公司采購規(guī)程

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔公司采購規(guī)程目錄：1、公司采購規(guī)程2、某公司采購手續(xù)規(guī)程六、公司采購規(guī)程請購單第一條請購應(yīng)按照存量管制基準(zhǔn)和用料預(yù)算的有關(guān)規(guī)定，并參考庫存情形開列請購單，逐項(xiàng)注明材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)，經(jīng)本部門主管審核后按規(guī)定逐級呈核并編號，最后送采購部門。第二條來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。第三條特殊情況需按緊急請購辦理時(shí)，可在“請購單”“備注”欄注明原因，以急件遞送。第四條作業(yè)福利用品由物管部門按月實(shí)際耗用狀況，并考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。第五條以下總務(wù)性物品可免開清單，而以“總務(wù)用品申請單”委托總務(wù)部門辦理，主要包括：賀電用物品、招待用品和書報(bào)、名片、文具、報(bào)表等，以及小額采購的材料。采購規(guī)定第六條內(nèi)購由國內(nèi)采購部門負(fù)責(zé)辦理。外購由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口事務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。采購重要材料應(yīng)由總經(jīng)理與供應(yīng)商（或代理商）議價(jià)。對于專項(xiàng)用料，必須時(shí)由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門辦理采購。表12-7材料準(zhǔn)購單總號編號請購日期：年月總號編號請購欄準(zhǔn)購欄材料名稱材料編號上次采購日期廠商廠牌單位編制科目材料規(guī)格材料標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商名稱請購數(shù)量單位需用日期地址用途電話備注單價(jià)約定交期主管部門請購批示：經(jīng)理采購第七條采購部門應(yīng)按材料使用及采購特性，選擇最有利的方式進(jìn)行采購。1．集中計(jì)劃采購：對具有共同性的材料，應(yīng)集中計(jì)劃辦理采購。經(jīng)核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門提出請購計(jì)劃，報(bào)采購部門定期集中辦理。2．長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常使用，且使用量較大的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，報(bào)批后通知各請購部門按需提出請購。3．采購部門應(yīng)按采購地區(qū)、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料采購作業(yè)期限，并通知各有關(guān)部門。國內(nèi)采購作業(yè)第八條內(nèi)購價(jià)格1．采購人員接到“請購單（內(nèi)購）”后應(yīng)按請購事項(xiàng)的緩急，并參考市場行情、過去采購記錄或廠方提供的報(bào)價(jià)，精選三家以上供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格對比。2．如果報(bào)價(jià)規(guī)格與請購單位的要求略有不同或?qū)俅闷?，采購人員應(yīng)檢附有關(guān)資料并于“請購單”上予以注明，報(bào)經(jīng)主管核發(fā)，并轉(zhuǎn)使用部門或請購部門簽注意見。3．屬于慣例超交者（如最低采購量超過請購量），采購人員應(yīng)在議價(jià)后，在請購單“詢價(jià)記錄欄”中注明，報(bào)主管核簽。4．對于廠商報(bào)價(jià)資料，經(jīng)辦人員應(yīng)深入研究分析，并以多種方式向廠方議價(jià)。5．采購部門接到請購部門緊急采購口頭要求，主管應(yīng)即指定經(jīng)辦人員先做詢價(jià)、議價(jià)，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第九條內(nèi)購呈批手續(xù)詢價(jià)完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“請購單”詳填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果，擬定“訂購廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”，經(jīng)主管核批，并按采購審批權(quán)限呈批。第十條內(nèi)購訂購程序1．采購經(jīng)辦人員接到已經(jīng)審批的“請購單”后應(yīng)向廠方傳遞“訂購單”，并確定交貨日期，要求供應(yīng)方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。2．分批交貨時(shí)，采購人員應(yīng)在“請購單”上加蓋“分批交貨”章，以便識別。3．采購人員使用暫借款采購時(shí)，應(yīng)在“請購單”加蓋“暫借款采購”章，以便識別。第十一條內(nèi)購進(jìn)度控制1．國內(nèi)采購部門可分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，依靠“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。2．采購人員未能按既定進(jìn)度完成采購時(shí)，應(yīng)填制“采購交貨延遲情況表”，并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)主管批示后轉(zhuǎn)送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。