教學(xué)第8章-獲取支付業(yè)務(wù)過程課件

高等院校本科會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)教材新系東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

楊周南趙納暉陳翔編著高等院校本科會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)教材新系東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社會(huì)計(jì)信息系18.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

第8章獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)第8章獲取/支付業(yè)務(wù)28.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.1.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程定義獲取/支付過程是指一個(gè)組織獲取、維護(hù)和支付該組織所需資源（包括各類存貨、固定資產(chǎn)、各種財(cái)務(wù)資源、人力資源等）的業(yè)務(wù)過程。因此，獲取/支付過程應(yīng)涵蓋與購(gòu)買、維護(hù)及支付組織的各業(yè)務(wù)過程所需的商品和服務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)事件。例如，獲取原材料、部件及包含在完工產(chǎn)品或服務(wù)中的其他資源；獲取及支付各種其他商品及服務(wù)，包括設(shè)施、物料、保險(xiǎn)、修理、維護(hù)、研究、開發(fā)及法律服務(wù)；獲取和支付固定資產(chǎn)等等。不論組織獲取的商品和服務(wù)是什么類型，獲取/支付業(yè)務(wù)過程都由三個(gè)階段的業(yè)務(wù)活動(dòng)組成：8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.1.1獲取/支付3（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，（2）現(xiàn)金支出給供應(yīng)商，（3）退回商品。

具體來說，包括以下一些典型的業(yè)務(wù)事件：發(fā)出商品/服務(wù)請(qǐng)求，授權(quán)采購(gòu)，采購(gòu)商品和服務(wù)，驗(yàn)收商品和服務(wù)，存放和保管已驗(yàn)收的商品，為商品和服務(wù)付款，退回商品等。從概念上說，人力資源、財(cái)務(wù)資源、財(cái)產(chǎn)、廠房和設(shè)備資源的獲取是獲取/支付過程的一部分，但是對(duì)這些資源的控制及其處理程序有其自身的特點(diǎn)，如，工資單的處理，固定資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)的預(yù)算，籌資、投資的授權(quán)和簽發(fā)等。因此，對(duì)這些資源的獲取和支付往往作為獨(dú)立的業(yè)務(wù)過程來看待。（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，48.1.2獲取/支付過程的目標(biāo)獲取/支付過程的總目標(biāo)是獲取、維護(hù)和支付組織所需的資源，也就是為組織的轉(zhuǎn)換過程提供必須的資源。

該目標(biāo)可分為以下子目標(biāo)：(1)從可靠的供應(yīng)商處購(gòu)買商品和服務(wù)；(2)應(yīng)保證購(gòu)買的商品和服務(wù)達(dá)到組織要求的質(zhì)量；(3)應(yīng)保證購(gòu)買的商品和服務(wù)能滿足組織的需求；(4)應(yīng)保證以最合理的價(jià)格獲取滿足需要的商品和服務(wù)；(5)應(yīng)確保購(gòu)買經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)的商品和服務(wù)；(6)應(yīng)保證資源供應(yīng)的及時(shí)性和可用性，即要確保組織在需要的時(shí)點(diǎn)得到可用的資源；(7)只接受經(jīng)過訂購(gòu)的商品和服務(wù)，并應(yīng)接受訂購(gòu)的全部商品和服務(wù)；8.1.2獲取/支付過程的目標(biāo)5(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；(9)對(duì)已驗(yàn)收的商品貨服務(wù)存貨，應(yīng)及時(shí)、正確地付款。這些目標(biāo)決定了獲取/支付過程的性質(zhì)和范圍。隨著時(shí)間的推移，組織所處的環(huán)境會(huì)發(fā)生變化，以上這些目標(biāo)的重要性也會(huì)相應(yīng)地發(fā)生變化，從而導(dǎo)致相應(yīng)的IT應(yīng)用的變化。8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程

獲取/支付業(yè)務(wù)過程通常經(jīng)過請(qǐng)購(gòu)——訂購(gòu)——驗(yàn)收——付款這樣的程序。在手工和自動(dòng)化條件下，資源的獲取/支付業(yè)務(wù)分散在采購(gòu)部門、審批/核準(zhǔn)、驗(yàn)收部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門、會(huì)計(jì)部門、出納等部門或崗位進(jìn)行處理和控制，相應(yīng)的信息的處理和控制也是分散在各個(gè)崗位上或部門中。(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；86我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動(dòng)化環(huán)境中獲取/支付過程的主要業(yè)務(wù)和信息的處理過程。圖8-1舉出了一個(gè)手工條件下獲取/支付過程的例子——手工存貨采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，該過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告如表8-1所示。

1)提出購(gòu)貨請(qǐng)求需要商品或服務(wù)的部門或個(gè)人將其需求制成請(qǐng)購(gòu)單。比如，存貨控制人員在現(xiàn)有庫(kù)存達(dá)到再訂貨點(diǎn)時(shí)，可以提出采購(gòu)請(qǐng)求，對(duì)需要購(gòu)買的已列入存貨清單的項(xiàng)目編制請(qǐng)購(gòu)單。請(qǐng)購(gòu)單上所列的數(shù)據(jù)包括請(qǐng)購(gòu)的項(xiàng)目、發(fā)出請(qǐng)購(gòu)的部門及批準(zhǔn)該請(qǐng)購(gòu)的主管人員的簽字，還可能列有提供該請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商。請(qǐng)購(gòu)單的一聯(lián)歸檔，一聯(lián)交給采購(gòu)部門。我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動(dòng)7圖8-1 手工條件下存貨采購(gòu)流程圖例（局部）圖8-1 手工條件下存貨采購(gòu)流程圖例（局部）8表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告請(qǐng)購(gòu)單。是由商品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關(guān)人員發(fā)出（填寫），送交采購(gòu)部門，申請(qǐng)購(gòu)買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)。采購(gòu)定單（訂購(gòu)單）。是由采購(gòu)部門填寫，正式發(fā)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商以指定價(jià)格銷售和交付特定商品或服務(wù)的書面憑據(jù)。驗(yàn)收單。由驗(yàn)收部門在每次運(yùn)到商品的收據(jù)的基礎(chǔ)上編制的單據(jù),其上列示了來自供應(yīng)商的商品、資產(chǎn)的數(shù)量、種類等內(nèi)容。裝箱單。由供應(yīng)商開出，與商品一起裝運(yùn)給客戶的憑據(jù)。提單。由接受運(yùn)輸商品的運(yùn)輸人給出的書面票據(jù)。交付或運(yùn)輸商品的運(yùn)輸人通常將提單交給要求裝運(yùn)商品的供應(yīng)商。提單應(yīng)與被裝運(yùn)的商品聯(lián)系在一起，但它對(duì)裝運(yùn)人（供應(yīng)商）比對(duì)接收人（采購(gòu)人）更有用。供應(yīng)商發(fā)票（賣方發(fā)票）。是由供應(yīng)商開具，交給買方以載明發(fā)運(yùn)的商品或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項(xiàng)的憑證。它是對(duì)已供應(yīng)的商品或服務(wù)的欠款賬單。供應(yīng)商將發(fā)票交給購(gòu)買者作為對(duì)已交付商品或已提供服務(wù)的一種支付請(qǐng)求。付款憑單（支付憑單）。是由采購(gòu)方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負(fù)債的授權(quán)證明文件。支票。用于將貨幣從某個(gè)銀行賬戶中取出，轉(zhuǎn)到另一個(gè)實(shí)體的憑據(jù)。通常由財(cái)務(wù)部門（出納）開出，用來支付采購(gòu)的商品和勞務(wù)。未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)單。尚未被確認(rèn)為采購(gòu)定單的請(qǐng)購(gòu)單。未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單。已交給供應(yīng)商的采購(gòu)定單，但所定商品或勞務(wù)尚未驗(yàn)收且未確認(rèn)負(fù)債。在商品或服務(wù)驗(yàn)收之前，未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單的一聯(lián)放在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中由應(yīng)付賬款部門維護(hù)。表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告92)訂購(gòu)采購(gòu)部門對(duì)收到的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行復(fù)查，如果請(qǐng)求得到批準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量及以往履約情況挑選合適的供貨商。未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準(zhǔn)進(jìn)行支付的采購(gòu)相對(duì)應(yīng)，但是尚未支付的票據(jù)。記賬憑證。有轉(zhuǎn)賬記賬憑證和付款記賬憑證，而付款記賬憑證又包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。應(yīng)付賬款明細(xì)賬?，F(xiàn)金、銀行存款日記賬。賣方對(duì)賬單。是由供貨方按月編制的，標(biāo)明期初余額、本期購(gòu)買、本期支付給賣方的款項(xiàng)和期末余額的憑證，是供貨方對(duì)買方采購(gòu)業(yè)務(wù)的陳述。庫(kù)存狀態(tài)報(bào)告。有關(guān)企業(yè)使用或銷售的每一存貨項(xiàng)目的報(bào)告，包括脫銷（無存貨）項(xiàng)目信息、低于最低存貨水平的存貨項(xiàng)目信息以及存貨周轉(zhuǎn)分析。該報(bào)告一般由存貨控制人員使用，主要用來識(shí)別需要發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單的存貨項(xiàng)目。供應(yīng)商履約情況報(bào)告。綜合了某段確定時(shí)期供應(yīng)商履約情況的報(bào)告。報(bào)告上的項(xiàng)目可以包括：定貨與交貨之間的時(shí)間間隔，出現(xiàn)延遲交貨的次數(shù)，已驗(yàn)收的存貨的數(shù)量，購(gòu)貨量。該報(bào)告一般由采購(gòu)部門使用，以便為每次定貨選擇最好的供應(yīng)商。2)訂購(gòu)未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準(zhǔn)10對(duì)于得到批準(zhǔn)的請(qǐng)求，采購(gòu)部門編制采購(gòu)定單。采購(gòu)定單的部分內(nèi)容與請(qǐng)購(gòu)單相同（如發(fā)出請(qǐng)求部門及請(qǐng)購(gòu)的存貨的數(shù)據(jù)），另外還有相應(yīng)的核準(zhǔn)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)期限及商品價(jià)格信息等等。采購(gòu)定單主要用來在外部供應(yīng)商及內(nèi)部各部門之間傳遞采購(gòu)的授權(quán)信息，如圖8-2所示。采購(gòu)定單的正聯(lián)應(yīng)交給供應(yīng)商，用于形成正式的采購(gòu)合同。第二聯(lián)交給發(fā)出購(gòu)貨請(qǐng)求的部門，用于傳遞核準(zhǔn)信息。第三聯(lián)交給驗(yàn)收部門，用于在商品到達(dá)時(shí)驗(yàn)收交付的商品，此聯(lián)應(yīng)不包括所定商品的數(shù)量信息，目的是為了讓驗(yàn)收部門正確記錄實(shí)際收到的貨物數(shù)量，由此稱其為采購(gòu)定單的未加說明聯(lián)。第四聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，用于復(fù)查采購(gòu)交易已完成的部分。第五聯(lián)與請(qǐng)購(gòu)單的一聯(lián)一起歸檔保留在采購(gòu)部門，作為記錄該部門采購(gòu)活動(dòng)的憑據(jù)。對(duì)于得到批準(zhǔn)的請(qǐng)求，采購(gòu)部門編制采購(gòu)定單。113)收貨和驗(yàn)收在貨物到達(dá)時(shí)，驗(yàn)收部門根據(jù)來自采購(gòu)部門的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)完成交付。驗(yàn)收部門的任務(wù)是檢查貨物是否與采購(gòu)定單上的詳細(xì)項(xiàng)目一致，對(duì)數(shù)量應(yīng)通過計(jì)數(shù)、過秤、測(cè)量等手段來驗(yàn)證，并將結(jié)果記錄在一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單上。請(qǐng)購(gòu)單存貨控制部門編制采購(gòu)定單采購(gòu)定單驗(yàn)收部門應(yīng)收賬款部門采購(gòu)部門存檔供應(yīng)商圖8-2 采購(gòu)定單的編制和傳遞過程3)收貨和驗(yàn)收請(qǐng)購(gòu)單存貨控制部門編制采購(gòu)定單采購(gòu)定單12驗(yàn)收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗(yàn)收數(shù)量、到貨時(shí)間及存貨狀況（如質(zhì)量等）。驗(yàn)收單的第一聯(lián)與采購(gòu)定單未加說明聯(lián)一起留在驗(yàn)收部門,作為記錄驗(yàn)收活動(dòng)的憑據(jù)。驗(yàn)收單的第二聯(lián)交給采購(gòu)部門作為對(duì)采購(gòu)情況的通知。驗(yàn)收單的第三聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，以通知該部門采購(gòu)在進(jìn)行中，以便用來對(duì)采購(gòu)后續(xù)階段進(jìn)行控制（復(fù)查交易的合法性）和記錄。驗(yàn)收單的第四聯(lián)交給存貨控制部門登記存貨明細(xì)賬。然后將已驗(yàn)收的商品交給倉(cāng)庫(kù)保存或立即送到請(qǐng)購(gòu)部門。如圖8-3所示。驗(yàn)收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗(yàn)收數(shù)量、到貨時(shí)間及存134)信息記錄和會(huì)計(jì)處理在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，從發(fā)出采購(gòu)定單到驗(yàn)收再到采購(gòu)?fù)瓿?往往有一段時(shí)間延遲。很多情況下，直到收到供應(yīng)商發(fā)票后才記錄相應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)付賬款部門復(fù)查有關(guān)的憑證，批準(zhǔn)對(duì)發(fā)票的付款，并確認(rèn)相應(yīng)的負(fù)債。采購(gòu)定單未加說明聯(lián)商品編制驗(yàn)收單采購(gòu)定單采購(gòu)部門應(yīng)收賬款部門驗(yàn)收部門存檔存貨控制部門圖8-3 驗(yàn)收單的編制和傳遞過程4)信息記錄和會(huì)計(jì)處理采購(gòu)定單未加說明聯(lián)商品編制驗(yàn)收14

