酒店采購管理-供應鏈

酒店采購管理_供應鏈酒店采購管理_供應鏈酒店采購管理_供應鏈酒店采購管理_供應鏈編制僅供參考審核批準生效日期地址：電話：傳真:郵編:inventorymanagementandinformationizationofthethreeaspectspurchasemanagement.Thenfromthehotelpurchaseway,businessprocessandinternalincentiveandrestraintmechanismofmanagementonhotelpurchasingisoptimized.Fulltexttriestousemodernpurchasingmanagementtheory,combinedwiththecharacteristicsofenterprisetothehotelhotelofpurchasingmanagementexploringthegeneralrule,fromtheAngleofpurchasingthecompetitiveadvantageofenterprisesenhancehotel.Keyword:Hotel;Procurement;Supplychain;Management;Meaning;Holes;countermeasures前言酒店行業(yè)是一個傳統(tǒng)的服務行業(yè)，原材料的采購成本總體不是很高，餐飲原材料的采購成本比客房消耗品的采購成本高。20世紀80年代末期，酒店業(yè)整體處于供不應求的狀況，以及各種稅收方面的優(yōu)惠政策，使得酒店業(yè)發(fā)展初期由于利潤水平較高，酒店業(yè)經(jīng)營者的成本意識還不是很強烈。從20世紀中后期開始酒店業(yè)利潤水平持續(xù)降低，直到1998年出現(xiàn)全行業(yè)虧損，使酒店業(yè)經(jīng)營者開始由從前只關(guān)注產(chǎn)品形態(tài)的創(chuàng)新到開始關(guān)注降低內(nèi)部管理成本。在過去的15年中，酒店的采購功能沒有多大變化，但是對待采購的態(tài)度發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，認識到酒店作為一個服務性企業(yè)，其采購工作也應是酒店管理中的一個重要環(huán)節(jié)，提高采購管理水平對降低成本、提高服務質(zhì)量、滿足賓客個性化需求具有重要作用。有人說：“采購是企業(yè)的利潤之源、質(zhì)量之本和效率之始?！边@句話體現(xiàn)了采購在酒店管理中的重要地位。一般規(guī)模較大的星級酒店，通常設(shè)立專門的采購部門，而且星級水平越高，對采購物資的要求也越嚴格，這是為了確保酒店的檔次與高品質(zhì)形象。隨著生活節(jié)奏的加快，賓客要求酒店提供產(chǎn)品和服務的前置時間越短越好，這在無形中要求縮短從生產(chǎn)到消費的周期。這給酒店的采購工作提出了很高的要求，要求酒店與其上下游商緊密聯(lián)結(jié)在一起，之間的信息流和物流能夠迅捷通暢，既要能及時滿足賓客的個性化需求，又要盡可能降低成本。在這方面，我國酒店業(yè)很早就提出了定制化、個性化服務概念，但是普遍還是說得多、做得少，其中的原因也包括酒店沒有運用供應鏈管理的思想來進行酒店采購管理。實質(zhì)上，供應鏈管理是一種集成的管理理念和方法。它是以市場和客戶需求為導向，以核心企業(yè)為盟主，以提高競爭力、市場占有率、顧客滿意度和供應鏈整體效益和效率為目標，以協(xié)同商務、協(xié)同競爭和多贏原則為基本運作模式，通過運用現(xiàn)代企業(yè)管理技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和集成技術(shù)，達到對整個供應鏈上的信息流、物流、資金流、業(yè)務流和價值流的有效規(guī)則和控制，實現(xiàn)整條供應鏈的最大效益。一、酒店行業(yè)的供應鏈酒店行業(yè)的供應鏈是圍繞核心酒店，通過對信息流，物流，資金流的控制，從采購原材料開始，制成中間產(chǎn)品以及最終產(chǎn)品，最后由銷售網(wǎng)絡(luò)把產(chǎn)品送到消費者手中的將供應商，制造商，分銷商，零售商，直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)鏈結(jié)構(gòu)。