物業(yè)管理系統(tǒng)解決方案

十二、物業(yè)信息管理系統(tǒng)十二、物業(yè)信息管理系統(tǒng)12.1概述物業(yè)管理系統(tǒng)從管理上采用三級(jí)管理架構(gòu)分別為業(yè)務(wù)操作層、中間管理層、領(lǐng)導(dǎo)決策層，完全結(jié)合了ISO9000的管理思想，現(xiàn)已成為一個(gè)成熟、嚴(yán)謹(jǐn)、蘊(yùn)含眾多先進(jìn)管理思想的行業(yè)管理軟件。適合于任何房地產(chǎn)項(xiàng)目，同時(shí)包括各種住宅小區(qū)、數(shù)字化社區(qū)、智能小區(qū)、機(jī)關(guān)服務(wù)中心、企事業(yè)單位房產(chǎn)等的物業(yè)管理。衡量物業(yè)管理水平的重要指標(biāo)是服務(wù)住戶的水準(zhǔn)，本物業(yè)管理系統(tǒng)通過(guò)完備而強(qiáng)大的房產(chǎn)資料和住戶資料管理，提供給物業(yè)公司的前臺(tái)或服務(wù)中心人員快速查詢(xún)客戶信息，集中管理客戶資源，監(jiān)控客戶服務(wù)進(jìn)度。本物業(yè)管理系統(tǒng)同時(shí)還可以集成客戶服務(wù)中心系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。以便于物業(yè)管理的決策人員及時(shí)查看經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，掌握經(jīng)營(yíng)狀況，為此提供了經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)查詢(xún)、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)和經(jīng)營(yíng)報(bào)表分析等功能。12.2技術(shù)特點(diǎn)●物業(yè)管理系統(tǒng)采用基于Microsoft公司的SQLServer大型數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的客戶機(jī)－服務(wù)器結(jié)構(gòu)（C/S），無(wú)以倫比的安全性和穩(wěn)定性，具備海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能力，支持遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)操作?！窠缑婕安僮黠L(fēng)格充分吸取WINDOWS的風(fēng)格特點(diǎn),獨(dú)創(chuàng)的多事務(wù)多窗口處理操作，大大簡(jiǎn)化操作過(guò)程，美觀簡(jiǎn)潔，用戶更易上手，大大降低用戶的學(xué)習(xí)成本。●系統(tǒng)提供大量的向?qū)Р僮?，豐富詳實(shí)的在線幫助以及自動(dòng)演示功能，易學(xué)易用?！衽cOFFICE的無(wú)縫連接，可直接將各種報(bào)表、單據(jù)清單導(dǎo)入EXCEL，為用戶的二次分析方便地提供數(shù)據(jù)依據(jù)，還可將Word文件直接存入數(shù)據(jù)庫(kù)，并可方便的再導(dǎo)回Word?！駨?qiáng)大的多條件組合查詢(xún)，自定義報(bào)表和獨(dú)創(chuàng)的透視分析功能，可對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行任意加工和輸出?！裣到y(tǒng)自帶的單據(jù)編輯功能可對(duì)所有報(bào)表單據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的排版和編輯。用戶可自行設(shè)計(jì)并建立符合自身要求的報(bào)表格式。12.3業(yè)務(wù)特點(diǎn)●所有的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)都符合ISO9000規(guī)范的要求，做到凡事有章可循，凡事都有記錄，凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有人監(jiān)督?！窀鶕?jù)現(xiàn)實(shí)復(fù)雜多變的收費(fèi)情況，用戶可以自行定義各種費(fèi)項(xiàng)，每種費(fèi)項(xiàng)的計(jì)費(fèi)方式，各種分?jǐn)偟挠?jì)算完全由用戶輸入計(jì)算公式定義，并可設(shè)置其計(jì)費(fèi)的起始日期和周期，費(fèi)項(xiàng)的單價(jià)可設(shè)為隨用量和時(shí)間變化。適合于任何房地產(chǎn)項(xiàng)目，同時(shí)包括各種住宅小區(qū)、數(shù)字化社區(qū)、智能小區(qū)、機(jī)關(guān)服務(wù)中心、企事業(yè)單位房產(chǎn)等的物業(yè)收費(fèi)管理。●能處理各種特殊的收款業(yè)務(wù)，如各種外協(xié)單位的收款，各種臨時(shí)性費(fèi)用的收取，各種滯納金的收取等，同時(shí)能處理各種退款業(yè)務(wù)，如按金、預(yù)收帳等，安全可靠，保證數(shù)據(jù)的嚴(yán)密性?！裢晟频淖糁型就俗〗Y(jié)算處理，符合實(shí)際收費(fèi)管理的規(guī)范?！裨跇I(yè)務(wù)設(shè)計(jì)中融入了辦公自動(dòng)化OA的特性，在發(fā)生住戶投訴、報(bào)修時(shí)，指定的電腦能自動(dòng)打印相關(guān)的單據(jù)，或自動(dòng)通過(guò)聲音和動(dòng)畫(huà)進(jìn)行提醒?！裨诒嵑途G化的工作安排上，能對(duì)工作的各個(gè)項(xiàng)目定義計(jì)劃完成時(shí)間，并對(duì)完成情況進(jìn)行量化的檢查?！