修改來訪人員接待工作管理辦法

修改來訪人員接待工作管理辦法修改來訪人員接待工作管理辦法修改來訪人員接待工作管理辦法資料僅供參考文件編號：2022年4月修改來訪人員接待工作管理辦法版本號：A修改號：1頁次：1.0審核：批準(zhǔn):發(fā)布日期：來訪人員接待工作管理辦法草案GZTZ/ZD/AD108為規(guī)范來公司訪問、考察及其他公務(wù)人員的接待管理，提高工作效率和改善服務(wù)質(zhì)量，節(jié)省接待費(fèi)用，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)定接待來訪人員的范圍、車票、機(jī)票、船票的預(yù)定、酒店預(yù)訂、當(dāng)?shù)亟煌ǖ姆?wù)及相應(yīng)的費(fèi)用結(jié)算；接待工作流程及相關(guān)審批事宜。1.公司負(fù)責(zé)接待來訪人員的范圍：.公司股東會議期間，股東及其相應(yīng)的隨行人員。.公司董事會議期間，董事及其相應(yīng)的隨行人員。.受股東會委托或邀請來公司公務(wù)股東及其隨行人員。.受董事會委托或邀請來公司公務(wù)的董事及其隨行人員。.監(jiān)事會議期間或受監(jiān)事會委托或邀請來公司公務(wù)的監(jiān)事及其隨行人員。.應(yīng)股東會、董事會、監(jiān)事會邀請來公司公務(wù)的各類專業(yè)人員。.應(yīng)總經(jīng)理委托或邀請來公司公務(wù)的各類專業(yè)人員。.來公司視察指導(dǎo)工作的當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員。.公司營銷部門邀請來的重要客戶。.經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)接待的其他人員。2.接待工作的組織：.公司來訪人員的接待工作由分管行政事務(wù)的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)。.公司行政人事部依照本辦法負(fù)責(zé)具體辦理接待事項(xiàng)，全面負(fù)責(zé)公司內(nèi)外接待活動。.行政人事部應(yīng)做好接待工作的統(tǒng)計(jì)工作，如接待日期、來客姓名、職務(wù)、批次、人數(shù)、公務(wù)事由、交通及住宿預(yù)定、接待費(fèi)用等，每月向總經(jīng)理報(bào)告。.屬公司負(fù)責(zé)接待的各類來訪人員的接待費(fèi)用由公司負(fù)擔(dān)。.各類人員來訪的接待通知單應(yīng)經(jīng)相應(yīng)簽發(fā)人審批后以書面形式發(fā)至公司行政人事部。.如必要，公司各部門應(yīng)配合行政人事部做好接待工作。3.來訪接待的審批程序：.股東會議或應(yīng)股東會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)有2/3的股東聯(lián)名簽發(fā)。.董事會議或應(yīng)董事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)由董事長、副董事長、執(zhí)行董事聯(lián)名簽發(fā)。.監(jiān)事會議或應(yīng)監(jiān)事會委托或邀請來訪人員的接待通知單應(yīng)由董事長、監(jiān)事會主席聯(lián)合簽發(fā)。.應(yīng)總經(jīng)理委托或邀請來訪人員的接待通知單由總經(jīng)理簽發(fā)。.有關(guān)黨政機(jī)關(guān)、行業(yè)社團(tuán)來訪人員的接待通知單由董事長或總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。.主要客戶來訪的接待通知單由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。.除上述以外其他來訪人員的接待通知單由總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理簽發(fā)。4.公司負(fù)擔(dān)接待費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：.交通費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)（見下表）注：如行程緊迫，預(yù)訂不到相應(yīng)票據(jù)或隨上級同行，經(jīng)請示總經(jīng)理或常務(wù)副總同意可適當(dāng)提高訂票標(biāo)準(zhǔn)。.來客入住酒店的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)注：與上級領(lǐng)導(dǎo)同行可在領(lǐng)導(dǎo)入住酒店預(yù)定相應(yīng)房間。.來客到公司的市內(nèi)交通及活動由行政人事部安排或協(xié)助安排。5、接待工作程序股東、董事及其隨行人員，受股東會/董事會/監(jiān)事會委托或邀請來公司公務(wù)的股東/董事/監(jiān)事及其隨行人員。根據(jù)接待通知單人員來公司的目的、性質(zhì)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，擬定接待方案。來公司工作和視察的，行政人事部應(yīng)提前與對方的聯(lián)系人聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時(shí)間、目的等事項(xiàng)。擬定接待方案，提前準(zhǔn)備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領(lǐng)導(dǎo)和接待部門做好接待準(zhǔn)備，并提前檢查準(zhǔn)備工作事宜是否已到位或就緒。確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準(zhǔn)備會談時(shí)必要的茶水、水果等。