此時(shí)須復(fù)查三張憑證：采購(gòu)定單，用來確認(rèn)是經(jīng)采購(gòu)部門授權(quán)的采購(gòu)；驗(yàn)收單，用來確認(rèn)商品已驗(yàn)收；供應(yīng)商發(fā)票，用來確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。如果訂購(gòu)的項(xiàng)目與實(shí)際驗(yàn)收的項(xiàng)目之間存在差異，應(yīng)與供應(yīng)商溝通。在復(fù)查之后，由應(yīng)付賬款人員確認(rèn)相關(guān)的負(fù)債，把要支付的發(fā)票記為會(huì)計(jì)記錄。在應(yīng)付賬款部門復(fù)查了采購(gòu)并確認(rèn)負(fù)債之后，應(yīng)將到期金額記入購(gòu)貨日記賬（若設(shè)置了該賬的話）及應(yīng)付賬款明細(xì)賬。同時(shí)，應(yīng)付賬款部門編制記賬憑證交給總賬部門以便更新應(yīng)付賬款總賬余額、存貨總賬余額及總賬購(gòu)貨總額。有些企業(yè)采用付款憑單制來記錄和控制對(duì)供應(yīng)商負(fù)債。付款憑單制可以把對(duì)供應(yīng)商的所欠債務(wù)匯總在一起，便于查詢、記賬和控制。此時(shí)須復(fù)查三張憑證：15當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號(hào)的付款憑單記入付款憑單登記簿。因此，付款憑單登記簿的合計(jì)數(shù)應(yīng)等于應(yīng)付賬款明細(xì)賬合計(jì)數(shù)及總賬應(yīng)付賬款科目余額。5)付款當(dāng)付款到期時(shí)，組織復(fù)查其有關(guān)負(fù)債并支付相應(yīng)的貨款。通常是由應(yīng)付憑單部門負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日的付款。企業(yè)有多種款項(xiàng)結(jié)算方式可以選擇，以支票結(jié)算方式為例：應(yīng)付賬款工作人員將到期的發(fā)票成批地挑選出來，分類，并附上其他必要的憑據(jù)（如采購(gòu)定單、驗(yàn)收單、必要的收據(jù)等等）。然后交給被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員復(fù)查和簽署支票。支票總金額記入支票登記簿或現(xiàn)金支出日記賬或銀行存款日記賬。會(huì)計(jì)部門編制付款記賬憑證據(jù)以登記總賬現(xiàn)金科目或銀行存款科目以及應(yīng)付賬款科目。當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將16支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以避免重復(fù)付款。然后交回應(yīng)付賬款部門，歸入供應(yīng)商檔案。同時(shí)，登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，編制記賬憑證，并據(jù)此登記總賬應(yīng)付賬款科目。許多公司按到期順序保存應(yīng)付的發(fā)票，通常稱之為到期備忘卷宗。工作人員每天復(fù)查該卷宗中的到期發(fā)票，然后編制現(xiàn)金支付所必須的憑證。支票的一聯(lián)由應(yīng)付賬款工作人員編制（但不是簽字），并將其交給出納員復(fù)查。然后由某個(gè)已授權(quán)的人（如財(cái)務(wù)主管）復(fù)查此項(xiàng)債務(wù)及其附件，簽字并郵出支票。手工環(huán)境中，組織通常將授權(quán)（由采購(gòu)部門及已授權(quán)的個(gè)人履行）、保管（由驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)、出納及財(cái)務(wù)部門履行）及記錄（由各會(huì)計(jì)職能完成，包括應(yīng)付賬款、存貨控制及總賬部門）三個(gè)職責(zé)彼此分離，以達(dá)到對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的。

支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或178.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

自動(dòng)化系統(tǒng)基本上模擬手工的處理方法和處理流程。主要的處理步驟是：

1)提出采購(gòu)請(qǐng)求獲取/支付過程開始于某個(gè)發(fā)出購(gòu)貨請(qǐng)求的部門，如某個(gè)管理存貨主文件中現(xiàn)有存貨數(shù)量的存貨管理人員。存貨管理人員通過查詢存貨主文件形成對(duì)存貨的請(qǐng)購(gòu)，然后將該請(qǐng)購(gòu)保存在請(qǐng)購(gòu)單文件中。保存在請(qǐng)購(gòu)單文件中的采購(gòu)請(qǐng)求在被否決或成為合法的采購(gòu)定單之前，被看成未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)。需要時(shí)，打印出一聯(lián)請(qǐng)購(gòu)單交給采購(gòu)部門。另一聯(lián)由存貨部門經(jīng)理保存。8.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程自動(dòng)182)采購(gòu)采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，選擇適合的供應(yīng)商，并將采購(gòu)數(shù)據(jù)輸入采購(gòu)交易文件。輸入過程中須訪問供應(yīng)商主文件、供應(yīng)商歷史文件及存貨主文件。編輯好的采購(gòu)定單數(shù)據(jù)先記入未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件，該文件中的數(shù)據(jù)與采購(gòu)定單上的數(shù)據(jù)相同，由于采購(gòu)尚未完成,所以將該文件稱為未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件。當(dāng)確定某項(xiàng)采購(gòu)實(shí)現(xiàn)時(shí)，如收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，相應(yīng)的記錄將從該文件中移出。因此，未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件的內(nèi)容是得到采購(gòu)部門批準(zhǔn)可以繼續(xù)執(zhí)行的定貨信息，與手工環(huán)境中的采購(gòu)定單作用相同，用來向其他部門傳遞核準(zhǔn)信息。未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中的內(nèi)容可打印成采購(gòu)定單，其中的一聯(lián)交給供應(yīng)商。其他各種相關(guān)的匯總報(bào)告送交采購(gòu)部門和存貨部門經(jīng)理。2)采購(gòu)19在有些自動(dòng)化系統(tǒng)中，采購(gòu)定單在各個(gè)部門間的傳遞可以電子化的方式進(jìn)行。例如，驗(yàn)收部門可以在得到授權(quán)后，對(duì)未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件進(jìn)行有權(quán)限的訪問，從而直接查詢得到一張省去數(shù)量的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)。3)驗(yàn)收驗(yàn)收部門取得來自采購(gòu)部門的電子化憑證或打印的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)。與手工系統(tǒng)一樣，驗(yàn)收部門驗(yàn)收商品和裝箱單，驗(yàn)證數(shù)量和檢查商品質(zhì)量，并將驗(yàn)收得到的信息編輯錄入驗(yàn)收單交易文件。同時(shí)，更新未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件、存貨主文件和供應(yīng)商歷史文件，以分別反映已購(gòu)存貨項(xiàng)目、增加的存貨和供應(yīng)商履約情況。然后，將驗(yàn)收過的商品移送到倉(cāng)庫(kù)或發(fā)出請(qǐng)購(gòu)的部門。驗(yàn)收單交易文件中的數(shù)據(jù)用于編制和打印驗(yàn)收單及報(bào)告，交給倉(cāng)儲(chǔ)部門和應(yīng)付賬款部門。在有些自動(dòng)化系統(tǒng)中，采購(gòu)定單在各個(gè)部門間的傳遞可以電20此外，對(duì)延期交貨的情況也要給以記錄。

4)信息處理收到供應(yīng)商發(fā)票后，由應(yīng)付賬款部門復(fù)查采購(gòu)定單或訪問未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件，進(jìn)行發(fā)票確認(rèn)；計(jì)算一個(gè)批控制總數(shù)，并將供應(yīng)商發(fā)票與驗(yàn)收單和采購(gòu)定單進(jìn)行比較。若結(jié)果相符，則記錄該項(xiàng)債務(wù)，更新應(yīng)付賬款主文件，將未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單記錄從未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中取出放入歷史文件，同時(shí)登記未付憑單文件（也稱為未付發(fā)票文件或未付應(yīng)付款文件，記錄已實(shí)現(xiàn)采購(gòu)但尚未付款的發(fā)票信息），同時(shí)生成相應(yīng)的記賬憑證交給會(huì)計(jì)部門，據(jù)以更新總賬主文件。如果采用了付款憑單制，應(yīng)生成支付憑單并更新付款憑單登記簿。

