精選文檔會展概論教案

【問題導(dǎo)入】為什么學(xué)習(xí)會展？你心目中的會展是什么？【案例導(dǎo)入】APEC會議、廣交會、眾說會展【新授】第一節(jié)會展的概念廣義會展——會議、展覽、大型節(jié)事活動、獎勵旅游。狹義會展——會議與展覽；當(dāng)今社會二者的關(guān)系→相互滲透、密不可分。一、會議的概念（一）會議的字根分析會：集會、聚會。議：商量、討論。（二）會議的定義1．三人或三人以上參與的、有組織、有目的的一種短時間聚集的集體活動方式。2．有組織有領(lǐng)導(dǎo)地商議事情的集會。（三）會議的特征1．有明確的目的和議題；2．有一定的議程；3．是群體性的活動；4．是短暫的行為，并有一定的結(jié)果。（四）會議的基本功能1.溝通信息：這是最基本的功能。2.發(fā)揚民主：會議作為一種載體，在現(xiàn)代民主進程中發(fā)揮著巨大作用?！景咐喝珖舜蟆⑷珖f(xié)——“兩會”】。3.科學(xué)決策：無論是社會、國家、企業(yè)等發(fā)展都需要管理，而決策在管理中起著重要的地位（管理的決策學(xué)派觀）。會議為決策提供依據(jù)。4.協(xié)調(diào)與合作：為沖突和矛盾的協(xié)調(diào)解決提供機會和條件?！景咐撼藛栴}六方會談】。5.聯(lián)絡(luò)感情：會議的活動交往方式，有助于感情的溝通。二、、展覽的概念：（一）展覽的字面分析展：陳列、展示（物品）。覽：參觀、觀看。（二）展覽的定義1．《現(xiàn)代漢語詞典》：展覽是陳列出來給人們看。2．《辭海》：展覽會用固定或巡回的方式，公開展示工農(nóng)業(yè)產(chǎn)品、手工業(yè)制品、藝術(shù)作品、圖書、圖片，以及各種重要實物、標(biāo)本、模型等，供參觀、欣賞的一種臨時性組織。（提醒：該定義存在的缺陷）（三）展覽會的性質(zhì)和特征1．博覽會。強調(diào)其綜合性?！景咐褐袊ɑ懿┯[會】。2．展覽會（含交易會、看樣訂貨會）。強調(diào)其貿(mào)易性。3．展銷會。強調(diào)其消費性。【例：各地迎春商品展銷會、服裝展銷會】。4．廟會（含燈會、花會等）。強調(diào)其以現(xiàn)場消費為主?！景咐海?）《水滸》中的情節(jié)；（2）老北京廟會】。5．集市（含集、墟、場等）。強調(diào)其以現(xiàn)場消費為主。作業(yè)：1、搜集最近媒體傳播的5個以上國內(nèi)外展覽信息，并按展覽分類標(biāo)準分別予以歸類。2、會議與展覽有何區(qū)別？3、會議與展覽各具有哪些功能？第一章第二節(jié)現(xiàn)代會展業(yè)的特點及發(fā)展趨勢第二節(jié)會展的特點導(dǎo)入方式一：我們所熟悉的旅游業(yè)都有哪些顯著特點呢？綜合性（六要素）、生產(chǎn)和消費的同步性、季節(jié)性、敏感性、無形性等等，那會展業(yè)鮮明的自身特點又是什么呢？請預(yù)習(xí)第二節(jié)后回答：會展業(yè)與旅游業(yè)有哪些共同的特點？會展有季節(jié)性嗎，它是否如旅游業(yè)一樣敏感性？導(dǎo)入方式二：廣交會視頻播放。提問：廣交會具備什么樣的特點？