采購(gòu)與財(cái)務(wù)核算流程詳解

采購(gòu)與財(cái)務(wù)核算流程詳解前言由于對(duì)財(cái)務(wù)一知半解，在學(xué)習(xí)的過程中，我總覺得財(cái)務(wù)是個(gè)比供應(yīng)鏈還要枯燥和晦澀的領(lǐng)域，供應(yīng)鏈雖然也比較晦澀，但我們可以去現(xiàn)場(chǎng)真實(shí)的感受到物流和信息流的變動(dòng)，那流動(dòng)的實(shí)物，就像血液在心臟里的收縮一樣，讓供應(yīng)鏈有了靈魂和呼吸。而且在供應(yīng)鏈領(lǐng)域里，無論是業(yè)務(wù)還是系統(tǒng)建設(shè)，通常是不同的部門負(fù)責(zé)不同的職責(zé)，干好本職工作就行，雖然有協(xié)同，但是相對(duì)解耦。而財(cái)務(wù)處理的全都是信息的匯集和計(jì)算，通常一個(gè)報(bào)表就要涉及到所有部門聯(lián)動(dòng)，一旦出錯(cuò)，自上而下都要跟著調(diào)整，而且還涉及到各種合規(guī)限制（主體合規(guī)、稅務(wù)合規(guī)），通常一個(gè)項(xiàng)目一旦涉及到財(cái)務(wù)部門，難度系數(shù)就會(huì)大大增大，這也是很多業(yè)務(wù)部門發(fā)起項(xiàng)目時(shí)，通常不愿意讓財(cái)務(wù)參與的原因（但是又躲不過，生生的無奈）。在他們看來，財(cái)務(wù)就是古板先生，業(yè)務(wù)前進(jìn)路上的絆腳石，因?yàn)殚_會(huì)時(shí)，財(cái)務(wù)部的同事說得最多的就是“不行”、“不合規(guī)”這些詞。（這里木筆只是描述一些公司的現(xiàn)狀，對(duì)財(cái)務(wù)并沒有偏見哈，相反，我本人是非常欣賞財(cái)務(wù)同學(xué)的專業(yè)和鐵面無私的，哈哈）上一篇文章，我們梳理了供應(yīng)鏈和財(cái)務(wù)的關(guān)系，以及財(cái)務(wù)的整體框架，感興趣的朋友可以回顧前一篇《業(yè)財(cái)一體化：從供應(yīng)鏈業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)核算的全貌解析》，本篇文章，我們重點(diǎn)來拆解一下采購(gòu)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)核算細(xì)節(jié)。01采購(gòu)入庫(kù)與財(cái)務(wù)核算全流程?根據(jù)付款時(shí)機(jī)的不同，主要有兩種采購(gòu)入庫(kù)類型：現(xiàn)購(gòu)和賒購(gòu)。①現(xiàn)購(gòu)：一手交錢，一手交貨，貨款當(dāng)面結(jié)清。②賒購(gòu)：購(gòu)銷雙方利用商業(yè)信用交易，先接收貨物，再支付賬款?，F(xiàn)購(gòu)就像我們?nèi)コ匈I東西，想要把商品拿走，必須先支付。賒購(gòu)就像我們小時(shí)候去隔壁王叔叔的小賣部買雪糕，先記賬，等拿到零花錢了再補(bǔ)上。企業(yè)與企業(yè)之間的采購(gòu)行為，賒購(gòu)比較常見，購(gòu)銷雙方基于采購(gòu)合同送貨，到達(dá)賬期后，再支付采購(gòu)賬款。賒購(gòu)模式下，因?yàn)殄X貨不同步，在進(jìn)行財(cái)務(wù)記賬時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付賬款和暫估入庫(kù)等一系列財(cái)務(wù)行為。