WORD軟件操作技巧

WORD軟件操作技巧l.Alt鍵的妙用說(shuō)明：適用于Office23以上版本。1）按住Alt鍵或同時(shí)按住鼠標(biāo)上的兩個(gè)按鈕）再拖動(dòng)左右上下）邊距，可精確調(diào)整其值（在標(biāo)尺上會(huì)顯示具體值）。2）按住Alt再進(jìn)行相應(yīng)操作，還可以精確調(diào)整圖形、藝術(shù)字等“對(duì)象”的形狀、大小和在文檔中的位置等。3）按住Alt后單擊任意單元格可快速選定單元格所在列。按Alt鍵后雙擊表格中任意位置，可快速選定整個(gè)表格。4）按住Alt后拖動(dòng)鼠標(biāo)可以按列選定文本。5）按住Alt拖動(dòng)菜單命令或工具欄上的圖標(biāo)可刪除或移動(dòng)該項(xiàng)到其他位置同時(shí)還按住Ctrl則復(fù)制）。2?雙擊、右擊的妙用說(shuō)明：適用于Office27。雙擊大多數(shù)對(duì)象，將彈出相應(yīng)的設(shè)置對(duì)話框，可以快速設(shè)置有關(guān)項(xiàng)目；選定對(duì)象或?qū)⒐鈽?biāo)置于特定位置）后右擊，彈出的快速菜單常會(huì)出現(xiàn)工具欄和主菜單中沒(méi)有的選項(xiàng)。鼠標(biāo)指針移到連線或頂點(diǎn)上右擊還會(huì)出現(xiàn)許多選項(xiàng)。1）雙擊橫標(biāo)尺上的空白灰色區(qū)域或豎標(biāo)尺上任意位置，會(huì)彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話框。2）雙擊標(biāo)尺上欄間距區(qū)域，會(huì)彈出“分欄”對(duì)話框。3）雙擊標(biāo)尺上任何一個(gè)制表位，會(huì)彈出“制表位”對(duì)話框。4）雙擊工具欄兩側(cè)空白處會(huì)彈出“自定義”對(duì)話框。如雙擊上下邊線則工具欄會(huì)變?yōu)楦?dòng)工具欄。打開(kāi)“自定義”對(duì)話框后右擊菜單命令或工具按鈕可修改它的樣式。5）選定要復(fù)制的格式，再雙擊格式刷，可將選定格式多次復(fù)制到其他位置。6）快速拆分窗：將鼠標(biāo)指針移動(dòng)到垂直滾動(dòng)條頂端上的拆分條上，變成雙向箭頭后雙擊或拖動(dòng)可拆分窗。7）狀態(tài)欄中的雙擊：雙擊狀態(tài)欄的前兩個(gè)框中任意位置可快速打開(kāi)“查找和替換”對(duì)話框。雙擊“錄制”則彈出“錄制宏”對(duì)話框，雙擊“修訂”、“擴(kuò)展”、“改寫”、書形圖標(biāo)則分別進(jìn)入修訂文檔、擴(kuò)展選定、改寫、進(jìn)行拼寫與語(yǔ)法狀態(tài)。8）在“文件”的“打開(kāi)”對(duì)話框中，選定文件名后右擊，選擇“打印”可不打開(kāi)文件而快速打印Word文檔。9）選定多邊形后右擊，選擇彈出菜單中的“編輯頂點(diǎn)”，按Ctrl不放，單擊連線可增加頂點(diǎn)，單擊頂點(diǎn)則刪除該頂點(diǎn)。word快捷鍵卡說(shuō)明：適用于Office27。如果功能不能用，請(qǐng)注意是否在英文輸入狀態(tài)。CtrlCtrl+ShiftAlt+ShiftCtrl+AltA全選all大寫allcaps顯示所有標(biāo)題B粗體bold粗體boldC拷貝copy格式拷貝copyformat關(guān)閉預(yù)覽cancel版權(quán)copyright符號(hào)D字體格式dot分散對(duì)齊distribute插入日期dateE居中對(duì)齊Center修訂edit編輯郵件合并數(shù)據(jù)插入尾注endnoteF查找find定義字體font插入合并域插入腳注footnoteG定位gotoH替換huan應(yīng)用