采購員培訓教材崗位職責及業(yè)務流程課件

采購員培訓教材之一采購員培訓教材崗位職責及業(yè)務流程課件1目錄第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德第二章采購部日常工作注意事項第三章業(yè)務運作流程目錄第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德2第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（一）采購部前臺文員工作職責

1、負責采購部新品引入的登記工作及樣品的收集工作；2、負責采購部的預約登記工作；3、負責供應商的接待工作；4、負責收發(fā)放傳真工作；5、負責文件的傳閱、跟催工作；6、負責完成上司交辦的其它工作。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德一、采購部崗位職責3第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（二）采購部合同管理員工作職責1、負責采購部協議、合同的交換及整理工作；2、負責采購部協議、合同費用的錄入及存檔工作；3、負責合同、協議的部門移交工作；4、負責采購部新品申請單、聯絡函、補差價單的存檔及相應文檔資料的調整工作；5、負責提供合同、協議有關資料；6、負責解答供應商有關協議、合同事宜方面的問題；7、負責完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德4第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（三）采購部系統(tǒng)資料管理員工作職責1、負責電腦系統(tǒng)的新供應商、新商品資料錄入工作；2、負責電腦系統(tǒng)的商品資料、供貨價格的正確性維護工作；3、負責采購部促銷單品的電腦資料調整工作；4、負責新品及促銷單品中總部下單部分的訂單錄入及打印工作；5、負責供應商報價表及商品資料變更表的整理、存檔工作；6、負責供應商考核表的數據統(tǒng)計工作；7、負責內部人員及供應商關于以上工作中的問題解答；8、負責完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德5第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（四）采購部資料整理員工作職責

1、負責促銷協議匯總表、新商品匯總表、商品資料變更匯總表、促銷員統(tǒng)計表的匯總制作；2、負責補差價單、聯絡函及其它采購部文件資料的初步匯總整理工作；3、負責聯絡函、補差價單及其它采購部文件、資料在分店及部門之間的傳遞工作；4、負責統(tǒng)計采購部促銷業(yè)績數據的統(tǒng)計工作；5、完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德6第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（五）文員工作職責1、負責辦公室的電話接聽；2、負責辦公室文件、資料的傳遞、跟蹤工作；3、負責辦公室文件、檔案的整理存檔工作；4、負責供應商的接待；5、負責會議通知，做好會議記錄；6、負責新品引進的跟蹤及樣品的處理工作；7、負責完成上級交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德7第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（六）單據審核部工作職責1、結算單據的審核；2、對供應商的結款情況進行分析并通知相應的部門進行后續(xù)跟進；3、解答關于結算方面的問題；4、對于結算中的出現的問題進行匯總處理、跟蹤；5、完成上司交辦的其他事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德8第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（七）采購員工作職責1、接受主管的領導，熱愛本職工作,全心全意做好本職工作；2、負責對周邊市場的調查及對本公司賣場巡場工作,及時收集商品信息，分析市場現狀，做出促銷計劃;3、負責合同、協議的簽訂及跟蹤實施；4、跟蹤賣場的貨源問題，保證商品豐滿，適銷對路；5、負責場內外促銷活動及戶外廣告、公共關系配套設施的洽談；6、及時處理滯銷商品；7、本部門日常商品資料的建立與維護；8、尊重供應商,與供應商保持良好的合作伙伴關系。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德9第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（八）采購主管/主管助理工作職責1、安排采購員的日常工作；2、合同、協議的洽談與簽訂；3、負責制定商品結構情況表，并根據實情不斷調整；4、對商品缺貨情況負責；5、對滯銷商品負責；6、對本部門商品毛利及銷售業(yè)績負責；7、商品信息的建立與維護；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德108、實施所負責類別的銷售利潤指標；9、策劃促銷活動并負責按計劃實施，對促銷商品的毛利及賣場的促銷氣氛負責；10、經常巡場，與店面進行溝通協調，協助分店解決問題，對商場商品陳列以書面函文形式進行指導，傳授相關業(yè)務知識；11、參與對采購員的工作評估，負責指導并培訓其提高業(yè)務水平；12、合理利用時間，對本部門日常工作問題進行處理。

8、實施所負責類別的銷售利潤指標；11第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（九）采購經理/經理助理工作職責1、傳達上級指示，安排本部門日常工作；2、制定本部門銷售計劃及利潤指標并負責實施；3、對本部門新品引進及淘汰滯銷產品的工作進行監(jiān)督；4、負責與分店及各部門之間的協調；5、負責主要供應商的洽談，為公司爭取更大利益；6、對重大主題促銷進行策劃；7、審核本部門相關文件；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德128、對本部門員工進行工作評估；9、對本部門所有工作問題負責；10、負責本部門員工業(yè)務知識及談判技巧的培訓；11、對供應商的服務及業(yè)績考核評估；12、總結分析每月采購、促銷業(yè)績。8、對本部門員工進行工作評估；13第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（十）業(yè)務秘書工作職責1、根據經理指示，編寫采購部有關管理規(guī)定及工作函文；2、負責對會議決議的實施跟進；3、協助經理的日常工作，提出建設性建議；4、負責主要供應商的洽談；5、負責審批采購部所有文件；6、督促采購部人員貫徹執(zhí)行采購部有關工作規(guī)定；7、負責傳達指令，對采購人員的意見進行反饋，充分起到上傳下達的作用；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德148、負責與各部門及各分店的溝通協調工作；9、負責安排辦公室日常來訪及接待工作；10、負責交辦的其它工作。8、負責與各部門及各分店的溝通協調工作；15第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（十一）采購經理工作職責1、制定采購部組織架構；2、制定公司采購政策；3、制定采購目標及收費標準； 4、負責文件、合同及協議的審批；5、全面監(jiān)控采購部的運作。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德16第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

