理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案管理制度

理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案管理制度為了加強(qiáng)學(xué)生志愿者服務(wù)中心（以下簡稱“中心”）檔案管理工作,優(yōu)化中心檔案材料處理辦法,提高中心人員辦事效率和質(zhì)量?，F(xiàn)根據(jù)《理工大學(xué)學(xué)生志愿者服務(wù)中心章程》的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合中心實際情況，特定此制度?？倓t第一條檔案管理工作是本中心基礎(chǔ)管理的重要工作之一，也是衡量本中心工作質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)之一。本中心把檔案工作納入整體發(fā)展規(guī)劃、議事日程，以及有關(guān)人員職責(zé)范圍，以此加強(qiáng)對中心檔案工作的問職責(zé)任。第二條檔案管理工作統(tǒng)一由本中心行政管理部負(fù)責(zé)，包括各類檔案和資料的收集、分類、整理、歸檔、編目、鑒定、保管和統(tǒng)計等。檔案資料檔案資料指在工作實施、活動規(guī)劃、干部管理和其他各項活動中直接形成的對本中心具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料。第三條檔案資料主要按以下標(biāo)準(zhǔn)分類（詳見附表），進(jìn)行建檔管理行政管理類檔案：如工作計劃、工作績效、工作總結(jié)、會議記錄、模板、財務(wù)管理、規(guī)章制度、文書資料、宣傳資料、PPT等；專題活動檔案：如換任大會、招新工作等其他主題的活動；中心信息檔案：如通訊錄、部門及分隊簡介、年度活動記錄表、年鑒等；服務(wù)時數(shù)檔案：如服務(wù)站點信息、服務(wù)時數(shù)統(tǒng)計表等。檔案收集管理第四條財務(wù)檔案管理中心各部門、分隊須在規(guī)定的時間內(nèi)上交經(jīng)費報銷的原始憑證，由常委批注，在行政管理部統(tǒng)一報銷后作備案記錄。第五條文件檔案管理花都區(qū)團(tuán)委、學(xué)校及校團(tuán)委下達(dá)的各類文件，由行政管理部統(tǒng)一歸納到檔案；第六條活動檔案管理中心各部門、分隊須在每個學(xué)期的第一周內(nèi)上交其學(xué)期工作計劃；開展大型活動，應(yīng)作詳細(xì)的活動計劃預(yù)算、活動策劃書、活動宣傳文稿、活動圖片及音像等，并須提前一個月上交至常委審閱，并交至校團(tuán)委審批；新聞稿、活動的記錄、活動照片及活動工作總結(jié)須在活動結(jié)束后一周內(nèi)以電子版形式歸入到文件歸檔里，文件歸檔須在每月月尾上交至行政管理部；學(xué)期工作總結(jié)須在學(xué)期結(jié)束前以電子版形式上交至行政管理部；以上各項均經(jīng)常委審閱后，并由行政管理部統(tǒng)一打印成紙質(zhì)文檔，再由行政管理部統(tǒng)一進(jìn)行電子版和紙質(zhì)版的文件歸檔。第七條會議檔案管理中心各部門、分隊須做好內(nèi)部會議的各項記錄，會議結(jié)束后以電子版形式歸入到文件歸檔里，打印成的紙質(zhì)文檔收錄至各自的檔案管理文件夾。第八條獎懲記錄檔案管理中心內(nèi)部建立獎懲記錄檔案資料庫，記錄學(xué)年的獎懲情況。第九條委員、干事檔案管理在換任、換屆選舉結(jié)束后，行政管理部應(yīng)及時建立新一任、屆干事及干部的資料庫，并下達(dá)各部門、分隊。第十條活動檔案管理開展大型活動，應(yīng)作詳細(xì)的活動計劃預(yù)算、活動宣傳文稿、活動總結(jié)、拍攝活動圖片及音像等，認(rèn)真記錄活動開展情況，并及時交至行政管理部進(jìn)行存檔。