裼脩艉贤募瑱n案等管理功能強(qiáng)大，既可對(duì)檔案的原件進(jìn)行掃描管理，又可進(jìn)行文件的二次編輯?！裣到y(tǒng)的權(quán)限管理嚴(yán)謹(jǐn)，采用按組管理權(quán)限，由各操作員輸入自己的密碼，并在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中加密保存。權(quán)限所能管理的功能劃分詳細(xì)，不但有進(jìn)入各模塊的權(quán)限，更有進(jìn)入各模塊后，新增、刪除、打印等各項(xiàng)子功能的權(quán)限?！裣到y(tǒng)主界面可由用戶定義多個(gè)使用界面方案。更加符合用戶的個(gè)性化需求。12.4系統(tǒng)結(jié)構(gòu)物業(yè)管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)12.5功能簡(jiǎn)介12.5.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)12.5.1.1房產(chǎn)資料完成對(duì)物業(yè)所管轄的房產(chǎn)基本資料的管理，如樓盤(pán)、樓閣、房屋資料的新增設(shè)計(jì)規(guī)劃、驗(yàn)收、查詢(xún)、增刪、修改等操作。能新增、刪除各房屋的業(yè)主和住戶的基本資料，亦可查閱有關(guān)物業(yè)公司、發(fā)展商、代理商等資料。1．成批生成樓盤(pán)及房屋資料根據(jù)樓宇的屬性、如樓層數(shù)、每層戶數(shù)、自動(dòng)生成房屋，并可用“所見(jiàn)即所得”的方式，成批錄入房屋資料。方便地進(jìn)行新增、修改、刪除單個(gè)房屋資料，對(duì)有特殊房屋數(shù)的樓層單個(gè)生成或刪除房屋。2．成批修改房屋資料用類(lèi)似Excel的風(fēng)格，用鼠標(biāo)的拖拉操作成批修改房屋的基本資料。方便地進(jìn)行新增、修改、刪除業(yè)主資料。通過(guò)選定房屋，再錄入和修改該房屋的業(yè)主資料。3．房屋歷史住戶一覽表由房屋可查詢(xún)?cè)摲课輼I(yè)主或住戶的詳細(xì)資料以及曾入住過(guò)的所有住戶名稱(chēng)，入住日期和退住日期。4．能通過(guò)房屋編號(hào)或住戶名稱(chēng)精確查找或模糊查找房屋，通過(guò)多種條件組合查找房屋資料，圖紙均可通過(guò)掃描輸入管理系統(tǒng)，用戶可任意查詢(xún)。12.5.1.2住戶資料完成住戶入住檔案登記、歸檔、查詢(xún)以及退住處理等日常操作。1．住戶基本資料、家庭成員資料、入伙資料的新增、修改和刪除。2．住戶的興趣愛(ài)好、職業(yè)狀況、收入狀況等資料的新增、修改和刪除。3．住戶的用戶自定義資料。12.5.1.3外協(xié)單位資料記載與物業(yè)管理相關(guān)的各單位（公安、供水、供電、裝修等）的詳細(xì)資料，并可以方便的查詢(xún)。在收款管理中，可對(duì)外協(xié)單位進(jìn)行收取臨時(shí)費(fèi)用的操作。12.5.2財(cái)務(wù)管理12.5.2.1應(yīng)收管理1．費(fèi)表設(shè)置能設(shè)置各種獨(dú)立表、公用表、總表、虛擬表，能為各種非虛擬表設(shè)置父表（共能設(shè)三級(jí)），能按表名、房屋、表間關(guān)系查看各種費(fèi)表的安裝情況。2．費(fèi)項(xiàng)設(shè)置設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目的名稱(chēng)、計(jì)算公式、單價(jià)、幣種、滯納率、計(jì)費(fèi)起止日期和計(jì)算周期等屬性。計(jì)算公式完全由用戶自定義，提供幾十種參數(shù)和函數(shù)供用戶選擇，輕松實(shí)現(xiàn)各種分?jǐn)傎M(fèi)用的計(jì)算。能對(duì)每個(gè)房屋的每一種收費(fèi)項(xiàng)目設(shè)置折扣的起止日期和折扣率，自動(dòng)進(jìn)行折扣的計(jì)算。能對(duì)每個(gè)房屋的每一種收費(fèi)項(xiàng)目的單價(jià)設(shè)置成為能按用量和時(shí)間自動(dòng)變化。能對(duì)不同房屋的不同費(fèi)項(xiàng)設(shè)置不同的滯納率，以及設(shè)為是否劃帳。3．用戶抄表錄入每次抄表的行度，自動(dòng)計(jì)算用量。自動(dòng)識(shí)別費(fèi)表讀數(shù)歸0的情況，根據(jù)設(shè)置針對(duì)過(guò)大和過(guò)小的讀數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)變色提醒。預(yù)留與自動(dòng)抄表系統(tǒng)的接口。4．計(jì)費(fèi)管理A．計(jì)算周期性費(fèi)用以向?qū)问綆ьI(lǐng)用戶完成周期性費(fèi)用的計(jì)算?？蛇x擇任意費(fèi)項(xiàng)或區(qū)域進(jìn)行計(jì)算。B．添加臨時(shí)性費(fèi)用能對(duì)任何房屋、物業(yè)添加臨時(shí)性費(fèi)用。C．滯納金計(jì)算按預(yù)先設(shè)置的滯納金比例及收款終止日期成批計(jì)算滯納金。E．表單格式自定義可以單個(gè)或成批打印多種樣式的付款通知書(shū)和催款通知書(shū)，系統(tǒng)提供的單據(jù)編輯器能使用戶方便快捷的編輯各種通知書(shū)格式。F．查費(fèi)以房屋為單位，快速查看各房屋的各種費(fèi)用。G．費(fèi)用瀏覽綜合多種篩選條件，瀏覽各種未收或已收費(fèi)用。H．統(tǒng)計(jì)分析快速統(tǒng)計(jì)各收費(fèi)期間的應(yīng)收、實(shí)收金額以及收繳率。