物業(yè)收費管理規(guī)定及工作指引

物業(yè)收費管理規(guī)定及工作指引總則本文件規(guī)定了各單位收費的日常管理。本文件適用于公司各單位。定義無。職責3.1各單位負責所轄區(qū)域各種應收款項的收取。3.2公司財務部負責各單位收費的管理、監(jiān)督。工作要求4.1各單位根據(jù)物業(yè)委托合同和其它約定實施收費，執(zhí)行國家及地方的物價政策。4.2收費項目：物業(yè)服務費、電梯運行費、消防維保費、代墊水電氣等費用以及其他應收款項。4.3票據(jù)的使用。4.3.1各單位可根據(jù)實際需要實施軟件收費或手工收費。無論何種方式收費，所有收費一律開具本公司票據(jù)（根據(jù)規(guī)定開具發(fā)票或者收據(jù)），并建立發(fā)票、收據(jù)領(lǐng)用存臺帳。嚴禁自行購買收據(jù)、自行收費，一旦發(fā)現(xiàn)，將予以嚴肅處理，情節(jié)嚴重者追究法律責任。4.3.2收費人員嚴格按照規(guī)定使用發(fā)票、收據(jù)。因發(fā)票、收據(jù)使用不規(guī)范而受到稅務機關(guān)的罰款，由責任人承擔。發(fā)票、收據(jù)領(lǐng)用以舊換新，不允許外借、缺號，作廢票據(jù)應聯(lián)次齊全。4.3.3根據(jù)公司及分公司經(jīng)營范圍，提供發(fā)票的收費項目為：物業(yè)服務費、代收電梯費、代收消防維保費、代收水費、代收電費、代收燃氣費等。不得提供超出我公司經(jīng)營范圍的發(fā)票，收費人員在收費過程中對于超出公司規(guī)定的要求，有權(quán)利拒絕。出現(xiàn)問題，應及時與財務部溝通。4.4現(xiàn)金（支票）的管理。4.4.1收費人員應每日盤點現(xiàn)金、清點支票，應與當天的收費明細相符，確保所收款項的日清日結(jié)。在收費過程中出現(xiàn)的長款歸公，短款自賠。4.4.2收取的現(xiàn)金直接存入公司賬戶或交到財務部，并于1個工作日內(nèi)將明細報財務部，收取的支票到期前5日內(nèi)送財務部統(tǒng)一辦理。在收取支票時應做好登記工作，登記內(nèi)容包括：交票人姓名、有效證件號碼、地址、電話、出票單位等。防止一旦支票發(fā)生問題，無法追究。各單位保險柜中當日庫存現(xiàn)金余額不得超過2000元。4.4.3各單位必須保證資金的安全完整。任何人不得將收取的各項費用挪作他用（包括坐支現(xiàn)金、白條抵庫等）。一經(jīng)查出，由財務部提出將對責任人以及單位負責人進行處罰，情節(jié)嚴重的將追究法律責任。4.4.4所有單位必須嚴格按照上述規(guī)定管理資金。未經(jīng)公司允許私自收費將視同私設小金庫，將對單位負責人進行處罰，并納入月、季、年度的考核。4.4.5收費人員更換需要由管理處主任、財務經(jīng)理監(jiān)交，確保收費工作的連續(xù)性。節(jié)日期間做好收費交接，確保資金安全。4.5.1臺帳、報表：各單位應建立各種收費臺帳，隨時清晰反映業(yè)主的應收費、已收費、欠收費等情況。并根據(jù)要求提供相關(guān)報表，做到帳款表相符。4.5.2主要報表種類及報送時間：收費率月報表、清欠率月報表，報送時間：次月第一個工作日報送截止到上月末數(shù)據(jù)；當年業(yè)主欠費明細表、往年業(yè)主欠費明細表，報送時間：次月第四個工作日報送截止到上月末數(shù)據(jù)；月度預算：每月25日；年度預算：每年11月份15日前；代墊費用分攤表：繳納費用后5個工作日內(nèi)。4.6收費周期及催費。4.6.1大廈單位根據(jù)合同時間收費，社區(qū)項目以季度為收費周期。每季度的首季通知到所有業(yè)主交費，次月電話或短信通知未交費業(yè)主，末月對于欠費業(yè)主登門拜訪收費。時間超過1季度又無充分理由的，次月發(fā)催款函1-2次；再次月發(fā)放律師函催收，確保當年費用在次年1季度內(nèi)清理完畢。4.6.2各單位應在每年度1月15日前對前年度欠費情況建賬造冊，包括欠費金額、欠費原因、催繳記錄等信息，確保在規(guī)定時間內(nèi)上報財務部及相關(guān)領(lǐng)導。4.6.3財務部按照各單位提供的欠費信息，在下年度1月底之前進行核實具體情況，并及時上報。4.7物業(yè)費清理和處理。4.7.1對于因服務存在過失導致的業(yè)主拒交費，由各單位提出申請，說明理由，提請財務部、品質(zhì)部、分管副總、總經(jīng)理、財務管理部總經(jīng)理、財務總監(jiān)、執(zhí)行總裁會簽批準后銷賬。并同時追究相關(guān)責任人的相應責任。4.7.2對于因開發(fā)商原因?qū)е碌木芙晃飿I(yè)費，應積極與開發(fā)商協(xié)調(diào)，按相關(guān)程序妥善處理。4.5.3未經(jīng)批準，任何單位、任何人不允許減免業(yè)主的物業(yè)費。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將對相關(guān)責任人進行嚴厲處罰。4.7.4如確有特殊情況需要減免物業(yè)費，由各單位提出申請，充分說明理由，以會簽形式報財務部、品質(zhì)部、分管副總、總經(jīng)理、財務管理部總經(jīng)理、集團財務總監(jiān)、執(zhí)行總裁審批后銷賬。4.7.5業(yè)主無正當理由拒交物業(yè)費等費用時間超過1年的，由各單位在次月提出，經(jīng)總經(jīng)理批準，實施法律訴訟。4.7.6收費過程中出現(xiàn)的問題，各單位應及時匯報，