一、綜合性會展活動的范圍會展活動的目的會展涉及的行業(yè)要求：各界合作，從業(yè)者有復(fù)合型知識、團隊精神和協(xié)調(diào)能力二、創(chuàng)新性新產(chǎn)品：車展上的概念車，旅游展上新的旅游地和旅游線路，電子展上新產(chǎn)品新技術(shù)：服務(wù)設(shè)施及技術(shù)（電子識別系統(tǒng)、網(wǎng)上登陸）、展示工藝（聲光電結(jié)合布展藝術(shù)）、展臺搭建工藝、材料包裝工藝等，如第六屆廣州國際酒店設(shè)備及用品展覽會（2008年6月26日---6月28日），宴會桌上電熱感應(yīng)，客房智能系統(tǒng)。新信息：高峰論壇，行業(yè)內(nèi)的新趨勢；會刊，參展商的介紹新展會：新的展會不斷推陳出新三、集中性（積聚經(jīng)濟效應(yīng)）人流、物流、信息流有一定的組織策劃能力、懂物流知識和計算機應(yīng)用技術(shù)的人才大量積聚，由此謹防產(chǎn)生安全隱患、突發(fā)事故，展品的安全等問題四、技術(shù)性和藝術(shù)性展臺的視覺沖擊力，被稱作“5秒鐘的視覺形象”（光電科技、模特、色彩）記者在“中國種業(yè)第一股”的合肥豐樂種業(yè)股份有限公司二樓展區(qū)，從上午10：10到10：40，細數(shù)一下，半個小時內(nèi)約有1200人，而每一個與會人員在展臺前都是停頓約5秒鐘，即“瞅一眼”，然后迅速去哄搶資料。據(jù)業(yè)內(nèi)人士分析，展覽是非常講究創(chuàng)意的。通常一個精致展臺的設(shè)計和搭建費用已大大超過了展位高租金的費用，目的是贏得這“5秒鐘的視覺形象”，獲取“剎那間光彩”。根據(jù)產(chǎn)業(yè)調(diào)查，過半數(shù)的叁觀買家在展場停留的時間不足8小時，而一個能打動人心、深具視覺沖擊力的展臺環(huán)境在叁觀者的記憶因素中占到了25%的比重。在一個貿(mào)易展覽會上，你的展臺應(yīng)該在不到5秒鐘的時間內(nèi)引起某個客戶的注意。五、發(fā)展的持續(xù)性六、區(qū)域差異性三大會展城市中心帶：北京環(huán)渤海、上海長三角、廣州香港深圳珠三角七、時間均衡性根據(jù)英國展覽業(yè)協(xié)會的調(diào)查，3~6月及9~10月是舉辦展覽會的旺季;12~1月以及7~8月為舉辦展覽會的淡季。思考：展覽為什么12~1月以及7~8月是淡季？提示：氣候原因，每年的12月份、1月份是最寒冷季節(jié)，而7～8月份是最炎熱的季節(jié)；銷售原因，展會要與生產(chǎn)周期吻合，要與銷售淡旺季錯開。比如，旺季做市場銷售，淡季做產(chǎn)品設(shè)計、開發(fā)和展覽。這幾個月是假期集中時間，企業(yè)主要集中于做銷售。八、影響廣泛性回顧與思考：2010年廣州亞運會第１６屆亞運會將于２０１０年１１月１２日至２７日在中國廣州進行，廣州是中國第二個取得亞運會主辦權(quán)的城市。北京曾于１９９０年舉辦第１１屆亞運會。廣州亞運會將設(shè)４１項比賽項目，是亞運會歷史上比賽項目最多的一屆。廣州還將在亞運會后舉辦第十屆殘疾人亞運會。

