公司檔案管理規(guī)定

7/7公司檔案管理規(guī)定

公司檔案管理規(guī)定

1.0目的

為加強公司的各類檔案的管理，實現(xiàn)對公司文件的歸檔、立卷、保管、借閱全過程的控制，以確保公司經營活動的需要，特制訂本規(guī)定。

2.0適用范圍：本規(guī)定適用于全公司（含分支機構）。

3.0定義及職責

3.1檔案：是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經營管理、科技研發(fā)、技術改進、文化活動等活動中形成的文件，體現(xiàn)為蓋有公司公章的以書面形式存在的各類章程、合同、協(xié)議、備忘錄、證書、公函規(guī)定等原件、復印件、傳真件以及E-mail、光盤、電子檔案等。

3.2總辦：負責公司的檔案管理工作，并對檔案的管理進行監(jiān)督檢查。

3.3檔案管理員：負責對公司的檔案進行歸檔、保管、借閱等全過程的管理。

3.4部門檔案管理人員：負責對分管的部門檔案進行歸檔、保管、借閱等全過程進行管理，積極配合公司的檔案管理工作，完善公司檔案管理制度。

4.0檔案分類、編碼及責任部門

4.1經營決策類檔案（編碼為A-ZB-0001）：股東會文件、董事會文件、人事任命文件、融資文件、對外投資文件、重大業(yè)務合作文件、訴訟/仲裁法律事務文件等，由總辦負責管理。

4.2資質證明類檔案（編碼為B-ZB-0001）：公司營業(yè)執(zhí)照、資質證書、政府文件等，由總辦負責管理。

4.3合同類檔案（編碼為C-ZB-0001）：采購合同、市場銷售合同、業(yè)務合作合同、外商代理合作協(xié)議及其他與合同簽署有關的文件，由總辦負責管理。

4.4知識產權類檔案（編碼為D-ZB-0001）：專利、商標、版權、域名登記等申請文件及證書技術成果鑒定資料、技術轉讓合同及其他與知識產權有關文件，由總辦負責管理。

4.5運作管理類檔案（編碼為E-ZB-0001）：公司制度文件、流程規(guī)范等檔案，由總

辦負責管理。

4.6人事檔案（編碼為F-HR-0001）：人事檔案、員工檔案、勞動合同、培訓協(xié)議、保密協(xié)議及其他與人事管理有關的文件，由人力資源部負責管理。

4.7項目申報類（編碼為G-ZL-0001）：公司申請的相關資質及項目所留的備份檔案，由戰(zhàn)略發(fā)展部負責管理。

4.8研究開發(fā)檔案（編碼為H-YF-0001）：產品檔案、設計文件、源程序、技術方案等檔案，由研發(fā)中心負責管理。

4.9銷售類檔案（編碼為I-GX-0001、I-TZ-0001）：銷售項目技術方案、銷售合同復印件、往來聯(lián)絡函件、客戶信息資料檔案，由市場關系部、市場拓展部負責管理。

4.10生產管理類檔案(編碼為J-SC-0001)：物料管理、設備臺賬、設備操作規(guī)范、設備檢修、工作流程、車間綜合作業(yè)管理，由生產管理部負責管理。

4.11生產采購檔案(K-CG-0001)：原材料編碼、供應商管理、原材料檢測報告等，由采購部負責管理。編碼為

4.12技術類檔案(編碼為L-PZ-0001)：設備技術檔案、工藝查定資料、品質檢驗報告、產品工藝手冊、品質驗收標準、檢測方法標準等，由技術品質部負責管理。

4.13財務檔案（編碼為M-CW-0001）：銀行開戶文件、審計報告、驗資報告、貸款合同、稅務、海關和外匯登記證書及文件、重要財務憑證及其他與財務有關的文件，由財務部負責管理。

4.14工程類檔案（編碼為N-JJ-0001）：工程類圖紙、工程實施方案、工作聯(lián)絡單、完工通知書、驗收通知書、報建資料等檔案，由基建部負責管理。

4.15行政類檔案（編碼為O-XZ-0001）：公司各類日常通知文件、辦公區(qū)域的后勤管理檔案、各類行政憑證及單據(jù)、行政規(guī)范、辦公用品檔案等檔案，由行政部負責管理。

5.0檔案密級

根據(jù)部分文件資料重要性及機密性的特殊性質，防止因公司重要文件泄漏而對公司造成不良影響后果，故各類檔案資料均設有密級標準。公司檔案秘密等級分為“核心”、“重要”、“一般”三類。

5.1核心資料包括：涉及到公司核心技術資料、重要決策文件資料、經營決策類文件等，泄露會對公司造成特別重大的經濟和安全損失。核心級檔案的歸檔和借閱須由執(zhí)行副總審批，必要時由總裁加批；

