長春光機(jī)所科研課題檔案管理辦法

長春光機(jī)所科研課題檔案管理辦法長光發(fā)[2012]23號第一章總則第一條為加強(qiáng)本所科研課題檔案的管理與服務(wù)工作，根據(jù)《中國科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》（以下簡稱《建檔規(guī)范》）及本所實(shí)際情況，特制定本辦法。第二條科研課題檔案是指在科研生產(chǎn)及管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄(包括文字材料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像和電子文件等)。第二章管理職責(zé)第三條綜合檔案室（一）建立科研課題檔案管理的相關(guān)制度并監(jiān)督執(zhí)行。（二）根據(jù)《中國檔案分類法科學(xué)研究檔案分類表》，結(jié)合本所學(xué)科、專業(yè)等情況，組織編制本所科研課題檔案分類表并實(shí)施。（三）負(fù)責(zé)科研課題檔案預(yù)立卷管理工作。（四）會同科研管理一處、二處、三處（以下簡稱“科研管理部門”）和課題組確定預(yù)立卷檔案材料存放地點(diǎn)，并定期向科研管理部門通報(bào)課題預(yù)立卷及歸檔情況。（五）制發(fā)科研課題文件積累袋，并按《建檔規(guī)范》和本辦法，指導(dǎo)、檢查科研課題文件的形成積累和預(yù)立卷歸檔工作。（六）在科研課題重要節(jié)點(diǎn)、轉(zhuǎn)階段評審和鑒定、驗(yàn)收、產(chǎn)品出所、結(jié)題前，組織科研課題檔案預(yù)驗(yàn)收。（七）參與重大科研課題驗(yàn)收鑒定會，檢查檔案是否完整、準(zhǔn)確。（八）對歸檔的預(yù)立卷材料及移交后補(bǔ)充的科研課題文件進(jìn)行分類、排序和修補(bǔ)，編排案卷，擬寫檔案題名，編制檔號，確定分類號，編寫頁碼，確定保管期限，制定卷內(nèi)目錄，填寫備考表，裝訂立卷，上架排列。（九）負(fù)責(zé)科研課題檔案的借閱利用工作。（十）負(fù)責(zé)技術(shù)報(bào)告的歸檔審核和賦分分?jǐn)?shù)的錄入工作。（十一）負(fù)責(zé)組織對逾期保管的科研課題檔案的鑒定和銷毀工作。（十二）負(fù)責(zé)科研課題檔案庫房的安全、保密管理工作。第四條科研管理部門（一）制定科研管理制度、規(guī)范時(shí)，應(yīng)對科研課題檔案建檔工作提出相應(yīng)要求。（二）下達(dá)科研計(jì)劃時(shí)應(yīng)明確課題兼職檔案員，并協(xié)助督促、檢查科研課題檔案建檔工作。（三）與課題進(jìn)展同步，及時(shí)將保管的科研課題管理性文件歸入預(yù)立卷檔案中。（四）在科研課題重要節(jié)點(diǎn)、轉(zhuǎn)階段評審和鑒定、驗(yàn)收、產(chǎn)品出所、結(jié)題前，通知綜合檔案室組織課題檔案預(yù)立卷材料預(yù)驗(yàn)收及驗(yàn)收工作。（五）項(xiàng)目管理人員對分管科研課題產(chǎn)生的技術(shù)報(bào)告的有效性、齊套性及賦分分值進(jìn)行審核確認(rèn)。第五條課題負(fù)責(zé)人（一）布置課題建檔工作，指定兼職檔案員并報(bào)科研管理部門備案。（二）督促兼職檔案員收集本課題的技術(shù)性文件并組織預(yù)立卷。（三）科研課題結(jié)題后，對歸檔文件進(jìn)行整體價(jià)值鑒定，填寫《科研課題檔案歸檔說明書》（見附表1）。第六條兼職檔案員（一）負(fù)責(zé)本課題檔案預(yù)立卷工作。（二）按照《工程與型號課題檔案歸檔文件參考清單》（見附表2）、《基礎(chǔ)與創(chuàng)新課題檔案歸檔文件參考清單》（見附表3）、《科研課題軟件檔案歸檔文件參考清單》（見附表4）及時(shí)收集已經(jīng)定稿的檔案材料。（三）每季度最后一周（第四季度為最后二周）將科研課題檔案預(yù)立卷材料及《科研課題檔案材料移交及賦分清單》送交綜合檔案室歸檔并辦理技術(shù)報(bào)告賦分手續(xù)。（四）參與科研課題檔案的預(yù)驗(yàn)收和移交綜合檔案室工作。