高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范

高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范高等學(xué)校檔案實體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:國家教育委員會關(guān)于發(fā)布《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》的通知

教辦[1993]429號各省、自治區(qū)、直轄市及計劃單列市教委、高教（教育）廳（局），國務(wù)院有關(guān)部委教育司（局），委屬各高等學(xué)校：

為適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案實體分類及業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我委在反復(fù)論證、廣泛征求意見并在分片試點的基礎(chǔ)上，制定了《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《分類法》、《規(guī)范》），現(xiàn)予發(fā)布，自１９９４年１月１日起施行。

《分類法》和《規(guī)范》對現(xiàn)行的高等學(xué)校檔案分類及管理有了很大改進(jìn)，是高等學(xué)校檔案工作的重要基礎(chǔ)建設(shè)，望各部門切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，精心組織實施。在執(zhí)行過程中，有何問題、建議，請及時報我委辦公廳。

《分類法》和《規(guī)范》適用于高等學(xué)校，中等職業(yè)技術(shù)學(xué)校亦可參照執(zhí)行。

《分類法》和《規(guī)范》的印發(fā)辦法將另行通知。國家教育委員會

一九九三年十一月十六日高等學(xué)校檔案實體分類法第一章

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為適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案實體分類及業(yè)務(wù)建設(shè)各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我委在反復(fù)論證、廣泛征求意見并在分片試點的基礎(chǔ)上，制定了《高等學(xué)校檔案實體分類法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡稱《分類法》、《規(guī)范》），現(xiàn)予發(fā)布，自１９９４年１月１日起施行。

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編制說明一、編制目的

為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國高等學(xué)校的檔案實體分類，實現(xiàn)高等學(xué)校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。

二、編制原則

本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理的方法，源于實踐，高于實踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，具有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和適用性。

（一）體現(xiàn)思想性

檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅持黨的“一個中心，兩個基本點”的基本路線的原則精神，從實際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時期高等學(xué)校職能活動的新情況、新特點。

（二）符合科學(xué)性

本法規(guī)定的各項內(nèi)容，既要實事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。

1．采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動領(lǐng)域的檔案作為一個整體歸人相同的類別。

2．在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點的前提下，確定統(tǒng)一的實體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。

3．類目設(shè)置必須有相對穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長時期內(nèi)不隨意改變。

4．類目排列，檔號結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體的原則劃分，做到各類之間，各類相同級位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）重視適用性

本法采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點，根據(jù)各校檔案實際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號模式、標(biāo)識符號等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡明、易懂、好記。

三、體系結(jié)構(gòu)

本法由編制說明和主表兩部分組成。

編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號模式、標(biāo)識符號以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。

主表由類目、標(biāo)識符號、注釋等組成。

（一）一級類目的劃分與標(biāo)識

一級類目是高等學(xué)校檔案實體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個一級類目，其名稱、標(biāo)識符號和主要內(nèi)容如下：

DQ黨群

主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。

JX調(diào)教學(xué)

主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中形成的文件材料。

KY科學(xué)研究

主要包括科學(xué)研究管理和科研實踐活動過程中形成的文件材料。

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、、科技開發(fā)管理及活動過程中形成的文件材料。

JJ基本建設(shè)

主要包括基本建設(shè)管理和項目建設(shè)中形成的文件材料。

SB儀器設(shè)備

主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請購置、開箱驗收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請報廢等各個環(huán)節(jié)中形成的文件材料。

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的各種文件材料。

CK財會

主要包括財務(wù)工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

一級類目的標(biāo)識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡稱。

（二）二級類目的設(shè)置和標(biāo)識

二級類目是對一級類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大的原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置，具體到一個檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動。

二級類目的標(biāo)識，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

（三）三級類目的擴(kuò)展和標(biāo)識

在二級類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級類目，其標(biāo)識方法與符號和二級類目相同。

四、檔號的編制

（一〕檔號：

是存取檔案的代號，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號編制的原則：

必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動；能適應(yīng)計算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。