5)付款付款人員根據(jù)未付憑單文件中的記錄提出付款請(qǐng)求，即由計(jì)算機(jī)輸出到期憑單并計(jì)算出一個(gè)控制總數(shù)。此外，對(duì)延期交貨的情況也要給以記錄。21

付款后的結(jié)果是：生成一個(gè)到期支付文件；已經(jīng)付款的發(fā)票從未付憑單文件中移出存入對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商歷史文件；更新應(yīng)付賬款主文件，并編制和錄入付款記賬憑證以便更新現(xiàn)金或銀行存款及應(yīng)付賬款總賬科目；生成支票登記簿和支付匯總表。最后，現(xiàn)金支付人員比較付款活動(dòng)前后的批控制數(shù)以驗(yàn)證該活動(dòng)處理的準(zhǔn)確性。付款后的結(jié)果是：228.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其分析

8.4.1自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問題及其改進(jìn)我們已經(jīng)提到，自動(dòng)化的IT應(yīng)用是手工系統(tǒng)的翻版，是手工系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和信息處理規(guī)則自動(dòng)化。對(duì)于獲取/支付業(yè)務(wù)過程的自動(dòng)化來所，同樣不可避免地存在著組織內(nèi)部的信息孤島、不能及時(shí)記錄和處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)、只能采集業(yè)務(wù)事件的有限特性、只能提供匯總數(shù)據(jù)、只局限在一種視角來看待業(yè)務(wù)等問題。為了克服這些不足，很多組織開始利用信息技術(shù)重組其各個(gè)業(yè)務(wù)過程。圖8-4、8-5以存貨采購(gòu)為例，對(duì)比說明了IT應(yīng)用的改進(jìn)：8.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)8.4.1自23圖8-4描述的是一個(gè)模仿手工業(yè)務(wù)的自動(dòng)化系統(tǒng)，有關(guān)采購(gòu)定單的信息保存在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中，需要時(shí)打印出來,交給采購(gòu)部門復(fù)查和確認(rèn)，然后再傳遞給驗(yàn)收和應(yīng)收賬款部門。圖8-5描述的是經(jīng)過業(yè)務(wù)重組后使用的信息系統(tǒng)如何支持存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)，存貨的請(qǐng)購(gòu)信息可以由有權(quán)限的部門（如存貨控制部門）查詢產(chǎn)生，也可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。之后采購(gòu)部門查詢有關(guān)的供應(yīng)商，檢查并確認(rèn)采購(gòu)信息，由系統(tǒng)打印采購(gòu)定單或電子信息交給供應(yīng)商。驗(yàn)收部門在驗(yàn)收完商品后，通過本部門終端核對(duì)、編輯和更新驗(yàn)收、存貨信息，然后系統(tǒng)檢查對(duì)應(yīng)的采購(gòu)記錄，形成付款信息，到期自動(dòng)支付。有關(guān)的會(huì)計(jì)記錄可以在會(huì)計(jì)人員確認(rèn)負(fù)債時(shí)根據(jù)存貨文件、采購(gòu)文件和付款文件的數(shù)據(jù)查詢生成。圖8-4描述的是一個(gè)模仿手工業(yè)務(wù)的自動(dòng)化系統(tǒng)，有關(guān)24采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門編制采購(gòu)定單請(qǐng)購(gòu)單文件未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件供應(yīng)商文件打印輸出采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)復(fù)查和確認(rèn)采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)供應(yīng)商存檔驗(yàn)收單（未加說明聯(lián)）記賬聯(lián)（應(yīng)收賬款聯(lián)）圖8-4 自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的存貨采購(gòu)流程例

采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門請(qǐng)購(gòu)單文件打印輸出復(fù)25采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購(gòu)信息存貨文件采購(gòu)文件供應(yīng)商文件查詢收到商品和裝箱單支票采購(gòu)定單供應(yīng)商存貨控制部門請(qǐng)購(gòu)文件到期支付查詢、復(fù)查和確認(rèn)編輯、更新付款文件檢查驗(yàn)收文件檢查、更新圖8-5 IT應(yīng)用改進(jìn)后的存貨采購(gòu)流程例采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購(gòu)信息存貨文件268.4.2事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析

事件驅(qū)動(dòng)的信息系統(tǒng)的基本特點(diǎn)是：將IT融入業(yè)務(wù)過程，即在每個(gè)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí)，記錄業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，同時(shí)履行業(yè)務(wù)事件/過程規(guī)則。

在事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)中，信息過程的觸發(fā)貫穿著整個(gè)獲取/支付過程：業(yè)務(wù)過程中的每個(gè)業(yè)務(wù)事件都會(huì)觸發(fā)一個(gè)記錄相應(yīng)信息的過程，以便收集有關(guān)該事件的數(shù)據(jù)；某一資源、參與者或地點(diǎn)狀態(tài)的改變也會(huì)觸發(fā)一個(gè)維護(hù)過程，以修改相應(yīng)的資源、參與者或地點(diǎn)數(shù)據(jù)；在記錄和維護(hù)信息過程中收集和維護(hù)的數(shù)據(jù)，將通過信息的報(bào)告過程產(chǎn)生輸出結(jié)果，而此報(bào)告過程也是由某個(gè)對(duì)信息的請(qǐng)求觸發(fā)的。1）主要業(yè)務(wù)事件分析8.4.2事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析27一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨組織的不同而有所不同，本章主要討論新的IT應(yīng)用環(huán)境下獲取/支付過程中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)事件。

(1)發(fā)出商品/服務(wù)請(qǐng)求（或需求監(jiān)控）事件事件描述當(dāng)某個(gè)經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者提出的商品或服務(wù)（資源）請(qǐng)購(gòu)得到公司的批準(zhǔn)時(shí)，觸發(fā)獲取/支付過程。組織對(duì)資源的需求由得到授權(quán)的內(nèi)部參與者識(shí)別。組織通常通過監(jiān)控生產(chǎn)水平、銷售水平、資本改進(jìn)計(jì)劃、資本預(yù)算、銷售預(yù)測(cè)等各項(xiàng)活動(dòng)，或利用趨勢(shì)分析和項(xiàng)目計(jì)劃，識(shí)別對(duì)商品或服務(wù)的需求。這些監(jiān)控是獲取/支付過程的關(guān)鍵組成部分，一般需要信息系統(tǒng)的支持才能得到監(jiān)控所需的準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。事件風(fēng)險(xiǎn)與本事件有關(guān)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨28①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請(qǐng)購(gòu)存貨；②請(qǐng)購(gòu)了實(shí)際并不需要的存貨；③請(qǐng)購(gòu)的商品或服務(wù)的某些特征（如類型或金額）與實(shí)際需求不符；④由本不該提出請(qǐng)購(gòu)的已授權(quán)參與者提出了資源請(qǐng)購(gòu)；⑤不能及時(shí)發(fā)出商品或服務(wù)請(qǐng)求。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)應(yīng)記錄與請(qǐng)購(gòu)商品/服務(wù)有關(guān)的全部信息，并可傳遞給采購(gòu)人員進(jìn)行復(fù)查，以及在必要時(shí)進(jìn)行核準(zhǔn)。RAL數(shù)據(jù)的維護(hù) 需要維護(hù)已授權(quán)的商品和服務(wù)的當(dāng)前信息，以及授權(quán)監(jiān)控和請(qǐng)求商品/服務(wù)的參與者的當(dāng)前信息?？赡艿男畔⑤敵霭ㄕ?qǐng)購(gòu)單、當(dāng)期發(fā)出的請(qǐng)求清單、未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)求清單、用于支持監(jiān)控的商品或服務(wù)的狀態(tài)報(bào)告等。①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請(qǐng)購(gòu)存貨；29

(2)授權(quán)采購(gòu)事件在商品和服務(wù)的請(qǐng)購(gòu)已發(fā)出但尚未訂購(gòu)之前，必須有授權(quán)采購(gòu)事件發(fā)生。

授權(quán)的目的是：給過程的執(zhí)行人足夠的預(yù)算以便請(qǐng)購(gòu)得以繼續(xù)下去，同時(shí)跟蹤每個(gè)請(qǐng)求以便進(jìn)行必要的嚴(yán)密控制。而購(gòu)買商品/服務(wù)事件涉及的采購(gòu)人員應(yīng)將這一授權(quán)信息傳遞給驗(yàn)收部門，以便驗(yàn)證收到的商品/服務(wù)。

(3)購(gòu)買商品/服務(wù)事件事件描述采購(gòu)人員（內(nèi)部參與者）復(fù)查已經(jīng)得到授權(quán)的商品或服務(wù)（資源），選擇合適的供應(yīng)商（外部參與者），與其商定本次購(gòu)買的期限和條件。然后采購(gòu)人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)定單，并將此未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單送交驗(yàn)收部門。(2)授權(quán)采購(gòu)事件30在實(shí)際業(yè)務(wù)中，采購(gòu)有時(shí)需要進(jìn)行采購(gòu)決策，例如組織可能發(fā)布一個(gè)RFP（需求計(jì)劃書），然后通過競(jìng)標(biāo)來選擇供應(yīng)商，從而獲取滿足采購(gòu)需求的商品/服務(wù)。事件風(fēng)險(xiǎn)可能的風(fēng)險(xiǎn)包括：選擇了不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商；進(jìn)行了未經(jīng)授權(quán)的訂購(gòu)；由未經(jīng)授權(quán)的參與者或在未經(jīng)授權(quán)的地點(diǎn)進(jìn)行訂購(gòu)；訂購(gòu)的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量與需求不符；訂購(gòu)條款或價(jià)格不合適；未能及時(shí)定貨，從而可能導(dǎo)致組織因?yàn)榫o急訂貨而支付額外的款項(xiàng)。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)IT應(yīng)用必須向采購(gòu)人員提供復(fù)查請(qǐng)購(gòu)的有關(guān)記錄，如已授權(quán)發(fā)出請(qǐng)求的參與者和已授權(quán)進(jìn)行采購(gòu)的商品/服務(wù)的信息；IT應(yīng)用還必須向采購(gòu)人員提供選擇合適供應(yīng)商的信息；完整、準(zhǔn)確地記錄采購(gòu)定單。RAL數(shù)據(jù)的維護(hù)包括：授權(quán)購(gòu)買的資源的變化，授權(quán)采購(gòu)人員及授權(quán)發(fā)出商品或服務(wù)請(qǐng)購(gòu)人員的變化，供應(yīng)商及其所提供資源的變化。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，采購(gòu)有時(shí)需要進(jìn)行采購(gòu)決策，例如組織可能31如，供應(yīng)商的地址變更，所購(gòu)存貨價(jià)格變化，供應(yīng)商所能提供的存貨規(guī)格的變化或存貨種類的增加、減少等?？赡艿男畔⑤敵霰臼录涗浀臄?shù)據(jù)可以用來輸出以下信息：采購(gòu)定單、未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單（尚未驗(yàn)收及尚未確認(rèn)為負(fù)債的已批準(zhǔn)訂貨）列表、對(duì)未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單的賬齡分析、現(xiàn)金計(jì)劃中的預(yù)計(jì)現(xiàn)金/銀行存款支出（即在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單基礎(chǔ)上形成的現(xiàn)金支出），等等。