隱藏格式hideI斜體italic斜體italic預(yù)覽previewJ兩端對(duì)齊adjustK超級(jí)鏈接link小型大寫字母預(yù)覽郵件合并自動(dòng)套用格式L左對(duì)齊lef列表樣式list顯示Listnum域M左縮進(jìn)margin減少左縮進(jìn)打印已合并文檔批注動(dòng)詞marginN新建new降級(jí)為正文normal合并文檔普通視圖O打開(kāi)open標(biāo)記目錄項(xiàng)大綱視圖outlineP打印print定義字符大小pound插入頁(yè)碼page頁(yè)面視圖pageQ取消段落格式quitsymbol字體quickR右對(duì)齊right頁(yè)眉頁(yè)腳鏈接注冊(cè)商標(biāo)register?S保存save定義樣式style拆分窗SplitT首行縮進(jìn)indent減小首行縮進(jìn)時(shí)間time商標(biāo)trademarkrmU下劃線underline下劃線underline更新域update更新表格格式V粘貼格式粘貼插入自動(dòng)圖文集W寫盤關(guān)閉write只給詞加下劃線wordX剪切標(biāo)記indexentryY重復(fù)重復(fù)查找Z撤消默認(rèn)字體樣式返回0段前6p切換1單倍行距顯示“標(biāo)題1”應(yīng)用“標(biāo)題1”2雙倍行距顯示“標(biāo)題2”應(yīng)用“標(biāo)題2”3鎖定顯示“標(biāo)題3”應(yīng)用“標(biāo)題3”451.5倍行距應(yīng)用“標(biāo)題5”應(yīng)用“標(biāo)題5”=下標(biāo)和正常切換上標(biāo)與正常切換Wrod功能鍵說(shuō)明：適用于Office27。無(wú)ShiftCtrlCtrl+ShiftAltAlt+ShiftCtrl+AltF1獲得聯(lián)機(jī)幫助Office助手內(nèi)容敏感型幫助或展現(xiàn)格式定位至下一域定位至前一域Microsoft系統(tǒng)信息F2移動(dòng)文字或圖形復(fù)制文本打印預(yù)覽保存打開(kāi)F3插入“自動(dòng)圖文集”詞條改變字母大小寫剪切到“圖文場(chǎng)”插入“圖文場(chǎng)”中的內(nèi)容創(chuàng)建“自動(dòng)圖文集”"詞條F4重復(fù)上一操作重復(fù)“查找或定位”關(guān)閉窗退出Word退出WordF5定位移動(dòng)到前一處修訂還原文檔窗文檔大小編輯書簽還原程序窗大小F6定位至下一窗格定位至前一窗格定位至下一窗定位至前一窗F7拼寫同義詞庫(kù)“控制”菜單中的“移動(dòng)"命令。更新Word源文檔中鏈接的信查找拼寫錯(cuò)誤（自動(dòng)拼寫檢查）中英詞典息F8擴(kuò)展所選內(nèi)容縮小所選內(nèi)容“大小”命令擴(kuò)展所選內(nèi)容（或塊）運(yùn)行宏F9更新選定域在域代碼和其結(jié)果之間進(jìn)行切換插入空域解除域的鏈接在所有域和它們的結(jié)果之間進(jìn)行切換中運(yùn)行Gotobutton或MacrobuttonF10激活菜單欄顯示快捷菜單將文檔窗最大化激活標(biāo)尺將程序窗最大化F11定位至下一域定位至前一域鎖定域解除對(duì)域的鎖定顯示VisualBasic代碼F12另存為保存打開(kāi)打印靈活動(dòng)用WORD的“打開(kāi)”對(duì)話框說(shuō)明：適用于Office27。5.1以不同方式打開(kāi)文檔首先在“打開(kāi)”對(duì)話框中將文件選中，然后單擊“打開(kāi)”下拉按鈕，看到了嗎？Word20提供了四種方式打開(kāi)文檔。1）“打開(kāi)”：是對(duì)話框默認(rèn)的文件打開(kāi)方式，不說(shuō)您也知道。