（三）檔號結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識：

1．檔號包括年度號、分類號、案卷號三個部分。

年度號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

分類號是檔號的主體，一般由一、二級類目代號組成，也可僅由一級類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級類目者，還應(yīng)把三級類目代號包括進(jìn)去。分類號究竟包含幾級類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會議記錄”的分類號，由一級類目組成者力“DQ”；由二級類目組成者為“DQ11”；由三級類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”

案卷號同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號可不限級數(shù)。

2．檔號的模式。

本法規(guī)定為：

年度號十分類號十案卷號

對于庫藏有多個全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號前加全宗號。標(biāo)識到文件級的，還應(yīng)在案卷號后面加件號。

3．檔號的標(biāo)識。

采用漢語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號碼制。全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號之間，用連接符號“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的實體排架問題：

從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長期排在前面。

本法規(guī)定的檔號模式屬分段開放型編號方法，各校在按檔號排架時，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身條件，既可按一級類目——年代縱向排列，也可按年度——類目橫向排列。

五、關(guān)于實體分類中幾個問題處理。

（一）關(guān)于聲像載體檔案

聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動化程度的提高，其數(shù)量越來越多，重要性越來越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個一級類目的范圍，故暫不將它與十個一級類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨編號排架，同時注明與相應(yīng)載體檔案的參照號。其編號模式為：

年度號十聲像檔案代號（SX）＋載體代號（代碼）＋保管單位號

保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊、盒，也可以是張、件。

例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來校視察，照片冊序號是23，錄像帶序號是102，則可分別標(biāo)引為：

1990一SX12一23

1990一SX13一102

CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。

（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分

教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分?？紤]到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在二級類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實際情況選擇。但一個學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。

（三）關(guān)于外事檔案問題

外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個方面，其他九個一級類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來，單獨設(shè)立了“外事”一級類目。其中考慮到國際合作與會議、外國留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價值和重要程度較高，有其特殊性，在二級類目中增設(shè)了“國際合作與會議”、“外國留學(xué)生工作”。

（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號

按1991年4月2日中央組織部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的組通字［1991」第13號文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。

（五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：

由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。第二章主表DQ黨群

11黨務(wù)綜合

分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。

12紀(jì)檢

13組織

14宣傳教育

15統(tǒng)戰(zhàn)

民主黨派材料入此。

16工會

婦女工作材料入此。

17團(tuán)委

學(xué)生社團(tuán)材料入此。

XZ行政

11綜合

教職工代表大會和院、系、所等單位綜合材料入此。

12人事

師資培養(yǎng)材料入此。

13監(jiān)察審計

14武裝保衛(wèi)

15總務(wù)

16檔案、圖書、文博

JX教學(xué)工作

11綜合

學(xué)生運動會、教學(xué)評估、優(yōu)秀教學(xué)評獎材料入此。

12學(xué)科與實驗室建設(shè)

專業(yè)設(shè)置入此。

13招生

14學(xué)籍管理

學(xué)生獎懲材料入此。

15課堂教學(xué)與教學(xué)實踐

16學(xué)位

17畢業(yè)生

畢業(yè)生信息反饋工作入此。

18教材

注：此類二級類目的劃分，也可以來用以下分類方法：

11綜合

12研究生教育

13全日制本、?？平逃?/p>

14成人教育

KY科學(xué)研究

11綜合

科研經(jīng)費管理、學(xué)術(shù)活動材料入此。

［12］按學(xué)科或?qū)I(yè)或項目設(shè)置類目

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

11綜合

［12］按產(chǎn)品種類或項目設(shè)置類目

JJ基本建設(shè)

