檔案記錄管理規(guī)定2022-11-10

檔案記錄管理規(guī)定1目的與適用范圍1.1為規(guī)范質(zhì)量活動(dòng)記錄的收集編目標(biāo)識(shí)歸檔與處理證明HLHB質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行,制定本規(guī)定。1.2適用于HLHB開(kāi)展的管理體系服務(wù)認(rèn)證活動(dòng)的認(rèn)證檔案的管理適用于公司質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程中的所有記錄的管理。2引用文件2.1HLHB《質(zhì)量管理手冊(cè)》3管理職責(zé)3.1技術(shù)質(zhì)量部是質(zhì)量記錄的綜合管理部門，負(fù)責(zé)HLHB質(zhì)量管理體系記錄的分類編目歸檔、有效性管理，負(fù)責(zé)公正性委員會(huì)人員/會(huì)議檔案、記錄的有關(guān)資料，內(nèi)審與管理評(píng)審記錄，與HLHB申/投訴及社會(huì)信息處理有關(guān)的記錄及其它質(zhì)量記錄的管理；3.2認(rèn)證審核部負(fù)責(zé)體系認(rèn)證檔案、審核員評(píng)價(jià)檔案、服務(wù)認(rèn)證檔案、審查員及技術(shù)專家檔案記錄的管理，負(fù)責(zé)認(rèn)證證書(shū)發(fā)放有關(guān)記錄的管理。3.3認(rèn)證審核部負(fù)責(zé)與其相關(guān)的審核員、認(rèn)證決定人員及其他認(rèn)證人員的培訓(xùn)及評(píng)價(jià)記錄的管理。3.4人力行政部負(fù)責(zé)公司人事檔案的管理；財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)有關(guān)記錄的管理。3.5認(rèn)證審核部負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的認(rèn)證資料的管理。3.6各部門按規(guī)定負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量記錄實(shí)施分類分級(jí)管理。4管理要求4.1質(zhì)量記錄的要求HLHB應(yīng)按規(guī)定的要求保存質(zhì)量記錄，為驗(yàn)證、評(píng)定HLHB質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，應(yīng)保持最新有效的《質(zhì)量記錄清單》。4.1.1 各部門負(fù)責(zé)人有責(zé)任按照規(guī)定建立和維護(hù)相應(yīng)的質(zhì)量記錄并保證本部門的質(zhì)量記錄完整清晰及適用。4.1.2 質(zhì)量記錄應(yīng)按規(guī)定要求填寫字跡清楚準(zhǔn)確不應(yīng)隨意涂改確需要更改時(shí)實(shí)行劃改應(yīng)由更改人簽字。4.1.3 質(zhì)量記錄應(yīng)妥善保管儲(chǔ)存防止損壞由記錄使用部門依據(jù)便于識(shí)別及查找的原則進(jìn)行分類、編目，并做好標(biāo)識(shí)。4.1.4 HLHB作業(yè)文件記錄表格由各相關(guān)部門起草修訂部門負(fù)責(zé)人審查各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參與會(huì)簽，最高管理者授權(quán)人批準(zhǔn)發(fā)布，由技術(shù)質(zhì)量部統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放。4.1.5 各類記錄保管為不同年限和長(zhǎng)期保存檔案記錄可以電子書(shū)面形式存在所有具有相關(guān)人員簽字的書(shū)面記錄，可以制作成電子文檔且不可修訂的方式（例如：加密）保存，但是原件必須妥善保存，保存時(shí)間至少應(yīng)當(dāng)與認(rèn)證證書(shū)有效期一致。4.1..2人員檔案：保存至解聘后3年。4.1..3認(rèn)證檔案：獲證客戶及以往獲證客戶檔案保存當(dāng)前認(rèn)證周期加上一個(gè)完整的認(rèn)證周期。認(rèn)證檔案中，所有涉及HLHB或客戶相關(guān)人員簽字、蓋章的書(shū)面記錄原件，均應(yīng)由相關(guān)責(zé)任部門和人員負(fù)責(zé)保管，具體要求是：a）需要保存書(shū)面原件的記錄包括認(rèn)證合同申請(qǐng)書(shū)法律地位等資質(zhì)原件復(fù)印后的簽字蓋章件、審核計(jì)劃公正性聲明文件審查報(bào)告首末次會(huì)議簽到表審核報(bào)（含終止審核報(bào)告不符合的糾正措施及整改資料（包括審核組簽字驗(yàn)證關(guān)閉的客戶的符合糾正措施表及證實(shí)資料）、覆蓋范圍及證書(shū)信息確認(rèn)表獲證客戶須知審核人員工作質(zhì)量反饋表審核人員現(xiàn)場(chǎng)見(jiàn)證評(píng)價(jià)報(bào)告、組織信息反饋單、審核人員到達(dá)離開(kāi)信息確認(rèn)表。