秘書實務(wù)案例分析

秘書實務(wù)案例分析秘書實務(wù)案例分析秘書實務(wù)案例分析xxx公司秘書實務(wù)案例分析文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度案例1：老總的隱私一、背景室，是不是知道一些這方面的情況”事情是這樣的：幾天前，馬總把于雪叫到自己的辦公室，說：“麻煩你幫我辦件事。我馬上要出差了，后天下午你去王府井某某商店的首飾柜臺，你說出我的名字后，人家就會給你一包東西。取到東西后，你再幫我送一下?！闭f著，遞給于雪一張寫著門牌號碼的紙條。于雪在某某商店首飾柜臺取到東西后準備離開，柜臺里一位年紀輕大的員工在身后又特地關(guān)照于雪：“您是打出租嗎這包東西很貴重，在路上要小心一點?！庇谘┊斎幻靼?，在首飾柜臺前說的貴重東西，不是幾百元或者一兩千元能買得起的。根據(jù)馬總的紙條，于雪在亞運村找到了一棟高層公寓的××號房。出來給于雪開門的是一位穿著睡衣的年輕漂亮女郎，她接過東西，高興得幾乎有些忘形：“啊！馬哥連我的生日也沒有忘記，真是太好了，謝謝馬哥！”總裁問的就是這件事。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、“前幾天王總的老師過生日，馬總要出差，讓我?guī)退土它c禮物給他的老師。b、“最近一個時期馬總從未找過我，對馬總的事我一點也不知道！”c、“上個星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運村的一位年輕女性?！眃、“上個星期五下午，我?guī)婉R總送了件手飾給住在亞運村的小姐，看她那打扮，肯定是哪個歌廳里的小姐?！眅、“對馬總我似乎不太了解。”二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是c。選a肯定是錯誤的。的確，作為秘書在替上司辦私事時，有責任替上司保密。但是，當總裁問起這件事時，他代表的是整個公司的利益，這件私事也再是單純的私事了，所以，作為秘書，于雪不能替馬總隱瞞了，必須向公司的最高領(lǐng)導人說明事情的真相。選b與選a一樣，甚至有過之而無不及。選d也犯了秘書工作的大忌。作為秘書必須如實地向領(lǐng)導反映情況，既不能掐頭去尾，也不能添枝加葉。收禮人也許是歌廳里的小姐，但你不能在沒有任何直接證據(jù)的情況去推測人家是歌廳小姐。選e也是一種逃避責任不實事求是的做法。選c之所以正確，其理由很簡單，那就是如實向上司匯報是其作為秘書的天職。在一般的情況下，作為職業(yè)秘書的操守，對于上司的隱私，看到了的要當作沒看見，聽到了的等于沒聽見；只有這樣，上司才能真正放心讓你協(xié)助他的工作。正是因為馬總信任于雪，才會讓她去幫他辦私事。從這個意義上來說，于雪有義務(wù)為馬總保密。但是，在現(xiàn)代企業(yè)中，上司與秘書的關(guān)系本質(zhì)上是一種工作關(guān)系。既然是一種工作關(guān)系，那就必須優(yōu)先考慮公司利益，而不是個人之間的關(guān)系?？偛檬窃诠ぷ鲿r間問這件事，而馬總也是在工作時間以副總的名義讓于雪去辦這件事的，所以送禮這件事不再單純是件私事，因此，推說自己不清楚，甚至撒謊欺騙總裁，都是絕對錯誤的。當然，也不能在沒有任何證據(jù)的情況下，憑想像說人家是歌廳里的小。這件事是總裁主動問起來的，也就說明總裁肯定是有備而來。在這種情況下，即使于雪想為馬總兩肋插刀，自己承擔風險，那也是瞞不住的。這不僅對馬總沒有任何意義，還會把自己搭進去。實事求是，如實匯報，這是每一個做秘書的天職。也只有這樣，秘書才能真正得到上司的信任。案例2：老上司升官一、背景于雪在調(diào)到總裁辦來當秘書之前，曾在市場部工作；她在市場部工作期間，曾得到過市場部副經(jīng)理唐明的許多關(guān)照。這天公司開董事會，于雪在給董事們添茶時，無意中聽到唐經(jīng)理被提升為海外部總經(jīng)理。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、回到辦公室后馬上給唐經(jīng)理打電話，告訴他“升官了！”b、中午在電梯里碰到唐明和市場部其他幾個人，于是開玩笑說：“唐總，你要作好請客的準備喲！”