它不僅是一條連接供應商到用戶的物流鏈、信息鏈、資金鏈，而且是一條增值鏈，物料在供應鏈上因加工、包裝、運輸?shù)冗^程而增加其價值，給酒店帶來收益。供應鏈一般包括物資流通、商業(yè)流通、信息流通、資金流通四個流程。四個流程有各自不同的功能以及不同的流通方向：1、物資流通這個流程主要是物資（商品）的流通過程，這是一個發(fā)送貨物的程序。該流程的方向是由供貨商經(jīng)由廠家、批發(fā)與物流、零售商等指向消費者。由于長期以來酒店管理理論都是圍繞產(chǎn)品實物展開的，因此目前物資流程被人們廣泛重視。許多物流理論都涉及如何在物資流通過程中在短時間內(nèi)以低成本將貨物送出去。2、商業(yè)流通這個流程主要是買賣的流通過程，這是接受訂貨、簽訂合同等的商業(yè)流程。該流程的方向是在供貨商與消費者之間雙向流動的。目前商業(yè)流通形式趨于多元化：既有傳統(tǒng)的店鋪銷售、上門銷售、郵購的方式，又有通過互聯(lián)網(wǎng)等新興媒體進行購物的電子商務形式。3、信息流通這個流程是商品及交易信息的流程。該流程的方向也是在供貨商與消費者之間雙向流動的。過去人們往往把重點放在看得到的實物上，因而信息流通一直被忽視。甚至有人認為，國家的物流落后同它們把資金過分投入物質(zhì)流程而延誤對信息的把握不無關(guān)系。4、資金流通這個流程就是貨幣的流通，為了保障酒店的正常運作，必須確保資金的及時回收，否則酒店就無法建立完善的經(jīng)營體系。該流程的方向是由消費者經(jīng)由零售商、批發(fā)與物流、廠家等指向供貨商。根據(jù)供應鏈容量與用戶需求的關(guān)系可以劃分為平衡的供應鏈和傾斜的供應鏈。一個供應鏈具有一定的、相對穩(wěn)定的設(shè)備容量和生產(chǎn)能力（所有節(jié)點酒店能力的綜合，包括供應商、制造商、運輸商、分銷商、零售商等），但用戶需求處于不斷變化的過程中，當供應鏈的容量能滿足用戶需求時，供應鏈處于平衡狀態(tài)，而當市場變化加劇，造成供應鏈成本增加、庫存增加、浪費增加等現(xiàn)象時，酒店不是在最優(yōu)狀態(tài)下運作，供應鏈則處于傾斜狀態(tài)。平衡的供應鏈可以實現(xiàn)各主要職能（采購/低采購成本、生產(chǎn)/規(guī)模效益、分銷/低運輸成本、市場/產(chǎn)品多樣化和財務/資金運轉(zhuǎn)快）之間的均衡。很多酒店經(jīng)營者都已經(jīng)認識到供應鏈對于酒店管理的重要性。但是，酒店行業(yè)不同于制造行業(yè)，在制造行業(yè)里已經(jīng)被證明了的供應鏈理論，是否可以照搬到酒店行業(yè)中呢在制造行業(yè)里，供應鏈管理主要關(guān)注供應商的引入、供應商的績效管理以及和供應商在生產(chǎn)供給方面的高效協(xié)同。而對于酒店行業(yè)來講，同樣需要能夠提供優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)服務的優(yōu)質(zhì)供應商，供應商本身的優(yōu)劣直接決定了所供產(chǎn)品的品質(zhì)和提供服務的品質(zhì)，間接決定了酒店提供給客人的服務品質(zhì)。供應鏈管理對當前酒店采購的作用（一）供應鏈管理的概念：供應鏈管理（Supplychainmanagement，SCM）是一種集成的管理思想和方法，它執(zhí)行供應鏈中從供應商到最終用戶的物流的計劃和控制等職能。從單一的酒店角度來看，是指酒店通過改善上、下游供應鏈關(guān)系，整合和優(yōu)化供應鏈中的信息流、物流、資金流，以獲得酒店的競爭優(yōu)勢。供應鏈管理是酒店的有效性管理，表現(xiàn)了酒店在戰(zhàn)略和戰(zhàn)術(shù)上對酒店整個作業(yè)流程的優(yōu)化。整合并優(yōu)化了供應商、制造商、零售商的業(yè)務效率，使商品以正確的數(shù)量、正確的品質(zhì)、在正確的地點、以正確的時間、最佳的成本進行生產(chǎn)和銷售。（二）供應鏈管理的意義：1、供應鏈優(yōu)化的最終目的是滿足客戶需求，降低成本，實現(xiàn)利潤，具體表現(xiàn)為：（1）、提高客戶滿意度。這是供應鏈管理與優(yōu)化的最終目標，供應鏈管理和優(yōu)化的一切方式方法，供應鏈的歷史發(fā)展。是朝向這個目標而努力的，這個目標同時也是酒店賴以生存的根本。（2）、提高酒店管理水平。