物業(yè)信息管理的基本概念

49/49第十一章物業(yè)的信息治理第一節(jié)信息治理的差不多概念一、信息概念（一）信息的定義及特點1．信息的定義信息是對客觀世界的現(xiàn)象，通過直接觀看或對訊息的語文解釋而得的知識。訊息是人們通訊活動中的實體，而信息是訊息的含義或內容。信息與數(shù)據(jù)是兩個不同的概念。數(shù)據(jù)是存儲在一種媒介物上的非隨機的記號或符號，它通過有意識的組合來代表關于客觀世界中某個實體（具體對象、事物、狀態(tài)或活動）的信息。信息概念的重要性在于，它是人類一切社會活動的差不多條件之一，是與物質、能量并列的人類活動的最重要的概念。進入現(xiàn)代社會以來，人們需要處理的信息越來越多，而給與處理信息的時刻卻越來越短，因而不得不考慮信息的治理。2．治理信息的特征作為治理活動的依據(jù)，治理信息有以下特征：（1）事實性。只有真實地反映客觀事實的信息才是有價值的。任何虛假和錯誤的信息都可能導致錯誤的決策。（2）時效性。在激烈的競爭環(huán)境中，及時獵取信息并迅速作出推斷和決策是至關重要的，過時的信息可能毫無價值。（3）不完全性。由于人們認識事物的程度有限，有關客觀事實的信息是不可能全部得到的。治理者應善于獵取要緊的和關鍵的信息，盡量減少因信息不全而導致的決策風險。（4）適用性。治理信息關于決策者來講，適用是專門重要的。信息并非越多越好，過多的信息會使決策者無從下手。（5）價值性。治理信息是一種資源，因而是有價值的。獲得信息要付出代價，然而，有價值的信息帶來的回報將更大。（二）物業(yè)信息的定義物業(yè)信息確實是有關物業(yè)（包括物業(yè)治理）的知識。是人們在物業(yè)的產(chǎn)生、交易、維護、處置過程中人與人、人與物、物與物關系處理的各種記錄、文件、合同、技術講明、圖紙等資料的總稱。例如，承包合同、托付監(jiān)理合同、土地使用權證、設備使用講明、施工圖、契證、租賃合同、納稅記錄、抵押貸款合同等差不多上有關物業(yè)的信息。正如信息關于人類社會活動所具有的重要性一樣，物業(yè)信息關于高效優(yōu)質的物業(yè)治理活動具有極其重要的意義。（三）物業(yè)信息的來源及內容物業(yè)信息的來源按不同的標準有不同的分類。按時刻順序分，有涉及規(guī)劃設計時期、施工時期、驗收時期、招商時期、入戶時期和日常治理時期等不同時期的信息；按物業(yè)治理參與者的不同來分，有來自業(yè)主、物業(yè)治理部門、政府部門、承租戶和其他相關的服務或治理的部門或企業(yè)的信息；按信息的性質分，有來自技術、經(jīng)營、行政人事、治理及法律法規(guī)等方面的信息。為了便于了解物業(yè)信息的具體內容，按時刻順序列出以下一些要緊的內容：（1）規(guī)劃設計時期信息：①土地購買合同、土地使用證、房屋所有權證等權屬證書；②規(guī)劃許可證、建筑許可證、預售許可證等各類經(jīng)營活動的批準證書；③規(guī)劃設計圖、建筑設計圖、建筑施工圖、施工合同、施工組織設計、施工預決算書等文件。（2）施工及驗收時期信息：①竣工圖；②竣工工程項目一覽表；③設備技術清單（設備名稱、規(guī)格、數(shù)量、場地、要緊性能、單價、隨機工具及配件等）④設備技術手冊、使用講明及質保證明；⑤設備安裝調試記錄；⑥土建施工記錄；⑦建（構）筑物監(jiān)測記錄；⑧隱蔽工程驗收記錄；⑨工程事故發(fā)生及處理記錄；⑩圖紙會審記錄、設計變更通知和技術核定單等；⑾項目重要的技術決定和文件；⑿驗收打算和驗收會議記錄；⒀驗收記錄；⒁返修記錄；⒂驗收總結報告。（3）托付治理時期信息：①托付治理招標文件；②物業(yè)治理投標文件；③物業(yè)治理托付合同。（4）招商時期信息：①招租物業(yè)的平面圖；②招租許可證及托付書；③租金及治理費測算書；④租賃合同；⑤廣告策劃資料。（5）用戶入戶信息：①入戶通知書、入戶須知；②業(yè)主公約（業(yè)主臨時公約、公共契約）；③用戶資料；④業(yè)主委員會章程；⑤用戶手冊；⑥用戶進戶驗收表；⑦用戶進戶交費清單。（6）日常治理信息：①業(yè)主、租戶變動更換情況；②工作規(guī)范、治理制度；③工作記錄；④大中小修記錄；⑤維修承包合同及預決算；⑥保安、保潔、綠化等項目承包合同等資料；⑦用戶來往信件、投訴及處理資料；⑧年度工作打算、總結、報告；⑨人事檔案；⑩保險資料；⑾法律法規(guī)及政府有關文件；⑿財務報表、工資報表、治理費、租金收繳憑證等；⒀質量體系文件。（7）多種經(jīng)營及公共關系信息：①政府各治理部門的聯(lián)系人、聯(lián)系方式；②各供應商、服務商名單；③媒體、協(xié)會等友好單位信息；④小區(qū)多種經(jīng)營、特約服務的各支持單位的信息。