5．收款管理A．現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)系統(tǒng)模擬商場(chǎng)、超市的收費(fèi)環(huán)境，提供了收款助手，模糊查找等功能，使您能高效、準(zhǔn)確的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)。B．自動(dòng)沖帳針對(duì)預(yù)收款，系統(tǒng)提供沖帳向?qū)?，指?dǎo)用戶完成預(yù)收款成批沖抵應(yīng)收款。C．查詢(xún)各收費(fèi)期間的抄表及收費(fèi)情況（包括應(yīng)收、預(yù)收、應(yīng)付款等）。6．銀行劃帳管理A．劃帳管理系統(tǒng)自動(dòng)生成供銀行劃帳的文件，并提供了劃帳文件格式設(shè)置和帳號(hào)檢查的功能。B．對(duì)帳管理針對(duì)銀行劃帳，系統(tǒng)提供銀行對(duì)帳向?qū)?，一步一步指?dǎo)用戶根據(jù)銀行返回的對(duì)帳文件進(jìn)行對(duì)帳，自動(dòng)生成收款單，同時(shí)系統(tǒng)還提供了對(duì)帳文件格式設(shè)置和對(duì)帳數(shù)據(jù)檢查以及分費(fèi)項(xiàng)對(duì)帳等功能。7．票據(jù)管理A．票據(jù)購(gòu)入輸入所購(gòu)票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)記錄。B．票據(jù)領(lǐng)用輸入領(lǐng)用票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)以及領(lǐng)用信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)領(lǐng)用記錄。C．票據(jù)審核輸入票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)以及審核信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)審核記錄，并自動(dòng)查找斷號(hào)票據(jù)。12.5.2.2應(yīng)付管理1．采購(gòu)合同管理提供各種采購(gòu)合同的集中管理。輸入合同條款、款期限和金額，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行應(yīng)付款到期提醒。2．應(yīng)付款管理提供對(duì)應(yīng)付款的集中瀏覽、添加、修改、刪除等功能。3．付款單管理提供對(duì)付款單的增加和刪除功能。12.5.2.3總帳接口系統(tǒng)的所有應(yīng)收和應(yīng)付數(shù)據(jù)均能自動(dòng)生成憑證。針對(duì)不同的財(cái)務(wù)核算制度，如收付實(shí)現(xiàn)制和全責(zé)發(fā)生制，均能生成滿足總帳系統(tǒng)要求的各種應(yīng)收和實(shí)收憑證。系統(tǒng)現(xiàn)已完成SAP，金蝶K3，用友U8，新中大NGPower，金算盤(pán)5，靈狐7/8等多家國(guó)際國(guó)內(nèi)主流總帳系統(tǒng)的接口。接口程序主要包含如下功能：1．接口設(shè)置設(shè)置各種應(yīng)收和實(shí)收款對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，并能設(shè)置各種輔助核算項(xiàng)目。2．憑證生成應(yīng)收款自動(dòng)生成應(yīng)收憑證。單張或多張收款單自動(dòng)生成實(shí)收憑證。12.5.3客戶服務(wù)12.5.3.1投訴管理錄入業(yè)戶投訴內(nèi)容，包括主題、類(lèi)別、投訴方式、投訴人等。通過(guò)聲音或動(dòng)畫(huà)通知同一個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)的任一部電腦，或?qū)⑼对V單發(fā)送至同一局域網(wǎng)內(nèi)的任一打印機(jī)。錄入處理投訴意見(jiàn)時(shí)包括處理負(fù)責(zé)人、處理意見(jiàn)、處理方法、立項(xiàng)與否、立項(xiàng)人具體經(jīng)辦事務(wù)的記錄。對(duì)立項(xiàng)的投訴需進(jìn)行銷(xiāo)項(xiàng)。能按投訴單的狀態(tài)（是否處理）或房屋對(duì)投訴單進(jìn)行查看，并且還可按投訴類(lèi)別、投訴時(shí)間、投訴主題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。12.5.3.2維修管理錄入維修單后發(fā)送到其它部門(mén)的打印機(jī)或電腦，其它部門(mén)的電腦能自動(dòng)通過(guò)聲音或動(dòng)畫(huà)提示。維修完成后錄入完成情況和所耗費(fèi)的材料。材料可由出倉(cāng)單導(dǎo)入。對(duì)有償維修自動(dòng)生成應(yīng)收款，轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)模塊，同時(shí)打印繳款通知書(shū)。12.5.3.3裝修管理系統(tǒng)進(jìn)行裝修申請(qǐng)的操作，包括的內(nèi)容為主題、類(lèi)別、方式、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式和內(nèi)容等。裝修審批的意見(jiàn)包括主題、管理處意見(jiàn)、工程處意見(jiàn)、是否同意、審批人等項(xiàng)目。能記錄裝修出入證的發(fā)放情況。