二、采購人員職業(yè)道德1、要有正直的人格，“志士不飲貪泉之水”。在日常工作中與供應商建立良好的關系，對供應商不存偏見，應一視同仁，處理采購業(yè)務應對事不對人，在可能范圍內協助供應商及獲得供應商的配合與信任，不能接受供應商的熱情招待及禮物，未經公司許可不得去參加供應商的有關宴會，設法取得供應商的敬重。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德17第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

二、采購人員職業(yè)道德2、要有敬業(yè)精神?！案梢恍?，愛一行，專一行”。我們應該相信，行行都能出狀元。要做到專業(yè)，首先應該敬業(yè)。有志者事究成，在采購工作中，必須時刻嚴格自己對公司負責，以公司利益為重。3、耐心、虛心、誠心。由于自身工作的經驗等因素，我們應該做到不恥下問，對于不懂的問題一定要誠心去問、虛心去學。同時，由于采購工作中有大部分的工作為談判工作，談判的時候可能出現的情況是非常復雜的，某些談判過程也是比較漫長的，所以要求采購人員必須具備耐心。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德18第二章采購部日常工作注意事項

一、洽談時間規(guī)定第二章采購部日常工作注意事項一、洽談時間規(guī)定19第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項1、必須按照公司新品引入流程操作；2、必須做好洽談前的準備工作，如市調、比價等。比價可以用差不多屬于同一類型的品牌相同材質相同規(guī)格的商品價格進行對比。；3、新品入場協議要寫明供應商編碼、入場的分店、品牌、單品數及每個條碼多少錢；4、新品入場洽談從價格開始,因為費用是有明確規(guī)定的；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意20第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項1、必須按照公司新品引入流程操作；2、必須做好洽談前的準備工作，如市調、比價等。比價可以用差不多屬于同一類型的品牌相同材質相同規(guī)格的商品價格進行對比；3、新品入場協議要寫明供應商編碼、入場的分店、品牌、單品數及每個條碼多少錢；4、新品入場洽談從價格開始,因為費用是有明確規(guī)定的；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意21第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項5、新品入場費用的要求可以靈活變通，例：屈臣氏公司是不支持入場費用支持堆頭費的，如果某一個店進一條碼100元，我們可以在堆頭費用上變通，原為一個堆頭500元/月/店，現可以為600元/月/店；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意22第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項6、新品入場首批貨款結算規(guī)定：第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意23第二章采購部日常工作注意事項

二、關于促銷協議簽訂時的注意事項7、新品引入的三個月試銷期必須進行跟蹤，如第一月銷量不好，第二個必須要求做促銷以提升銷量，如第三個月過后屬于滯銷必須對其進行無條件清退處理；8、新品的定價是非常重要的，因為新品會有較大的利潤空間，定價過低會造成公司毛利的流失，但定價過高又會造成產品銷不動。第二章采購部日常工作注意事項二、關于促銷協議簽訂時的24第二章采購部日常工作注意事項

三、關于促銷協議簽訂時的注意事項1、洽談促銷必須是在該分店有資料的前提下進行，同時要注意該供應商在促銷的分店是否有合同，如無合同將會造成財務結算的困難。在特殊的情況下，如果要求各店統(tǒng)一做快訊時可以進一批貨在促銷結束后退貨后結算，但要求分店必須停購或刪除該單品資料。同時必須以書面聯絡函知會財務部；2、為了讓所有的人都能看明白協議的內容，協議必須書寫工整，不得涂改，同時表達的意思應盡量簡明清晰；第二章采購部日常工作注意事項三、關于促銷協議簽訂時的25第二章采購部日常工作注意事項

3、促銷協議必須注明供應商編號；4、如果同一個供應商在不同的分店是用不同名稱簽訂合同的，促銷協議也必須分開簽訂；5、在決定協議的訂量時應參考以前銷售數據，同時充分考慮到季節(jié)及各分店顧客群的組成；6、一般促銷為7-15天一個檔期，當我們洽談的促銷時間為整月時，為了不造成庫存積壓需盡量洽談的條件為：當銷售促銷時間的一半后銷量達不到首批訂量的一半，分店可以在保持陳列所需外退回多余庫存；第二章采購部日常工作注意事項3、促銷協議必須注明供應26第二章采購部日常工作注意事項

