文件收集與整理課件

2022/12/11什么是檔案?平常工作中要收集什么材料?檔案材料的保管?檔案的整理?2022/11/301什么是檔案?檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的兩大天然屬性：查考、憑證三個(gè)要求：原始性、真實(shí)性、有效性2022/12/12檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍文書(shū)檔案專業(yè)檔案：教學(xué)（教務(wù)和學(xué)籍）、教科研科技檔案：校安工程會(huì)計(jì)檔案電子檔案人事檔案其他檔案：資助檔案2022/12/13學(xué)校檔案的主要門類文書(shū)檔案2022/11/303學(xué)校檔案的主要門類歸檔文件收集主要講兩個(gè)問(wèn)題：1.歸檔文件的收集內(nèi)容；2.歸檔文件的收集方法與要求。2022/12/14歸檔文件收集主要講兩個(gè)問(wèn)題：2022/11/30一、廣義上收集文件材料的范圍

如果按照文件的外在特征和內(nèi)在特性，一個(gè)立檔單位從廣義上應(yīng)收集的文件材料大致有：紅頭文件、白頭文件、內(nèi)部文件、證明性文件、契約性文件、報(bào)道性文件、記載性文件和公布性文件。歸檔文件收集內(nèi)容文書(shū)檔案的收集范圍5一、廣義上收集文件材料的范圍歸檔文件收集內(nèi)容文書(shū)檔案的收集范

1．收集“紅頭文件”。所謂“紅頭文件”，是指文件首頁(yè)上方的有關(guān)內(nèi)容和格式套紅印制的公文，如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、決定、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等。

2．收集“白頭文件”。所謂“白頭文件”，是指文件首頁(yè)即為白紙黑字的文件材料，如會(huì)議材料、經(jīng)驗(yàn)介紹、領(lǐng)導(dǎo)講話、人民來(lái)信、典型調(diào)查、專題報(bào)告等。61．收集“紅頭文件”。所謂“紅頭文件”，是指文件首頁(yè)上

3．收集本單位內(nèi)部使用的文件。如各種會(huì)議記錄，內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)，某些花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表、登記表等。

4．收集證明性文件。如黨、團(tuán)、工會(huì)組織關(guān)系介紹信及存根，干部職工分配、調(diào)動(dòng)工作時(shí)的行政、工資關(guān)系介紹信及存根；屬國(guó)有資產(chǎn)的房產(chǎn)證、土地證等。

5．收集契約性文件。如協(xié)議書(shū)、合同、意向書(shū)等。73．收集本單位內(nèi)部使用的文件。如各種會(huì)議記錄，內(nèi)部使用

6．收集報(bào)道性文件。如新聞媒體關(guān)于本單位重要事件的新聞報(bào)道通稿、照片、錄音錄像帶，本單位領(lǐng)導(dǎo)答記者問(wèn)等。

7．收集記載性文件。如年鑒、志書(shū)、大事記、組織沿革、工作日記等。

8．收集公布性文件。如通告、公告等。86．收集報(bào)道性文件。如新聞媒體關(guān)于本單位重要事件的新聞

二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件“我”，即本單位。本單位制發(fā)的文件，是與本單位的工作活動(dòng)同步形成、不可再生的原始記錄，其內(nèi)容直接地、系統(tǒng)地、全面地記載了本單位的各項(xiàng)活動(dòng)，反映了本單位的基本面貌。本單位的文件如果從全縣、全市、全省、全國(guó)的意義上講，其價(jià)值可能無(wú)足輕重，但是對(duì)于本單位而言，它就是最重要的文件了。9二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件9因?yàn)闆](méi)有任何其他單位的文件可以代替本單位文件的內(nèi)容。因此，收集時(shí)，每個(gè)立檔單位都應(yīng)該充分重視收集本單位的文件，把本單位形成的文件作為文件收集的主體，進(jìn)行全面收集。假如收集時(shí)少收漏收了某些文件，那么今后很可能因這些文件無(wú)處彌補(bǔ)而引為憾事。10因?yàn)闆](méi)有任何其他單位的文件可以代替本單位文件的內(nèi)容。因此，收

三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對(duì)本單位人和事的文件

外單位制發(fā)的與本單位工作有直接針對(duì)性的文件材料，從一個(gè)側(cè)面記載和反映了本單位的工作活動(dòng)，因而應(yīng)作為收集的重點(diǎn)。所謂“有直接針對(duì)性的文件材料”從文件的來(lái)源看，主要指以下幾種：11三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對(duì)本1．上級(jí)機(jī)關(guān)文件。上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容必須同本單位工作有較密切的關(guān)系，如果缺少了這部分文件，就不能全面、完整、系統(tǒng)地反映本單位工作的主要情況和基本面貌。所謂有較為密切的關(guān)系是指：上級(jí)機(jī)關(guān)文件內(nèi)容必須記載、反映本單位工作情況；必須屬于本單位專業(yè)主管工作和職責(zé)范圍內(nèi)的工作，并需要貫徹執(zhí)行的；必須是針對(duì)本單位的并需要直接辦理的；必須屬于本單位進(jìn)行工作的依據(jù)和需要執(zhí)行的方針、政策等等。121．上級(jí)機(jī)關(guān)文件。上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容必

2．同級(jí)機(jī)關(guān)文件。部分黨委和政府的職能部門，如教育局、組織部、編辦、公務(wù)員局等部門形成的內(nèi)容針對(duì)本單位（或包括本單位在內(nèi)）的諸如人事任免、機(jī)構(gòu)編制、下達(dá)計(jì)劃等文件材料。這些同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)形成的此類文件亦具有很強(qiáng)的直接針對(duì)性。132．同級(jí)機(jī)關(guān)文件。部分黨委和政府的職能部門，如教育

3．下級(jí)機(jī)關(guān)文件。下級(jí)單位某些文件材料實(shí)際上是本單位工作活動(dòng)直接的具體反映，其直接針對(duì)性是不言而喻的。如本單位指定下級(jí)匯報(bào)、總結(jié)的材料，下級(jí)向本單位的請(qǐng)示、報(bào)告，上報(bào)的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)、典型專題材料，以及下級(jí)向本單位反映的重要情況、問(wèn)題和建議等。143．下級(jí)機(jī)關(guān)文件。下級(jí)單位某些文件材料實(shí)際上是本單概括地講，外單位形成、與本單位有密切聯(lián)系即有“直接針對(duì)性”的文件主要有以下幾個(gè)方面：（1)上級(jí)的批復(fù)與下級(jí)的請(qǐng)示。（2)有關(guān)本單位人員各種具體問(wèn)題的。（3)有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)、編制問(wèn)題的。（4)有關(guān)本單位各種計(jì)劃、控制數(shù)字的。（5)以上級(jí)機(jī)關(guān)名義轉(zhuǎn)發(fā)的本單位文件。（6)文件內(nèi)容針對(duì)本單位主要職能的。15概括地講，外單位形成、與本單位有密切聯(lián)系即有“直接針

四、以“我”為主收集文件的意義一個(gè)立檔單位是“個(gè)體”，一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)幾十個(gè)立檔單位則是“整體”。假如每個(gè)立檔單位在收集時(shí)都以“我”為主，那么幾十個(gè)立檔單位的文件材料匯集起來(lái)記錄的將是“整體”的情況。比如，某縣級(jí)市有部、委、辦、局、學(xué)校、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道共135個(gè)一級(jí)單位，如果每個(gè)立檔單位都把自己形成的文件和針對(duì)本單位人和事的外來(lái)文件收齊，全市135個(gè)單位的文件的“集體記憶”就能全面反映該市各行各業(yè)某年度、某年代或某個(gè)歷史階段的總體面貌。16四、以“我”為主收集文件的意義16反之，若這135個(gè)單位都忽視收集自己形成（或針對(duì)本單位）的文件材料，反而刻意收集那些與本單位職能無(wú)直接針對(duì)性的從中央到地方的各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件材料，如果是這樣，收集工作則走進(jìn)了誤區(qū)，其后果一是自己的文件收集得殘缺不全，反映不了本單位的歷史狀況，二是若干年后這135個(gè)單位的檔案移交給當(dāng)?shù)貦n案館，將造成檔案館館藏大量的、無(wú)意義的重復(fù)。17反之，若這135個(gè)單位都忽視收集自己形成（或針對(duì)本單位）的文因此，以“我”為主是文件收集中十分重要的問(wèn)題。在具體操作時(shí)必須注意兩點(diǎn)：第一，確定哪些文件是重點(diǎn)收集的對(duì)象，不能一概而論地認(rèn)為紅頭文件、上級(jí)文件都很重要，主要應(yīng)從文件內(nèi)容是否反映本單位職能活動(dòng)和基本面貌方面考慮。第二，每個(gè)立檔單位的工作活動(dòng)都不是孤立的，它都和上下左右的單位保持著一定的聯(lián)系。本單位和外單位的這種聯(lián)系是一個(gè)有機(jī)的整體，只有把自己形成的文件和針對(duì)本單位人和事的外來(lái)文件兩者很好地結(jié)合起來(lái)，才能確?！拔摇眴挝晃募凝R全完整。18因此，以“我”為主是文件收集中十分重要的問(wèn)題。在具體操作文書(shū)檔案黨群文件行政管理文件財(cái)務(wù)管理文件人事管理文件后勤管理文件19文書(shū)檔案黨群文件19