11綜合

［12］按單項工程設(shè)置類目

SB儀器設(shè)備

11綜合

[12]按儀器設(shè)備種類或型號設(shè)置類目

CB出版

11綜合

12報紙

13刊物

14書稿

15音像

WS外事

11綜合

12出國（境）

國際合作與會議材料入WSl4。

13來校

外國留學(xué)生工作材料人WS15。國際合作與會議材料入WS14。

14國際合作與會議

15外國留學(xué)生工作

CK財會

11綜合

12會計報表

13會計帳簿

14會計憑證

15工資清冊

獎金，助學(xué)金入此。

注：“[]”代表隨機(jī)符號

附：

SX聲像

12照片

13錄音帶

14錄像帶

15幻燈片

16磁盤

17影視膠片

18縮微膠片

19光盤

附加說明：

本標(biāo)準(zhǔn)由全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家教委辦公廳。

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：包世同

楊文海

陳光復(fù)

車同樂

石

穎

吳仁國

中華人民共和國國家檔案局1995一06一12批準(zhǔn)

1995-10-01實施

高等學(xué)校檔案工作規(guī)范第一章

編制說明一、為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高檔案干部的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)。更好地開發(fā)利用檔案信息資源，有效地為高校和社會主義建設(shè)服務(wù)，特編制本規(guī)范。

二、本規(guī)范以辯證唯物主義和檔案學(xué)基本理論為指導(dǎo)，以檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章為依據(jù)，引入系統(tǒng)論的觀點和現(xiàn)代化管理的方法，把高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來，充分吸取我國高校檔案工作數(shù)十年發(fā)展的經(jīng)驗教訓(xùn)，源于實踐，高于實踐，既尊重歷主，又有所創(chuàng)新；既突出共性，又照顧個性；既統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，又靈活運用。

三、本規(guī)范是一個較重大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，熔法律、法規(guī)、規(guī)章、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、實施細(xì)則于一爐，把檔案基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)、管理工作程序標(biāo)準(zhǔn)和現(xiàn)代化設(shè)施技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)合用到規(guī)范中，使之符合高等學(xué)校檔案工作的現(xiàn)實需要和長遠(yuǎn)發(fā)展。

四、本規(guī)范是《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的某些重要原則的具體化。上述法規(guī)屬宏觀、原則、概括的導(dǎo)向，偏重于“做什么”；規(guī)范則是根據(jù)高等學(xué)校檔案工作的規(guī)律和特點，進(jìn)行微觀、具體、量化的落實，偏重于“怎樣做”。

五、本規(guī)范與《高等學(xué)校檔案實體分類法》配套使用，互為補(bǔ)充。引人、采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，編制了偏重于業(yè)務(wù)工作組織標(biāo)準(zhǔn)的總體規(guī)范《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》；同時，根據(jù)檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，按黨群、行政管理、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十個一級類目設(shè)10個具體工作規(guī)范。聲像載體檔案由于其載體和幅面尺寸不同，有特殊的形成規(guī)律、內(nèi)容特點和特殊的管理要求，我們?yōu)樗鼏为毩谐龉ぷ饕?guī)范。

六、本規(guī)范的體例。除總體的業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范外，每個門類的工作規(guī)范均包括九個大項、四個附件。

九個大項是：

1．引言

2．主題內(nèi)容

3．引用標(biāo)準(zhǔn)

4．檔案工作的基本原則

5.歸檔范圍的確定

6．文件材料的部門立卷和歸檔流程

7．檔案的管理

8．檔案開發(fā)利用的主要內(nèi)容和方法

9．檔案工作的各級崗位責(zé)任制

四個附件是；

1．歸檔范圍和保管期限表

2．二級類目代號簡表

3．案卷（裝具）規(guī)格

4．常用表格、卡片

本規(guī)范依據(jù)的是己發(fā)布的國家標(biāo)準(zhǔn)，同時又考慮高校的實際，九大項中，歸檔范圍、文件材料的部門立卷和歸檔流程兩大項最能體現(xiàn)高校該門類檔案的特色，其余有的部分如“檔案的管理”等屬于共性的，或《高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》己有明確規(guī)定的，則從簡、標(biāo)明見該規(guī)范的某條某款。

