初級會計電算化講義 第4章 會計核算軟件的基本要求課件

第四章

會計核算軟件的操作要求第一節(jié)

電算化會計核算基本流程

電算化會計核算流程與手工會計核算流程基本相同，但核算流程中各環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容有很大差別。實際工作中，單位電算化會計核算流程因單位規(guī)模、類型和使用軟件的不同而在具體細(xì)節(jié)上有所不同，但基本流程是一致的。主要流程是：編制記賬憑證、憑證審核、記賬、結(jié)賬和編制會計報表。

一、編制記賬憑證

在電算化環(huán)境下，編制記賬憑證可以采用以下幾種方式：

1．手工編制完成記賬憑證后錄入計算機(jī)； 2．根據(jù)原始憑證直接在計算機(jī)上編制記賬憑證。 3．由賬務(wù)處理模塊以外的其他核算模塊自動生成會計憑證數(shù)據(jù)。2二、憑證審核

在電算化環(huán)境下，憑證審核是由負(fù)責(zé)審核的會計人員在計算機(jī)中對生成的記賬憑證進(jìn)行審查，對審查通過的記賬憑證作審核確認(rèn)。會計核算軟件可根據(jù)審核情況進(jìn)行自動控制，已通過審核的憑證，不能再由憑證錄入人員進(jìn)行修改。未通過審核的憑證，不能進(jìn)行記賬。三、記賬

在電算化環(huán)境下，記賬是由有記賬權(quán)限的人員，通過記賬功能發(fā)出指令，由計算機(jī)按照記賬程序自動進(jìn)行的。電算化會計中的記賬有以下特點： 1．記賬是一個功能按鍵，由計算機(jī)自動完成相關(guān)賬簿登記 2．同時登記總賬、明細(xì)賬和日記賬； 3．各種會計賬簿的數(shù)據(jù)都來源于記賬憑證數(shù)據(jù)，記賬只是對記賬憑證做記賬標(biāo)記，不產(chǎn)生新的會計核算數(shù)據(jù)。3第二節(jié)

賬務(wù)處理模塊基本操作

賬務(wù)處理是指從審核原始憑證、編制記賬憑證開始，通過記賬、對賬、結(jié)賬等一系列會計處理，到編制出會計報表的過程。賬務(wù)處理模塊是會計信息系統(tǒng)的核心和基礎(chǔ)，通過此模塊可進(jìn)行系統(tǒng)初始化、日常賬務(wù)處理、結(jié)賬和編制會計報表等工作。一、系統(tǒng)初始化

系統(tǒng)初始化是指會計電算化系統(tǒng)在初次使用時，根據(jù)單位實際情況進(jìn)行參數(shù)設(shè)置的過程。系統(tǒng)初始化是會計電算化中非常重要的一項工作，它是整個會計電算化工作的基礎(chǔ)。（一）設(shè)置操作員及權(quán)限

操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。凡是允許操作會計電算化系統(tǒng)的會計人員均應(yīng)首先設(shè)置為系統(tǒng)用戶，成為系統(tǒng)的合法使用者，然后按照內(nèi)部控制制度對崗位分工的要求，賦予不同用戶相應(yīng)的權(quán)限。5

會計電算化系統(tǒng)一般按照分組、分級管理的原則進(jìn)行用戶管理，以適應(yīng)較大規(guī)模企業(yè)的需要。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

系統(tǒng)管理員組擁有所有的操作權(quán)限，可以指定某賬套的賬套主管，建立其他用戶和用戶組并為其授權(quán)。對用戶組的授權(quán)成為該組成員的基本授權(quán)，系統(tǒng)管理員還可以在用戶組授權(quán)的基礎(chǔ)上對用戶授予其他權(quán)限。

賬套主管只能對所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。一般電算主管作為系統(tǒng)管理員組成員，由其進(jìn)行用戶管理，其他用戶只有修改自己口令的權(quán)限，無權(quán)更改操作權(quán)限。6（二）建立賬套

賬套就是一個單位在會計電算化系統(tǒng)中的所有會計資料，即一套會計數(shù)據(jù)文件。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等功能。其中，賬套建立、引入和輸出只能由系統(tǒng)管理員進(jìn)行，而賬套的修改只能由賬套主管進(jìn)行。

設(shè)置賬套信息：

賬套號：用來輸入新建賬套的編號，賬套號為3位，賬套號唯一且必須輸入。

賬套名稱：用來輸入新建賬套的名稱，必須輸入。一般為使用該賬套的單位名稱，也可以根據(jù)需要命名。

賬套路徑：用來輸入新建賬套將要被放置的路徑，系統(tǒng)有默認(rèn)路徑，也可以修改。但一般建議使用系統(tǒng)的默認(rèn)路徑。7 (三)設(shè)置會計期間

會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。會計期間設(shè)置完成后,不能再對其進(jìn)行個性.