7、當在洽談到贈品時，需跟供應商說明本公司財務要求有贈品的必須見到贈品入庫單方可結算；8、特價供貨價的下調幅度應大于或至少等于我司售價的下調幅度；9、在不補差價的情況下要求分店補足原庫存，同時現售價一般情況下不低于原供價才不至于造成虧本銷售；10、選擇促銷單品一般為以部門分的排行全200名，同時在選擇促銷單品時應有全面的計劃，盡力做到每一個分類都計劃到，但單品類不能過于集中，影響促銷效果；第二章采購部日常工作注意事項7、當在洽談到贈品時，需27第二章采購部日常工作注意事項

11、關于堆頭數量的規(guī)定第二章采購部日常工作注意事項11、關于堆頭數量的規(guī)定28第二章采購部日常工作注意事項

四、關于處理分店反饋問題時的注意事項1、收到分店反饋的信息時必須認真對持，不能馬虎了事；2、在處理時應充分調查形成原因，做到客觀公正；3、在處理市調報告表時不能一味降低售價，同時應該根據競爭對手的售價及正常的行利推算出對方的進價，與我司供價相比是否有差距，分析原因并找出對策；4、在處理分店關于促銷商品的銷售情況反饋時，必須吸引上次促銷單品選擇中的教訓，為下一次的促銷單品選擇提供參考。第二章采購部日常工作注意事項四、關于處理分店反饋問題29第二章采購部日常工作注意事項

五、關于洽談合同時的注意事項1、熟悉本公司哪些分店為一般納稅人，如為一般納稅人的分店一般情況下要求供方提供增值稅票，但為小規(guī)模納稅人的分店采取稅點返利的形式會對公司更加有利；2、一般情況下我司不簽訂供應商的合同或供應商的補充協議，特殊情況除外，如絲寶、聯合利華等；3、對于需由其它公司代開稅票的，必須標注正確的代開公司的全稱；4、對于結算方式不同的要求簽訂不同的合同，同時在電腦系統(tǒng)中也要求分配不同的供應商代碼。第二章采購部日常工作注意事項五、關于洽談合同時的注意30第二章采購部日常工作注意事項

六、關于處理分店反饋問題時的注意事項在清場前應首先到財務部查詢未結貨款、尚有鋪底，未扣費用，同時查出各分店庫存進行分析該供應商貨款是否夠退？如果夠退的情況下按有關手續(xù)辦理。如果不夠退的情況下應馬上通知財務部凍結該供應商貨款，同時做下一部的處理工作，如找供應商洽談是否愿意用現金或支票的形式補足貨款。但在數據相差太大時，應盡量避免打草驚蛇，應采取其它的辦法進行處理。清場通知必須附上該供應商供應的所有單品的明細表。第二章采購部日常工作注意事項六、關于處理分店反饋問題31第二章采購部日常工作注意事項

七、關于轉換供應商時的業(yè)務注意事項1、在轉換供應商時涉及到的債僅債務問題是否由原供應商承擔？如果后來的供應商不承擔原供應商的售后服務問題可要求原供應商退回現有庫存，但如果原來的供應商已不跟我們合作的情況下又遺留有貨尾問題時，必須要求新供應商承擔所有售后服務；2、轉供應商的情況下采購部不得再訂貨，因為該商品是在賣場已有銷售已有庫存的。目前采購部可訂貨的情況主要有新商品及促銷商品的首批訂單。第二章采購部日常工作注意事項七、關于轉換供應商時的業(yè)32第三章業(yè)務運作流程一、一般業(yè)務管理總流程

采購部與供應商洽談新商品引進是否為新供應商是否為聯營租賃供應商否舊供應商新品引入流程聯營租賃專柜引入流程采購部新供應商引入程序收貨部：收貨作業(yè)流程是營運部：商品銷售、后續(xù)補貨、管理第三章業(yè)務運作流程一、一般業(yè)務管理總流程采購部與33營運部分析商品是否有滯銷或質量問題采購部分析該供應商是否繼續(xù)保留財務部：結算流程是報采購部，由采購部提出相應的解決方案不保留供應商分析淘汰流程營運部分析商品是否有滯銷或質量問題采購部分析該供應商是否繼續(xù)34第三章業(yè)務運作流程二、新供應商引入程序

供應商提供新品樣品及報價表、三證等資料交采購部前臺文員登記（當天交總監(jiān)辦公室業(yè)務總監(jiān)辦公室第二天將報價表下發(fā)部門經理處由部門經理安排相關采購部進行市調五天內將市調結果交回業(yè)務總監(jiān)辦公室

第七天業(yè)務總監(jiān)辦公室組織采購討論會采購人員于三個工作日內有洽談結果

當天前臺文員將通知供應商將樣品于十個工作日內退回通過不通過或洽談不成功第三章業(yè)務運作流程二、新供應商引入程序供應商提供35無經營有經營將洽談表等資料上交審批將洽談資料上交審批并注明更換供應商的原因，如廠商直供、供價較低等新供應商及新商品資料錄入輸入新供商資料及更新商品資料，如舊供應商只經營現更改的商品資料則將供應商狀態(tài)列為淘汰供應商根據采購人員確認的訂量打印訂單分店收貨陳列采購部對商品試銷情況跟蹤分析無有將洽談表等資料上交審批將洽談資料上交審批并注明更換供應36注意：1、該供應商產品是否已進入其它賣場，在其它賣場的銷售情況；2、該供應商的實力；3、該供應商的終端技持、售后服務；4、該供應商的價格、質量；5、我司賣場的品類結構分析。