（四）信息在物業(yè)治理中的作用1．信息的認識作用人類知識的積存是信息收集與加工的結果，而經(jīng)驗實質上確實是大量信息的積存、整理并從中抽象出規(guī)律性的東西。物業(yè)治理過程中所涉及的事物繁雜，要進行有效治理，必須要求物業(yè)治理者有多方面的經(jīng)驗。這些經(jīng)驗的取得，離不開對所收集的信息的分析、提煉，從而得到規(guī)律性的東西。2．信息的心理作用在社會經(jīng)濟組織中，除技術和社會因素之外，心理因素也不可忽視，在某些情況下，它還能起相當大的作用。在租賃活動中，能夠通過各種渠道，以各種不同方式向社會公眾傳播該物業(yè)獨特的優(yōu)勢，以激起客戶的租賃欲望。能夠定期公布物業(yè)治理信息資料，向用戶傳達物業(yè)治理公司近期和遠期的工作目標、實施打算等，以使全體用戶了解，從而使用戶體會到主人翁的感受，在心理上以至行動上對物業(yè)治理工作積極支持和配合；對物業(yè)治理中遇到的困難，也實事求是地讓用戶了解，以取得諒解和同情。物業(yè)治理者也應明白得嚴格操縱一些不應擴散的信息，幸免帶來消極的阻礙。3．信息的預測作用信息不僅反映過去，而且還能夠預測以后，這是信息的預測作用。用信息進行預測是建立在關于已有信息深入分析的基礎之上的。預測的方法有多種，如外推法、模擬法等。物業(yè)治理者在物業(yè)治理工作中應充分利用信息的預測作用。能夠利用市場分析的資料預測物業(yè)的租金，利用同街區(qū)其他同類物業(yè)的經(jīng)營費用信息以及本物業(yè)歷史上的經(jīng)營費用信息預測本物業(yè)今后的經(jīng)營費用和維修費用。4．信息的操縱作用作為人為系統(tǒng)，社會經(jīng)濟系統(tǒng)總是圍繞某一或某些設定的目標進行活動的。也確實是講，在某種操縱的作用下，以保證目標的實現(xiàn)。在那個地點，信息對保證操縱起著十分重要的作用。首先，對系統(tǒng)狀態(tài)的感知及收集有關自身狀態(tài)的信息；其次，把目前狀態(tài)與期望狀態(tài)進行比較；第三，依據(jù)測得的偏差與事先設定的原則和標準，作出采取何種行動的決策；第四，把決策即決定采取何種行動的命令下達給執(zhí)行部門；最后，執(zhí)行過程中自身狀況的變化信息再反饋到治理部門，進行新一輪得循環(huán)，以保證治理目標的實現(xiàn)。在物業(yè)治理中，不論是物業(yè)治理企業(yè)目標的實現(xiàn)、業(yè)主期望目標的實現(xiàn)，依舊具體某個設備設施的正常運行，某個維修項目的成本、進度、質量治理，都離不開信息的操縱作用。5．信息處理不當?shù)南麡O作用信息處理不當?shù)南麡O作用表現(xiàn)在兩個方面。一方面，信息的誤解、缺乏及延誤會給治理工作帶來巨大的損失，有時會造成決策失誤，釀成嚴峻的結果。另一方面，信息的不合理的使用，不適當?shù)膫鞑ィ矔o治理工作帶來不必要的苦惱和干擾。信息的消極作用并不是信息本身造成的，而是由于信息處理工作的有意或無意的錯誤所造成的。因此需對這種信息的處理錯誤加以重視，以幸免消極作用所帶來的損失。二、信息系統(tǒng)的概念（一）信息系統(tǒng)的定義信息系統(tǒng)是指由人員、過程、數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡和遠程通信所組成的一個集成系統(tǒng)，通過對組織各種業(yè)務活動中信息流的組織和治理，對組織的物質流、事物流以及資金流進行有效的操縱和治理，從而提高組織運行的效率。（二）信息系統(tǒng)的功能各種類型的信息系統(tǒng)在具體內容上有專門大的差不，然而其差不多功能能夠概括五方面：數(shù)據(jù)和信息的收集、存儲、加工、傳遞和提供。1．數(shù)據(jù)和信息的收集依照數(shù)據(jù)和信息的來源不同，能夠把信息收集工作分成原始信息收集和二次信息收集兩種。原始信息收集是指在信息或數(shù)據(jù)發(fā)生的當時當?shù)?，從信息或?shù)據(jù)所描述的實體上直接把信息或數(shù)據(jù)取出并記錄下來；二次信息收集則是指收集已記錄在某種介質上，與所描述的實體在時刻與空間上已分離開的信息或數(shù)據(jù)。在實際工作中，業(yè)務信息系統(tǒng)常常涉及原始信息的收集，而其他幾種信息系統(tǒng)要緊涉及二次信息收集。但這兩種區(qū)分是一種相對的概念，對不同的層次，原始信息和二次信息的定義不同。