裝修驗(yàn)收結(jié)果包括主題、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人、驗(yàn)收結(jié)果的記錄。登記住戶的裝修“完成情況表”，記錄裝修的完成情況。系統(tǒng)自動(dòng)將維修情況歸檔保存。對(duì)維修產(chǎn)生的費(fèi)用自動(dòng)生成應(yīng)收款，轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)模塊，并能打印繳款通知書(shū)。12.5.3.4鑰匙管理記錄業(yè)戶領(lǐng)用和歸還鑰匙的情況。12.5.3.5家政服務(wù)記錄家政服務(wù)的申請(qǐng)和完成情況，并將自動(dòng)生成應(yīng)收款到財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)。12.5.3.6來(lái)訪管理記錄業(yè)戶和房客的來(lái)訪和來(lái)電記錄，以及處理情況。12.5.4資產(chǎn)設(shè)施12.5.4.1設(shè)備管理1．設(shè)備資料用戶可以對(duì)每一套設(shè)備的設(shè)備類(lèi)別、設(shè)備資料、保養(yǎng)項(xiàng)目、保養(yǎng)周期及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行增刪、修改并建立設(shè)備檔案。2．設(shè)備保養(yǎng)根據(jù)設(shè)備保養(yǎng)項(xiàng)目，軟件可以自動(dòng)對(duì)不同的設(shè)備按全年、季、月或天制訂保養(yǎng)計(jì)劃，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按用戶設(shè)定的日期提醒。軟件可以自動(dòng)對(duì)不同的設(shè)備的各保養(yǎng)項(xiàng)目按全年、季、月或天制訂保養(yǎng)計(jì)劃。計(jì)算機(jī)自動(dòng)按用戶設(shè)定的日期提醒。登記各項(xiàng)保養(yǎng)計(jì)劃及保養(yǎng)記錄的詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)每臺(tái)設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃在開(kāi)機(jī)時(shí)自動(dòng)提醒。對(duì)每一份維修計(jì)劃，能生成派工單。3．設(shè)備維修系統(tǒng)通過(guò)維修單進(jìn)行設(shè)備維修的管理，維修單會(huì)詳盡的記錄設(shè)備的損壞情況，維修內(nèi)容、維修人、更換零配件等信息。系統(tǒng)可以根據(jù)各種條件對(duì)維修記錄進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)并生成報(bào)表12.5.4.2倉(cāng)庫(kù)管理軟件此項(xiàng)功能使用戶可以對(duì)本公司的物流進(jìn)行有效的動(dòng)態(tài)控制，并可以按任意條件進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。1．倉(cāng)庫(kù)資料錄入各倉(cāng)庫(kù)的基本資料，以便實(shí)現(xiàn)各倉(cāng)庫(kù)的管理。2．物品資料各物品的類(lèi)別信息的新增、修改、刪除。物品的基本資料新增、修改、刪除。3．入倉(cāng)單與出倉(cāng)單入倉(cāng)單，出倉(cāng)單的錄入、刪除。4．庫(kù)存統(tǒng)計(jì)通過(guò)用戶自定義的報(bào)表，快速查閱本期的期初、本期發(fā)生、期末的數(shù)量和金額，庫(kù)存短缺明細(xì)表、庫(kù)存超儲(chǔ)明細(xì)表、庫(kù)存預(yù)測(cè)表，用戶可及時(shí)掌握倉(cāng)庫(kù)的基本情況12.5.4.3治安消防用戶可以靈活自定義保安值勤的班次、時(shí)段、人員、地段等詳情。用戶可以按任意時(shí)段輸入保安值班安排，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)排班。用戶可以登記轄區(qū)范圍內(nèi)發(fā)生的治安事件及其處理情況，系統(tǒng)自動(dòng)保存并進(jìn)行多條件組合查詢(xún)?？捎涗浉骶档馁Y料及領(lǐng)用情況。能記錄各消防設(shè)施資料，以及消防演習(xí)和培訓(xùn)記錄。12.5.4.4清潔綠化1．保潔安排用戶可以自定義保潔項(xiàng)目、人員、時(shí)段、地點(diǎn)及說(shuō)明，對(duì)每個(gè)保潔項(xiàng)目可定義計(jì)劃完成時(shí)間，便于定量管理。2．保潔檢查用戶可針對(duì)每個(gè)保潔項(xiàng)目，錄入實(shí)際完成時(shí)間。3．綠化資料用戶可以錄入綠化所使用的各種植被的信息，包括名稱(chēng)、種類(lèi)、科目、生長(zhǎng)習(xí)性、養(yǎng)護(hù)技術(shù)、土壤環(huán)境、生長(zhǎng)周期和養(yǎng)護(hù)周期等內(nèi)容。4．綠化安排用戶可以錄入綠化的各種信息，包括植物名稱(chēng)、養(yǎng)護(hù)人、養(yǎng)護(hù)時(shí)間和內(nèi)容等，生成綠化安排記錄，并進(jìn)行綠化日期的提醒。5．綠化檢查用戶可以將綠化帶資料進(jìn)行登記，包括綠化帶名稱(chēng)、植物品名、棵數(shù)、時(shí)間和面積等信息，同時(shí)進(jìn)行綠化帶的管理日期提醒。6．綠化工程記錄綠化工程的工程名稱(chēng)、施工單位、施工時(shí)間、竣工時(shí)間、施工單位資料、面積、地理位置、工程周期和三包期內(nèi)情況等。