c、剛從會議室出來，就在走廊上碰見了唐經(jīng)理，于是她像往常一樣，朝他微微一笑，就回了自己的辦公室。 d、回到辦公室后想了想，決定找個機會悄悄地告訴唐經(jīng)理這件事。e、晚上回家后，打電話到唐經(jīng)理家，祝賀他“升官了！”二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是c。選a之所以不合適，是因為作為秘書，你不能隨意泄露公司內(nèi)部人事調(diào)動及升職問題。選b也不合適，因為這實際上是一種暗示。選d也不合適，因為對于秘書來說，無論在什么情況下用什么方式，透露人事機密都是違反職業(yè)道德的。選e不合適的理由同選d。選c的道理很簡單，作為秘書，嚴守公司的機密是她的起碼的義務(wù)，秘書的“秘”就是秘密的“秘”；而在公司所有的秘密中，人事機密又是秘中之“秘”。所以不管你用什么方式，不管你是直接還是間接，只要你透露了唐總“升官”的事，都是違反作為秘書的職業(yè)操守。而違反職業(yè)操守，則隨時有可能結(jié)束自己的職業(yè)生涯。案例3：秘書的忠告一、背景一天，老總怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，因為一位交往多年的代理商給他寄了一幫非常無禮的來信。他自己起草了一封簡短的回信，讓秘書馬上把信寄走。信的內(nèi)容是這樣的：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且我要讓所有的同行知道你的行為！面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、“好，我馬上就辦！”說完，于雪立即回到自己的辦公室，將信寄走了。b、如果將信寄走，對公司和老總本人都非常不利。于雪想到自己是老總的助手，有責任提醒老總，為了公司的利益，得罪了老總也值得，于是對老總這樣說：“老總，這封信不能發(fā)，別發(fā)算啦！”c、于雪不僅沒有退下去寄信，反而前進一步向老總提出忠告：“老總，請您冷靜一點！給人家回一封這樣的信，后果會怎么樣呢在這件事情上，難道我們自己就沒有值得反省的地方嗎”d、當天快下班的時候，于雪對已經(jīng)心平氣和的老總說：“老總，可以將信寄走了嗎”e、默默地回自己的辦公室，當作什么也沒聽見。二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，哪種選擇最為惡劣。請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是d，最惡劣的選擇是c。選a忠實和堅決地執(zhí)行上司的指令，作為秘書的確需要這種品質(zhì)，但是，僅僅具備“忠實和堅決”的品質(zhì)，對于秘書來說遠遠是不夠的。選b是從整個公司利益出發(fā)的，對于秘書來說，這種富于自我犧牲的精神是難能可貴的，但是，它干預(yù)上司的決策，超越了秘書的權(quán)限，所以是不合適的。選c從秘書是老總的助手這個角度來看是可取的，作為助手可以給上司提建議，但不能干預(yù)老總的最后決策。這種選擇之所以最為惡劣，是因為作為一個公司的老總，老總有自己思考問題的角度和方式，他必須經(jīng)常權(quán)衡與各方面的關(guān)系和利益的問題，因此也必然包括與這家代理商的關(guān)系。他提出中止與這家代理商的關(guān)系，也許并非出自一時之怒，只不過是那封無禮的來信充當了導火索而已；當然，老總也有可能是一時之怒，中止與對方的交往僅僅是說說而已?？偠灾?，在不明白老總的真實的思想和感情之前，秘書作為老總的助手僅僅是助手而已，既不是政策的制定者，更不是最后的決策人。秘書有責任及時向上司提供正確的建議，但絕對不能干預(yù)上司的決策。選d是正確的。理由如下：老總也是人，也有自己的喜怒哀樂，也有不能自制的時候。當他的感情一旦平靜下來，必然會自我反省。在這個時候，秘書把打印出來的信件遞給老總征求他的意見，實際上就是給他創(chuàng)造一次重新決策的機會；a和b雖不可取，但畢竟還有商量的余地。選e是一種拒不執(zhí)行指令的不負責任的行為。案例4：老總悶悶不樂一、背景這天早晨老總眉頭緊鎖，一言不發(fā)地進了自己的辦公室，秘書于雪跟他打招呼“早上好！”他也愛理不理的。老總平時和藹可親，常常跟下屬開玩笑。