標(biāo)書制作要點(diǎn)

標(biāo)書制作要點(diǎn)一、目的本文檔旨在提高公司團(tuán)隊(duì)的標(biāo)書制作能力及水平，從標(biāo)書制作經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，避免今后在制作標(biāo)書過程中可能出現(xiàn)的問題及錯誤，隨著標(biāo)書制作的水平提升，進(jìn)而形成一套公司自身的標(biāo)書制作規(guī)范及流程。二、查看標(biāo)書通讀招標(biāo)書的內(nèi)容，一般情況下包括標(biāo)書的“基本要求”，“商務(wù)要求”，“技術(shù)要求”，“客戶需求”，“合同條款”等信息。對于主要負(fù)責(zé)技術(shù)標(biāo)的，通常需要關(guān)注的部分為以下幾點(diǎn)：基本要求：對投標(biāo)文件的書寫規(guī)范及格式要求，投標(biāo)截止日期，這點(diǎn)很關(guān)鍵，盡量提前1到2天完成標(biāo)書制作。技術(shù)要求：對招標(biāo)項(xiàng)目及產(chǎn)品在技術(shù)方面如技術(shù)參數(shù)、重要指標(biāo)的要求，以及對投標(biāo)單位在技術(shù)服務(wù)和售后服務(wù)方面的要求?？蛻粜枨螅好鞔_客戶具體的需求及可能的潛在需求，做好需求分析工作，這對于編寫技術(shù)方案部分極其重要。查看、通讀標(biāo)書的目的在于將重要部分標(biāo)記出來，這樣在投標(biāo)文件的時候不需要重復(fù)查找，大大節(jié)約了制作的時間，有助于提高工作效率。問題確認(rèn)通常，在閱讀完標(biāo)書，標(biāo)記完重要部分的情況下，對此次投標(biāo)會有各方面的問題，對于這些問題的處理情況，往往也代表著標(biāo)書制作水平的高低。將所有疑問列出并逐一加以確認(rèn)、解決，是必不可少的一項(xiàng)環(huán)節(jié)。以下是可能存在問題的幾方面，需要加以關(guān)注：招標(biāo)背景：此次招投標(biāo)的目的、背景是什么，招標(biāo)單位的實(shí)際情況如何?？蛻粜枨螅喝绨惭b/售后服務(wù)/到貨/質(zhì)量保證/特殊要求等要求內(nèi)容，對于客戶需求部分存在任何疑問，一律需要列明并與商務(wù)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)、或相關(guān)人員確認(rèn)。技術(shù)問題：如產(chǎn)品參數(shù)、技術(shù)參數(shù)、廠家資質(zhì)、技術(shù)服務(wù)要求等信息，若有任何疑問，一律需列明并與商務(wù)、技術(shù)團(tuán)隊(duì)、或相關(guān)人員確認(rèn)。基于以上，需對此次標(biāo)書的制作做一個任務(wù)分解，任務(wù)分解是一個描述思路的規(guī)劃和設(shè)計(jì)工具，它能幫助標(biāo)書制作人員確定和有效的管理標(biāo)書制作工作，同時它還能展現(xiàn)各項(xiàng)工作之間的相互聯(lián)系以及為了完成這些工作所需的條件。1.確定此次標(biāo)書制作的相關(guān)人員。技術(shù)部作為標(biāo)書技術(shù)部分的負(fù)責(zé)人，勢必會遇到自身無法解決的問題，那么就需要起到溝通和協(xié)調(diào)的作用。在溝通之前，需將所需解決的問題列明并找到相關(guān)負(fù)責(zé)人，盡量一次性解決，避免反復(fù)溝通帶來的效率問題。同時制訂投標(biāo)計(jì)劃，將計(jì)劃分解到每個人員上，確定每個人工作內(nèi)容和計(jì)劃。2.構(gòu)思標(biāo)書的框架。仔細(xì)構(gòu)思技術(shù)部分的框架，不能為了寫標(biāo)書或湊篇幅而進(jìn)行文字的組織，要有系統(tǒng)性、邏輯性，語言表述要準(zhǔn)確，同時符合標(biāo)書格式及規(guī)范，要有特點(diǎn)，有特色。標(biāo)書的技術(shù)文件通?？梢苑譃橐韵聨讉€部分：概述：項(xiàng)目背景等標(biāo)題，主要是對項(xiàng)目的由來及概況作簡單介紹，對各章節(jié)的內(nèi)容做簡略描述，或?qū)⒄麄€標(biāo)書的全部文字濃縮形成精華版的標(biāo)書描述內(nèi)容提要，以利于評標(biāo)專家了解標(biāo)書的大致思想和結(jié)構(gòu)。