12.5.4.5車(chē)場(chǎng)管理記錄車(chē)位和月保車(chē)輛的基本信息。并提供查詢(xún)專(zhuān)業(yè)停車(chē)場(chǎng)管理系統(tǒng)的接口。12.5.5內(nèi)部管理12.5.5.1人事管理1．人事資料管理部門(mén)和員工的基本信息，并可由用戶自定義基本信息的欄目。錄入員工的家庭成員資料、培訓(xùn)記錄、職位變更記錄和獎(jiǎng)懲記錄。2．人事分析通過(guò)表格和圖形的方式對(duì)人員構(gòu)成、培訓(xùn)和獎(jiǎng)懲數(shù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。12.5.5.2工資管理1．工資錄入定義工資項(xiàng)目，設(shè)定工資項(xiàng)目的計(jì)算公式。錄入并計(jì)算當(dāng)月工資的金額。2．工資輸出以工資條、報(bào)表等方式輸出工資數(shù)據(jù)。12.5.5.3圖檔管理用戶可以對(duì)物業(yè)管理公司的ISO9000文檔、收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、合同和圖紙等文件進(jìn)行登記保存，并按任意條件進(jìn)行查詢(xún)。如登記物業(yè)公司匯同發(fā)展商收樓時(shí)的各種信息資料，業(yè)主委員會(huì)的各類(lèi)管理制度等。12.5.6輔助功能12.5.6.1今日工作系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)，自動(dòng)搜索系統(tǒng)數(shù)據(jù)，提醒今日工作內(nèi)容，包括有欠費(fèi)住戶、保安清潔工作、未完成投訴單，未完成維修單、今日保養(yǎng)設(shè)備清單、合同到期租戶以及空置房屋列表等。12.5.6.2信息發(fā)送系統(tǒng)能對(duì)指定或欠費(fèi)住戶，通過(guò)手機(jī)短信、電子郵件、語(yǔ)音短信（需電信運(yùn)營(yíng)商支持）等方式發(fā)送信息。信息內(nèi)容可通過(guò)模板定制，可包括信息通知、節(jié)日祝賀、欠費(fèi)提醒等。12.5.6.3系統(tǒng)設(shè)置用戶管理：設(shè)置用戶組，用戶的權(quán)限。操作日志：記錄用戶的操作情況。界面管理：可設(shè)置主界面所顯示的子系統(tǒng)、模塊以及報(bào)表。新建帳套：新建帳套，通過(guò)它用戶可以管理多帳套。數(shù)據(jù)結(jié)轉(zhuǎn)：當(dāng)數(shù)據(jù)量過(guò)大時(shí)可清理歷史數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)備份。網(wǎng)格設(shè)定：設(shè)定系統(tǒng)網(wǎng)格的字體、前景色、背景色和網(wǎng)格線色。使用單位信息：保存用戶的使用單位信息。十二、物業(yè)信息管理系統(tǒng)十二、物業(yè)信息管理系統(tǒng)12.1概述物業(yè)管理系統(tǒng)從管理上采用三級(jí)管理架構(gòu)分別為業(yè)務(wù)操作層、中間管理層、領(lǐng)導(dǎo)決策層，完全結(jié)合了9000的管理思想，現(xiàn)已成為一個(gè)成熟、嚴(yán)謹(jǐn)、蘊(yùn)含眾多先進(jìn)管理思想的行業(yè)管理軟件。適合于任何房地產(chǎn)項(xiàng)目，同時(shí)包括各種住宅小區(qū)、數(shù)字化社區(qū)、智能小區(qū)、機(jī)關(guān)服務(wù)中心、企事業(yè)單位房產(chǎn)等的物業(yè)管理。衡量物業(yè)管理水平的重要指標(biāo)是服務(wù)住戶的水準(zhǔn)，本物業(yè)管理系統(tǒng)通過(guò)完備而強(qiáng)大的房產(chǎn)資料和住戶資料管理，提供給物業(yè)公司的前臺(tái)或服務(wù)中心人員快速查詢(xún)客戶信息，集中管理客戶資源，監(jiān)控客戶服務(wù)進(jìn)度。本物業(yè)管理系統(tǒng)同時(shí)還可以集成客戶服務(wù)中心系統(tǒng)和決策支持系統(tǒng)。以便于物業(yè)管理的決策人員及時(shí)查看經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，掌握經(jīng)營(yíng)狀況，為此提供了經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)查詢(xún)、經(jīng)營(yíng)指標(biāo)和經(jīng)營(yíng)報(bào)表分析等功能。12.2技術(shù)特點(diǎn)●物業(yè)管理系統(tǒng)采用基于公司的大型數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的客戶機(jī)－服務(wù)器結(jié)構(gòu)（），無(wú)以倫比的安全性和穩(wěn)定性，具備海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)能力，支持遠(yuǎn)程實(shí)時(shí)操作。●界面及操作風(fēng)格充分吸取的風(fēng)格特點(diǎn),獨(dú)創(chuàng)的多事務(wù)多窗口處理操作，大大簡(jiǎn)化操作過(guò)程，美觀簡(jiǎn)潔，用戶更易上手，大大降低用戶的學(xué)習(xí)成本?！裣到y(tǒng)提供大量的向?qū)Р僮鳎S富詳實(shí)的在線幫助以及自動(dòng)演示功能，易學(xué)易用?！窦暗臒o(wú)縫連接，可直接將各種報(bào)表、單據(jù)清單導(dǎo)入，為用戶的二次分析方便地提供數(shù)據(jù)依據(jù)，還可將文件直接存入數(shù)據(jù)庫(kù)，并可方便的再導(dǎo)回?！