2）“以只讀方式打開(kāi)”：則對(duì)文件所做的任何修改，只能以“另存為”方式保存，而不能直接修改并保存原文件。3）“以副本方式打開(kāi)”，則系統(tǒng)會(huì)在原文件所在目錄創(chuàng)建它的副本。例如，以副本方式打開(kāi)了MyDocuments文件夾中的“Word技巧”，則MyDocuments文件夾會(huì)出現(xiàn)一個(gè)名為“Word技巧（2）”的新文件。4）若在對(duì)話框內(nèi)選中了“Web頁(yè)”或Web快捷方式，則“打開(kāi)”下拉菜單的“用瀏覽器打開(kāi)”命令可用。選擇它即可用瀏覽器打開(kāi)Web頁(yè)或連接到某個(gè)Web站點(diǎn)。5.2管理文件1）查找文件“打開(kāi)”對(duì)話框具有基本的文件管理功能?！按蜷_(kāi)”對(duì)話框可用文字或文字與通配符搭配使用，查找含有某些關(guān)鍵字的文件。方法是：使用“查找范圍”列表定位文件的位置。然后在“文件名”框內(nèi)輸入要查找的關(guān)鍵字，或者打開(kāi)“文件名”下拉列表查找已輸入的關(guān)鍵字。必要時(shí)可打開(kāi)“文件類型”下拉列表，選擇要查找的文件類型。完成后單擊“打開(kāi)，，按鈕，則所有包含待查找關(guān)鍵文字的文件名均出現(xiàn)在對(duì)話框中。除此之外，你還可以在“文件名”框內(nèi)使用通配符“*”，如利用“*技巧”查找以文件名以“技巧”結(jié)尾的文件等。2）自動(dòng)匹配文件當(dāng)你在對(duì)話框的“文件名”框內(nèi)輸入文件名后，只要輸入的文件名與某個(gè)文件名匹配，框內(nèi)就會(huì)自動(dòng)補(bǔ)齊剩余的若干字符，回車即可打開(kāi)該文件。否則可繼續(xù)輸入剩余的部分，尋找或打開(kāi)其他文件。相信在Excel中錄入數(shù)據(jù)時(shí)您已經(jīng)領(lǐng)會(huì)到它的方便。3）排序文件“打開(kāi)”對(duì)話框中的文件按一定規(guī)律排序，有利于用戶快速查找文件。排序方法是：點(diǎn)擊“視圖”按鈕，在下拉菜單中選擇“排列圖標(biāo)”子菜單，從“按名稱”、“按類型”、“按大小”和“按日期”四種排序方私中選擇即可。關(guān)于快捷鍵、菜單、工具欄說(shuō)明：不適用于Office27。1）在主菜單上添加命令或工具按鈕：使用8x6像素以上的分辨率，主菜單右邊有很多空位置，把最常用的命令或圖標(biāo)放在上面，好處多多！2）快速自定義快捷鍵：按下“Ctrl+Alt+Num”組合鍵后，鼠標(biāo)指針會(huì)變?yōu)榛ǘ湫?，再?zhí)行要定義快捷的鍵盤或鼠標(biāo)操作后，就會(huì)彈出“自定義鍵盤”對(duì)話框讓你指定快捷鍵。3）漂移下拉菜單：?jiǎn)螕艄ぞ邫谥小白煮w顏色”、“填充色”、“外圍邊框”等圖標(biāo)右側(cè)的下拉按鈕后，再拖動(dòng)彈出列表的標(biāo)題條到窗中，可使該菜單漂移。另有妙用的Ctrl+Z說(shuō)明：適用于Office27。大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一個(gè)操作，能使我們?cè)诰帉懳臋n過(guò)程中可以及時(shí)取消所進(jìn)行的誤操作，或是恢復(fù)到以前的某一步。但你知道嗎？Ctrl+Z還有特殊的作用先舉一個(gè)例子，在沒(méi)有改變Word缺省設(shè)置的情況下，在空行中輸入：“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將其變?yōu)轫?xiàng)目編號(hào)的形式，并在下一行添加了“2、”字樣。