！注意：1、該供應商產品是否已進入其它賣場，在其它賣場的銷售情37第三章業(yè)務運作流程三、舊供應商新品引入程序

供應商提供新品樣品及報價表等資料交采購部前臺登記（當天交總監(jiān)辦公室）業(yè)務總監(jiān)辦公室第二天將報價表下發(fā)部門經理處由部門經理安排相關采購部進行市調五天內將市調結果交回業(yè)務總監(jiān)辦公室

第七天業(yè)務總監(jiān)辦公室組織采購討論會

采購人員于三個工作日內有洽談結果當天前臺文員將通知供應商將樣品于十個工作日內退回通過不通過或洽談不成功第三章業(yè)務運作流程三、舊供應商新品引入程序供應商38將新品入場協議及新品申請單上報審批將商品資料變更表及商品轉供應商協議上報審批輸入新品申請單輸入新品資料及訂量，打印訂單分店收貨陳列采購部對商品試銷情況跟蹤分析原其他供應商無經營原其他供應商y有經營保留樣品將新品入場協議及新品申請單上報審批將商品資料變更表及商品轉供39注意：新品引進的考慮因素及其它相關事項：

1、新品的形象；2、新品的質量；3、新品的價格；4、季節(jié)性；5、目前在其它賣場的鋪市情況及銷售情況；6、供應商的終端支持；7、我司賣場的實際情況；8、新品試銷期一般為三個月，對于滯銷的無條件清理出場。注意：新品引進的考慮因素及其它相關事項：40第三章業(yè)務運作流程公司要求引入新的聯營或租賃專柜采購部根據要求尋找供應商根據供應商實力等與供應商洽談上報采購總監(jiān)審批通過供應商交納進場費，保證金等費用采購部憑財務部開具的收據等發(fā)出進場通知供應商資料及專柜商品資料輸入專柜憑進場通知裝修進場四、聯營租賃專柜引入流程。注意事項：引入專柜應該著重考察供應商的實力。第三章業(yè)務運作流程公司要求引入新的聯營或租賃專柜采41第三章業(yè)務運作流程五、促銷協議審批流程

采購人員根據銷售排行信息選擇促銷單品預約供應商進行洽談，填寫協議審批表于當天上交（到協議執(zhí)行至少預留4天）當天部門經理在協議審批表上審批簽字當天或第二天業(yè)務總監(jiān)辦公室審批協議審批表發(fā)回相關部門經理交相關人員采購人員填寫一式三聯協議交供應商業(yè)務人員帶回蓋章重談不通過不通過通過通過第三章業(yè)務運作流程五、促銷協議審批流程采購人員根據42供應商業(yè)務人員三天內將已蓋的一式三聯協議交回相關采購員采購人員將已蓋章協議附協議審批表交部門經理簽字確認總監(jiān)辦公室當天或第二天在促銷協議上簽字蓋章，最終確認采購文員匯總協議下發(fā)分店執(zhí)行供應商業(yè)務人員在采購部合同管理員處拿回供應商聯供應商業(yè)務人員三天內將已蓋的一式三聯協議交回相關采購員采購43第三章業(yè)務運作流程六、促銷流程

公司確定促銷日期及促銷安排的進度、促銷主題等事項部門經理根據促銷主題制定促銷商品表及促銷進度表交采購總監(jiān)審核通過采購人員根據確定的促銷商品表及進度表進行洽談簽約協議審批通過第三章業(yè)務運作流程六、促銷流程公司確定促銷日期及促44采購文員匯總促銷單品信息表下發(fā)各分店電腦文員對促銷單品電腦系統(tǒng)資料錄入并根據協議規(guī)定的數量打印訂單分店根據總部下發(fā)的促銷單品信息表進行商品收貨、陳列等工作結束期結束，總部對促銷商品進行促銷效果分析將信息表交策劃部一份策劃部對快訊商品拍照、排版采購人員校對快訊海報初稿印刷快訊并派發(fā)采購文員匯總促銷單品信息表下發(fā)各分店電腦文員對促銷單品電腦45第三章業(yè)務運作流程七、商品分析淘汰流程

采購人員通過查詢銷售排行列出滯銷商品明細表或營運部提供建議淘汰商品清單采購人員給予書面標注是否淘汰意見采購部經理審批采購總監(jiān)核準通知分店退貨并將商品停購停購三個月分店電腦刪除商品資料第三章業(yè)務運作流程七、商品分析淘汰流程采購人員通過46第三章業(yè)務運作流程八、商品分析淘汰流程

