人事檔案數字化課件

人事檔案數字化人事檔案數字化人事檔案數字化的意義人事檔案數字化、信息化的依據數字化人事檔案管理系統(tǒng)的建設紙質人事檔案數字化人事檔案數字化的意義一、人事檔案數字化的意義干部檔案數字化建設，對組織人事部門整合信息資源、改進工作方式、提高工作效率有著重要意義。干部檔案數字化后，不僅實現了檔案查閱從手工檢索到電腦檢索的轉變，提高了工作效率，同時也實現了《干部檔案信息系統(tǒng)》、《干部信息庫》、《公務員信息庫》三個系統(tǒng)中信息資源的有效融合，形成更加真實、完整、有效的干部信息，大大提高了干部信息的利用價值。干部檔案數字化具有不可替代的重要作用，既保護了檔案實體，又便于安全利用和遠程服務一、人事檔案數字化的意義干部檔案數字化建設，對組織人事部門整二、人事檔案數字化、信息化的依據二、人事檔案數字化、信息化的依據人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件（三）全國干部、人事管理信息系統(tǒng)指標體系與數據結構（GB／T14946．1—2009）（代替GB／T14946．1—2002）（三）全國干部、人事管理信息系統(tǒng)三、數字化人事管理系統(tǒng)三、數字化人事管理系統(tǒng)人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件四、紙質人事檔案數字化（一）業(yè)務標準與規(guī)范：《檔案分類標引規(guī)則GB/T15418-94》《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000》《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》《檔案修裱技術規(guī)范DA/T-2000》

注：以標準的人事檔案整理為基礎四、紙質人事檔案數字化（一）業(yè)務標準與規(guī)范：（二）人事檔案數字化概念、目標及前期配套準備工作1、概念（1）什么是干部檔案數字化干部檔案數字化是指隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術錄音、錄像、數據庫技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。（二）人事檔案數字化概念、目標及前期配套準備工作（2）主要優(yōu)點保護紙質檔案材料。提升檔案管理效率。避免檔案圖改造假。（3）主要范圍組織部門管理的所有在職人員檔案。（2）主要優(yōu)點2、工作目標近期目標提供準確、方便、快捷、優(yōu)質的電子化干部閱檔服務建立健全干部檔案管理機構和規(guī)章制度，配齊工作力量，提升基礎設施保障水平遠期目標構建以組織部為資源中心、按權限分級分單位賦權提供閱檔服務的數字化管理格局任務：2016年底前完成所有市（州）、縣（市、區(qū)）黨委組織部管理的干部檔案數字化工作。2、工作目標近期目標任務：3、主要任務庫房加固。檔案室裝修。硬件設備采購、安裝、調試。軟件采購、安裝、維護。數字化信息采集。內容3、主要任務庫房加固。內容步驟確定干部檔案數字化建設項目為涉密項目。（按照中共四川省委組織部2016年2月25日省國家保密局《關于確認省管干部檔案管理信息化建設項目為涉密項目的復函》（川保函[2015]33號）精神處理）確定檔案室用房；與相關企業(yè)溝通、協(xié)商，并對企業(yè)報送的解決方案進行初步甄別和比較，有必要的可以進行比選。擬定本地具體實施方案，送領導審批或者會議集體研究決定。聯系專業(yè)單位對檔案室裝修、庫房加固等進行設計，與相關合作企業(yè)簽訂合同。具體組織實施。接受省委組織部專項督查。開展工作自查。接受省委組織部驗收、目標考核檢查。步驟檔案室改造面積要求：根據《干部檔案工作條例》“庫房面積每千卷需20至25平方米”的規(guī)定,盡量按上限配置庫房，充分考慮未來10-20年檔案容量及庫房承重?！傲馈币螅簬旆吭O計要符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45—65%）。檔案室獨立管理：“四室”（庫房、閱檔室、辦公室、微機室）分開”，有條件的地方可以配備物資儲藏室。（1）按標準規(guī)劃檔案庫房檔案室改造面積要求：根據《干部檔案工作條例》“庫房面積每千卷全部采用回轉柜放置干部檔案:回轉柜每組的標準規(guī)格為長1.86米、寬1.2米、高3.45米，可根據場地定制，越高層數越多，放置的檔案越多，可放置3.5厘米厚的檔案約600冊）按標準配備設備:數據服務器、電腦、掃描儀、打印機、復印機、切紙機、打孔機、滅火器、除濕機、空氣凈化器等）（2）按標準配置設備全部采用回轉柜放置干部檔案:回轉柜每組的標準規(guī)格為長1.86網絡物理隔離：

禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等。安裝視頻監(jiān)控設備：24小時不間斷監(jiān)控，歷史數據通過光盤或者移動硬盤離線保存1年以上。（3）完善安全措施網絡物理隔離：（3）完善安全措施按標準化收集、整理人事檔案（1）收集、充實、完善干部檔案材料補充、完善干部檔案中所缺材料嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)[2009]12號)的要求執(zhí)行。材料不齊全、手續(xù)不完整的檔案不進入整理掃描程序按標準化收集、整理人事檔案（1）收集、充實、完善干部檔案材料（2）標準化整理干部人事檔案要按照“全、嚴、準、細、齊”的標準，更換A4檔案盒。要按照“四、九類二級分類”的要求進行整理。要實現整理標準、檔案用品、操作程序、檔案質量的四個統(tǒng)一。整理后的檔案要分類準確、編排有序、目錄清楚，技術加工和裝訂要符合要求。（2）標準化整理干部人事檔案要按照“全、嚴、準、細、齊”的標（3）數字化信息采集使用符合標準的管理軟件開發(fā)企業(yè)具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(甲級資質、乙級資質)或產品具有第三方評測機構出具的風險評估和檢測合格報告注意要考慮信息交流標準統(tǒng)一(便于檔案的轉遞與接收及共享)（3）數字化信息采集使用符合標準的管理軟件保密要求人員選擇：可以抽用干部專門從事檔案數字化工作，也可以按規(guī)定外包給專業(yè)公司負責（簽訂保密協(xié)議）。自主加工注意完善安全和保密制度。安防監(jiān)控、運行維護、數據恢復等業(yè)務應選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質的單位，檔案整理、掃描、高清處理等業(yè)務應選擇具有國家秘密載體印制資質的單位。嚴格安全保密有關規(guī)定，不連接其他任何網絡。保密要求人員選擇：可以抽用干部專門從事檔案數字化工作，也可以（三）人事檔案數字化實務

執(zhí)行標準：《檔案分類標引規(guī)則GB/T15418-94》《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000》《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》《檔案修裱技術規(guī)范DA/T-2000》川組通〔2016〕2號文件附件《干部數字檔案標準(試行)》干部人事檔案數字化著注以《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》和川組通〔2016〕2號文件附件《干部數字檔案標準(試行)》標準執(zhí)行（三）人事檔案數字化實務

執(zhí)行標準：干部數字檔案標準(試行)解釋為規(guī)范干部數字檔案制作，確保數字檔案內容準確、制作規(guī)范，根據相關要求，制定本標準。

數字檔案通過掃描、處理紙質檔案后形成的電子數據，由檔案目錄數據、檔案原始圖像數據和檔案高清圖像數據等三種類型電子數據組成數字檔案。為了管理方便，建議采用專門的檔案管理軟件術語干部數字檔案標準(試行)解釋為規(guī)范干部數字檔案制作，確保數字檔案目錄數據具有明確的特定格式，表示檔案的內容和形式特征的數據文件，可檢索、存取、修改、增刪等。

檔案管理軟件通常支持便捷的查詢和導入、導出、打印等功能檔案原始圖像數據以保存紙質檔案原貌為目的，經過掃描、處理后形成的，按照一定規(guī)則命名、能與檔案目錄數據形成對應關系的圖像文件?？梢院唵翁幚恚m偏、裁邊等），在不影響瀏覽的情況下盡量維持原貌檔案高清圖像數據在檔案原始圖像數據的基礎上進行技術處理后形成的，以提高清晰度、方便利用為目的的圖像文件，具有同一個底色，對比更分明的特點檔案目錄數據檔案原始圖像數據檔案高清圖像數據數據制作規(guī)范檔案原始圖像與紙質一致檔案原始圖像數據須與紙質檔案完全對應，除圖像糾偏、裁邊不做任何修飾性圖像處理。