駨?qiáng)大的多條件組合查詢(xún)，自定義報(bào)表和獨(dú)創(chuàng)的透視分析功能，可對(duì)所有數(shù)據(jù)進(jìn)行任意加工和輸出。●系統(tǒng)自帶的單據(jù)編輯功能可對(duì)所有報(bào)表單據(jù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)的排版和編輯。用戶可自行設(shè)計(jì)并建立符合自身要求的報(bào)表格式。12.3業(yè)務(wù)特點(diǎn)●所有的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)都符合9000規(guī)范的要求，做到凡事有章可循，凡事都有記錄，凡事有人負(fù)責(zé)，凡事有人監(jiān)督?！窀鶕?jù)現(xiàn)實(shí)復(fù)雜多變的收費(fèi)情況，用戶可以自行定義各種費(fèi)項(xiàng)，每種費(fèi)項(xiàng)的計(jì)費(fèi)方式，各種分?jǐn)偟挠?jì)算完全由用戶輸入計(jì)算公式定義，并可設(shè)置其計(jì)費(fèi)的起始日期和周期，費(fèi)項(xiàng)的單價(jià)可設(shè)為隨用量和時(shí)間變化。適合于任何房地產(chǎn)項(xiàng)目，同時(shí)包括各種住宅小區(qū)、數(shù)字化社區(qū)、智能小區(qū)、機(jī)關(guān)服務(wù)中心、企事業(yè)單位房產(chǎn)等的物業(yè)收費(fèi)管理。●能處理各種特殊的收款業(yè)務(wù)，如各種外協(xié)單位的收款，各種臨時(shí)性費(fèi)用的收取，各種滯納金的收取等，同時(shí)能處理各種退款業(yè)務(wù)，如按金、預(yù)收帳等，安全可靠，保證數(shù)據(jù)的嚴(yán)密性?！裢晟频淖糁型就俗〗Y(jié)算處理，符合實(shí)際收費(fèi)管理的規(guī)范。●在業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)中融入了辦公自動(dòng)化的特性，在發(fā)生住戶投訴、報(bào)修時(shí)，指定的電腦能自動(dòng)打印相關(guān)的單據(jù)，或自動(dòng)通過(guò)聲音和動(dòng)畫(huà)進(jìn)行提醒?！裨诒嵑途G化的工作安排上，能對(duì)工作的各個(gè)項(xiàng)目定義計(jì)劃完成時(shí)間，并對(duì)完成情況進(jìn)行量化的檢查?！裼脩艉贤募?，檔案等管理功能強(qiáng)大，既可對(duì)檔案的原件進(jìn)行掃描管理，又可進(jìn)行文件的二次編輯?！裣到y(tǒng)的權(quán)限管理嚴(yán)謹(jǐn)，采用按組管理權(quán)限，由各操作員輸入自己的密碼，并在后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中加密保存。權(quán)限所能管理的功能劃分詳細(xì)，不但有進(jìn)入各模塊的權(quán)限，更有進(jìn)入各模塊后，新增、刪除、打印等各項(xiàng)子功能的權(quán)限?！裣到y(tǒng)主界面可由用戶定義多個(gè)使用界面方案。更加符合用戶的個(gè)性化需求。12.4系統(tǒng)結(jié)構(gòu)物業(yè)管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)12.5功能簡(jiǎn)介12.5.1基礎(chǔ)數(shù)據(jù)12.5.1.1房產(chǎn)資料完成對(duì)物業(yè)所管轄的房產(chǎn)基本資料的管理，如樓盤(pán)、樓閣、房屋資料的新增設(shè)計(jì)規(guī)劃、驗(yàn)收、查詢(xún)、增刪、修改等操作。能新增、刪除各房屋的業(yè)主和住戶的基本資料，亦可查閱有關(guān)物業(yè)公司、發(fā)展商、代理商等資料。1．成批生成樓盤(pán)及房屋資料根據(jù)樓宇的屬性、如樓層數(shù)、每層戶數(shù)、自動(dòng)生成房屋，并可用“所見(jiàn)即所得”的方式，成批錄入房屋資料。方便地進(jìn)行新增、修改、刪除單個(gè)房屋資料，對(duì)有特殊房屋數(shù)的樓層單個(gè)生成或刪除房屋。2．成批修改房屋資料用類(lèi)似的風(fēng)格，用鼠標(biāo)的拖拉操作成批修改房屋的基本資料。方便地進(jìn)行新增、修改、刪除業(yè)主資料。通過(guò)選定房屋，再錄入和修改該房屋的業(yè)主資料。3．房屋歷史住戶一覽表由房屋可查詢(xún)?cè)摲课輼I(yè)主或住戶的詳細(xì)資料以及曾入住過(guò)的所有住戶名稱(chēng)，入住日期和退住日期。4．能通過(guò)房屋編號(hào)或住戶名稱(chēng)精確查找或模糊查找房屋，通過(guò)多種條件組合查找房屋資料，圖紙均可通過(guò)掃描輸入管理系統(tǒng)，用戶可任意查詢(xún)。12.5.1.2住戶資料完成住戶入住檔案登記、歸檔、查詢(xún)以及退住處理等日常操作。1．住戶基本資料、家庭成員資料、入伙資料的新增、修改和刪除。2．住戶的興趣愛(ài)好、職業(yè)狀況、收入狀況等資料的新增、修改和刪除。3．住戶的用戶自定義資料。12.5.1.3外協(xié)單位資料記載及物業(yè)管理相關(guān)的各單位（公安、供水、供電、裝修等）的詳細(xì)資料，并可以方便的查詢(xún)。在收款管理中，可對(duì)外協(xié)單位進(jìn)行收取臨時(shí)費(fèi)用的操作。12.5.2財(cái)務(wù)管理12.5.2.1應(yīng)收管理1．費(fèi)表設(shè)置能設(shè)置各種獨(dú)立表、公用表、總表、虛擬表，能為各種非虛擬表設(shè)置父表（共能設(shè)三級(jí)），能按表名、房屋、表間關(guān)系查看各種費(fèi)表的安裝情況。2．