供應商提出商品資料變更申請采購人員核查情況是否屬實，如為調升進價，采購人員需進行市調競爭對手價格以確定是否市場全面升價屬實則填寫商品資料變更表上交審批通過通知分店進行商品資料更改第三章業(yè)務運作流程八、商品分析淘汰流程供應商提出商47第三章業(yè)務運作流程九、供應商分析淘汰流程

采購人員不定期查詢供應商銷售排行榜或分店提供建議清場信息采購人員用書面數字分析銷售差原因，建議清場銷量差與財務部溝通查實該供應商貨款是否足夠沖抵退貨及費用將清場通知發(fā)至分店及總部財務部、總部營運部分店退貨并出具退清證明財務部對賬按照合同規(guī)定的清場付款時間付款注：采購部人員及總部營運部應監(jiān)督檢查分店是否按時完成退貨。第三章業(yè)務運作流程九、供應商分析淘汰流程采購人員不48第三章業(yè)務運作流程十、結款前及節(jié)日后特殊退貨流程分店營運部每月23日至31日根據賣場實際情況結合供應商售后服務條款確定需退貨商品（主要為高庫存正常商品）分店營運部根據退貨金額向財務部查詢貨款金額是否夠退營運部向供應商發(fā)出退貨通知要求供應商最遲在本月31日前來退貨（需要求供應商回傳確認）分店營運部填寫聯絡函（附退貨通知）同時傳總部業(yè)務部及總部財務部要求暫時凍結該供應商貨款，處理退貨后通知恢復結算

夠退無回復回復第三章業(yè)務運作流程十、結款前及節(jié)日后特殊退貨流程49營運部將退貨通知及供應商確認書交收貨部，同時在供應商確認的退貨時間前一天或當天將需退貨商品準備好供應商根據雙方約定最遲在本月31日前來收貨部退貨收貨部遵照2004大新商字07號紅頭文件的有關規(guī)定辦理退貨手續(xù)，同時必須再次查實貨款是否夠退

分店營運部填寫聯絡函（附退貨通知）同時傳總部業(yè)務部及總部財務部要求暫時凍結該供應商貨款，處理退貨后通知恢復結算將退貨單交財務部沖減貨款未來退貨營運部將退貨通知及供應商確認書交收貨部，同時在供應商確認的退50附表：《大新商貿有限公司結款前及節(jié)日后特殊退貨時間表》附表：《大新商貿有限公司結款前及節(jié)日后特殊退貨時間表》51業(yè)務部工作流程，您了解到多少？業(yè)務部工作流程，您了解到多少？52采購員培訓教材之一采購員培訓教材崗位職責及業(yè)務流程課件53目錄第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德第二章采購部日常工作注意事項第三章業(yè)務運作流程目錄第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德54第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（一）采購部前臺文員工作職責

1、負責采購部新品引入的登記工作及樣品的收集工作；2、負責采購部的預約登記工作；3、負責供應商的接待工作；4、負責收發(fā)放傳真工作；5、負責文件的傳閱、跟催工作；6、負責完成上司交辦的其它工作。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德一、采購部崗位職責55第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（二）采購部合同管理員工作職責1、負責采購部協議、合同的交換及整理工作；2、負責采購部協議、合同費用的錄入及存檔工作；3、負責合同、協議的部門移交工作；4、負責采購部新品申請單、聯絡函、補差價單的存檔及相應文檔資料的調整工作；5、負責提供合同、協議有關資料；6、負責解答供應商有關協議、合同事宜方面的問題；7、負責完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德56第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（三）采購部系統(tǒng)資料管理員工作職責1、負責電腦系統(tǒng)的新供應商、新商品資料錄入工作；2、負責電腦系統(tǒng)的商品資料、供貨價格的正確性維護工作；3、負責采購部促銷單品的電腦資料調整工作；4、負責新品及促銷單品中總部下單部分的訂單錄入及打印工作；5、負責供應商報價表及商品資料變更表的整理、存檔工作；6、負責供應商考核表的數據統(tǒng)計工作；7、負責內部人員及供應商關于以上工作中的問題解答；8、負責完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德57第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（四）采購部資料整理員工作職責