檔案目錄檔案目錄為Excel，須與圖像數據標識一一對應。指的是數字化處理時為了方便批量導入時直接錄入的格式，管理軟件通?？梢詮腅xcel目錄清單中直接導入，也可以輸出目錄清單到Excel中不要理解為必須單獨保存Excel目錄清單（除非不使用管理軟件）高清圖像與原始圖像的一致高清圖像與原始圖像在圖像方向、分辨率、頁數上完全一致。須進行去污處理，字跡不清的須進行清晰化處理。高清圖像的目的是方便電腦瀏覽。檔案圖像數據格式格式為單頁的JPG文件格式，色彩模式為24位真彩色，分辨率為300dpi。指的是掃描時的保存格式，和相關參數要求，除非不使用管理軟件，否則管理軟件會把所有檔案保存到服務器中，而且是加過密的，建議不要以簡單的圖片文件保存數據制作規(guī)范檔案原始圖像與紙質一致檔案目錄高清圖像與原始圖1、紙質檔案數字化通用流程圖1、紙質檔案數字化通用流程圖標準中要求的注意事項干部數字檔案按照《干部檔案整理工作細則》規(guī)定進行分類每份材料進行頁面核定，制作時保護好檔案干部數字檔案的保管保密要求等同于紙質檔案標準中要求的注意事項干部數字檔案按照《干部檔案整理工作細則》2、干部檔案數字化的主要工作流程（1）檔案出庫

（2）整理編碼（3）目錄錄入

（4）檔案掃描（5）數據初審

（6）數據復審（7）打印裝訂

（8）檔案入庫（9）高清制作

（10）二次復審2、干部檔案數字化的主要工作流程（1）檔案出庫（1）檔案出庫從檔案庫房領卷檔案：注意事項：

A、認真清點檔案，保證檔案數量準確無誤；

B、認真做好出庫登記工作和填寫檔案出庫登記單，相關人員簽字確認；

C、將干部檔案轉運至數字化加工場地；

D、再次清點檔案確認無誤后，放入人事檔案數字化周轉裝具（如檔案柜）。（1）檔案出庫從檔案庫房領卷檔案：（2）整理編碼整理編碼工作是數字化工作的前期工作之一，其質量的好壞直接影響數字化工作。A、從人事檔案數字化周轉裝具中領取干部檔案；B、填寫“數字檔案加工流程登記表”；C、依據“干部檔案材料分類明細表”和卷內文件目錄對干部人事檔案進行分類和排序；D、檔案材料排序完成后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角編寫頁碼。注意：凡有圖文、有表格的頁面，每面必須編頁；空白紙和托裱襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁碼。（2）整理編碼整理編碼工作是數字化工作的前期工作之一，其質量（3）目錄錄入逐份錄入，不得多錄、少錄，錄入份數的準確率100%；錄入目錄內容與檔案內容完全一致，不錯錄，錄入文字或數字的正確率須達到100%。（3）目錄錄入逐份錄入，不得多錄、少錄，錄入份數的準確率10（4）檔案掃描須注意粘貼緊的檔案，紙質材料老舊或較薄的檔案應采用平板方式掃描；掃描時檔案擺放與掃描儀邊角須平行，傾斜不得超過5度；平板掃描時要注意輕拿輕壓輕放檔案。（4）檔案掃描須注意粘貼緊的檔案，紙質材料老舊或較薄的檔案應（5）數據初審數據初審人員從“待初審”位置，領取掃描完成的干部檔案，此時需要注意重名人員。下載該人員的掃描原件，對該原件進行糾偏、裁邊處理。（5）數據初審數據初審人員從“待初審”位置，領取掃描完成的干（6）數據復審數據復審“四看”：

一看每份材料是否為本人的檔案材料（5類政審材料中不是本人的應當是與本人有關聯人員的材料）;二看每份材料目錄與原始圖像是否一致；三看每頁材料是否屬于本份材料；四看每頁材料排列順序是否正確。（6）數據復審數據復審“四看”：（7）打印裝訂將需要裱糊的檔案材料認真裱糊好，然后按照《干部檔案整理細則》的裝訂要求裝訂好。防止脫頁。裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。（7）打印裝訂將需要裱糊的檔案材料認真裱糊好，然后按照《干部（8）檔案入庫裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。由組織部檔案管理人員抽查“待入庫”位置的干部人事檔案，主要抽查以下幾個方面：