(4)驗(yàn)收商品/服務(wù)事件事件描述當(dāng)經(jīng)授權(quán)的驗(yàn)收人員（內(nèi)部參與者）收到來自供應(yīng)商（外部參與者）的商品/服務(wù)（資源）時(shí)，觸發(fā)本事件。一般來說，有形商品的驗(yàn)收與服務(wù)的驗(yàn)收不同，但都必須保證接收到的商品/服務(wù)就是原來發(fā)出請(qǐng)求的商品/服務(wù)。在檢查了合法的未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單后，驗(yàn)收人員檢查商品或服務(wù)，將驗(yàn)收成功的商品入庫(kù)或送到指定地點(diǎn)。如，供應(yīng)商的地址變更，所購(gòu)存貨價(jià)格變化，供應(yīng)商所能提32一旦驗(yàn)收成功，組織就確認(rèn)對(duì)應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，組織應(yīng)將此發(fā)票與對(duì)應(yīng)的負(fù)債相比較，若有差異應(yīng)通知供應(yīng)商。事件風(fēng)險(xiǎn)與該事件有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)包括：收到的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量等與需求不符；收到并未訂購(gòu)的商品；收到的商品質(zhì)量較差；接受商品/服務(wù)的人未經(jīng)授權(quán)；未能適當(dāng)?shù)乇９芤咽盏降纳唐?；在組織內(nèi)部移送商品時(shí)發(fā)生地點(diǎn)錯(cuò)誤或經(jīng)手人未經(jīng)授權(quán)。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)驗(yàn)收商品/服務(wù)事件要求準(zhǔn)確、完整地將有關(guān)商品驗(yàn)收的數(shù)據(jù)記入驗(yàn)收事件數(shù)據(jù)庫(kù)及存貨數(shù)據(jù)庫(kù)中。驗(yàn)收應(yīng)以合法的未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單為根據(jù)，由驗(yàn)收人員記錄驗(yàn)收商品/服務(wù)的收到時(shí)間、地點(diǎn)、類型、數(shù)量、條件、移送地點(diǎn)等。在商品驗(yàn)收之后，組織就可以確認(rèn)相應(yīng)的負(fù)債。一旦驗(yàn)收成功，組織就確認(rèn)對(duì)應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票33本事件記錄的負(fù)債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進(jìn)貨，增加應(yīng)付賬款，減少未實(shí)現(xiàn)定貨，增加未付的應(yīng)付款RAL數(shù)據(jù)的維護(hù) 應(yīng)及時(shí)反映關(guān)于存貨資源、訂貨、提供了商品或服務(wù)的供應(yīng)商、已授權(quán)驗(yàn)收商品的參與者及其變更等的信息?？赡艿男畔⑤敵?本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用于生成如下文檔和報(bào)告：已驗(yàn)收商品和服務(wù)分析及匯總表、當(dāng)期驗(yàn)收單列表、指定期間的采購(gòu)定單列表、應(yīng)付賬款賬齡分析表、供應(yīng)商發(fā)票清單、供應(yīng)商履約情況分析報(bào)告、延遲交貨報(bào)告、存貨清單等。

(5)付款事件事件描述現(xiàn)金支出應(yīng)符合組織的現(xiàn)金管理政策，當(dāng)某個(gè)已授權(quán)的財(cái)務(wù)經(jīng)理（內(nèi)部參與者）向供應(yīng)商（外部參與者）支付貨款（資源）以償還債務(wù)時(shí)，觸發(fā)本事件。本事件記錄的負(fù)債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進(jìn)貨，增加應(yīng)34通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資金轉(zhuǎn)賬的方式支付。所有的現(xiàn)金支付在支付前必須進(jìn)行復(fù)查以確保支付的合法性，包括某些需要預(yù)付貨款的定貨的合法性。在付款時(shí)，還應(yīng)該考慮折扣期間及現(xiàn)金/銀行存款的可得性，以便決定支付金額和時(shí)間。事件風(fēng)險(xiǎn)包括：向未訂購(gòu)或未驗(yàn)收的商品或服務(wù)付款；未能及時(shí)付款或不能支付貨款；貨款并未支付給發(fā)出商品的供應(yīng)商，而是付給了其他供貨商；支付金額錯(cuò)誤；重復(fù)支付同一張發(fā)票的款項(xiàng)；無正當(dāng)理由的折扣損失。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)現(xiàn)金支付事件的數(shù)據(jù)應(yīng)記錄在現(xiàn)金支付事件數(shù)據(jù)庫(kù)中。記錄的數(shù)據(jù)將減少現(xiàn)金，減少應(yīng)付賬款，減少未付的應(yīng)付款。RAL數(shù)據(jù)的維護(hù) 系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)維護(hù)有關(guān)現(xiàn)金可得性、現(xiàn)金來源、所欠供應(yīng)商貨款、授權(quán)支付現(xiàn)金的參與者的當(dāng)前數(shù)據(jù)。通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資35可能的信息輸出包括：指定期間的已支付現(xiàn)金、對(duì)某個(gè)供應(yīng)商的已支付現(xiàn)金、已利用折扣及折扣損失分析、延遲付款分析或要求付款分析、未付發(fā)票（進(jìn)貨已驗(yàn)收，但尚未支付貨款）清單，等等。(6)購(gòu)貨退回事件獲取/支付過程中有時(shí)會(huì)發(fā)生購(gòu)貨退回的情況，此時(shí)需要供應(yīng)商退款。購(gòu)貨（資源）退回應(yīng)由某個(gè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)（內(nèi)部參與者）授權(quán)執(zhí)行并進(jìn)行記錄，包括對(duì)向供貨商（外部參與者）退貨時(shí)裝運(yùn)情況的記錄；還應(yīng)監(jiān)控購(gòu)貨退回事件，以確保組織及時(shí)、正確地收到退款。

2）事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)滿足的組織決策和管理的信息需求根據(jù)以上分析建立的事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)可以滿足組織不同決策和管理層次的信息需求?？赡艿男畔⑤敵霭ǎ褐付ㄆ陂g的已支付現(xiàn)金、對(duì)某個(gè)36(1)高層管理人員高層管理人員在事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)的支持下可以得到該過程各個(gè)活動(dòng)的綜合性信息，以便對(duì)整個(gè)業(yè)務(wù)的有效性做出評(píng)價(jià)。

主要包括：①原料、部件的周轉(zhuǎn)率，原材料庫(kù)存的平均處理天數(shù)，由于缺貨引起的停工時(shí)間長(zhǎng)短和停工次數(shù)；②過期、作廢或被盜的存貨數(shù)量；③可得的購(gòu)貨折扣及損失的購(gòu)貨折扣。而對(duì)于履行獲取支付過程工作的主要內(nèi)部參與者采購(gòu)人員、驗(yàn)收人員及付款人員來說，他們每個(gè)人也都需要相應(yīng)的信息來有效地完成工作。

(2)采購(gòu)人員(1)高層管理人員37采購(gòu)人員可以通過事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)了解需要采購(gòu)哪些資源，了解有關(guān)供應(yīng)商及其商品/服務(wù)的信息，例如有關(guān)供貨商的服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格及履約方面的信息，以便做出較為明智的采購(gòu)決策。采購(gòu)人員可以實(shí)時(shí)了解到組織內(nèi)部已授權(quán)的人員提出的所需資源的請(qǐng)求。采購(gòu)人員在識(shí)別持續(xù)經(jīng)營(yíng)所需的資源、何時(shí)需要資源以及采購(gòu)需要多少費(fèi)用時(shí)，可以利用經(jīng)濟(jì)定貨量（EOQ)、物料需求計(jì)劃（MRP）等模型。

(3)驗(yàn)收商品/服務(wù)人員驗(yàn)收人員需要得到定單上的有關(guān)商品/服務(wù)信息。這里需要注意的是，信息的多寡應(yīng)以滿足驗(yàn)收需要為準(zhǔn)。因?yàn)轵?yàn)收人員得到的信息過多可能會(huì)增加其盜取供應(yīng)商運(yùn)來的貨物的機(jī)會(huì)。因此，組織應(yīng)謹(jǐn)慎地提供適當(dāng)?shù)男畔⒉⒅付▊€(gè)人的職責(zé)和權(quán)限,盡量減少可能發(fā)生的損失。采購(gòu)人員可以通過事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)了解需要采購(gòu)哪些資源，了38(4)出納/財(cái)務(wù)人員出納及財(cái)務(wù)人員有責(zé)任查看是否有足夠的貨幣資金支付貨款，以確保債務(wù)的償還和在財(cái)務(wù)報(bào)告中正確計(jì)算已采購(gòu)的貨物。而財(cái)務(wù)人員還可以根據(jù)獲取/支付過程中采集到的數(shù)據(jù)完成有關(guān)的現(xiàn)金流量預(yù)算和資本預(yù)算。(5)會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)人員可以利用獲取/支付過程的信息編制財(cái)務(wù)報(bào)表和各種管理報(bào)告。對(duì)會(huì)計(jì)人員來說，獲取/支付過程采集到的數(shù)據(jù)為轉(zhuǎn)換過程生產(chǎn)產(chǎn)品和開展服務(wù)提供了原材料及成本信息，還為財(cái)務(wù)報(bào)表項(xiàng)目提供了余額數(shù)據(jù)，如現(xiàn)金/銀行存款，物資采購(gòu)，采購(gòu)?fù)嘶亍⒄圩尲罢劭?，固定資產(chǎn)，銷售費(fèi)用，管理費(fèi)用，應(yīng)付賬款等科目的余額。(4)出納/財(cái)務(wù)人員39此外，支持獲取/支付過程的事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)還可以為以下管理和決策活動(dòng)提供需要的信息：①制訂組織關(guān)鍵戰(zhàn)略問題和發(fā)展方向，如在市場(chǎng)、行業(yè)、文化或環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)中取得成功所需的關(guān)鍵因素；②評(píng)價(jià)獲取/支付過程對(duì)組織整個(gè)業(yè)績(jī)的貢獻(xiàn)；③評(píng)價(jià)獲取/支付過程中的各個(gè)活動(dòng)對(duì)組織戰(zhàn)略及戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)的貢獻(xiàn)；④評(píng)價(jià)為實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)而付出的費(fèi)用是否合理；⑤在行業(yè)內(nèi)或與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手比較獲取/支付過程的成本；⑥確定和計(jì)量影響業(yè)績(jī)的財(cái)務(wù)上和業(yè)務(wù)上的關(guān)鍵動(dòng)因；⑦分析比較與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的業(yè)績(jī)，以及比較實(shí)際業(yè)績(jī)與計(jì)劃業(yè)績(jī)；⑧評(píng)價(jià)資源請(qǐng)購(gòu)是否滿足企業(yè)目標(biāo)，資源的效用如何；此外，支持獲取/支付過程的事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)還可以為以下40⑨進(jìn)行趨勢(shì)和比率分析，如，總周轉(zhuǎn)時(shí)間，停工時(shí)間，供應(yīng)商滿意度，存貨保存天數(shù)，應(yīng)付賬款天數(shù)，原材料供應(yīng)天數(shù)，采購(gòu)定貨準(zhǔn)備時(shí)間等等。