1、負責促銷協議匯總表、新商品匯總表、商品資料變更匯總表、促銷員統(tǒng)計表的匯總制作；2、負責補差價單、聯絡函及其它采購部文件資料的初步匯總整理工作；3、負責聯絡函、補差價單及其它采購部文件、資料在分店及部門之間的傳遞工作；4、負責統(tǒng)計采購部促銷業(yè)績數據的統(tǒng)計工作；5、完成上司交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德58第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（五）文員工作職責1、負責辦公室的電話接聽；2、負責辦公室文件、資料的傳遞、跟蹤工作；3、負責辦公室文件、檔案的整理存檔工作；4、負責供應商的接待；5、負責會議通知，做好會議記錄；6、負責新品引進的跟蹤及樣品的處理工作；7、負責完成上級交辦的其它事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德59第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（六）單據審核部工作職責1、結算單據的審核；2、對供應商的結款情況進行分析并通知相應的部門進行后續(xù)跟進；3、解答關于結算方面的問題；4、對于結算中的出現的問題進行匯總處理、跟蹤；5、完成上司交辦的其他事項。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德60第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（七）采購員工作職責1、接受主管的領導，熱愛本職工作,全心全意做好本職工作；2、負責對周邊市場的調查及對本公司賣場巡場工作,及時收集商品信息，分析市場現狀，做出促銷計劃;3、負責合同、協議的簽訂及跟蹤實施；4、跟蹤賣場的貨源問題，保證商品豐滿，適銷對路；5、負責場內外促銷活動及戶外廣告、公共關系配套設施的洽談；6、及時處理滯銷商品；7、本部門日常商品資料的建立與維護；8、尊重供應商,與供應商保持良好的合作伙伴關系。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德61第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（八）采購主管/主管助理工作職責1、安排采購員的日常工作；2、合同、協議的洽談與簽訂；3、負責制定商品結構情況表，并根據實情不斷調整；4、對商品缺貨情況負責；5、對滯銷商品負責；6、對本部門商品毛利及銷售業(yè)績負責；7、商品信息的建立與維護；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德628、實施所負責類別的銷售利潤指標；9、策劃促銷活動并負責按計劃實施，對促銷商品的毛利及賣場的促銷氣氛負責；10、經常巡場，與店面進行溝通協調，協助分店解決問題，對商場商品陳列以書面函文形式進行指導，傳授相關業(yè)務知識；11、參與對采購員的工作評估，負責指導并培訓其提高業(yè)務水平；12、合理利用時間，對本部門日常工作問題進行處理。

8、實施所負責類別的銷售利潤指標；63第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（九）采購經理/經理助理工作職責1、傳達上級指示，安排本部門日常工作；2、制定本部門銷售計劃及利潤指標并負責實施；3、對本部門新品引進及淘汰滯銷產品的工作進行監(jiān)督；4、負責與分店及各部門之間的協調；5、負責主要供應商的洽談，為公司爭取更大利益；6、對重大主題促銷進行策劃；7、審核本部門相關文件；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德648、對本部門員工進行工作評估；9、對本部門所有工作問題負責；10、負責本部門員工業(yè)務知識及談判技巧的培訓；11、對供應商的服務及業(yè)績考核評估；12、總結分析每月采購、促銷業(yè)績。8、對本部門員工進行工作評估；65第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（十）業(yè)務秘書工作職責1、根據經理指示，編寫采購部有關管理規(guī)定及工作函文；2、負責對會議決議的實施跟進；3、協助經理的日常工作，提出建設性建議；4、負責主要供應商的洽談；5、負責審批采購部所有文件；6、督促采購部人員貫徹執(zhí)行采購部有關工作規(guī)定；7、負責傳達指令，對采購人員的意見進行反饋，充分起到上傳下達的作用；第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德668、負責與各部門及各分店的溝通協調工作；9、負責安排辦公室日常來訪及接待工作；10、負責交辦的其它工作。8、負責與各部門及各分店的溝通協調工作；67第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

一、采購部崗位職責（十一）采購經理工作職責1、制定采購部組織架構；2、制定公司采購政策；3、制定采購目標及收費標準； 4、負責文件、合同及協議的審批；5、全面監(jiān)控采購部的運作。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德68第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

二、采購人員職業(yè)道德1、要有正直的人格，“志士不飲貪泉之水”。在日常工作中與供應商建立良好的關系，對供應商不存偏見，應一視同仁，處理采購業(yè)務應對事不對人，在可能范圍內協助供應商及獲得供應商的配合與信任，不能接受供應商的熱情招待及禮物，未經公司許可不得去參加供應商的有關宴會，設法取得供應商的敬重。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德69第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德

二、采購人員職業(yè)道德2、要有敬業(yè)精神?！案梢恍?，愛一行，專一行”。我們應該相信，行行都能出狀元。要做到專業(yè)，首先應該敬業(yè)。有志者事究成，在采購工作中，必須時刻嚴格自己對公司負責，以公司利益為重。3、耐心、虛心、誠心。由于自身工作的經驗等因素，我們應該做到不恥下問，對于不懂的問題一定要誠心去問、虛心去學。同時，由于采購工作中有大部分的工作為談判工作，談判的時候可能出現的情況是非常復雜的，某些談判過程也是比較漫長的，所以要求采購人員必須具備耐心。第一章采購部的崗位職責及職業(yè)道德70第二章采購部日常工作注意事項

一、洽談時間規(guī)定第二章采購部日常工作注意事項一、洽談時間規(guī)定71第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項1、必須按照公司新品引入流程操作；2、必須做好洽談前的準備工作，如市調、比價等。比價可以用差不多屬于同一類型的品牌相同材質相同規(guī)格的商品價格進行對比。；3、新品入場協議要寫明供應商編碼、入場的分店、品牌、單品數及每個條碼多少錢；4、新品入場洽談從價格開始,因為費用是有明確規(guī)定的；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意72第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項1、必須按照公司新品引入流程操作；2、必須做好洽談前的準備工作，如市調、比價等。比價可以用差不多屬于同一類型的品牌相同材質相同規(guī)格的商品價格進行對比；3、新品入場協議要寫明供應商編碼、入場的分店、品牌、單品數及每個條碼多少錢；4、新品入場洽談從價格開始,因為費用是有明確規(guī)定的；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意73第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項5、新品入場費用的要求可以靈活變通，例：屈臣氏公司是不支持入場費用支持堆頭費的，如果某一個店進一條碼100元，我們可以在堆頭費用上變通，原為一個堆頭500元/月/店，現可以為600元/月/店；第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意74第二章采購部日常工作注意事項