第七條科研人員（一）及時(shí)將科研活動(dòng)中形成的技術(shù)報(bào)告等科研材料交課題兼職檔案員保管。（二）離開課題崗位時(shí)，應(yīng)將本人課題文件清理、移交后方可辦理手續(xù)。第三章管理原則和要求第八條管理原則（一）科研課題檔案應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能反映從開題到結(jié)題的科研活動(dòng)全過程。（二）科研課題檔案建檔工作應(yīng)貫穿于科研管理工作的全過程。第九條管理要求嚴(yán)格執(zhí)行國家安全、保密規(guī)定和保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)等法規(guī)，確?？蒲忻孛芎涂蒲姓n題檔案的安全，保護(hù)本所科技人員知識產(chǎn)權(quán)等合法權(quán)益。第四章歸檔范圍和質(zhì)量要求第十條歸檔范圍（一）課題論證立項(xiàng)階段、研究實(shí)施階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)階段、成果推廣階段等形成的相關(guān)文件。（二）獲得與科研課題預(yù)期目標(biāo)不相符的結(jié)果，或因故中斷、終止、撤銷的科研課題文件。（三）直接針對科研課題的管理性文件。（四）出國（境）參加與科研課題有關(guān)的學(xué)術(shù)活動(dòng)、合作研究形成的文件。（五）與科研課題有關(guān)的外文文件和相應(yīng)的中文翻譯文件。第十一條歸檔文件的質(zhì)量要求（一）歸檔的科研課題文件應(yīng)為原件，不得擅自修改、剪貼或事后補(bǔ)制。（二）未翻譯的外文文件，應(yīng)翻譯出中文標(biāo)題，并附簡短的內(nèi)容提要。（三）科研課題文件編寫格式應(yīng)符合本所相關(guān)規(guī)定，甲方(總體)有特殊要求時(shí)，按照甲方(總體)規(guī)定執(zhí)行。（四）科研課題文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確，不得隨意更改、編造。（五）科研課題文件應(yīng)標(biāo)題簡明、字跡工整、數(shù)據(jù)清楚、圖表整潔、圖樣清晰、簽字蓋章手續(xù)和形成時(shí)間完備。（六）科研課題文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，不得使用易褪色的書寫材料(紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等)，不得使用熱敏紙。(七)復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像清晰度應(yīng)符合長期保存的要求。（八）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性，電子文件應(yīng)使用不可擦寫的介質(zhì)存儲。第五章圖樣歸檔要求第十二條圖樣歸檔職責(zé)信息中心綜合檔案室負(fù)責(zé)圖樣（含電子版）的存檔和借閱管理，包括在硫酸圖上添加“長春光機(jī)所圖樣”標(biāo)記、曬制藍(lán)圖以及圖樣送圖及存檔。第十三條歸檔圖樣的質(zhì)量要求（一）圖樣應(yīng)完成了設(shè)計(jì)、制圖、校對、設(shè)計(jì)審核、工藝審核、總裝審核（需要時(shí)）、標(biāo)準(zhǔn)化審核及批準(zhǔn)簽署。（二）圖樣下圖時(shí)，光機(jī)圖樣中的總裝配圖、組件圖、部件圖及所有電氣圖樣應(yīng)由有關(guān)人員本人手寫簽署，不得代簽或電腦錄入。（三）歸檔圖樣應(yīng)成套并且曬藍(lán)，按A4幅面裝訂成冊，大于A4的要折疊成統(tǒng)一幅面，圖樣折疊后標(biāo)題露在右下角。（四）底圖（硫酸圖）大于A3幅面的應(yīng)扎邊后歸檔。（五）圖樣歸檔后如需更改，設(shè)計(jì)人員在完成了相關(guān)圖樣分發(fā)部門的更改后，持簽署手續(xù)完備的“圖樣更改單”到綜合檔案室對歸檔圖樣進(jìn)行更改，并將“圖樣更改單”粘貼到更改圖樣的后面。