視察結(jié)束后，通知相關(guān)部門做好送行工作，必要時(shí)由行政人事部安排食宿。應(yīng)股東會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理邀請來公司公務(wù)的各類專業(yè)人員。一般性人員指臨時(shí)性或短時(shí)期內(nèi)在公司工作人員一律實(shí)行工作餐、入住員工宿舍或按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。技術(shù)協(xié)助與工程安裝人員的接待按有關(guān)協(xié)議或合同辦理。來公司視察指導(dǎo)工作的當(dāng)?shù)攸h政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及其隨行人員。根據(jù)其來公司工作項(xiàng)目和內(nèi)容，由相應(yīng)的主要對口部門負(fù)責(zé)與對方聯(lián)系人聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時(shí)間、目的等事項(xiàng)。如需用車接送，應(yīng)及時(shí)通知行政人事部安排車輛。擬定接待方案，提前準(zhǔn)備接待所須的資料、物品和車輛，通知公司領(lǐng)導(dǎo)和接待部門做好接待準(zhǔn)備，并提前檢查準(zhǔn)備工作事宜是否已到位或就緒。確定接待規(guī)格、主陪人，行政人事部準(zhǔn)備會談時(shí)必要的茶水、水果等。工作、視察結(jié)束后，通知相關(guān)部門做好送行工作，必要時(shí)由行政人事部安排食宿。公司營銷部門邀請來的重要客戶客戶單位來人考察、參觀及聯(lián)系工作，應(yīng)事先與營銷部門預(yù)約。營銷部門根據(jù)來客目的，確認(rèn)來者身份、姓名、職務(wù)、人數(shù)、時(shí)間等事項(xiàng)，通知行政人事部和相關(guān)部門或公司領(lǐng)導(dǎo)參與接待。如須公司領(lǐng)導(dǎo)接見的，須及時(shí)通知行政人事部或公司領(lǐng)導(dǎo)，以備安排接待方案，準(zhǔn)備茶水等?？蛻綦x開時(shí)，接待部門或公司領(lǐng)導(dǎo)須在“來賓登記表”上簽字。客戶單位來公司參觀時(shí)，接待部門須嚴(yán)守公司商業(yè)及技術(shù)秘密。接待人應(yīng)著裝整潔，態(tài)度熱情又不失禮節(jié)。.經(jīng)總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)接待的其他人員。按照來訪人員性質(zhì)及審批標(biāo)準(zhǔn)參照以上程序執(zhí)行。.會務(wù)接待公司召開的大型涉外會議，由行政人事部擬訂費(fèi)用計(jì)劃并制定詳細(xì)的方案，安排會務(wù)接待，各部門積極配合做好相關(guān)接待工作。公司各部門組織召開的各類專業(yè)性較強(qiáng)、涉及面不大的一般性會議、培訓(xùn)等，由各部門自行安排接待，行政人事部根據(jù)需要予以配合。如發(fā)生費(fèi)用，事前必須申請，公司總經(jīng)理或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。6.就餐管理安排就餐應(yīng)明確接待目的及對象，本著從減節(jié)約的原則，有效控制經(jīng)費(fèi)開支，非業(yè)務(wù)工作關(guān)系的一律不予安排就餐。各部門因業(yè)務(wù)往來、工作聯(lián)系需對外來人員進(jìn)行正常招待的，原則上一律實(shí)行“工作餐”制度，即各部門告知行政人事部需加訂用餐人員（中餐）。凡因工作需要，確需在外進(jìn)行業(yè)務(wù)招待的，由接待部門填寫“來客招待申請單”，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可用餐。填寫“來客招待申請單”時(shí)應(yīng)注明招待事由，來客姓名、職務(wù)及陪客人員等。公司領(lǐng)導(dǎo)招待時(shí)由行政人事部申請招待手續(xù)。、實(shí)行先填“來客招待申請單”后就餐的原則，特殊情況下可在就餐后3日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，無“來客招待申請單”的，財(cái)務(wù)部不予結(jié)算，費(fèi)用由接待人自理。接待標(biāo)準(zhǔn)來客確需宴請并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加，除總經(jīng)理以上人員按實(shí)際需要用餐，原則上按以下標(biāo)準(zhǔn)：公司外就餐150元/人，公司內(nèi)就餐40元/人。特殊情況超過標(biāo)準(zhǔn)須有公司主管副總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理簽字審批。公司各部門宴請標(biāo)準(zhǔn)：一律控制在100元/人以內(nèi)。對來公司聯(lián)系工作的一般人員實(shí)行工作餐制，標(biāo)準(zhǔn)8元/人。陪客人數(shù)：來客人數(shù)在10人以內(nèi)陪客不得超過2人（司機(jī)除外）；來客超過10人，陪客人數(shù)酌情而定。7.備用金領(lǐng)用備用金在各部門應(yīng)付突發(fā)性工作，維持正常工作秩序時(shí)使用。、備用金統(tǒng)一向財(cái)務(wù)部借支。各部門負(fù)責(zé)人因工作需要享有借支權(quán)力。特殊情況時(shí)，可以由部門負(fù)責(zé)人派指定(固定)人員到財(cái)務(wù)部進(jìn)行借支。在領(lǐng)取備用金后，各部門應(yīng)在相關(guān)事務(wù)結(jié)束后3日內(nèi)將備用金使用情況和相關(guān)票據(jù)上報(bào)到財(cái)務(wù)部。上報(bào)的所有票據(jù)需經(jīng)經(jīng)手人、部門負(fù)