供應鏈管理與優(yōu)化的重要內(nèi)容就是流程上的再造與設(shè)計，這對提高酒店管理水平和管理流程，具有不可或缺的作用，同時，隨著酒店供應鏈流程的推進和實施、應用，酒店管理的系統(tǒng)化和標準化將會有極大的改進，這些都有助于酒店管理水平的提高。（3）、節(jié)約交易成本。結(jié)合電子商務整合供應鏈將大大降低供應鏈內(nèi)各環(huán)節(jié)的交易成本，縮短交易時間。（4）、降低存貨水平：通過擴展組織的邊界，供應商能夠隨時掌握存貨信息，組織生產(chǎn)，及時補充，因此酒店已無必要維持較高的存貨水平。（5）、降低采購成本，促進供應商管理。由于供應商能夠方便地取得存貨和采購信息，應用于采購管理的人員等都可以從這種低價值的勞動中解脫出來，從事具有更高價值的工作。（6）、減少循環(huán)周期。通過供應鏈的自動化，預測的精確度將大幅度的提高，這將導致酒店不僅能生產(chǎn)出需要的產(chǎn)品，而且能減少生產(chǎn)的時間，提高顧客滿意度。（7）、收入和利潤增加。通過組織邊界的延伸，酒店能履行它們的合同，增加收入并維持和增加市場份額。（8）、網(wǎng)絡(luò)的擴張。供應鏈本身就代表著網(wǎng)絡(luò)，一個酒店建立了自己的供應鏈系統(tǒng)，本身就已經(jīng)建立起了業(yè)務網(wǎng)絡(luò)。2、通過供應鏈管理和優(yōu)化，酒店可以達到以下多方面的效益：（1）、總供應鏈管理成本(占收入的百分比)降低超過10%；（2）、中型酒店的準時交貨率提高15%；（3）、訂單滿足提前期縮短25～35%；（4）、中型酒店的增值生產(chǎn)率提高超過10%；（5）、績優(yōu)酒店資產(chǎn)運營業(yè)績提高15～20%；（6）、中型酒店的庫存降低3%，績優(yōu)酒店的庫存降低15%；（7）、績優(yōu)酒店在現(xiàn)金流周轉(zhuǎn)周期上比一般酒店保持40～65天的優(yōu)勢。任何一種業(yè)務流程都是為實現(xiàn)一定酒店職能而設(shè)計的。要想設(shè)計出適合供應鏈管理要求的業(yè)務流程，首先必須真正理解供應鏈管理的實質(zhì)。可能你認為，供應鏈管理模式與傳統(tǒng)管理模式的區(qū)別之一，就是前者可以實現(xiàn)主動進入需求方的工作進程，在需求方?jīng)]有提出要貨請求之前，供應方就可以安排自己的生產(chǎn)（銷售）活動，而傳統(tǒng)的管理模式，都是在接受需求方的訂貨合同之后才安排生產(chǎn)（銷售）。因此，供應鏈管理是一種主動進取模式，而傳統(tǒng)的管理是一種被動接收模式。

管理模式是一種系統(tǒng)化的指導與控制方法，它把酒店中的人、財、物和信息等資源，高質(zhì)量、低成本、快速及時地轉(zhuǎn)換為市場所需要的產(chǎn)品和服務。因此，自從有了酒店那天起，質(zhì)量、成本和時間（生產(chǎn)周期）就一直是一個酒店的三個核心活動，酒店管理模式也是圍繞著這三個方面不斷發(fā)展的。

從管理模式上看，酒店出于對制造資源的占有要求和對生產(chǎn)過程直接控制的需要，傳統(tǒng)上常采用的策略是，或擴大自身規(guī)模，或參股到供應商酒店，建立在最佳生產(chǎn)系統(tǒng)平臺上的供應鏈供應鏈管理利用現(xiàn)代信息技術(shù)，通過改造和集成業(yè)務流程、與供應商以及客戶建立協(xié)同的業(yè)務伙伴聯(lián)盟、實施電子商務，大大提高了酒店的競爭力，使酒店在復雜的市場環(huán)境下立于不敗之地。根據(jù)有關(guān)資料統(tǒng)計，供應鏈管理的實施可以使酒店總成本下降10%；供應鏈上的節(jié)點酒店按時交貨率提高15%以上;訂貨－生產(chǎn)的周期時間縮短25%～35%;供應鏈上的節(jié)點酒店生產(chǎn)率增值提高10%以上，等等。這些數(shù)據(jù)說明，供應鏈酒店在不同程度上都取得了發(fā)展，其中以"訂貨---生產(chǎn)的周期時間縮短"最為明顯。能取得這樣的成果，完全得益于供應鏈酒店的相互合作、相互利用對方資源的經(jīng)營策略。采用了供應鏈管理模式，則可以使酒店在最短時間里尋找到最好的合作伙伴，用最低的成本、最快的速度、最好的質(zhì)量贏得市場，受益的不止一家酒店，而是一個酒店群體。三、酒店供應鏈管理的內(nèi)容和運作思路酒店行業(yè)沒有復雜的生產(chǎn)過程管理，所以在制造業(yè)中非常重要的生產(chǎn)計劃快速響應和供貨柔性要求，在酒店行業(yè)中是相對比較容易實現(xiàn)的。但是，通過資源整合進行大量集中采購，從而獲得更高的議價能力和成本優(yōu)勢，卻是酒店行業(yè)供應鏈管理的一個重點，畢竟，酒店行業(yè)成本中最大的一塊就是采購成本了。

