檔案工作信息化與文書立卷改革 課件

檔案工作信息化與文書立卷改革

檔案工作信息化與文書立卷改革1第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務

一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響

第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務一、信息化發(fā)2信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息爆炸，電子信息成為當今社會信息的主體

—信息技術的進步，使得信息開發(fā)水平得到空前提高

—電子政務迅速發(fā)展

我國的政府信息化建設思路：機關內(nèi)部辦公自動化（OA）→管理部門的電子化工程（金字工程）→全面的政府上網(wǎng)工程（1999年起）

信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息爆炸，電子信息成為當今社會3信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息化發(fā)展對檔案部門的影響

管理對象數(shù)字化

管理方法自動化

管理利用網(wǎng)絡化管理對象的數(shù)字化，勢必帶來管理方法的變革，這就是信息化管理。所謂檔案信息化管理，就是在檔案的管理活動中全面地應用現(xiàn)代化網(wǎng)絡設施、信息技術、對檔案信息進行采集獲取、加工存儲、處置管理、開發(fā)利用的過程。

信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息化發(fā)展對檔案部門的影響4第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務

一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響

二、檔案利用信息化建設

第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務一、信息化發(fā)5檔案利用信息化建設—檔案利用信息化建設包含的內(nèi)容

實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲、利用的一體化；實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享?！獧n案信息化建設的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢

檔案信息化發(fā)展的三個階段：第一階段：計算機輔助檔案管理階段第二階段：檔案信息化準備階段

第三階段：檔案信息化全面建設階段

檔案利用信息化建設—檔案利用信息化建設包含的內(nèi)容實現(xiàn)檔案信6數(shù)字檔案館的含義

完整接收應歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、利用的網(wǎng)絡化，檔案信息資源共享程度高。

數(shù)字檔案館的含義完整接收應歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館7檔案信息化建設的發(fā)展局勢

從目錄管理向全文管理發(fā)展

從對檔案的管理向綜合管理發(fā)展

從單機管理向網(wǎng)絡管理發(fā)展

從定時的靜態(tài)管理向全天候的動態(tài)管理發(fā)展

檔案信息化建設的發(fā)展局勢

從目錄管理向全文管理發(fā)展8第二章立卷改革

一、立卷改革的意義：

第二章立卷改革一、立卷改革的意義：9立卷改革的意義

緩解檔案工作壓力，節(jié)省財力物力，更好地為機關各項工作服務。

便于檔案館控制檔案進館質(zhì)量，有利于檔案館向社會開放，更好地完成收集、保管、利用職能服務。

促進檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)文檔管理一體化。

初步實現(xiàn)電子文件向電子檔案的的轉(zhuǎn)化。

立卷改革的意義

緩解檔案工作壓力，節(jié)省財力物力，更好地為機10第二章立卷改革

一、立卷改革的意義二、立卷改革的特點第二章立卷改革一、立卷改革的意義二、立卷改革的特點11立卷改革的特點

“簡化整理，深化檢索”為宗旨，改革傳統(tǒng)立卷方法，推行文件級整理。整理手段簡便，檔案的管理和利用以計算機為主，兼顧手工方式。整理方法實現(xiàn)了以下轉(zhuǎn)變：

保管單位：案卷→件

分類方法：以問題為主，兼顧其他特點→只分年度、保管期限、（機構或問題）

裝訂：三孔一線法→運用多種材料和方法

編制目錄：案卷、卷內(nèi)兩級目錄→歸檔文件目錄

編碼：順序號→件號；頁號→頁數(shù)