這時(shí)如果按BackSpace鍵，可以刪除第二行中的項(xiàng)目編號(hào)，并不能消除第一行中的項(xiàng)目編號(hào)形式，也就是說(shuō)第一行中的“1、”已經(jīng)變成項(xiàng)目編號(hào)了，不可選。這時(shí)，Ctrl+Z就發(fā)揮作用了。我們?cè)谳斎搿?、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”敲回車后，順手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行還是原來(lái)的樣子，一點(diǎn)也沒(méi)變。原來(lái)系統(tǒng)有“自動(dòng)更正”的功能，可以按照一些約定將鍵入的內(nèi)容自動(dòng)更正。比如我們輸入“1、計(jì)算機(jī)的實(shí)際應(yīng)用”并敲回車后，系統(tǒng)做了兩件事，先是換到下一行，然后將這兩行變?yōu)樽詣?dòng)編號(hào)的形式。我們按了一下Ctrl+Z，剛好取消了第二個(gè)操作，就像什么事都沒(méi)發(fā)生一樣，系統(tǒng)“自動(dòng)更正”的內(nèi)容可以在“工具”菜單下的“自動(dòng)更正”選項(xiàng)下更改，這里就不再細(xì)說(shuō)了。大家可以根據(jù)此原理去發(fā)現(xiàn)Ctrl+Z的妙用。在Word中直接批量轉(zhuǎn)換文檔說(shuō)明：不適用于Office27。手頭上有許多Word生成的DOC文件，想都轉(zhuǎn)化成TXT文件去投稿，而苦于往返于“打開(kāi)/另存為”之間。其實(shí)，在Word中是能夠批量轉(zhuǎn)換文檔的。只要我們?cè)囍鴨螕簟拔募?“建立新文件”命令，打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框（注意不能單擊快捷欄上的“新建”圖標(biāo)或直接按“Ctrl+N”快捷鍵，這樣Word會(huì)使用其默認(rèn)模板建立一個(gè)新文件，而不會(huì)打開(kāi)“新建”文件對(duì)話框），點(diǎn)擊“其它文檔”標(biāo)簽，并雙擊其中的“轉(zhuǎn)換向?qū)А表?xiàng)目（但如果你的機(jī)器中沒(méi)有安裝此模板，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)啟動(dòng)Office20或XP的安裝程序，并會(huì)提示你插入Office20光盤），再順著向?qū)б徊揭徊讲僮鳌＠迷撓驅(qū)Ъ瓤梢詫ORD/XP中所有支持的文件格式批量轉(zhuǎn)換成WORD/XP格式，也可以將WORD/XP格式批量轉(zhuǎn)換至WORD/XP中所有支持的文件格式，包括RTF文件、WEB頁(yè)文件、WPS文件、Lotus1-2-3、Microsoft工作表、Outlook工作薄等，相信這個(gè)強(qiáng)大的功能會(huì)給你帶來(lái)很大的方便。快速查看文檔的內(nèi)容和屬性說(shuō)明：適用于Office27?？焖俨榭吹姆椒ú襟E為：1）單擊“打開(kāi)”按鈕；2）在“查找范圍”框中，單擊包含要查看的文件的驅(qū)動(dòng)器；3）雙擊文件夾列表中的文件夾，直到打開(kāi)包含所需文件的文件夾，如果文件夾列表中沒(méi)有所需文件，則可以對(duì)其進(jìn)行搜索；4）單擊所需文件；5）要想在打開(kāi)文件之前先預(yù)覽文件內(nèi)容，則單擊“視圖”下拉菜單中的“預(yù)覽”命令。要查看文件屬性，如文件長(zhǎng)度、創(chuàng)建日期或最后修改日期等，則單擊“詳細(xì)命令”按鈕；要查看文件屬性，如主題或統(tǒng)計(jì)信息等，則單擊“屬性”命令?！安檎遗c替換”功能妙用。說(shuō)明：適用于Office27。10.1快速替換特殊格式的字體如：要將全文中的“電腦”一詞改為粗體、紅色、下劃線。