需求分析：根據(jù)招標(biāo)技術(shù)文件，認(rèn)真研究用戶需求，對項(xiàng)目的情況做細(xì)致的分析調(diào)查研究，了解用戶的用途，明確項(xiàng)目所要達(dá)到的目的，既要作定性分析，必要時也要作定量計(jì)算。設(shè)計(jì)原則：先進(jìn)性、穩(wěn)定性、易用性、開放性、可擴(kuò)展性、安全性。技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：對項(xiàng)目采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)做詳細(xì)的陳述，以國標(biāo)為主，國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為輔，說明技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的來源。方案設(shè)計(jì)：方案的設(shè)計(jì)依據(jù)來源于需求分析，對項(xiàng)目的要點(diǎn)、難點(diǎn)等技術(shù)問題要做詳細(xì)的說明，突出自己的技術(shù)特點(diǎn)。設(shè)備選型：設(shè)備選型的主要設(shè)備要進(jìn)行詳盡的技術(shù)指標(biāo)描述，把設(shè)備的獨(dú)特優(yōu)勢、功能充分說清楚，體現(xiàn)出所選設(shè)備性能與品牌的差異性，把設(shè)備選型的獨(dú)到之處體現(xiàn)出來。項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃項(xiàng)目管理：詳細(xì)敘述項(xiàng)目實(shí)施過程中的各個環(huán)節(jié)。培訓(xùn)計(jì)劃：制定項(xiàng)目的培訓(xùn)計(jì)劃，培訓(xùn)內(nèi)容，所要達(dá)到的目的。項(xiàng)目驗(yàn)收：對項(xiàng)目的驗(yàn)收作一定的陳述這種格式也不是一成不變的，可以根據(jù)項(xiàng)目的大小、復(fù)雜程度進(jìn)行適當(dāng)?shù)脑鰷p，但是，一定要確保標(biāo)書整體結(jié)構(gòu)的完整性，一定要自己寫標(biāo)書，標(biāo)書的思路要清晰，標(biāo)書就像一篇文章一樣，規(guī)劃好篇章結(jié)構(gòu)，突出公司對項(xiàng)目理解的技術(shù)特點(diǎn)。五、標(biāo)書制作重點(diǎn)與要求:圖文并茂：通過圖片凸現(xiàn)主題，通過主題體現(xiàn)技術(shù)實(shí)力，通過圖片對技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行解讀。團(tuán)隊(duì)合作：標(biāo)書的編寫應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目的需求，成立臨時的成員小組，采納各方的意見，做到敘述準(zhǔn)確，語言優(yōu)美。項(xiàng)目理解：需求分析是一個標(biāo)書的亮點(diǎn)，也是體現(xiàn)你對項(xiàng)目的理解程度，應(yīng)對招標(biāo)技術(shù)文件的技術(shù)要求進(jìn)行逐條核對落實(shí)，充分理解用戶的需求要求，了解用戶的應(yīng)用，對用戶的應(yīng)用情況進(jìn)行透徹的分析，對需求進(jìn)行充分的調(diào)研，提出合理的解決方案。標(biāo)書的組織：要注重標(biāo)書內(nèi)容的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和邏輯性，通過對投標(biāo)文件各章節(jié)的有序排列，把公司的整體方案充分地展示在招標(biāo)單位和評標(biāo)委員面前。標(biāo)書的組織可以從以下幾個方面進(jìn)行：要有整體性：針對招標(biāo)技術(shù)文件，認(rèn)真規(guī)劃標(biāo)書的整體結(jié)構(gòu)。