主要由學(xué)籍管理、教學(xué)管理、業(yè)務(wù)考績(jī)等材料組成。教學(xué)檔案是學(xué)校主要職能活動(dòng)形成的材料，學(xué)校的歷史就體現(xiàn)在教學(xué)檔案的完整程度上。20主要由學(xué)籍管理、教學(xué)管理、業(yè)務(wù)考績(jī)等材料組成。[學(xué)籍管理]1.新生錄取名冊(cè)（永久）2.新生花名冊(cè)（永久）3.本校畢業(yè)生花名冊(cè)（永久）4.本校畢業(yè)生情況統(tǒng)計(jì)（永久）5.本校畢業(yè)生畢業(yè)證書(shū)存根（永久）6.本校學(xué)生學(xué)籍卡（永久）7.本校學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)（永久）8.本校入學(xué)通知書(shū)存根（永久）9.本校殘疾兒童名冊(cè)及測(cè)試結(jié)果（永久）10.學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分的材料（永久）11.學(xué)歷證明存根（永久）21[學(xué)籍管理]21[教學(xué)管理]1.市教育局、教研室關(guān)于公布學(xué)生各項(xiàng)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)的通知2.本校表彰三好學(xué)生、品學(xué)兼優(yōu)、獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)名單3.本校總課程表、人課時(shí)表、作息時(shí)間表4.本校質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)5.本校體育成績(jī)及體質(zhì)健康評(píng)價(jià)表6.本校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)定報(bào)告冊(cè)7.本校教學(xué)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)材料8.本校各科教學(xué)計(jì)劃9.本校第二課堂活動(dòng)意見(jiàn)、總結(jié)及活動(dòng)材料10.本校第二課堂活動(dòng)記載冊(cè)11.本校校務(wù)工作日志12.本校各教研組工作手冊(cè)13.本校班主任工作手冊(cè)14.本校各科備課筆記查閱情況記載15.本校各科作業(yè)查閱情況記載22[教學(xué)管理]1.市教育局、教研室關(guān)于公布學(xué)生各項(xiàng)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)的16.本校隨堂聽(tīng)課情況記載17.本校調(diào)代課記錄18.本校各科樣卷19.本校各科總評(píng)成績(jī)統(tǒng)計(jì)20.本校各科試卷分析表21.本校體育課外活動(dòng)記載22.本校體育小型競(jìng)賽安排及成績(jī)記錄23.本校體育運(yùn)動(dòng)隊(duì)訓(xùn)練資料24.本校新教師培訓(xùn)材料25.本校各科教師教學(xué)競(jìng)賽材料（校內(nèi)）26.本校學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽材料（校內(nèi)）27.各科優(yōu)秀教案及評(píng)課稿28.本校畢業(yè)生健康卡29.本校校歷、周歷、作息時(shí)間、考試安排、值班記錄及有關(guān)統(tǒng)計(jì)表30.本校領(lǐng)導(dǎo)國(guó)旗下講話2316.本校隨堂聽(tīng)課情況記載23[業(yè)務(wù)考績(jī)]1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表2.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件3.職稱資格證書(shū)復(fù)印件4.教師資格證書(shū)、聘書(shū)復(fù)印件5.職稱計(jì)算機(jī)合格證6.普通話證書(shū)7.教育教學(xué)能力證書(shū)復(fù)印件8.專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件9.獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件10.年度考核表復(fù)印件11.學(xué)年考核表12.教育教學(xué)論文鑒定表13.班主任材料14.公開(kāi)課材料15.指導(dǎo)學(xué)生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)材料16.指導(dǎo)青年教師材料17.其他教育教學(xué)成果材料24[業(yè)務(wù)考績(jī)]1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表24歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第一步：第二步：第三步：第四步：

2022/12/125立卷準(zhǔn)備收集文件材料劃分歸檔和不歸檔文件材料歸檔文件不歸檔文件另行處理區(qū)分歸檔文件材料的立卷年度當(dāng)年度立卷文件它年立卷文件歸入相應(yīng)年度歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第一步：2022/11/

歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第五步：第六步：第七步：2022/12/126區(qū)分文件材料作者的級(jí)別地方上級(jí)業(yè)務(wù)上級(jí)本級(jí)文件業(yè)務(wù)下級(jí)平行級(jí)確定文件材料的類別歸屬A類B類C類D類E類區(qū)分各類內(nèi)文件材料的保管期限永久文件長(zhǎng)期文件短期文件歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第五步：2

歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第八步：第九步：第十步：第十一步：第十二步：2022/12/127案卷組合卷內(nèi)文件排列擬寫(xiě)案卷標(biāo)題編頁(yè)號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)、全引目錄和備考表填寫(xiě)卷內(nèi)目錄填寫(xiě)全引目錄填寫(xiě)備考表歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第八步歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第十三步：第十四步：第十五步：第十六步：第十七步：第十八步2022/12/128裝訂案卷填寫(xiě)案卷封面編制目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)和填寫(xiě)卷脊填寫(xiě)案卷目錄撰寫(xiě)文書(shū)立卷說(shuō)明案卷排列歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第十三步：2022/11/3

是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。29是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)表。（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。注意：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。二、內(nèi)容（收集、歸檔范圍）30二、內(nèi)容（收集、歸檔范圍）30分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會(huì)計(jì)文件材料（Zk）憑證（Zkp）1、各種原始憑證、記帳憑證和匯總憑證30年

帳簿（Zkz）1、明細(xì)分類、分戶帳；日記帳、總帳30年

2、銀行存款帳、現(xiàn)金出納帳30年

3、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（固定資產(chǎn)報(bào)廢后存5年）

財(cái)務(wù)報(bào)告（Zkb）1、年度預(yù)、決算報(bào)表永久

2、月報(bào)表、季報(bào)表10年

其它（Zkq）1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)30年

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久

3、銀行對(duì)帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表10年

會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

31分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會(huì)各經(jīng)辦科室，在每年第一季度前，將上一年形成的電子文件整理完畢后移交綜合檔案工作人員；電子文件起名格式：文號(hào)+文件正題名如：莆政法〔2014〕56號(hào)關(guān)于開(kāi)展年度總結(jié)的通知.doc綜合檔案工作人員負(fù)責(zé)將各科室上交的電子文件集中排序，用一次性寫(xiě)入光盤備份復(fù)制兩套，存放在綜合檔案室，并將集中起來(lái)的電子文件在單機(jī)上提供利用。原生電子文件的收集、利用32各經(jīng)辦科室，在每年第一季度前，將上一年形成的電子文件整理完畢每年收集完整文件材料并進(jìn)行檔案組卷整理后，建立電子檔案目錄，同時(shí)掛接電子文件。*電子檔案目錄的錄入有福建省地方標(biāo)準(zhǔn)，全省統(tǒng)一。這個(gè)需要檔案管理軟件的配合，有需要的話，可以到市檔案局復(fù)制一套單機(jī)版的機(jī)關(guān)檔案室軟件進(jìn)行使用，目前政務(wù)網(wǎng)上的網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件暫不能進(jìn)行掛接原文。（保密安全問(wèn)題）原生電子文件的收集、利用33每年收集完整文件材料并進(jìn)行檔案組卷整理后，建立電子檔案目錄，將本單位在一個(gè)年度內(nèi)每次會(huì)議或者活動(dòng)所形成的照片歸為一類，每一類放入一個(gè)文件夾，按時(shí)間先后分開(kāi)。文件夾取名規(guī)則：年度時(shí)間（如：20140521）+會(huì)議或者活動(dòng)名稱。文件夾內(nèi)建立一文件“說(shuō)明.txt”,在txt文本內(nèi)，編寫(xiě)對(duì)“組文件夾”內(nèi)所有照片內(nèi)容的概括說(shuō)明，編寫(xiě)出包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、其他相關(guān)信息在內(nèi)的綜合說(shuō)明，人物要標(biāo)明照相時(shí)的身份、職務(wù)及其照片中的位居順序。數(shù)碼照片的收集、利用34將本單位在一個(gè)年度內(nèi)每次會(huì)議或者活動(dòng)所形成的照片歸為一類，每數(shù)碼照片的收集、利用35刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應(yīng)定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用只讀型光盤作為存儲(chǔ)載體，最好使用質(zhì)量好、容量大的單片盒裝DVD光盤?？啼洉r(shí)選擇“一次性寫(xiě)入”方式，并使用低速刻錄方法?？啼浌獗P時(shí)，應(yīng)一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示。數(shù)碼照片的收集、利用35刻錄光盤數(shù)碼照片的收集、利用36刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應(yīng)定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用只讀型光盤作為存儲(chǔ)載體，最好使用質(zhì)量好、容量大的單片盒裝DVD光盤。刻錄時(shí)選擇“一次性寫(xiě)入”方式，并使用低速刻錄方法?？啼浌獗P時(shí)，應(yīng)一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示。數(shù)碼照片的收集、利用36刻錄光盤數(shù)碼照片的收集、利用37（2）刻錄內(nèi)容：按時(shí)間順序排列的數(shù)碼照片文件夾，在文件夾里是順序排列的數(shù)碼照片及說(shuō)明文件。（3）光盤封面光盤封面結(jié)構(gòu)為：?jiǎn)挝幻Q＋年度＋數(shù)碼照片+套別。數(shù)碼照片的收集、利用37（2）刻錄內(nèi)容：按時(shí)間順序排列的數(shù)碼檔案庫(kù)房不能在底層、也不能在頂層，要設(shè)置在環(huán)境安全的地方檔案庫(kù)房要做到八防：1.防火2．防潮3．防塵4．防有害生物5．防盜6．防光7．防蟲(chóng)霉8．防水

