淺談如何有效管理時間

淺談如何有效管理時間絕大多數(shù)人的一生在庸庸碌碌中度過，很大程度上是因為人們已經(jīng)對無處不在的時間產(chǎn)生了麻木與漠然。好多人都有對生命的困惑，都會莫名地產(chǎn)生焦慮失望悲觀情緒，這是對時間逝去所產(chǎn)生的不自覺的反應(yīng)。企業(yè)員工創(chuàng)造效益的時間只有整個工作時間的20%，這就造成了中國企業(yè)的生產(chǎn)效率只有發(fā)達國家的30%。如果能夠?qū)⑵髽I(yè)員工剩余的80%的時間有效地利用起來，令其產(chǎn)生效益，那么，企業(yè)的整體效益就會大幅度提高，企業(yè)的競爭力也會大大增強。優(yōu)秀企業(yè)和一般企業(yè)的員工創(chuàng)造的價值之所以不同，是因為：優(yōu)秀企業(yè)有著科學(xué)的時間管理。這表現(xiàn)在：優(yōu)秀的企業(yè)有完善的企業(yè)發(fā)展規(guī)劃，避免企業(yè)在發(fā)展過程中走彎路；優(yōu)秀企業(yè)在企業(yè)員工工作的安排上，能夠做到人盡其才物盡其用；優(yōu)秀企業(yè)有良好的企業(yè)文化，工作有輕重緩急之分。值得深思的問題在于，應(yīng)該如何有效地利用時間，應(yīng)該怎樣對待自己的工作以及如何正確地面對人生。時間的定義：從過去通過現(xiàn)在直到將來，連續(xù)發(fā)生的各種各樣事件的過程所形成的軌跡。時間本身不能解釋自己，只能通過事件來描述。它在事件的發(fā)展過程中起著非常大的作用。時間是個人成功道路上最稀缺的資源，它制約著其他各種資源效果的發(fā)揮，決定著成果的大小。無論個人還是企業(yè)，要取得更大的成果或者成功，就必須對時間管理予以重視，對時間進行有效管理。時間是世界上最公平的資源，任何人每一天所度過的時間都完全相同。在相同的時間內(nèi)每一個人都在選擇自己想要做的事情，人和人選擇的事情不同，導(dǎo)致了人和人之間生活質(zhì)量的差異。每個人都以同樣速度度過時間每個人怎樣利用時間并不相同時間管理的關(guān)鍵在于：如何選擇、支配、調(diào)整、駕馭在單位時間里所做的事情。學(xué)習(xí)時間管理的目的并不是要在相同的單位時間內(nèi)做更多的事情。學(xué)習(xí)時間管理的目的是在單位時間內(nèi)能夠輕松自如地創(chuàng)造最大的價值。怎樣判斷哪些是最重要的事件？怎樣充分地利用時間來創(chuàng)造最大的價值？怎樣在創(chuàng)造個人效益和社會效益的同時，還能夠享受更加舒適的生活？首先，持積極主動的心態(tài)的人總能夠善于把握機會并能為自己創(chuàng)造機會，持被動心態(tài)的人往往會坐視機會擦肩而過，喪失成功的機會。因此，主動心態(tài)和被動的心態(tài)會導(dǎo)致截然不同的結(jié)果。在生活和工作中，要盡可能地培養(yǎng)積極主動的心態(tài)，拋棄被動的心態(tài)。時間的管理根據(jù)緊急和重要的標準分為四個象限，第一象限是緊急并且重要的事情，第二象限是不緊急但是重要的事情，第三象限是緊急但不重要的事情，第四象限是既不緊急也不重要的事情。希望校長們能在忙忙碌碌中明確時間安排的管理標準：緊急與重要1.第一象限文化這一象限的事情是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。有些人做事不分輕重緩急，遇事就趕緊去做，不加考慮，這樣的人看起來好想天天都有緊急的事情去做，其實是對第一象限緊急而重要的事情的錯誤理解。2.第二象限不緊急但非常重要在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視?！景咐磕惩赓Y企業(yè)向一個管理專家提出了一個問題。