下圖為賒購(gòu)模式下的采購(gòu)入庫(kù)及采購(gòu)核算全流程：▲采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)全流程（賒購(gòu)）①采購(gòu)員發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)，審批通過后，開始和供應(yīng)商談判、簽合同；②有些采購(gòu)需要支付預(yù)付款，供應(yīng)商才發(fā)貨，這時(shí)，需要先向財(cái)務(wù)申請(qǐng)支付預(yù)付款；③供應(yīng)商送貨到指定倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)收貨入庫(kù)后，財(cái)務(wù)以入庫(kù)明細(xì)做暫估入庫(kù)，核算存貨成本；④供應(yīng)商的發(fā)票送達(dá)財(cái)務(wù)以后，生成應(yīng)付單沖暫估，出納基于應(yīng)付單給供應(yīng)商支付余款。在財(cái)務(wù)處理的過程中，預(yù)付款、應(yīng)付款、付款和存貨都會(huì)生成對(duì)應(yīng)的總賬憑證。02退供應(yīng)商與財(cái)務(wù)核算全流程如果采購(gòu)的商品賣不動(dòng)，或者出現(xiàn)了質(zhì)量問題，按照采購(gòu)合同約定，如果供應(yīng)商愿意接收退貨的話，可以對(duì)商品進(jìn)行退供應(yīng)商。退供應(yīng)商是采購(gòu)入庫(kù)的逆向流程，即公司將商品發(fā)給供應(yīng)商，供應(yīng)商把錢退給公司。退供應(yīng)商的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)核算流程如下圖所示：▲退供應(yīng)商業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)全流程（賒購(gòu)）①采購(gòu)員發(fā)起退供應(yīng)商申請(qǐng)，在系統(tǒng)中創(chuàng)建退供單，退供單一般需要指定退供的批次，可以基于原采購(gòu)入庫(kù)單創(chuàng)建，也可以基于商品的批次庫(kù)存創(chuàng)建；②倉(cāng)庫(kù)接到退供單以后，按照需要退供的商品明細(xì)揀貨發(fā)貨，發(fā)貨明細(xì)回傳采購(gòu)系統(tǒng)；③供應(yīng)商收到商品以后，辦理退款（前提是已經(jīng)收到了企業(yè)的采購(gòu)付款）；④財(cái)務(wù)基于發(fā)貨明細(xì)對(duì)應(yīng)付賬款進(jìn)行沖紅處理，并生成總賬憑證03采購(gòu)入庫(kù)的業(yè)務(wù)到財(cái)務(wù)信息流從采購(gòu)開始到最終的財(cái)務(wù)付款流程中，單據(jù)流向如下圖所示（當(dāng)然每家公司業(yè)務(wù)不一樣，在設(shè)計(jì)時(shí)，各單據(jù)之間的處理方式未必相同，所以本圖僅供參考）：▲采購(gòu)入庫(kù)單據(jù)流向①采購(gòu)員創(chuàng)建采購(gòu)訂單后，采購(gòu)系統(tǒng)中會(huì)生成一張采購(gòu)單，記錄向供應(yīng)商采購(gòu)的商品和采購(gòu)成本等信息；②庫(kù)房收到供應(yīng)商的來貨后操作入庫(kù)，會(huì)生成倉(cāng)庫(kù)的入庫(kù)單，記錄實(shí)際入庫(kù)的商品批次、數(shù)量信息，此入庫(kù)信息也會(huì)同步給采購(gòu)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)；③財(cái)務(wù)系統(tǒng)基于入庫(kù)明細(xì)和采購(gòu)成本生成向供應(yīng)商付款的應(yīng)付單，應(yīng)付單記錄應(yīng)該向供應(yīng)商支付的款項(xiàng)，以及已經(jīng)支付和結(jié)算的款項(xiàng)信息；④到賬期后，需要向供應(yīng)商付款，采購(gòu)員（或財(cái)務(wù)）會(huì)基于應(yīng)付單提交付款申請(qǐng)，申請(qǐng)財(cái)務(wù)付款。