原始信息收集的關鍵是完整、準確、及時。二次信息的收集的關鍵是有目的的選取和正確地解釋所得的信息。2．信息的存儲信息系統(tǒng)必需具有某種存儲信息的功能，否則它就無法突破時刻與空間的限制，發(fā)揮提供信息、支持決策的作用。信息系統(tǒng)的存儲功能確實是保證已得到的信息不丟失、不走樣、不外泄，整理得當、隨時可用。3．信息的加工為了使信息更符合需要或更反映事物的的本質，或者使信息更適于用戶使用，系統(tǒng)將對收集到的信息進行某些處理，這確實是信息的加工。信息加工從加工本身來看能夠分成數(shù)值運算和非數(shù)值處理兩大類。數(shù)值運確實是指用數(shù)學方法對信息進行處理；非數(shù)值處理是指排序、歸并、分類等各項工作。事后驗證：信息的加工是人們按照自己已有的認識，進行去粗取精的過程。這種取舍是否得當，往往需要驗證。數(shù)學方法的運用，總有若干明顯的或隱含的先決條件，因此對信息加工的結果，我們應該持慎重的態(tài)度。4．信息的傳遞當信息系統(tǒng)具有較大的規(guī)模，在地理上有一定的分布時，信息的傳遞就成為信息系統(tǒng)必須具備的一項差不多功能。系統(tǒng)越大、地理分布越廣，這項功能所占的地位越重要。系統(tǒng)的治理者在設計信息的傳遞方式時，必須充分考慮所需傳遞信息的種類、數(shù)量、頻率、可靠性、安全性及一致性等因素，從全局綜合考慮，以達到全局的最優(yōu)。5．信息的提供信息系統(tǒng)的服務對象是治理者，因此，它必須具備向治理者提供信息的手段或機制，否則它就不能實現(xiàn)自身的價值。提供信息的手段即是信息系統(tǒng)與治理者的接口或界面。它依照信息情況或治理者自身情況的不同，采取不同的方式。例如，決策支持系統(tǒng)的復雜程度及靈活性要求是最高的，因此對話式的用戶接口是比較適宜的。業(yè)務信息系統(tǒng)，使用者要緊是中下層的治理人員，因此，信息提供方式就要簡明易用。（三）信息系統(tǒng)的進展信息系統(tǒng)的進展能夠從兩方面來看。一方面從計算機的工藝來看：即計算機的速度、內存容量、輸入/輸出速度、高級語言的功效及數(shù)據(jù)治理的功能等來劃分系統(tǒng)進展的時期；另一方面，是從系統(tǒng)進展的功能來看：能夠分成4個時期：電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)（EDP）時期、治理信息系統(tǒng)（MIS）時期、決策支持系統(tǒng)（DSS）時期和大規(guī)模綜合運用時期。1．電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)（EDP）時期電子數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)是最早進展起來的一個信息系統(tǒng)分支，其要緊功能確實是利用計算機技術進行數(shù)據(jù)處理，一般不涉及預測和操縱功能。例如，工資治理系統(tǒng)。其要緊目的是解決手工作業(yè)的自動化，提高工作效率，節(jié)約人力。2．治理信息系統(tǒng)（MIS）時期治理信息系統(tǒng)是對一個組織進行全面治理的信息系統(tǒng)。它將電子數(shù)據(jù)處理與經(jīng)濟治理模型的仿真、優(yōu)化計算結合起來，具有預測、操縱和決策功能。MIS解決的是結構化決策的問題，即決策過程和決策方法能夠用明確的語言和模型加以描述的問題。如線性規(guī)劃來解決最短運輸線路，用經(jīng)濟批量模型來求訂貨批量。MIS能夠對組織中各級治理層提供信息并輔助決策，但重點在中層和操作層。關于組織中的高層治理人員來講，他們面臨的多數(shù)是非結構化決策或半結構化決策，而這方面MIS無能為力，這也是決策支持系統(tǒng)產(chǎn)生的緣故。3．決策支持系統(tǒng)（DSS）時期決策支持系統(tǒng)是能夠運用各種數(shù)據(jù)、信息、知識、人工智能和模型技術，輔助高層治理者解決半結構化和少數(shù)非結構化決策問題的信息系統(tǒng)。DSS的目標是支持決策而非取代決策，是為了提高決策效能而非提高效率，因此，它與EDP和MIS有明顯差不。DSS旨在建立一種決策環(huán)境，使決策者能夠充分利用自己的經(jīng)驗、知識，在系統(tǒng)的關心下，詳細了解和分析決策過程中的各種要緊因素及其阻礙，激發(fā)其思維和制造力，從而在系統(tǒng)的關心下最終作出決策。4．