二、關于新品引入中的注意事項6、新品入場首批貨款結算規(guī)定：第二章采購部日常工作注意事項二、關于新品引入中的注意75第二章采購部日常工作注意事項

二、關于促銷協議簽訂時的注意事項7、新品引入的三個月試銷期必須進行跟蹤，如第一月銷量不好，第二個必須要求做促銷以提升銷量，如第三個月過后屬于滯銷必須對其進行無條件清退處理；8、新品的定價是非常重要的，因為新品會有較大的利潤空間，定價過低會造成公司毛利的流失，但定價過高又會造成產品銷不動。第二章采購部日常工作注意事項二、關于促銷協議簽訂時的76第二章采購部日常工作注意事項

三、關于促銷協議簽訂時的注意事項1、洽談促銷必須是在該分店有資料的前提下進行，同時要注意該供應商在促銷的分店是否有合同，如無合同將會造成財務結算的困難。在特殊的情況下，如果要求各店統(tǒng)一做快訊時可以進一批貨在促銷結束后退貨后結算，但要求分店必須停購或刪除該單品資料。同時必須以書面聯絡函知會財務部；2、為了讓所有的人都能看明白協議的內容，協議必須書寫工整，不得涂改，同時表達的意思應盡量簡明清晰；第二章采購部日常工作注意事項三、關于促銷協議簽訂時的77第二章采購部日常工作注意事項

3、促銷協議必須注明供應商編號；4、如果同一個供應商在不同的分店是用不同名稱簽訂合同的，促銷協議也必須分開簽訂；5、在決定協議的訂量時應參考以前銷售數據，同時充分考慮到季節(jié)及各分店顧客群的組成；6、一般促銷為7-15天一個檔期，當我們洽談的促銷時間為整月時，為了不造成庫存積壓需盡量洽談的條件為：當銷售促銷時間的一半后銷量達不到首批訂量的一半，分店可以在保持陳列所需外退回多余庫存；第二章采購部日常工作注意事項3、促銷協議必須注明供應78第二章采購部日常工作注意事項

7、當在洽談到贈品時，需跟供應商說明本公司財務要求有贈品的必須見到贈品入庫單方可結算；8、特價供貨價的下調幅度應大于或至少等于我司售價的下調幅度；9、在不補差價的情況下要求分店補足原庫存，同時現售價一般情況下不低于原供價才不至于造成虧本銷售；10、選擇促銷單品一般為以部門分的排行全200名，同時在選擇促銷單品時應有全面的計劃，盡力做到每一個分類都計劃到，但單品類不能過于集中，影響促銷效果；第二章采購部日常工作注意事項7、當在洽談到贈品時，需79第二章采購部日常工作注意事項

11、關于堆頭數量的規(guī)定第二章采購部日常工作注意事項11、關于堆頭數量的規(guī)定80第二章采購部日常工作注意事項

四、關于處理分店反饋問題時的注意事項1、收到分店反饋的信息時必須認真對持，不能馬虎了事；2、在處理時應充分調查形成原因，做到客觀公正；3、在處理市調報告表時不能一味降低售價，同時應該根據競爭對手的售價及正常的行利推算出對方的進價，與我司供價相比是否有差距，分析原因并找出對策；4、在處理分店關于促銷商品的銷售情況反饋時，必須吸引上次促銷單品選擇中的教訓，為下一次的促銷單品選擇提供參考。第二章采購部日常工作注意事項四、關于處理分店反饋問題81第二章采購部日常工作注意事項

五、關于洽談合同時的注意事項1、熟悉本公司哪些分店為一般納稅人，如為一般納稅人的分店一般情況下要求供方提供增值稅票，但為小規(guī)模納稅人的分店采取稅點返利的形式會對公司更加有利；2、一般情況下我司不簽訂供應商的合同或供應商的補充協議，特殊情況除外，如絲寶、聯合利華等；3、對于需由其它公司代開稅票的，必須標注正確的代開公司的全稱；4、對于結算方式不同的要求簽訂不同的合同，同時在電腦系統(tǒng)中也要求分配不同的供應商代碼。第二章采購部日常工作注意事項五、關于洽談合同時的注意82第二章采購部日常工作注意事項