第十二條內(nèi)購單據(jù)整理及付款1．來貨收到以后，物管部門應(yīng)將“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”（其免填“材料檢驗(yàn)報(bào)告表”部分，應(yīng)于收料單加蓋“免填材料檢驗(yàn)報(bào)告表”章）送采購部門與發(fā)票核對。確認(rèn)無誤后，送會計(jì)部門。會計(jì)部門應(yīng)于結(jié)賬前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料，“請購單（內(nèi)購）”中的會計(jì)聯(lián)須于第一批收料后送會計(jì)部門。2．內(nèi)購材料須待試用檢驗(yàn)的，其訂有合同部分，按合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，按采購部門報(bào)批的付款條件予以付款。3．短交待補(bǔ)足的，請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行予以付款。4．超交應(yīng)經(jīng)主管批示方可按照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行予以付款，否則仍按原訂貨數(shù)付款。國外采購作業(yè)第十三條外購價(jià)格1．外購部門按照“請購單（外購）”需求急緩加以辦理，依據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)，并參考市場行情及過去詢價(jià)記錄，向三家以上供應(yīng)商詢價(jià)。特殊情形（比如獨(dú)家制造代理等原因）下除外，但應(yīng)于“請購單（外購）”注明，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行比價(jià)、分析、議價(jià)。2．請購材料規(guī)范較復(fù)雜時(shí)，外購部門應(yīng)附上各供應(yīng)商所報(bào)的材料主要規(guī)范并簽注意見，再轉(zhuǎn)請購部門確認(rèn)。第十四條外購呈批手續(xù)1．比、議價(jià)完成后，由外購部門填具“請購單（外購B）”，擬定“訂購廠家”、“預(yù)定裝運(yùn)日期”等，連同廠方報(bào)價(jià)，送請購部門按采購審批程序報(bào)批。2．核決權(quán)限（1）采購金額在8000元以下者由部門經(jīng)理核決。（2）采購金額超過8000元者由總經(jīng)理核決。3．采購項(xiàng)目經(jīng)審批后又發(fā)生采購數(shù)量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程序重新報(bào)批。但若更改后的審批權(quán)限低于原審批權(quán)限時(shí)仍按原程序報(bào)批。表12-8采購核準(zhǔn)單年月日請購部門請購總號董事長品名數(shù)量報(bào)價(jià)總經(jīng)理副總經(jīng)理經(jīng)理簽呈意見承辦部門第十五條外購訂購程序1．“請購單（外購）”經(jīng)報(bào)批轉(zhuǎn)回外購部門后，即向供應(yīng)商訂購并辦理各項(xiàng)手續(xù)。2．如需與供應(yīng)商簽訂長期合同，外購部門應(yīng)將簽訂的長期合同書，按采購審批程序報(bào)批后辦理。第十六條外購進(jìn)度控制1．外購部門依照“請購單（外購）”及“采購控制表”控制外購作業(yè)進(jìn)度。2．外購部門在每一作業(yè)進(jìn)度延遲時(shí)，應(yīng)主動開具“進(jìn)度異常反應(yīng)單”記明異常原因及處理對策，憑以修訂進(jìn)度并通知請購部門。3．外購部門一旦發(fā)現(xiàn)外購“裝船日期“有延誤時(shí)，即應(yīng)主動與供應(yīng)商聯(lián)系催交，并開立“進(jìn)度異常反應(yīng)單“記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并按請購部門意見辦理。價(jià)格品質(zhì)復(fù)核第十七條價(jià)格復(fù)核1．采購部門應(yīng)經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應(yīng)商資料，作為采購及價(jià)格審核的參考。2．采購部門應(yīng)對各分公司事業(yè)部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價(jià)格的參考。第十八條品質(zhì)復(fù)核采購單位應(yīng)對公司內(nèi)所使用的材料品質(zhì)予以復(fù)核，并形成完整資料備查。第十九條異常處理審查作業(yè)中若發(fā)現(xiàn)異常情形，采購審查部門應(yīng)即填寫“采購事務(wù)意見反應(yīng)處理表”（或附書面報(bào)告），通知有關(guān)部門處理。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔采購手續(xù)規(guī)程沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司精品文檔精心整理