8（4）確定分類信息：如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對較少，可不進(jìn)行分類核算；如果相對較多，通常要進(jìn)行分類核算。（5）確定編碼方案：為了便于對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分級核算、統(tǒng)計和管理，軟件將對會計科目、企業(yè)內(nèi)的部門等進(jìn)行編碼。（6）設(shè)置數(shù)據(jù)精度：數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對數(shù)量、單價等核算精度的不同要求，定義數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價小數(shù)位數(shù)。（7）系統(tǒng)啟用：在建立賬套時，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。10（2）修改和刪除會計科目

要修改和刪除某會計科目，應(yīng)先選中該會計科目。應(yīng)遵循“自下而上”的原則，對于已經(jīng)輸入余額或者編制憑證時已經(jīng)使用過該科目，由該科目及其上級科目都將不能再進(jìn)行修改、

刪除。12（七）設(shè)置輔助核算項目

客戶、部門、職員、物料、倉庫、供應(yīng)商、現(xiàn)金流量項目等。（八）設(shè)置外幣幣種及匯率

匯率管理是專為外幣核算服務(wù)的。企業(yè)如有外幣業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行外幣幣種及匯率的設(shè)置。外幣幣種及匯率的設(shè)置僅錄入固定匯率與浮動匯率的數(shù)值，并不決定在制單時究竟是使用固定匯率還是浮動匯率，制單時具體使用何種匯率是由賬簿初始化設(shè)置決定的。15（九）設(shè)置憑證類別（1）可按照本單位需要對憑證進(jìn)行分類，通常系統(tǒng)提供五種常用分類方式供選擇：

①記賬憑證；②收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；③現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；

④現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證；⑤自定義憑證類別。（2）憑證分類不影響記賬的結(jié)果，一般而言，可分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。業(yè)務(wù)量較少的單位可不分類，即只設(shè)置“記賬憑證”一種類別。

某些類別的憑證在制單時對科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：

①借方必有。

②貸方必有。

③憑證必有。

④憑證必?zé)o。

⑤無限制。

16二、日常賬務(wù)處理操作

在總賬系統(tǒng)中，當(dāng)初始設(shè)置完成后，便能夠進(jìn)行日常業(yè)務(wù)處理。日常賬務(wù)處理主要是根據(jù)提供的業(yè)務(wù)資料，利用會計核算軟件完成填制憑證、審核憑證、記賬結(jié)帳，查詢和打印輸出各種憑證和賬簿。（一）填制憑證

填制憑證的功能包括：增加憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證等。

記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分；二是憑證正文部分。如果輸入的會計科目有輔助核算要求，則應(yīng)輸入輔助核算內(nèi)容；如果一個科目同時兼有多種輔助核算，則要求同時輸入各種輔助核算的內(nèi)容。

會計科目要求輸入未級明細(xì)科目，一般只需要輸入科目代碼或者助記碼，軟件自動顯示科目名稱。171正確性控制措施：記賬憑證錄入過程中，會計核算軟件會對憑證錄入的正確性進(jìn)行控制：憑證編號和類型制單日期會計科目：進(jìn)行存在性、符合性、末級明細(xì)科目檢查。符合性：憑證類型和會計分錄符合性檢查。金額：相等，不能為02憑證錄入的輔助功能：常用摘要常用憑證：模式憑證。代碼提示（四）審核憑證

審核員按照財會制度，對制單員填制的記賬憑證進(jìn)行檢查核對，主要審核記賬憑證是否與原始憑證相符，會計分錄是否正確等。

提示：審核人必須具有審核權(quán)；作廢憑證不能被審核，也不能被標(biāo)錯；審核人不能直接修改憑證，和制單人不能是同一個人；憑證一經(jīng)審核，不能被修改、刪除；只有取消審核簽字后才可以修改或刪除；只有經(jīng)過審后的憑證才允許記帳。已標(biāo)記作廢的憑證不能被審核，需先取消作廢標(biāo)記后才能審核。20（三）記賬

在電算化方式下，記賬憑證經(jīng)審核簽字后，由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬指令，由計算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計的記賬程序自動進(jìn)行合法性檢查、科目匯總并登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項目賬以及備查賬等。

記賬工作由計算機(jī)自動進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，生成的帳冊數(shù)據(jù)是根據(jù)期初數(shù)據(jù)和已經(jīng)記帳的憑證數(shù)據(jù)按照需要隨時計算出來的。不用人工干預(yù)。記賬操作每月可多次進(jìn)行。一般來說，只有經(jīng)過審核的憑證才能記賬。已經(jīng)記帳的憑證不允許直接刪除和修改。對于錯的已記賬憑證，采取編制初充憑證和沖銷憑證的方法加以更正。三、結(jié)賬

結(jié)賬實際上就是指計算和結(jié)轉(zhuǎn)各賬簿的本期發(fā)生額和期末余額，并終止本期的賬務(wù)處理工作。在電算化方式下，結(jié)賬是一種成批數(shù)據(jù)處理，每月只結(jié)賬一次，主要是對當(dāng)月日常處理限制和對下月賬簿的初始化，均由計算機(jī)自動完成。