他問這個管理專家，為什么同樣的設(shè)備，同樣的管理，我們本土的員工的工作效率，是你們的三倍多？我們不斷地對各級管理人員和工作人員進行培訓(xùn)，提高他們的執(zhí)行力，提高他們的技能。另外還通過績效考核和獎懲激勵機制，想辦法去刺激他們，但效率為會么還是提不上不去？這是中國企業(yè)的普遍情況，說到底還是時間管理和效率的問題。企業(yè)文化的改變對于企業(yè)的效率提升來說并不是緊急的事件，如果企業(yè)文化制約企業(yè)效率提升，企業(yè)文化的改變就成了提高企業(yè)效率很重要的事情。企業(yè)文化的改變與提高企業(yè)效率并不在同一個時空出現(xiàn)，它對于提高企業(yè)效率很重要，但并不緊急，因此，這一事件屬于第二象限的事件。3.第三象限可以簡單比喻為美國西部牛仔現(xiàn)象美國西部的牛仔戴著牛仔帽，穿著牛仔服，橫槍跨馬，馳騁于茫茫的草原。他們殺富濟貧，打家劫舍，行俠仗義，扶危濟困。遇上什么事就管什么事，大有天下人管天下事的豪杰風(fēng)范?！景咐楷F(xiàn)在職場中的很多管理者，就變得像西部牛仔一樣。但他們每天不是橫槍跨馬馳騁于茫茫草原，而是帶著公文包馳騁于茫茫的商場。他們每天解決的事情很多，在他們看來也是非常的緊急，什么公司停電、主管部門來檢查、員工要辭職、客戶投訴等各種各樣的問題。這些管理人員倒是很負責(zé)任，左沖右殺，把這些事情挨個處理，充分顯示了個人的能力。其實，公司停電、主管部門來檢查、員工要辭職、客戶投訴等各種各樣的問題都有相應(yīng)的部門來處理。它們雖然緊急，但對于管理者并不是特別重要的事情。案例分析：這個案例告訴大家有些事情雖然緊急但是并不重要。這些緊急但不重要的事情，處理起來要花費一定的時間，不過，這些事情處理完以后，不會給企業(yè)帶來多大的收益。4.第四象限文化在這一象限內(nèi)包含的是既不緊急也不重要的事情，用通俗一點的話說那些是消磨和打發(fā)時間的事情?！景咐课覀兊杰囌窘尤?，但是火車晚點了，這時，我們只能找事情打發(fā)時間?；蛘呖磮蠹?，或者坐在那里看過往的行人，或者什么也不做就在那里發(fā)呆。這段時間里做的事情，既不緊急也不重要，而且，做完以后也不會有意義。第四象限是一個完全沒有必要進入的象限，進入它沒有任何意義。避免進入它的方法就是多留意對自己重要的事情，最好把它帶在身邊，當你沒事可做的時候再去處理這些事情。所以我們建議校長們在開始一天工作、一周工作、一個教學(xué)周期工作之前都必須對時間進行預(yù)先管理，分清工作計劃中的重要和緊急，區(qū)別對待。曾記得蒙牛乳業(yè)的牛根生說過：最需處理的是什么事情？對管理者來說是：重復(fù)出現(xiàn)的問題。雖然老牛在中國企業(yè)界已經(jīng)風(fēng)光不在，但他的話我覺得是值得借鑒的。我們學(xué)校中重復(fù)出現(xiàn)的問題是我們最應(yīng)該值得重視的。如果能讓頻繁出現(xiàn)的問題不在出現(xiàn)，對于我們校長來說就是解決了最重要的問題。如果事情具有時間的緊迫性和影響的重大性，無法回避也不能拖延，必須首先處理優(yōu)先解決。比如上級部門來檢查，因工作大意出現(xiàn)了問題被責(zé)令整改等等。事情具有時間的緊迫性和影響的重大性，無法回避也不能拖延，必須首先處理優(yōu)先解決。未雨綢繆，這是我國古代的一個成語，它的意思是說在下雨之前或者是不下雨的時候要先修繕房屋門窗，以防備下雨的時候挨雨淋。不下雨的時候并不需要急于修繕房屋門窗，修繕房屋門窗是不緊急的事情。不漏雨的屋子對于雨天來說絕對的重要，這件事在不下雨的時候準備，才能夠保證在下雨天也不影響工作的進行。生活工作中好多重要的工作，都需要在事件出現(xiàn)之前做好準備，這就是制定計劃的原因。制定計劃的目的是把那些重要而不緊急的事情，按部就班地高效完成。因此要學(xué)會怎么樣制定計劃，怎么樣做準備。