人事檔案管理培訓(xùn)課件

如何提高人事檔案管理工作及制作水平2013年7月23日管理體制、機(jī)構(gòu)與職責(zé)檔案的內(nèi)容和分類(lèi)檔案材料的收集、鑒別與歸檔檔案的整理檔案的保管與保護(hù)檔案的查（借）閱檔案的轉(zhuǎn)遞處罰《中華人民共和國(guó)檔案法》中組部/國(guó)家檔案局《人事檔案工作條例》（組通字〔1991〕13號(hào)）勞動(dòng)部/國(guó)家檔案局《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（勞力字〔1992〕33號(hào)）中組部《人事檔案材料收集規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）中組部《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》（組字通〔2012〕28號(hào)）人事檔案管理部門(mén)的職責(zé)(一)收集、鑒別、整理、保管人事檔案材料；(二)辦理人事檔案的查閱和借閱；(三)根據(jù)工作需要，及時(shí)做好人事檔案接收和轉(zhuǎn)出工作；(四)熟悉人事檔案材料，做好檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，為人力資源工作提供檔案信息；(五)認(rèn)真做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；(六)積極開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)研究工作，推廣、應(yīng)用人事檔案先進(jìn)管理技術(shù)；(七)辦理其他涉及人事檔案的有關(guān)事項(xiàng)。檔案管理的內(nèi)容和分類(lèi)人事檔案分正本和副本，副本根據(jù)工作需要建立。人事檔案副本由檔案正本主要材料的復(fù)印件構(gòu)成。按照干部管理權(quán)限，處級(jí)管理人員人事檔案正本由上一級(jí)單位管理，工作單位留存副本。人事檔案由歷史地、全面地反映職工個(gè)人情況的材料構(gòu)成。按照《人事檔案工作條例》規(guī)定，人事檔案的內(nèi)容和分類(lèi)如下：第一類(lèi)：履歷材料（干部、職工履歷表，登記表等）。第二類(lèi)：自傳材料；報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。第三類(lèi)：考察、考核、鑒定材料：在重大政治事件、突發(fā)事件和重大任務(wù)中的表現(xiàn)材料；審計(jì)材料；定期考核材料；年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)等鑒定材料。第四類(lèi)：學(xué)歷學(xué)位材料；職業(yè)（任職）資格材料；評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱(chēng)）材料；反映科研學(xué)術(shù)水平的材料；培訓(xùn)材料。第五類(lèi)：政審材料；更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間；計(jì)算連續(xù)工齡審批材料等材料第六類(lèi)：參加中國(guó)共產(chǎn)黨、中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)及民主黨派的材料。第七類(lèi)：獎(jiǎng)勵(lì)材料。第八類(lèi)：涉法違紀(jì)材料。第九類(lèi)：招錄、聘用材料；任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員）安置、退（離）休材料；辭職、辭退、罷免材料；工資、待遇材料；出國(guó)（境）材料；黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議，人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議，民主黨派代表會(huì)議形成的材料。第十類(lèi)：其他有較大參考價(jià)值的材料，畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證、派遣證、就業(yè)報(bào)到通知書(shū)；健康檢查和處理工傷事故材料；治喪材料；人事檔案報(bào)送、審核工作材料；特殊工種審批表、依據(jù)文件；買(mǎi)斷工齡、就業(yè)登記卡、失業(yè)登記表等材料；其他可供組織上參考的材料。檔案材料的收集、鑒別與歸檔單位所屬各部門(mén)人事檔案工作聯(lián)絡(luò)員,應(yīng)與形成人事檔案材料的各部門(mén)建立聯(lián)系制度,隨時(shí)收集干部和職工任免、調(diào)動(dòng)、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)等工作中新形成的反映干部和職工德、知、能、愿、績(jī)的材料，充實(shí)檔案內(nèi)容?！度耸聶n案材料收集范圍》。各部門(mén)人事檔案工作聯(lián)絡(luò)員，應(yīng)在本部門(mén)有關(guān)人事檔案材料形成完畢之日起30個(gè)工作日內(nèi),按要求送交人事檔案管理部門(mén)歸檔，并填寫(xiě)《移交人事檔案材料清單》，交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤后，履行交接手續(xù)。檔案材料歸檔前，按照《人事檔案材料鑒別標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行鑒別，保證歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確，完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備。需經(jīng)組織審查或本人簽字的蓋章簽字后方能歸入檔案，人事檔案材料歸檔應(yīng)符合《人事檔案材料歸檔要求》。發(fā)現(xiàn)與檔案記載不一致的歸檔材料，應(yīng)及時(shí)通知形成材料的部門(mén)重新制作，或請(qǐng)具有職工人事管理權(quán)限的組織、人力資源部門(mén)審核后予以標(biāo)注。人事檔案管理部門(mén)要在接收檔案材料后15個(gè)工作日內(nèi)將檔案材料審核完畢，符合歸檔要求的材料，在接收之日起30個(gè)工作日內(nèi)將材料歸入本人檔案。收到材料后，要按收到的時(shí)間順序登記在《歸檔材料登記簿》上。經(jīng)過(guò)鑒別，不屬于規(guī)定歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。下列情況的材料不得歸檔：涂改、偽造的材料；未辦理完畢的材料；涉及違法違紀(jì)或其他重要問(wèn)題，需要查清而未查清的材料；來(lái)源、時(shí)間不明且未查清或?qū)ο蟛幻鞔_的材料。