更改記錄序號發(fā)行日更改對象·更改內(nèi)容批準(zhǔn)審查擬制01999.5.12新發(fā)行柳玉輝崔戈李建敏11999.12.21修改第2頁，4.7.2采購合同部分，增加關(guān)于驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的要求柳玉輝崔戈李建敏精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔1.目的本規(guī)程是為了明確公司的采購手續(xù)，保證采購活動合理地進(jìn)行。2.適用范圍與生產(chǎn)相關(guān)的物品的采購由商務(wù)部負(fù)責(zé)。其它如能源與通訊、書籍、飲食等不適用于此規(guī)程。3.職責(zé)商務(wù)部是采購的責(zé)任部門。采購申請方負(fù)責(zé)向商務(wù)部提出采購申請，商務(wù)部根據(jù)采購需求進(jìn)行采購，并負(fù)責(zé)對分供方的評價(jià)和選擇。4.程序4.1法規(guī)的遵守商務(wù)部在執(zhí)行采購的過程中，須遵守國際和國內(nèi)相關(guān)的法律或法規(guī)。商務(wù)部員工應(yīng)了解相應(yīng)的法律、法規(guī)，并充分認(rèn)識到守法的必要性。4.2采購體制的建立商務(wù)部依據(jù)采購需求，執(zhí)行采購任務(wù)。商務(wù)部有責(zé)任與相關(guān)單位保持聯(lián)系，把握商業(yè)動向，并收集、整理相關(guān)的資料。4.2.1關(guān)于商業(yè)動向的要點(diǎn)：本公司的銷售、生產(chǎn)、設(shè)備計(jì)劃。商品的使用過程、質(zhì)量、制造方法、代用品及生產(chǎn)廠家、流通機(jī)構(gòu)。經(jīng)濟(jì)形勢和市場動向。供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力。新產(chǎn)品動向。與采購相關(guān)的法規(guī)及商業(yè)慣例。4.2.2關(guān)于相關(guān)資料的要點(diǎn)：采購資金支出計(jì)劃。采購物品相關(guān)的規(guī)格、規(guī)范和需求規(guī)格說明。分供方相關(guān)的調(diào)查資料，包括產(chǎn)品或項(xiàng)目的名稱和編號。購買價(jià)格等統(tǒng)計(jì)資料。產(chǎn)品目錄、說明以及采購合同、訂單等資料。費(fèi)用清單。開發(fā)環(huán)境以及對人員的要求4.2.3采購的物品或項(xiàng)目包括：物品：原材料、配件、委托物、產(chǎn)品、機(jī)械設(shè)備、消耗品、軟件包等均可統(tǒng)稱為物品。委托物：依據(jù)本公司的設(shè)計(jì)和規(guī)范，委托生產(chǎn)的軟件、配件或其它產(chǎn)品稱為委托物。委托物的分類和管理不在本規(guī)程內(nèi)規(guī)定。4.3交易文件對于長期的供應(yīng)商，原則上應(yīng)簽署交易基本合同。4.4采購申請采購申請方需要從外部購入物品時(shí)需向商務(wù)部提出申請。采購申請需得到采購申請責(zé)任者的批準(zhǔn)。采購申請責(zé)任者應(yīng)為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以上級別。4.5采購申請的確認(rèn)對采購申請需確認(rèn)以下事項(xiàng)：購買事項(xiàng)是否得到批準(zhǔn)；質(zhì)量、交付期、數(shù)量是否恰當(dāng)；記載事項(xiàng)是否完備。4.6分供方的評定與選擇4.6.1在能力方面的考慮主要注意以下幾點(diǎn)：技術(shù)水準(zhǔn)(特別需要時(shí)，還要由技術(shù)部門認(rèn)定)及實(shí)物質(zhì)量；制造能力或銷售能力以及質(zhì)量保證能力；與本公司的合作意向程度；在行業(yè)界的地位、得到的評價(jià)以及對其他企業(yè)的供貨業(yè)績；經(jīng)營狀態(tài)以及經(jīng)營者的人格；產(chǎn)品的系列化程度及本公司產(chǎn)品的購買狀況；過去與本公司交易的實(shí)際情況；以往的供貨業(yè)績4.6.2對價(jià)格的考慮對于市場中種類較多的物品，原則上要從3個(gè)以上競爭者中來估價(jià)。當(dāng)把訂單分割開有利時(shí)也可分開采購。對于不適于進(jìn)行競爭估價(jià)的物品，單獨(dú)估價(jià)時(shí)應(yīng)詳細(xì)地研究估價(jià)內(nèi)容。對于反復(fù)購買的物品要特別注意分散購買以降低風(fēng)險(xiǎn)。4.6.3編制合格分供方名單，每年公布一次。4.6.4依據(jù)分供方考核辦法對其進(jìn)行動態(tài)控制。4.6.5建立分供方檔案，保存有關(guān)記錄。4.7采購合同4.7.1簽訂合同出現(xiàn)以下事項(xiàng)時(shí)，采購前需要簽訂采購合同；需要交預(yù)付金；交易條件比較復(fù)雜；如果不明確交易條件，事后可能會發(fā)生問題。4.7.2合同要求按照合同書規(guī)范來制定、簽署、更改、執(zhí)行合同。合同中應(yīng)規(guī)定具體的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，參見S-06000《采購管理作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》。4.7.3采購合同由商務(wù)部提交并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，形成正式文件。4.7.4口頭訂單或合同也應(yīng)經(jīng)審批，并形成文件。4.8交貨期由于不可補(bǔ)救的原因而發(fā)生了交付期延遲時(shí)，事先要與購買請求一方聯(lián)絡(luò)。需要取消或更改訂貨時(shí)，購買請求方應(yīng)立即與商務(wù)部聯(lián)系。4.9驗(yàn)收4.9.1購買的物品原則上必須經(jīng)過商務(wù)部接收并放置到指定的場所，依據(jù)合同中規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)原則上需要購買申請者的認(rèn)可。4.9.2當(dāng)有必要要求分供方按供方的質(zhì)量體系實(shí)施評審以確認(rèn)分供方的工作時(shí)，應(yīng)把這一要求納入到合同中去，同時(shí)也要把驗(yàn)收測試要求納入到合同中。4.9.3當(dāng)合同規(guī)定顧客方或其代表在產(chǎn)地(或是收到產(chǎn)品時(shí))確認(rèn)采購的產(chǎn)品是否符合規(guī)定的要求時(shí)，應(yīng)注意的是，顧客方的確認(rèn)既不能免除我方提供可接收產(chǎn)品的責(zé)任，也不能排除其