檔案的保管38檔案庫(kù)房不能在底層、也不能在頂層，要設(shè)置在環(huán)境安全的地方

文件收集方法

一、按收發(fā)文登記簿收集

《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》是立檔單位公文收進(jìn)和發(fā)出的流水登記簿冊(cè)。按收發(fā)文登記簿收集文件的方法是：39文件收集方法39

1．發(fā)文。本單位的發(fā)文，要指定專人負(fù)責(zé)登記、編號(hào)、蓋章。文件在蓋章后應(yīng)當(dāng)即留下兩份存檔（一份作為檔案保存，另一份留待編輯《發(fā)文匯集》用）。凡未交定稿的正件不發(fā)；用不規(guī)范字跡材料擬寫(xiě)、審核、簽發(fā)公文的要退回重寫(xiě)；定稿、附件不齊的不予蓋章。這樣，在把住發(fā)文質(zhì)量的同時(shí)，控制了發(fā)文的存檔數(shù)量，保證了發(fā)文的完整和準(zhǔn)確。401．發(fā)文。40

檔案人員如果未身兼文書(shū)收發(fā)（或機(jī)要）一職，則應(yīng)主動(dòng)及時(shí)地收集發(fā)文，不等不拖，盡可能做到在文件發(fā)出的同時(shí)收齊印件、定稿、附件或被轉(zhuǎn)發(fā)件等。在翌年初按《發(fā)文登記簿》清收文件時(shí)，要寧寬勿嚴(yán)，先把文件收齊，至于是否歸檔，可留待下一道工序鑒別。41檔案人員如果未身兼文書(shū)收發(fā)（或機(jī)要）一職，則應(yīng)主動(dòng)及時(shí)地收

2．收文。

對(duì)外單位的來(lái)文，要根據(jù)本單位具體情況建立收文登記制度。大單位來(lái)往文件多，可按行文關(guān)系分上級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文、同級(jí)來(lái)文分類登記。中小單位可按收文流水順序登記。來(lái)文份數(shù)較多的，在公文處理的同時(shí)留足歸檔份數(shù)。來(lái)文只有一份而且需要?dú)w檔的，要在文件處理單上加蓋明顯戳記，如“此件辦（閱）后退回歸檔”字樣，并在《收文登記簿》中登記標(biāo)題處加蓋“歸檔”印章，422．收文。42文件辦完退回后，即在“歸檔”處打鉤，表示文件已存檔。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的文件，如能夠復(fù)印的，可在登記的同時(shí)將原件存檔，復(fù)印件送經(jīng)辦部門或人員。一般情況下，按《收文登記簿》收集文件是在一個(gè)工作年度結(jié)束之后進(jìn)行。收集時(shí)，要對(duì)照《收文登記簿》的記載一一收齊。對(duì)某些滯留在外的文件，要按照收文辦理程序追蹤收集。43文件辦完退回后，即在“歸檔”處打鉤，表示文件已存檔。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有

二、按“賬外文件明細(xì)表”收集如果把《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》比作兩本“賬”，那么賬外文件就是指未經(jīng)《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》登記的文件材料，如會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型材料、表冊(cè)、協(xié)議、介紹信、大事記等。44二、按“賬外文件明細(xì)表”收集44賬外文件中蘊(yùn)藏著極為重要的信息資源，它對(duì)某些賬內(nèi)文件（收發(fā)文登記簿）起著重要的補(bǔ)充作用。如果不注重賬外文件的收集，往往會(huì)影響檔案的齊全和室藏檔案的整體作用發(fā)揮，也影響檔案信息資源的有效利用。由此可見(jiàn)，賬外文件收集是整個(gè)檔案收集工作中的一部分。立檔單位的檔案室應(yīng)根據(jù)本單位工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，將必須收集的賬外文件列出明細(xì)表，登記入賬，適時(shí)收集。45賬外文件中蘊(yùn)藏著極為重要的信息資源，它對(duì)某些賬內(nèi)文件（收發(fā)文

為了保證賬外文件材料收集的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：

（一）普及檔案法律知識(shí)，印發(fā)文件歸檔范圍立檔單位要通過(guò)一定的方式和途徑普及檔案法律知識(shí)，使本單位人員明了檔案法律中關(guān)于檔案必須集中統(tǒng)一管理的原則和個(gè)人不得據(jù)有公務(wù)文件的規(guī)定；打印分發(fā)本單位文件材料歸檔范圍，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員熟悉本崗位需要?dú)w檔的文件種類，適時(shí)將辦完的文件材料歸檔。46為了保證賬外文件材料收集的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾

（二）建立文件送交制度立檔單位要建立工作人員送交文件材料制度，對(duì)各工作人員職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件材料，特別是不帶版頭、沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的白頭文件，要列入收集歸檔范圍。凡外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀帶回的文件材料，要先登記后借閱。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)辦的賬外文件，如請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件、親啟件、負(fù)責(zé)同志來(lái)往的重要文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、向上級(jí)匯報(bào)工作的提綱、檢查工作形成的文件等，由秘書(shū)負(fù)責(zé)定期收集并歸檔。單位召開(kāi)的大型會(huì)議，由會(huì)議秘書(shū)組指定專人47（二）建立文件送交制度47負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；小型專業(yè)會(huì)議或部門牽頭召開(kāi)的會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)召開(kāi)的例會(huì)，如黨委會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議等，所形成的會(huì)議材料，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集；參加上級(jí)機(jī)關(guān)（包括業(yè)務(wù)主管部門）召開(kāi)的各種會(huì)議帶回來(lái)的材料，其中與本單位工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的部分，由與會(huì)人員集中后交本單位檔案部門。48負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；小型專業(yè)會(huì)議或部門牽頭召開(kāi)的會(huì)議，由會(huì)議

（三）不斷疏通賬外文件收集渠道立檔單位檔案室一方面要重視平時(shí)收集，經(jīng)常深入各業(yè)務(wù)部門清查各類賬外文件，了解各經(jīng)辦人員手中所掌握的文件材料，了解業(yè)務(wù)部門的活動(dòng)情況及賬外文件形成的原因，使整個(gè)收集工作心中有數(shù)，做到有的放矢，隨時(shí)收集，及時(shí)歸檔，而不要等到年終再去查、找、對(duì)；另一方面檔案室應(yīng)做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供方便，使之愿意把自己經(jīng)辦和工作中形成的賬外文件交出來(lái)。49（三）不斷疏通賬外文件收集渠道49

（四）以必要可行的措施，控制賬外文件的收集可將部門和人員的崗位職責(zé)與年度考核、效能建設(shè)、獎(jiǎng)懲措施掛鉤；對(duì)外出公干人員，應(yīng)規(guī)定必須先向檔案部門移交帶回的文件，后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷費(fèi)用開(kāi)支；對(duì)調(diào)離人員，應(yīng)規(guī)定必須先移交個(gè)人手頭保存的文件，后到人事部門辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。50（四）以必要可行的措施，控制賬外文件的收集50

三、“四個(gè)結(jié)合”收集法一是全面動(dòng)員與個(gè)別清收相結(jié)合。立檔單位在年初或年終收集整理檔案時(shí)，都分別在單位干部職工大會(huì)和辦公會(huì)議上作清退文件的動(dòng)員，要求各部門限期清退。每次動(dòng)員后，檔案人員要及時(shí)到各部門督促收集。對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)和因公外出人員存有的文件材料，則進(jìn)行個(gè)別清收。

