文件控制程序

文件控制程序文件控制程序文件控制程序xxx公司文件控制程序文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度目的：本程序?qū)εc體系有關(guān)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管、修改、作廢和歸檔等做出規(guī)定，以確保公司各相關(guān)場(chǎng)所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作廢的文件，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本程序。范圍：本程序適用于與公司管理體系有關(guān)的文件，包括外來(lái)文件的控制。定義：歸檔：文件履行審批手續(xù)后可以移交文控部門的過(guò)程。發(fā)放：輸出的文件由文控部門統(tǒng)一蓋受控標(biāo)識(shí)章后掃描為PDF版上傳到公司電腦公共盤，各部門使用。受控文件：體系文件、技術(shù)文件。非受控文件：僅提供信息作為參考，變更時(shí)不須更換職責(zé)：QCI&EHS部（文控部門）負(fù)責(zé)組織公司《管理手冊(cè)》的編寫、修訂、發(fā)放和控制負(fù)責(zé)各部門輸出文件的接收、歸檔、發(fā)放、發(fā)布、更新、回收、作廢等統(tǒng)一受控管理及臺(tái)帳建立。負(fù)責(zé)國(guó)家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)保、安全生產(chǎn)方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。HR部負(fù)責(zé)國(guó)家及政府行政主管部門頒發(fā)的有關(guān)勞動(dòng)保障方面的法律、法規(guī)的收集、歸檔。技術(shù)部負(fù)責(zé)將編制定型的工藝文件Bom表及電子檔歸檔。負(fù)責(zé)與公司產(chǎn)品技術(shù)相關(guān)的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及國(guó)際、國(guó)內(nèi)同類產(chǎn)品的相關(guān)技術(shù)文件和資料的收集，并輸出到文控部門受控。銷售部負(fù)責(zé)收集客戶提供的文件和資料歸檔。運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)、能源、設(shè)備等方面文件控制總經(jīng)辦：負(fù)責(zé)原輔材料供應(yīng)商材料的收集及歸檔。公司科技項(xiàng)目、產(chǎn)品型號(hào)核準(zhǔn)證、產(chǎn)品第三方檢測(cè)報(bào)告、各類許可證、技術(shù)專利證書歸檔。所有部門負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的文件的編制、審核、歸檔、輸出和使用有效性管理。負(fù)責(zé)對(duì)文控部門發(fā)放的受控文件的管理和正確使用。負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生及接收的內(nèi)部文件、記錄的歸檔管理。負(fù)責(zé)將歸檔的文件移交到文控信息管理平臺(tái)，以便文件存儲(chǔ)及安全性。工作流程文件分類按文件來(lái)源分：內(nèi)部文件、外來(lái)文件按性質(zhì)文件分為四層第一層為管理手冊(cè)第二層為公司級(jí)文件（程序文件及跨部門的管理制度和流程）第三層為作業(yè)文件（各部門、各崗位的具體作業(yè)要求，如：崗位操作程序、檢驗(yàn)程序、各部門管理規(guī)定、制度流程及技術(shù)文件等）、外來(lái)文件和資料（指本公司使用的各類國(guó)際/國(guó)家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、適用的法律/法規(guī)、上級(jí)主管部門下發(fā)的條例/通知/文件、本組織相關(guān)方送閱的文件等；第四層為記錄表格和報(bào)表（用于證明體系正常運(yùn)行及數(shù)據(jù)分析，如操作記錄、檢驗(yàn)記錄、設(shè)備檢修記錄、工作檢查情況記錄、生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等）按文件狀態(tài)分：受控文件、非受控文件。按文件載體分：紙張性文件、非紙張性文件（如：軟盤、硬盤、光盤、電子媒體等）文件格式及編寫要求QCI&EHS部負(fù)責(zé)跨部門文件格式及編寫要求；技術(shù)研發(fā)部負(fù)責(zé)技術(shù)文件格式及編寫要求；運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)操作指導(dǎo)書格式及編寫要求；各類文件按照格式及編寫要求建立。文件編號(hào)及版本標(biāo)識(shí)管理手冊(cè)編號(hào)編號(hào)規(guī)則：QEMS規(guī)則說(shuō)明：“QEMS”：代表質(zhì)量、環(huán)境管理體系的簡(jiǎn)稱，二標(biāo)合一?？