公司資質(zhì)證件及印章管理規(guī)定

公司資質(zhì)證件及印章管理規(guī)定公司資質(zhì)證件及印章管理規(guī)定公司資質(zhì)證件及印章管理規(guī)定xxx公司公司資質(zhì)證件及印章管理規(guī)定文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計，管理制度公司印章及資質(zhì)證件管理制度第一章總則第一條制定目的為了加強(qiáng)公司的印章及資質(zhì)證件管理，規(guī)范用印及資質(zhì)證件的管理程序，維護(hù)印章及資質(zhì)證件的憑信作用與權(quán)威性，保持正常的工作秩序，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司各中心及其所屬部門。公司各分子公司可根據(jù)各自實際情況酌情進(jìn)行調(diào)整。第三條資質(zhì)證件、印章及UKEY的種類以及保管部門歸屬序號分類內(nèi)容所屬公司保管部門1資質(zhì)證件類公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證財務(wù)管理部2人事行政部3特殊資質(zhì)類根據(jù)公司經(jīng)營范圍決定財務(wù)管理部4印章類財務(wù)章、發(fā)票專用章、人名章全體公司財務(wù)管理部5公章、合同章、人事專用章全部公司人事行政部6其他行政管理用章全部公司人事行政部7中心/部門用章根據(jù)中心/部門的實際情況決定中心/部門指定人員8UKEY稅務(wù)專用UKEY全體公司財務(wù)管理部9公司銀行賬戶專用UKEY全體公司財務(wù)管理部10社保及住房公積金UKEY全體公司人事行政部第四條保管部門的主要職責(zé)人事行政部門負(fù)責(zé)制定或修改印章及資質(zhì)證件管理辦法，并對公司印章及資質(zhì)證件管理進(jìn)行監(jiān)督、檢查；人事行政部負(fù)責(zé)公司資質(zhì)申辦及印章制發(fā)等相關(guān)工作；根據(jù)本制度第三條所示內(nèi)容對公司的資質(zhì)證件及印章進(jìn)行保管；保管部門須按照本制定規(guī)定的審批程序和要求使用相關(guān)的印章及資質(zhì)證件；人事行政部須根據(jù)公司經(jīng)營需要申辦相關(guān)的公司資質(zhì)，并在資質(zhì)證件辦理完畢后按本制度規(guī)定與財務(wù)管理部辦理資質(zhì)證件的交接手續(xù)；財務(wù)管理部門須負(fù)責(zé)與財務(wù)相關(guān)的資質(zhì)證件及印章的變更、備案等手續(xù)的辦理；財務(wù)管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理資質(zhì)證件的年檢、備案等手續(xù)，并配合資質(zhì)證件的發(fā)照主管機(jī)關(guān)完成相關(guān)的信息公示等工作；人事行政中心須建立公司資質(zhì)信息臺賬，并會同財務(wù)管理部門根據(jù)實際情況對臺賬信息進(jìn)行及時更新；中心/部門須根據(jù)本制度的相關(guān)規(guī)定對本中心/部門印章進(jìn)行有效的申辦、保管及使用；保管部門對于印章及資質(zhì)證件須指定專人保管。第五條印章及資質(zhì)證件保管人員的職責(zé)負(fù)責(zé)保管印章、資質(zhì)證件的安全；負(fù)責(zé)按照規(guī)定的審批程序和要求使用相關(guān)的印章及資質(zhì)證件；負(fù)責(zé)執(zhí)行印章、資質(zhì)證件及UKEY的備案、年檢、續(xù)費等手續(xù)的辦理；負(fù)責(zé)臺賬信息的更新。第二章印章的制發(fā)第六條印章刻制國家行政主管機(jī)關(guān)、銀行系統(tǒng)及其他與公司經(jīng)營相關(guān)的主管機(jī)構(gòu)規(guī)定的必須刻制及備案的印章，主要為：公章、合同章、發(fā)票專用章、法定代表人印章（以下簡稱“人名章”）、人事專用章。 人事行政部可在相關(guān)資質(zhì)證件辦理完畢后直接刻制，但須在公司辦理備案手續(xù)，其中：法定代表人印章（即人名章）須在法定代表人任命文件下發(fā)、企業(yè)登記或變更登記核準(zhǔn)后，由人事行政部辦理相關(guān)制發(fā)手續(xù)；所有與該印章相關(guān)的文件（包括但不限于審批、授權(quán)、備案等文件）須由人事行政部妥善保管。人事行政部須在有法定資質(zhì)的營業(yè)單位刻制該類印章，并按規(guī)定向公安部門辦理備案手續(xù)；印章刻制的備案文件及印鑒卡須根據(jù)本制度第三條的規(guī)定由主管部門妥善保管。