整體性就是要從標(biāo)書的整體出發(fā)，對標(biāo)書的各個章節(jié)進(jìn)行合理的安排，標(biāo)書的結(jié)構(gòu)如同寫文章一樣，語言表述準(zhǔn)確，思路清晰，簡潔精煉，前后呼應(yīng)，安排好次序。重點(diǎn)突出：每一個項(xiàng)目都有自身的特點(diǎn)，針對技術(shù)文件的要求，找出項(xiàng)目的關(guān)鍵技術(shù)點(diǎn)，根據(jù)用戶的需求在標(biāo)書中濃彩重筆的進(jìn)行分析論證，提出解決的方法與思路。方案設(shè)計(jì)：根據(jù)招標(biāo)技術(shù)文件，對項(xiàng)目的關(guān)鍵部分作詳細(xì)的陳述，有針對性對方案中的技術(shù)細(xì)節(jié)進(jìn)行描述。找出該項(xiàng)目的特點(diǎn)、特色、關(guān)鍵技術(shù)問題，提出解決的辦法，和實(shí)施過程應(yīng)注意的問題。提供相應(yīng)的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)，設(shè)備連接圖等。目錄規(guī)劃：目錄是標(biāo)書的門面，突出重點(diǎn)下大力氣用醒目的語言寫好目錄。如何在最短的時間內(nèi)讓專家找出它們的興奮點(diǎn)確實(shí)值得研究，目錄是標(biāo)書濃縮的精華，是標(biāo)書的眼睛，要能讓專家透過目錄，能看到標(biāo)書的內(nèi)容，對標(biāo)書內(nèi)容有一個大致的了解，對整體的結(jié)構(gòu)有一個大概的印象，通過目錄，可以讓專家可以信手拈來方便快捷的尋找各種資料。產(chǎn)品配置清單：對主要產(chǎn)品和設(shè)備的關(guān)鍵參數(shù)、配置、設(shè)備產(chǎn)地等細(xì)節(jié)進(jìn)行描述，對設(shè)備的升級及增值事項(xiàng)進(jìn)行說明，讓招標(biāo)單位通過產(chǎn)品清單一覽表就可以清晰的了解整個項(xiàng)目的技術(shù)參數(shù)與性能。技術(shù)人員主要工作，做好產(chǎn)品競爭分析，提供銷售產(chǎn)品建議。施工方案：施工方案的規(guī)劃本著科學(xué)性、合理型，對本公司的技術(shù)規(guī)范、施工流程進(jìn)行文字性的說明，做到嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、周密，富有彈性。驗(yàn)收與培訓(xùn)：設(shè)備的驗(yàn)收，設(shè)備的渠道認(rèn)證，建立的溝通等。項(xiàng)目完成后，工程的技術(shù)文檔同時完成，技術(shù)文檔包括方案介紹，驗(yàn)收報告，操作流程，常見故障處理流程，培訓(xùn)教材，提交設(shè)備清單。技術(shù)支持與服務(wù)：在招標(biāo)過程中，招標(biāo)單位越來越重視服務(wù)，且通常在招標(biāo)要求中會有詳細(xì)說明，因而，企業(yè)投標(biāo)時，應(yīng)積極響應(yīng)，寫到標(biāo)書中去，應(yīng)專門列一項(xiàng)服務(wù)條款和一些承諾。偏差表的處理：無論對于技術(shù)部分還是商務(wù)部分，投標(biāo)文件與招標(biāo)文件中有差異的部分，通常招標(biāo)方要求標(biāo)注在偏差表中，在編寫投標(biāo)方案時，應(yīng)該盡可能的將差異部分找出來，描述清楚，但是，在最后整理、提交偏差時，就需要特別慎重，并不是每個差異都適合在這個正式的場所以正式的方式提出，有些東西需要保持一種模糊的狀態(tài)，以提高中標(biāo)的可能性，同時，又可以為商務(wù)和技術(shù)談判留下伏筆，便于談判中的進(jìn)退。六、標(biāo)書審查1.基本審核內(nèi)容正文、封面、頁眉頁腳、腳注等所有位置，不出現(xiàn)其它客戶名稱或者無關(guān)單位的名稱頁眉、頁腳的客戶信息、項(xiàng)目信息、公司信息等內(nèi)容正確無誤。封面、頁眉頁腳等處的公司logo正確?？蛻裘Q、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目簡稱正確無誤，不使用不規(guī)范甚至不正確的稱呼。正文中，頁碼編排合適，封面無頁碼，頁碼無亂、漏頁情況。目錄和正文的字體、行間距、字符間距合理、統(tǒng)一，不出現(xiàn)格式凌亂的情況。