所以，酒店行業(yè)的供應鏈管理，其重點內(nèi)容在于供應商引入、供應商績效和集中采購三個方面。

酒店行業(yè)一個普遍的特點是，酒店由業(yè)主所有，委托某個酒店管理公司來進行經(jīng)營管理，業(yè)主的資本、酒店管理公司的品牌和管理結(jié)合成為一個競爭力最佳的商業(yè)共同體。由于酒店管理公司的報酬與酒店經(jīng)營業(yè)績掛鉤，所以最終利益的一致性決定了資本方和管理方對于供應鏈管理的共同關(guān)注。在實際工作中我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)一種“奇怪”的現(xiàn)象：庫存水平越高，物料發(fā)生短缺的頻率就越高！也就是生產(chǎn)部門經(jīng)常抱怨采購供應部門時所說的：該來的不來，不該來的都來了！為什么會發(fā)生這種奇怪的現(xiàn)象呢?正常情況下,大家都知道,要想滿足生產(chǎn)供應，特別是考慮到客戶訂單需求的波動以及供應商原材料供應的不穩(wěn)定性，最簡單的辦法就是加大安全與緩沖庫存，以解決短缺問題，但為什么結(jié)果卻是適得其反呢？總結(jié)各種經(jīng)驗教訓，我們發(fā)現(xiàn)，該現(xiàn)象主要與以下兩方面有關(guān)系：-對采購人員的考核指標（KPI）的合理性；-公司財務的付款心理問題一般情況下，我們知道，對于采購的一個主要考核指標就是物料短缺的次數(shù)，特別是那些對于庫存周轉(zhuǎn)率考核不是很要求的企業(yè)，對采購的考核往往是看由于采購物料短缺而導致生產(chǎn)線停工的次數(shù)或由此而帶來的損失。在這種考核指標的驅(qū)動下，采購員幾乎把所有的關(guān)注點都放到了進貨上，原因是只要不缺料，他們就沒有問題！于是乎，供應商的及時交貨就成了他們?nèi)粘９ぷ鞯闹攸c。只要是下了單(PO)的，到時間的不到時間的，該交的，不該交的，都可以交貨。庫存自然就會越來越大，采購員自以為就可以高枕無憂了！而實際商他們忽視了一個關(guān)鍵因素－財務的付款（AP）壓力就會越來越大！等到財務現(xiàn)金流發(fā)生困難的時候，該付的貨款付不出去，供應商的交貨積極性受到打擊，時間長了，也就不那么聽話了。于是，你想要的東西，他即使有也不想給你了；至于那些沒有辦法，非得靠你生存不可得供應商，由于所面臨的資金壓力，也只能是疲于應付交貨了！這樣就會行程一個惡性循環(huán)－一方面是倉庫里積壓了大量的庫存，另一方面是需要的原材料無法得到或者不能及時得到！這種現(xiàn)象在MRP（物料需求計劃）的計劃上表現(xiàn)的特別明顯：客戶的訂單發(fā)生修改，如客戶要求把原先的成品交貨計劃推后交貨，甚至是取消交貨，按照MRP的邏輯，經(jīng)過重新運行MRP，系統(tǒng)自然會建議內(nèi)部生產(chǎn)時間以及供應商的原材料交貨時間推后或者取消，在這種情況下，如果沒有合適的監(jiān)控工具，采購員一般是不會執(zhí)行MRP的推后或取消交貨的建議的，目的就是為了自保！如果你發(fā)現(xiàn)了這個問題，當你問他們?yōu)槭裁吹臅r候，他們往往會找出一大堆理由來搪塞你，最明顯的接口有如下幾種：－重新計劃的時間已經(jīng)超出合同規(guī)定的時間；－供應商不執(zhí)行；－擔心計劃再變；－擔心運輸過程、清關(guān)等發(fā)生問題。仔細考究，你就會發(fā)現(xiàn)，采購員們的說法大多是不成立的，幾乎全是借口！背后的原因就是所謂的“安全心理”在做怪！而實際上這是由于你考核指標的不合理性造成的！某種程度上，我們是可以理解這種心理的－誰不想自己保護自己呢？庫存高了，短時間內(nèi)沒人知道，而生產(chǎn)線一旦停工，全公司的人都會知道！可以想象采購員們的壓力！