２００４年３月共有以下四座城市申辦亞運會：廣州、吉隆坡、漢城（首爾）、安曼；但之后其他三個申辦城市相繼決定退出競逐。２００４年７月１日，亞奧理事會宣布廣州獲得第十六屆亞運會主辦權(quán)。

亞運會會徽于２００６年１１月１７日在廣州孫中山紀念堂隆重揭曉，以廣州的象征——“五羊雕像”為主體輪廓設(shè)計的圖案成為２０１０年廣州亞運會會徽。

吉祥物取名樂羊羊，形象是運動時尚的五只羊，分別取名“阿祥”、“阿和”、“阿如”、“阿意”、“樂羊羊”，組成“吉祥如意樂洋洋”，表達了廣州亞運會將給亞洲人民帶來“吉祥、和諧、幸福、圓滿和快樂”的美好祝愿，也同時傳達了運動會“和諧、激情”的理念。和2008年北京奧運會一樣，這次的亞運會的吉祥物也是五個，打破了亞運會的吉祥物的個數(shù)之最。廣州亞運會吉祥物的創(chuàng)意來源于五位仙人分別騎著五只口銜稻穗的仙羊降臨廣州的傳說。千年前的“五羊銜谷”傳說使得“五羊”成為廣州城市最為知名的一個標(biāo)識。除了有２８項奧運會比賽項目，本屆亞運會還有１３項非奧運會項目的正式比賽項目，其中包括新增設(shè)的圍棋、武術(shù)、龍舟等中國傳統(tǒng)項目。

廣州將會在現(xiàn)有的３２個體育場館的基礎(chǔ)新建１１座體育場館，以滿足此次洲際大型運動會的需要。屆時主要的場館包括：廣州奧林匹克運動中心、廣州天河體育中心、廣州體育館等等。位于廣州新城的亞運村主體工程（媒體村、運動員村、技術(shù)官員村）將爭取于２００８年５月全面動工，預(yù)計２０１０年３月建成。二、現(xiàn)代會展產(chǎn)業(yè)特征1窗口產(chǎn)業(yè)——城市形象的展示2火車頭產(chǎn)業(yè)——經(jīng)濟拉動作用3學(xué)習(xí)產(chǎn)業(yè)——促進信息交流4綜合產(chǎn)業(yè)——影響因素眾多5螺旋式上升產(chǎn)業(yè)——周期性和積累性6智慧型產(chǎn)業(yè)——人才需求的類型和規(guī)格高三、會展業(yè)的形成與發(fā)展須具備的條件（一）經(jīng)濟條件1．基本經(jīng)濟條件，對會展產(chǎn)品的需求，對基礎(chǔ)設(shè)施的依賴。2．UFI對此的認為（二）國際經(jīng)濟環(huán)境1．全球化浪潮的影響，多級化營造了會展發(fā)展更多的空間與機遇。2．貿(mào)易保護主義，強權(quán)政治對會展業(yè)發(fā)展的負面影響。（三）制度條件經(jīng)濟制度效率低下、不穩(wěn)定對會展發(fā)展的負面影響。（四）社會文化條件穩(wěn)定的社會秩序，開放、包容的文化是會展業(yè)形成和發(fā)展不可或缺的條件。四、會展業(yè)發(fā)展趨勢1市場化2品牌化3國際化4網(wǎng)絡(luò)化作業(yè)：1、你認為會展業(yè)形成與發(fā)展還需具備什么條件？2、網(wǎng)上展覽會能否取代實物展覽會？