采購與財務(wù)核算流程詳解

采購與財務(wù)核算流程詳解前言由于對財務(wù)一知半解，在學習的過程中，我總覺得財務(wù)是個比供應(yīng)鏈還要枯燥和晦澀的領(lǐng)域，供應(yīng)鏈雖然也比較晦澀，但我們可以去現(xiàn)場真實的感受到物流和信息流的變動，那流動的實物，就像血液在心臟里的收縮一樣，讓供應(yīng)鏈有了靈魂和呼吸。而且在供應(yīng)鏈領(lǐng)域里，無論是業(yè)務(wù)還是系統(tǒng)建設(shè)，通常是不同的部門負責不同的職責，干好本職工作就行，雖然有協(xié)同，但是相對解耦。而財務(wù)處理的全都是信息的匯集和計算，通常一個報表就要涉及到所有部門聯(lián)動，一旦出錯，自上而下都要跟著調(diào)整，而且還涉及到各種合規(guī)限制（主體合規(guī)、稅務(wù)合規(guī)），通常一個項目一旦涉及到財務(wù)部門，難度系數(shù)就會大大增大，這也是很多業(yè)務(wù)部門發(fā)起項目時，通常不愿意讓財務(wù)參與的原因（但是又躲不過，生生的無奈）。在他們看來，財務(wù)就是古板先生，業(yè)務(wù)前進路上的絆腳石，因為開會時，財務(wù)部的同事說得最多的就是“不行”、“不合規(guī)”這些詞。（這里木筆只是描述一些公司的現(xiàn)狀，對財務(wù)并沒有偏見哈，相反，我本人是非常欣賞財務(wù)同學的專業(yè)和鐵面無私的，哈哈）上一篇文章，我們梳理了供應(yīng)鏈和財務(wù)的關(guān)系，以及財務(wù)的整體框架，感興趣的朋友可以回顧前一篇《業(yè)財一體化：從供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)到財務(wù)核算的全貌解析》，本篇文章，我們重點來拆解一下采購業(yè)務(wù)的財務(wù)核算細節(jié)。01采購入庫與財務(wù)核算全流程?根據(jù)付款時機的不同，主要有兩種采購入庫類型：現(xiàn)購和賒購。①現(xiàn)購：一手交錢，一手交貨，貨款當面結(jié)清。②賒購：購銷雙方利用商業(yè)信用交易，先接收貨物，再支付賬款?，F(xiàn)購就像我們?nèi)コ匈I東西，想要把商品拿走，必須先支付。賒購就像我們小時候去隔壁王叔叔的小賣部買雪糕，先記賬，等拿到零花錢了再補上。企業(yè)與企業(yè)之間的采購行為，賒購比較常見，購銷雙方基于采購合同送貨，到達賬期后，再支付采購賬款。賒購模式下，因為錢貨不同步，在進行財務(wù)記賬時，就會出現(xiàn)應(yīng)付賬款和暫估入庫等一系列財務(wù)行為。下圖為賒購模式下的采購入庫及采購核算全流程：▲采購入庫業(yè)務(wù)與財務(wù)全流程（賒購）①采購員發(fā)起采購申請，審批通過后，開始和供應(yīng)商談判、簽合同；②有些采購需要支付預(yù)付款，供應(yīng)商才發(fā)貨，這時，需要先向財務(wù)申請支付預(yù)付款；③供應(yīng)商送貨到指定倉庫，倉庫收貨入庫后，財務(wù)以入庫明細做暫估入庫，核算存貨成本；④供應(yīng)商的發(fā)票送達財務(wù)以后，生成應(yīng)付單沖暫估，出納基于應(yīng)付單給供應(yīng)商支付余款。在財務(wù)處理的過程中，預(yù)付款、應(yīng)付款、付款和存貨都會生成對應(yīng)的總賬憑證。02退供應(yīng)商與財務(wù)核算全流程如果采購的商品賣不動，或者出現(xiàn)了質(zhì)量問題，按照采購合同約定，如果供應(yīng)商愿意接收退貨的話，可以對商品進行退供應(yīng)商。退供應(yīng)商是采購入庫的逆向流程，即公司將商品發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商把錢退給公司。