但是，從庫存控制的角度來講，這是絕對不可以接受的！我們知道，庫存的控制應該以預防為主，一旦行程高庫存的事實，就什么都晚了！原因有二：-一旦高庫存行程，再回過頭去找原因，可能性幾乎是零，沒人會承認庫存高是他/她的原因;高庫存一旦形成,要想在短時間內(nèi)降低下來是非常困難的,原因就是庫存是有“慣性”的!另外一種造成“該來的不來,不該來的都來了”的原因是與公司財務乃至整個公司的文化有關(guān)系。筆者曾經(jīng)在內(nèi)地一家中美合資企業(yè)做采購工作，公司的財務有一個顯著的特點就是，供應商的貨款到期了，明明財務有錢，他們就是不付款！估計也是與財務人員的安全心理有關(guān)系吧，在這里不做過多的討論，但問題是，由于財務本身的安全心理就人為地破壞了與供應商之間的游戲規(guī)則，結(jié)果是搞的采購員無所適從，最終在供應商處失信，形成同樣的惡性循環(huán)的結(jié)果！對此，我認為，可以采用以下幾種方法：1、公開市場采購。亦稱競爭價格采購，適用于采購次數(shù)頻繁，需要每日進貨的食品原料。采購部通過電話聯(lián)系或商函，或通過與供貨單位直接洽商，取得所需食品原料的報價，一般每種原料至少應取得一個供貨單位之報價，分別登記在采購申請單上，經(jīng)過比質(zhì)比價，選擇其中最好的供貨單位。2、無選擇采購。在較特殊的情況下，酒店所需要采購的某種原料在市場上奇缺，或僅有一家供貨單位，或酒店必須得到此物品及食品原料。此時，采購部往往采取無選擇采購方法，即連同采購申請單開出空白支票，由供貨單位填寫。3、成本加價采購。某種物品或食品原料的價格漲落變化較大或很難確定其合適價格時，可以采用成本加價法。此處說的成本指批發(fā)商、零售商等供貨單位的商品成本。在某種情況下，供貨單位和采購部雙方都把握不住市場價格動向，于是便采用此法成交。即在供貨單位購入原料時所花的成本上酌加一個百分比，作為供貨單位的盈利部分。此法對供貨單位而言，減少了因價格的驟然下降可能帶來的虧損危險；對采購單位而言，加價的百分比一般比較小，也比較合算，采取成本加價方法的主要困難是很難準確掌握供貨單位物品的真實成本，因此酒店采購時較少采用此方法。4、招標采購。它是一種比較正規(guī)的采購方法。一般只有大型企業(yè)使用。采購單位把所需采購的物品名稱及規(guī)格標準，以投標邀請的形式寄給各有關(guān)供貨單位，供貨單位接到邀請后即行投標，報出價格，亦以要密封文件的形式寄回采購單位。一般而言，凡其物品能符合規(guī)格標準，出價格低者中標。這種方法有利于采購單位選擇最低的價格但由于此法要求雙方簽訂采購合同，因而又不利于采購單位在執(zhí)行合同期間另行采購價格可能更低廉，質(zhì)量更合適的物品原料。5、“一次?？俊辈少彙＞频隊I業(yè)所需的物品原料品質(zhì)繁多，必須向眾多的供貨單位采購，這就意味著酒店每天必須花費大量的人力和時間處理票據(jù)和驗收進貨。為了減少采購、驗收工作的成本費用，有的酒店使用“一次性?？俊辈少彿ǎ绻麑儆谕活惖母鞣N原料、物資、酒店都向同一個單位購買，這樣只需要向供貨單位開出一張訂單，接收一次送貨，處理一張票據(jù)。然而，這種方法對大型酒店而言，仍不理想，于是酒店采購也使用超級市場購物方式。這種超級市場是現(xiàn)在逐漸建立的酒店物資源共享供應公司，它可以使酒店原料物資源共享供應及時無缺，而且每月訂貨，驗收次數(shù)大大減少，降低了采購費用。6、合作采購。合作采購是三家以上的酒店企業(yè)組織起來，聯(lián)合采購某種物品原料。其主要優(yōu)點是通過大批量采購，各酒店有機會享受優(yōu)惠價格。盡管各酒店各有特色，但完全可以運用合作采購的方法采購某種相同標準的食品、飲料及各種通用物品。7、集中采購。酒店管理公司或集團往往建立地區(qū)性的采購辦公室，為本公司該地區(qū)的酒店企業(yè)采購各種物品食品等，具體做法是各酒店將各自所需要的原料、物品及數(shù)量定期上報公司采購辦公室，辦公室匯總后集中采購。訂貨后，可根據(jù)具體情況，由供貨單位分別運送到各個酒店企業(yè)，也可由采購辦公室統(tǒng)一驗收，隨后再行分送。集中采購的優(yōu)點是由于批量大，往往可以享受優(yōu)惠價格集中采購便于與更多的供貨單位商洽，原料質(zhì)量和價格上有更多的選擇余地；集中采購可以減少各酒店企業(yè)采購員營私舞弊的機會。當然，集中采購也有不足之處，如各酒店只接受采購辦公室采購的食品原料，不利于酒店自己的經(jīng)營特色或特殊需要；由于集中采購，酒店不得不放棄當?shù)乜赡艹霈F(xiàn)的廉價物品原料，集中采購可能趨使酒店菜單雷同，使酒店自行修改菜單的能力受到局限，不利于酒店創(chuàng)造獨特風格。以上采購方法，各酒店應根據(jù)自己酒店類型、規(guī)模、級別檔次、隸屬形式、業(yè)務特點、市場條件等因素，選擇合適的采購方法。