的核準(zhǔn)；所有采購申請單必須有財(cái)務(wù)主管的簽字，作為預(yù)算、稅務(wù)、現(xiàn)金流量管理的需要；任何與生產(chǎn)有關(guān)的采購申請單必須還有銷售部負(fù)責(zé)人和營運(yùn)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)和簽字。簽字流程圖：請購人--請購人部門經(jīng)理-采購人-采購人部門經(jīng)理–--》總經(jīng)理采購人員只有在取得核準(zhǔn)的采購申請單后，才可實(shí)施采購。5.2.2對采購訂申P(guān)O或合同的申請5.2.2.1采購訂單如果采購人需要采購訂單，采購人可憑已核準(zhǔn)的采購申請單，向財(cái)務(wù)部申請打印采購訂單，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后發(fā)給供應(yīng)商。申請人還需負(fù)責(zé)采購訂單的供貨方確認(rèn)，以保證該訂單的有效性。產(chǎn)品及生產(chǎn)物料PO的保存者,應(yīng)注意該P(yáng)O為公司保密級別較高之文件,未經(jīng)授權(quán)者不可查閱。5.2.2.2合同如果采購人需要合同，需要公司副總裁以上的人員在合同文本上簽字和蓋上公章后才可對外使用。重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對。5.3報價及磋商5.3.1物品及服務(wù)采購在任何可能和適用的情況下，采購員應(yīng)根據(jù)下列原則就相同層次的物品或服務(wù)取得不同的報價：采購金額最少報價數(shù)量小于RMB5001小于RMB2000,大于RMB10002大于RMB20003采購員在同供應(yīng)商進(jìn)行磋商后，應(yīng)作好比較記錄，主要考慮質(zhì)量、價格、折扣、包裝、送貨日期和付款條件等。在需要的情況下，采購員同請購人應(yīng)一同參與同供應(yīng)商的討論。在貨物及服務(wù)質(zhì)量相同的情況下，原則上選擇報價最低的供應(yīng)商，只有在特殊情況下，如價低者品質(zhì)有問題，方可選擇報價較高的供應(yīng)商，但必須詳細(xì)說明原因，以便日后參考。5.3.2分供方的開發(fā)及選擇（僅適用于產(chǎn)品及生產(chǎn)物料采購）由生產(chǎn)部采購人員在實(shí)施采購前根據(jù)開發(fā)部提供的物料清單，將那些認(rèn)為有能力的供應(yīng)商初步確定為分供方，并經(jīng)質(zhì)量保證人員及開發(fā)部審核會簽后加入合格供應(yīng)商名單。如果是初選的供應(yīng)商，只有在生產(chǎn)部質(zhì)量人員、開發(fā)部進(jìn)行首批樣品鑒定合格后，才可以接受分供方提供的批量生產(chǎn)品。生產(chǎn)部根據(jù)分供方的物品交付、質(zhì)量表現(xiàn)、合作態(tài)度等按季度評價供方滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.3.3第三方物流的開發(fā)及選擇由負(fù)責(zé)物流的人員在保證產(chǎn)品運(yùn)輸?shù)募皶r、優(yōu)質(zhì)情況下，提供3家以上的貨代以競標(biāo)的方式進(jìn)行選擇。物流人員根據(jù)貨運(yùn)代理商的交付時間、服務(wù)質(zhì)量、合作態(tài)度等按季度評價貨代滿足要求的能力，并調(diào)查、分析、總結(jié)。5.4訂購應(yīng)根據(jù)價格，質(zhì)量和服務(wù)等選擇供應(yīng)商。如果采購員所選擇的供應(yīng)商與請購人推薦的不一致，應(yīng)向請購人發(fā)出確認(rèn)，若請購人仍堅(jiān)持用推薦的供應(yīng)商，則需由總經(jīng)理批準(zhǔn)。訂購物品可能有下列兩種形式：憑核準(zhǔn)的采購申請單，從供應(yīng)商處直接購買。