3）獲取/支付業(yè)務(wù)過程的REAL模型根據(jù)以上分析，我們可以建立獲取/支付業(yè)務(wù)過程的REAL模型。由于不同組織的業(yè)務(wù)規(guī)則不同，所以我們這里只描述一個(gè)不帶關(guān)系基數(shù)的REAL模型，并不規(guī)范模型中各個(gè)實(shí)體之間的具體關(guān)系，而只是說明獲取/支付業(yè)務(wù)過程中的關(guān)鍵業(yè)務(wù)事件、關(guān)鍵責(zé)任人、關(guān)鍵資源和關(guān)鍵地點(diǎn)。根據(jù)以上模型建立的事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，并且開發(fā)適當(dāng)?shù)墓δ苣K來支持業(yè)務(wù)的執(zhí)行以及對(duì)業(yè)務(wù)執(zhí)行中可能的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

具體來說：

⑨進(jìn)行趨勢(shì)和比率分析，如，總周轉(zhuǎn)時(shí)間，停工時(shí)間，供應(yīng)41(1)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)至少具有如下幾種關(guān)系表：①事件表及其輔表，例如發(fā)出請(qǐng)購(gòu)表、授權(quán)采購(gòu)表、購(gòu)買商品表、驗(yàn)收商品表、付款表，以及按照業(yè)務(wù)規(guī)則必須設(shè)計(jì)的輔表，主要針對(duì)多對(duì)多關(guān)系；②資源表，例如存貨表、現(xiàn)金表、存貨/供應(yīng)商表；③參與者表，例如員工表、供應(yīng)商表、承運(yùn)人表；④地點(diǎn)表，例如銀行表。(2)支持業(yè)務(wù)執(zhí)行的功能模塊，包括：收集和存儲(chǔ)事件數(shù)據(jù)所需的程序；維護(hù)資源、參與者及地點(diǎn)數(shù)據(jù)所需的程序；生成憑證、報(bào)告及用戶需要的查詢所需的程序。(3)用于控制信息及業(yè)務(wù)處理規(guī)則的程序，從而預(yù)防或?qū)崟r(shí)檢測(cè)業(yè)務(wù)處理和信息處理風(fēng)險(xiǎn)：

(1)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)應(yīng)至少具有如下幾種關(guān)系表：42發(fā)出請(qǐng)購(gòu)供應(yīng)商采購(gòu)人員驗(yàn)收商品存貨（原材料）購(gòu)買商品請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)人員存貨控制人員付款出納現(xiàn)金銀行驗(yàn)收人員應(yīng)付賬款工作人員倉(cāng)儲(chǔ)人員核準(zhǔn)、預(yù)算和授權(quán)采購(gòu)承運(yùn)人圖8-7 無關(guān)系基數(shù)的獲取/支付過程的REAL模型發(fā)出請(qǐng)購(gòu)供應(yīng)商采購(gòu)人員驗(yàn)收商品存貨購(gòu)買商品請(qǐng)購(gòu)核準(zhǔn)人員存貨控43高等院校本科會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)教材新系東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社

會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

楊周南趙納暉陳翔編著高等院校本科會(huì)計(jì)學(xué)專業(yè)教材新系東北財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社會(huì)計(jì)信息系448.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

第8章獲取/支付業(yè)務(wù)過程8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)第8章獲取/支付業(yè)務(wù)458.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.1.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程定義獲取/支付過程是指一個(gè)組織獲取、維護(hù)和支付該組織所需資源（包括各類存貨、固定資產(chǎn)、各種財(cái)務(wù)資源、人力資源等）的業(yè)務(wù)過程。因此，獲取/支付過程應(yīng)涵蓋與購(gòu)買、維護(hù)及支付組織的各業(yè)務(wù)過程所需的商品和服務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)事件。例如，獲取原材料、部件及包含在完工產(chǎn)品或服務(wù)中的其他資源；獲取及支付各種其他商品及服務(wù)，包括設(shè)施、物料、保險(xiǎn)、修理、維護(hù)、研究、開發(fā)及法律服務(wù)；獲取和支付固定資產(chǎn)等等。不論組織獲取的商品和服務(wù)是什么類型，獲取/支付業(yè)務(wù)過程都由三個(gè)階段的業(yè)務(wù)活動(dòng)組成：8.1獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其目標(biāo)8.1.1獲取/支付46（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，（2）現(xiàn)金支出給供應(yīng)商，（3）退回商品。

具體來說，包括以下一些典型的業(yè)務(wù)事件：發(fā)出商品/服務(wù)請(qǐng)求，授權(quán)采購(gòu)，采購(gòu)商品和服務(wù)，驗(yàn)收商品和服務(wù)，存放和保管已驗(yàn)收的商品，為商品和服務(wù)付款，退回商品等。從概念上說，人力資源、財(cái)務(wù)資源、財(cái)產(chǎn)、廠房和設(shè)備資源的獲取是獲取/支付過程的一部分，但是對(duì)這些資源的控制及其處理程序有其自身的特點(diǎn)，如，工資單的處理，固定資產(chǎn)購(gòu)進(jìn)的預(yù)算，籌資、投資的授權(quán)和簽發(fā)等。因此，對(duì)這些資源的獲取和支付往往作為獨(dú)立的業(yè)務(wù)過程來看待。（1）商品和服務(wù)的（資源）取得，478.1.2獲取/支付過程的目標(biāo)獲取/支付過程的總目標(biāo)是獲取、維護(hù)和支付組織所需的資源，也就是為組織的轉(zhuǎn)換過程提供必須的資源。

該目標(biāo)可分為以下子目標(biāo)：(1)從可靠的供應(yīng)商處購(gòu)買商品和服務(wù)；(2)應(yīng)保證購(gòu)買的商品和服務(wù)達(dá)到組織要求的質(zhì)量；(3)應(yīng)保證購(gòu)買的商品和服務(wù)能滿足組織的需求；(4)應(yīng)保證以最合理的價(jià)格獲取滿足需要的商品和服務(wù)；(5)應(yīng)確保購(gòu)買經(jīng)過適當(dāng)授權(quán)的商品和服務(wù)；(6)應(yīng)保證資源供應(yīng)的及時(shí)性和可用性，即要確保組織在需要的時(shí)點(diǎn)得到可用的資源；(7)只接受經(jīng)過訂購(gòu)的商品和服務(wù)，并應(yīng)接受訂購(gòu)的全部商品和服務(wù)；8.1.2獲取/支付過程的目標(biāo)48(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；(9)對(duì)已驗(yàn)收的商品貨服務(wù)存貨，應(yīng)及時(shí)、正確地付款。這些目標(biāo)決定了獲取/支付過程的性質(zhì)和范圍。隨著時(shí)間的推移，組織所處的環(huán)境會(huì)發(fā)生變化，以上這些目標(biāo)的重要性也會(huì)相應(yīng)地發(fā)生變化，從而導(dǎo)致相應(yīng)的IT應(yīng)用的變化。8.2手工獲取/支付業(yè)務(wù)過程

獲取/支付業(yè)務(wù)過程通常經(jīng)過請(qǐng)購(gòu)——訂購(gòu)——驗(yàn)收——付款這樣的程序。在手工和自動(dòng)化條件下，資源的獲取/支付業(yè)務(wù)分散在采購(gòu)部門、審批/核準(zhǔn)、驗(yàn)收部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門、會(huì)計(jì)部門、出納等部門或崗位進(jìn)行處理和控制，相應(yīng)的信息的處理和控制也是分散在各個(gè)崗位上或部門中。(8)控制已獲取的資源，以防止其丟失、被盜或損壞；849我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動(dòng)化環(huán)境中獲取/支付過程的主要業(yè)務(wù)和信息的處理過程。圖8-1舉出了一個(gè)手工條件下獲取/支付過程的例子——手工存貨采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖，該過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告如表8-1所示。

