公司物資戰(zhàn)略采購實(shí)施方案

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一、總則

隨著世界經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及中國經(jīng)濟(jì)與其不斷融合，采購管理業(yè)已成為一個(gè)公司生存與發(fā)展的核心競爭力，采購職能也隨之發(fā)生深遠(yuǎn)變化，單個(gè)企業(yè)之間的競爭已經(jīng)逐漸衍變成供應(yīng)鏈之間的競爭，以及與上游供應(yīng)商及下游服務(wù)對象建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，從而獲取足夠的競爭優(yōu)勢。

一直以來，南天公司的物資采購采取每年一次的采購招標(biāo)方式進(jìn)行，即集中全部已有的和潛在的供應(yīng)商，在質(zhì)量和服務(wù)同等的條件下競爭單項(xiàng)產(chǎn)品的最低價(jià)格，勝出者即為價(jià)格最低者。此方式在一定時(shí)間內(nèi)對于公司的成本控制、防止腐敗、以及保障供給等方面發(fā)揮了較好的作用。但是隨著企業(yè)自身的進(jìn)步和發(fā)展、企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)安全體系、規(guī)章制度、規(guī)范流程的建立和完善，隨著供應(yīng)鏈理念下的現(xiàn)代戰(zhàn)略采購作為一種先進(jìn)管理模式的普及和發(fā)展，以及為適應(yīng)南天公司精細(xì)化、專業(yè)化發(fā)展的整體工作思路，建立供應(yīng)鏈理念下的現(xiàn)代戰(zhàn)略采購制度成為公司必然選擇。

建立本方案所遵循的原則為“制度明確、流程清晰、審核到位、責(zé)任到人”，進(jìn)一步完善南天公司物資采購流程，加強(qiáng)所購物資質(zhì)量把關(guān)及價(jià)格審核，明確相關(guān)環(huán)節(jié)及人員的責(zé)任，本著“質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、貨比三家”的宗旨，確保南天公司所使用的每一件原輔材料及設(shè)備符合haccp質(zhì)量管理體系要求。

二、機(jī)構(gòu)設(shè)置

為適應(yīng)現(xiàn)代戰(zhàn)略采購要求，南天公司成立物資采購小組，組長由食品部分管采購工作的副經(jīng)理擔(dān)任，組員由下列部門的相關(guān)人員組成：采購員、價(jià)格審核員、成本核算員、倉庫保管員、廚師長。物資采購小組在南天公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)完成公司所有的物資采購工作，包括合格供應(yīng)商的選定與評估、市場調(diào)查、價(jià)格審核、質(zhì)量把關(guān)、貨物驗(yàn)收等等。

三、崗位職責(zé)

1、采購小組組長

在南天公司總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)公司物資采購工作的制度制定，建立健全采購小組工作流程，組織公司相關(guān)部門及人員參與質(zhì)量價(jià)格審核及確認(rèn)，考核采購員及價(jià)格審核員的績效評定，在采購小組成員的協(xié)助下選定、評估各類物資的供應(yīng)商，審核采購單，處理和協(xié)調(diào)采購工作的其它事項(xiàng)。

2、采購員

1)負(fù)責(zé)組織實(shí)施南天公司所有物資、設(shè)備的采購工作，負(fù)責(zé)所購物資的第一道質(zhì)量把關(guān)，對于供應(yīng)商提供的質(zhì)量不合格產(chǎn)品拒收或退貨。

2)每月單日收集公司各部門、各班組的采購信息，制定次日的采購計(jì)劃；將采購計(jì)劃單傳真給已經(jīng)確認(rèn)的合格供應(yīng)商，并及時(shí)回收供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，經(jīng)采購小組確認(rèn)后形成最終的訂購單；每月雙日上午九點(diǎn)前將所購物資運(yùn)回。

3）負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的日常聯(lián)系與溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的資信及生產(chǎn)能力，收集供應(yīng)商提供的詳細(xì)產(chǎn)品資料，包括營業(yè)證書、工商稅務(wù)證書、產(chǎn)品合格證書、檢驗(yàn)檢疫證書等。

3、廚師長

1）根據(jù)《餐譜》及實(shí)際需求核查公司各部門、各班組制定的采購計(jì)劃，針對各類品種在餐食中的實(shí)際應(yīng)用提出具體的采購要求。

2）物資采購回后參與驗(yàn)收工作，檢查所有物資的質(zhì)量，檢查是否吻合采購要求，對所有采購回的物資進(jìn)行第二道質(zhì)量把關(guān)。