绮块T文件編號(hào)編號(hào)規(guī)則：QEMS－XX－XXX規(guī)則說(shuō)明：部門編號(hào)序列號(hào)部門作業(yè)文件編號(hào)規(guī)則：XX/XX－XXX規(guī)則說(shuō)明：部門編號(hào)類別代碼序列號(hào)部門編號(hào)表：部門名稱總經(jīng)辦人力資源部財(cái)務(wù)部研發(fā)部技術(shù)部銷售部公共關(guān)系部運(yùn)營(yíng)部EHS&QCI部門代號(hào)MGHRFNRDTKSAPROPEQ類別代碼：部門需要根據(jù)編制，如：ED－外來(lái)文件WI－作業(yè)指導(dǎo)書QS－技術(shù)規(guī)范、GL-管理文件記錄編號(hào)編號(hào)規(guī)則：相關(guān)文件編碼后直接加-FXXX如跨部門文件涉及的記錄編號(hào)QEMS－XX--XXX－FXXX規(guī)則說(shuō)明：部門編號(hào)文件序列號(hào)表格序列號(hào)版本標(biāo)識(shí)文件的版本控制體現(xiàn)在版本號(hào)、更改記錄上。版本號(hào)由A0開(kāi)始按文件發(fā)行次序順序編排，更改記錄由1開(kāi)始，超過(guò)5項(xiàng)后版本要升級(jí)，更改為A1。QEMS手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等文件的版本標(biāo)識(shí)在文件眉頭里，修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)在文件結(jié)尾《更改記錄》欄里。文件審批與權(quán)限在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件必須按規(guī)定履行相關(guān)審批手續(xù)。在文控部門統(tǒng)一受控管理的文件審批流程為紙質(zhì)文件審批流程,所有審批為手寫審批，不得打印或蓋章體系手冊(cè)的審批流程紙質(zhì)文件（編制人提供）審核（管理者代表）批準(zhǔn)（最高管理者/總經(jīng)理）；跨部門的審批流程紙質(zhì)文件（部門編制人提供）審核（最高管理層/部門經(jīng)理）批準(zhǔn)（最高管理者/管理者代表）；作業(yè)文件的審批流程紙質(zhì)文件（編制人提供）審核（部門助理）批準(zhǔn)（部門經(jīng)理）；文件輸出執(zhí)行紙質(zhì)文件在完成審批手續(xù)后，文件編制人將紙質(zhì)文件正本及對(duì)應(yīng)的電子文件同步輸出到文控部門。各部門輸出文件到文控部門，均須填寫《受控文件清單》，辦理文件輸出移交登記手續(xù)。文件歸檔輸出的工藝文件由文控部門填寫《受控文件清單》統(tǒng)一歸檔管理。文件管理以方便查找、明確發(fā)放、回收、銷毀的途徑、受控有效為原則。文件分類標(biāo)識(shí)清晰，方便查找。文件修改狀態(tài)可識(shí)別，在使用場(chǎng)所為最新有效版本。文件受控標(biāo)識(shí)清晰，易識(shí)別，控制有效。文件作廢，若需保留，應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并隔離保管。紙質(zhì)文件的歸檔管理文控部門管理人員做好文件管理工作。文件發(fā)放文件發(fā)放權(quán)責(zé)文控部門負(fù)責(zé)對(duì)公司所有部門發(fā)放。文件發(fā)放的原則：對(duì)公司內(nèi)的發(fā)放，由編制部門的主管領(lǐng)導(dǎo)審批后即可發(fā)放；對(duì)外單位的發(fā)放必須管理者代表審批后方可發(fā)放。文件發(fā)放形式：文件發(fā)放對(duì)象根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn)，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件。由公司文件管理部門統(tǒng)一打印文件，并在文件封面或第一頁(yè)按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號(hào)以作標(biāo)識(shí)，然后發(fā)放到各使用部門或相關(guān)外部人員，填寫《文件發(fā)放/回收登記表》，由文件使用負(fù)責(zé)人或其主管簽領(lǐng)。收發(fā)雙方應(yīng)同時(shí)在文件上簽字，標(biāo)識(shí)該文件的發(fā)放和修訂狀態(tài)。文件更改文件更改由原文件編制部門指定人員負(fù)責(zé)實(shí)施，所有文件更改，在更改記錄中進(jìn)行明確，且重新執(zhí)行審批、輸出、歸檔、發(fā)放流程。管理體系文件不致?lián)Q版的，可標(biāo)明更改范圍，進(jìn)行拆頁(yè)更換，每更改一次，其版本更改記錄增加一個(gè)序數(shù)，經(jīng)多次更改（版次累計(jì)到5次）或大量更改的文件，則應(yīng)換版發(fā)行。文件作廢受控文件發(fā)生作廢時(shí)，新的文件由文控部門按文件發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放和公告。舊的文件進(jìn)行回收。作廢文件的處理紙質(zhì)的舊版作廢體系文件由文控部門統(tǒng)一回收、銷毀，紙質(zhì)的舊版技術(shù)文件由文控部門加蓋“作廢文件”章后移至指定區(qū)域隔離存放，同時(shí)保存1年。文件受控文件受控章的標(biāo)識(shí)。以下文件均需加蓋受控章?！笆芸匚募薄w系文件的受控標(biāo)識(shí)以及產(chǎn)品設(shè)計(jì)輸出文件、工藝文件的正式輸出受控標(biāo)識(shí)。“作廢文件”——所有作廢文件受控標(biāo)識(shí)。文件查/借閱文件的查/借閱查/借閱者要嚴(yán)格遵守文件保密，不能私自打印、傳真、外傳