公司內(nèi)部管理所需的印章刻制：公司印章實行內(nèi)部備案制，且必須經(jīng)CEO審批通過后方可刻制；公司印章必須由人事行政部統(tǒng)一安排刻制，其他中心/部門無此權(quán)限；對于非人事行政中心安排刻制的印章，均屬于私刻印章，不具備任何法律效力，一經(jīng)查出，當(dāng)即作廢，同時，人事行政部有權(quán)根據(jù)實際情況，對責(zé)任人進(jìn)行處罰；對于情節(jié)嚴(yán)重的，按嚴(yán)重違紀(jì)處理，公司有權(quán)與責(zé)任人解除勞動關(guān)系，且不承擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；對于因私刻公司印章給公司帶來的直接或間接經(jīng)濟(jì)損失，公司有權(quán)采取法律途徑向責(zé)任人進(jìn)行追償。需求部門須填寫《印章刻制申請表》，說明印章的種類、名稱、形式、申請原因、使用范圍、管理權(quán)限等內(nèi)容，經(jīng)部門及中心負(fù)責(zé)人、人事行政部負(fù)責(zé)人及CEO審批通過后，方可由人事行政部安排印章刻制；印章刻制完成后，人事行政部與需求部門須按本制度規(guī)定辦理印章備案及交接手續(xù)；人事行政中心在完成印章交接手續(xù)后兩個工作日內(nèi)發(fā)布《印章啟用通知》。印章的規(guī)格、尺寸，按《國務(wù)院關(guān)于國家行政機(jī)關(guān)和企業(yè)事業(yè)單位印章的規(guī)定》執(zhí)行，其中公司內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)圓形公章的直徑不得大于厘米。第三章印章及資質(zhì)證件的保管第七條印章、資質(zhì)證件及UKEY的保管部門按本制度第三條所示內(nèi)容執(zhí)行。保管部門須指定專人負(fù)責(zé)印章的使用及日常管理。對于印章及資質(zhì)證件的指定保管人須經(jīng)CEO授權(quán)方可生效，其中授權(quán)文件中應(yīng)包括長期保管人和臨時保管人信息。人事行政中心須妥善保管授權(quán)文件。第八條印章及資質(zhì)證件應(yīng)存放在有一定安全措施的保險柜或鐵皮柜內(nèi)，不得隨意放置。對于不按規(guī)定保管印章及資質(zhì)證件并造成損失的,保管者負(fù)全部責(zé)任。第九條長期保管人員因請假、出差等情況不在司的，應(yīng)由授權(quán)文件中的臨時保管人負(fù)責(zé)印章、資質(zhì)證件及UKEY的使用及管理，不得出現(xiàn)無人管理監(jiān)督、任人使用的現(xiàn)象。第十條印章、資質(zhì)證件及UKEY保管人員發(fā)生異動時（包括但不限于崗位調(diào)整、離職、醫(yī)療期或工傷期間），保管部門負(fù)責(zé)人須重新指定保管人并經(jīng)CEO審批授權(quán)后，辦理交接手續(xù)。人事行政部須對授權(quán)文件及交接手續(xù)妥善保管。第十一條指定保管人如未盡到保管義務(wù)的，公司有權(quán)隨時更換保管人；對于因保管不當(dāng)而給公司帶來直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)根據(jù)實際情況，對保管人進(jìn)行相應(yīng)處罰；對于情節(jié)嚴(yán)重的，可按嚴(yán)重違紀(jì)處理，公司有權(quán)解除與保管人的勞動關(guān)系，并不承擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。第十二條公司對于指定保管人每月發(fā)放300元特殊崗位補(bǔ)助金。當(dāng)指定保管人離崗(包括但不限于出差、請假)超過五個工作日及以上而無法正常履行保管責(zé)任時，則由臨時保管人負(fù)責(zé)相應(yīng)職責(zé)，該期間臨時保管人享受該特殊崗位補(bǔ)助金，同時停發(fā)指定保定人的特殊崗位補(bǔ)助金。特殊崗位補(bǔ)助金最小計算單位為月，即凡是參與保管的，不管實際保管天數(shù)是否足月，均按每月300元發(fā)放。第四章印章及資質(zhì)證件的使用第十三條使用原則印章及資質(zhì)證件實行申請登記制；UKEY根據(jù)業(yè)務(wù)類型，實行專人專管；印章及資質(zhì)證件的使用申請全部采用釘釘（APP）進(jìn)行線上審批；對于特殊情況的，可采取紙質(zhì)審批。