食品企業(yè)采購管理制度

食品企業(yè)采購管理制度一、目的加強采購業(yè)務工作管理，做到有章可循，預防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購產(chǎn)品的質(zhì)量和經(jīng)濟效益。二、范圍本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務（技術、服務等）的采購。三、職責3.1銷售部門根據(jù)銷售訂單編制銷售計劃并下發(fā)相關部門。3.2生產(chǎn)技術管理部門根據(jù)銷售計劃，編制原、輔材料需求清單，并負責技術服務以及其它外協(xié)業(yè)務采購申請及計劃的編制。3.3倉庫管理人員根據(jù)生產(chǎn)部門報送的材料需求清單，核實倉庫存量，結(jié)合材料庫存安全定額，編制采購計劃，報經(jīng)總經(jīng)理批準后組織采購。3.4辦公室負責編制公司勞保、辦公用品的采購和辦公用品日常維修申請計劃。3.5生產(chǎn)技術管理部門依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計劃、設備運行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所用備品備件采購計劃。3.6各物品、勞務需求部門根據(jù)需求物品或勞務的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、倉庫提交申請，并經(jīng)初審后交總經(jīng)理批準。3.7分管人員負責權(quán)限內(nèi)的采購審批和超出權(quán)限的采購初審，總經(jīng)理負責生產(chǎn)經(jīng)營采購、固定資產(chǎn)購置、維修等計劃的審批。3.8財務部負責日常采購的價格審查。3.9質(zhì)量管理部門負責原材料、輔料的驗收，生產(chǎn)技術部負責備品備件、設備、測量工具及維修等勞務的驗收。3.10各采購經(jīng)辦人負責索要發(fā)票及相關證件、 辦理結(jié)算，并對發(fā)票及相關證件的真實性和合法性負責。四、采購作業(yè)操作規(guī)程4.1物資采購的計劃、申請與審批 授權(quán)的請購部門根據(jù)生產(chǎn)計劃、實際需要以及庫存情況上報采購計劃，報分管負責人審核。 經(jīng)分管負責人初審后的采購計劃報財務部門負責人審批后執(zhí)行。 未列入采購計劃或超出計劃的臨時采購申請需根據(jù)需求物品的性質(zhì)和權(quán)屬向辦公室、生產(chǎn)技術部、采購部提交申請，并經(jīng)初審后交各分管負責人或總經(jīng)理批準。對價值超過500元以上的辦公用品及 1000元以上的配件、設備、儀器等需要由申請部門寫出申請報告經(jīng)分管負責人簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。 采購計劃或申請應列明采購物品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量技術要求、估計價值、交貨日期、用途等。4.2采購比價 采購部門在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價；在提交采購計劃或申請的同時，采購部門應對新采購 2萬元以上的物品提供至少 3家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，由財務部門向提供的供應商（但不僅限于）進行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。 對常用大宗原、輔材料實行比價采購，公司根據(jù)市場行情確定采購價格和供應商。 國家明碼標價等特殊商品采購以及政府有收費標準的行政事業(yè)性服務收費不實行比價，財務審計只對采購物品的價格、收費標準、數(shù)量、質(zhì)量的真實性進行審查。4.3采購實施及物資驗收 公司的采購業(yè)務統(tǒng)一由采購部門負責辦理，其他部門或人員不得自行采購。 采購部門應根據(jù)生產(chǎn)技術部下達的原、輔材料需用計劃，結(jié)合庫存物資的數(shù)量編制采購計劃，報分管負責人批準后執(zhí)行。 