電商銷售、退貨與財務(wù)核算流程詳解

電商銷售、退貨與財務(wù)核算流程詳解在電商業(yè)務(wù)中，商品從平臺倉庫發(fā)往用戶，這是物流，用戶通過支付平臺將資金打給平臺，這是資金流，而在交易和履約的過程中產(chǎn)生了信息流，物流、資金流和信息流合在一起，構(gòu)成了電商供應(yīng)鏈的正向銷售鏈路。如果用戶發(fā)生了退貨，則將商品退回平臺售后，售后處理完成后，將資金退還給用戶，物流、資金流和信息流的逆向流程，構(gòu)成了電商供應(yīng)鏈的銷售退貨流程。在供應(yīng)鏈的正向和逆向交易鏈路中，財務(wù)負責(zé)處理資金的收入和支出，保證實物流、資金流和信息流的一致性。01銷售出庫與財務(wù)核算全流程在電商的正向交易鏈路中，從用戶下單到所有業(yè)務(wù)處理完結(jié)，會經(jīng)歷下單、履約、發(fā)貨、物流和財務(wù)對賬結(jié)算等幾步，如圖：▲電商銷售出庫與財務(wù)核算全流程①用戶在平臺下單，如果是在線支付訂單，可以通過支付寶、微信或者銀行卡進行支付。當(dāng)然，有些平臺支持貨到付款，用戶也可以選擇暫不支付，等收到貨以后再向配送員支付貨款；②訂單經(jīng)交易系統(tǒng)下發(fā)至電商履約系統(tǒng)（或者OMS系統(tǒng)）進行分倉、拆合單、匹配物流等系統(tǒng)履約行為后，將訂單下發(fā)指定倉庫WMS系統(tǒng)；③訂單在倉儲系統(tǒng)中安排波次，然后進行揀貨、播種、復(fù)核打包等系列作業(yè)后，交接給物流。倉庫發(fā)貨后，財務(wù)系統(tǒng)會同步獲取發(fā)貨明細扣減財務(wù)存貨庫存，同時核算存貨成本，并生成應(yīng)收賬款（toC通常由發(fā)貨明細直接生成應(yīng)收，toB業(yè)務(wù)支持在財務(wù)系統(tǒng)中錄入銷售發(fā)票生成應(yīng)收）；④物流將包裹派送至用戶手中，用戶完成簽收后，在平臺上確認收貨（或超過指定天數(shù)后，系統(tǒng)自動收貨）。如果企業(yè)在三方平臺上開店銷售，通常在這個環(huán)節(jié)以后，企業(yè)才會收到用戶的支付金額，如果是企業(yè)自建平臺，貨款通常在用戶支付后的T+1天到賬；⑤財務(wù)出納收到用戶的支付金額后，會將到賬金額與訂單應(yīng)收款，以及到賬賬戶（支付寶、微信、銀行卡等）的流水進行對賬，保證收款金額與訂單應(yīng)收能對應(yīng)上，對賬無差異后，生成財務(wù)系統(tǒng)收款單，并與應(yīng)收單進行核銷；⑥由于物流配送途中會產(chǎn)生物流運費，如果是使用的三方物流，財務(wù)在月末或次月初會對產(chǎn)生的物流費進行對賬（拿物流公司提供的賬單與發(fā)出去的訂單包裹進行比對），核實無誤后，物流公司開具物流運費發(fā)票，財務(wù)會計在收到物流發(fā)票后，基于物流部提交的付款申請支付物流費給物流公司。02訂單取消與財務(wù)處理全流程在倉庫沒有發(fā)貨前，如果用戶不想要了，可以發(fā)起訂單取消，取消流程如下圖所示：▲訂單取消與財務(wù)處理全流程訂單在不同的節(jié)點取消，系統(tǒng)處理的流程不盡相同：①如果訂單尚未支付，直接取消訂單，無需給用戶退款；②如果訂單已支付，但尚未下發(fā)訂單履約中心（或OMS），在交易側(cè)取消訂單，并觸發(fā)支付中心給用戶退款，錢款、紅包、積分、優(yōu)惠券等信息原路返回用戶的賬戶；③如果訂單已下發(fā)履約中心，但尚未下發(fā)倉庫，則由履約中心（或OMS）發(fā)起訂單取消，并將取消結(jié)果告知交易中心，訂單取消成功后，觸發(fā)財務(wù)原路退款；④如果訂單已下發(fā)倉庫，但尚未出庫，則由履約中心調(diào)用WMS的接口發(fā)起訂單攔截，如果倉庫攔截訂單成功，則取消訂單成功，履約中心將取消結(jié)果告知交易中心取消訂單，并觸發(fā)退款；⑤如果訂單已經(jīng)打包出庫交接給物流了，通常就不支持取消訂單了，如果用戶還想退貨，需要走售后退貨流程。