1)提出購(gòu)貨請(qǐng)求需要商品或服務(wù)的部門或個(gè)人將其需求制成請(qǐng)購(gòu)單。比如，存貨控制人員在現(xiàn)有庫(kù)存達(dá)到再訂貨點(diǎn)時(shí)，可以提出采購(gòu)請(qǐng)求，對(duì)需要購(gòu)買的已列入存貨清單的項(xiàng)目編制請(qǐng)購(gòu)單。請(qǐng)購(gòu)單上所列的數(shù)據(jù)包括請(qǐng)購(gòu)的項(xiàng)目、發(fā)出請(qǐng)購(gòu)的部門及批準(zhǔn)該請(qǐng)購(gòu)的主管人員的簽字，還可能列有提供該請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商。請(qǐng)購(gòu)單的一聯(lián)歸檔，一聯(lián)交給采購(gòu)部門。我們以存貨的獲取/支付為例，來分別考察在手工和自動(dòng)50圖8-1 手工條件下存貨采購(gòu)流程圖例（局部）圖8-1 手工條件下存貨采購(gòu)流程圖例（局部）51表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告請(qǐng)購(gòu)單。是由商品制造、資產(chǎn)使用等部門的有關(guān)人員發(fā)出（填寫），送交采購(gòu)部門，申請(qǐng)購(gòu)買商品、勞務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)。采購(gòu)定單（訂購(gòu)單）。是由采購(gòu)部門填寫，正式發(fā)給供應(yīng)商，要求供應(yīng)商以指定價(jià)格銷售和交付特定商品或服務(wù)的書面憑據(jù)。驗(yàn)收單。由驗(yàn)收部門在每次運(yùn)到商品的收據(jù)的基礎(chǔ)上編制的單據(jù),其上列示了來自供應(yīng)商的商品、資產(chǎn)的數(shù)量、種類等內(nèi)容。裝箱單。由供應(yīng)商開出，與商品一起裝運(yùn)給客戶的憑據(jù)。提單。由接受運(yùn)輸商品的運(yùn)輸人給出的書面票據(jù)。交付或運(yùn)輸商品的運(yùn)輸人通常將提單交給要求裝運(yùn)商品的供應(yīng)商。提單應(yīng)與被裝運(yùn)的商品聯(lián)系在一起，但它對(duì)裝運(yùn)人（供應(yīng)商）比對(duì)接收人（采購(gòu)人）更有用。供應(yīng)商發(fā)票（賣方發(fā)票）。是由供應(yīng)商開具，交給買方以載明發(fā)運(yùn)的商品或提供的勞務(wù)、應(yīng)付款金額和付款條件等事項(xiàng)的憑證。它是對(duì)已供應(yīng)的商品或服務(wù)的欠款賬單。供應(yīng)商將發(fā)票交給購(gòu)買者作為對(duì)已交付商品或已提供服務(wù)的一種支付請(qǐng)求。付款憑單（支付憑單）。是由采購(gòu)方企業(yè)的應(yīng)付憑單部門編制的，載明已收到商品、資產(chǎn)或接受勞務(wù)的廠商、應(yīng)付款金額和付款日期的憑證。是企業(yè)內(nèi)部記錄和支付負(fù)債的授權(quán)證明文件。支票。用于將貨幣從某個(gè)銀行賬戶中取出，轉(zhuǎn)到另一個(gè)實(shí)體的憑據(jù)。通常由財(cái)務(wù)部門（出納）開出，用來支付采購(gòu)的商品和勞務(wù)。未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)單。尚未被確認(rèn)為采購(gòu)定單的請(qǐng)購(gòu)單。未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單。已交給供應(yīng)商的采購(gòu)定單，但所定商品或勞務(wù)尚未驗(yàn)收且未確認(rèn)負(fù)債。在商品或服務(wù)驗(yàn)收之前，未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單的一聯(lián)放在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中由應(yīng)付賬款部門維護(hù)。表8-1 獲取/支付過程中涉及的主要單據(jù)、會(huì)計(jì)記錄和報(bào)告522)訂購(gòu)采購(gòu)部門對(duì)收到的請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行復(fù)查，如果請(qǐng)求得到批準(zhǔn)，應(yīng)根據(jù)供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量及以往履約情況挑選合適的供貨商。未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準(zhǔn)進(jìn)行支付的采購(gòu)相對(duì)應(yīng)，但是尚未支付的票據(jù)。記賬憑證。有轉(zhuǎn)賬記賬憑證和付款記賬憑證，而付款記賬憑證又包括現(xiàn)金付款憑證和銀行存款付款憑證。應(yīng)付賬款明細(xì)賬。現(xiàn)金、銀行存款日記賬。賣方對(duì)賬單。是由供貨方按月編制的，標(biāo)明期初余額、本期購(gòu)買、本期支付給賣方的款項(xiàng)和期末余額的憑證，是供貨方對(duì)買方采購(gòu)業(yè)務(wù)的陳述。庫(kù)存狀態(tài)報(bào)告。有關(guān)企業(yè)使用或銷售的每一存貨項(xiàng)目的報(bào)告，包括脫銷（無存貨）項(xiàng)目信息、低于最低存貨水平的存貨項(xiàng)目信息以及存貨周轉(zhuǎn)分析。該報(bào)告一般由存貨控制人員使用，主要用來識(shí)別需要發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單的存貨項(xiàng)目。供應(yīng)商履約情況報(bào)告。綜合了某段確定時(shí)期供應(yīng)商履約情況的報(bào)告。報(bào)告上的項(xiàng)目可以包括：定貨與交貨之間的時(shí)間間隔，出現(xiàn)延遲交貨的次數(shù)，已驗(yàn)收的存貨的數(shù)量，購(gòu)貨量。該報(bào)告一般由采購(gòu)部門使用，以便為每次定貨選擇最好的供應(yīng)商。2)訂購(gòu)未付發(fā)票或未付應(yīng)付票據(jù)。與某一已得到批準(zhǔn)53對(duì)于得到批準(zhǔn)的請(qǐng)求，采購(gòu)部門編制采購(gòu)定單。采購(gòu)定單的部分內(nèi)容與請(qǐng)購(gòu)單相同（如發(fā)出請(qǐng)求部門及請(qǐng)購(gòu)的存貨的數(shù)據(jù)），另外還有相應(yīng)的核準(zhǔn)信息、供應(yīng)商信息、采購(gòu)期限及商品價(jià)格信息等等。采購(gòu)定單主要用來在外部供應(yīng)商及內(nèi)部各部門之間傳遞采購(gòu)的授權(quán)信息，如圖8-2所示。采購(gòu)定單的正聯(lián)應(yīng)交給供應(yīng)商，用于形成正式的采購(gòu)合同。第二聯(lián)交給發(fā)出購(gòu)貨請(qǐng)求的部門，用于傳遞核準(zhǔn)信息。第三聯(lián)交給驗(yàn)收部門，用于在商品到達(dá)時(shí)驗(yàn)收交付的商品，此聯(lián)應(yīng)不包括所定商品的數(shù)量信息，目的是為了讓驗(yàn)收部門正確記錄實(shí)際收到的貨物數(shù)量，由此稱其為采購(gòu)定單的未加說明聯(lián)。第四聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，用于復(fù)查采購(gòu)交易已完成的部分。第五聯(lián)與請(qǐng)購(gòu)單的一聯(lián)一起歸檔保留在采購(gòu)部門，作為記錄該部門采購(gòu)活動(dòng)的憑據(jù)。對(duì)于得到批準(zhǔn)的請(qǐng)求，采購(gòu)部門編制采購(gòu)定單。543)收貨和驗(yàn)收在貨物到達(dá)時(shí)，驗(yàn)收部門根據(jù)來自采購(gòu)部門的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)完成交付。驗(yàn)收部門的任務(wù)是檢查貨物是否與采購(gòu)定單上的詳細(xì)項(xiàng)目一致，對(duì)數(shù)量應(yīng)通過計(jì)數(shù)、過秤、測(cè)量等手段來驗(yàn)證，并將結(jié)果記錄在一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單上。請(qǐng)購(gòu)單存貨控制部門編制采購(gòu)定單采購(gòu)定單驗(yàn)收部門應(yīng)收賬款部門采購(gòu)部門存檔供應(yīng)商圖8-2 采購(gòu)定單的編制和傳遞過程3)收貨和驗(yàn)收請(qǐng)購(gòu)單存貨控制部門編制采購(gòu)定單采購(gòu)定單55驗(yàn)收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗(yàn)收數(shù)量、到貨時(shí)間及存貨狀況（如質(zhì)量等）。驗(yàn)收單的第一聯(lián)與采購(gòu)定單未加說明聯(lián)一起留在驗(yàn)收部門,作為記錄驗(yàn)收活動(dòng)的憑據(jù)。驗(yàn)收單的第二聯(lián)交給采購(gòu)部門作為對(duì)采購(gòu)情況的通知。驗(yàn)收單的第三聯(lián)交給應(yīng)付賬款部門，以通知該部門采購(gòu)在進(jìn)行中，以便用來對(duì)采購(gòu)后續(xù)階段進(jìn)行控制（復(fù)查交易的合法性）和記錄。驗(yàn)收單的第四聯(lián)交給存貨控制部門登記存貨明細(xì)賬。然后將已驗(yàn)收的商品交給倉(cāng)庫(kù)保存或立即送到請(qǐng)購(gòu)部門。如圖8-3所示。驗(yàn)收單的內(nèi)容包括存貨品名規(guī)格、驗(yàn)收數(shù)量、到貨時(shí)間及存564)信息記錄和會(huì)計(jì)處理在手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，從發(fā)出采購(gòu)定單到驗(yàn)收再到采購(gòu)?fù)瓿?往往有一段時(shí)間延遲。很多情況下，直到收到供應(yīng)商發(fā)票后才記錄相應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，應(yīng)付賬款部門復(fù)查有關(guān)的憑證，批準(zhǔn)對(duì)發(fā)票的付款，并確認(rèn)相應(yīng)的負(fù)債。采購(gòu)定單未加說明聯(lián)商品編制驗(yàn)收單采購(gòu)定單采購(gòu)部門應(yīng)收賬款部門驗(yàn)收部門存檔存貨控制部門圖8-3 驗(yàn)收單的編制和傳遞過程4)信息記錄和會(huì)計(jì)處理采購(gòu)定單未加說明聯(lián)商品編制驗(yàn)收57

此時(shí)須復(fù)查三張憑證：采購(gòu)定單，用來確認(rèn)是經(jīng)采購(gòu)部門授權(quán)的采購(gòu)；驗(yàn)收單，用來確認(rèn)商品已驗(yàn)收；供應(yīng)商發(fā)票，用來確認(rèn)供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。如果訂購(gòu)的項(xiàng)目與實(shí)際驗(yàn)收的項(xiàng)目之間存在差異，應(yīng)與供應(yīng)商溝通。在復(fù)查之后，由應(yīng)付賬款人員確認(rèn)相關(guān)的負(fù)債，把要支付的發(fā)票記為會(huì)計(jì)記錄。在應(yīng)付賬款部門復(fù)查了采購(gòu)并確認(rèn)負(fù)債之后，應(yīng)將到期金額記入購(gòu)貨日記賬（若設(shè)置了該賬的話）及應(yīng)付賬款明細(xì)賬。同時(shí)，應(yīng)付賬款部門編制記賬憑證交給總賬部門以便更新應(yīng)付賬款總賬余額、存貨總賬余額及總賬購(gòu)貨總額。有些企業(yè)采用付款憑單制來記錄和控制對(duì)供應(yīng)商負(fù)債。付款憑單制可以把對(duì)供應(yīng)商的所欠債務(wù)匯總在一起，便于查詢、記賬和控制。此時(shí)須復(fù)查三張憑證：58當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)和有預(yù)先編號(hào)的付款憑單記入付款憑單登記簿。因此，付款憑單登記簿的合計(jì)數(shù)應(yīng)等于應(yīng)付賬款明細(xì)賬合計(jì)數(shù)及總賬應(yīng)付賬款科目余額。5)付款當(dāng)付款到期時(shí)，組織復(fù)查其有關(guān)負(fù)債并支付相應(yīng)的貨款。通常是由應(yīng)付憑單部門負(fù)責(zé)確定未付憑單在到期日的付款。企業(yè)有多種款項(xiàng)結(jié)算方式可以選擇，以支票結(jié)算方式為例：應(yīng)付賬款工作人員將到期的發(fā)票成批地挑選出來，分類，并附上其他必要的憑據(jù)（如采購(gòu)定單、驗(yàn)收單、必要的收據(jù)等等）。然后交給被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員復(fù)查和簽署支票。支票總金額記入支票登記簿或現(xiàn)金支出日記賬或銀行存款日記賬。會(huì)計(jì)部門編制付款記賬憑證據(jù)以登記總賬現(xiàn)金科目或銀行存款科目以及應(yīng)付賬款科目。當(dāng)收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，將復(fù)查后的發(fā)票記入付款憑單，并將59支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以避免重復(fù)付款。然后交回應(yīng)付賬款部門，歸入供應(yīng)商檔案。同時(shí)，登記應(yīng)付賬款明細(xì)賬，編制記賬憑證，并據(jù)此登記總賬應(yīng)付賬款科目。許多公司按到期順序保存應(yīng)付的發(fā)票，通常稱之為到期備忘卷宗。工作人員每天復(fù)查該卷宗中的到期發(fā)票，然后編制現(xiàn)金支付所必須的憑證。支票的一聯(lián)由應(yīng)付賬款工作人員編制（但不是簽字），并將其交給出納員復(fù)查。然后由某個(gè)已授權(quán)的人（如財(cái)務(wù)主管）復(fù)查此項(xiàng)債務(wù)及其附件，簽字并郵出支票。手工環(huán)境中，組織通常將授權(quán)（由采購(gòu)部門及已授權(quán)的個(gè)人履行）、保管（由驗(yàn)收、倉(cāng)儲(chǔ)、出納及財(cái)務(wù)部門履行）及記錄（由各會(huì)計(jì)職能完成，包括應(yīng)付賬款、存貨控制及總賬部門）三個(gè)職責(zé)彼此分離，以達(dá)到對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目的。