遠程綜合運用時期隨著通訊技術的飛速進展，特不是因特網(wǎng)技術的進展，智能化、綜合化、社會化和網(wǎng)絡化成為信息系統(tǒng)的進展大趨勢，信息系統(tǒng)涉及了專門多新的領域，如專家系統(tǒng)、社會化信息網(wǎng)絡、戰(zhàn)略信息系統(tǒng)、計算機集成制造系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)等。三、信息系統(tǒng)的作用（1）增強了企業(yè)的決策能力信息系統(tǒng)迅速的數(shù)據(jù)處理能力和系統(tǒng)化分析問題的方式，不僅使企業(yè)治理人員擺脫了煩瑣的工作壓力，有更多的時刻和精力關注企業(yè)的整體運行，而且他們能夠用整體的觀念來考慮問題，用數(shù)學模型來進行定量決策。如此不僅提高了問題解決的準確性和效率，而且節(jié)約了決策成本。（2）提高企業(yè)的治理效率信息系統(tǒng)提高企業(yè)的治理效率從兩方面實現(xiàn)，一是提高信息處理的效率，改變原有手工信息系統(tǒng)的處理方式；二是通過信息系統(tǒng)的實施，進行企業(yè)組織結構的重組，使企業(yè)的組織結構由傳統(tǒng)的層次性向扁平化結構轉變。（3）加強了企業(yè)與外部環(huán)境的聯(lián)系20世紀末開始的信息化和經(jīng)濟全球化，從全然上改變了企業(yè)的內外關系，能否適應外界環(huán)境的變化，關系到一個企業(yè)的生存和進展。信息系統(tǒng)能夠加強企業(yè)與外部環(huán)境之間的信息交流，關心企業(yè)及時了解各種經(jīng)濟的、法律的、市場的各種信息，及時調整企業(yè)的策略，提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。（4）有利于新產(chǎn)品的開發(fā)信息技術縮短了企業(yè)與客戶之間的距離，能夠實現(xiàn)"零距離的服務"。同時信息技術的的進展，使得客戶個性化的需求有了及時反映和滿足的可能。對物業(yè)治理企業(yè)來講，能夠通過建立服務信息平臺，使得客戶各種個性化的需求得到及時的滿足，與此同時，物業(yè)治理企業(yè)也可從中獲得經(jīng)濟效益。（5）充實了企業(yè)的資源規(guī)劃傳統(tǒng)的經(jīng)濟理論認為，企業(yè)資源僅包括土地、勞動力和資本，信息系統(tǒng)的進展，使得越來越多的企業(yè)認識到，信息資源才是附加值最高的企業(yè)資源，從而積極地將信息資源的治理和運用納入了企業(yè)的資源規(guī)劃。第二節(jié)物業(yè)治理信息系統(tǒng)概述一、物業(yè)治理信息系統(tǒng)的定義及構成（一）物業(yè)治理信息系統(tǒng)的定義物業(yè)治理信息系統(tǒng)是指物業(yè)治理中由人和計算機等組成的，專門用于物業(yè)信息的收集、傳遞、存儲、加工、維護和使用的系統(tǒng)。它能及時反映物業(yè)及物業(yè)治理的運行狀況，并具有預測、操縱和輔助決策的功能，關心物業(yè)治理公司實現(xiàn)其規(guī)劃目標。（二）物業(yè)治理信息系統(tǒng)的構成一個物業(yè)治理信息系統(tǒng)通常包括硬件設備、軟件資源、數(shù)據(jù)庫、遠程通訊設備及人員等，現(xiàn)分述如下。1．硬件設備硬件設備是指基于計算機的物業(yè)治理信息系統(tǒng)中進行輸入、處理、儲存和輸出的物理設備。它包括主存儲器、中央處理器、輔助存儲器以及輸入輸出設備。2．軟件資源軟件資源是指操縱計算機工作的程序集合，又稱軟件包。軟件要緊能夠分成兩大類：系統(tǒng)軟件和應用軟件。系統(tǒng)軟件是指硬件和應用軟件之間進行交互的集合，它包括了操作系統(tǒng)和有用軟件。操作系統(tǒng)是一系列操縱計算機硬件以支持用戶計算需要程序的集合。常見的操作系統(tǒng)有MS-DOS，Windows，UNIX等；有用軟件是指用于合并排序數(shù)據(jù)庫、跟蹤計算機運行軌跡以及其他重要任務的程序。常見的有磁盤壓縮軟件、防病毒軟件等。應用軟件是指用于關心人們解決應用問題，完成某些特定內容的程序的集合。它又可分成通用軟件和專用軟件兩類。通用軟件適用面廣，各類用戶都能夠應用；專用軟件只是為某類客戶或某個特定客戶的使用而特不開發(fā)的軟件。常見的應用軟件有Word、Excel等。3．