七、本規(guī)范編寫中，我們對一些重大的技術(shù)問題是這樣處理的：

1、關(guān)于交叉問題的處理：

我們的原則是，各門類檔案關(guān)系密切的管理文件，除涉及全校、全局的外，一般歸人相應(yīng)門類檔案保存；各門類檔案中，除密不可分配套的聲像材料外，其余均歸入聲像檔案單獨保存，在編號上用參見號的方式相互呼應(yīng)，以方便查找利用。這樣一來，行政管理類檔案中，除綜合性的外，教學(xué)（包括教務(wù)、研究生、成人教育）、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版、外事、財會等方面管理工作的文件材料就歸入了相應(yīng)各類，保持各類的相對的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，顯得更加科學(xué)，更便于管理和查找利用。對不設(shè)分室而對部分門類檔案實行二級管理問題，尚需實踐，宜慎重處理。

2、分類編號問題的處理：

分類編號一是檢索分類號，一是實體分類號，前者主要供分類標(biāo)引，后者主要供組織館藏。從理論上講，二者應(yīng)該有聯(lián)系，也有區(qū)別。檢索（信息）分類號，國家教委組織編制的《中國檔案分類法——教育檔案分類表》，已作了規(guī)定。實體（排架）分類號，按國家教委組織編制的《高等學(xué)校檔案實體分類法》處理。充分考慮高校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和未來，考慮這些年來檔案學(xué)理論和實踐的發(fā)展，考慮到國家標(biāo)準(zhǔn)的新要求，既科學(xué)又實在，既簡明又概括。歸納起來，主要

是這么幾層意思：

A、根據(jù)各類檔案的領(lǐng)域范疇、形成規(guī)律和內(nèi)容特點，溶類目體系和歸檔范圍為一體，分別編制用于檔號的二級類目代號簡表；B分類號由一級類目代號和二級類目代號組成；C從一個學(xué)校檔案部門最好用統(tǒng)一的檔號模式的認(rèn)識出發(fā)，在比較了國內(nèi)通行的“文書檔案”和“科技檔案”的檔號內(nèi)涵之后，確定檔號＝年度號+分類號+案卷號。這只是一般而言，如一個檔案部門有多個全宗的，原則上還應(yīng)在前后加上“全宗號”和“件號”。

3．關(guān)于排架問題的處理：

在編定檔號之后，一律按檔號排架，而不是通常的按保管期限排架?！兑?guī)范》在考慮了高等學(xué)校檔案的歸宿，它的成套性特點，它們彼此之間的有機(jī)聯(lián)系之后，大膽在一個卷內(nèi)把文件材料劃定不同的保管期限，在不影響自然形成規(guī)律的情況下按永久、長期、短期順序排列，將來鑒定時，只需把該銷毀的部分清出來即可，這樣既方便插卷調(diào)整，又不缺號、不空檔。

4．關(guān)于常用表格、卡片和案卷（裝具）規(guī)格問題的處理：

我們的原則是少而精，各類檔案的案卷（裝具）、表格、卡片、從通用、節(jié)約、方便、易懂考慮，其規(guī)格尺寸都應(yīng)既符合國家標(biāo)準(zhǔn)，又能體現(xiàn)高校特點。能通用者盡量通用，有特殊要求者從嚴(yán)控制。本規(guī)范所列的這些案卷（裝具）、表格、卡片，由高校檔案部門自行決定采用。第二章

高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范1．引言

1．1為了加強(qiáng)高等學(xué)校檔案部門的業(yè)務(wù)建設(shè)，做到門類齊全，結(jié)構(gòu)合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實行目標(biāo)管理，使檔案工作各個環(huán)節(jié)規(guī)范化，提高管理水平，更有效地保護(hù)及利用檔案，為學(xué)校和社會服務(wù)。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)和規(guī)章制訂本規(guī)范。