付款申請(qǐng)單記錄本次需要向供應(yīng)商支付的款項(xiàng)，需要關(guān)聯(lián)應(yīng)付單；⑤財(cái)務(wù)出納基于付款申請(qǐng)單x向供應(yīng)商支付應(yīng)付賬款，生成付款單，并將付款單與發(fā)票進(jìn)行核銷。付款單記錄付款人、付款金額和付款方式等信息。04什么是財(cái)務(wù)預(yù)付款？在采購(gòu)時(shí)，如果與供應(yīng)商的合作不是很深入，或者商品比較緊俏，供不應(yīng)求時(shí)，在采購(gòu)時(shí)需要提前支付一部分采購(gòu)費(fèi)用，類似于定金，這部分金額稱為預(yù)付款。支付過預(yù)付款的商品，在財(cái)務(wù)核算時(shí)會(huì)與采購(gòu)應(yīng)付款進(jìn)行沖銷，即實(shí)際支付采購(gòu)款項(xiàng)時(shí)，只需要支付剩余的金額即可，例如采購(gòu)金額100元，提前預(yù)付款30元，則采購(gòu)入庫(kù)以后，還需付款70元。常見的預(yù)付款有兩種方式：第一種是和采購(gòu)訂單掛鉤，按照采購(gòu)訂單的金額支付一定比例的預(yù)付款金額；第二種是和采購(gòu)訂單不掛鉤，即簽訂合同后就支付一部分定金，然后才下采購(gòu)單。第一種預(yù)付款在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)上相對(duì)清晰，采購(gòu)發(fā)票、預(yù)付款、應(yīng)付款、付款單可以自動(dòng)完成勾稽和核銷（勾稽和核銷下面我們來介紹），而第二種預(yù)付款無法很好的關(guān)聯(lián)采購(gòu)訂單，處理財(cái)務(wù)應(yīng)付賬款時(shí)只能人工勾稽和核銷，財(cái)務(wù)處理上會(huì)相對(duì)繁瑣一些。05啥叫暫估入庫(kù)？暫估，顧名思義，就是暫時(shí)估算的意思。暫估入庫(kù)指的是企業(yè)購(gòu)買商品，商品已經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)，但是企業(yè)還沒有收到發(fā)票，在月末合理估計(jì)入庫(kù)成本。為什么要暫估呢？我的理解是財(cái)務(wù)是以發(fā)票做最終結(jié)算依據(jù)的，但現(xiàn)實(shí)情況下，供應(yīng)商往往會(huì)先送貨，再補(bǔ)發(fā)票，這就會(huì)導(dǎo)致商品先入庫(kù)了，發(fā)票還沒到的情況。但既然實(shí)物已經(jīng)入庫(kù)了，就應(yīng)該做財(cái)務(wù)的核算，但沒有發(fā)票怎么辦？那就只好先以入庫(kù)明細(xì)做暫估入庫(kù)咯。暫估入庫(kù)后，會(huì)基于采購(gòu)入庫(kù)明細(xì)生成入庫(kù)成本和暫估應(yīng)付單，待真實(shí)發(fā)票錄入以后，會(huì)對(duì)暫估進(jìn)行回沖，然后以真實(shí)的發(fā)票金額進(jìn)行結(jié)算?！鴷汗廊霂?kù)暫估回沖時(shí)，如果發(fā)生了實(shí)際確認(rèn)的入庫(kù)成本與暫估金額不一致，該如何處理呢？財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)根據(jù)實(shí)際成本與暫估金額的差額自動(dòng)生成暫估補(bǔ)差單來調(diào)整入庫(kù)成本，若實(shí)際成本大于暫估成本，則生成一張金額為正的暫估補(bǔ)差單；反之，則生成一張金額為負(fù)的暫估補(bǔ)差單。關(guān)于入庫(kù)成本的計(jì)算，我們?cè)诤罄m(xù)梳理財(cái)務(wù)存貨功能時(shí)再詳聊。