支票一經(jīng)簽署，就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上以加蓋印戳或608.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程

自動(dòng)化系統(tǒng)基本上模擬手工的處理方法和處理流程。主要的處理步驟是：

1)提出采購(gòu)請(qǐng)求獲取/支付過程開始于某個(gè)發(fā)出購(gòu)貨請(qǐng)求的部門，如某個(gè)管理存貨主文件中現(xiàn)有存貨數(shù)量的存貨管理人員。存貨管理人員通過查詢存貨主文件形成對(duì)存貨的請(qǐng)購(gòu)，然后將該請(qǐng)購(gòu)保存在請(qǐng)購(gòu)單文件中。保存在請(qǐng)購(gòu)單文件中的采購(gòu)請(qǐng)求在被否決或成為合法的采購(gòu)定單之前，被看成未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)購(gòu)。需要時(shí)，打印出一聯(lián)請(qǐng)購(gòu)單交給采購(gòu)部門。另一聯(lián)由存貨部門經(jīng)理保存。8.3自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程自動(dòng)612)采購(gòu)采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，選擇適合的供應(yīng)商，并將采購(gòu)數(shù)據(jù)輸入采購(gòu)交易文件。輸入過程中須訪問供應(yīng)商主文件、供應(yīng)商歷史文件及存貨主文件。編輯好的采購(gòu)定單數(shù)據(jù)先記入未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件，該文件中的數(shù)據(jù)與采購(gòu)定單上的數(shù)據(jù)相同，由于采購(gòu)尚未完成,所以將該文件稱為未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件。當(dāng)確定某項(xiàng)采購(gòu)實(shí)現(xiàn)時(shí)，如收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，相應(yīng)的記錄將從該文件中移出。因此，未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件的內(nèi)容是得到采購(gòu)部門批準(zhǔn)可以繼續(xù)執(zhí)行的定貨信息，與手工環(huán)境中的采購(gòu)定單作用相同，用來向其他部門傳遞核準(zhǔn)信息。未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中的內(nèi)容可打印成采購(gòu)定單，其中的一聯(lián)交給供應(yīng)商。其他各種相關(guān)的匯總報(bào)告送交采購(gòu)部門和存貨部門經(jīng)理。2)采購(gòu)62在有些自動(dòng)化系統(tǒng)中，采購(gòu)定單在各個(gè)部門間的傳遞可以電子化的方式進(jìn)行。例如，驗(yàn)收部門可以在得到授權(quán)后，對(duì)未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件進(jìn)行有權(quán)限的訪問，從而直接查詢得到一張省去數(shù)量的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)。3)驗(yàn)收驗(yàn)收部門取得來自采購(gòu)部門的電子化憑證或打印的采購(gòu)定單未加說明聯(lián)。與手工系統(tǒng)一樣，驗(yàn)收部門驗(yàn)收商品和裝箱單，驗(yàn)證數(shù)量和檢查商品質(zhì)量，并將驗(yàn)收得到的信息編輯錄入驗(yàn)收單交易文件。同時(shí)，更新未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件、存貨主文件和供應(yīng)商歷史文件，以分別反映已購(gòu)存貨項(xiàng)目、增加的存貨和供應(yīng)商履約情況。然后，將驗(yàn)收過的商品移送到倉(cāng)庫(kù)或發(fā)出請(qǐng)購(gòu)的部門。驗(yàn)收單交易文件中的數(shù)據(jù)用于編制和打印驗(yàn)收單及報(bào)告，交給倉(cāng)儲(chǔ)部門和應(yīng)付賬款部門。在有些自動(dòng)化系統(tǒng)中，采購(gòu)定單在各個(gè)部門間的傳遞可以電63此外，對(duì)延期交貨的情況也要給以記錄。

4)信息處理收到供應(yīng)商發(fā)票后，由應(yīng)付賬款部門復(fù)查采購(gòu)定單或訪問未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件，進(jìn)行發(fā)票確認(rèn)；計(jì)算一個(gè)批控制總數(shù)，并將供應(yīng)商發(fā)票與驗(yàn)收單和采購(gòu)定單進(jìn)行比較。若結(jié)果相符，則記錄該項(xiàng)債務(wù)，更新應(yīng)付賬款主文件，將未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單記錄從未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中取出放入歷史文件，同時(shí)登記未付憑單文件（也稱為未付發(fā)票文件或未付應(yīng)付款文件，記錄已實(shí)現(xiàn)采購(gòu)但尚未付款的發(fā)票信息），同時(shí)生成相應(yīng)的記賬憑證交給會(huì)計(jì)部門，據(jù)以更新總賬主文件。如果采用了付款憑單制，應(yīng)生成支付憑單并更新付款憑單登記簿。

5)付款付款人員根據(jù)未付憑單文件中的記錄提出付款請(qǐng)求，即由計(jì)算機(jī)輸出到期憑單并計(jì)算出一個(gè)控制總數(shù)。此外，對(duì)延期交貨的情況也要給以記錄。64

付款后的結(jié)果是：生成一個(gè)到期支付文件；已經(jīng)付款的發(fā)票從未付憑單文件中移出存入對(duì)應(yīng)的供應(yīng)商歷史文件；更新應(yīng)付賬款主文件，并編制和錄入付款記賬憑證以便更新現(xiàn)金或銀行存款及應(yīng)付賬款總賬科目；生成支票登記簿和支付匯總表。最后，現(xiàn)金支付人員比較付款活動(dòng)前后的批控制數(shù)以驗(yàn)證該活動(dòng)處理的準(zhǔn)確性。付款后的結(jié)果是：658.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程及其分析

8.4.1自動(dòng)化系統(tǒng)存在的問題及其改進(jìn)我們已經(jīng)提到，自動(dòng)化的IT應(yīng)用是手工系統(tǒng)的翻版，是手工系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和信息處理規(guī)則自動(dòng)化。對(duì)于獲取/支付業(yè)務(wù)過程的自動(dòng)化來所，同樣不可避免地存在著組織內(nèi)部的信息孤島、不能及時(shí)記錄和處理會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)統(tǒng)、只能采集業(yè)務(wù)事件的有限特性、只能提供匯總數(shù)據(jù)、只局限在一種視角來看待業(yè)務(wù)等問題。為了克服這些不足，很多組織開始利用信息技術(shù)重組其各個(gè)業(yè)務(wù)過程。圖8-4、8-5以存貨采購(gòu)為例，對(duì)比說明了IT應(yīng)用的改進(jìn)：8.4事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)8.4.1自66圖8-4描述的是一個(gè)模仿手工業(yè)務(wù)的自動(dòng)化系統(tǒng)，有關(guān)采購(gòu)定單的信息保存在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件中，需要時(shí)打印出來,交給采購(gòu)部門復(fù)查和確認(rèn)，然后再傳遞給驗(yàn)收和應(yīng)收賬款部門。圖8-5描述的是經(jīng)過業(yè)務(wù)重組后使用的信息系統(tǒng)如何支持存貨采購(gòu)業(yè)務(wù)，存貨的請(qǐng)購(gòu)信息可以由有權(quán)限的部門（如存貨控制部門）查詢產(chǎn)生，也可以根據(jù)預(yù)先設(shè)定的規(guī)則由信息系統(tǒng)自動(dòng)生成。之后采購(gòu)部門查詢有關(guān)的供應(yīng)商，檢查并確認(rèn)采購(gòu)信息，由系統(tǒng)打印采購(gòu)定單或電子信息交給供應(yīng)商。驗(yàn)收部門在驗(yàn)收完商品后，通過本部門終端核對(duì)、編輯和更新驗(yàn)收、存貨信息，然后系統(tǒng)檢查對(duì)應(yīng)的采購(gòu)記錄，形成付款信息，到期自動(dòng)支付。有關(guān)的會(huì)計(jì)記錄可以在會(huì)計(jì)人員確認(rèn)負(fù)債時(shí)根據(jù)存貨文件、采購(gòu)文件和付款文件的數(shù)據(jù)查詢生成。圖8-4描述的是一個(gè)模仿手工業(yè)務(wù)的自動(dòng)化系統(tǒng)，有關(guān)67采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門編制采購(gòu)定單請(qǐng)購(gòu)單文件未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單文件供應(yīng)商文件打印輸出采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)復(fù)查和確認(rèn)采購(gòu)定單存根聯(lián)驗(yàn)收聯(lián)應(yīng)付賬款聯(lián)供應(yīng)商存檔驗(yàn)收單（未加說明聯(lián)）記賬聯(lián)（應(yīng)收賬款聯(lián)）圖8-4 自動(dòng)化系統(tǒng)環(huán)境中的存貨采購(gòu)流程例

采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門請(qǐng)購(gòu)單文件打印輸出復(fù)68采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購(gòu)信息存貨文件采購(gòu)文件供應(yīng)商文件查詢收到商品和裝箱單支票采購(gòu)定單供應(yīng)商存貨控制部門請(qǐng)購(gòu)文件到期支付查詢、復(fù)查和確認(rèn)編輯、更新付款文件檢查驗(yàn)收文件檢查、更新圖8-5 IT應(yīng)用改進(jìn)后的存貨采購(gòu)流程例采購(gòu)部門驗(yàn)收部門數(shù)據(jù)處理部門應(yīng)付賬款部門形成采購(gòu)信息存貨文件698.4.2事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析

事件驅(qū)動(dòng)的信息系統(tǒng)的基本特點(diǎn)是：將IT融入業(yè)務(wù)過程，即在每個(gè)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時(shí)，記錄業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)，同時(shí)履行業(yè)務(wù)事件/過程規(guī)則。