檢查目錄是否裝錯

目錄是否打印出錯

材料分類、順序是否出錯（8）檔案入庫裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。由組（9）高清處理（9）高清處理（10）二次復審A、原始圖像與高清圖像是否一致（尺寸、方向）；B、目錄頁數是否與圖像頁數一致；C、第二類材料件數是否超過四件；D、目錄是否為空。（10）二次復審A、原始圖像與高清圖像是否一致（尺寸、方向）人事檔案數字化過程中應注意的事項保密、檔案實體及信息安全工作置于首位注重數字化工作質量保障措施：1、充實完善干部檔案材料。要充分運用干部人事檔案專項審核成果，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔2009〕12號)的要求，及時補充、完善干部檔案中所缺材料。要把充實、完善、甄別檔案內容，作為干部檔案數字化的重要環(huán)節(jié)，做到材料不齊全、手續(xù)不完整的干部檔案不進入整理、掃描程序。人事檔案數字化過程中應注意的事項保密、檔案實體及信息安全工作2.全面理清干部檔案歸屬。按照干部管理權限對干部檔案歸屬進行清理。對應收未收的及時催收，對應交未交的及時移交，對因工作原因出現檔案正本缺失的，要及時進行查找。3.切實保證干部檔案整理質量。要嚴格按照中央組織部《干部檔案整理工作細則》《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字〔2012〕28號）要求，對照“全、嚴、準、細、齊”的標準，統(tǒng)一更換A4檔案盒，對干部檔案按照“四、九類二級分類”的要求進行整理。要嚴把質量關，堅持“誰整理誰簽名，誰驗收誰負責”制度，真正做到“整理有人檢查，裝訂有人把關，復查有人登記，驗收有人負責”，實現整理標準統(tǒng)一、檔案用品統(tǒng)一、操作程序統(tǒng)一、檔案質量統(tǒng)一。整理后的檔案應分類準確、編排有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。建立健全相關制度，在檔案數字化工作之初就要定規(guī)矩、立邊界，防患于未然。嚴格執(zhí)行相關的安全規(guī)定，確保每個環(huán)節(jié)都不出差錯。2.全面理清干部檔案歸屬。按照干部管理權限對干部檔案歸屬進行著重點：數字化要求1、基本環(huán)節(jié)：主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。2、過程管理：加強各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。各環(huán)節(jié)均應進行詳細登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。著重點：數字化要求1、基本環(huán)節(jié)：2、過程管理：著重點：數字化要求3、檔案整理：在掃描之前，應進行標準化整理，以確保檔案數字化質量。3.1按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）以及《人事檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止號和頁數等，應進行修改。3.2拆除裝訂物在不去裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。著重點：數字化要求3、檔案整理：著重點：數字化要求3.3頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的人事檔案，應進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或燙平等）后再進行掃描。3.4人事檔案整理登記制作并填寫紙質人事檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。3.5裝訂掃描工作完成后，應重新進行裝訂，注意保持卷內文件的順序不變，做到安全、準確、無遺漏。著重點：數字化要求3.3頁面修整著重點：數字化要求4檔案掃描4.1掃描方式4.1.1根據檔案幅面大小（B5、A4、16開）選擇相應規(guī)格的掃描儀進行掃描。4.1.2紙狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的人事檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的人事檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率，不適合拆卷的檔案可采用零邊距掃描儀或相機或文檔拍攝儀的方式。著重點：數字化要求4檔案掃描著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求根據2016年1月11日中共四川省委組織部關于印發(fā)《市（州）、縣（市、區(qū)）管理的干部檔案數字化工作實施方案》的通知（川組通〔2016〕2號）要求：