06財(cái)務(wù)勾稽與核銷介紹兩個(gè)會(huì)計(jì)在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)常用的財(cái)務(wù)術(shù)語(yǔ)：勾稽和核銷。勾稽：也叫鉤稽。是指某個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表和另一個(gè)會(huì)計(jì)報(bào)表之間以及本會(huì)計(jì)報(bào)表項(xiàng)目的內(nèi)在邏輯對(duì)應(yīng)關(guān)系，如果不相等或不對(duì)應(yīng)，這說明會(huì)計(jì)報(bào)表編制出現(xiàn)問題。在采購(gòu)入庫(kù)的財(cái)務(wù)處理環(huán)節(jié)，勾稽發(fā)票的意思是將外購(gòu)入庫(kù)單與發(fā)票設(shè)置成關(guān)聯(lián)單據(jù)，相互鎖死，聯(lián)查單據(jù)相互可以照應(yīng)。已勾稽的發(fā)票才能執(zhí)行入庫(kù)核算。核銷：核指的是“審核、核實(shí)”，銷指的是“注銷、銷賬”，是對(duì)即將入賬的記錄與原始記錄做關(guān)聯(lián)銷賬的過程。在入庫(kù)付款環(huán)節(jié)，核銷是確定付款單與原始發(fā)票、應(yīng)付單之間對(duì)應(yīng)關(guān)系的操作，即指明每一次付款是支付哪筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的款項(xiàng)，只有經(jīng)過核銷的應(yīng)付單才能真正作為付款處理。簡(jiǎn)單的說，勾稽就是將兩個(gè)單據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)，核銷就是對(duì)于對(duì)單據(jù)進(jìn)行核實(shí)并銷賬?！椿c核銷07講一個(gè)采購(gòu)的案例最后，我們以一個(gè)實(shí)際業(yè)務(wù)案例來理一下采購(gòu)的財(cái)務(wù)核算、預(yù)付款、暫估入庫(kù)、采購(gòu)?fù)素浀攘鞒?。老李是X公司的采購(gòu)員，負(fù)責(zé)食品的采購(gòu)，馬上要到七夕節(jié)了，需要提前備一批巧克力做促銷，老王向供應(yīng)商詢價(jià)后，以11.3元/盒的含稅成本價(jià)采購(gòu)了1000盒，共計(jì)需支付采購(gòu)貨款11300元。「這是采購(gòu)流程」按照合同約定，需要先支付采購(gòu)訂單金額20%的預(yù)付款，于是老李向財(cái)務(wù)申請(qǐng)了2260元（11300*20%）的預(yù)付款，7月1日，財(cái)務(wù)出納打款?！高@是預(yù)付款流程」7月5日，供應(yīng)商按時(shí)將1000盒巧克力送往X公司的庫(kù)房，庫(kù)房分批收貨入庫(kù)。入庫(kù)明細(xì)同步到財(cái)務(wù)系統(tǒng)中生成暫估入庫(kù)記錄?！高@是暫估入庫(kù)流程」7月10日，老李收到供應(yīng)商郵寄來的采購(gòu)增值稅發(fā)票，遞交財(cái)務(wù)錄入系統(tǒng)后，生成實(shí)際應(yīng)付單，系統(tǒng)以實(shí)際應(yīng)付入賬，并回沖暫估應(yīng)付?！高@是實(shí)際應(yīng)付沖暫估」7月20日，到了付款日期，老李根據(jù)應(yīng)付單向財(cái)務(wù)申請(qǐng)支付供應(yīng)商尾款9040元（本應(yīng)付單已預(yù)付2260元，還剩9040元）。「這是付款申請(qǐng)流程」7月25日，付款申請(qǐng)審核通過后，出納基于付款申請(qǐng)向供應(yīng)商的銀行轉(zhuǎn)賬9040元，并在系統(tǒng)里生成付款單，本付款單與應(yīng)付單和