第二章第一節(jié)世界會展發(fā)展歷史和現(xiàn)狀一、世界會展發(fā)展的歷史過程（一）萌芽期（原始社會末期——1640年）1、起源——集聚性活動會議的萌芽：古代議事、公議、祭祀展覽的萌芽：貿(mào)易集市（古希臘是歐洲集市的源頭）補充：人類社會展覽活動原始階段萌發(fā)于原始社會的祭祀活動，直接以農(nóng)畜產(chǎn)品、手工業(yè)產(chǎn)品作為陳列手段的展覽，可稱為祭祀品展覽，往后有宗教藝術(shù)展示，再發(fā)展到古代物品交易集市的商品陳列展銷。世界古代展覽階段為公元8-16世紀，展覽即古代集市、廟會。2、典型集市——12-13世紀著名的法國香檳集市介紹：由法蘭西的香檳伯爵建立，在其領(lǐng)地內(nèi)的4個城市輪流舉行，成為法、意、德、英等國商賈云集之地。香檳集市的形成和發(fā)展，是社會分工和生產(chǎn)力發(fā)展的結(jié)果，是古代會展活動較為完善的形式。突出的表現(xiàn)：（1）組織嚴格，為保障集市商人的安全和通往香檳道路的安全，四個城市六個集市都有專人負責(zé)，每個集市有一市民和一騎士組成集市法庭來裁決糾紛。經(jīng)濟協(xié)議和合同由官員蓋章生效。有預(yù)定時間，第一周商人在街道上設(shè)置貨攤，接著是10天的布匹呢絨交易和11天皮革交易，再是19天的雜貨交易，類似今天廣交會的展示分期。（2）活動眾多，有豐富的民間表演，民間藝人音樂表演、魔術(shù)表演。衰落原因：（1）城市商業(yè)的發(fā)展，樣品圖樣提供便于大批銷售。（2）“地理大發(fā)現(xiàn)”，海上上路的發(fā)現(xiàn)。（3）法國國王強占領(lǐng)地，征收重稅，商人無積極性。3、特點交易性向展示性功能過渡（二）發(fā)展期（1640—1945年）1、背景兩次工業(yè)革命的推動2、典型展會（1）英國萬國工業(yè)博覽會意義：打破展會地域局限和地方保護主義，奠定了日后世博會的基本模式，為各類展覽會提供原型。介紹：工業(yè)革命使英國成為“世界工廠”，為向世界展示其強大國力，舉辦了此次史無前例的盛會，歷時5個月，觀眾600多萬人次，這標(biāo)志著人類發(fā)現(xiàn)了一種國際間大規(guī)模文明交流的新形式。這種展覽會逐漸發(fā)展成全面反映人類科技、文化的獨特的展覽會——世界博覽會。英國“萬國工業(yè)博覽會”被視作世界第一個世界展覽會，此后，世界博覽會兩年一屆，幾乎不間斷地延續(xù)到今天。每屆世博會都是一部生動的百科全書。一個半世紀來，世博會向世人隆重推介世界首創(chuàng)的重大發(fā)明：1876年費城世博會上的貝爾電話機、留聲機，1939紐約世博會上電視機，1964年紐約世博會上電子計算機技術(shù)、復(fù)印機，1985年筑波世博會上機器人技術(shù)等等。歷屆世博會遞交的評獎報告，有千余種新開發(fā)產(chǎn)品，記錄了人類征服自然，提高生產(chǎn)率，改善生活質(zhì)量的歷程，堪稱人類歷史的里程碑。