審核方案策劃單、任務(wù)書(shū)、認(rèn)證決定審批表等有授權(quán)人員電子簽名的仍以電子簽名的電子版文件形式保存）以上書(shū)面記錄原件的紙質(zhì)保存需用信封/文件袋等進(jìn)行保管以客戶的證書(shū)號(hào)命并在信封/文件袋的封面列明目錄每次審核須在認(rèn)證決定完成后的10個(gè)工作日內(nèi)完成紙質(zhì)資料的歸檔；c）未授權(quán)部門需在認(rèn)證決定完成10個(gè)工作日內(nèi)交由認(rèn)證審核部，并最終由認(rèn)證審核部統(tǒng)一管理認(rèn)證審核部作為公司審核資料檔（電子版以上記錄原件的最終管理部門；）認(rèn)證審核部應(yīng)在其部門崗位設(shè)置中明確負(fù)責(zé)以上資料的收集管理的崗位在崗位職責(zé)中明確負(fù)責(zé)保管書(shū)面記錄原件的崗位人員的職責(zé)要求包括對(duì)所保管記錄保密性的要求；e）認(rèn)證審核部需在辦公區(qū)配備獨(dú)立、帶鎖的文件柜用以專門放置已按要求歸檔的以上的書(shū)面記錄原件，并在文件柜中有標(biāo)識(shí)便于查找，且柜鎖至少2把，由負(fù)責(zé)的管理人員和負(fù)責(zé)人分別保管存放原件的區(qū)域要有相應(yīng)的防水防火防靜電等防護(hù)措施f）以上書(shū)面記錄原件，未經(jīng)認(rèn)證審核部負(fù)責(zé)人審批簽字，不得隨意取出或外借審批須有記錄g）以上原件記錄檔案的保存期限要求為當(dāng)前認(rèn)證周期加上一個(gè)完整的認(rèn)證周期如需銷毀需經(jīng)認(rèn)證審核部批準(zhǔn)，并注意銷毀處理時(shí)的保密性。4.1..4培訓(xùn)及評(píng)價(jià)記錄保存至第3年,當(dāng)涉及到審核員認(rèn)證決定人員能力的培訓(xùn)及評(píng)價(jià)記錄時(shí)應(yīng)永久保存。4.2檔案管理的分類4.2.1對(duì)獲證客戶檔案的管理，執(zhí)行《認(rèn)證資料管理辦法》。管理體系認(rèn)證獲證客戶檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容：a) 申請(qǐng)資料及初次認(rèn)證、監(jiān)督和再認(rèn)證的審核報(bào)告；b) 認(rèn)證合同；c) 適用時(shí)，多場(chǎng)所抽樣方法的理由；d) 確定審核時(shí)間的理由；e) 糾正與糾正措施的驗(yàn)證；f) 現(xiàn)場(chǎng)審核記錄；) 投訴和申訴及任何后續(xù)糾正或糾正措施的記錄；h) 適用時(shí)，委員會(huì)的審議和決定；i) 認(rèn)證決定的文件；j) 認(rèn)證文件，包括與產(chǎn)品（包括服務(wù)）、過(guò)程相關(guān)的認(rèn)證范圍，適用時(shí)，包括每個(gè)場(chǎng)所相應(yīng)的認(rèn)證范圍；) 建立認(rèn)證的可信度所需的相關(guān)記錄，如審核員和技術(shù)專家能力的證據(jù)；l) 審核方案。4.2.2 HLHB各級(jí)人員的檔案資料。4.2.3 HLHB各級(jí)人員培訓(xùn)檔案。4.2.4 管理體系內(nèi)部審核及管理評(píng)審檔案。4.2.5 與管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件檔案，包括體系文件的有效版本、認(rèn)可機(jī)構(gòu)監(jiān)評(píng)審記錄。4.2.6 申訴、投訴、爭(zhēng)議處理、社會(huì)信息處理的有關(guān)文件和資料等。4.2.7 上報(bào)CNCA、CNAS、CCAA的各種請(qǐng)示和報(bào)告，年度工作報(bào)告和信息通報(bào)。4.2.8 上級(jí)來(lái)文等外來(lái)文件的批示的記錄。4.3檔案要求4.3.1 各部門指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。4.3.2 檔案應(yīng)按其類別進(jìn)行分類、編號(hào)、立卷保存。4.3.3 各部門按照規(guī)定的檔案類別在工作開(kāi)展初始即建檔工作結(jié)束后及時(shí)歸檔歸檔時(shí)檔案資料應(yīng)由各部門檔案管理人員驗(yàn)證，確認(rèn)完整無(wú)誤后辦理歸檔；電子版形式的文件應(yīng)有2份備份。4.3.4 歸檔資料應(yīng)完整、齊全，防止殘缺或信息不全。4.3.5 所有的檔案均應(yīng)確保安全、確保溫濕度等環(huán)境適于要求，防火設(shè)施齊備，避免霉損丟失。4.3.6 立卷存檔的資料不得私自抄摘復(fù)印和轉(zhuǎn)借電子版的檔案記錄不得私自下載拷貝借閱必須填寫借（查資料批準(zhǔn)單由部門負(fù)責(zé)人簽批HLHB對(duì)受審核方/獲證客戶的所有資料檔案均有保密的義務(wù)，借閱按《文件和