數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫是指機械化的、可共享的、形式化定義的和集中操縱的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫不可能孤立存在，它必定與其他部件一同構成數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。通常數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括以下部分：數(shù)據(jù)庫、應用程序、數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)、計算機系統(tǒng)和人員。數(shù)據(jù)庫通常采納3種通用模型：層次、網(wǎng)狀和關系型模型。數(shù)據(jù)庫是通過數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)來進行治理。數(shù)據(jù)庫治理系統(tǒng)要緊有4種功能：存儲和檢索數(shù)據(jù)、提供用戶視圖、創(chuàng)建和修改數(shù)據(jù)庫，操縱數(shù)據(jù)和生成報表。4．遠程通訊設備遠程通訊設備是指用于通信信號的電子傳輸設備，目前要緊指計算機網(wǎng)絡。通過計算機網(wǎng)絡，能夠使用電子函件、電子文檔資料分發(fā)、遠程辦公、電話會議、視頻會議、電子數(shù)據(jù)交換等。計算機網(wǎng)絡的應用，縮小了時刻和空間的距離，使物業(yè)治理企業(yè)的經(jīng)營方式和治理理念發(fā)生深遠的變化。計算機網(wǎng)絡分成局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)（因特網(wǎng)），物業(yè)治理企業(yè)能夠共享分布在組織內的硬件、程序和數(shù)據(jù)庫，使得地理位置分散的工作部門能夠迅速交流信息，協(xié)同工作，從而降低成本，改善組織效率，形成新的組織形式和企業(yè)戰(zhàn)略。5．人員人員是物業(yè)治理信息系統(tǒng)建立與運行中最為關鍵的因素，包括系統(tǒng)人員和各種系統(tǒng)用戶。信息系統(tǒng)人員是指所有設計、運行、維護、治理計算機信息系統(tǒng)的技術人員，系統(tǒng)用戶是指所有使用物業(yè)治理信息系統(tǒng)的人員，如各級治理人員等。他們對信息系統(tǒng)的了解程度將決定物業(yè)治理信息系統(tǒng)的使用效果。二、物業(yè)治理信息系統(tǒng)的作用（1）有效儲存治理物業(yè)檔案資料。物業(yè)的檔案資料種類繁多、數(shù)量巨大，既不便于保存，又難于查詢，同時占用空間大，容易丟失。利用計算機多媒體甚至虛擬現(xiàn)實技術，能夠將有關物業(yè)治理的聲、像、圖、文字形象完整地保存在計算機內，可大大減少存儲空間，而且還會使得查找、修改、復制、傳輸?shù)裙ぷ髯兊锰夭环奖憧旖?。?）高效低成本處理日常事務。通過治理信息系統(tǒng)，使得物業(yè)治理的一些事物性工作得以高效低成本地處理。例如，全方位的快速查詢能夠減少重復勞動和勞動強度；自動計算各項費用，實現(xiàn)財務電算化，減少了工作差錯和負擔；自動操縱各項費用的收繳，提高收費效率，加強資金的回收速度；有效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)一治理和數(shù)據(jù)共享，使企業(yè)的辦事效率更高，同時節(jié)約大量的人力和物力。（3）加強企業(yè)內部和企業(yè)與外界及客戶的聯(lián)系。對外：利用因特網(wǎng)與金融機構、公用事業(yè)單位聯(lián)網(wǎng)，這將給收費工作帶來極大的方便；對內：利用局域網(wǎng)，企業(yè)能夠通過多種形式進行內部的信息溝通，表揚先進、發(fā)覺問題、聽取職員的意見和建議，甚至能夠進行遠程的崗位培訓等；通過與物業(yè)治理小區(qū)聯(lián)網(wǎng)，使得業(yè)主或用戶的意見、要求以及物業(yè)治理企業(yè)的治理打算、措施和要求能得到及時的交流，從而增進客戶的良好關系及客戶對物業(yè)治理工作的理解和支持。（4）擴大企業(yè)經(jīng)營服務的范圍和能力。物業(yè)治理工作是一種與終端客戶距離最近的服務性行業(yè)。物業(yè)治理企業(yè)完全能夠利用自己的優(yōu)勢地位，向社會各界進行招商，建立門類眾多的信息服務平臺，既滿足了客戶的需求，又提升了企業(yè)的形象，同時又擴大了企業(yè)的經(jīng)營范圍，獲得一定的經(jīng)營收入。