向供應(yīng)商發(fā)采購訂單（如需要，可向財(cái)務(wù)部申請開具采購訂單）或合同（重要合同內(nèi)容應(yīng)經(jīng)公司法律顧問核對）。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，可以同選擇的供應(yīng)商以簽定年度協(xié)議的方式根據(jù)條款內(nèi)容直接訂購。選擇此類供應(yīng)商應(yīng)以競標(biāo)的方式進(jìn)行（如果可能，應(yīng)至少有三個競爭者）且該類協(xié)議應(yīng)至少每年重審一次，既從不同供應(yīng)商處獲得新的報價，并就現(xiàn)行的協(xié)議內(nèi)容進(jìn)行重新磋商。5.5接受訂購的非生產(chǎn)性物品送達(dá)后，必須驗(yàn)收，且驗(yàn)收人與采購人不能是同一人。驗(yàn)收合格后，應(yīng)在采購申請單或客戶的送貨單上簽字。對于生產(chǎn)性原輔包裝材料，應(yīng)由生產(chǎn)部進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。若送達(dá)的物品不合格，采購員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系以尋求解決方案。5.6付款采購人負(fù)責(zé)采購物品的付款申請，應(yīng)在付出傳票后必須附上下列單據(jù)發(fā)票經(jīng)過核準(zhǔn)并已收貨簽收的采購申請單PR，如有采購訂單PO、合同副本和客戶送貨清單也請附上。如是預(yù)付款，可在付清余款時附上全額發(fā)票；如有特殊情況，送貨單可以后補(bǔ)，如DELL設(shè)備采購的全額預(yù)付。對于經(jīng)常性采購的物品，如文具，日用品，午餐等，應(yīng)要求與供應(yīng)商協(xié)商月結(jié)，以轉(zhuǎn)帳形式支付。在可能的情況下，付款應(yīng)始終要求銀行轉(zhuǎn)帳，不支付現(xiàn)金。在可能的情況下，采購員應(yīng)始終要求供應(yīng)商提供增值稅發(fā)票。記錄對于各次采購，采購員應(yīng)保存下列文件：采購申請單副本報價比價記錄采購訂單副本或合同付出傳票副本收貨單副本附件1)采購申請單及附表2)采購訂單其它規(guī)定任何員工不得接受禮物，邀請和類似的好處。對于任何供應(yīng)商試圖以非正當(dāng)方式影響采購決定的行為必須立即上報。任何重慶英諾科技有限公司的員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司頒發(fā)的上述標(biāo)準(zhǔn)操作程序。重慶英諾科技有限公司2004．07精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔進(jìn)貨流程進(jìn)貨流程包括進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程、進(jìn)貨結(jié)算付款流程、進(jìn)貨總體回退流程、收貨管理流程和進(jìn)貨退貨流程。進(jìn)貨業(yè)務(wù)流程業(yè)務(wù)說明企業(yè)管理層根據(jù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)在年初指定年銷售計(jì)劃。銷售部門根據(jù)銷售額、銷售利潤等指標(biāo)確定年度、季度銷售目標(biāo)。同時對于主營品種重點(diǎn)照顧。在此基礎(chǔ)之上，進(jìn)貨部門就得到了本年度或季度需要購進(jìn)的品種、數(shù)量信息。當(dāng)然，這也不是進(jìn)貨部門購進(jìn)的唯一依據(jù)。新經(jīng)營品種的采購?fù)沁M(jìn)貨部門、企業(yè)管理層和供應(yīng)商協(xié)商確定的。在此會產(chǎn)生一個粗的進(jìn)貨計(jì)劃。