學(xué)院采購、維修及基建工程內(nèi)控管理制度

學(xué)院采購、維修及基建工程內(nèi)控管理制度為加強(qiáng)學(xué)校后勤管理，保障采購、維修、基建等工程能以合理之價格購進(jìn)適質(zhì)、適量的設(shè)備、儀器、書刊、水電及基建材料等物品，本制度之適用范圍，包括教育園區(qū)內(nèi)采購、維修及基建工程等從立項、招標(biāo)、合同、采購及（工程）實施、驗收、報銷整個流程。包括但不限于施工類、設(shè)計勘察類、營銷類、財務(wù)投融類、裝修類、消防類、檢測檢驗類、前期開發(fā)報建類、行政類、租賃類、物業(yè)管理類等。內(nèi)控管理機(jī)構(gòu)（一）內(nèi)控管理部門內(nèi)控管理部門由經(jīng)辦部門、采購處、物管處（含水電工程及基建工程）、資產(chǎn)處（驗收、核庫存及領(lǐng)用）、集團(tuán)成本控制中心、財務(wù)處、法務(wù)專員（資質(zhì)預(yù)審、合同會審）組成。（二）內(nèi)控管理小組內(nèi)控管理小組由經(jīng)辦部門（采購處或物管處）負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)處負(fù)責(zé)人（核實是否有庫存，確認(rèn)是調(diào)配、維修還是采購，以及采購物品的驗收）、集團(tuán)成本控制中心（核價，采購或工程方案建議），后勤分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)處負(fù)責(zé)人組成；單個項目估算價在20萬元人民幣以下的，由內(nèi)控管理小組審批（達(dá)到5萬以上均需走合同審批流程）；（三）內(nèi)控管理委員會內(nèi)控管理委員會由內(nèi)控管理小組及學(xué)校管理層組成，學(xué)校管理層包含：財務(wù)總監(jiān)、分管校領(lǐng)導(dǎo)、校長、副總或總經(jīng)理等，重大項目或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的項目視情況外聘專家。單個項目（合同）估算價在20萬元人民幣以上，200萬元人民幣以內(nèi)的合同，由內(nèi)控管理委員會決策審議，報校長、副董事長核準(zhǔn)；單個合同估算價在200萬元人民幣以上的由內(nèi)控管理委員會決策審議，視實際情況由副董事長決定是否需報董事長或董事會核準(zhǔn)；單個合同估算價在1000萬人民幣以上的由內(nèi)控管理委員會決策審議，報董事會核準(zhǔn)。三、管理流程根據(jù)項目金額及性質(zhì)，分四級審批流程：簡易程序、立項審批程序、立項及合同審批程序、立項招標(biāo)及合同審批程序。（一）簡易程序：適用簡易程序的項目包括：.年度預(yù)算內(nèi)且總額5000元以下消耗品（教學(xué)、辦公、文印、食品、活動用品、維修材料等）或維修工程等；.緊急維修或搶修工程，先搶修，后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù);.年度預(yù)算內(nèi)且總額3萬以下的經(jīng)常性采購（相對固定價格的特約供應(yīng)商長期采購）；特約供應(yīng)商長期報價采購：凡經(jīng)常使用、添置，且采購量和金額較大的物資材料，例如水電耗材、辦公用品、油品等，采購部門應(yīng)協(xié)同使用部門擇定1-3家特約供應(yīng)商，特約供應(yīng)商的合同期為1-2年，特約供應(yīng)商由內(nèi)控管理小組遴選推薦，報法務(wù)專員（資質(zhì)審查、合同），相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。.年度預(yù)算內(nèi)且已簽?zāi)甓群贤s定了固定金額結(jié)算的項目（如綠化承包費(fèi)、清潔及保衛(wèi)等物業(yè)費(fèi)、醫(yī)療承包、垃圾清運(yùn)等項目）。（二）立項審批程序.項目估算總額在5000-50000元之間的消耗品（教學(xué)、辦公、文印、食品、活動用品、維修材料等）或維修及小型安裝工程等；.非經(jīng)常性項目（采購類三3萬，工程類21萬），需先立項（或申請報告）后采購或?qū)嵤?。（三）立項及合同審批程?項目估算總額在5?20萬之間的項目；.特殊情況雖不達(dá)5萬，但需雙方通過合同約定的項目。.4立項招標(biāo)及合同審批程序.單個項目估算價在20萬元以上；.單價較高（三5000元）的物品，且屬批量采購（N10）；.年度合作類項目等，如特約供應(yīng)商、外包服務(wù)等。（一）采購處.按制度歸口管理各項請購、立項（含年度采購計劃）、詢價、采購或招投標(biāo)工作。.匯總各部門年度采購計劃，并按制度執(zhí)行采購或招投標(biāo)。.建立供應(yīng)商資源庫、建立經(jīng)常性采購物品的價格資源庫。.組織相關(guān)部門進(jìn)行實地考察有意向的投標(biāo)單位。.根據(jù)招標(biāo)立項的批準(zhǔn)文件，編制經(jīng)濟(jì)標(biāo)招標(biāo)文件。.發(fā)起投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審（法務(wù)專員關(guān)注是否符合法律規(guī)定,避免發(fā)生法律糾紛），向合格單位發(fā)放招標(biāo)文件，收集招標(biāo)答疑問題，組織相關(guān)部門進(jìn)行解答。.接收投標(biāo)資料，按要求時間組織開標(biāo)及評標(biāo)。.組織并參與采購類合同會審工作（法務(wù)專員關(guān)注合同中違約條款的約定）。.進(jìn)行采購及招投標(biāo)資料的整理歸檔。（二）物業(yè)管理處.發(fā)起水電或基建維修工程類項目的勘察、立項、估價、邀標(biāo)或招標(biāo)。.