（2）1890德國萊比錫樣品博覽會意義：打破展會展示、宣傳的單一功能，現(xiàn)代貿(mào)易展覽會的標(biāo)志。樣品博覽會是現(xiàn)代貿(mào)易展覽會和博覽會的早期形式，兩次世界大戰(zhàn)期間，綜合性質(zhì)的貿(mào)易展覽會和博覽會迅速發(fā)展成為主導(dǎo)形式。3、特點重展示性過渡到展示、交易并重。（三）成熟期（1945—至今）1、背景二戰(zhàn)結(jié)束，國際分工深化2、典型展會米蘭博覽會——非營利綜合組織，西、南歐國際市場，其中家具展是世界三大家具展之首（美國高點、德國科?。┤R比錫博覽會——東歐，東西德交易的主樞紐，主要展品汽車、圖書巴黎博覽會——1914年創(chuàng)立，主要展品時裝、化妝品、食品等3、特點展會由綜合性向?qū)I(yè)性發(fā)展第三章會議第一節(jié)會議的概念、類型和構(gòu)成要素一、會議的基本概念1、會議的基本概念會議，簡而言之，就是相聚而議的意思。這是古已有之的現(xiàn)象。人們在同自然界和經(jīng)濟、社會的交往活動過程中，受限于個人的能力，遇到問題需要與相關(guān)人共同協(xié)商，以求成功，這就產(chǎn)生了會議。所以，人們在一定的時間內(nèi)，有目的有組織地把有關(guān)人員召集起來，通過討論商議，集中大家的智慧來認識問題、決問題而舉行的活動，就是會議。2、會議的類型（1）按區(qū)域劃分①世界大型會議②國際性的會議③全國性的會議④區(qū)域性的會議⑤單位或部門的會議⑥街道、家庭會議等（2）按會議規(guī)模劃分①小型會議（幾人到十幾人參加的會議）；②中型會議（上百或幾百人參加的會議）；③大型會議（上千或幾千人參加的會議）；④特大型會議（萬人以上參加的會議）（3）根據(jù)會議舉辦者的不同來分：協(xié)會會議公司會議其他組織會議（4）按照會議的性質(zhì)和內(nèi)容劃分根據(jù)會議的性質(zhì)和內(nèi)容不同，會議又可以劃分為以下幾種類型：A、年會年會是就某一特定主題展開討論的聚會，議題涉及政治、經(jīng)貿(mào)、科學(xué)、教育或者技術(shù)等領(lǐng)域。年會通常包括一次全體會議和幾個小組會議。年會可以單獨召開，也可以附帶展示會，多數(shù)年會是周期性的，最常見的周期是一年一次。參加年會全體會議的人員通常比較多，一般要租用大型宴會廳或者會議廳。小組會議上討論的是具體問題，所租用的是小會議室。B、專業(yè)會議專業(yè)會議的議題通常是具體問題并就其展開討論，可以召開分會，也可以只開大會。就與會者人數(shù)而言，專業(yè)會議的規(guī)?？纱罂尚?。C、代表會議顧名思義，代表會議指由代表某一利益群體的與會者參加的會議。代表會議的規(guī)模和出席人數(shù)差別很大。代表會議這個詞在英文里的對等詞是congress，最常在歐洲和國際活動中使用。從本質(zhì)上講，它與另一個英文詞conference（會議）大致相同，但是在美國，congress這個詞用來指立法機構(gòu)，所以美國指代表會議時經(jīng)常用conference或convention。D、論壇論壇的特點是反復(fù)深入的討論，一般由小組組長或演講者來主持。它可以有許多的聽眾參與，并可由專門小組成員與聽眾就問題的各方面發(fā)表意見和看法，兩個或更多的講演者可能持相反的立場，對聽眾發(fā)表講演而不是互相講給對方聽。主持人主持討論會并總結(jié)雙方觀點，允許聽眾提問。E、座談會、專題討論會座談會和專題討論會比論壇要正式和嚴謹一些，由主持人或演講人進行一種陳述講演，有一些預(yù)定好的聽眾參加。與論壇相比，與會者在座談會和專題討論會中在平等交換意見的氣氛和特征方面要弱一些。F、講座講座更正式和更有組織一些，常由一位或幾位專家進行個別講演，講座的規(guī)?？纱罂尚　Ｓ^眾在講座后可以提問，有時主辦方也會不安排觀眾提問。G、研討會、專家討論會、討論會這類會議通常在主持人主持下進行，與會者參與較多，可以平等交換意見、分享知識和經(jīng)驗。這類會議一般在相對范圍內(nèi)進行，規(guī)模較??；當(dāng)規(guī)模變大時，就演變成了論壇、討論會或?qū)ｎ}討論會。