51三、“四個(gè)結(jié)合”收集法51二是一般要求和指名要求相結(jié)合。如遇有的部門因其他原因不能將文件材料清退盡的，由檔案人員按收文簿逐文核對(duì)檢查和回憶，一旦發(fā)現(xiàn)短少的文件，就具體指名催收。三是發(fā)動(dòng)員工主動(dòng)清退和檔案人員具體幫助相結(jié)合。在全面發(fā)動(dòng)的同時(shí)，辦公室組織檔案人員到各部門逐個(gè)了解收集或清退文件的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和幫助解決工作中存在的問(wèn)題。52二是一般要求和指名要求相結(jié)合。如遇有的部門因四是清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”相結(jié)合?！百~外文件”因未作收發(fā)文登記，所以收集比較困難。可發(fā)動(dòng)有關(guān)部門的人員以普查和回憶的方式，理線索，跟蹤追跡。對(duì)某些無(wú)“賬”可查的會(huì)議文件及重要的專題材料，進(jìn)行逐年、逐季或逐月回憶，開(kāi)了哪些會(huì)，誰(shuí)參加，再找組織會(huì)議的部門和人員要文件，文件不齊的，盡可能補(bǔ)充配套。53四是清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”相結(jié)合。“

四、“把關(guān)收集法”第一關(guān)：收文發(fā)文關(guān)。收發(fā)文要盡快登記，避免漏登。收集時(shí)，應(yīng)與收發(fā)文登記簿核對(duì)，凡登記在冊(cè)尤其是應(yīng)收集歸檔的，一件也不能少，如發(fā)現(xiàn)缺少，要查明原因，及時(shí)收回或設(shè)法予以補(bǔ)救。第二關(guān)：工作計(jì)劃關(guān)。收集人員要了解本單位及各部門年度工作計(jì)劃，弄清一年內(nèi)要完成哪些工作任務(wù)，有計(jì)劃地查詢、催收文件材料。54四、“把關(guān)收集法”54第三關(guān)：蓋章用印關(guān)。凡加蓋單位公章的文件都要留足歸檔份數(shù)，以免事后收集。第四關(guān)：內(nèi)部文件關(guān)。了解本單位內(nèi)部文件的形成者和種類，適時(shí)進(jìn)行收集。第五關(guān)：外出人員關(guān)。通過(guò)相關(guān)制度和控制措施，及時(shí)收集外出人員帶回的文件材料。第六關(guān)：臨時(shí)活動(dòng)關(guān)。掌握本單位臨時(shí)性大型活動(dòng)，主動(dòng)收集文件材料。55第三關(guān)：蓋章用印關(guān)。凡加蓋單位公章的文件都要

第三節(jié)文件收集要求

一、要完整地收集文件材料

（一）要注意收集范圍的完整性

收集文件材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)把本單位所有的部門和可能形成或存留文件的個(gè)人納入收集范圍，列為收集對(duì)象，以整個(gè)單位為收集圈的外延，進(jìn)行全方位立體式收集，不留盲區(qū)和死角，最大限度地收齊本單位在一定時(shí)期內(nèi)形成的全部文件材料。為此，檔案人員應(yīng)當(dāng)做到：56第三節(jié)文件收集要求561．全面了解本單位的基本職能和內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的職責(zé)，從總體上把握單位與部門開(kāi)展職能活動(dòng)的規(guī)律、特點(diǎn)以及文件材料在形成、分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息；根據(jù)所了解、所把握的情況，對(duì)每個(gè)部門及有關(guān)人員形成的、應(yīng)收集的文件材料的范圍、種類、數(shù)量等作出規(guī)定，并以制度的形式予以確認(rèn)實(shí)施。571．全面了解本單位的基本職能和內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的職責(zé)，從總2．把文件材料的形成、積累、整理納入各部門的具體職責(zé)和工作人員崗位責(zé)任制，并對(duì)部門文件材料的形成與積累進(jìn)行必要的指導(dǎo)，把完整地收集文件材料落到實(shí)處。

（二）要注意單項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料的完整性對(duì)每一項(xiàng)具體的活動(dòng)所形成的文件材料，要逐份收集，避免缺漏，以求達(dá)到整個(gè)活動(dòng)形成的文件材料的齊全完整。582．把文件材料的形成、積累、整理納入各部門的具體職責(zé)例如，某次會(huì)議形成18份文件材料，會(huì)議結(jié)束后收集了18份，那么這次會(huì)議的文件材料就收集得很完整。為此，可以依據(jù)系統(tǒng)論的原理開(kāi)展文件材料的收集工作：

1．同一問(wèn)題的文件材料，可以從提出問(wèn)題、處理問(wèn)題、解決問(wèn)題的角度逐一收集。

2．同一會(huì)議的文件材料，可以根據(jù)會(huì)議議程表或文件清單逐一收集。

3．同一事件的文件材料，可以從材料的形成、調(diào)查處理、結(jié)束過(guò)程逐一收集。

4．同一專題的文件材料，可以根據(jù)專題的發(fā)展過(guò)程逐一收集。59例如，某次會(huì)議形成18份文件材料，會(huì)議結(jié)束后收集了1

（三）要注意保持有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整性和單份文件形式上的完整性有些文件，如請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件、正件與附件、印件與定稿，它們之間具有相互依存的因果邏輯關(guān)系。保持這種邏輯關(guān)聯(lián)，就是保持文件的完整性，如果缺了其中之一，比如有印件而無(wú)定稿、有正件卻無(wú)附件，有轉(zhuǎn)發(fā)件但缺被轉(zhuǎn)發(fā)件，則破壞了文件之間邏輯上的完整性。另外，對(duì)單份文件而言，文件的張頁(yè)亦要保持完整。60（三）要注意保持有密切聯(lián)系的文件邏輯上的完整性和單份文

二、要準(zhǔn)確地收集文件材料文件的準(zhǔn)確性，除了文件正文內(nèi)容的真實(shí)性、有效性等要求之外，主要是指每份應(yīng)當(dāng)收集的文件，其印件內(nèi)容與定稿內(nèi)容要相符；印件要蓋有公章；公文的擬稿、審核、簽發(fā)手續(xù)要完備；原始記錄要有具體的時(shí)間和確切的地點(diǎn)；所收集的公文的格式和字跡材料，要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》、《發(fā)文稿紙格式》和《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》的規(guī)定。這就要求檔案人員應(yīng)當(dāng)關(guān)注文件的形成質(zhì)量，把檔案管理對(duì)文件質(zhì)量的要求貫穿于公文處理過(guò)程，做到超前控制。61二、要準(zhǔn)確地收集文件材料61

第四節(jié)建立歸檔制度在正常情況下，立檔單位檔案室的收集工作主要是指單位內(nèi)部文件材料的歸檔。所以，各立檔單位建立健全歸檔制度十分必要，它不僅能確保檔案室有連綿不斷的檔案來(lái)源，為開(kāi)展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作提供條件，而且也是為國(guó)家積累檔案財(cái)富的重要保證。62第四節(jié)建立歸檔制度62在一個(gè)立檔單位，如果文件整理和檔案管理由單位檔案員一人兼管，則由檔案員負(fù)責(zé)本單位文件材料的歸檔工作。如果文件由本單位各業(yè)務(wù)部門（處室、科室、股室）收集整理，則由各業(yè)務(wù)部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門文件的歸檔工作；立檔單位檔案員對(duì)各部門兼職檔案員進(jìn)行指導(dǎo)，督促其按時(shí)歸檔。63在一個(gè)立檔單位，如果文件整理和檔案管理由單位

一、規(guī)定性文件關(guān)于歸檔和歸檔制度的表述《中華人民共和國(guó)檔案法》規(guī)定：“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為已有?！薄皣?guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔?！?4一、規(guī)定性文件關(guān)于歸檔和歸檔制度的表述64《<中華人民共和國(guó)檔案法>實(shí)施辦法》規(guī)定：“按照國(guó)家檔案局關(guān)于文件材料歸檔的規(guī)定，應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料由單位的文書(shū)或者業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理；任何人都不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。”65《<中華人民共和國(guó)檔案法>實(shí)施辦法》規(guī)定：“按照國(guó)家檔

《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料的歸檔制度。凡機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)等工作中形成的文件材料），均由文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整理、立卷，并定期向檔案部門歸檔。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門歸檔?！?6《機(jī)關(guān)檔案工作條例》規(guī)定：“機(jī)關(guān)應(yīng)建立、健全文件材料《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔?！?7《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“需要?dú)w檔的公文及有《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定：“文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施?！?8《企業(yè)檔案工作規(guī)范》規(guī)定：“文件歸檔制度。應(yīng)明確文件歸

二、歸檔制度的內(nèi)容歸檔制度主要包括：歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔要求、歸檔手續(xù)等內(nèi)容。

1．歸檔范圍。凡在立檔單位職能活動(dòng)中形成的對(duì)本單位及國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文件材料，均屬于歸檔范圍。