制定或匯總年度水電或基建維修工程類計劃，每年4-6月制訂，由分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后，報財務(wù)處下達(dá)年度預(yù)算，大項建設(shè)應(yīng)盡量在寒暑假期間實施完成。.根據(jù)招標(biāo)立項的批準(zhǔn)文件，落實技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，注明現(xiàn)場施工條件及工期要求等要素，包括施工組織設(shè)計、施工技術(shù)方案等,并負(fù)責(zé)發(fā)起招標(biāo)文件，以及組織招標(biāo)、評標(biāo)等。.發(fā)起投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審，參與投標(biāo)單位資格審查、實地考察，向合格單位發(fā)放招標(biāo)文件，招標(biāo)答疑及并對投標(biāo)單位提出建議。.組織并參與工程類合同會審，對擬簽訂的合同提出會審意見。（三）資產(chǎn)處.核實請購物品是否有庫存，是否可調(diào)配，是否可維修再用還是建議重新采購。.參與年度教學(xué)儀器及實驗室建設(shè)計劃的審核、建議及驗收入庫。.登記實物資產(chǎn)驗收領(lǐng)用出入庫及臺賬，并定期盤點(diǎn)。.參與評估工作，以及關(guān)于教學(xué)條件（房產(chǎn)、土地及教學(xué)儀器設(shè)備）的數(shù)據(jù)的填報以及核查工作。.參與水電或基建維修工程類項目的勘察、立項、核價、測量驗收及實地考察，并對考察單位提出建議。.根據(jù)立項招標(biāo)文件，參與開標(biāo)、評標(biāo)。.負(fù)責(zé)辦公用品、水電維修材料出入庫及領(lǐng)用管理。.匯總復(fù)核各單位學(xué)期性或年度性添置或維修基建計劃，每年12月中旬或5月底以前報分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，報財務(wù)處審批，年度計劃還須報董事長或授權(quán)人審批。（四）集團(tuán)成本控制中心.參與各項目價格成本審查及方案建議。.參與立項審核及招標(biāo)立項文件的審核、建議等。.參與建立及完善供應(yīng)商資源庫、經(jīng)常性采購物品或經(jīng)常性工程項目的價格資源庫。.參與招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)。.參與監(jiān)督檢查采購或工程執(zhí)行情況。（五）財務(wù)處.采購及基建維修工程年度計劃及預(yù)算的審批、下達(dá)、控制。.參與立項、招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)、合同等文件審核或建議。.參與各經(jīng)濟(jì)類合同會審，關(guān)注財務(wù)、稅務(wù)、債務(wù)等風(fēng)險。.負(fù)責(zé)收取投標(biāo)單位繳納的標(biāo)書費(fèi)、投標(biāo)保證金、押金或質(zhì)保金等，并開具收據(jù)；.配合經(jīng)辦部門退還投標(biāo)保證金、押金或質(zhì)保金。.參與大宗采購及較大工程項目驗收（5萬以上設(shè)備或工程）,監(jiān)督、審查流程規(guī)范、手續(xù)齊備，予以結(jié)算支付。（六）法務(wù)部門（行政綜合）.根據(jù)經(jīng)辦部門發(fā)起的投標(biāo)單位資質(zhì)預(yù)審，關(guān)注是否符合法律規(guī)定，避免發(fā)生法律糾紛。.各類合同條款的審查工作。.對于經(jīng)常性的采購、工程或外包服務(wù)合同，提供范本合同模版。五、年度計劃各經(jīng)辦部門于每年的4-6月提交下一學(xué)年度固定資產(chǎn)及教育儀器設(shè)備采購或各類維修建設(shè)工程計劃，給分管校領(lǐng)導(dǎo)審批后報財務(wù)處進(jìn)行匯總，并報董事長或授權(quán)人核準(zhǔn)。年度計劃經(jīng)審批后，下發(fā)給各經(jīng)辦部門遵照執(zhí)行。六、招標(biāo)管理具體細(xì)則參照集團(tuán)公司招標(biāo)采購簽約管理辦法執(zhí)行。超過20萬元的項目由集團(tuán)公司主導(dǎo)完成招標(biāo)。七、立項及審批流程（一）修訂現(xiàn)行0A請購單模版及審批流程，增加集團(tuán)公司成本審核環(huán)節(jié)。（詳見附件三）（二）在0A審批流程增加立項審批表單（詳見附件二）。八、業(yè)務(wù)主導(dǎo)原則（一）超過20萬元的項目由集團(tuán)公司主導(dǎo)完成招標(biāo)。（二）預(yù)算等級5-20萬的項目，如果是學(xué)校常規(guī)采購或維修的項目，有相對固定合作方的，由學(xué)校后勤相關(guān)業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)完成；如屬非常規(guī)的項目，且單位價值較高，財務(wù)可根據(jù)實際情況建議由集團(tuán)公司直接主導(dǎo)完成。（三）預(yù)算等級W5萬元的，由學(xué)校后勤相關(guān)業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)九、價格資源管理（一）建立供應(yīng)商資源庫，有過合作或經(jīng)評定較優(yōu)秀的供應(yīng)商可列入較為固定的合作伙伴，同類型產(chǎn)品的供應(yīng)商應(yīng)保持2-3家以上，主管部門需對長期合作的供應(yīng)商2-3年考核一次，如存在違約違規(guī)違法或被投訴屬實的供應(yīng)商應(yīng)及時剔除或列入黑名單。（二）建立價格資源庫，對經(jīng)常性維修項目及采購的報價要建立價格資料信息庫，原則上報價不高于庫內(nèi)信息價格，如有合理差異的浮動需說明原由相關(guān)部門認(rèn)可。較大浮動或沒有合理原由的上調(diào)價格，需由報成控部和財務(wù)部審批。（三