4、價(jià)格審核員

1）每周定期或不定期到市場、超市、商場調(diào)查了解各類物資價(jià)格，每周五形成市場調(diào)查報(bào)告交采購小組組長。

2）對南天公司所有采購物資的價(jià)格負(fù)責(zé)，保證所提供的市場價(jià)格調(diào)查報(bào)告及時(shí)有效、客觀真實(shí)且全面。

5、倉庫保管員

1）根據(jù)采購清單核查所購回物資的外觀、品種、數(shù)量、合格證及保質(zhì)期，對于物資的質(zhì)量進(jìn)行第三道把關(guān)，對于上述項(xiàng)目有異議的經(jīng)報(bào)告使用部門經(jīng)理后有權(quán)拒收或要求采購員退貨。

2）根據(jù)公司倉儲管理制度及時(shí)將采購回物資分類入庫存放，辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。

6、各使用部門及班組

物資采購回后公司各使用部門代表或班組長及時(shí)清點(diǎn)各部門各班組申購的物資，核查所購物品的外觀、品種、數(shù)量及質(zhì)量，對于物資的質(zhì)量進(jìn)行最后一道關(guān)口把關(guān)。對于所購物資質(zhì)量有異議的經(jīng)報(bào)告采購小組組長后有權(quán)拒收或要求采購員退貨。

四、合格供應(yīng)商的選定與評估

現(xiàn)代戰(zhàn)略采購管理的核心為強(qiáng)調(diào)采購雙方的交易關(guān)系、合作關(guān)系和戰(zhàn)略聯(lián)盟關(guān)系，其觀念已由單純的采購物品向取得供應(yīng)能力轉(zhuǎn)變。供應(yīng)商的開發(fā)和管理是公司現(xiàn)代戰(zhàn)略采購體系的核心，供應(yīng)商管理包括的內(nèi)容有：供應(yīng)市場競爭分析，尋找合格供應(yīng)商，潛在供應(yīng)商的評估，詢價(jià)和報(bào)價(jià)，合同條款的談判，最終供應(yīng)商的選定，以及每年定期進(jìn)行的供應(yīng)商評估。

目前南天公司供應(yīng)商管理選擇的基本準(zhǔn)則是：質(zhì)量、成本、交付與服務(wù)并重的原則，在這四者中，質(zhì)量因素是最重要的，尤其對于航空食品生產(chǎn)企業(yè)，質(zhì)量與安全是企業(yè)生存的基礎(chǔ)。

1、合格供應(yīng)商必須具備法人資格，證照齊全，具備與其生產(chǎn)規(guī)模相匹配的廠房、設(shè)備、設(shè)施及高素質(zhì)的生產(chǎn)人員和技術(shù)人員，能提供相關(guān)類產(chǎn)品的合格證明和檢驗(yàn)檢疫證明；能確保生產(chǎn)的產(chǎn)品質(zhì)量符合國家要求。

2、第一階段各類物資分別選擇1－3家供應(yīng)商，在確保質(zhì)量的前提下，每一批次采購分別由不同的供應(yīng)商報(bào)價(jià)，參照價(jià)格審核員的市場調(diào)查價(jià)格信息，采購小組組長、采購員、價(jià)格審核員三方確定其中綜合價(jià)格最低者為該批次采購的定點(diǎn)合格供應(yīng)商。試行2－3個(gè)月后，選擇其中質(zhì)量最穩(wěn)定、價(jià)格最低、服務(wù)最好、誠信度最高者為固定的、唯一的供應(yīng)商，與之簽訂質(zhì)量保證協(xié)議和供貨合同，并納入《合格供應(yīng)商名錄》。

3、合格定點(diǎn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題，采購小組向該供應(yīng)商發(fā)出糾正措施要求，如兩次發(fā)生嚴(yán)重質(zhì)量問題兩次提出建議而質(zhì)量沒有明顯改進(jìn)的，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。

4、各類物資在確定唯一的供應(yīng)商后，對于每一批次供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，采購小組參照價(jià)格審核員的市場調(diào)查信息對其報(bào)價(jià)進(jìn)行審核，該修改的予以修改，審核完畢的價(jià)格為最終的結(jié)算價(jià)格。

5、采購小組制定科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓?yīng)商評估體系，每年一次協(xié)助總經(jīng)理組織公司各使用單位代表根據(jù)評估體系內(nèi)各個(gè)要素對供應(yīng)商進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，對供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)績評定。累計(jì)分值在80分以上者為合格、優(yōu)秀供應(yīng)商；累計(jì)分值在70－80分之間為基本合格供應(yīng)商，采購小組及時(shí)將評定情況反饋該供應(yīng)商，要求作出改進(jìn)并將改進(jìn)情況書面報(bào)告采購小組，有整改措施且取得效果推薦下一年度繼續(xù)使用；分值在70以下為不合格供應(yīng)商，取消其供貨資格。采購小組根據(jù)磕甓裙┯ι談雌瀾峁隆逗細(xì)窆┯ι堂肌貳?/p>