2．歸檔時(shí)間。是指文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向單位檔案室移交的時(shí)間。69二、歸檔制度的內(nèi)容69按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，立檔單位的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門一般應(yīng)在第二年上半年向檔案部門移交檔案。對(duì)于那些專業(yè)性文件、特殊載體的文件、機(jī)密性強(qiáng)的文件及形成規(guī)律較為特殊的文件，為了便于實(shí)際工作的查考利用，也可以適當(dāng)?shù)匮娱L(zhǎng)歸檔時(shí)間。70按《機(jī)關(guān)檔案工作條例》的規(guī)定，立檔單位的文書(shū)

某些小單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單或不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，工作人員數(shù)量少，文書(shū)處理集中，文書(shū)處理和檔案工作由一人兼管，可不專門規(guī)定歸檔時(shí)間。有關(guān)人員只要將辦理完畢的文件材料經(jīng)過(guò)整理立卷或按件整理裝盒，編制出目錄，就算完成了歸檔任務(wù)。71某些小單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)單或不設(shè)內(nèi)部機(jī)構(gòu)，工作

3．歸檔要求。歸檔要求是對(duì)各文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門將整理好的檔案移交檔案室保管時(shí)提出的。主要是對(duì)整理完畢的檔案在齊全完整準(zhǔn)確和技術(shù)加工方面應(yīng)達(dá)到的程度、水準(zhǔn)等作出規(guī)定。

4．歸檔手續(xù)。機(jī)關(guān)的文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門向檔案室移交經(jīng)過(guò)整理的檔案時(shí)，交接雙方履行的簽字手續(xù)稱為歸檔手續(xù)。723．歸檔要求。72交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì)后，如確認(rèn)無(wú)誤，即可履行簽字手續(xù)，并將案卷目錄或歸檔文件目錄中的一份由檔案室簽字后，交還移交部門保管。必要時(shí)，移交部門須編寫(xiě)歸檔文件簡(jiǎn)要說(shuō)明。交接雙方還應(yīng)填寫(xiě)《檔案交接文據(jù)》（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《檔案交接文據(jù)格式》GB／T13968-92)，檔案交接文據(jù)一式二份，雙方各留一份備查。檔案室的交接文據(jù)歸入“全宗卷”保管。73交接雙方根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì)后，如確認(rèn)無(wú)誤，即可履行簽字在檔案工作和文書(shū)工作由一個(gè)人兼管的小單位，不需履行上述歸檔手段。但在檔案人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)參照上述辦法辦理交接手續(xù)。74在檔案工作和文書(shū)工作由一個(gè)人兼管的小單位，不2022/12/175什么是檔案?平常工作中要收集什么材料?檔案材料的保管?檔案的整理?2022/11/301什么是檔案?檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的兩大天然屬性：查考、憑證三個(gè)要求：原始性、真實(shí)性、有效性2022/12/176檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍文書(shū)檔案專業(yè)檔案：教學(xué)（教務(wù)和學(xué)籍）、教科研科技檔案：校安工程會(huì)計(jì)檔案電子檔案人事檔案其他檔案：資助檔案2022/12/177學(xué)校檔案的主要門類文書(shū)檔案2022/11/303學(xué)校檔案的主要門類歸檔文件收集主要講兩個(gè)問(wèn)題：1.歸檔文件的收集內(nèi)容；2.歸檔文件的收集方法與要求。2022/12/178歸檔文件收集主要講兩個(gè)問(wèn)題：2022/11/30一、廣義上收集文件材料的范圍

如果按照文件的外在特征和內(nèi)在特性，一個(gè)立檔單位從廣義上應(yīng)收集的文件材料大致有：紅頭文件、白頭文件、內(nèi)部文件、證明性文件、契約性文件、報(bào)道性文件、記載性文件和公布性文件。歸檔文件收集內(nèi)容文書(shū)檔案的收集范圍79一、廣義上收集文件材料的范圍歸檔文件收集內(nèi)容文書(shū)檔案的收集范

1．收集“紅頭文件”。所謂“紅頭文件”，是指文件首頁(yè)上方的有關(guān)內(nèi)容和格式套紅印制的公文，如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、決定、意見(jiàn)、函、紀(jì)要等。

2．收集“白頭文件”。所謂“白頭文件”，是指文件首頁(yè)即為白紙黑字的文件材料，如會(huì)議材料、經(jīng)驗(yàn)介紹、領(lǐng)導(dǎo)講話、人民來(lái)信、典型調(diào)查、專題報(bào)告等。801．收集“紅頭文件”。所謂“紅頭文件”，是指文件首頁(yè)上

3．收集本單位內(nèi)部使用的文件。如各種會(huì)議記錄，內(nèi)部使用的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)，某些花名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表、登記表等。

4．收集證明性文件。如黨、團(tuán)、工會(huì)組織關(guān)系介紹信及存根，干部職工分配、調(diào)動(dòng)工作時(shí)的行政、工資關(guān)系介紹信及存根；屬國(guó)有資產(chǎn)的房產(chǎn)證、土地證等。

5．收集契約性文件。如協(xié)議書(shū)、合同、意向書(shū)等。813．收集本單位內(nèi)部使用的文件。如各種會(huì)議記錄，內(nèi)部使用

6．收集報(bào)道性文件。如新聞媒體關(guān)于本單位重要事件的新聞報(bào)道通稿、照片、錄音錄像帶，本單位領(lǐng)導(dǎo)答記者問(wèn)等。

7．收集記載性文件。如年鑒、志書(shū)、大事記、組織沿革、工作日記等。

8．收集公布性文件。如通告、公告等。826．收集報(bào)道性文件。如新聞媒體關(guān)于本單位重要事件的新聞

二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件“我”，即本單位。本單位制發(fā)的文件，是與本單位的工作活動(dòng)同步形成、不可再生的原始記錄，其內(nèi)容直接地、系統(tǒng)地、全面地記載了本單位的各項(xiàng)活動(dòng)，反映了本單位的基本面貌。本單位的文件如果從全縣、全市、全省、全國(guó)的意義上講，其價(jià)值可能無(wú)足輕重，但是對(duì)于本單位而言，它就是最重要的文件了。83二、以“我”為主，全面收集本單位形成的文件9因?yàn)闆](méi)有任何其他單位的文件可以代替本單位文件的內(nèi)容。因此，收集時(shí)，每個(gè)立檔單位都應(yīng)該充分重視收集本單位的文件，把本單位形成的文件作為文件收集的主體，進(jìn)行全面收集。假如收集時(shí)少收漏收了某些文件，那么今后很可能因這些文件無(wú)處彌補(bǔ)而引為憾事。84因?yàn)闆](méi)有任何其他單位的文件可以代替本單位文件的內(nèi)容。因此，收

三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對(duì)本單位人和事的文件

外單位制發(fā)的與本單位工作有直接針對(duì)性的文件材料，從一個(gè)側(cè)面記載和反映了本單位的工作活動(dòng)，因而應(yīng)作為收集的重點(diǎn)。所謂“有直接針對(duì)性的文件材料”從文件的來(lái)源看，主要指以下幾種：85三、以“我”為主，重點(diǎn)收集外單位形成并直接針對(duì)本1．上級(jí)機(jī)關(guān)文件。上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容必須同本單位工作有較密切的關(guān)系，如果缺少了這部分文件，就不能全面、完整、系統(tǒng)地反映本單位工作的主要情況和基本面貌。所謂有較為密切的關(guān)系是指：上級(jí)機(jī)關(guān)文件內(nèi)容必須記載、反映本單位工作情況；必須屬于本單位專業(yè)主管工作和職責(zé)范圍內(nèi)的工作，并需要貫徹執(zhí)行的；必須是針對(duì)本單位的并需要直接辦理的；必須屬于本單位進(jìn)行工作的依據(jù)和需要執(zhí)行的方針、政策等等。861．上級(jí)機(jī)關(guān)文件。上級(jí)機(jī)關(guān)的文件，其內(nèi)容必

2．同級(jí)機(jī)關(guān)文件。部分黨委和政府的職能部門，如教育局、組織部、編辦、公務(wù)員局等部門形成的內(nèi)容針對(duì)本單位（或包括本單位在內(nèi)）的諸如人事任免、機(jī)構(gòu)編制、下達(dá)計(jì)劃等文件材料。這些同級(jí)或不相隸屬機(jī)關(guān)形成的此類文件亦具有很強(qiáng)的直接針對(duì)性。872．同級(jí)機(jī)關(guān)文件。部分黨委和政府的職能部門，如教育