費(fèi)項(xiàng)設(shè)置設(shè)置收費(fèi)項(xiàng)目的名稱(chēng)、計(jì)算公式、單價(jià)、幣種、滯納率、計(jì)費(fèi)起止日期和計(jì)算周期等屬性。計(jì)算公式完全由用戶自定義，提供幾十種參數(shù)和函數(shù)供用戶選擇，輕松實(shí)現(xiàn)各種分?jǐn)傎M(fèi)用的計(jì)算。能對(duì)每個(gè)房屋的每一種收費(fèi)項(xiàng)目設(shè)置折扣的起止日期和折扣率，自動(dòng)進(jìn)行折扣的計(jì)算。能對(duì)每個(gè)房屋的每一種收費(fèi)項(xiàng)目的單價(jià)設(shè)置成為能按用量和時(shí)間自動(dòng)變化。能對(duì)不同房屋的不同費(fèi)項(xiàng)設(shè)置不同的滯納率，以及設(shè)為是否劃帳。3．用戶抄表錄入每次抄表的行度，自動(dòng)計(jì)算用量。自動(dòng)識(shí)別費(fèi)表讀數(shù)歸0的情況，根據(jù)設(shè)置針對(duì)過(guò)大和過(guò)小的讀數(shù)，系統(tǒng)自動(dòng)變色提醒。預(yù)留及自動(dòng)抄表系統(tǒng)的接口。4．計(jì)費(fèi)管理A．計(jì)算周期性費(fèi)用以向?qū)问綆ьI(lǐng)用戶完成周期性費(fèi)用的計(jì)算?？蛇x擇任意費(fèi)項(xiàng)或區(qū)域進(jìn)行計(jì)算。B．添加臨時(shí)性費(fèi)用能對(duì)任何房屋、物業(yè)添加臨時(shí)性費(fèi)用。C．滯納金計(jì)算按預(yù)先設(shè)置的滯納金比例及收款終止日期成批計(jì)算滯納金。E．表單格式自定義可以單個(gè)或成批打印多種樣式的付款通知書(shū)和催款通知書(shū)，系統(tǒng)提供的單據(jù)編輯器能使用戶方便快捷的編輯各種通知書(shū)格式。F．查費(fèi)以房屋為單位，快速查看各房屋的各種費(fèi)用。G．費(fèi)用瀏覽綜合多種篩選條件，瀏覽各種未收或已收費(fèi)用。H．統(tǒng)計(jì)分析快速統(tǒng)計(jì)各收費(fèi)期間的應(yīng)收、實(shí)收金額以及收繳率。5．收款管理A．現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)系統(tǒng)模擬商場(chǎng)、超市的收費(fèi)環(huán)境，提供了收款助手，模糊查找等功能，使您能高效、準(zhǔn)確的現(xiàn)場(chǎng)收費(fèi)。B．自動(dòng)沖帳針對(duì)預(yù)收款，系統(tǒng)提供沖帳向?qū)?，指?dǎo)用戶完成預(yù)收款成批沖抵應(yīng)收款。C．查詢(xún)各收費(fèi)期間的抄表及收費(fèi)情況（包括應(yīng)收、預(yù)收、應(yīng)付款等）。6．銀行劃帳管理A．劃帳管理系統(tǒng)自動(dòng)生成供銀行劃帳的文件，并提供了劃帳文件格式設(shè)置和帳號(hào)檢查的功能。B．對(duì)帳管理針對(duì)銀行劃帳，系統(tǒng)提供銀行對(duì)帳向?qū)?，一步一步指?dǎo)用戶根據(jù)銀行返回的對(duì)帳文件進(jìn)行對(duì)帳，自動(dòng)生成收款單，同時(shí)系統(tǒng)還提供了對(duì)帳文件格式設(shè)置和對(duì)帳數(shù)據(jù)檢查以及分費(fèi)項(xiàng)對(duì)帳等功能。7．票據(jù)管理A．票據(jù)購(gòu)入輸入所購(gòu)票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)記錄。B．票據(jù)領(lǐng)用輸入領(lǐng)用票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)以及領(lǐng)用信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)領(lǐng)用記錄。C．票據(jù)審核輸入票據(jù)的種類(lèi)和起止編號(hào)以及審核信息，系統(tǒng)自動(dòng)生成票據(jù)審核記錄，并自動(dòng)查找斷號(hào)票據(jù)。12.5.2.2應(yīng)付管理1．采購(gòu)合同管理提供各種采購(gòu)合同的集中管理。輸入合同條款、款期限和金額，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行應(yīng)付款到期提醒。2．應(yīng)付款管理提供對(duì)應(yīng)付款的集中瀏覽、添加、修改、刪除等功能。3．付款單管理提供對(duì)付款單的增加和刪除功能。12.5.2.3總帳接口系統(tǒng)的所有應(yīng)收和應(yīng)付數(shù)據(jù)均能自動(dòng)生成憑證。針對(duì)不同的財(cái)務(wù)核算制度，如收付實(shí)現(xiàn)制和全責(zé)發(fā)生制，均能生成滿足總帳系統(tǒng)要求的各種應(yīng)收和實(shí)收憑證。系統(tǒng)現(xiàn)已完成，金蝶K3，用友U8，新中大，金算盤(pán)5，靈狐7/8等多家國(guó)際國(guó)內(nèi)主流總帳系統(tǒng)的接口。接口程序主要包含如下功能：1．接口設(shè)置設(shè)置各種應(yīng)收和實(shí)收款對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目，并能設(shè)置各種輔助核算項(xiàng)目。2．憑證生成應(yīng)收款自動(dòng)生成應(yīng)收憑證。單張或多張收款單自動(dòng)生成實(shí)收憑證。12.5.3客戶服務(wù)12.5.3.1投訴管理錄入業(yè)戶投訴內(nèi)容，包括主題、類(lèi)別、投訴方式、投訴人等。