酒店采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)酒店采購管理工作是酒店成本控制的一個重要環(huán)節(jié),同時,采購工作雖不直接向客人提供服務，但其工作的好壞將直接影響到整個酒店向客人提供服務，的質(zhì)量，因此，做好酒店的采購工作的管理是十分重要的，有利于提高酒店的服務質(zhì)量和經(jīng)濟效益。對采購工作的管理與控制，主要是由酒店采購經(jīng)理負責的，由于采購工作具有涉及面廣（涉及到酒店內(nèi)部的成本控制、財務以及客房、餐飲等生產(chǎn)和服務部門，還有外部眾多的供應商、中間商），情況復雜，政策性，季節(jié)性和隨機性強，要做好對采購工作的管理與控制，采購經(jīng)理必須抓好以下九個方面的工作。（一）供應商管理1.財務部應定期(每月或每季度)牽頭,組織財務部、采購部、使用部門及集團稽查部對供應商進行評估(酒店每類物品須有至少三家供貨商),淘汰部分不合格供貨商.2.選用供應商角度采用1+2+N原則，所謂1+2+N是指一類商品一個主供應商、2個輔助供應商、N個考察供應商。這類商品只有一個主要供應商，大約70%的物資從他手中購買。2個輔助供應商提供大約20%的物資，一旦主供應商出現(xiàn)問題能有其他供應商立即頂替。數(shù)量不限的考察供應商既是輔助供應商的后備力量，也使酒店在采購極其特殊物資時無購買死角。3.采購部要做好同供貨商的聯(lián)系和接待等工作,維護酒店形象.（二）合理控制庫存，以保障銷售、降低成本。

酒店物料配送中心承擔著類似于供應鏈中分銷商的角色，應從行業(yè)特點和自身條件出發(fā)，闖出一條有特色、可持續(xù)的發(fā)展道路。一是實行穩(wěn)健的、階段性的經(jīng)營戰(zhàn)略：初期應著重發(fā)揮流通型配送中心的功能，主要以暫存或隨進隨出的方式配貨、送貨，低庫存或微庫存運作；在客戶基本穩(wěn)定、實力逐步增強之后，再考慮向儲存型甚至加工型配送中心發(fā)展。二是實行積極的、多樣化的營銷戰(zhàn)略：對酒店集團，須確保供應；對單位酒店，應重點拓展；對酒店行業(yè)以外的零售企業(yè)、個體戶、消費者，宜適當兼顧；注重發(fā)掘優(yōu)質(zhì)客戶，不斷提高客戶的忠誠度。

（三）嚴格要求并指導采購員學習與掌握必要的商品知識以及采購知識與技能。在現(xiàn)實生活中，包括酒店行業(yè)，購買質(zhì)次價高的假冒偽劣商品，吃虧上當?shù)氖聦绎L不鮮，一個很重要的原因就缺乏必要的商品知識，對所購買的商品不了解，結(jié)果不化險為夷損害了酒店客人的利益，而且使企業(yè)本身蒙受不應有的，甚至是巨大的損失，防止這種情況發(fā)生的辦法之一就是要求采購員必須掌握必要的商品知識----至少是他所分管的范圍的商品知識，包括商品的特性，產(chǎn)地，規(guī)格、用途、質(zhì)量、價格、供應商狀況等，此外，要搞好物品采購工作，還必須掌握物品采購的基本理論，基本知識和基本技能，特別是掌握好采購的基本技能，方法，主要是：了解掌握物品供求信息，了解各類物品的特性和分類方法，善于與客商洽談業(yè)務，商定供貨條款，了解采購國外不同物品的采購程序，熟練輸采購手續(xù)等。對一個采購員來說，采購什么，到什么地方采購，什么時候采購怎樣采購等，應做到胸有成竹，這樣才有可能進行一次成功的不必要的損失和成本的增加。了解市場行情，要隨物品特點而定，對時令物品，因供求情況和價格變化快，應隨時了掌握其變化，對季節(jié)性強的物品，如鮮貝，對蝦等，須摸清生產(chǎn)周期，掌握采購最佳時期，對大批量的日用品，要進行專題調(diào)查，根據(jù)采購的質(zhì)、量、時間要求進行選擇，如從外地進貨還要了解運輸?shù)那闆r和運輸費用的高低。可供采購物品的市場是廣闊的一種物品要能有幾十家供貨單位可供選擇如果采購員缺乏了解市場，懂得市場行情的能，在數(shù)以千計的生產(chǎn)同一貨品的供貨單位面前就會暈頭轉(zhuǎn)向了，導致采購失敗，市場上需要了解的內(nèi)容有：貨物來自什么渠道可從哪些供貨單位采購到哪些物品各個供貨單位提供物品的質(zhì)量牌號，價格如何等等。同時還必要了解市場的其他一些因素，如市場物品流通渠道，產(chǎn)品供應的季節(jié)性，價格波動，商業(yè)經(jīng)營氣候等影響市場供應變動的原因。要了解市場行情，就要進行調(diào)查分析，根據(jù)酒店來一些同等的做法，這種調(diào)查分析可概括為“二個三”，第一個“三是貨比三家不吃虧。