3．下級(jí)機(jī)關(guān)文件。下級(jí)單位某些文件材料實(shí)際上是本單位工作活動(dòng)直接的具體反映，其直接針對(duì)性是不言而喻的。如本單位指定下級(jí)匯報(bào)、總結(jié)的材料，下級(jí)向本單位的請(qǐng)示、報(bào)告，上報(bào)的統(tǒng)計(jì)表冊(cè)、典型專題材料，以及下級(jí)向本單位反映的重要情況、問(wèn)題和建議等。883．下級(jí)機(jī)關(guān)文件。下級(jí)單位某些文件材料實(shí)際上是本單概括地講，外單位形成、與本單位有密切聯(lián)系即有“直接針對(duì)性”的文件主要有以下幾個(gè)方面：（1)上級(jí)的批復(fù)與下級(jí)的請(qǐng)示。（2)有關(guān)本單位人員各種具體問(wèn)題的。（3)有關(guān)本單位機(jī)構(gòu)、編制問(wèn)題的。（4)有關(guān)本單位各種計(jì)劃、控制數(shù)字的。（5)以上級(jí)機(jī)關(guān)名義轉(zhuǎn)發(fā)的本單位文件。（6)文件內(nèi)容針對(duì)本單位主要職能的。89概括地講，外單位形成、與本單位有密切聯(lián)系即有“直接針

四、以“我”為主收集文件的意義一個(gè)立檔單位是“個(gè)體”，一個(gè)行政區(qū)域內(nèi)幾十個(gè)立檔單位則是“整體”。假如每個(gè)立檔單位在收集時(shí)都以“我”為主，那么幾十個(gè)立檔單位的文件材料匯集起來(lái)記錄的將是“整體”的情況。比如，某縣級(jí)市有部、委、辦、局、學(xué)校、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道共135個(gè)一級(jí)單位，如果每個(gè)立檔單位都把自己形成的文件和針對(duì)本單位人和事的外來(lái)文件收齊，全市135個(gè)單位的文件的“集體記憶”就能全面反映該市各行各業(yè)某年度、某年代或某個(gè)歷史階段的總體面貌。90四、以“我”為主收集文件的意義16反之，若這135個(gè)單位都忽視收集自己形成（或針對(duì)本單位）的文件材料，反而刻意收集那些與本單位職能無(wú)直接針對(duì)性的從中央到地方的各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的文件材料，如果是這樣，收集工作則走進(jìn)了誤區(qū)，其后果一是自己的文件收集得殘缺不全，反映不了本單位的歷史狀況，二是若干年后這135個(gè)單位的檔案移交給當(dāng)?shù)貦n案館，將造成檔案館館藏大量的、無(wú)意義的重復(fù)。91反之，若這135個(gè)單位都忽視收集自己形成（或針對(duì)本單位）的文因此，以“我”為主是文件收集中十分重要的問(wèn)題。在具體操作時(shí)必須注意兩點(diǎn)：第一，確定哪些文件是重點(diǎn)收集的對(duì)象，不能一概而論地認(rèn)為紅頭文件、上級(jí)文件都很重要，主要應(yīng)從文件內(nèi)容是否反映本單位職能活動(dòng)和基本面貌方面考慮。第二，每個(gè)立檔單位的工作活動(dòng)都不是孤立的，它都和上下左右的單位保持著一定的聯(lián)系。本單位和外單位的這種聯(lián)系是一個(gè)有機(jī)的整體，只有把自己形成的文件和針對(duì)本單位人和事的外來(lái)文件兩者很好地結(jié)合起來(lái)，才能確?！拔摇眴挝晃募凝R全完整。92因此，以“我”為主是文件收集中十分重要的問(wèn)題。在具體操作文書(shū)檔案黨群文件行政管理文件財(cái)務(wù)管理文件人事管理文件后勤管理文件93文書(shū)檔案黨群文件19

主要由學(xué)籍管理、教學(xué)管理、業(yè)務(wù)考績(jī)等材料組成。教學(xué)檔案是學(xué)校主要職能活動(dòng)形成的材料，學(xué)校的歷史就體現(xiàn)在教學(xué)檔案的完整程度上。94主要由學(xué)籍管理、教學(xué)管理、業(yè)務(wù)考績(jī)等材料組成。[學(xué)籍管理]1.新生錄取名冊(cè)（永久）2.新生花名冊(cè)（永久）3.本校畢業(yè)生花名冊(cè)（永久）4.本校畢業(yè)生情況統(tǒng)計(jì)（永久）5.本校畢業(yè)生畢業(yè)證書(shū)存根（永久）6.本校學(xué)生學(xué)籍卡（永久）7.本校學(xué)生變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)（永久）8.本校入學(xué)通知書(shū)存根（永久）9.本校殘疾兒童名冊(cè)及測(cè)試結(jié)果（永久）10.學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)、處分的材料（永久）11.學(xué)歷證明存根（永久）95[學(xué)籍管理]21[教學(xué)管理]1.市教育局、教研室關(guān)于公布學(xué)生各項(xiàng)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)的通知2.本校表彰三好學(xué)生、品學(xué)兼優(yōu)、獎(jiǎng)學(xué)金獲獎(jiǎng)名單3.本?？傉n程表、人課時(shí)表、作息時(shí)間表4.本校質(zhì)量驗(yàn)收統(tǒng)計(jì)5.本校體育成績(jī)及體質(zhì)健康評(píng)價(jià)表6.本校學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)定報(bào)告冊(cè)7.本校教學(xué)衛(wèi)生監(jiān)測(cè)、統(tǒng)計(jì)材料8.本校各科教學(xué)計(jì)劃9.本校第二課堂活動(dòng)意見(jiàn)、總結(jié)及活動(dòng)材料10.本校第二課堂活動(dòng)記載冊(cè)11.本校校務(wù)工作日志12.本校各教研組工作手冊(cè)13.本校班主任工作手冊(cè)14.本校各科備課筆記查閱情況記載15.本校各科作業(yè)查閱情況記載96[教學(xué)管理]1.市教育局、教研室關(guān)于公布學(xué)生各項(xiàng)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)的16.本校隨堂聽(tīng)課情況記載17.本校調(diào)代課記錄18.本校各科樣卷19.本校各科總評(píng)成績(jī)統(tǒng)計(jì)20.本校各科試卷分析表21.本校體育課外活動(dòng)記載22.本校體育小型競(jìng)賽安排及成績(jī)記錄23.本校體育運(yùn)動(dòng)隊(duì)訓(xùn)練資料24.本校新教師培訓(xùn)材料25.本校各科教師教學(xué)競(jìng)賽材料（校內(nèi)）26.本校學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽材料（校內(nèi)）27.各科優(yōu)秀教案及評(píng)課稿28.本校畢業(yè)生健康卡29.本校校歷、周歷、作息時(shí)間、考試安排、值班記錄及有關(guān)統(tǒng)計(jì)表30.本校領(lǐng)導(dǎo)國(guó)旗下講話9716.本校隨堂聽(tīng)課情況記載23[業(yè)務(wù)考績(jī)]1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表2.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件3.職稱資格證書(shū)復(fù)印件4.教師資格證書(shū)、聘書(shū)復(fù)印件5.職稱計(jì)算機(jī)合格證6.普通話證書(shū)7.教育教學(xué)能力證書(shū)復(fù)印件8.專業(yè)培訓(xùn)證書(shū)復(fù)印件9.獲獎(jiǎng)證書(shū)復(fù)印件10.年度考核表復(fù)印件11.學(xué)年考核表12.教育教學(xué)論文鑒定表13.班主任材料14.公開(kāi)課材料15.指導(dǎo)學(xué)生競(jìng)賽獲獎(jiǎng)材料16.指導(dǎo)青年教師材料17.其他教育教學(xué)成果材料98[業(yè)務(wù)考績(jī)]1.專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審表24歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第一步：第二步：第三步：第四步：

2022/12/199立卷準(zhǔn)備收集文件材料劃分歸檔和不歸檔文件材料歸檔文件不歸檔文件另行處理區(qū)分歸檔文件材料的立卷年度當(dāng)年度立卷文件它年立卷文件歸入相應(yīng)年度歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第一步：2022/11/

歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第五步：第六步：第七步：2022/12/1100區(qū)分文件材料作者的級(jí)別地方上級(jí)業(yè)務(wù)上級(jí)本級(jí)文件業(yè)務(wù)下級(jí)平行級(jí)確定文件材料的類別歸屬A類B類C類D類E類區(qū)分各類內(nèi)文件材料的保管期限永久文件長(zhǎng)期文件短期文件歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第五步：2

歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第八步：第九步：第十步：第十一步：第十二步：2022/12/1101案卷組合卷內(nèi)文件排列擬寫(xiě)案卷標(biāo)題編頁(yè)號(hào)填寫(xiě)卷內(nèi)、全引目錄和備考表填寫(xiě)卷內(nèi)目錄填寫(xiě)全引目錄填寫(xiě)備考表歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第八步歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第十三步：第十四步：第十五步：第十六步：第十七步：第十八步2022/12/1102裝訂案卷填寫(xiě)案卷封面編制目錄號(hào)、案卷號(hào)、歸檔號(hào)和填寫(xiě)卷脊填寫(xiě)案卷目錄撰寫(xiě)文書(shū)立卷說(shuō)明案卷排列歸檔文件案卷級(jí)整理工作流程第十三步：2022/11/3