A、開展工作自查

B、形成工作報告送上級組織部備案

C、迎接上級組織部驗收、目標考核檢查根據2016年1月11日中共四川省委組織部關于印發(fā)《市謝謝！謝謝！9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。。12月-2212月-22Sunday,December11,202210、雨中黃葉樹，燈下白頭人。。02:44:0502:44:0502:4412/11/20222:44:05AM11、以我獨沈久，愧君相見頻。。12月-2202:44:0502:44Dec-2211-Dec-2212、故人江海別，幾度隔山川。。02:44:0502:44:0502:44Sunday,December11,202213、乍見翻疑夢，相悲各問年。。12月-2212月-2202:44:0502:44:05December11,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)，舊國見青山。。11十二月20222:44:05上午02:44:0512月-2215、比不了得就不比，得不到的就不要。。。十二月222:44上午12月-2202:44December11,202216、行動出成果，工作出財富。。2022/12/112:44:0502:44:0511December202217、做前，能夠環(huán)視四周；做時，你只能或者最好沿著以腳為起點的射線向前。。2:44:05上午2:44上午02:44:0512月-229、沒有失敗，只有暫時停止成功！。12月-2212月-22Sunday,December11,202210、很多事情努力了未必有結果，但是不努力卻什么改變也沒有。。02:44:0502:44:0502:4412/11/20222:44:05AM11、成功就是日復一日那一點點小小努力的積累。。12月-2202:44:0502:44Dec-2211-Dec-2212、世間成事，不求其絕對圓滿，留一份不足，可得無限完美。。02:44:0502:44:0502:44Sunday,December11,202213、不知香積寺，數里入云峰。。12月-2212月-2202:44:0502:44:05December11,202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。11十二月20222:44:05上午02:44:0512月-2215、楚塞三湘接，荊門九派通。。。十二月222:44上午12月-2202:44December11,202216、少年十五二十時，步行奪得胡馬騎。。2022/12/112:44:0502:44:0511December202217、空山新雨后，天氣晚來秋。。2:44:05上午2:44上午02:44:0512月-229、楊柳散和風，青山澹吾慮。。12月-2212月-22Sunday,December11,202210、閱讀一切好書如同和過去最杰出的人談話。02:44:0502:44:0502:4412/11/20222:44:05AM11、越是沒有本領的就越加自命不凡。12月-2202:44:0502:44Dec-2211-Dec-2212、越是無能的人，越喜歡挑剔別人的錯兒。02:44:0502:44:0502:44Sunday,December11,202213、知人者智，自知者明。勝人者有力，自勝者強。12月-2212月-2202:44:0502:44:05December11,202214、意志堅強的人能把世界放在手中像泥塊一樣任意揉捏。11十二月20222:44:05上午02:44:0512月-2215、最具挑戰(zhàn)性的挑戰(zhàn)莫過于提升自我。。十二月222:44上午12月-2202:44December11,202216、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2022/12/112:44:0502:44:0511December202217、一個人即使已登上頂峰，也仍要自強不息。2:44:05上午2:44上午02:44:0512月-22MOMODAPOWERPOINTLoremipsumdolorsit,eleifendnullaac,fringillapurus.Nullaiaculistemporfelisamet,consecteturadipiscingelit.Fusceidurnablanditutcursus.感謝您的下載觀看專家告訴9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。。12月-2212月-22Sat人事檔案數字化人事檔案數字化人事檔案數字化的意義人事檔案數字化、信息化的依據數字化人事檔案管理系統(tǒng)的建設紙質人事檔案數字化人事檔案數字化的意義一、人事檔案數字化的意義干部檔案數字化建設，對組織人事部門整合信息資源、改進工作方式、提高工作效率有著重要意義。干部檔案數字化后，不僅實現了檔案查閱從手工檢索到電腦檢索的轉變，提高了工作效率，同時也實現了《干部檔案信息系統(tǒng)》、《干部信息庫》、《公務員信息庫》三個系統(tǒng)中信息資源的有效融合，形成更加真實、完整、有效的干部信息，大大提高了干部信息的利用價值。干部檔案數字化具有不可替代的重要作用，既保護了檔案實體，又便于安全利用和遠程服務一、人事檔案數字化的意義干部檔案數字化建設，對組織人事部門整二、人事檔案數字化、信息化的依據二、人事檔案數字化、信息化的依據人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件（三）全國干部、人事管理信息系統(tǒng)指標體系與數據結構（GB／T14946．1—2009）（代替GB／T14946．1—2002）（三）全國干部、人事管理信息系統(tǒng)三、數字化人事管理系統(tǒng)三、數字化人事管理系統(tǒng)人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件人事檔案數字化課件四、紙質人事檔案數字化（一）業(yè)務標準與規(guī)范：《檔案分類標引規(guī)則GB/T15418-94》《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000》《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》《檔案修裱技術規(guī)范DA/T-2000》