進(jìn)貨計(jì)劃明確后，各個業(yè)務(wù)員大致有了一個進(jìn)貨參考，根據(jù)庫存、銷售信息反饋，業(yè)務(wù)員在日常工作中通過電話、會面等各種方式與供應(yīng)商保持聯(lián)系，確定進(jìn)貨的品種和數(shù)量。此時可以考慮利用進(jìn)貨合同管理。但從實(shí)際情況看，業(yè)務(wù)人員還難以從手工方式轉(zhuǎn)變到利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行日常業(yè)務(wù)管理，進(jìn)貨合同也并不是所有的進(jìn)貨都有，業(yè)務(wù)人員對進(jìn)貨合同的說法比較敏感，建議一切進(jìn)貨記錄都稱為要貨記錄而不要輕易使用系統(tǒng)中的進(jìn)貨合同概念?，F(xiàn)階段看，無庫存情況還是很少的。保留少量庫存不僅僅是流動資金的占用，而且還會需要物理空間。為了保證物理空間能夠滿足需要，需要進(jìn)貨時業(yè)務(wù)員應(yīng)該提前通知倉儲部門準(zhǔn)備庫存地點(diǎn)，對于鐵路送貨等情況，還需要備車提貨。（補(bǔ)充一般送貨的幾種形式）貨到倉庫后，倉庫首先需要驗(yàn)收，對比送貨單和實(shí)物，確認(rèn)后倉庫人員要填寫收貨單據(jù)，明確送貨單位、收貨品種、數(shù)量、質(zhì)量等信息。一方面提供給對方送貨人員作為收貨憑據(jù)，另一方面，則需要將收貨單據(jù)傳遞到業(yè)務(wù)部門辦理記帳手續(xù)。收貨時一般有兩種情況：對方提供價格信息、對方不提供價格信息。這兩種不同的做法對系統(tǒng)的使用是不同的。一般的原則是：庫房只管理貨品的數(shù)量、批號等信息，價格由業(yè)務(wù)部門來確定。進(jìn)貨部門在收到收貨單據(jù)后，查找要貨記錄核對（或填寫）本次進(jìn)貨價格，并在要貨記錄上進(jìn)行標(biāo)記。在手工管理時，還需要在業(yè)務(wù)庫存中添加此記錄，以備察看。價格確定后制進(jìn)貨單據(jù)向下個環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)。關(guān)于應(yīng)付帳款的管理有兩種做法：一、沒有發(fā)票的進(jìn)貨單據(jù)暫時由進(jìn)貨業(yè)務(wù)員管理，等發(fā)票到后業(yè)務(wù)員將進(jìn)貨發(fā)票和進(jìn)貨單據(jù)一起提交給財(cái)務(wù)。二、一旦填制進(jìn)貨單據(jù)后就轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)人員管理。這對于企業(yè)財(cái)務(wù)處理是不一樣的。關(guān)于發(fā)票價格與進(jìn)貨單據(jù)價格不一致，一般財(cái)務(wù)都需要填制存貨調(diào)整單據(jù)對存貨進(jìn)行調(diào)整。二、流程圖進(jìn)貨業(yè)務(wù)的流程如下所示：三、流程圖說明進(jìn)貨系統(tǒng)目前的進(jìn)貨計(jì)劃管理比較弱，但企業(yè)進(jìn)貨業(yè)務(wù)人員又需要計(jì)劃參考。為了解決這個問題，在實(shí)施處理上可以考慮提供貨品在一定時間范圍內(nèi)的銷售情況，通過平均銷售給業(yè)務(wù)提供進(jìn)貨參考，但并不自動將該銷售轉(zhuǎn)為進(jìn)貨計(jì)劃。如果希望能夠?qū)⒔?jīng)業(yè)務(wù)員確認(rèn)調(diào)整后的進(jìn)貨情況錄入計(jì)算機(jī)，可以考慮使用進(jìn)貨計(jì)劃功能。進(jìn)貨計(jì)劃可以從時間上分為中長期計(jì)劃，系統(tǒng)可以提供的途徑主要包括：根據(jù)銷售情況預(yù)測進(jìn)貨；根據(jù)設(shè)置的上下限生成報警供業(yè)務(wù)人員參考。從實(shí)際使用看，由于沒有很好地進(jìn)行銷售預(yù)測，這兩種途徑的實(shí)用性都比較差。進(jìn)貨合同：在具體實(shí)施過程中，注意系統(tǒng)名詞與企業(yè)習(xí)慣的統(tǒng)一。