于雪心想老總肯定遇到煩心的事了。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、既然老總心煩，他肯定需要一個人獨自呆一會，所以先不去管他。b、心煩歸心煩，工作是工作。今天有一大堆事等他決定，所以拿上一疊文件到老總辦公室去找老總批閱。c、翻出老總的日程表，取消老總今天的一切約會安排。d、泡上一杯濃茶送給老總，問他是不是要先休息一會。e、馬上跟著老總進去，問老總出了什么事。二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是d。如果對方不是你的上司，僅僅只是你一般的朋友，那么，選a應(yīng)該說是不錯的，但你現(xiàn)在畢竟是老總的助手，雙方之間至少還有工作關(guān)系，所以，采取不聞不問的態(tài)度有些不合適。選b肯定是不合適的，因為你一點也不體諒上司的心情。選c也不對，因為秘書畢竟只是秘書，無權(quán)代替老總作出任何決策；c是一種典型的越俎代庖行為，是這幾種選擇中是最壞的一種選擇。選e也很不妥當。老總不管是什么原因而心煩，他沒有義務(wù)告訴秘書；雖然秘書的熱情值得贊許，但她忘了自己僅僅是個秘書。選擇d表現(xiàn)出秘書恰到好處地把握了分寸。作為秘書，對自己上司的煩惱不可能不聞不問，因此給他泡上一杯濃茶體現(xiàn)了自己的熱情；但在送茶時又僅僅是只問上司需不需要休息，既沒有去探究上司的隱私，更沒有自作主張自行來安排上司的工作。在這種情況下，一個優(yōu)秀的秘書應(yīng)該能憑直覺知道老總為什么悶悶不樂：也許工作壓力太大也許是為孩子的事操心也許久等的客戶沒來也許是昨晚與太太吵架了……知道老總為什么心煩，就可以作好相應(yīng)的準備。案例5：老總的女兒一、背景由于老總的太太臨時出國，這些天老總每天下班后要去幼兒園接女兒回家。這天，外地來了一個大客戶，老總與客戶談到快六點都沒有談完；談完后還得宴請對方，這時老總似乎完全把去幼兒園接女兒的事給全忘了。面對這種情況，于雪應(yīng)該如何處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、裝作不知道有這件事。b、老總請自己幫忙就去接。c、提醒老總該去接女兒了。d、如果老總讓自己去接就推辭，說自己晚上要去上課。e、提醒老總，說自己可以代替他去接。二、問題對于于雪以上幾種選擇，你認為哪種選擇比較合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題的最佳選擇是e。選a是不合適的，因上司是忙于工作忘記了去接自己的女兒，所以，作為輔佐上司工作的助手，秘書明明知道上司忘了接女兒的事，卻裝作不知道是不對的。選b也不合適，因為上司在這種情況上已經(jīng)把這事忘得，讓他來請自己幫忙不太可能，更何況作為助手應(yīng)該有一種為上司分憂的主動性，選c也不太合適，因為在這種情況下秘書僅僅提醒是不夠的，上司現(xiàn)在不太可能抽出時間去接女兒，除非他不怕影響工作。選d更不合適。盡管到了下班時間，但作為秘書的工作還沒有終止；幫上司去接女兒看上去是幫老總做私事，但實際上是在為上司的工作分憂，所以秘書在這種情況下不能推辭。選e之所以比較合適，不僅表明了秘書積極主動的精神，而且提出了幫上司解決問題的辦法；如果上司同意自己幫他去女兒，那自己就去；如果上司另有考慮或安排，那也提醒了上司，上司也會感謝你這種熱心。案例6：老總身體不舒服一、背景這天老總上班后不久，就對秘書于雪說自己的頭有點脹，身體不舒服，需要休息一會。面對這種情況，于雪應(yīng)該怎么處理現(xiàn)在于雪有這么幾種選擇：a、知道老總又犯老毛病了，馬上到柜子里把備用藥找了出來。b、建議老總：“您太疲勞了，還是回家休息吧”c、馬上與公司里的有關(guān)人員打招呼，作個簡要說明，今天沒有急事就不要來找老總了。d、馬上調(diào)整老總的工作日程，取消一切約會。e、請原來做過大夫的劉經(jīng)理過來給老總檢查一下。二、問題對于以上幾種選擇，你認為哪種選擇不太合適，請說明理由，并對其他幾種選擇進行評析。三、分析本題不適當?shù)倪x擇是d。選a是合適的，當上司說他身體不舒服時，把備用藥找出來，這是秘書應(yīng)盡的職責。選b也是合適的，上司身體不舒服，秘書建議上司休息也是秘書的職責，至于上司