H、專題討論會專題討論會指為處理專門問題或特殊分配任務(wù)而進行的小組會議，與會者就某一議題進行學(xué)習(xí)和討論、分享知識、技能和對問題的看法。I、培訓(xùn)性會議一般至少要用一天的時間，多則幾周。這類培訓(xùn)會議需要特定場所，培訓(xùn)內(nèi)容高度集中，由某個領(lǐng)域的專業(yè)培訓(xùn)人員教授。J、獎勵會議企業(yè)或公司為了表彰、獎勵工作出色的員工、分銷商或客戶而舉行的會議，它是企業(yè)或公司一種重要的激勵手段。其他特殊會議如茶話會、晚餐會及一些娛樂活動等。這樣的會議應(yīng)注意選擇適宜的環(huán)境和場所。（5）新型和新穎會議類型A、玻璃魚缸式會議這是一種非常獨特的討論會議類型。通常由6到8名與會者在臺上或房間中心圍成一圈，圈子中間留有一個空座。其他與會者只能作為觀眾坐在周圍旁聽，不能發(fā)言，只有那些坐在圈子里的人才可以發(fā)言。如果有觀眾想發(fā)言，他必須走到圈子里，坐在中間的那個空座上，發(fā)言完畢再回到原座位。玻璃魚缸式會議通常有主持人參加，他可以參加“玻璃魚缸”的討論，也可以只負責(zé)維持會議按正常程序進行。由于在會議進行中大部分觀眾只是在外圍觀看那些位于圈子中的與會者演講或討論，就像在觀看魚缸或魚箱里的魚活動一樣，所以人們給其取名為“玻璃魚缸”會議。B、辯論會辯論會是指兩個人或兩個團體就某一問題展開辯論，一方為正方，一方為反方。例如，我們應(yīng)當(dāng)提高服務(wù)價格嗎？正在開發(fā)的新產(chǎn)品對公司是否有利？政府新頒布的政策對旅游業(yè)會產(chǎn)生什么影響？國家是否應(yīng)當(dāng)爭取奧運舉辦權(quán)？任何具有兩面性的問題都可以成為辯論會議的話題。辯論會有很多好處，它著眼于問題的正反兩面，可以向觀眾展示不同的觀點和看法。辯論會通常會帶來觀念或過程的進步，因為辯論過程可以暴露不少問題。C、角色扮演一般人可能不會想到開會時使用角色扮演這一會議形式。不過，根據(jù)討論話題的不同，角色扮演有時會將一個問題詮釋得更好。在美國亞美酒店所有者協(xié)會的年會上，與會者曾經(jīng)就特權(quán)授予人和被授予人之間的調(diào)停仲裁問題采取角色扮演這一會議形式。大家通過這一形式對相關(guān)問題進行了詳細闡述而不是將其簡單訴諸法律。這一方法獲得很大成功，因為它經(jīng)過了充分的準備，而且所有仲裁問題，如律師是如何同仲裁人打交道的，又是如何和客戶打交道的，都被一步一步解釋得非常清楚。另外，還有一名講解員對案例的背景和事實給予陳述。D、網(wǎng)絡(luò)會議隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和廣泛運用，網(wǎng)絡(luò)會議逐漸成為一種新的會議形式。網(wǎng)絡(luò)會議使用的是一種被稱為流動媒體的技術(shù)。簡單來說，就是預(yù)先用錄像帶把某個事件或活動現(xiàn)場錄制下來，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的視頻信號通過電腦接收后送入網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。進入服務(wù)器后，人們就可以直接觀看或下載下來供以后觀看。這對那些由于各種原因不能參加會議但仍對某些日程感興趣的成員或同事來說是個福音。由于是通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時間上的障礙。網(wǎng)絡(luò)會議對公司召開培訓(xùn)會議非常有利，它不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多費用。玻璃魚缸式會議3、會議的特點（1）組團規(guī)模大（2）停留時間長（3）消費檔次高，消費水平高（4）文化主題突出、專業(yè)性強（5）與會人員的文化素質(zhì)高4、會議的構(gòu)成要素（1）會議主題和議題議題是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。會議圍繞這樣的議題展開討論、進行研究，才容易取得共識或最后表決通過。