檔案的整理人事檔案按照"一人一卷"的原則進(jìn)行整理。根據(jù)《人事檔案整理工作細(xì)則》要求，整理檔案材料應(yīng)材料分類(lèi)準(zhǔn)確，排列有序，編號(hào)規(guī)范，目錄清楚，案卷裝訂整齊。檔案材料的排序（一）按材料形成的時(shí)間排序。第一類(lèi)、第二類(lèi)、第三類(lèi)、第四類(lèi)、第七類(lèi)、第九類(lèi)、第十類(lèi)材料，按檔案材料形成時(shí)間排序。（二）按材料的內(nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序。第五類(lèi)、第六類(lèi)、第八類(lèi)材料，按檔案材料內(nèi)容的主次關(guān)系排序。第四類(lèi)、第九類(lèi)材料排序時(shí)，在采用二級(jí)分類(lèi)后的各小類(lèi)中分別按時(shí)間排序。其中第五類(lèi)、第八類(lèi)材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等，其證明材料根據(jù)每份材料所證明的主要問(wèn)題相應(yīng)集中排列；第六類(lèi)材料，入團(tuán)志愿書(shū)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書(shū)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表可按時(shí)間先后依次排序。編目（一）卷內(nèi)目錄：每卷人事檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。目錄按類(lèi)編制。具體要求：1.按照類(lèi)內(nèi)文件排列順序逐份逐項(xiàng)地編目。檔案目錄不能粘貼涂改。2.卷內(nèi)目錄設(shè)置：序號(hào)、材料名稱(chēng)、材料形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、備注項(xiàng)。3.每類(lèi)目錄之前應(yīng)注明材料類(lèi)號(hào)和類(lèi)別名稱(chēng)。4.序號(hào)：填寫(xiě)材料類(lèi)號(hào)和排列順序號(hào)。序號(hào)欄的規(guī)范填寫(xiě)方法是：材料類(lèi)號(hào)用漢字的"一"至"十"，二級(jí)分類(lèi)的類(lèi)號(hào)用（一）至（四），序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。5.材料名稱(chēng)：根據(jù)材料題目填寫(xiě)。無(wú)題目或標(biāo)題不規(guī)范，應(yīng)另擬標(biāo)題。材料的標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。6.材料形成時(shí)間：一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間。時(shí)間填寫(xiě)要盡量詳細(xì)、規(guī)范，有具體年月日的，必須填寫(xiě)齊全。7.頁(yè)數(shù)：按已經(jīng)編制的頁(yè)碼填制。登記目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無(wú)誤。8.備注：填寫(xiě)需要說(shuō)明的情況。（二）每類(lèi)目錄之后須留出適量的空格，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。人事檔案必須裝訂成卷。后續(xù)零散材料應(yīng)至少一年集中裝訂一次。對(duì)紙張破損、幅面不規(guī)則，或字跡材料不符合歸檔要求的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。裝訂好的案卷裝入檔案盒（袋），填寫(xiě)盒（袋）面、脊背編號(hào)、姓名及籍貫。人事檔案要求統(tǒng)一樣式檔案盒，并打印檔案盒脊背編號(hào)、姓名和籍貫。檔案的查（借）閱人事檔案由組織部門(mén)或人力資源部門(mén)進(jìn)行查閱。其他部門(mén)查閱，需經(jīng)同級(jí)組織、人力資源部門(mén)批準(zhǔn)。查閱本單位關(guān)鍵崗位人員檔案，需經(jīng)公司組織部門(mén)或人力資源部主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后，方可查閱。因工作需要查閱和借用人事檔案，須遵守下列規(guī)定：（一）查（借）閱單位應(yīng)按照查（借）閱人事檔案的規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）人事檔案管理部門(mén)，要根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提供材料的范圍。（三）凡查閱人事檔案的部門(mén)，應(yīng)派中共黨員到檔案查閱室查閱。（四）任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其親屬的檔案。（五）查（借）閱檔案，嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。查（借）閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。（六）查（借）閱檔案的部門(mén)或個(gè)人，不得擅自拍攝、復(fù)印、摘抄人事檔案內(nèi)容。需要從檔案中取證的，須經(jīng)同級(jí)組織、人力資源部門(mén)批準(zhǔn)后，才能辦理復(fù)印。屬于假公濟(jì)私者，按違犯《中華人民共和國(guó)檔案法》處理。（七）人事檔案原則上不外借。如確需外借，需經(jīng)同級(jí)組織、人力資源部門(mén)的主管領(lǐng)導(dǎo)在《查（借）閱人事檔案審批表》上簽批借出原因、借出期限等意見(jiàn)后，檔案管理部門(mén)方可辦理借出。借出期間，不得擅自轉(zhuǎn)借他人。人事檔案借出期限原則上不超過(guò)5天。特殊需要，可辦理續(xù)借手續(xù)延長(zhǎng)借出時(shí)間。檔案借出期間，檔案安全由借閱人員負(fù)責(zé)。檔案借出、返還時(shí)，檔案管理部門(mén)和借閱人員要認(rèn)真核對(duì)，做好交接工作。處罰人事檔案工作人員要嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家有關(guān)檔案管理和保密工作的政策法規(guī)及公司的相關(guān)規(guī)定。有下列行為之一的，根據(jù)政策法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，追究直接責(zé)