嚴(yán)格按審定的使用范圍及管理權(quán)限使用，確保印章及資質(zhì)證件的權(quán)威性與嚴(yán)肅性。遵守審批、管理程序，無手續(xù)或手續(xù)不全不得使用。人事行政部可隨時抽查印章及資質(zhì)證件的保管及使用情況。第十四條印章及資質(zhì)證件的最終審批人權(quán)限設(shè)定范圍序號分類印章及資質(zhì)證件名稱授權(quán)內(nèi)容最終審批人1資質(zhì)證件類公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、銀行開戶許可證及特殊資質(zhì)類1、經(jīng)中心負(fù)責(zé)人審批的一般業(yè)務(wù)類賬號的注冊手續(xù)，包括但不限于網(wǎng)址域名注冊、一般業(yè)務(wù)備案、微信平臺開通、平臺賬號申請等；2、辦理公司資質(zhì)登記、變更或撤銷的；3、辦理人事類及財務(wù)類日常工作的；4、其他由CEO授權(quán)的內(nèi)容（須有授權(quán)文件支持）綜合管理中心副總監(jiān)2除上述授權(quán)內(nèi)容以外的其他情況CEO3印章類財務(wù)章、發(fā)票專用章、人名章1、辦理財務(wù)類日常工作的；2、由CEO授權(quán)的其他內(nèi)容的（須有授權(quán)文件支持）。財務(wù)管理部負(fù)責(zé)人4與公司經(jīng)營管理有重大關(guān)系的事件CEO5公章1、經(jīng)CEO審批通過的勞動合同及其他相關(guān)用工協(xié)議簽訂的；2、辦理公司資質(zhì)登記、變更或撤銷的；3、辦理人事類及財務(wù)類日常工作的；4、其他由CEO授權(quán)的內(nèi)容（須有授權(quán)文件支持）。綜合管理中心副總監(jiān)6除上述情況以外的其他情況CEO7合同章經(jīng)CEO審批通過的合同綜合管理中心副總監(jiān)8除上述情況以外的其他情況CEO9人事專用章僅用于員工證明出具、人事行政部發(fā)文通知等與人事工作相關(guān)內(nèi)容人事行政部負(fù)責(zé)人10其他行政管理用章公司管理制度規(guī)定范圍內(nèi)的事項綜合管理中心副總監(jiān)11除上述以外的其他情況CEO12中心/部門用章必須為符合中心/部門用章范圍內(nèi)的事項中心總監(jiān)第十五條使用程序印章及資質(zhì)證件的使用應(yīng)當(dāng)履行下列審批程序：申請人填寫《用印或資質(zhì)證件使用申請表》，其中用印或用證事由、印章或資質(zhì)證件名稱、是否原件、是否外帶為必填項。在審批授權(quán)的范圍內(nèi)，由申請人所在部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人、綜合管理中心副總監(jiān)及CEO（必要時）進(jìn)行逐級審批。審批通過后，申請人至保管人員處辦理相關(guān)手續(xù)。保管人員僅能依據(jù)《用印或用資質(zhì)證件申請表》填報的申請事項及用印或用證范圍加蓋印章或提供資質(zhì)證件；嚴(yán)禁出現(xiàn)超申請范圍的用印或用證行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，即屬于嚴(yán)重違紀(jì)行為，公司有權(quán)根據(jù)實際情況，對相關(guān)責(zé)任人予以處罰；對于情節(jié)嚴(yán)重的，公司有權(quán)解除與相關(guān)責(zé)任人的勞動關(guān)系，并不承擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償；對于因超申請范圍用印或用證行為給公司造成直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)通過法律途徑向相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追償。使用資質(zhì)證件復(fù)印件時，人事行政部須加蓋“復(fù)印件使用說明”印章，并注明使用范圍；如需在復(fù)印件上加蓋公章的，則用證申請人須在填寫《用印或資質(zhì)證件使用申請表》上注明“需在復(fù)印件上加單公章”，否則保管人員可不予以蓋章。使用資質(zhì)證件或加蓋印章時，如需出示相關(guān)聯(lián)審批文件的，用印或用證申請人須在申請用印或用證時提供給審批人；對于未提供相關(guān)聯(lián)審批文件的，綜合管理中心副總監(jiān)及CEO有權(quán)不予以審批。