6、《南天公司供應(yīng)商評估體系》附后。

五、采購管理與流程

1、申購部門的劃分

1）常備材料：生產(chǎn)管理部門

2）預(yù)備材料：倉儲管理部門

3）辦公用品：綜合管理部門

4）設(shè)備及零部件：設(shè)備動(dòng)力部門

2、請購單的開立、遞送

1）申購經(jīng)辦人依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及采購要求經(jīng)部門主管審核后依申購核決權(quán)限呈核后送采購小組。

2）需緊急請購時(shí)，由申購部門于請購單上注明原因，并加蓋”緊急采購章”，采購部門予以緊急辦理，運(yùn)輸方面一般以空運(yùn)為主。

3）辦公用品由綜合管理部門按月依耗用狀況，綜合公司預(yù)算管理制度，并考慮庫存情況，填制請購單提出采購。

4）設(shè)備采購參照湖南公司物資采購制度執(zhí)行；零部件采購結(jié)合南天公司費(fèi)用年預(yù)算承包方案由設(shè)備動(dòng)力部門提出請購。

3、申購核決權(quán)限

1）生產(chǎn)用原輔材料：由食品部各生產(chǎn)班組依實(shí)際生產(chǎn)情況提出請購，由廚師長審核后報(bào)食品部經(jīng)理核決。

2）辦公用品：各使用部門在年度預(yù)算范圍內(nèi)由各使用部門經(jīng)理審核報(bào)綜合管理部經(jīng)理核決；單品申購金額在1千元以上的報(bào)南天總經(jīng)理核決。

3）設(shè)備及零部件：單品申購金額在2百元以下的由動(dòng)力班長核決；單品申購金額在1千元以下的由食品部經(jīng)理核決；單品申購金額在3千元以下的由總經(jīng)理核決；單品申購金額超過3千元的由南天公司報(bào)董事會(huì)審批通過后，由湖南公司采購領(lǐng)導(dǎo)小組核決。

4、采購

1）采購作業(yè)方式

總經(jīng)理對于重要材料或特殊材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價(jià)，必要時(shí)由總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助采購小組辦理采購作業(yè)。除上述采購作業(yè)方式外，采購小組可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式實(shí)施采購：

a、集中計(jì)劃采購：凡具有共同特性的材料，以集中計(jì)劃辦理采購較佳，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計(jì)劃提出申請，采購小組定期集中辦理采購。如食品部生產(chǎn)用原輔材料。

b、長期報(bào)價(jià)采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購小組應(yīng)事先選定合格供應(yīng)商，議定長期供應(yīng)價(jià)格，簽署合同后通知各申購部門依需要提出請購。如食品部生產(chǎn)用包裝材料。

2）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)

采購員在接獲申購單后依申購案件的緩急并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，精選2－3家供應(yīng)商辦理比價(jià)或經(jīng)分析后議價(jià)。

3）呈核及核決

采購員詢價(jià)完畢后，于申購單祥填詢價(jià)或議價(jià)結(jié)果及擬訂“訂購廠商”、“交貨期限”與“報(bào)價(jià)有效期限”經(jīng)采購小組組長審核，并依申購核決權(quán)限呈核。

4）訂購

采購員接到經(jīng)核決的申購單后以訂購單向供應(yīng)商訂購。

5）進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系

a、采購小組分詢價(jià)、訂購、交貨三個(gè)階段，以“采購進(jìn)度控制表”控制采購作業(yè)進(jìn)度。

b、采購員未能按既定進(jìn)度完成采購作業(yè)時(shí)，應(yīng)填制“進(jìn)度異常反應(yīng)單”并注明“異常原因”及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈采購小組組長核示后轉(zhuǎn)送申購部門，依申購部門意見擬訂對策處理。

6）驗(yàn)收與入庫

所采購物資送達(dá)公司倉庫后，采購員協(xié)同價(jià)格審核員、倉庫保管員、使用單位代表或班組長對購回貨物的質(zhì)量、數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的倉庫保管員開具《入庫單》入庫，驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)貨物質(zhì)量、數(shù)量或合格證明資料有缺陷的依照下一條款辦理。

7）退貨或換貨

對于