在實(shí)際中存在兩種情況：一、企業(yè)認(rèn)為系統(tǒng)要求維護(hù)進(jìn)貨合同，則企業(yè)與供應(yīng)商必須簽訂具有法律效應(yīng)的字面文檔。建議在解釋時多使用要貨計(jì)劃等信息；二、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)問題。人員習(xí)慣以及企業(yè)實(shí)施推動力量不足，導(dǎo)致在系統(tǒng)中錄入要貨計(jì)劃的努力很難實(shí)現(xiàn)。這對于后續(xù)流程的實(shí)現(xiàn)方式有較大的影響。進(jìn)貨：進(jìn)貨環(huán)節(jié)是財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)的到貨（進(jìn)貨類型的到貨）確認(rèn)過程，該環(huán)節(jié)主要明確的信息是品種的價格問題。從實(shí)際情況看，該環(huán)節(jié)還可以對收貨起到監(jiān)督的作用，收貨品種、數(shù)量等信息可以通過勾兌合同來完成。不過由于收貨不允許多于合同數(shù)量（程序限制），而實(shí)際存在很多多收或少收的情況，勾兌合同的操作性會受到一定的影響。做完進(jìn)貨單后，系統(tǒng)分兩個走向進(jìn)行后續(xù)處理：商品帳的暫估、應(yīng)付帳的掛帳處理。實(shí)際中很少有票先的情況，及時票先也可以考慮壓票等貨到后一起處理。這樣可以簡化進(jìn)貨類型的劃分（貨先、票先、款先）。四、單據(jù)說明 五、報表說明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的特殊問題十、配置說明進(jìn)貨結(jié)算付款流程業(yè)務(wù)說明業(yè)務(wù)人員根據(jù)同供應(yīng)商達(dá)成的付款協(xié)議填制付款申請表，報領(lǐng)導(dǎo)審批通過后轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)辦理付款業(yè)務(wù)。付款一般有兩種方式：即付和先掛帳后付款。在付款方面，財(cái)務(wù)肩負(fù)著控制企業(yè)流動資金的義務(wù)。因此，需要向財(cái)務(wù)提供這方面的相關(guān)信息，以便財(cái)務(wù)及時籌措資金。同時為企業(yè)整體的資本運(yùn)營服務(wù)。二、流程圖進(jìn)貨結(jié)算付款流程圖如下：三、流程圖說明進(jìn)貨結(jié)算：供貨方發(fā)票到后，勾兌進(jìn)貨單（貨先）生成結(jié)算單掛帳，差異部分系統(tǒng)自動進(jìn)行進(jìn)貨補(bǔ)差，調(diào)整存貨金額。實(shí)際運(yùn)行過程中，該操作是由業(yè)務(wù)人員還是財(cái)務(wù)人員去完成值得斟酌。業(yè)務(wù)人員熟悉業(yè)務(wù)，可以很準(zhǔn)確地勾兌進(jìn)貨單據(jù)。財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)對應(yīng)付帳的審核，結(jié)算最終需要財(cái)務(wù)的確認(rèn)。進(jìn)貨付款：業(yè)務(wù)人員根據(jù)協(xié)議給供應(yīng)商付款，分兩種情況：應(yīng)付沖減或預(yù)付。此外還可能存在應(yīng)收抵應(yīng)付的特殊形式。應(yīng)付沖減需要勾兌結(jié)算單沖減應(yīng)付帳。四、單據(jù)說明五、報表說明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程可能遇到的特殊問題配置說明進(jìn)貨總體回退流程業(yè)務(wù)說明二、流程圖進(jìn)貨總體的回退的流程如下：三、流程圖說明四、單據(jù)說明五、報表說明六、崗位職責(zé)七、崗位操作規(guī)范八、可以簡化的業(yè)務(wù)流程九、可能遇到的