1．2本規(guī)范為評估學(xué)校檔案工作的重要依據(jù)之一。

1．3本規(guī)范適用于高等學(xué)校檔案部門。中等職業(yè)技術(shù)學(xué)?？蓞⒄請?zhí)行。

2．高等學(xué)校檔案工作的基本原則

2．1高等學(xué)校在教學(xué)、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬高等學(xué)校檔案。

2．2高等學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標(biāo)志，檔案工作應(yīng)是學(xué)校評估的重要內(nèi)容之一。

2．3高等學(xué)校檔案必須實行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

2．4高等學(xué)校應(yīng)嚴(yán)格實行部門立卷歸檔制度，逐步做到“三納入”、“四同步”：納入學(xué)校計劃和規(guī)劃，納入管理制度，納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。

2．5高等學(xué)校應(yīng)有一位校領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，各立卷部門要有一位負(fù)責(zé)人分管本單位的檔案工作，并確定適當(dāng)?shù)膶＃妫┞殭n案干部具體承辦。

2．6高等學(xué)校要把檔案工作列入學(xué)校計劃，在人員、經(jīng)費、庫房、設(shè)備各方面給予保證。

2．7高等學(xué)校檔案工作要努力從經(jīng)驗管理轉(zhuǎn)向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù)，大力開發(fā)檔案信息資源，滿足學(xué)校和社會的需要。

3．高等學(xué)校檔案部門的任務(wù)

3．1貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的政策法規(guī)，規(guī)劃全校檔案工作。

3．2制訂本校檔案工作規(guī)章制度，監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查執(zhí)行情況。

3．3負(fù)責(zé)收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、統(tǒng)計全校各類檔案及有關(guān)資料。

3．4開展檔案的開放和利用工作。

3．5參加信息工作的整體化建設(shè)，負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發(fā)檔案信息資源。

3．6參加檔案工作協(xié)作、學(xué)術(shù)研究和交流活動。

3．7培訓(xùn)全校專（兼）職檔案工作人員。

3．8開展檔案宣傳工作和利用者教育活動。

3．9完成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他任務(wù)。

4．高等學(xué)校檔案部門的制度建設(shè)

4．1綜合性的規(guī)章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細(xì)則、規(guī)定。

4．2立卷歸檔制度，包括校內(nèi)各部門立卷要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。

4．3檔案保管制度，包括檔案的安全保護(hù)和庫房、設(shè)備管理措施。

4．4檔案的保密、保衛(wèi)制度，包括檔案的保密、保衛(wèi)措施和對檔案人員的相應(yīng)要求。

4．5檔案統(tǒng)計制度，包括統(tǒng)計時間、項目、內(nèi)容、辦法。

4．6開放檔案的利用制度，包括確定檔案開放與控制使用的具體范圍和開放檔案的管理辦法等。

4．7未開放檔案的利用制度，包括利用手續(xù)、方式、要求、批準(zhǔn)權(quán)限和管理辦法等。

4．8檔案的鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續(xù)等。

4．9檔案部門及下屬科室負(fù)責(zé)人、全體人員的崗位責(zé)任制度，包括目標(biāo)、職責(zé)、權(quán)限、任務(wù)、考核、獎懲措施等。

5．高等學(xué)校檔案干部素質(zhì)要求

5．1高等學(xué)校檔案部門應(yīng)配備政治上可靠、具有高中以上（大部分應(yīng)為大專以上）文化水平和一定專業(yè)知識、年齡結(jié)構(gòu)合理、數(shù)量足夠的檔案干部。

5．2高等學(xué)校檔案干部要要努力學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想，堅持四項基本原則，執(zhí)行黨和國家方針政策，公正廉潔、嚴(yán)守黨和國家機(jī)密。

5．3高等學(xué)校檔案干部要熱愛檔案專業(yè)，忠于職守、埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。

5．4高等學(xué)校檔案干部要認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，管理科學(xué)知識，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、社會科學(xué)方面的知識，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。

