企業(yè)人事檔案管理的那些事

企業(yè)人事檔案管理的那些事人事檔案是一個公司最主要的文件之一，企業(yè)要做到知人善任、選賢舉能，深挖每個員工的潛力，發(fā)揮他們在所長崗位上的最大效能，除組織直接派人考察外，還須借助查人事檔案進(jìn)行全面了解。人事信息是一家公司的機密信息，不得隨意泄露。俗話說''無規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理應(yīng)具有規(guī)范性。一、人事檔案怎么整理一般公司的人事檔案分為干部人事檔案和職工人事檔案，那么怎樣整理出易查詢、易管理的的人事檔案，下面我們做簡單介紹。二、步驟1、首先，準(zhǔn)備整理檔案的工具和材料，材料主要有履歷材料、教育培訓(xùn)情況、工作經(jīng)歷材料、獎懲材料等。2、審核要入檔的材料，并按如下流程整理材料。3、第三步，將要入檔的材料規(guī)整好，編上頁碼，然后靠右打孔。如果材料右邊有文字可用空白紙為它粘上邊，再打孔。4、第四步，裝入檔案盒。將要入檔的材料用分類角分類，并按照不同的類別規(guī)整轉(zhuǎn)入檔案盒。5、第五步，為檔案材料建立目錄。目錄可分大類和小類，并寫好每份材料的頁碼。6、檔案要定期增加材料。如每年的考核記錄、獎懲記錄、教育培訓(xùn)情況等等。7、檔案要存入獨立且安全性好的房間，并委派專人管理。三、資料整理1、第一步，確定文件檔案的分類檔案大致可劃分為兩塊，即日常文件檔案記錄一類，員工檔案一類。日常文件類：根據(jù)每月的使用情況和職能劃分，分為兩級，在實際操作中，要第二級文件要按照后勤和車間進(jìn)行分開保存。分開的原因在于：車間人員流動大，離職人員資料更新較快；同樣的，面試時以群面居多，面試資料無法細(xì)分到人。如果之后有新的類型文件，則根據(jù)已有的條目劃分為一級或者二級。2、第二步，定出文件存放規(guī)格(1)本年度文件，以藍(lán)色文件盒進(jìn)行保存；(2)往年文件，以牛皮紙袋進(jìn)行保存；(3)文件盒或者牛皮紙袋內(nèi)需分類的，則以透明文件袋進(jìn)行裝側(cè)區(qū)分；(4)因無保密制度，文件不進(jìn)行加密管理，之后以實際保密制度進(jìn)行細(xì)分、標(biāo)注。3、第三步，臺帳絕大多數(shù)檔案保管人員都是想把檔案整理清晰的，但隨著檔案越來越多，導(dǎo)致存放混亂。既然想把文件檔案整理好，那么就要有一個好的方法或者工具去杜絕混亂一一臺賬就應(yīng)運而出了。始為電子版，文件盒內(nèi)有增加，或者文件有修改，則直接手寫在臺帳上進(jìn)行修改。每年年末，將臺帳轉(zhuǎn)化為電子版并打印，隨文件本身一起裝入牛皮紙袋、歸檔。員工檔案類：員工檔案要便于查找，那么編號就是個不錯的選擇。最早我考慮的方法是按照部門進(jìn)行大規(guī)劃，同時部門內(nèi)部人員進(jìn)行編號、排序。但這樣又有一個問題，那就是如果有員工離職，新員工補充后以原有編號還是新增編號呢？原有編號補充的話，無法簡單比對兩名員工入職時間;新增編號，無法簡單比對現(xiàn)有部門人員總數(shù)。編制一個獨立的編號，以入職時間為基礎(chǔ)。索性公司還有一個人事系統(tǒng)，在職和離職人員的序號是不可更改的（只要不進(jìn)行人員刪除，離職人員序號就一直存在;即使刪除，新增人員也是默認(rèn)后續(xù)序號，空出原有序號）。我就以人事系統(tǒng)的序號為員工序號，直接以序號的先后順序進(jìn)行排序。為了便于計算人數(shù)，我保留了EXCEL人員臺賬，套以三個序號。管理檔案需要嚴(yán)