是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會(huì)計(jì)檔案當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。103是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材（1）會(huì)計(jì)憑證：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。（2）會(huì)計(jì)帳簿：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他會(huì)計(jì)帳簿。（3）財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)表。（4）其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。注意：采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)將打印出的紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔。二、內(nèi)容（收集、歸檔范圍）104二、內(nèi)容（收集、歸檔范圍）30分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會(huì)計(jì)文件材料（Zk）憑證（Zkp）1、各種原始憑證、記帳憑證和匯總憑證30年

帳簿（Zkz）1、明細(xì)分類、分戶帳；日記帳、總帳30年

2、銀行存款帳、現(xiàn)金出納帳30年

3、固定資產(chǎn)明細(xì)帳（固定資產(chǎn)報(bào)廢后存5年）

財(cái)務(wù)報(bào)告（Zkb）1、年度預(yù)、決算報(bào)表永久

2、月報(bào)表、季報(bào)表10年

其它（Zkq）1、會(huì)計(jì)移交清冊(cè)30年

2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、銷毀清冊(cè)永久

3、銀行對(duì)帳單、銀行余額調(diào)節(jié)表10年

會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍及保管期限

105分類方案歸檔范圍保管期限備注種類類別會(huì)各經(jīng)辦科室，在每年第一季度前，將上一年形成的電子文件整理完畢后移交綜合檔案工作人員；電子文件起名格式：文號(hào)+文件正題名如：莆政法〔2014〕56號(hào)關(guān)于開(kāi)展年度總結(jié)的通知.doc綜合檔案工作人員負(fù)責(zé)將各科室上交的電子文件集中排序，用一次性寫(xiě)入光盤備份復(fù)制兩套，存放在綜合檔案室，并將集中起來(lái)的電子文件在單機(jī)上提供利用。原生電子文件的收集、利用106各經(jīng)辦科室，在每年第一季度前，將上一年形成的電子文件整理完畢每年收集完整文件材料并進(jìn)行檔案組卷整理后，建立電子檔案目錄，同時(shí)掛接電子文件。*電子檔案目錄的錄入有福建省地方標(biāo)準(zhǔn)，全省統(tǒng)一。這個(gè)需要檔案管理軟件的配合，有需要的話，可以到市檔案局復(fù)制一套單機(jī)版的機(jī)關(guān)檔案室軟件進(jìn)行使用，目前政務(wù)網(wǎng)上的網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理軟件暫不能進(jìn)行掛接原文。（保密安全問(wèn)題）原生電子文件的收集、利用107每年收集完整文件材料并進(jìn)行檔案組卷整理后，建立電子檔案目錄，將本單位在一個(gè)年度內(nèi)每次會(huì)議或者活動(dòng)所形成的照片歸為一類，每一類放入一個(gè)文件夾，按時(shí)間先后分開(kāi)。文件夾取名規(guī)則：年度時(shí)間（如：20140521）+會(huì)議或者活動(dòng)名稱。文件夾內(nèi)建立一文件“說(shuō)明.txt”,在txt文本內(nèi)，編寫(xiě)對(duì)“組文件夾”內(nèi)所有照片內(nèi)容的概括說(shuō)明，編寫(xiě)出包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者、其他相關(guān)信息在內(nèi)的綜合說(shuō)明，人物要標(biāo)明照相時(shí)的身份、職務(wù)及其照片中的位居順序。數(shù)碼照片的收集、利用108將本單位在一個(gè)年度內(nèi)每次會(huì)議或者活動(dòng)所形成的照片歸為一類，每數(shù)碼照片的收集、利用109刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應(yīng)定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用只讀型光盤作為存儲(chǔ)載體，最好使用質(zhì)量好、容量大的單片盒裝DVD光盤?？啼洉r(shí)選擇“一次性寫(xiě)入”方式，并使用低速刻錄方法?？啼浌獗P時(shí)，應(yīng)一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示。數(shù)碼照片的收集、利用35刻錄光盤數(shù)碼照片的收集、利用110刻錄光盤（1）刻錄要求：數(shù)碼照片檔案應(yīng)定期刻錄成光盤保管。為保證圖像數(shù)據(jù)的安全，應(yīng)采用只讀型光盤作為存儲(chǔ)載體，最好使用質(zhì)量好、容量大的單片盒裝DVD光盤?？啼洉r(shí)選擇“一次性寫(xiě)入”方式，并使用低速刻錄方法?？啼浌獗P時(shí)，應(yīng)一式三套：一套封存保管，一套供查閱利用，一套移交市檔案局，套別分別用字母A、B、C表示。數(shù)碼照片的收集、利用36刻錄光盤數(shù)碼照片的收集、利用111（2）刻錄內(nèi)容：按時(shí)間順序排列的數(shù)碼照片文件夾，在文件夾里是順序排列的數(shù)碼照片及說(shuō)明文件。（3）光盤封面光盤封面結(jié)構(gòu)為：?jiǎn)挝幻Q＋年度＋數(shù)碼照片+套別。數(shù)碼照片的收集、利用37（2）刻錄內(nèi)容：按時(shí)間順序排列的數(shù)碼檔案庫(kù)房不能在底層、也不能在頂層，要設(shè)置在環(huán)境安全的地方檔案庫(kù)房要做到八防：1.防火2．防潮3．防塵4．防有害生物5．防盜6．防光7．防蟲(chóng)霉8．防水

檔案的保管112檔案庫(kù)房不能在底層、也不能在頂層，要設(shè)置在環(huán)境安全的地方

文件收集方法

一、按收發(fā)文登記簿收集

《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》是立檔單位公文收進(jìn)和發(fā)出的流水登記簿冊(cè)。按收發(fā)文登記簿收集文件的方法是：113文件收集方法39

1．發(fā)文。本單位的發(fā)文，要指定專人負(fù)責(zé)登記、編號(hào)、蓋章。文件在蓋章后應(yīng)當(dāng)即留下兩份存檔（一份作為檔案保存，另一份留待編輯《發(fā)文匯集》用）。凡未交定稿的正件不發(fā)；用不規(guī)范字跡材料擬寫(xiě)、審核、簽發(fā)公文的要退回重寫(xiě)；定稿、附件不齊的不予蓋章。這樣，在把住發(fā)文質(zhì)量的同時(shí)，控制了發(fā)文的存檔數(shù)量，保證了發(fā)文的完整和準(zhǔn)確。1141．發(fā)文。40

檔案人員如果未身兼文書(shū)收發(fā)（或機(jī)要）一職，則應(yīng)主動(dòng)及時(shí)地收集發(fā)文，不等不拖，盡可能做到在文件發(fā)出的同時(shí)收齊印件、定稿、附件或被轉(zhuǎn)發(fā)件等。在翌年初按《發(fā)文登記簿》清收文件時(shí)，要寧寬勿嚴(yán)，先把文件收齊，至于是否歸檔，可留待下一道工序鑒別。115檔案人員如果未身兼文書(shū)收發(fā)（或機(jī)要）一職，則應(yīng)主動(dòng)及時(shí)地收

2．收文。

對(duì)外單位的來(lái)文，要根據(jù)本單位具體情況建立收文登記制度。大單位來(lái)往文件多，可按行文關(guān)系分上級(jí)來(lái)文、下級(jí)來(lái)文、同級(jí)來(lái)文分類登記。中小單位可按收文流水順序登記。來(lái)文份數(shù)較多的，在公文處理的同時(shí)留足歸檔份數(shù)。來(lái)文只有一份而且需要?dú)w檔的，要在文件處理單上加蓋明顯戳記，如“此件辦（閱）后退回歸檔”字樣，并在《收文登記簿》中登記標(biāo)題處加蓋“歸檔”印章，1162．收文。42文件辦完退回后，即在“歸檔”處打鉤，表示文件已存檔。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有重要批示的文件，如能夠復(fù)印的，可在登記的同時(shí)將原件存檔，復(fù)印件送經(jīng)辦部門或人員。一般情況下，按《收文登記簿》收集文件是在一個(gè)工作年度結(jié)束之后進(jìn)行。收集時(shí)，要對(duì)照《收文登記簿》的記載一一收齊。對(duì)某些滯留在外的文件，要按照收文辦理程序追蹤收集。117文件辦完退回后，即在“歸檔”處打鉤，表示文件已存檔。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有

二、按“賬外文件明細(xì)表”收集如果把《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》比作兩本“賬”，那么賬外文件就是指未經(jīng)《收文登記簿》和《發(fā)文登記簿》登記的文件材料，如會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型材料、表冊(cè)、協(xié)議、介紹信、大事記等。118二、按“賬外文件明細(xì)表”收集44賬外文件中蘊(yùn)藏著極為重要的信息資源，它對(duì)某些賬內(nèi)文件（收發(fā)文登記簿）起著重要的補(bǔ)充作用。如果不注重賬外文件的收集，往往會(huì)影響檔案的齊全和室藏檔案的整體作用發(fā)揮，也影響檔案信息資源的有效利用。由此可見(jiàn)，賬外文件收集是整個(gè)檔案收集工作中的一部分。立檔單位的檔案室應(yīng)根據(jù)本單位工作活動(dòng)和文件形成的規(guī)律，將必須收集的賬外文件列出明細(xì)表，登記入賬，適時(shí)收集。119賬外文件中蘊(yùn)藏著極為重要的信息資源，它對(duì)某些賬內(nèi)文件（收發(fā)文