操作方法：?jiǎn)?dòng)“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“電腦氣在“替換為”中填入“電腦”，并單擊“高級(jí)”選項(xiàng)，打開(kāi)“格式”菜單（注意要在激活“替換為”下拉窗的條件下），將字體設(shè)為粗體、紅色、下劃線。單擊“全部替換”按鈕即可。10.2通配符的妙用如：要將全文書名號(hào)內(nèi)的內(nèi)容都設(shè)為黑體、綠色。因?yàn)闀?hào)的內(nèi)容不一定相同，所以要使用通配符功能。操作方法：?jiǎn)?dòng)“替換”功能，在“查找內(nèi)容”中填入“《*》”（注：“*”可表示多個(gè)字符，“？”可表示一個(gè)字符），在“替換為”中點(diǎn)擊鼠標(biāo)，使光標(biāo)定位，但不填入任何內(nèi)容，再應(yīng)用“高級(jí)”選項(xiàng)，將字體設(shè)為黑體、綠色，并在“使用通配符”前打鉤。單擊“全部替換”按鈕即可。如何查看和清空剪貼板說(shuō)明：適用于Office27。直接點(diǎn)擊“開(kāi)始”-“剪貼板”即可查看。在文檔編輯過(guò)程中，用戶經(jīng)常會(huì)使用復(fù)制和粘貼功能，有時(shí)復(fù)制次數(shù)過(guò)多后，需要查看或刪除剪貼板的內(nèi)容，如何操作呢？執(zhí)行“編輯”菜單上的“Office剪貼板”命令，在彈出的對(duì)話框中列出了剪貼板中的所有內(nèi)容，用戶可以選擇單個(gè)刪除或者全部清空。鼠標(biāo)快捷操作Word說(shuō)明：適用于Office27。拆分窗前需要新建窗。通過(guò)“視圖”-“窗”-“新建窗”可以建立另一外編輯環(huán)境。對(duì)新建的窗，拆分功能可用！原窗拆分功能仍不可用。如果你經(jīng)常要錄入較長(zhǎng)的文檔，常常會(huì)遇到需要對(duì)跨度較遠(yuǎn)的不同文字的編輯操作，翻來(lái)覆去，實(shí)在辛苦。這時(shí)另外一個(gè)不為人注意的小東西就派上用場(chǎng)了，它就是位于窗右邊滾動(dòng)條上方、與帶黑三角形的按鈕相鄰的一個(gè)很扁的折疊起來(lái)的滾動(dòng)條。把鼠標(biāo)放在上面，鼠標(biāo)就會(huì)變成一個(gè)如同十字架的上下箭頭，在這種狀態(tài)下雙擊左鍵，窗就會(huì)上下一分為二，這樣我們就可以在不同的窗中對(duì)同一文檔的不同位置的內(nèi)容分別進(jìn)行操作其作用就相當(dāng)于“窗”中的“折分”）。我們還可以按住該滾動(dòng)條并往下拖，這樣也可以把窗分成兩個(gè)，窗的大小可以用鼠標(biāo)來(lái)調(diào)整。12.1快速保存首先，要設(shè)置啟用快速保存：設(shè)置快速保存的方法為:單擊“工具”菜單中“選項(xiàng)”命令，在“選項(xiàng)”對(duì)話框中選擇“保存”標(biāo)簽卡，然后選中“快速保存”復(fù)選框即可?？焖俅蜷_(kāi)和保存文檔。然后，word的菜單會(huì)生相應(yīng)的變化，選擇“文件”菜單，在菜單最下方出現(xiàn)最近編輯過(guò)的四個(gè)文件名，單擊其中一項(xiàng)，便可快速打開(kāi)相應(yīng)文檔?！翱焖俦４妗睂?shí)際是每次保存的時(shí)候，只保存改變過(guò)的內(nèi)容，用它可以節(jié)省保存時(shí)間。12.2同時(shí)編輯長(zhǎng)文檔的多個(gè)部分同時(shí)編輯同一文檔的多個(gè)部分。處理長(zhǎng)文檔時(shí)可將文檔的不同部分同時(shí)顯示出來(lái)以供編輯，這里有兩種方法實(shí)現(xiàn)該功能。1）方法一:利用不同的窗顯示同一文檔的不同部分，首先打開(kāi)需顯示的文檔，然后單擊