在事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)中，信息過程的觸發(fā)貫穿著整個(gè)獲取/支付過程：業(yè)務(wù)過程中的每個(gè)業(yè)務(wù)事件都會(huì)觸發(fā)一個(gè)記錄相應(yīng)信息的過程，以便收集有關(guān)該事件的數(shù)據(jù)；某一資源、參與者或地點(diǎn)狀態(tài)的改變也會(huì)觸發(fā)一個(gè)維護(hù)過程，以修改相應(yīng)的資源、參與者或地點(diǎn)數(shù)據(jù)；在記錄和維護(hù)信息過程中收集和維護(hù)的數(shù)據(jù)，將通過信息的報(bào)告過程產(chǎn)生輸出結(jié)果，而此報(bào)告過程也是由某個(gè)對(duì)信息的請(qǐng)求觸發(fā)的。1）主要業(yè)務(wù)事件分析8.4.2事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)環(huán)境中的獲取/支付業(yè)務(wù)過程分析70一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨組織的不同而有所不同，本章主要討論新的IT應(yīng)用環(huán)境下獲取/支付過程中的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)事件。

(1)發(fā)出商品/服務(wù)請(qǐng)求（或需求監(jiān)控）事件事件描述當(dāng)某個(gè)經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者提出的商品或服務(wù)（資源）請(qǐng)購(gòu)得到公司的批準(zhǔn)時(shí)，觸發(fā)獲取/支付過程。組織對(duì)資源的需求由得到授權(quán)的內(nèi)部參與者識(shí)別。組織通常通過監(jiān)控生產(chǎn)水平、銷售水平、資本改進(jìn)計(jì)劃、資本預(yù)算、銷售預(yù)測(cè)等各項(xiàng)活動(dòng)，或利用趨勢(shì)分析和項(xiàng)目計(jì)劃，識(shí)別對(duì)商品或服務(wù)的需求。這些監(jiān)控是獲取/支付過程的關(guān)鍵組成部分，一般需要信息系統(tǒng)的支持才能得到監(jiān)控所需的準(zhǔn)確、及時(shí)的信息。事件風(fēng)險(xiǎn)與本事件有關(guān)的主要風(fēng)險(xiǎn)是：一般地，獲取/支付過程中涉及到的事件、參與者及資源隨71①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請(qǐng)購(gòu)存貨；②請(qǐng)購(gòu)了實(shí)際并不需要的存貨；③請(qǐng)購(gòu)的商品或服務(wù)的某些特征（如類型或金額）與實(shí)際需求不符；④由本不該提出請(qǐng)購(gòu)的已授權(quán)參與者提出了資源請(qǐng)購(gòu)；⑤不能及時(shí)發(fā)出商品或服務(wù)請(qǐng)求。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)應(yīng)記錄與請(qǐng)購(gòu)商品/服務(wù)有關(guān)的全部信息，并可傳遞給采購(gòu)人員進(jìn)行復(fù)查，以及在必要時(shí)進(jìn)行核準(zhǔn)。RAL數(shù)據(jù)的維護(hù) 需要維護(hù)已授權(quán)的商品和服務(wù)的當(dāng)前信息，以及授權(quán)監(jiān)控和請(qǐng)求商品/服務(wù)的參與者的當(dāng)前信息?？赡艿男畔⑤敵霭ㄕ?qǐng)購(gòu)單、當(dāng)期發(fā)出的請(qǐng)求清單、未實(shí)現(xiàn)請(qǐng)求清單、用于支持監(jiān)控的商品或服務(wù)的狀態(tài)報(bào)告等。①由未經(jīng)授權(quán)的內(nèi)部參與者請(qǐng)購(gòu)存貨；72

(2)授權(quán)采購(gòu)事件在商品和服務(wù)的請(qǐng)購(gòu)已發(fā)出但尚未訂購(gòu)之前，必須有授權(quán)采購(gòu)事件發(fā)生。

授權(quán)的目的是：給過程的執(zhí)行人足夠的預(yù)算以便請(qǐng)購(gòu)得以繼續(xù)下去，同時(shí)跟蹤每個(gè)請(qǐng)求以便進(jìn)行必要的嚴(yán)密控制。而購(gòu)買商品/服務(wù)事件涉及的采購(gòu)人員應(yīng)將這一授權(quán)信息傳遞給驗(yàn)收部門，以便驗(yàn)證收到的商品/服務(wù)。

(3)購(gòu)買商品/服務(wù)事件事件描述采購(gòu)人員（內(nèi)部參與者）復(fù)查已經(jīng)得到授權(quán)的商品或服務(wù)（資源），選擇合適的供應(yīng)商（外部參與者），與其商定本次購(gòu)買的期限和條件。然后采購(gòu)人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)項(xiàng)目向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)定單，并將此未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單送交驗(yàn)收部門。(2)授權(quán)采購(gòu)事件73在實(shí)際業(yè)務(wù)中，采購(gòu)有時(shí)需要進(jìn)行采購(gòu)決策，例如組織可能發(fā)布一個(gè)RFP（需求計(jì)劃書），然后通過競(jìng)標(biāo)來選擇供應(yīng)商，從而獲取滿足采購(gòu)需求的商品/服務(wù)。事件風(fēng)險(xiǎn)可能的風(fēng)險(xiǎn)包括：選擇了不適當(dāng)?shù)墓?yīng)商；進(jìn)行了未經(jīng)授權(quán)的訂購(gòu)；由未經(jīng)授權(quán)的參與者或在未經(jīng)授權(quán)的地點(diǎn)進(jìn)行訂購(gòu)；訂購(gòu)的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量與需求不符；訂購(gòu)條款或價(jià)格不合適；未能及時(shí)定貨，從而可能導(dǎo)致組織因?yàn)榫o急訂貨而支付額外的款項(xiàng)。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)IT應(yīng)用必須向采購(gòu)人員提供復(fù)查請(qǐng)購(gòu)的有關(guān)記錄，如已授權(quán)發(fā)出請(qǐng)求的參與者和已授權(quán)進(jìn)行采購(gòu)的商品/服務(wù)的信息；IT應(yīng)用還必須向采購(gòu)人員提供選擇合適供應(yīng)商的信息；完整、準(zhǔn)確地記錄采購(gòu)定單。RAL數(shù)據(jù)的維護(hù)包括：授權(quán)購(gòu)買的資源的變化，授權(quán)采購(gòu)人員及授權(quán)發(fā)出商品或服務(wù)請(qǐng)購(gòu)人員的變化，供應(yīng)商及其所提供資源的變化。在實(shí)際業(yè)務(wù)中，采購(gòu)有時(shí)需要進(jìn)行采購(gòu)決策，例如組織可能74如，供應(yīng)商的地址變更，所購(gòu)存貨價(jià)格變化，供應(yīng)商所能提供的存貨規(guī)格的變化或存貨種類的增加、減少等。可能的信息輸出本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用來輸出以下信息：采購(gòu)定單、未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單（尚未驗(yàn)收及尚未確認(rèn)為負(fù)債的已批準(zhǔn)訂貨）列表、對(duì)未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單的賬齡分析、現(xiàn)金計(jì)劃中的預(yù)計(jì)現(xiàn)金/銀行存款支出（即在未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單基礎(chǔ)上形成的現(xiàn)金支出），等等。

(4)驗(yàn)收商品/服務(wù)事件事件描述當(dāng)經(jīng)授權(quán)的驗(yàn)收人員（內(nèi)部參與者）收到來自供應(yīng)商（外部參與者）的商品/服務(wù)（資源）時(shí)，觸發(fā)本事件。一般來說，有形商品的驗(yàn)收與服務(wù)的驗(yàn)收不同，但都必須保證接收到的商品/服務(wù)就是原來發(fā)出請(qǐng)求的商品/服務(wù)。在檢查了合法的未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單后，驗(yàn)收人員檢查商品或服務(wù)，將驗(yàn)收成功的商品入庫(kù)或送到指定地點(diǎn)。如，供應(yīng)商的地址變更，所購(gòu)存貨價(jià)格變化，供應(yīng)商所能提75一旦驗(yàn)收成功，組織就確認(rèn)對(duì)應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票后，組織應(yīng)將此發(fā)票與對(duì)應(yīng)的負(fù)債相比較，若有差異應(yīng)通知供應(yīng)商。事件風(fēng)險(xiǎn)與該事件有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)包括：收到的商品/服務(wù)的類型、數(shù)量或質(zhì)量等與需求不符；收到并未訂購(gòu)的商品；收到的商品質(zhì)量較差；接受商品/服務(wù)的人未經(jīng)授權(quán)；未能適當(dāng)?shù)乇９芤咽盏降纳唐?；在組織內(nèi)部移送商品時(shí)發(fā)生地點(diǎn)錯(cuò)誤或經(jīng)手人未經(jīng)授權(quán)。事件驅(qū)動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)記錄的事件數(shù)據(jù)驗(yàn)收商品/服務(wù)事件要求準(zhǔn)確、完整地將有關(guān)商品驗(yàn)收的數(shù)據(jù)記入驗(yàn)收事件數(shù)據(jù)庫(kù)及存貨數(shù)據(jù)庫(kù)中。驗(yàn)收應(yīng)以合法的未實(shí)現(xiàn)采購(gòu)定單為根據(jù)，由驗(yàn)收人員記錄驗(yàn)收商品/服務(wù)的收到時(shí)間、地點(diǎn)、類型、數(shù)量、條件、移送地點(diǎn)等。在商品驗(yàn)收之后，組織就可以確認(rèn)相應(yīng)的負(fù)債。一旦驗(yàn)收成功，組織就確認(rèn)對(duì)應(yīng)的負(fù)債。在收到供應(yīng)商發(fā)票76本事件記錄的負(fù)債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進(jìn)貨，增加應(yīng)付賬款，減少未實(shí)現(xiàn)定貨，增加未付的應(yīng)付款RAL數(shù)據(jù)的維護(hù) 應(yīng)及時(shí)反映關(guān)于存貨資源、訂貨、提供了商品或服務(wù)的供應(yīng)商、已授權(quán)驗(yàn)收商品的參與者及其變更等的信息?？赡艿男畔⑤敵?本事件記錄的數(shù)據(jù)可以用于生成如下文檔和報(bào)告：已驗(yàn)收商品和服務(wù)分析及匯總表、當(dāng)期驗(yàn)收單列表、指定期間的采購(gòu)定單列表、應(yīng)付賬款賬齡分析表、供應(yīng)商發(fā)票清單、供應(yīng)商履約情況分析報(bào)告、延遲交貨報(bào)告、存貨清單等。

(5)付款事件事件描述現(xiàn)金支出應(yīng)符合組織的現(xiàn)金管理政策，當(dāng)某個(gè)已授權(quán)的財(cái)務(wù)經(jīng)理（內(nèi)部參與者）向供應(yīng)商（外部參與者）支付貨款（資源）以償還債務(wù)時(shí)，觸發(fā)本事件。本事件記錄的負(fù)債數(shù)據(jù)將增加存貨水平，增加進(jìn)貨，增加應(yīng)77通常是在貨款支付日觸發(fā)。貨款可以支票、信用卡或電子資金轉(zhuǎn)賬的方式支付。所有的現(xiàn)金支付在支付前必須進(jìn)行復(fù)查以確保支付的合法性，包括某些需要預(yù)付貨款的定貨的合法性。在付款時(shí)，還應(yīng)該考慮折扣期間及現(xiàn)金