正文首行有縮進(jìn)且全文統(tǒng)一。英文大小寫正確。封面、目錄、各章末尾等頁面，如需分頁，應(yīng)插入硬分頁符，不應(yīng)用回車換行分頁。整個方案目錄的分級合理、編號正確，目錄已經(jīng)更新。網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D、產(chǎn)品部署圖、功能說明圖等圖形正確無誤，產(chǎn)品部署位置和數(shù)量正確，圖形中不出現(xiàn)無關(guān)客戶的名稱。圖形在文檔中的位置正確，不偏離出正文位置區(qū)域。?表格格式恰當(dāng)，不顯凌亂。?不出現(xiàn)無關(guān)產(chǎn)品的名字，不混淆不同產(chǎn)品的名字和內(nèi)容。安全服務(wù)、產(chǎn)品售后支持部分不出現(xiàn)無關(guān)產(chǎn)品的名字。?不出現(xiàn)錯別字和明顯病句，尤其注意WORD已經(jīng)標(biāo)識出來的錯字和語法不通的地方。?出現(xiàn)多條內(nèi)容排列時，各條行尾的標(biāo)點(diǎn)符號統(tǒng)一，不混用、舌L用標(biāo)點(diǎn)符號。?整個方案前后內(nèi)容無矛盾之處，尤其注意數(shù)據(jù)如漏洞庫大小、事件數(shù)、產(chǎn)品部署數(shù)量前后無矛盾。?方案涉及多個、多類產(chǎn)品的部署時，原則上應(yīng)有一份明確的產(chǎn)品部署總表或總圖。?安全管理、人員組織規(guī)范、產(chǎn)品培訓(xùn)等內(nèi)容恰當(dāng)，依據(jù)方案實(shí)際要求做好刪減，不大包大攬、不隨便做承諾。?方案文件的命名遵循規(guī)定的命名格式，即：日期一項(xiàng)目名稱_v版本號」修訂次數(shù)?擴(kuò)展名如：“20110602_某銀行自動化運(yùn)維平臺投標(biāo)技術(shù)文件_v2_r3.doc”。?若方案由多個文件組成，各文件的命名和正文封面均應(yīng)有統(tǒng)一的編號。?自己確保在方案完成后已經(jīng)完整檢查過2.高級審核內(nèi)容做方案之前先明確方案的目標(biāo)、涉及哪些產(chǎn)品和服務(wù)、選用哪些廠商的產(chǎn)品、方案的閱讀者是什么角色，盡量和銷售人員一起確定方案的整體思路、采取的策略、產(chǎn)品的選型，確保整個方案的方向是正確的，避免在方案完成后再“動大手術(shù)”的情況。有特殊需求的方案如：要求不出現(xiàn)公司名稱、不出現(xiàn)產(chǎn)品的具體名稱等，提前確定特殊需求都有哪些方面，再按照要求完成。方案前后保持連貫性，避免方案整體思路凌亂。方案第一章不宜大篇幅描述與客戶無關(guān)的信息，也不宜首先大篇幅介紹公司，以免引起客戶反感。應(yīng)盡早切入主題，結(jié)合客戶的實(shí)際情況和本次工作目的做針對性分析和敘述，方案一般不宜通過大量堆砌與項(xiàng)目本身無關(guān)的內(nèi)容來拉長篇幅。制作方案及標(biāo)書需要注意的要點(diǎn)：1、所有文字采用微軟雅黑字體。2、正文部分采用小四號字，段落采用1.5倍行距。3、正文上一級標(biāo)題采用比正文大一號字，上兩級標(biāo)題采用比正文大兩號的字體，以此類推；比如：該文檔采用三級目錄，則一級目錄采用三號字，二級目錄采用小三號字，三級目錄采用四號字，正文采用小四號字。4、頁面設(shè)置采用默認(rèn)頁邊距，即上2.54厘米，下2.54厘米，左3.17厘米，右3.17厘米。5、插入頁碼統(tǒng)一用“普通數(shù)字3”這個格式。注意：如果做方案的時候想在封面頁不顯示頁碼，目錄頁顯示為第一頁，則第一步插入頁碼時，在頁碼設(shè)置這個選項(xiàng)里，選擇起始頁為“0”；第二步打開“頁腳”選項(xiàng)，下拉菜單欄里有“編輯頁腳”選項(xiàng)"打開，看上方菜單欄里有一項(xiàng)"首頁不同”,前面打鉤，即可。目錄設(shè)置，首先選擇一級大標(biāo)題，單擊右鍵選擇“段落”，打開對話框“大綱級別”這個選項(xiàng)，更改成“一級”，然后選擇二級大標(biāo)題，單擊右鍵選擇“段落”，打開對話框，“大綱級別”這個選項(xiàng)，更改成“二級”，以此類推，將所有標(biāo)題的級別先定義好，正文的級別就是“正文文本”；