第十一條電子版檔案管理以上各類檔案，行政管理部根據(jù)各部門、分隊的情況進(jìn)行分類管理。各部門、分隊須在規(guī)定時間內(nèi)及時上交各類檔案。第十二條收集檔案時應(yīng)做到各項工作與檔案工作實行布置、檢查、總結(jié)、驗收工作的管理。第十三條對沒有完整的檔案資料和沒有準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料的項目，應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門、分隊補(bǔ)充完整材料或者更正材料有誤之處，并根據(jù)正確的材料入檔。檔案整理管理第十四條各種工作活動原件和管理資料交由行政管理部收集建檔，行政管理部應(yīng)登記各類文件的上交日期，并以分類、編號歸檔保管。第十五條凡應(yīng)整理歸檔的文件材料應(yīng)務(wù)求質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、聲像清晰，不能用易褪色筆、易變質(zhì)的材料收寫。第十六條在整理檔案時，應(yīng)歸檔的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存。不得分散存放在各部門、分隊或個人處，更不允許將職務(wù)活動中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料、資料據(jù)為已有而拒絕向行政管理部移交。沒有完整的檔案資料必須補(bǔ)充完整再進(jìn)行整理。第十七條整理檔案時應(yīng)區(qū)分年度資料類別存放排列。檔案利用和開放管理第十八條學(xué)生志愿者服務(wù)中心檔案首先要保證本中心決策與管理工作查考的需要，服務(wù)對象主要是本中心委員、干事。第十九條本中心工作人員因工作需要可查閱、借閱部門、分隊歸檔的檔案，如查閱非部門歸檔的帶有密級的或者限制使用的檔案時必須經(jīng)過部長級以上的證明，經(jīng)常委同意方可查閱。各部門、分隊或個人如需查閱可供借閱的存檔資料，也必須事先經(jīng)常委同意通過，查閱時必須保證資料的完整性，歸還時必須放還原位。第二十條重要的內(nèi)部檔案一般不對外借閱，外單位如須外借，須經(jīng)本中心的常委同意，查閱和歸還時必須在行政管理部進(jìn)行登記，且只能在檔案存放處查閱，如特殊情況須帶走閱讀或復(fù)制的，必須出示證明，經(jīng)常委同意方可，且要規(guī)定借閱時限，按時歸還。第二十一條凡持有合法證明的單位或個人，在說明利用檔案的目的和范圍后，經(jīng)常委同意，可查閱利用屬于開放范圍的檔案。第二十二條檔案如屬下列情況之一者不開放涉及本中心機(jī)密的；涉及個人隱私的；檔案形成部門、分隊規(guī)定限制使用的；涉及學(xué)校或二級學(xué)院內(nèi)部機(jī)密的。第二十三條對重要的、珍貴的檔案和資料，一般不提供原件使用。第二十四條凡摘抄、復(fù)制的檔案須經(jīng)常委核準(zhǔn)方能生效。復(fù)制檔案由行政管理部負(fù)責(zé)。第二十五條未經(jīng)中心的常委授權(quán)批準(zhǔn)，任何組織或個人無權(quán)查閱檔案。借閱者必須承擔(dān)保密義務(wù)。第二十六條查閱檔案必須嚴(yán)格遵守閱檔制度，維護(hù)檔案的完整和安全。借出的檔案不準(zhǔn)帶到公共場所或家中，不得污損、涂改、拆卸和轉(zhuǎn)借。第二十七條歸還檔案時應(yīng)當(dāng)面檢查注銷。如有損壞、丟失檔案或泄密者，應(yīng)及時報告常委，以便采取補(bǔ)救措施。檔案保管管理第二十八條各類檔案按其價值將確定保管期限制度檔案、財務(wù)檔案永久保管；文件檔案、會議檔案、活動檔案、獎懲記錄檔案、經(jīng)費檔案、學(xué)生志愿者服務(wù)中心成員檔案長期保管；長期檔案入檔后無特殊情況不允許刪改。第二十九條檔案室應(yīng)定期檢查保管情況，發(fā)現(xiàn)問題