采購部門根據(jù)批準的采購計劃組織采購，除零星采購外，批量采購業(yè)務必須先與供貨方簽訂采購合同，并與財務部、質(zhì)量管理部、生產(chǎn)技術部等相關部門進行會審，采購合同應包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨日期、運費承擔、結(jié)算方式及經(jīng)濟處罰等項條款。在采購合同有效期內(nèi)，若因市場行情發(fā)生較大變化時，經(jīng)過總經(jīng)理批準可調(diào)價，并報請財務部門備案。 采購物資運到本公司時，先由采購部門對照核對采購計劃，經(jīng)確認無誤后，交由質(zhì)量管理部或生產(chǎn)技術部進行質(zhì)量檢驗（驗證），質(zhì)量管理部、生產(chǎn)技術部在驗收條件允許的范圍內(nèi)組織物資檢驗或驗證，并出具驗收、驗證報告單，驗收合格的物資由保管點數(shù)入庫并辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資不得辦理入庫。4.4結(jié)算 采購發(fā)票按規(guī)定能夠取得增值稅發(fā)票的，且在我方能夠抵扣增值稅的采購項目必須索取增值稅發(fā)票，不能取得的，價格按扣除增值稅以后執(zhí)行。 無論是現(xiàn)款采購還是賒購，在結(jié)算付款時均需由采購部門將有關憑證報經(jīng)財務部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后，出納人員方可付款。 出納員須在接到經(jīng)總經(jīng)理批準的付款憑證后辦理付款手續(xù)，付款時必須認真審核是否具備簽章齊全的條件，對簽章不全的付款憑證不得辦理付款手續(xù)。五、責任5.1不按規(guī)定程序未經(jīng)審批采購的，由經(jīng)辦部門和人員自行負責處理，已經(jīng)與供方簽訂購銷合同，導致公司因不能履約而發(fā)生的損失由經(jīng)辦人員全額承擔。5.2經(jīng)審批的采購計劃和申請，負責采購的部門和人員應在規(guī)定采購期限內(nèi)采購到位，因人為責任不能按時采購而影響正常經(jīng)營的，每發(fā)現(xiàn)查實一次罰款100元，給公司造成損失的按確定損失額的 40%進行賠償。5.3未經(jīng)比價即進行采購，采購價格明顯高于比價結(jié)果的，價格高出部分由采購人員自行承擔。提交供應商報價時，與供應商串通抬高價格，從中謀取私利；或未認真進行比價而導致采購價格明顯過高；經(jīng)查實后采購人員承擔相應損失，損失額在5000元以上的責令其下崗。5.4物品使用部門（車間）必須依據(jù)生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)管理實際需要，認真按照 條之規(guī)定填制購物申請單。填寫不規(guī)范，導致無法確認請購物資須知信息的，采購部門有權(quán)拒絕采購。采購計劃及申請必須由請購部門主管簽字，無請購部門主管簽字，審批人不得予以審批。對貪圖省事、亂報采購計劃，造成本公司流動資金使用浪費的，依照銀行貸款利率的兩倍標準對有關責任人處以罰款。5.5采購部門在確保品質(zhì)的前提下，必須充分考慮市場變化和庫存成本等因素，制定大宗物品的采購方案，落實供貨單位。并對采購物品的品質(zhì)、貨款結(jié)算安全負責。若因玩忽職守，造成公司經(jīng)濟損失的，應負相應的經(jīng)濟賠償責任。特別是結(jié)算過程中產(chǎn)生的應收款項，有關采購人員負有無條件的清收責任。5.6財務部必須認真履行審核監(jiān)督責任，對審核把關工作不嚴、不及時向總經(jīng)理匯報有關事情真相，并造成公司經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟處分。5.7 驗收部門必須對所有運抵本公司的采購物品，依照采購產(chǎn)品標準（或合同）或公司相關管理制度規(guī)定的質(zhì)量要求進行質(zhì)量檢驗或驗證。若發(fā)現(xiàn)品質(zhì)不符時，必須及時報告采購部門（必要時直接報告總經(jīng)理）處理。嚴禁品質(zhì)不符的外購物品入庫。因驗收人員玩忽職守造成經(jīng)濟損失的，給予相應的經(jīng)濟處分。5.8倉庫管理人員對驗