包括：

◆核心技術資料；

◆提交公司董事會、高管層討論的重要決策文件資料；

◆公司制定的經營戰(zhàn)略、經營方向、經營規(guī)劃、經營項目等經營決策；

◆公司項目合作的合同、協(xié)議、意向書及可行性報告；

◆公司財務預決算報告、財務報表、統(tǒng)計報表及尚未公開的財務資料；

◆公司驗資報告、財務審計報告；

◆公司招標項目的標底、合作條件、貿易條件；

◆融資貸款項目的合同、協(xié)議書、擔保書、意向書；

◆重大訴訟事項資料；

◆其他部門認為核心的資料。

5.2重要資料包括：是指與本公司經營、技術、人事、管理有重要關系，泄露會使公司遭受重大經濟損失和安全損失的，由檔案責任部門分管負責人審批；

包括：

◆一般性的訴訟、仲裁事項資料；

◆公司客戶資料；

◆公司工商資料；

◆公司人事檔案、合同、協(xié)議、薪酬福利資料；

◆公司重要會議的文件資料

◆其他應作為重要資料的文件。

5.3一般資料包括：是指一般性的例行的，與公司的經營、管理、技術、人事等關系較小，泄露會使公司遭受經濟和安全損失的可能性較小的文件，一般由檔案責任部門負責人審批；

包括：

◆能夠在公司內部公開的一般文檔資料；

◆公司內部公開的一般性決定、通告、通知等內部文件；

◆公司證照資料；

◆部門的內部工作例會的會議紀要。

◆其他應作為一般資料的文件。

6.0檔案室管理

6.1公司設立專門的檔案室，分配給各部門有一個獨立的檔案柜放置部門的檔案資料，歸檔立卷文檔一律存放在公司檔案室。除公司指定的各文檔負責人員外，其余無關人員不得進入檔案室，檔案室應具備防火、防潮、防蟲等安全存放設施。

檔案室大門鑰匙由總辦檔案管理專員總管，非檔案室管理人員未經同意不得進入。各分類檔案柜鑰匙由文檔負責人保管，嚴禁借與其他人開啟。由公司檔案管理員統(tǒng)一備份。檔案室進出需在總辦檔案管理人處做好登記工作。

6.2部門檔案管理人每季度末將及時更新的電子檔案表提交給總辦檔案管理員以備存檔，并日常負責該類檔案的全部管理維護工作?？傓k最少每年年終全面檢查、清點或翻頁一次。如發(fā)現(xiàn)蟲蛀、發(fā)霉、丟失等現(xiàn)象或發(fā)生可疑、意外情況，應及時檢查，檢查清點情況和發(fā)現(xiàn)的問題或隱患，應做好記錄并向領導匯報。

6.3檔案室保持整潔，不準堆放無關檔案的其它雜物，檔案資料及其裝具排列科學，做到整齊、清潔、通風、美觀，便于杳找利用。檔案應按編號順序從上至下，從左至右，科學地存放在檔案柜、密集架內。

6.4貫徹“預防為主，防治結合”的方針，切實做好“八防”即防盜、防火、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強光等工作。

6.5檔案室管理人員變動工作崗位時，必須辦妥清點交接手續(xù)，在交接登記本上簽名，并有一證明人簽名。

7.0檔案管理流程

7.1歸檔：所有經辦人員需在文件簽署后2個工作日內移交原件給本文檔負責人歸

檔，文檔負責人在接收文件時，應認真檢查文件的正文及附件是否齊全，以保持歸檔文件的完整性，并以電子方式建立電子檔案。

歸檔按照以下方式：

7.1.1Word電子檔案：由檔案制作人在檔案上直接加保密水印，分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”字樣，字體為宋體，尺寸為標準，顏色為灰色（半透明），輸出為斜線。

7.1.2紙張性檔案：加蓋保密章。

7.1.3其他電子檔案：由檔案制作人在文件的顯著位置標注檔案的密級，無法在檔案上直接標注的，采取其他方式另行明示。

7.1.4圖表：由于圖表可能被抽出來使用，由檔案制作人在圖表的顯著位置單獨標注密級。

7.2建檔：文件一經歸檔，檔案負責人應立即辦理立卷手續(xù)，填入宗卷目錄，宗卷目錄應包括移交人、接收人的親筆簽名、文檔名稱、交卷期、份數(shù)、頁數(shù)等重要內容。宗卷目錄交總辦檔案管理員實行備份管理。

7.3各部門檔案按照檔案柜存放，要求存放的檔案按照密級、類別擺放清晰、可查?？傓k檔案管理員負責組織部門檔案管理人員每半年對檔案進行一次清理。

7.4檔案借閱及歸還：檔案借閱應填寫對應的表單，通過對應檔案審批權限的領導審批后方可借閱。

7.4.1檔案借用需要在登記表上記錄借用情況；電子檔案表上錄入“借用記錄”一欄資料。

7.4.2檔案需按照約定的歸還期限歸還，歸還按照檔案原存放方式和位置存放歸還檔案；延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。