計劃、準備、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等事情都是重要的預(yù)防或者是重要的儲備工作?！景咐勘热缂岩唤裉焐衔绲男?wù)會就確定了寒假和明年春天的招生計劃，但這個計劃真正實施一定是在明年元月底，而這個計劃關(guān)系著佳一直營校明年甚至今后發(fā)展的關(guān)鍵，所以我們必須做到未雨綢繆。第三象限包含的事件是那些緊急但不重要的事情，這些事情很緊急但并不重要，因此這一象限的事件具有很大的欺騙性。很多人認識上有誤區(qū)，認為緊急的事情都顯得重要，實際上，像無謂的電話、附和別人期望的事都并不重要。這些不重要的事件往往因為它緊急，就會占據(jù)人們的很多寶貴時間。第四象限的事件大多是些瑣碎的雜事，沒有時間的緊迫性，沒有任何的重要性，這種事件與時間的結(jié)合純粹是在扼殺時間，是在浪費生命。發(fā)呆、上網(wǎng)、閑聊、游逛，這是飽食終日無所事事的人的生活方式。一、我們要改變傳統(tǒng)的時間觀念1.傳統(tǒng)時間觀念的誤區(qū)就是在最短的時間里能不能夠做最多的事情。2.正確的方法依照重要性程度來安排順序；不輕易因緊急情況改變計劃；認清緊急性與重要性的區(qū)別；要遵循你心中的目標和方向。3.勤奮是否足夠勤奮固然重要，但僅有勤奮是不夠的，多勞并不見得就多得。在公司里，得到的多少要看對公司的戰(zhàn)略目標和戰(zhàn)略意圖貢獻的大小?！景咐空憬患夜镜母苯?jīng)理很勤奮，做事認真負責(zé)。他還經(jīng)常下基層和員工一起工作，一起吃飯。公司的領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)的員工都對他很滿意。但是，他的經(jīng)理位置坐了沒一年就被撤了下來。因為它所管理的主要業(yè)務(wù)并不見起色，甚至完不成必要的考核。他很勤奮，可是沒有勤奮到重要的事情上，他被撤換掉也是情理之中的事。案例分析：該干的事情不干，不該干的事情卻忙忙碌碌。這樣的人做事情就從來沒有多想過，從來沒有想過做事情的意義。對于校長的啟示就是我們每天的忙碌對于我們的事業(yè)和人生有多大意義4.本末倒置很多人往往對自己的行動不賦予任何的目的，結(jié)果這些人就變成了一個漫無目的的工作狂。整天忙碌卻不知道在做什么，也不知道能有多少收益。二、我們要學(xué)會有效地控制時間1.時間是怎樣消逝的時間總是被各種各樣的事情所干擾，別人對你時間的占用就是對你的控制。時間被占用得多了，就會被割裂開，就會變成零零碎碎的，你就無法控制。時間就這樣被人占用，就這樣消逝了。校長們可以考慮一下下面的問題：以下時間哪個最難控制？請排序：（）工作的時間；（）業(yè)余的時間；（酒、賭、玩、侃）（）上司的時間；（）下屬的時間；（）客戶的時間；（）女友的時間；（）家庭的時間；（）哥們的時間。2.有效的建議有自己的時間計劃并保證時間計劃不被打亂；和他人約定在一定的時間內(nèi)不溝通；集中時間處理瑣碎的事情；做事情分清楚輕重緩急。三、我們要控制方方面面對時間的干擾1、來自下屬的干擾下屬的干擾往往會把你太多的時間占據(jù)掉，但是，人們往往會忽視下屬的干擾，原因在于人們認為下屬的干擾是天經(jīng)地義的。作為上司不應(yīng)以凡事都由自己做主就覺得很有尊嚴，事無巨細地處理下屬遞上來的事情，倒成了下屬所提供事件的奴隸，為下屬所制。若認識不到這一點是很可悲的。避免下屬干擾的方式有：安排固定時間供下屬匯報工作；保留固定時間供下屬討論問題；安排其他時間處理非緊急事件。2、來自自己的干擾來自自己的干擾往往很難覺察，例如沒有目的的游逛，與下屬聊天，各種不良的習(xí)慣，發(fā)呆或者拖延等。有效的方法是保持清醒的頭腦，學(xué)習(xí)管理和控制自己，并且爭取做到“己所不欲，勿施于人”。四、干擾的排除發(fā)揚香蕉文化，杜絕推諉。