在結(jié)賬之前要作下列檢查：（1）本月有未記賬憑證不能結(jié)賬。（2）月末結(jié)轉(zhuǎn)沒全部生成并已記賬，否則本月不能結(jié)賬。（3）上月未結(jié)賬，則本月憑證可以錄入但不能記賬。（4）總賬與明細(xì)賬、主體賬與輔助賬、總賬系統(tǒng)與其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)不一致，則不能結(jié)賬。（5）損益類賬戶未全部結(jié)轉(zhuǎn)完畢，本月不能結(jié)賬（6）如果與其他子系統(tǒng)聯(lián)合使用，其他子系統(tǒng)未結(jié)賬。則本月不能結(jié)賬。（7）結(jié)帳后，不能再錄入已經(jīng)結(jié)帳期間的記賬憑證。23四、編制會計報表

會計報表第一次使用時，存在報表初始化的問題。所謂報表初始化，就是新建報表，定義報表格式，設(shè)置報表參數(shù)，定義報表取數(shù)公式和定義表內(nèi)和表間鉤稽關(guān)系。

為減少報表初始化的工作量，會計核算軟件都提供常用報表模板。引入模板并在其基礎(chǔ)上定義出企業(yè)需要的報表。

報表格式和報表公式定義合稱報表定義。報表定義正確，以后的報表編制工作都由系統(tǒng)自動完成，大大減少人工工作量。

為確保報表編制的正確性，報表定義時還可以根據(jù)表內(nèi)、表間勾稽關(guān)系定義審核公式，以后生成報表時由軟件根據(jù)審核公式進(jìn)行合法性檢查。完成報表初始化后，就可以在日常使用中進(jìn)行報表編制、報表匯總、報表查詢和報表打印等操作了。244.報表編制

報表編制是根據(jù)用戶設(shè)置的報表格式和報表公式生成填有數(shù)據(jù)的會計報表的過程。

報表編制完成后，可執(zhí)行報表審核功能，軟件將按照已經(jīng)定義好的審核公式進(jìn)行審核，當(dāng)審核公式條件不滿足時，軟件將予以提示，以便用戶根據(jù)提示查找問題5.報表查詢6.圖表功能:利用報表的數(shù)據(jù)生成直觀\生動\易理解的圖表26第三節(jié)

其他會計核算軟件功能模塊的操作一、應(yīng)收/應(yīng)付賬款核算模塊基本操作

應(yīng)收/應(yīng)付賬款核算模塊主要是對往來款項進(jìn)行核算與管理，其日常業(yè)務(wù)的基本處理流程是：輸入賒購、賒銷業(yè)務(wù)的有關(guān)單據(jù)，記錄收付的往來款項，核銷往來款項，進(jìn)行賬齡分析，生成與往來賬款核算和管理有關(guān)的賬表。（一）初始設(shè)置操作

1.設(shè)置往來單位檔案。

主要是客戶/供應(yīng)商代碼和名稱，此外銀行賬號、聯(lián)系電話、地址等資料也可以根據(jù)需要輸入。 2.收付款條件設(shè)置。

為處理有現(xiàn)金折扣條件的采購與銷售業(yè)務(wù)，需要進(jìn)行收付款條件的定義。

27 3.賬齡區(qū)間設(shè)置。

為了對應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，應(yīng)設(shè)置賬齡區(qū)間，主要設(shè)置各賬齡區(qū)間的天數(shù)。

4.初始數(shù)據(jù)錄入

應(yīng)收系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括期初發(fā)票和應(yīng)收單據(jù)的錄入。應(yīng)付系統(tǒng)初始數(shù)據(jù)錄入包括錄入期初暫估入庫的存貨（貨已到票未到的存貨、期初在途存貨）、票已到貨未到的存貨、期初受托代銷的存貨。28第四節(jié)、工資核算模塊基本操作

工資核算是每個單位財會部門最基本的業(yè)務(wù)之一，是一項重要的經(jīng)常性工作，它關(guān)系到每個職工的切身利益。工資核算系統(tǒng)的任務(wù)是以職工個人的工資原始數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，計算應(yīng)發(fā)工資、扣款小計和實發(fā)工資等，編制工資結(jié)算單；按部門和人員類別進(jìn)行匯總，進(jìn)行個人所得稅計算；提供多種方式的查詢，打印工資發(fā)放表、各種匯總表及個人工資條；進(jìn)行工資費用分配與計提，并實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬處理。 1.建立部門檔案 2.設(shè)置工資類別 3.建議人員檔案 4.工資項目設(shè)置

工資項目設(shè)置即定義工資項目的名稱、類型、長度、小數(shù)、增減項，它是計算工資的基礎(chǔ)。

305.工資計算機(jī)公式定義

定義某些工資項目的計算公式及工資項目之間的運算關(guān)系。系統(tǒng)固定的工資項目“應(yīng)發(fā)合計”、“扣款合計”、“實發(fā)合計”等的計算公式，6.工資原始數(shù)據(jù)錄入7.