通過(guò)聲音或動(dòng)畫(huà)通知同一個(gè)局域網(wǎng)內(nèi)的任一部電腦，或?qū)⑼对V單發(fā)送至同一局域網(wǎng)內(nèi)的任一打印機(jī)。錄入處理投訴意見(jiàn)時(shí)包括處理負(fù)責(zé)人、處理意見(jiàn)、處理方法、立項(xiàng)及否、立項(xiàng)人具體經(jīng)辦事務(wù)的記錄。對(duì)立項(xiàng)的投訴需進(jìn)行銷(xiāo)項(xiàng)。能按投訴單的狀態(tài)（是否處理）或房屋對(duì)投訴單進(jìn)行查看，并且還可按投訴類(lèi)別、投訴時(shí)間、投訴主題進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。12.5.3.2維修管理錄入維修單后發(fā)送到其它部門(mén)的打印機(jī)或電腦，其它部門(mén)的電腦能自動(dòng)通過(guò)聲音或動(dòng)畫(huà)提示。維修完成后錄入完成情況和所耗費(fèi)的材料。材料可由出倉(cāng)單導(dǎo)入。對(duì)有償維修自動(dòng)生成應(yīng)收款，轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)模塊，同時(shí)打印繳款通知書(shū)。12.5.3.3裝修管理系統(tǒng)進(jìn)行裝修申請(qǐng)的操作，包括的內(nèi)容為主題、類(lèi)別、方式、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式和內(nèi)容等。裝修審批的意見(jiàn)包括主題、管理處意見(jiàn)、工程處意見(jiàn)、是否同意、審批人等項(xiàng)目。能記錄裝修出入證的發(fā)放情況。裝修驗(yàn)收結(jié)果包括主題、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收人、驗(yàn)收結(jié)果的記錄。登記住戶的裝修“完成情況表”，記錄裝修的完成情況。系統(tǒng)自動(dòng)將維修情況歸檔保存。對(duì)維修產(chǎn)生的費(fèi)用自動(dòng)生成應(yīng)收款，轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)模塊，并能打印繳款通知書(shū)。12.5.3.4鑰匙管理記錄業(yè)戶領(lǐng)用和歸還鑰匙的情況。12.5.3.5家政服務(wù)記錄家政服務(wù)的申請(qǐng)和完成情況，并將自動(dòng)生成應(yīng)收款到財(cái)務(wù)管理子系統(tǒng)。12.5.3.6來(lái)訪管理記錄業(yè)戶和房客的來(lái)訪和來(lái)電記錄，以及處理情況。12.5.4資產(chǎn)設(shè)施12.5.4.1設(shè)備管理1．設(shè)備資料用戶可以對(duì)每一套設(shè)備的設(shè)備類(lèi)別、設(shè)備資料、保養(yǎng)項(xiàng)目、保養(yǎng)周期及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行增刪、修改并建立設(shè)備檔案。2．設(shè)備保養(yǎng)根據(jù)設(shè)備保養(yǎng)項(xiàng)目，軟件可以自動(dòng)對(duì)不同的設(shè)備按全年、季、月或天制訂保養(yǎng)計(jì)劃，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按用戶設(shè)定的日期提醒。軟件可以自動(dòng)對(duì)不同的設(shè)備的各保養(yǎng)項(xiàng)目按全年、季、月或天制訂保養(yǎng)計(jì)劃。計(jì)算機(jī)自動(dòng)按用戶設(shè)定的日期提醒。登記各項(xiàng)保養(yǎng)計(jì)劃及保養(yǎng)記錄的詳細(xì)內(nèi)容，同時(shí)每臺(tái)設(shè)備的保養(yǎng)計(jì)劃在開(kāi)機(jī)時(shí)自動(dòng)提醒。對(duì)每一份維修計(jì)劃，能生成派工單。3．設(shè)備維修系統(tǒng)通過(guò)維修單進(jìn)行設(shè)備維修的管理，維修單會(huì)詳盡的記錄設(shè)備的損壞情況，維修內(nèi)容、維修人、更換零配件等信息。系統(tǒng)可以根據(jù)各種條件對(duì)維修記錄進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)并生成報(bào)表12.5.4.2倉(cāng)庫(kù)管理軟件此項(xiàng)功能使用戶可以對(duì)本公司的物流進(jìn)行有效的動(dòng)態(tài)控制，并可以按任意條件進(jìn)行查詢(xún)統(tǒng)計(jì)。1．倉(cāng)庫(kù)資料錄入各倉(cāng)庫(kù)的基本資料，以便實(shí)現(xiàn)各倉(cāng)庫(kù)的管理。2．物品資料各物品的類(lèi)別信息的新增、修改、刪除。物品的基本資料新增、修改、刪除。3．入倉(cāng)單及出倉(cāng)單入倉(cāng)單，出倉(cāng)單的錄入、刪除。4．庫(kù)存統(tǒng)計(jì)通過(guò)用戶自定義的報(bào)表，快速查閱本期的期初、本期發(fā)生、期末的數(shù)量和金額，庫(kù)存短缺明細(xì)表、庫(kù)存超儲(chǔ)明細(xì)表、庫(kù)存預(yù)測(cè)表，用戶可及時(shí)掌握倉(cāng)庫(kù)的基本情況12.5.4.3治安消防用戶可以靈活自定義保安值勤的班次、時(shí)段、人員、地段等詳情。用戶可以按任意時(shí)段輸入保安值班安排，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)排班