第六章工程項(xiàng)目軟件產(chǎn)品庫歸檔要求第十四條軟件產(chǎn)品的入庫（一）軟件產(chǎn)品應(yīng)與課題進(jìn)展同步做好相應(yīng)文件的收集整理、歸檔入庫工作。（二）每次軟件產(chǎn)品入庫時(shí)，產(chǎn)品庫配置管理員按《軟件入庫單》提供的信息對申請入庫的軟件光盤內(nèi)容進(jìn)行審核，建立項(xiàng)目的軟件產(chǎn)品庫，填寫《軟件配置狀態(tài)記錄》。（三）軟件產(chǎn)品的保存期限原則上與該課題檔案的保存期限相同。第十五條軟件產(chǎn)品的分類與保存軟件光盤按項(xiàng)目分類登記并裝盒保存，產(chǎn)品源代碼和目標(biāo)代碼的使用盤（A盤）和備份盤（B盤）標(biāo)記后分開保存。綜合檔案室配置專用計(jì)算機(jī)和文件柜存儲各項(xiàng)目的電子產(chǎn)品庫和文檔材料。電子版產(chǎn)品庫應(yīng)在每次更新時(shí)進(jìn)行一次備份，備份到保密移動(dòng)硬盤、保密光盤等介質(zhì)中。第十六條產(chǎn)品庫歸檔材料的補(bǔ)充軟件產(chǎn)品出庫、變更及后續(xù)操作形成的《軟件出庫單》、《軟件變更單》、《軟件固化記錄單》、《軟件產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)表》等，配置管理員應(yīng)及時(shí)整理、編號并移交綜合檔案室存檔。第七章科研課題檔案的形成積累和整理立卷第十七條形成積累（一）科研課題檔案應(yīng)包括管理性文件和技術(shù)性文件，分別由科研管理部門和課題組形成、積累。（二）科研課題文件的形成積累應(yīng)從課題的預(yù)研、開題、研制過程到結(jié)題，隨時(shí)收集、整理。第十八條整理立卷（一）立卷原則：應(yīng)遵循科研課題文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）根據(jù)科研課題文件的內(nèi)容、價(jià)值、數(shù)量、密級和載體形式等實(shí)際情況，將課題文件進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成一個(gè)或若干個(gè)案卷。（三）科研課題的文件較多，可組成多卷(即一題多卷)。將最能反映課題概況的開題立項(xiàng)文件、論文、專著、驗(yàn)收或鑒定文件、成果申報(bào)與獲獎(jiǎng)文件、科研經(jīng)費(fèi)與決算文件等重要文件整理組成綜合卷，排列放在課題全部案卷之首。其余文件按科研工作階段或重要程度等依次系統(tǒng)組卷。（四）科研課題文件較少，可組成一卷（即一題一卷），直接按科研工作階段或重要程度等順序整理組卷。（五）長期、連續(xù)性的常規(guī)觀測實(shí)驗(yàn)等原始記錄、整理記錄及綜合分析報(bào)告等按時(shí)間順序整理組卷。（六）卷內(nèi)文件按重要程度或科研階段排列，案卷內(nèi)密不可分的科研課題文件按以下順序排列：同一事項(xiàng)的請示和批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后，譯文在前、原文在后的原則排列。第八章科研課題檔案的驗(yàn)收、歸檔和補(bǔ)充第十九條驗(yàn)收在科研課題重要節(jié)點(diǎn)、轉(zhuǎn)階段和鑒定、驗(yàn)收、產(chǎn)品出所及結(jié)題前一個(gè)月，綜合檔案室對科研課題檔案材料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。對預(yù)驗(yàn)收不合格的科研課題檔案，科研管理部門不得組織課題進(jìn)行轉(zhuǎn)階段及鑒定、驗(yàn)收、產(chǎn)品出所或結(jié)題等工作。第二十條歸檔（一）科研課題檔案案卷均應(yīng)在課題通過鑒定、驗(yàn)收、產(chǎn)品出所、結(jié)題以及中斷、終止或撤銷3個(gè)月內(nèi)完成歸檔立卷工作。綜合檔案室對預(yù)立卷材料進(jìn)行甄別鑒定，并在《科研課題檔案歸檔說明書》上簽署意見。（二）課題組填寫《科研課題檔案材料移交及賦分清單》一式兩份，連同案卷經(jīng)清點(diǎn)無誤后，課題組與綜合檔案室交接雙方在移交清單上簽字，并各執(zhí)一份。