每次會議的議題應(yīng)該盡可能集中、單一，不宜過多，不宜太分散。尤其是不宜把許多互不相干的問題放在同一會議上討論，使與會者的注意力分散，不利于解決問題。

有些重大的代表會議，先由代表提出“提案”，由秘書或秘書處匯總。再提交主席團或?qū)ｉT的“提案審查委員會”審議通過，才能成為列入會議議程的正式議題。（2）會議主辦者嚴密的組織機構(gòu)：指導(dǎo)委員會、籌備委員會、執(zhí)行委員會、秘書處和執(zhí)行小組（3）與會人員與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他服務(wù)人員。主持人

主持人是會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預(yù)期效果起著領(lǐng)導(dǎo)和保證作用。

會議主持人通常由有經(jīng)驗、有能力、懂行的人，或是有相當(dāng)?shù)匚?、威望的人?dān)任。一般有兩種情況：

A

一種是當(dāng)然主持人，是由其職務(wù)和地位，也就是由組織的章程或法規(guī)決定的。

B

另一種是臨時的主持人，比如，各種代表會議，或幾個單位、幾個地區(qū)的聯(lián)席會議，則由代表們選舉或協(xié)商產(chǎn)生。特別重大的會議，則需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團，由主席團成員集體或輪流主持會議。（4）會議時間會議時間有三種含義：

A

一是指會議召開的時間；

B

二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；

C

三是指每次會議的時間限度。

會議召開時間

某個會議什么時間召開最合適?要考慮多種因素。

首先是需要，如每周一次的工作例會，通常放在周末的下午，一周即將結(jié)束，下一周就要開始，利于承上啟下。一年一度的職工代表會議，宜于年初召開，既利于總結(jié)上年的工作、生產(chǎn)成果，又利于討論、部署新一年的工作、生產(chǎn)計劃，通過各種預(yù)算等。有些會議如農(nóng)業(yè)生產(chǎn)、學(xué)校教育等本身就有很強的季節(jié)性或季度性。

其次是可能，即最好是每位與會者都能參加的時間。如日本的有些企業(yè)召開各部門干部匯報會，常定在下班前半小時，而不是安排在剛上班時。

再次是適宜，即要考慮氣候、環(huán)境等自然因素和社會因素。

會議需要時間

會議需要時間可長可短，盡量緊縮。少則幾分鐘、幾十分鐘；多則幾天、十幾天。會議組織者應(yīng)盡可能準確地預(yù)計需要時間，在會議通知中寫明，便于與會者有計劃地安排。

會議時間限度

每次會議時間最好不超過一小時。如果需要更長時間，應(yīng)該安排中間休息。（5）會議場所會議地點，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。為了使會議取得預(yù)期效果，選擇會議的最佳會址也得考慮多種因素。

國際性或全國性會議，要考慮政治、經(jīng)濟、文化等大因素；專業(yè)性會議，應(yīng)選擇富有專業(yè)特征的城鄉(xiāng)地區(qū)召開，以便結(jié)合現(xiàn)場考察。小型的、經(jīng)常性的會議就安排在單位的會議室。選擇會址，還要考慮會場設(shè)施、交通條件、安全保衛(wèi)、氣候與環(huán)境條件等因素。（6）會議形式5、國際會議旅游的工作流程（1）申辦階段（2）承辦階段（3）總結(jié)階段大連申辦“中國夏季達沃斯”之路2007年9月6日～8日舉辦的“世界經(jīng)濟論壇成長峰會——全球成長型企業(yè)年會”，即“中國夏季達沃斯”將在大連舉辦。出席人數(shù)在2000人左右，其中有1150名世界1000強企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人、100名各國和地區(qū)政府高官、100名各學(xué)術(shù)界領(lǐng)袖、50名國際頂級媒體商業(yè)刊物編輯、100名世界經(jīng)濟論壇工作人員、400名其他技術(shù)支持人員。根據(jù)市委、市政府主要領(lǐng)導(dǎo)的指示精神，大連市貿(mào)促會組織力量認真制作申辦標(biāo)書，多次派專人赴京同中央有關(guān)部門和機構(gòu)、世界經(jīng)濟論壇組織北京辦事處進行溝通，派專人赴其他申辦城市調(diào)研情況，學(xué)習(xí)經(jīng)驗，彌補不足，做了大量的前期工作。國家有關(guān)部門和世界經(jīng)濟論壇組織北京辦事處認為大連的申辦工作是認真的，積極的，都給予大連充分的肯定。根據(jù)“世界經(jīng)濟論壇成長峰會——全球成長型企業(yè)年會”的招標(biāo)要求，大連市及時將中英文對照的申辦標(biāo)書，以電子郵件和特快專遞形式分