為了保證賬外文件材料收集的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾個(gè)方面開(kāi)展工作：

（一）普及檔案法律知識(shí)，印發(fā)文件歸檔范圍立檔單位要通過(guò)一定的方式和途徑普及檔案法律知識(shí)，使本單位人員明了檔案法律中關(guān)于檔案必須集中統(tǒng)一管理的原則和個(gè)人不得據(jù)有公務(wù)文件的規(guī)定；打印分發(fā)本單位文件材料歸檔范圍，使領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員熟悉本崗位需要?dú)w檔的文件種類，適時(shí)將辦完的文件材料歸檔。120為了保證賬外文件材料收集的順利進(jìn)行，應(yīng)從以下幾

（二）建立文件送交制度立檔單位要建立工作人員送交文件材料制度，對(duì)各工作人員職責(zé)范圍內(nèi)產(chǎn)生的文件材料，特別是不帶版頭、沒(méi)有發(fā)文字號(hào)的白頭文件，要列入收集歸檔范圍。凡外出開(kāi)會(huì)、學(xué)習(xí)、考察、參觀帶回的文件材料，要先登記后借閱。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)辦的賬外文件，如請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批閱的文件、親啟件、負(fù)責(zé)同志來(lái)往的重要文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、向上級(jí)匯報(bào)工作的提綱、檢查工作形成的文件等，由秘書(shū)負(fù)責(zé)定期收集并歸檔。單位召開(kāi)的大型會(huì)議，由會(huì)議秘書(shū)組指定專人121（二）建立文件送交制度47負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；小型專業(yè)會(huì)議或部門牽頭召開(kāi)的會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)召開(kāi)的例會(huì)，如黨委會(huì)議、局長(zhǎng)辦公會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議等，所形成的會(huì)議材料，由會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)收集；參加上級(jí)機(jī)關(guān)（包括業(yè)務(wù)主管部門）召開(kāi)的各種會(huì)議帶回來(lái)的材料，其中與本單位工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的部分，由與會(huì)人員集中后交本單位檔案部門。122負(fù)責(zé)會(huì)議材料的收集；小型專業(yè)會(huì)議或部門牽頭召開(kāi)的會(huì)議，由會(huì)議

（三）不斷疏通賬外文件收集渠道立檔單位檔案室一方面要重視平時(shí)收集，經(jīng)常深入各業(yè)務(wù)部門清查各類賬外文件，了解各經(jīng)辦人員手中所掌握的文件材料，了解業(yè)務(wù)部門的活動(dòng)情況及賬外文件形成的原因，使整個(gè)收集工作心中有數(shù)，做到有的放矢，隨時(shí)收集，及時(shí)歸檔，而不要等到年終再去查、找、對(duì)；另一方面檔案室應(yīng)做好檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門提供方便，使之愿意把自己經(jīng)辦和工作中形成的賬外文件交出來(lái)。123（三）不斷疏通賬外文件收集渠道49

（四）以必要可行的措施，控制賬外文件的收集可將部門和人員的崗位職責(zé)與年度考核、效能建設(shè)、獎(jiǎng)懲措施掛鉤；對(duì)外出公干人員，應(yīng)規(guī)定必須先向檔案部門移交帶回的文件，后到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷費(fèi)用開(kāi)支；對(duì)調(diào)離人員，應(yīng)規(guī)定必須先移交個(gè)人手頭保存的文件，后到人事部門辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。124（四）以必要可行的措施，控制賬外文件的收集50

三、“四個(gè)結(jié)合”收集法一是全面動(dòng)員與個(gè)別清收相結(jié)合。立檔單位在年初或年終收集整理檔案時(shí)，都分別在單位干部職工大會(huì)和辦公會(huì)議上作清退文件的動(dòng)員，要求各部門限期清退。每次動(dòng)員后，檔案人員要及時(shí)到各部門督促收集。對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)和因公外出人員存有的文件材料，則進(jìn)行個(gè)別清收。

125三、“四個(gè)結(jié)合”收集法51二是一般要求和指名要求相結(jié)合。如遇有的部門因其他原因不能將文件材料清退盡的，由檔案人員按收文簿逐文核對(duì)檢查和回憶，一旦發(fā)現(xiàn)短少的文件，就具體指名催收。三是發(fā)動(dòng)員工主動(dòng)清退和檔案人員具體幫助相結(jié)合。在全面發(fā)動(dòng)的同時(shí)，辦公室組織檔案人員到各部門逐個(gè)了解收集或清退文件的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和幫助解決工作中存在的問(wèn)題。126二是一般要求和指名要求相結(jié)合。如遇有的部門因四是清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”相結(jié)合?！百~外文件”因未作收發(fā)文登記，所以收集比較困難?？砂l(fā)動(dòng)有關(guān)部門的人員以普查和回憶的方式，理線索，跟蹤追跡。對(duì)某些無(wú)“賬”可查的會(huì)議文件及重要的專題材料，進(jìn)行逐年、逐季或逐月回憶，開(kāi)了哪些會(huì)，誰(shuí)參加，再找組織會(huì)議的部門和人員要文件，文件不齊的，盡可能補(bǔ)充配套。127四是清退“賬內(nèi)文件”和收集“賬外文件”相結(jié)合。“

四、“把關(guān)收集法”第一關(guān)：收文發(fā)文關(guān)。收發(fā)文要盡快登記，避免漏登。收集時(shí)，應(yīng)與收發(fā)文登記簿核對(duì)，凡登記在冊(cè)尤其是應(yīng)收集歸檔的，一件也不能少，如發(fā)現(xiàn)缺少，要查明原因，及時(shí)收回或設(shè)法予以補(bǔ)救。第二關(guān)：工作計(jì)劃關(guān)。收集人員要了解本單位及各部門年度工作計(jì)劃，弄清一年內(nèi)要完成哪些工作任務(wù)，有計(jì)劃地查詢、催收文件材料。128四、“把關(guān)收集法”54第三關(guān)：蓋章用印關(guān)。凡加蓋單位公章的文件都要留足歸檔份數(shù)，以免事后收集。第四關(guān)：內(nèi)部文件關(guān)。了解本單位內(nèi)部文件的形成者和種類，適時(shí)進(jìn)行收集。第五關(guān)：外出人員關(guān)。通過(guò)相關(guān)制度和控制措施，及時(shí)收集外出人員帶回的文件材料。第六關(guān)：臨時(shí)活動(dòng)關(guān)。掌握本單位臨時(shí)性大型活動(dòng)，主動(dòng)收集文件材料。129第三關(guān)：蓋章用印關(guān)。凡加蓋單位公章的文件都要

第三節(jié)文件收集要求

一、要完整地收集文件材料

（一）要注意收集范圍的完整性

收集文件材料時(shí)，應(yīng)當(dāng)把本單位所有的部門和可能形成或存留文件的個(gè)人納入收集范圍，列為收集對(duì)象，以整個(gè)單位為收集圈的外延，進(jìn)行全方位立體式收集，不留盲區(qū)和死角，最大限度地收齊本單位在一定時(shí)期內(nèi)形成的全部文件材料。為此，檔案人員應(yīng)當(dāng)做到：130第三節(jié)文件收集要求561．全面了解本單位的基本職能和內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的職責(zé)，從總體上把握單位與部門開(kāi)展職能活動(dòng)的規(guī)律、特點(diǎn)以及文件材料在形成、分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息；根據(jù)所了解、所把握的情況，對(duì)每個(gè)部門及有關(guān)人員形成的、應(yīng)收集的文件材料的范圍、種類、數(shù)量等作出規(guī)定，并以制度的形式予以確認(rèn)實(shí)施。1311．全面了解本單位的基本職能和內(nèi)部各機(jī)構(gòu)的職責(zé)，從總2．把文件材料的形成、積累、整理納入各部門的具體職責(zé)和工作人員崗位責(zé)任制，并對(duì)部門文件材料的形成與積累進(jìn)行必要的指導(dǎo)，把完整地收集文件材料落到實(shí)處。

（二）要注意單項(xiàng)活動(dòng)形成的文件材料的完整性對(duì)每一項(xiàng)具體的活動(dòng)所形成的文件材料，要逐份收集，避免缺漏，以求達(dá)到整個(gè)活動(dòng)形成的文件材料的齊全完整。1322．把文件材料的形成、積累、整理納入各部門的具體職責(zé)例如，某次會(huì)議形成18份文件材料，會(huì)議結(jié)束后