六、關于處理分店反饋問題時的注意事項在清場前應首先到財務部查詢未結貨款、尚有鋪底，未扣費用，同時查出各分店庫存進行分析該供應商貨款是否夠退？如果夠退的情況下按有關手續(xù)辦理。如果不夠退的情況下應馬上通知財務部凍結該供應商貨款，同時做下一部的處理工作，如找供應商洽談是否愿意用現金或支票的形式補足貨款。但在數據相差太大時，應盡量避免打草驚蛇，應采取其它的辦法進行處理。清場通知必須附上該供應商供應的所有單品的明細表。第二章采購部日常工作注意事項六、關于處理分店反饋問題83第二章采購部日常工作注意事項

七、關于轉換供應商時的業(yè)務注意事項1、在轉換供應商時涉及到的債僅債務問題是否由原供應商承擔？如果后來的供應商不承擔原供應商的售后服務問題可要求原供應商退回現有庫存，但如果原來的供應商已不跟我們合作的情況下又遺留有貨尾問題時，必須要求新供應商承擔所有售后服務；2、轉供應商的情況下采購部不得再訂貨，因為該商品是在賣場已有銷售已有庫存的。目前采購部可訂貨的情況主要有新商品及促銷商品的首批訂單。第二章采購部日常工作注意事項七、關于轉換供應商時的業(yè)84第三章業(yè)務運作流程一、一般業(yè)務管理總流程

采購部與供應商洽談新商品引進是否為新供應商是否為聯營租賃供應商否舊供應商新品引入流程聯營租賃專柜引入流程采購部新供應商引入程序收貨部：收貨作業(yè)流程是營運部：商品銷售、后續(xù)補貨、管理第三章業(yè)務運作流程一、一般業(yè)務管理總流程采購部與85營運部分析商品是否有滯銷或質量問題采購部分析該供應商是否繼續(xù)保留財務部：結算流程是報采購部，由采購部提出相應的解決方案不保留供應商分析淘汰流程營運部分析商品是否有滯銷或質量問題采購部分析該供應商是否繼續(xù)86第三章業(yè)務運作流程二、新供應商引入程序

供應商提供新品樣品及報價表、三證等資料交采購部前臺文員登記（當天交總監(jiān)辦公室業(yè)務總監(jiān)辦公室第二天將報價表下發(fā)部門經理處由部門經理安排相關采購部進行市調五天內將市調結果交回業(yè)務總監(jiān)辦公室

第七天業(yè)務總監(jiān)辦公室組織采購討論會采購人員于三個工作日內有洽談結果

當天前臺文員將通知供應商將樣品于十個工作日內退回通過不通過或洽談不成功第三章業(yè)務運作流程二、新供應商引入程序供應商提供87無經營有經營將洽談表等資料上交審批將洽談資料上交審批并注明更換供應商的原因，如廠商直供、供價較低等新供應商及新商品資料錄入輸入新供商資料及更新商品資料，如舊供應商只經營現更改的商品資料則將供應商狀態(tài)列為淘汰供應商根據采購人員確認的訂量打印訂單分店收貨陳列采購部對商品試銷情況跟蹤分析無有將洽談表等資料上交審批將洽談資料上交審批并注明更換供應88注意：1、該供應商產品是否已進入其它賣場，在其它賣場的銷售情況；2、該供應商的實力；3、該供應商的終端技持、售后服務；4、該供應商的價格、質量；5、我司賣場的品類結構分析。

！注意：1、該供應商產品是否已進入其它賣場，在其它賣場的銷售情89第三章業(yè)務運作流程三、舊供應商新品引入程序

供應商提供新品樣品及報價表等資料交采購部前臺登記（當天交總監(jiān)辦公室）業(yè)務總監(jiān)辦公室第二天將報價表下發(fā)部門經理處由部門經理安排相關采購部進行市調五天內將市調結果交回業(yè)務總監(jiān)辦公室

第七天業(yè)務總監(jiān)辦公室組織采購討論會

采購人員于三個工作日內有洽談結果當天前臺文員將通知供應商將樣品于十個工作日內退回通過不通過或洽談不成功第三章業(yè)務運作流程三、舊供應商新品引入程序供應商90將新品入場協議及新品申請單上報審批將商品資料變更表及商品轉供應商協議上報審批輸入新品申請單輸入新品資料及訂量，打印訂單分店收貨陳列采購部對商品試銷情況跟蹤分析原其他供應商無經營原其他供應商y有經營保留樣品將新品入場協議及新品申請單上報審批將商品資料變更表及商品轉供91注意：新品引進的考慮因素及其它相關事項：

1、新品的形象；2、新品的質量；3、新品的價格；4、季節(jié)性；5、目前在其它賣場的鋪市情況及銷售情況；6、供應商的終端支持；7、我司賣場的實際情況；8、新品試銷期一般為三個月，對于滯銷的無條件清理出場。注意：新品引進的考慮因素及其它相關事項：92第三章業(yè)務運作流程公司要求引入新的聯營或租賃專柜采購部根據要求尋找供應商根據供應商實力等與供應商洽談上報采購總監(jiān)審批通過供應商交納進場費，保證金等費用采購部憑財務部開具的收據等發(fā)出進場通知供應商資料及專柜商品資料輸入專柜憑進場通知裝修進場四、聯營租賃專柜引入流程。注意事項