香蕉文化是一種非常好的文化，可以通過香蕉文化，有效地管理你的上司，使上上下下的工作目標清晰，職責(zé)明確；界定工作的職責(zé)，在公司里要采用無邊界化的管理。不要強化部門與部門之間的邊界，而是要淡化這種邊界，以確定的工作程序來優(yōu)化工作流程，用工作流程去拉動部門之間的配合。所以在佳一的企業(yè)文化中才強調(diào)協(xié)作、分享。部門與部門的協(xié)調(diào)一致才是最重要的?！景咐坑幸晃唤?jīng)濟學(xué)家做了一個實驗。他在銀行兌換了100張錢。這100張錢里有99張是1元的，有1張是100元的。他拿著這100張錢來到一個大商場前，先說明了這100張錢的情況，然后撒了出去。人們都上前哄搶，這時就會發(fā)現(xiàn)，大家?guī)缀醵汲?張100元鈔票跑過去，去搶那張100元的鈔票。因為大家都清楚就是把所有的1元鈔票搶到手，也不如那1張100元的多。一張一張地揀小鈔比搶那1張100元大鈔費力多了，更何況，根本就不可能把所有1元1張的鈔票都搶到手。這是普通人對于效率和效益的理解。很明顯，一張一張地揀一元的鈔票效率很高，但是效益很低；去搶那張100元的大鈔，效率會不如揀一元的小鈔，但是，能夠拿到就會產(chǎn)生很大的效益。由此可見，追求效率是戰(zhàn)術(shù)層面的問題，追求效益是戰(zhàn)略層面的問題，后者才是大家追求的真正目的。追求效率是指把問題做對，追求效益是去做對的事情。做對的事情，有一定的效率，就會產(chǎn)生很大的回報；如果把事情做錯了，效率即使很高，回報也會很低。因此工作不能沒有目標的設(shè)定，設(shè)定了目標如果沒有計劃就會變成不切實際的空想。計劃的制定必須要考慮目標的期望值，必須要考慮資源的配置情況，把兩者結(jié)合起來考慮才能夠制定出切實可行的計劃。目標和計劃必須設(shè)定最后的期限，不能無限期地拖延?！景咐磕称髽I(yè)確定了年利潤100萬元的目標以后，就朝著100萬元的目標猛沖，把其他問題都留在后面。它逢山開路，遇水架橋，兵來將擋，水來土掩。一開始進展得挺快，到最后是強弩之末，由于其他因素的制約，不僅沒有盈利，反而虧損了。實現(xiàn)目標合理的方法是在目標確定以后，對目標的實現(xiàn)要有一個規(guī)劃。然后對技術(shù)資源以及企業(yè)的資金進行整合，這樣才能使企業(yè)以持續(xù)的發(fā)展狀態(tài)實現(xiàn)目標。為達到目標就要對其進行有效地執(zhí)行，首先要保證充足的時間，然后需要做充分的準備和詳細的計劃。按時執(zhí)行完成每一項工作；會客必須在規(guī)定時間之內(nèi)；會議前必須擬定會議提綱；準備完整資料提供給客戶。工作環(huán)境中各種資源的合理配置及有條理的習(xí)慣，能夠使工作得心應(yīng)手。把所有的文件從桌子上清走；把名片放在一個固定的地方；把重要文件放在固定的地方；建立電腦及文件的歸檔系統(tǒng)；重新歸類未審批處理的文件；徹底整理辦公桌及電腦文件。目標分解，循序漸進，逐步達成在大目標難以實現(xiàn)的情況下，可以把大目標進行分解，分成若干個小目標，然后逐個解決。尋求幫助，團隊合作，利益共享“三人齊心，其力斷金”，善于合作的人才能夠做成大的事情。用精力高峰時間解決高回報工作每個人在一天里總會有精神最好的時候和精神最差的時候。要用精力處于高峰的時間做好高回報的工作。自我激勵，自我回報，自我激發(fā)高回報的活動往往有一個較長的期待過程，要保持持續(xù)的良好的精神狀態(tài)，需要自我激勵、自我回報、自我激發(fā)。保持溝通，承擔(dān)責(zé)任，全速前進保持與其他人員的溝通，互相激勵，全速前進?！救绾翁幚淼突貓蠡顒?？】低回報的活動，有些是沒有必要做的活動，有些是不得不做的活動，有些是瑣碎的活動。它們的回報率都很低，可以用不同的方式進行處理。忽略它們，釋放你的時間時間有限，注意力也有限，意義不大的事情完全可以“睜一只眼，閉一只眼”。