CEO及其合法授權(quán)人按程序簽發(fā)的文稿及法定代表人已經(jīng)簽字的文件，可由印章及資質(zhì)保管部門負(fù)責(zé)人審核后直接用印或用證（包括復(fù)印件）。申請人在辦理用印或用證手續(xù)時，須進(jìn)行《用印或用證登記》（紙質(zhì)）；原則上，公司不允許印章外帶，但確因工作需要，需外帶印章或資質(zhì)的，須在登記表上注明預(yù)計歸還時間、使用原因等，并在歸還印章或資質(zhì)時，填寫實際歸還時間。其他行政管理用章、中心/部門用章及資質(zhì)證件的使用，由所在中心/部門比照本條規(guī)的程序、由中心負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后使用。第十六條印章及資質(zhì)證件使用要求所有資質(zhì)證件必須分為電子版（資質(zhì)證件掃描件）與紙質(zhì)版原件兩種形式存檔，其中資質(zhì)證件類電子版文件必須包括資質(zhì)證件原件掃描件、復(fù)印件掃描件及加蓋公章的復(fù)印件掃描件。掃描件的格式必須為JPG格式。所有的印章、資質(zhì)證件及UKEY必須建立完全信息的臺賬，并由保管人員負(fù)責(zé)臺賬內(nèi)容的更新。所有蓋印必須清晰、端正、規(guī)范。所有印章及資質(zhì)證件的使用情況必須有完整的記錄，并將加蓋印章的文書存檔。人事行政部及綜合管理中心副總監(jiān)可隨時抽查文書登記及存檔情況。印章及資質(zhì)證件管理部門要按規(guī)定的職權(quán)范圍正確使用公章及資質(zhì)證件，不得超越本機(jī)構(gòu)工作職權(quán)和業(yè)務(wù)范圍使用，嚴(yán)禁在空白的介紹信、保函、合同、公文用紙上用印。印章及資質(zhì)證件保管人員必須嚴(yán)格按規(guī)定或業(yè)務(wù)操作程序辦事，用印、證前必須檢查是否符合要求和范圍，是否經(jīng)有權(quán)審批人簽字批準(zhǔn)。凡不符合規(guī)定或違反業(yè)務(wù)操作程序的，保管人員有權(quán)拒絕申請人使用。臨時保管人員要在事后將臨時保管期間的用印及用證依據(jù)和用印及用證申請單原件交原保管人員審查、登記、存檔。第五章印章的改制、更換、廢止及資質(zhì)證件變更管理第十七條印章及資質(zhì)證件遺失、被盜，保管人員應(yīng)迅速向保管部門負(fù)責(zé)人提交說明原因的報告書，并依法公告作廢、按本辦法的規(guī)定重新制發(fā)與原印章具有顯著區(qū)別的新印章，及向資質(zhì)證件管理機(jī)關(guān)申請辦理新的資質(zhì)證件。第十八條因機(jī)構(gòu)撤并、更名或業(yè)務(wù)變動等原因，印章、資質(zhì)證件不能繼續(xù)使用的，所在部門或保管部門應(yīng)填寫《印章啟用作廢審批表》，并將印章送交綜合管理中心登記銷毀，該審批表必須經(jīng)CEO審批。對于特殊需要留存的，經(jīng)綜合管理中心登記后由人事行政部統(tǒng)一封存，封存現(xiàn)場不得少于兩名（含）工作人員，并進(jìn)行書面簽字確認(rèn)。需要制發(fā)新印章的，按本辦法的規(guī)定辦理。第十九條對于新辦資質(zhì)證件或印章的，人事行政部須填寫《印章及資質(zhì)交接清單》，并與本制度所規(guī)定的印章及資質(zhì)證件的保管部門負(fù)責(zé)人辦理相關(guān)的交接手續(xù)。第二十條印章毀損或無法正常使用情況下，按本辦法的規(guī)定制發(fā)與原印章相同的新印章，并由所在部門將原印章交綜合管理中心登記、銷毀。第六章責(zé)任與義務(wù)第二十一條各印章及資質(zhì)證件保管人應(yīng)嚴(yán)格加強(qiáng)印章及資質(zhì)證件的管理；印章及資質(zhì)證件使用人應(yīng)當(dāng)在使用期間進(jìn)行妥善保管。對違反規(guī)定、擅自使用印章、資質(zhì)證件，或失職造成印章、資質(zhì)證件被竊、丟失的保管人員，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將給予保管人或使用人相應(yīng)的處罰；對于情節(jié)嚴(yán)重的，屬嚴(yán)重違紀(jì)，公司有權(quán)解除與責(zé)任人的勞動關(guān)系，并不承擔(dān)任何經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。對于因保管人員或相關(guān)責(zé)任人工作失職給公司造成直接或間接經(jīng)濟(jì)損失的，公司有權(quán)依據(jù)法律途徑向保管人員或第二十二條公司全體員工都有維護(hù)公司各類印章及資質(zhì)證件權(quán)威性及公司