退供應(yīng)商的業(yè)務(wù)及財務(wù)核算流程如下圖所示：▲退供應(yīng)商業(yè)務(wù)與財務(wù)全流程（賒購）①采購員發(fā)起退供應(yīng)商申請，在系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單，退供單一般需要指定退供的批次，可以基于原采購入庫單創(chuàng)建，也可以基于商品的批次庫存創(chuàng)建；②倉庫接到退供單以后，按照需要退供的商品明細揀貨發(fā)貨，發(fā)貨明細回傳采購系統(tǒng)；③供應(yīng)商收到商品以后，辦理退款（前提是已經(jīng)收到了企業(yè)的采購付款）；④財務(wù)基于發(fā)貨明細對應(yīng)付賬款進行沖紅處理，并生成總賬憑證03采購入庫的業(yè)務(wù)到財務(wù)信息流從采購開始到最終的財務(wù)付款流程中，單據(jù)流向如下圖所示（當然每家公司業(yè)務(wù)不一樣，在設(shè)計時，各單據(jù)之間的處理方式未必相同，所以本圖僅供參考）：▲采購入庫單據(jù)流向①采購員創(chuàng)建采購訂單后，采購系統(tǒng)中會生成一張采購單，記錄向供應(yīng)商采購的商品和采購成本等信息；②庫房收到供應(yīng)商的來貨后操作入庫，會生成倉庫的入庫單，記錄實際入庫的商品批次、數(shù)量信息，此入庫信息也會同步給采購系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)；③財務(wù)系統(tǒng)基于入庫明細和采購成本生成向供應(yīng)商付款的應(yīng)付單，應(yīng)付單記錄應(yīng)該向供應(yīng)商支付的款項，以及已經(jīng)支付和結(jié)算的款項信息；④到賬期后，需要向供應(yīng)商付款，采購員（或財務(wù)）會基于應(yīng)付單提交付款申請，申請財務(wù)付款。付款申請單記錄本次需要向供應(yīng)商支付的款項，需要關(guān)聯(lián)應(yīng)付單；⑤財務(wù)出納基于付款申請單x向供應(yīng)商支付應(yīng)付賬款，生成付款單，并將付款單與發(fā)票進行核銷。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。04什么是財務(wù)預(yù)付款？在采購時，如果與供應(yīng)商的合作不是很深入，或者商品比較緊俏，供不應(yīng)求時，在采購時需要提前支付一部分采購費用，類似于定金，這部分金額稱為預(yù)付款。支付過預(yù)付款的商品，在財務(wù)核算時會與采購應(yīng)付款進行沖銷，即實際支付采購款項時，只需要支付剩余的金額即可，例如采購金額100元，提前預(yù)付款30元，則采購入庫以后，還需付款70元。常見的預(yù)付款有兩種方式：第一種是和采購訂單掛鉤，按照采購訂單的金額支付一定比例的預(yù)付款金額；第二種是和采購訂單不掛鉤，即簽訂合同后就支付一部分定金，然后才下采購單。第一種預(yù)付款在系統(tǒng)實現(xiàn)上相對清晰，采購發(fā)票、預(yù)付款、應(yīng)付款、付款單可以自動完成勾稽和核銷（勾稽和核銷下面我們來介紹），而第二種預(yù)付款無法很好的關(guān)聯(lián)采購訂單，處理財務(wù)應(yīng)付賬款時只能人工勾稽和核銷，財務(wù)處理上會相對繁瑣一些。05啥叫暫估入庫？暫估，顧名思義，就是暫時估算的意思。暫估入庫指的是企業(yè)購買商品，商品已經(jīng)驗收入庫，但是企業(yè)還沒有收到發(fā)票，在月末合理估計入庫成本。為什么要暫估呢？我的理解是財務(wù)是以發(fā)票做最終結(jié)算依據(jù)的，但現(xiàn)實情況下，供應(yīng)商往往會先送貨，再補發(fā)票，這就會導(dǎo)致商品先入庫了，發(fā)票還沒到的情況。