即采購時應盡可能多找?guī)准伊诵星?，特別是多數(shù)物品采用市場調(diào)節(jié)方式銷售，由各售貨單位自行作價，對此要特別注意比價；”第二個“三是三個層次，即使用部門經(jīng)辦人員，采購部人員，成本控制部人員，都要做調(diào)查工作，然后，集中將情況分析，這樣就有可能避免采購的盲目性和被“斬”情況的發(fā)生，即能確保采購質(zhì)量，也呆防止鞭些采購人員營私舞弊，中飽私囊，從而有效地控制采購成本。（四）重視采購員的思想教育工作。經(jīng)理對采購工作的管理主要表現(xiàn)在對采購員的管理上，他的管理意圖，對市場情況的掌握，供應商的選擇以及對酒店成本控制等等，都要通過采購中央氣象臺工作體現(xiàn)出來，因此，做好對采購人中央氣象臺管理工作極為重要。針對采購工作的特點，采購經(jīng)理首先要加強對采購人員的法制教育，職業(yè)道德教育，提高其抵制不正之風的自覺性，樹立堅強的組織觀念和嚴明紀律性，同時，要培養(yǎng)其企業(yè)主人翁的責任感，不謀私利，不徇私情，秉公辦事的思想作風。明確分工與職責，明確權(quán)力與義務?？茖W明確的分工是良好協(xié)作的基礎(chǔ)和人效管理的手段，而合理授權(quán)則是實現(xiàn)職責的必要條件，對采購員在明確其業(yè)務及職責范圍后，要充分信任與授權(quán)，使之有獨立自主的處理問題的權(quán)力，能想方設(shè)法，克服困難，完成任務，不必事事請示，但要有事事匯報制度，采購員應將每天工作中遇到的問題處理的方法以及每天的到貨情況等寫上《每日工作匯報部》以便經(jīng)理檢查，發(fā)現(xiàn)問題時隨時解決。（五）多方努力，控制食品的采購價格。成功的采購工作其目標之一是獲得理想的采購價格。入口的價格是受各種因素影響的，諸如市場的供求狀況，餐飲的需求程度，采購的數(shù)量，食品本身的質(zhì)量，供應的貨源渠道和經(jīng)營成本，單位支配市場程度，其他供應者對其影響等，面對這樣的價格因素與餐飲經(jīng)營的要求，對采購價格實行控制是必要的，實踐證明，以下幾條價格措施是行之有效的。1、規(guī)定采購價格-----通過詳細的市場價格調(diào)查后，酒店對餐飲所需的某些食品提出購貨限價，采購員必須在限價以內(nèi)進行采購，不得超過，限價商品的品種一般是指每日采購的新鮮蔬果肉類2、規(guī)定購貨渠道和供應單位----采購部門只能那些指定的供貨單位購貨，或者只許購置來自規(guī)定渠道的食品，如香煙，洋酒等。3、控制大宗和貴重食品的購貨權(quán)-----貴重食品和大宗食品其價格是影響餐飲成本的主體。因此，由餐飲部門提供使用情況的報告，采購部門增加購貨量和改變購貨規(guī)格可根據(jù)需求情況，大批量采購，以便降低單價，這也是控制采購價格的一種策略，另外當某些食品的包裝規(guī)格有大有小時，購買酒店的適用規(guī)格，也呆降低單位價格。4、向生產(chǎn)單位直接采購-----對采購批量大的物品，應盡呆能向生產(chǎn)單位直接采購，并要求經(jīng)批理優(yōu)惠價格供應。5、根據(jù)市場行情適時采購-----當某些食品在市場上供過于求，價格低廉，又是酒店大量需要的，只要符合質(zhì)量并可作儲存的可趁此機會購進，以備價格回升時使用。當應時食品上市，預計價格可能下跌，采購量應盡呆能地減少，只在適應需要即可，等到價格穩(wěn)定時再行添購。（六）學會對購進貨品價格的整體控制。采購經(jīng)理每天要對很多的“采購申請單”、“計貨單”、支票申領(lǐng)單、中，西廚每日訂貨單“簽字”但他每天都要面對同一個課題，壓低進貨價格降低成本。廚房每日用的鮮活海水產(chǎn)品，禽蛋，肉、菜、水果等等天天進，日日買，每種不過幾十元，上百元而房口部的棉織品，塑料制品，印刷品，一份計貨單批下來，常常過千元，上萬元，特別是工程裝修，維修，甚至超過幾十萬元。理論上講，對于每筆支出，無論巨細，大小，都要嚴格控制，所謂點滴節(jié)約，但實際上誰也不可能完全做到保證采購部日常購買的所有商品，其質(zhì)量是全城最好的，其價格又是全市最平的，舉例說明一般大路菜的單價，東西南北各個農(nóng)貿(mào)市場價格相關(guān)一毛幾分，如果一定要求采購員和每期進貨都“最好”，“最平”反而會使他們整日處于緊張忙亂之中，在當今社會節(jié)奏日益加快的時代，事事無巨細，筆筆支出都精細管理的做法，不公難以進行，而且得不損失，因此，作為采購經(jīng)理，應采取從整體上掌握，控制采購成本的策略，這一策略主要體現(xiàn)在以下兩個方面。