視頻會(huì)議管理規(guī)定

視頻會(huì)議管理規(guī)定視頻會(huì)議管理規(guī)定視頻會(huì)議管理規(guī)定xxx公司視頻會(huì)議管理規(guī)定文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度視頻會(huì)議管理規(guī)定目錄第一章總則第二章會(huì)議的管理第三章罰則第四章附則第一章總則第一條為認(rèn)真貫徹落實(shí)上級(jí)視頻會(huì)議精神，規(guī)范公司內(nèi)部視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理，保證視頻會(huì)議系統(tǒng)的正常運(yùn)行，充分發(fā)揮視頻會(huì)議系統(tǒng)的作用，提高會(huì)議效率，特制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于參加集團(tuán)公司組織（轉(zhuǎn)播）的視頻會(huì)議，以及公司內(nèi)部召開的視頻會(huì)議、培訓(xùn)和講座等。第三條責(zé)任部門及職責(zé)（一）主要責(zé)任部門：經(jīng)理辦公室（二）相關(guān)責(zé)任部門（單位）：信息中心、黨群工作部、人力資源部、及各二級(jí)單位。（三）職責(zé)：視頻會(huì)議的通知、組織視內(nèi)容由相關(guān)部門負(fù)責(zé)；公司組織的視頻會(huì)議由信息中心負(fù)責(zé)保障公司總部會(huì)場(chǎng)硬件設(shè)備的正常使用；黨群工作部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)的會(huì)標(biāo)、條幅、場(chǎng)景的布置工作；總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)桌椅、臺(tái)布、桌簽、盆花、衛(wèi)生、茶水供應(yīng)等項(xiàng)工作；人力資源部負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)紀(jì)律管理及考勤；各分會(huì)場(chǎng)視頻會(huì)議系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)的管理維護(hù)由各單位指定部門和人員具體負(fù)責(zé)。各二級(jí)單位根據(jù)各自實(shí)際情況劃分責(zé)任部門及職責(zé)。會(huì)議管理第四條會(huì)議準(zhǔn)備（一）組織部門（單位）接到上級(jí)召開視頻會(huì)議的通知后，按參會(huì)范圍要求，及時(shí)通知相關(guān)人員參會(huì)，告知參會(huì)人參加會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議主要內(nèi)容，需做的會(huì)議準(zhǔn)備材料等。（二）在開會(huì)1小時(shí)前，各責(zé)任部門必須完成各自相關(guān)的準(zhǔn)備工作。（三）參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到達(dá)參會(huì)地點(diǎn)，會(huì)議開始前須在《會(huì)議簽到表》上簽字，不得在會(huì)議中途或會(huì)議結(jié)束后補(bǔ)簽。人力資源部據(jù)此會(huì)后進(jìn)行考勤。（四）參會(huì)人員原則上按下列順序就坐：領(lǐng)導(dǎo)班子成員；副三總師；部室主任和二級(jí)單位班子成員；其他參會(huì)人員。前排未坐滿時(shí)，在后排的人員須主動(dòng)補(bǔ)位，確保前排滿員。（五）召開公司內(nèi)部視頻會(huì)議的發(fā)起單位，需提前３個(gè)工作日將《視頻會(huì)議申請(qǐng)表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字后送信息中心備案。（六）各基層單位在接到會(huì)議通知后，應(yīng)在“視頻會(huì)議系統(tǒng)”中查詢系統(tǒng)聯(lián)調(diào)時(shí)間安排及有關(guān)要求，準(zhǔn)時(shí)參加聯(lián)調(diào)。聯(lián)調(diào)時(shí)，各系統(tǒng)管理員應(yīng)按照《視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試情況記錄表》的檢查項(xiàng)目，逐項(xiàng)檢查系統(tǒng)狀況。（七）會(huì)議開始前1小時(shí)，各基層單位的系統(tǒng)管理員應(yīng)到達(dá)工作崗位開始值機(jī)。（八）如召開緊急會(huì)議，各基層單位系統(tǒng)管理員應(yīng)在接到通知后立即到達(dá)視頻會(huì)議設(shè)備現(xiàn)場(chǎng)參加聯(lián)調(diào)，保證系統(tǒng)盡快進(jìn)入正常運(yùn)行狀態(tài)，并應(yīng)在聯(lián)調(diào)后立即開始值機(jī)。（九）視頻會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄，會(huì)議記錄由發(fā)起組織單位負(fù)責(zé)。（十）視頻會(huì)議因故推遲或取消，會(huì)議發(fā)起組織部門（單位）應(yīng)及時(shí)告知有關(guān)部門和人員。（十一）各基層單位須設(shè)置視頻會(huì)議室設(shè)置值班電話，并將號(hào)碼告知公司信息中心。第五條會(huì)議紀(jì)律（一）為保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，確保會(huì)議效果，參會(huì)人員須自覺將移動(dòng)電話置于靜音或振動(dòng)狀態(tài)。（二）應(yīng)參會(huì)人員不得無故缺席，確因工作原因不能參加會(huì)議的，須向會(huì)議組織的部門領(lǐng)導(dǎo)提前請(qǐng)假。（三）會(huì)議中途，參會(huì)人員一般不得離開會(huì)議室；需外出辦理緊急事務(wù)的，須向組織會(huì)議的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假。（四）各基層單位系統(tǒng)管理員應(yīng)堅(jiān)守崗位，確保電話聯(lián)絡(luò)暢通，隨叫隨應(yīng)；（五）系統(tǒng)管理員應(yīng)隨時(shí)關(guān)注攝像頭位置，防止偏轉(zhuǎn)、移動(dòng)，甚至出現(xiàn)不應(yīng)有的畫面；不得隨意播放與會(huì)議無關(guān)的音視頻信息；各分會(huì)場(chǎng)不發(fā)言時(shí)，應(yīng)將話筒調(diào)至靜音狀態(tài)。（六）會(huì)議期間，如分會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，系統(tǒng)管理員應(yīng)盡快予以排除，并避免影響主會(huì)場(chǎng)會(huì)議的正常進(jìn)行。系統(tǒng)管理員在會(huì)后應(yīng)詳細(xì)記錄故障處理情況。（七）會(huì)議結(jié)束，參會(huì)人員須聽從組織部門人員安排，有序離開會(huì)場(chǎng)。（八）會(huì)議結(jié)束當(dāng)天，各基層單位系統(tǒng)管理員應(yīng)及時(shí)通過“視頻會(huì)議服務(wù)系統(tǒng)”填寫《視頻會(huì)議系統(tǒng)使用情況登記表》，以便準(zhǔn)確掌握情況，加強(qiáng)對(duì)視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理。會(huì)議的錄音、錄像資料應(yīng)妥善保存。罰則第六條違反規(guī)定者，視情況予以以下處罰：（一）應(yīng)參會(huì)而未參會(huì)，未履行請(qǐng)假手續(xù)者，扣獎(jiǎng)金50元；遲到者，扣獎(jiǎng)金20元；（二）會(huì)議中途離開會(huì)場(chǎng)時(shí)，未履行請(qǐng)假手續(xù)者，扣獎(jiǎng)金20元；（三）會(huì)議開始前，未在《會(huì)議簽到表》上簽字，扣獎(jiǎng)金30元；（四）違反第五條規(guī)定，各扣獎(jiǎng)金20元；（五）扣獎(jiǎng)金，由人力資源部依據(jù)《會(huì)議簽到表》的記錄扣除。附則第七條本辦法由經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)解釋