但既然實物已經(jīng)入庫了，就應(yīng)該做財務(wù)的核算，但沒有發(fā)票怎么辦？那就只好先以入庫明細做暫估入庫咯。暫估入庫后，會基于采購入庫明細生成入庫成本和暫估應(yīng)付單，待真實發(fā)票錄入以后，會對暫估進行回沖，然后以真實的發(fā)票金額進行結(jié)算。▲暫估入庫暫估回沖時，如果發(fā)生了實際確認的入庫成本與暫估金額不一致，該如何處理呢？財務(wù)系統(tǒng)會根據(jù)實際成本與暫估金額的差額自動生成暫估補差單來調(diào)整入庫成本，若實際成本大于暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補差單；反之，則生成一張金額為負的暫估補差單。關(guān)于入庫成本的計算，我們在后續(xù)梳理財務(wù)存貨功能時再詳聊。06財務(wù)勾稽與核銷介紹兩個會計在編制會計報表時常用的財務(wù)術(shù)語：勾稽和核銷。勾稽：也叫鉤稽。是指某個會計報表和另一個會計報表之間以及本會計報表項目的內(nèi)在邏輯對應(yīng)關(guān)系，如果不相等或不對應(yīng)，這說明會計報表編制出現(xiàn)問題。在采購入庫的財務(wù)處理環(huán)節(jié)，勾稽發(fā)票的意思是將外購入庫單與發(fā)票設(shè)置成關(guān)聯(lián)單據(jù)，相互鎖死，聯(lián)查單據(jù)相互可以照應(yīng)。已勾稽的發(fā)票才能執(zhí)行入庫核算。核銷：核指的是“審核、核實”，銷指的是“注銷、銷賬”，是對即將入賬的記錄與原始記錄做關(guān)聯(lián)銷賬的過程。在入庫付款環(huán)節(jié)，核銷是確定付款單與原始發(fā)票、應(yīng)付單之間對應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次付款是支付哪筆采購業(yè)務(wù)的款項，只有經(jīng)過核銷的應(yīng)付單才能真正作為付款處理。簡單的說，勾稽就是將兩個單據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)，核銷就是對于對單據(jù)進行核實并銷賬?！椿c核銷07講一個采購的案例最后，我們以一個實際業(yè)務(wù)案例來理一下采購的財務(wù)核算、預(yù)付款、暫估入庫、采購?fù)素浀攘鞒?。老李是X公司的采購員，負責食品的采購，馬上要到七夕節(jié)了，需要提前備一批巧克力做促銷，老王向供應(yīng)商詢價后，以11.3元/盒的含稅成本價采購了1000盒，共計需支付采購貨款11300元。「這是采購流程」按照合同約定，需要先支付采購訂單金額20%的預(yù)付款，于是老李向財務(wù)申請了2260元（11300*20%）的預(yù)付款，7月1日，財務(wù)出納打款?！高@是預(yù)付款流程」7月5日，供應(yīng)商按時將1000盒巧克力送往X公司的庫房，庫房分批收貨入庫。入庫明細同步到財務(wù)系統(tǒng)中生成暫估入庫記錄?！高@是暫估入庫流程」7月10日，老李收到供應(yīng)商郵寄來的采購增值稅發(fā)票，遞交財務(wù)錄入系統(tǒng)后，生成實際應(yīng)付單，系統(tǒng)以實際應(yīng)付入賬，并回沖暫估應(yīng)付?！高@是實際應(yīng)付沖暫估」7月20日，到了付款日期，老李根據(jù)應(yīng)付單向財務(wù)申請支付供應(yīng)商尾款9040元（本應(yīng)付單已預(yù)付2260元，還剩9040元）。「這是付款申請流程」7月25日，付款申請審核通過后，出納基于付款申請向供應(yīng)商的銀行轉(zhuǎn)賬9040元，并在系統(tǒng)里生成付款單，本付款單與應(yīng)付單和