5．5各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)為檔案干部提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)待遇創(chuàng)造條件，關(guān)心他們的思想、工作、生活。檔案干部應(yīng)相對穩(wěn)定，一般不要輕易調(diào)離檔案部門。

6．檔案的收集

6．1收集范圍

6．1．1學(xué)校在教學(xué)、科研、管理各項活動中直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料：

6．1．1．1《高等學(xué)校檔案實體分類法》規(guī)定應(yīng)歸檔的黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品生產(chǎn)和科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財會十大類文件材料；

6．1．1．2反映學(xué)校工作和活動的有保存價值的聲像載體材料；

6．1．1．3征集國內(nèi)外與學(xué)校有關(guān)的各種具有保存價值的其他材料；

6．1．1．4校內(nèi)個人在其非職務(wù)活動中形成的文件材料，可按征集、代管、捐贈的方式處理。

6．1．2建國前學(xué)校的各類檔案。

6．1．3并入學(xué)校的單位的檔案。

6．1．4上級決定由本館（室）保管的撤銷單位的檔案。

6．2立卷歸檔分工

6．2．1部門、課題組立卷歸檔是高校檔案工作的基本制度和基礎(chǔ)，各部門必須分工明確，協(xié)同配合。

6．2．2學(xué)校分管某個方面工作的校領(lǐng)導(dǎo)，各部門分管檔案工作的負(fù)責(zé)人，都應(yīng)把涉及相應(yīng)的范圍的檔案工作列入自己的職責(zé)范圍，督促有關(guān)部門、有關(guān)人員認(rèn)真做好工作。

6．2．3全校性、綜合性的由黨委辦公室、校長辦公室負(fù)責(zé)立卷歸檔。其余按職能部門分工負(fù)責(zé)相應(yīng)門類的立卷歸檔。

6．2．4立卷歸檔涉及多個部門的大類，由一個或幾個主要職能部門歸口，其他部門可向它們集中或靠攏。

6．3案卷的質(zhì)量要求

6．3．1各門類檔案的質(zhì)量要求，總的是：遵循文件材料的形成規(guī)律，保持彼此之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。

6．3．2卷內(nèi)文件材料必須準(zhǔn)確反映高等學(xué)校教學(xué)、科研和管理活動的真實內(nèi)容，手續(xù)完備，制作和書寫材料利于長期保存。

6．3．3管理內(nèi)容的檔案按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。

6．3．4專題性、成套性檔案（含教學(xué)、科研、產(chǎn)品與科技開發(fā)、基建、設(shè)備、出版檔案）按階段、結(jié)構(gòu)、部件等分別組卷。具體請參閱各工作規(guī)范。

6．3．5在充分照顧前述原則和不影響文件的有機(jī)聯(lián)系情況下，同一內(nèi)容的卷內(nèi)文件可按永久、長期、短期先后排列。

6．3．5．1確定文件材料的保存價值，要根據(jù)學(xué)校工作需要和為國家積累歷史文化財富的需要，準(zhǔn)確進(jìn)行判斷：

凡反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌，對本校、國家建設(shè)、歷史研究有長遠(yuǎn)利用價值的，列為永久保管：

凡反映學(xué)校一般工作活動，在長期對學(xué)校和社會有查考利用價值的，列為長期保管；

凡在較短時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考價值的，列為短期保管。

6．3．5．2對上級發(fā)來的文電，除少數(shù)直接針對本校，并要執(zhí)行的重要文件，應(yīng)永久保管外，其余多數(shù)為長期、短期保管。

6．3．6卷內(nèi)文件要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關(guān)規(guī)定整理。

6．3．7立卷視文件材料數(shù)量的多寡進(jìn)行。當(dāng)同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過200頁；當(dāng)問題單一、文件較少，又不便一起歸類時，可立薄卷。

6．3．8卷內(nèi)文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應(yīng)依次在非裝訂線一側(cè)下角編頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。