取消訂單時，由于實物還在庫內(nèi)，不會涉及財務(wù)的庫存變化，所以涉及財務(wù)系統(tǒng)處理部分較少，主要是處理退款。03售后退貨與財務(wù)核算全流程如果訂單已經(jīng)發(fā)貨，用戶需要退貨，需要走售后流程。關(guān)于售后節(jié)點的定義，市面上有兩種說法，第一種是倉庫發(fā)貨以后就算售后，第二種是用戶收到貨以后才算售后。如果站在企業(yè)的視角看，適合第一種，如果站在用戶視角看，適合第二種。不管哪種方式，在系統(tǒng)的處理上，都是發(fā)貨后即按售后退貨流程來處理。售后的處理分為退貨、換貨、維修，本文我們主要介紹售后退貨流程，業(yè)務(wù)及財務(wù)處理流程如下圖所示：▲售后退貨與財務(wù)核算全流程①用戶申請售后，經(jīng)客服審核通過后，告知用戶售后寄回地址；②用戶按照回寄地址將售后商品寄回到公司的售后庫；③售后庫收到商品后，進行收貨和驗收，并根據(jù)驗收的結(jié)論進行責(zé)任判定：如果符合退貨退款標準（非用戶人為損壞），則同意退款并為用戶辦理退款，實物入倉存儲；如果不符合退貨退款標準（用戶責(zé)任導(dǎo)致?lián)p壞），則與用戶溝通協(xié)商，將商品退回用戶或折價退（退款時扣除部分金額）；④如果商品符合退款，售后系統(tǒng)會生成退款單，財務(wù)根據(jù)退款單為用戶辦理退款，并退還支付的可用紅包、積分、優(yōu)惠券等。退款完成后，財務(wù)系統(tǒng)會同時生成沖紅的收款憑證，沖銷原訂單收入?！陨箱N售與財務(wù)處理流程圖，可以在本公眾號對話框中回復(fù)關(guān)鍵字“銷售”下載源文件。04銷售出庫的業(yè)務(wù)到財務(wù)信息流在供應(yīng)鏈管轄范圍里，需要保證賬賬一致以及賬實一致：賬賬一致：不同系統(tǒng)之間的庫存數(shù)量一致，例如WMS與中央庫存、WMS與財務(wù)存貨的庫存數(shù)量，在業(yè)務(wù)靜止時，三方必須是一致的，如果不一致，說明系統(tǒng)之間存在賬差，需要立即排查和修復(fù)。賬實一致：主要針對WMS里的庫存數(shù)量和實物的一致性，理想情況下，商品上架，則在WMS庫存表里體現(xiàn)為加庫存，商品從貨架上拿下來，則在庫存表里體現(xiàn)為減庫存，這樣無論何時盤點，系統(tǒng)和實物都是對得上的。在財務(wù)管轄范圍里，需要保證錢貨一致，即存貨和資金的一致性，比如庫房有100個商品，成本10元/個，則應(yīng)該對應(yīng)有1000元的存貨金額。但在銷售出庫業(yè)務(wù)里，存在商品從庫房出庫，庫存扣減了，但錢款還沒到賬的情況，為了保證錢貨一致，就需要在財務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生應(yīng)收單（應(yīng)該收取但還未到賬的商品金額），待錢款到賬后，再生成收款單與應(yīng)收單進行核銷。