第二十一條科研課題檔案的補(bǔ)充（一）科研課題歸檔后，在產(chǎn)品正式移交、成果申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)、推廣應(yīng)用等階段形成的新文件，應(yīng)及時(shí)送交綜合檔案室補(bǔ)充歸檔。（二）綜合檔案室對補(bǔ)充歸檔的科研課題文件整理編目，并在卷內(nèi)備考表中注明補(bǔ)充情況。第九章科研課題檔案的整體價(jià)值鑒定、保管期限和密級第二十二條整體價(jià)值鑒定（一）整體價(jià)值鑒定按課題任務(wù)來源、學(xué)術(shù)價(jià)值、科研水平、獲獎(jiǎng)及效益情況分為重大、重要、一般三級。（二）重大級科研課題檔案為國家和國家科技主管部門、中科院下達(dá)的重大科研項(xiàng)目以及重要的國際合作項(xiàng)目檔案；重大軍工課題檔案；獲國家級各類科技成果獎(jiǎng)或院、部、省級一等科技成果獎(jiǎng)的檔案；其他有重大學(xué)術(shù)價(jià)值和歷史意義的課題檔案。（三）重要級課題檔案為國家各部門(除國家科技主管部門)和省(自治區(qū)、直轄市)下達(dá)的科研項(xiàng)目以及一般的國際科技合作項(xiàng)目的檔案；重要軍工課題檔案；獲院、部、省二等(含二等)以下科技成果獎(jiǎng)的檔案；屬國家、國家科技主管部門、中科院下達(dá)的重大科研項(xiàng)目，因故中斷或終止，但在較長時(shí)期內(nèi)具有較高查考應(yīng)用及科學(xué)價(jià)值的檔案；其他有重要學(xué)術(shù)價(jià)值和歷史意義的課題檔案。（四）重大、重要級以外的一般性科研項(xiàng)目或未取得成果的課題檔案為一般級科研課題檔案。第二十三條保管期限（一）科研課題檔案保管期限重大級為永久，重要級為長期(16－50年)，一般級為短期(15年以下)。（二）科研課題檔案的保管期限應(yīng)與產(chǎn)品的使用壽命相適應(yīng)。第二十四條案卷密級密級分為絕密、機(jī)密、秘密三種，同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，以最高密級為本卷密級。第十章科研課題檔案的借閱第二十五條科研課題檔案允許所內(nèi)科研管理部門、質(zhì)量管理部門相關(guān)人員和從事本課題任務(wù)的人員借閱。借閱業(yè)務(wù)范圍以內(nèi)的秘密級檔案由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱機(jī)密級檔案由科研管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第二十六條所內(nèi)其他人員因工作需要借閱非密級課題檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱秘密級檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，科研管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；借閱機(jī)密級檔案，需經(jīng)本部門和科研管理部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)分管科研工作的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第二十七條絕密級檔案不外借。如確屬需要，經(jīng)分管科研工作的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，只可在檔案室內(nèi)查閱。第二十八條外單位人員查閱非密級課題檔案，需持有單位蓋章、寫明借閱內(nèi)容和理由的介紹信，經(jīng)科研管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可查閱。查閱密級課題檔案需經(jīng)分管科研的所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱，不得借出和抄錄。第二十九條借出的科研課題檔案應(yīng)在1個(gè)月內(nèi)完好歸還，經(jīng)科研管理部門或質(zhì)量管