（5）提高企業(yè)的決策能力。物業(yè)治理信息系統(tǒng)能夠綜合處理各類信息，其快速、自動、強大的統(tǒng)計匯總功能和報表打印功能，使得各項數(shù)據(jù)的統(tǒng)計匯總、分析報表一應俱全，有關治理人員能夠隨時查閱最新的詳盡情況，并以此作為決策依據(jù)；決策支持系統(tǒng)、專家系統(tǒng)能夠輔助治理人員進行分析模擬，實現(xiàn)科學化決策。三、物業(yè)治理信息系統(tǒng)的模塊組成由于物業(yè)治理企業(yè)的規(guī)模、治理對象、治理內容、組織結構設置不同，因而相應的治理信息系統(tǒng)也是不同的。大體上能夠分成兩大部分：物業(yè)治理公司內部治理信息子系統(tǒng)和基層治理處信息治理子系統(tǒng)?，F(xiàn)簡單介紹如下：（一）物業(yè)治理公司內部治理信息子系統(tǒng)物業(yè)治理公司內部信息治理子系統(tǒng)能夠分成7個部分：（1）辦公室。包括①工作打算治理；②公司文檔治理；③人事治理；④財產(chǎn)治理；⑤車輛治理等。（2）治理部。包括①樓宇驗收；②保安治理；③環(huán)衛(wèi)治理；④綠化治理；⑤消防治理等。（3）經(jīng)營部。包括①招投標治理；②租賃治理；③多種經(jīng)營治理等。（4）工程部。包括①工程設備治理；②設備運行治理；③維修工程治理；④倉庫治理；⑤報修中心治理等。（5）財務部。包括①固定資產(chǎn)；②工資治理；③賬務治理；④報表生成等。（6）總經(jīng)理。包括①可隨時查詢各治理處和各職能部門情況；②與各部門及職員的信息溝通等。（7）系統(tǒng)維護。包括①系統(tǒng)權限治理；②代碼維護系統(tǒng)；③關心系統(tǒng)；④安全定義；⑤數(shù)據(jù)備份；⑥數(shù)據(jù)導入等。（二）基層治理處信息治理子系統(tǒng)住宅小區(qū)治理信息子系統(tǒng)能夠分成：治理區(qū)概況、日常事務、房產(chǎn)治理、住戶治理和綠化環(huán)衛(wèi)等，現(xiàn)分述如下：（1）治理區(qū)概況。包括①治理區(qū)圖文介紹；②設備設施資料；③治理制度；④崗位責任制。（2）日常事務。包括①治安治理；②消防治理；③設備運行治理；④車輛治理；⑤行政事務。（3）房產(chǎn)治理。包括①維修治理；②裝修治理；③投訴違章治理。（4）住戶治理。包括①住戶資料；②治理費收取；③水電費收取；④租金收取。（5）綠化環(huán)衛(wèi)。包括①綠化工程；②綠化手冊；③環(huán)衛(wèi)工作打算；④環(huán)衛(wèi)勞動組織。第三節(jié)物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)一、物業(yè)治理信息系統(tǒng)開發(fā)的差不多條件（1）領導重視。企業(yè)最高領導的重視是能否成功建設治理信息系統(tǒng)的關鍵。治理信息系統(tǒng)的開發(fā)時刻長、投資大、涉及面廣，將關系到組織機構的調整、人員的培訓、資金的籌措甚至治理方法或流程的改變。這些重大問題的決策，沒有最高領導的重視甚至參與，是不可能解決的。（2）治理人員的積極參與。治理人員是系統(tǒng)今后的操作者、使用者，也是系統(tǒng)開發(fā)不可缺少的參與者。系統(tǒng)開發(fā)的技術人員通常對企業(yè)的實際流程不清晰，需要治理人員介紹治理流程并提出功能要求。因此治理人員對系統(tǒng)開發(fā)的態(tài)度，將直接阻礙到系統(tǒng)開發(fā)的效率和效果，也將阻礙今后的使用效果和生命力。（3）企業(yè)須有一定的治理基礎治理信息系統(tǒng)并不能簡單地理解為傳統(tǒng)的治理加計算機，事實上它是用計算機技術、信息技術來反映和改善企業(yè)治理的科學的治理系統(tǒng)。只有企業(yè)本身具有合理的治理體制、完善的規(guī)章制度、程序化的治理方式、規(guī)范化的治理標準及準確的原始數(shù)據(jù)，才能有效地開發(fā)治理信息系統(tǒng)。企業(yè)必須首先要整頓治理秩序，建立科學的治理制度、程序及標準，為信息系統(tǒng)的建設打好基礎。（4）具備一定的人力財力。系統(tǒng)開發(fā)需要一支高水平的開發(fā)隊伍，他們包括系統(tǒng)分析員、程序設計員、操作員、信息操縱員以及硬件維修人員等。假如企業(yè)沒有如此的人才，能夠托付不處的專業(yè)單位進行開發(fā)。