6．3．9每個案卷必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，對文件材料原有題名不要隨意更改和簡化，若原有題名無實質(zhì)內(nèi)容或無題名的，要重新擬定并在前后加[]。沒有責(zé)任者、年、月、日的文件，要考證清楚，及時補(bǔ)。會議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的參見號。

6．3．10卷內(nèi)文件材料情況說明，應(yīng)填在備考表內(nèi)。若無說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人姓名、時間寫上。檢查人應(yīng)是立卷單位負(fù)責(zé)人。

6．3．11案卷題名應(yīng)簡明確切，體式一致。一般包括主要責(zé)任者、內(nèi)容、名稱（文種）等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱，一般寫在卷面，不超過50字。

6．3．12要丟掉卷內(nèi)文件上的金屬物，托裱破損文件，字跡稍模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)用細(xì)線逐件裝訂。

6．3．13除有特殊要求的外，檔案的案卷格式和各種表格、卡片的內(nèi)容、規(guī)格、用紙應(yīng)統(tǒng)一。卷皮一般用250克以上較厚實的牛皮紙制成的全封閉式，規(guī)格為300毫米X200毫米，厚度由各校自定，一般為10、15、20、30、40、50、60毫米或自定；表格用紙為260毫米X185毫米，卡片為125毫米X75毫米，用70克以上的白色書寫紙。某些特殊規(guī)格以國家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)。

6．4歸檔時間和手續(xù)

6．4．1黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年六月底以前歸檔。

6．4．2教學(xué)部門和能按教學(xué)年度歸檔的部門應(yīng)在次年寒假前歸檔。

6．4．3科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內(nèi)歸檔。

6．4．4隨時接收上級規(guī)定應(yīng)接收的檔案。

6．4．5接收檔案必須履行手續(xù)，填寫移交清冊，一式二份，寫明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁數(shù)，案卷數(shù)量，移交時間，交接雙方要簽名蓋章。

7．檔案的整理

7．1劃分全宗

7．1．1檔案必須按全宗整理，同一個全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。

7．1．2建國前檔案有兩個以上全宗的，按全宗分別整理。

7．1．3建國后各校形成的包括各門類和載體的檔案，全宗名稱不因?qū)W校名稱變動而改變。

7．2檔案的分類、編號、排架

7．2．1檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎(chǔ)上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。有檢索分類號和實體分類號（檔號）。

7．2．2檢索分類是按專題、類別，系統(tǒng)揭示檔案內(nèi)容，屬大范圍組織檢索工具的分類，其編號按《中國檔案分類法——教育檔案分類表》確定。

7．2．3實體分類是以全宗為單位按檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合記述的內(nèi)容性質(zhì)，對庫存檔案整理、編號，排架組織館藏。

7．2．4檔案實體按檔號順序排架。檔號一般是各類檔案的最下位類目順序編碼。年度為自然年度或教學(xué)年度，按各類規(guī)范要求確定。

7．2．5檔案分類、編號、排架，一經(jīng)確定，不可隨意變動。

7．3檔案檢索工具的編制

7．3．1案卷目錄應(yīng)根據(jù)不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現(xiàn)重復(fù)的檔號。

7．3．2從實際出發(fā)逐步編制配套的其他檢索和參考工具：檔案館（室）指南、全字介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引，有條件的學(xué)校，還應(yīng)接《檔案著錄規(guī)則》要求編制人物卡片、著錄卡片及資料目錄。

8．檔案的計算機(jī)管理

8．1檔案部門應(yīng)納入學(xué)校自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)，積極開發(fā)和利用國家教委推薦的、與本規(guī)范配套的計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開發(fā)利用檔案信息資源的能力。

8．2計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用軟件的配置環(huán)境、機(jī)種選型要和本單位自動化信息管理網(wǎng)絡(luò)相一致，最好盡可能選用容量較大、檔次較高的計算機(jī)，軟件編程語言為關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，輸出設(shè)