1、眾多的日常小額開支予以總的控制，只要是市場的平均價格之內(nèi)，具體的一筆筆支出可以不必過分計較。因為是大量的常用品，管理的側(cè)重點放在保證質(zhì)量及快速反應上，即必須保證購進的貨品貨量能用，好用，同時必須保證及時購進，說買就買的到，不耽誤使用。2、小量的大額支出必須下功夫，多方了市場，多方尋價，認真淺談，仔細做報價，不允許購買出現(xiàn)失誤，嚴格控制，最好是經(jīng)理親自洽商。對這部分重點的大額支出，管理的側(cè)重點應是在保證質(zhì)量的前提下盡最大可能地省錢，在洽談過程中要“斤斤計較。幾毛錢，幾分錢地砍，例如一份印刷品要印要千萬份，每份砍下一二分或三四厘錢，就能省下不少錢，（七）建立良好的采購工作程序，按該程序控制整個采購系統(tǒng)。良好的采購工作程序?qū)椴少彶坑袟l不紊地運作提供有力的保證，使所有的采購員有章可循，提高效率，減少失誤。各個酒店，賓館采購的采購工作程序中應注意以下幾個問題。1、嚴格按程序運作，不允許推委扯皮，該辦的必須辦理。2、嚴格按程序所規(guī)定的職權(quán)范圍辦理，不得超越范圍。3、密切協(xié)作關(guān)系，強調(diào)采購部與其他部門的協(xié)調(diào)，合作與配合，有困難，有疑問應共同協(xié)商解決。（八）對采購計劃和購貨合同執(zhí)行的控制。為保證物品采購和購貨合同的有效執(zhí)行，采購經(jīng)理必須對執(zhí)行過程進行控制。1、指定專業(yè)人員負責至計劃的執(zhí)行和購貨全責的履行進行檢查。2、設(shè)立物品計劃執(zhí)行控制臺賬，記錄每種物品的采購計劃，簽約（合同）情況，交貨履約和庫存情況，如有條件可采用科學的酒店采購工作管理軟件，將這些數(shù)據(jù)輸入電腦，以備隨時檢查。定期檢查與隨時檢查相結(jié)合，每月進行全面檢查，對未按計劃和合同的進度供貨的貨種，隨時通知經(jīng)辦采購員督促供應單位按時交貨，也可用掛牌方法把沒有按計劃執(zhí)行，按合同供給的物品品種，用不同顏色牌子掛出，以便引起同事注意。（九）熟悉供應廠商，并與之建立良好和合作關(guān)系。首先，買方與供應商保持良好的關(guān)系是非常必要的。給供應商合理的利潤空間是維持良好關(guān)系前提，采購過程中簡化手續(xù)并規(guī)范采購人員的行為對雙方關(guān)系也很重要，這涉及到攤給供應商的交易成本，如果手續(xù)煩瑣，采購人員吃拿卡要，必然會引起供應商成本上升，供應商就會想方設(shè)法把這種成本攤回到價格談判中，而且還會引起供應商的不滿，直接導致服務質(zhì)量下降。其次，對采購人員也采取以業(yè)績定報酬的方式，根據(jù)采購各項指標，尤其是采購成本的降低制定浮動工資，使采購人員能夠通過誠實勞動獲得較高的報酬，從而提高采購部門的業(yè)績。加強監(jiān)管的辦法自不必說，然而采購涉及到的敗德問題有相當一部分是從高管層過來的，而不是全部來自采購部。最后一點最重要，既然采購如此重要，專業(yè)提供采購咨詢服務的商業(yè)機構(gòu)就成為迫切的需要。然而酒店在尋求采購專業(yè)服務商上走過不小的彎路，上大型的ERP系統(tǒng)就是其中之一。從2000年起ERP火熱一時，盡管國外早有統(tǒng)計，ERP的失敗率高達90%，公認實施成功的很少，國內(nèi)的酒店仍趨之若騖，仿佛ERP就是救命的稻草，只有ERP才能解決自己酒店供應鏈上的那些亂七八糟的問題。結(jié)局跟國外也差不多，成功者寥寥，大部分都拿上ERP做廣告了，要的是所謂的"暈輪效應".但ERP不是白上的，其高額的費用后來被人戲稱"不上ERP等死，上ERP找死".有必要為解決酒店資源的合理配置問題一擲幾千萬、上億嗎？跟利潤相比太不成比例！仔細一看就會發(fā)現(xiàn)，出大頭錢的差不多都是國有控股公司--花的不是老板自己的錢，別人上了ERP咱不上，多沒面子！我給ERP下個結(jié)論：ERP是錦上添花，決不是雪中送炭！

這種跟風的行為實不足取，任何好的管理上的解決辦法都不應以犧牲成本為代價。酒店要解決采購上的問題所需要的IT系統(tǒng)，無非涉及幾個方面：供應商搜索、價格談判、訂單的自動生成、訂單的網(wǎng)上下達、網(wǎng)上支付、動態(tài)庫存、儲運配送。這其中