系統(tǒng)的開發(fā)需要建筑機房、購買設備和軟件、支付開發(fā)設計費用等，系統(tǒng)投入運行后，還需要支付各種運行費用，因此，需要企業(yè)提供足夠的資金保證。二、物業(yè)治理信息系統(tǒng)開發(fā)的方式和方法（一）物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)方式有如下幾種，他們有各自的特點和適應性，供物業(yè)治理企業(yè)依照自己的情況選擇：（1）公司自行開發(fā)。這種方式適合規(guī)模大、業(yè)務繁重或具有某些專門系統(tǒng)要求的物業(yè)治理公司。它要求企業(yè)內部擁有較強的技術力量。其特點是，開發(fā)時刻較長，成本較高，但系統(tǒng)專用性強，易于維護。（2）托付軟件公司開發(fā)。這種方式適合于企業(yè)內部缺乏必須的技術人員的各種物業(yè)治理公司。它具有開發(fā)時刻短，對物業(yè)治理企業(yè)技術力量要求不高，系統(tǒng)有用性高，成本較低等優(yōu)點，但缺點是需要慎重選擇軟件公司，且系統(tǒng)改進和維護工作較難進行。（3）與大學或科研單位合作開發(fā)。這種方式適合一些企業(yè)內部具有一定技術力量的物業(yè)治理公司。它具有結合雙方的優(yōu)勢，開發(fā)的系統(tǒng)具有高質量、適應性強、成本低、易于維護等特點。而且開發(fā)的同時能夠培養(yǎng)一支企業(yè)內部的技術隊伍。（4）購買軟件進行二次開發(fā)。這種方式通常適合一些中小物業(yè)治理公司。他們能夠直接從市場上購買現(xiàn)有的應用軟件包，然后依照本公司的特定需要進行二次開發(fā)，這種方式具有時刻短，成本低等優(yōu)點，但也帶來維護困難等問題。（二）物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)方法在具備必要的條件之后，選擇合適的開發(fā)方法也至關重要。下面介紹幾種最常用的方法。（1）結構化系統(tǒng)開發(fā)方法。結構化系統(tǒng)開發(fā)的差不多思想是：采納結構化的方法，嚴格劃分工作時期，面向用戶，采納標準化、規(guī)范化的圖表工具。它將整個系統(tǒng)作為研究對象，明確系統(tǒng)的目標、系統(tǒng)的邊界、系統(tǒng)的功能，將系統(tǒng)分成子系統(tǒng)、子系統(tǒng)分成若干模塊，從全局把握、優(yōu)化系統(tǒng)的結構設計。這種方法的優(yōu)點是開發(fā)的系統(tǒng)性、工作時期的程序性以及重視客戶的需求。缺點是：該方法的運用假設用戶的需求在調查時期全部能夠確定，而且在開發(fā)過程中差不多保持不變，這種假設在當今的環(huán)境中是專門難做到的。設計者需花費大量的時刻進行調查和圖表及講明書的設計，開發(fā)周期較長。（2）原型法。原型法的差不多思想是：在初步了解用戶需求的基礎上，構造一個初步的模型--原型。開發(fā)人員通過原型，提煉用戶的需求，提出修改方案，再去修改原型，經(jīng)反復提煉與修改，直至得到最后的系統(tǒng)。原型法的優(yōu)點是：適合于用戶需要不能完全確定時的開發(fā)；能夠縮短開發(fā)周期；開發(fā)的系統(tǒng)更能滿足用戶的需求。其局限性是：適合較小系統(tǒng)的開發(fā)，大系統(tǒng)的開發(fā)實現(xiàn)必須進行結構化分析，分成小系統(tǒng)開發(fā)；必須要有一個功能強大的軟件作支撐。（3）面向對象的開發(fā)方法。面向對象的系統(tǒng)開發(fā)方法的差不多思想是：認為客觀世界是由各種各樣的對象及其相互關系組成的，在開發(fā)過程中首先認識應用領域的各種對象和它們之間的相互關系，依照共性進行分類，在類的基礎上定義具有個性化的各種對象，對象具有屬性和與之相關聯(lián)的事件、方法。各種對象通過事件和方法相互聯(lián)系、相互作用，構成應用系統(tǒng)。這種以對象為中心的分析問題、解決問題的過程與人們認識世界的過程差不多一致，用這種方法能夠更準確地描述現(xiàn)實世界。這種方法的優(yōu)點是：減少系統(tǒng)開發(fā)的復雜性，縮短了開發(fā)周期；由于系統(tǒng)由各種類的對象組裝而成的，決定了系統(tǒng)的可重用性和可維護性好；系統(tǒng)易于改進；能夠維持較長的壽命。其局限性在于：假如沒有自上而下的總體規(guī)劃，直接自下而上可能會造成系統(tǒng)結構的不合理。（4）購買軟件包。系統(tǒng)的開發(fā)還有一種方法是直接從市場上購買有用的軟件包，進行修改應用。優(yōu)點是：開發(fā)周期短；可靠性強；技術服務好；開發(fā)成本低。