簡化它們，將它們系統(tǒng)化有些活動既復(fù)雜又回報率低，在必須去做的情況下，就去簡化它。如果這件事情很凌亂，就想辦法把它系統(tǒng)化。簡化了的和系統(tǒng)化了的事情就會比較容易處理。降低標準，不必追求完美有些回報率低的事情沒有必要太認真，也沒有必要把它做得很完美。好鋼不要用在刀背上。放棄它們，舍棄一些事情沒有必要做的事情干脆不要去做，舍棄做回報率低的事情，才能有做那些回報率高的事情的時間?；ㄥX請人，交給別人來做古語云：君子性非異也，善假于物也。聰明的人會把這些低回報的事情交給別人去做。工作分類，在其他時間做瑣碎無序的事情應(yīng)該先分類，然后抽出一定的時間集中完成。時間的有效管理可以避免揀“芝麻”的活動，時間有效管理的前提是有一個良好的時間記錄。停止揀“芝麻”活動是破，時間記錄是立，一破一立就能幫助人們確定高回報的工作并把它做好。真正去做有效益的事情，停止揀芝麻的行為，就不能只低頭拉車，不抬頭看路。也就是不僅僅要有戰(zhàn)術(shù)的應(yīng)用，還要確定合適的戰(zhàn)略計劃。很多人都有這樣的感覺，自己工作很努力，然而沒有成就感。自己的努力，沒有得到應(yīng)有的回報。這是因為不良的習(xí)慣偷走了你寶貴的時間，使你在有限的時間內(nèi)不能做最有價值的工作。時間記錄的方法能夠幫助你發(fā)現(xiàn)所做過的事情的價值大小。持續(xù)時間記錄，提供精確資料做時間的記錄必須詳細，幾點鐘做的什么事情，都要一個不落地記錄下來。這項工作記的是一件一件的事和做事的時間，不必要記錄事件更為詳細的內(nèi)容。記錄的時間要有連續(xù)性，也就是一天接著一天記，不能記一天隔一天地做記錄。記錄一周或30天內(nèi)的活動內(nèi)容。作記錄要有一定的時間段，或者一周或者15天或者一個月，總之，要記錄一個時間段內(nèi)的事件。觀察分析時間流程的內(nèi)容一段時間的記錄做完以后，就要對單位時間內(nèi)所做的事情進行觀察分析?？醋龅哪男┦虑榛貓蟾?，哪些事情回報低，是什么樣的習(xí)慣造成的。這樣經(jīng)過對時間記錄的分析，就能發(fā)現(xiàn)那些低回報的工作以及不良的習(xí)慣。就能有的放矢地去改變它?！景咐坑幸患铱鐕镜能囬g很大，車間的會議室都很小。它在車間的里面，是一個很小的房間，里面既沒桌子也沒凳子。當有人申請用這個會議室的時候，人馬上到了。一共七八個人，圍了一個圈，除了會議主持人的手不背，其他人的手都背在后面。會議主持人問原材料主管有什么問題，原材料主管馬上把手放在前面說原材料中有一項需要添加，昨天已經(jīng)申請，現(xiàn)在還沒有落實。說完又把手背到了身后。會議主持人聽的時候把手背起來，回答別人問話的時候又把手放到了前面。接著會議主持人以同樣的方式又問了技術(shù)主管、質(zhì)量檢測員遇到的問題并予以了回答。不到15分鐘，他們就把會開完了。企業(yè)會議的目的是解決生產(chǎn)銷售方面存在的問題，會議的形式越簡單越能提高企業(yè)的效率。拖沓冗長的會議不但不能有效地解決問題，還會浪費很多工作時間。我國的企業(yè)習(xí)慣于用文件傳達計劃、通知等，這種方式是單向的行為，不能和接受計劃或者通知的對象進行溝通。計劃或者通知等文件對執(zhí)行者的意見建議不能及時反饋，更得不到認真的對待，這就會影響企業(yè)決策的科學(xué)性，企業(yè)的效益必然會受到影響。企業(yè)的時間管理必須先解決戰(zhàn)略層面的問題，首先要做到做對的事情，才能夠很好地把事情做對。防止企業(yè)走彎路企業(yè)只有制定有效的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃，確定了清晰的目標，才能夠有明確的方向，才能夠不走或少走彎路。減少企業(yè)溝通成本減少企業(yè)溝通成本主要