7.4.3需借閱公司資料辦理相關業(yè)務而不歸還的，需分管領導批準方可借閱。

7.4.4對逾期不還檔案或丟失檔案的人員，檔案室將停止對其借案，直至原借檔案歸還或丟失檔案經領導處理后方可恢復借閱檔案。

7.4.5檔案借閱時必須當面檢查清楚，不得自行外借或轉借，不得隨意更改、摘抄和復制經領導批準摘抄和復印的要履行登記手續(xù)，對摘抄和復印的檔案進行核對，檢查無

誤后，方可帶走。

7.4.6檔案歸還時，經雙方核對無誤后方可辦理歸還手續(xù)。如發(fā)生丟失、泄密情況，應立即報告領導，采取相應措施，妥善處理。檔案借用登記表上記錄歸還日期；清除電子檔案表中“借用記錄”一欄內容。

7.4.7凡檔案查閱借閱者，均應承擔檔案的安全、保密之責。查閱檔案時嚴禁吸煙。

7.4.8凡自行轉借檔案或以個人名義為親友借閱檔案，自行摘抄、復制檔案或在檔案上填注、涂劃、拆卷和抽取，將檔案帶至不適宜的地方，因以上行為造成檔案損壞的，給予批評教育，責令其恢復原狀或賠償損失。對有意損壞和竊取檔案者，解除其勞動合同或交由司法機關處置。

7.5檔案的銷毀：各職能部門需委派一人組成檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存；辦理銷毀手續(xù)，經董事

會或總裁批準，方能銷毀；銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

7.5.1檔案鑒定小組根據(jù)國家有關檔案保管期限的規(guī)定，對保管期滿的各種載體的檔案材料，及時進行鑒定。

7.5.2檔案的鑒定基本原則：凡是在工作查考、科學研究、技術交流等工作中形成的具有長遠利用價值的檔案，都應永久保存；在一定時期內具有保存和利用價值的檔案，為定期保存；介于兩種保管期限內的檔案，其保管期限一律從長。

7.5.3鑒定過程中，要認真填好檔案鑒定、銷毀登記表，寫明鑒定小組的組成情況、鑒定的步驟與方法、被鑒定的檔案情況、鑒定結果及處理意見，鑒定書須有關人員簽字。

7.5.4對無保存價值或已過保管期限不需延期而剔除的檔案，必須按檔案資料銷毀規(guī)定手續(xù)造冊登記。

7.5.5檔案的鑒定時間規(guī)定為每三年鑒定一次，鑒定后銷毀一次。

7.5.6檔案剔除銷毀時，必須由檔案部門指派專人銷毀，銷毀與鑒毀后應在銷毀清冊上簽字。

7.5.7要認真做好檔案鑒定后的善后處理工作。對有關的管理工具應相應修改調整，將鑒定中形成的材料組成工作卷，妥善長期保存。

8.0附錄

8.1《公司檔案宗卷目錄》

8.2《現(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表》8.3《檔案建議密級表》

8.4《檔案室鑰匙及檔案柜分配表》

公司檔案卷宗目錄

類

立卷日期檔案名稱形式份數(shù)頁數(shù)

移交人

（簽字）

接收人（簽字）備注

備注：形式是指檔案是原件、復印件還是電子件。

現(xiàn)行公司檔案管理人員一覽表

檔號檔案分類檔案負責人A類經營決策類檔案林莉

B類資質證明類檔案林莉

C類合同類檔案曹海濤D類知識產權類檔案曹海濤E類運作管理類檔案曹海濤F類人力資源類檔案

G類資質申報類檔案

H類研發(fā)類檔案

I類銷售類檔案

J類生產管理類檔案

K類生產采購類檔案

L類技術類檔案

M類財務類檔案

N類工程類檔案周玉娟O類行政類檔案

檔案建議密級表

分類密級類別建議密級

經營決策類1、股東會文件

2、董事會文件

3、人事任命文件

4、融資文件

5、對外投資文件

6、重大業(yè)務合作文件

7、訴訟/仲裁法律事務文件

資質證明類1、公司營業(yè)執(zhí)照

2、資質證書

3、政府文件

合同類1、采購合同

2、市場銷售合同

3、業(yè)務合作合同

4、外商代理合作協(xié)議

5、與合同簽署有關的文件

知識產權類1、專利、商標、版權、域名登記等申請文件及證書

2、技術成果鑒定資料

3、技術轉讓合同

4、與知識產權有關文件

運作管理類1、公司制度文件

2、流程規(guī)范

人力資源類1、人事檔案

2、員工檔案

3、勞動合同

4、培訓協(xié)議

5、保密協(xié)議

6、與人事管理有關的文件

資質申報類1、公司申請的相關資質及項目所留的備份檔案

研究開發(fā)類1、產品檔案

2、設計文件

3、源程序

4、技術方案

銷售類1、銷售項目技術方案

2、銷售合同復印件

3、往來聯(lián)絡函件

4、客戶信息資料檔案

生產管理類1、物料管理

2、設備臺賬