通常，一張銷售訂單會生成一張與之對應(yīng)的應(yīng)收單，而一筆應(yīng)收可能會分多筆收款，會生成多張收款單，三者的關(guān)系如圖所示：▲銷售出庫單據(jù)流向①銷售訂單記錄用戶下單的詳細信息，在用戶下單后生成，包含用戶信息、支付信息、促銷紅包信息等；②應(yīng)收單記錄企業(yè)應(yīng)收的錢款信息，在訂單發(fā)貨后，在財務(wù)系統(tǒng)中基于庫房的發(fā)貨單或者銷售發(fā)票生成，包含業(yè)務(wù)單信息、付款人信息、結(jié)算金額、結(jié)算方式（銀行卡、支付寶、微信等）、已核銷金額（已經(jīng)收款的金額）、未核銷金額等。一張應(yīng)收單可以包含多條應(yīng)收明細，用于記錄不同的收入類型，比如銷售收入、傭金收入等。③收款單記錄企業(yè)收到的款項，在收到錢款并核實無誤后手工錄入或由系統(tǒng)自動生成，包含收款方、收款方式（銀行卡、支付寶、微信等）、收款金額等。05預(yù)收款的財務(wù)處理相對于采購業(yè)務(wù)中的預(yù)付款，企業(yè)在經(jīng)營過程中也可能存在預(yù)收款的情況，即還沒有發(fā)貨之前，先收到買家支付的定金，這部分金額稱為預(yù)收款金額。財務(wù)在收到預(yù)收款后，需要在系統(tǒng)中錄入生成預(yù)收款單。當(dāng)銷售業(yè)務(wù)真實發(fā)生后，銷售明細會生成應(yīng)收單，在結(jié)算時，由于已經(jīng)收到了部分預(yù)收款，故需要將預(yù)收款單與應(yīng)收單進行核銷，剩余金額才是還未收款金額。如：某銷售業(yè)務(wù)提前收到了客戶支付的100元預(yù)收款，待正式銷售后，產(chǎn)生了500元應(yīng)收款，將預(yù)收款與應(yīng)收款核銷后，剩余應(yīng)收為400元。06銷售出庫業(yè)務(wù)的勾稽與核銷同采購業(yè)務(wù)一樣，銷售出庫業(yè)務(wù)在財務(wù)處理過程中也需要進行勾稽與核銷。出庫勾稽：確認出庫信息與應(yīng)收款信息的對應(yīng)關(guān)系，降低由于發(fā)貨和開票時間不一致，從而導(dǎo)致漏登或錯登應(yīng)收信息的風(fēng)險；出庫核銷：確認收款信息與應(yīng)收信息的對應(yīng)關(guān)系，避免重復(fù)收款或漏收款。由出庫明細或銷售發(fā)票生成的應(yīng)收單需要與銷售出庫單進行勾稽，收款單和預(yù)收款單生成后，需要與應(yīng)收單進行核銷。▲銷售出庫勾稽與核銷07財務(wù)對賬流程每到結(jié)算日之前，財務(wù)都有一塊很重要且繁瑣的工作，就是對賬，保證收付的金額與業(yè)務(wù)發(fā)生一致。財務(wù)對賬通常分為如下5步：①財務(wù)會計整理對賬明細②導(dǎo)入對賬明細至對賬系統(tǒng)中③人工或系統(tǒng)將對賬明細與系統(tǒng)記錄進行對賬④針對有差異的明細進行核實，繼續(xù)匹對⑤如果所有對賬明細均已匹配上，或者少量壞賬在可接受范圍內(nèi)，則結(jié)束本次對賬?！攧?wù)對賬流程在銷售業(yè)務(wù)里，對賬工作主要涉及支付流水對賬和物流對賬兩部分：①支付流水對賬：將用戶通過三方平臺（微信、支付寶、銀行卡等）支付的金額和平臺記錄的訂單應(yīng)收金額進行比對，保證金額和明細的一致性。通常從第三方支付平臺下載或者導(dǎo)出支付流水，通過支付流水號與系統(tǒng)中的訂單應(yīng)收明細進行匹對，完成對賬。②物流賬單對賬：將順豐、京東等物流公司提供的物流賬單明細與系統(tǒng)中發(fā)出的包裹明細進行匹對。物流對賬有三部分工作：一、核對物流公司提供的物流單號是否