缺點是：軟件包較適合企業(yè)中的一些通用的信息需求，難易滿足用戶的全部需求。三、物業(yè)治理信息系統(tǒng)開發(fā)的步驟物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)大致要通過系統(tǒng)規(guī)劃、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計及系統(tǒng)實施等時期。現(xiàn)分述如下。（一）系統(tǒng)規(guī)劃1．系統(tǒng)規(guī)劃的目標系統(tǒng)規(guī)劃是信息系統(tǒng)開發(fā)的第一步，也是關鍵一步。信息系統(tǒng)的開發(fā)是一個長期過程，假如開發(fā)前對公司長期和短期目標未進行規(guī)劃，則可能導致系統(tǒng)開發(fā)實施后無法適應新情況下公司的需求。信息系統(tǒng)的開發(fā)涉及公司的治理制度、治理方法、人事安排和業(yè)務處理等方方面面，各用戶的需要隨著部門性質不同而不同，這也要求通過整體規(guī)劃實現(xiàn)各部門目標的協(xié)調統(tǒng)一。物業(yè)治理信息系統(tǒng)的開發(fā)需要人力資源、財力資源、計算機硬件資源的配套，這也需要實現(xiàn)進行規(guī)劃，以確保系統(tǒng)開發(fā)各時期能順利進行。系統(tǒng)規(guī)劃的目標是依照企業(yè)需求和現(xiàn)有的基礎條件，制定出一個與企業(yè)進展相適應的、先進有用的、以計算機系統(tǒng)為基礎的治理信息系統(tǒng)總體規(guī)劃方案。系統(tǒng)規(guī)劃要站在戰(zhàn)略的高度，把企業(yè)作為一個有機的整體，全面考慮企業(yè)所處的環(huán)境、企業(yè)本身的潛力、企業(yè)具備的條件和企業(yè)進展的需要，規(guī)劃出企業(yè)在一定時期所需建立的信息系統(tǒng)的藍圖。2．系統(tǒng)規(guī)劃的內容（1）提出開發(fā)要求。用戶基于不同的考慮，提出開發(fā)信息系統(tǒng)的要求，這些要求是比較粗略的、定性的，如"提高治理效率"等。（2）系統(tǒng)初步調查。調查現(xiàn)行系統(tǒng)存在的要緊問題和用戶提出的目標要求及可能取得的收益，調查不必專門深入，只要對現(xiàn)行系統(tǒng)作一個概括的描述。（3）現(xiàn)行系統(tǒng)和用戶需求分析?，F(xiàn)行系統(tǒng)分析要緊著重系統(tǒng)結構劃分的合理性、業(yè)務流程的科學性、數(shù)據(jù)的準確性和收集處理的方便性。特不要分析現(xiàn)行系統(tǒng)存在的要緊問題和治理的薄弱環(huán)節(jié)以及產(chǎn)生這些問題的緣故和解決方法。通過各種方法了解各個治理層次的確切需求，以確定系統(tǒng)的目標、范圍、功能和技術性能。（4）提出初步設想。在調查的基礎上，依照實際情況，提出初步設想，包括新系統(tǒng)的目標、范圍、功能、結構、系統(tǒng)配置以及初步的實施方案。（5）可行性研究。分析系統(tǒng)開發(fā)的必要性，從經(jīng)濟、技術和治理等方面分析新系統(tǒng)開發(fā)的可能性。（二）系統(tǒng)分析1．系統(tǒng)分析的目的系統(tǒng)分析時期是系統(tǒng)開發(fā)的一個重要環(huán)節(jié)，其目的是要建立新系統(tǒng)的邏輯模型，即從邏輯上規(guī)定新系統(tǒng)應具有的功能，而不涉及具體的物理實現(xiàn)方法，也確實是解決系統(tǒng)是"干什么"，而不是"如何干"的問題。目前國內外廣泛使用的是結構化系統(tǒng)分析方法，它的差不多思想是從上到下的分解方法，把一個復雜的系統(tǒng)，逐級地分解成盡可能獨立的子系統(tǒng)、模塊和子模塊等。2．系統(tǒng)分析的任務和步驟（1）系統(tǒng)分析時期的任務。①了解用戶在系統(tǒng)功能、性能等方面的要求及用戶在硬件配置、開發(fā)周期、處理方式等方面的意向與打算；②完成系統(tǒng)分析報告，其核心內容是描述新系統(tǒng)的邏輯模型。（2）系統(tǒng)分析的步驟。①詳細調查；②系統(tǒng)分析；③新系統(tǒng)邏輯模型設計；④編寫系統(tǒng)分析報告。（三）系統(tǒng)設計系統(tǒng)設計又稱物理設計，是依照新系統(tǒng)的邏輯模型來構建物理模型。即依照新系統(tǒng)的邏輯功能要求，結合實際條件，進行總體設計和詳細