保管：卷皮、卷盒→檔案盒

封面編目：填寫案卷題名、封面→填檔案盒脊

立卷改革的特點“簡化整理，深化檢索”為宗旨，改革傳統(tǒng)立12第二章立卷改革

一、立卷改革的意義

二、立卷改革的特點三、《歸檔文件整理規(guī)則》介紹

第二章立卷改革一、立卷改革的意義二、立卷改革的特13什么是歸檔文件

指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。▲鑒定工作1、

價值鑒定。鑒定原則：“唯我為中心”。

參照《指南》P40《歸檔和不歸檔范圍》一節(jié)和P198《機關文件材料歸檔和不歸范圍》，制定本機關的《歸檔和不歸檔范圍》

2、

保管期限鑒定。鑒定原則：“以用為綱”。

參照《指南》P47《檔案保管期限》一節(jié)，和P193《文書檔案保管期限表》，制定本機關的《檔案保管期限表》

什么是歸檔文件指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應14歸檔文件整理方法

包括：分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒。

1、

確定“件”為整理單位。

2、

分類。采用年度——保管期限來分。

3、

裝訂。一般用縫紉線裝。

4、

排列。指歸檔文件的排列；適當顧及“事由原則”。一般來說，同一事由的相關文件要排列在一起，但要注意把握好“度”，不要等同于傳統(tǒng)方法中的分類排列法。不同事由的歸檔文件不必要多考慮，盡量依靠計算機管理。歸檔文件整理方法包括：分類、裝訂、排列、編號、編目15歸檔文件整理方法

5、編目和編號。由檔案管理軟件進行編制時，其兩者包括的項目，應該在計算機輸入時同步完成。

▲編目：編制“歸檔文件目錄”。一般在計算機上完成。主要包括：件號(由計算機自動生成)、責任者、文號、題名日期、頁數(shù)、備注。▲編號：歸檔章形式，蓋在文件上方空白處。包括：全宗號、年度、保管期限、件號

歸檔文件整理方法5、編目和編號。由檔案管理軟件進16歸檔文件整理方法

6、

裝盒：

把檔案實體按不同的年度、保管期限、（機構或問題）裝入檔案盒內(nèi)，排列順序必須和歸檔文件的件號一一對應。

填寫封面和盒脊（P146-147），注意盒號不填

放置盒內(nèi)備考表。（P150）

7、歸檔文件目錄單獨裝訂成冊。

按年度——保管期限分別裝訂，一般每年三冊。（P134-135）

歸檔文件整理方法6、

裝盒：17檔案工作信息化與文書立卷改革

檔案工作信息化與文書立卷改革18第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務

一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響

第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務一、信息化發(fā)19信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息爆炸，電子信息成為當今社會信息的主體

—信息技術的進步，使得信息開發(fā)水平得到空前提高

—電子政務迅速發(fā)展

我國的政府信息化建設思路：機關內(nèi)部辦公自動化（OA）→管理部門的電子化工程（金字工程）→全面的政府上網(wǎng)工程（1999年起）

信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息爆炸，電子信息成為當今社會20信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息化發(fā)展對檔案部門的影響

管理對象數(shù)字化

管理方法自動化

管理利用網(wǎng)絡化管理對象的數(shù)字化，勢必帶來管理方法的變革，這就是信息化管理。所謂檔案信息化管理，就是在檔案的管理活動中全面地應用現(xiàn)代化網(wǎng)絡設施、信息技術、對檔案信息進行采集獲取、加工存儲、處置管理、開發(fā)利用的過程。

信息化發(fā)展對檔案部門的影響—信息化發(fā)展對檔案部門的影響21第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務

一、信息化發(fā)展對檔案部門的影響

二、檔案利用信息化建設

第一章檔案信息化建設的形勢

與主要任務一、信息化發(fā)22檔案利用信息化建設—檔案利用信息化建設包含的內(nèi)容

實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化；實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲、利用的一體化；實現(xiàn)檔案信息資源的高度共享?！獧n案信息化建設的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢

檔案信息化發(fā)展的三個階段：第一階段：計算機輔助檔案管理階段第二階段：檔案信息化準備階段

第三階段：檔案信息化全面建設階段

檔案利用信息化建設—檔案利用信息化建設包含的內(nèi)容實現(xiàn)檔案信23數(shù)字檔案館的含義

完整接收應歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館藏檔案數(shù)字化，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、利用的網(wǎng)絡化，檔案信息資源共享程度高。

數(shù)字檔案館的含義完整接收應歸檔的電子文件，將現(xiàn)有的館24檔案信息化建設的發(fā)展局勢

從目錄管理向全文管理發(fā)展

從對檔案的管理向綜合管理發(fā)展

從單機管理向網(wǎng)絡管理發(fā)展

從定時的靜態(tài)管理向全天候的動態(tài)管理發(fā)展

檔案信息化建設的發(fā)展局勢

從目錄管理向全文管理發(fā)展25第二章立卷改革

一、立卷改革的意義：

第二章立卷改革一、立卷改革的意義：26立卷改革的意義

緩解檔案工作壓力，節(jié)省財力物力，更好地為機關各項工作服務。

便于檔案館控制檔案進館質(zhì)量，有利于檔案館向社會開放，更好地完成收集、保管、利用職能服務。

促進檔案管理的現(xiàn)代化，實現(xiàn)文檔管理一體化。

初步實現(xiàn)電子文件向電子檔案的的轉(zhuǎn)化。

立卷改革的意義

緩解檔案工作壓力，節(jié)省財力物力，更好地為機27第二章立卷改革

一、立卷改革的意義二、立卷改革的特點第二章立卷改革一、立卷改革的意義二、立卷改革的特點28立卷改革的特點

“簡化整理，深化檢索”為宗旨，改革傳統(tǒng)立卷方法，推行文件級整理。整理手段簡便，檔案的管理和利用以計算機為主，兼顧手工方式。整理方法實現(xiàn)了以下轉(zhuǎn)變：

保管單位：案卷→件

分類方法：以問題為主，兼顧其他特點→只分年度、保管期限、（機構或問題）

裝訂：三孔一線法→運用多種材料和方法

編制目錄：案卷、卷內(nèi)兩級目錄→歸檔文件目錄

編碼：順序號→件號；頁號→頁數(shù)

保管：卷皮、卷盒→檔案盒

封面編目：填寫案卷題名、封面→填檔案盒脊

立卷改革的特點“簡化整理，深化檢索”為宗旨，改革傳統(tǒng)立29第二章立卷改革

一、立卷改革的意義

二、立卷改革的特點三、《歸檔文件整理規(guī)則》介紹

第二章立卷改革一、立卷改革的意義二、立卷改革的特30什么是歸檔文件

指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。▲鑒定工作1、

價值鑒定。鑒定原則：“唯我為中心”。

參照《指南》P40《歸檔和不歸檔范圍》一節(jié)和P198《機關文件材料歸檔和不歸范圍》，制定本機關的《歸檔和不歸檔范圍》

2、

保管期限鑒定。鑒定原則：“以用為綱”。

參照《指南》P47《檔案保管期限》一節(jié)，和P193《文書檔案保管期限表》，制定本機關的《檔案保管期限表》

什么是歸檔文件指立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應31歸檔文件整理方法

包括：分類、裝訂、排列、編號、編目、裝盒。

1、

確定“件”為整理單位。

2、

分類。采用年度——保管期限來分。

3、

裝訂。一般用縫紉線裝。

4、

排列。指歸檔文件的排列；適當顧及“事由原則”。一般來說，同一事由的相關文件要排列在一起，但要注意把握好“度”，不要等同于傳統(tǒng)方法中的分類排列法。不同事由的歸檔文件不必要多考慮，盡量依靠計算機管理。歸檔文件整理方法包括：分類、裝訂、排列、編號、編目32歸檔文件整理方法

5、編目和編號。由檔案管理軟件進行編制時，其兩者包括的項目，應該在計算機輸入時同步完成。

▲編目：編制“歸檔文件目錄”。一般在計算機上完成。主要包括：件號(由計算機自動生成)、責任者、文號、題名日期、頁數(shù)、備注。▲編號：歸檔章形式，蓋在文件上方空白處。包括：全宗號、