注：以標準的人事檔案整理為基礎四、紙質人事檔案數字化（一）業(yè)務標準與規(guī)范：（二）人事檔案數字化概念、目標及前期配套準備工作1、概念（1）什么是干部檔案數字化干部檔案數字化是指隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術錄音、錄像、數據庫技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，以網絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共享。（二）人事檔案數字化概念、目標及前期配套準備工作（2）主要優(yōu)點保護紙質檔案材料。提升檔案管理效率。避免檔案圖改造假。（3）主要范圍組織部門管理的所有在職人員檔案。（2）主要優(yōu)點2、工作目標近期目標提供準確、方便、快捷、優(yōu)質的電子化干部閱檔服務建立健全干部檔案管理機構和規(guī)章制度，配齊工作力量，提升基礎設施保障水平遠期目標構建以組織部為資源中心、按權限分級分單位賦權提供閱檔服務的數字化管理格局任務：2016年底前完成所有市（州）、縣（市、區(qū)）黨委組織部管理的干部檔案數字化工作。2、工作目標近期目標任務：3、主要任務庫房加固。檔案室裝修。硬件設備采購、安裝、調試。軟件采購、安裝、維護。數字化信息采集。內容3、主要任務庫房加固。內容步驟確定干部檔案數字化建設項目為涉密項目。（按照中共四川省委組織部2016年2月25日省國家保密局《關于確認省管干部檔案管理信息化建設項目為涉密項目的復函》（川保函[2015]33號）精神處理）確定檔案室用房；與相關企業(yè)溝通、協(xié)商，并對企業(yè)報送的解決方案進行初步甄別和比較，有必要的可以進行比選。擬定本地具體實施方案，送領導審批或者會議集體研究決定。聯系專業(yè)單位對檔案室裝修、庫房加固等進行設計，與相關合作企業(yè)簽訂合同。具體組織實施。接受省委組織部專項督查。開展工作自查。接受省委組織部驗收、目標考核檢查。步驟檔案室改造面積要求：根據《干部檔案工作條例》“庫房面積每千卷需20至25平方米”的規(guī)定,盡量按上限配置庫房，充分考慮未來10-20年檔案容量及庫房承重?！傲馈币螅簬旆吭O計要符合防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，要保持庫房的清潔和庫內適宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45—65%）。檔案室獨立管理：“四室”（庫房、閱檔室、辦公室、微機室）分開”，有條件的地方可以配備物資儲藏室。（1）按標準規(guī)劃檔案庫房檔案室改造面積要求：根據《干部檔案工作條例》“庫房面積每千卷全部采用回轉柜放置干部檔案:回轉柜每組的標準規(guī)格為長1.86米、寬1.2米、高3.45米，可根據場地定制，越高層數越多，放置的檔案越多，可放置3.5厘米厚的檔案約600冊）按標準配備設備:數據服務器、電腦、掃描儀、打印機、復印機、切紙機、打孔機、滅火器、除濕機、空氣凈化器等）（2）按標準配置設備全部采用回轉柜放置干部檔案:回轉柜每組的標準規(guī)格為長1.86網絡物理隔離：

禁止使用無線網卡、無線鍵盤、無線鼠標等。安裝視頻監(jiān)控設備：24小時不間斷監(jiān)控，歷史數據通過光盤或者移動硬盤離線保存1年以上。（3）完善安全措施網絡物理隔離：（3）完善安全措施按標準化收集、整理人事檔案（1）收集、充實、完善干部檔案材料補充、完善干部檔案中所缺材料嚴格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)[2009]12號)的要求執(zhí)行。材料不齊全、手續(xù)不完整的檔案不進入整理掃描程序按標準化收集、整理人事檔案（1）收集、充實、完善干部檔案材料（2）標準化整理干部人事檔案要按照“全、嚴、準、細、齊”的標準，更換A4檔案盒。要按照“四、九類二級分類”的要求進行整理。要實現整理標準、檔案用品、操作程序、檔案質量的四個統(tǒng)一。整理后的檔案要分類準確、編排有序、目錄清楚，技術加工和裝訂要符合要求。（2）標準化整理干部人事檔案要按照“全、嚴、準、細、齊”的標（3）數字化信息采集使用符合標準的管理軟件開發(fā)企業(yè)具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(甲級資質、乙級資質)或產品具有第三方評測機構出具的風險評估和檢測合格報告注意要考慮信息交流標準統(tǒng)一(便于檔案的轉遞與接收及共享)（3）數字化信息采集使用符合標準的管理軟件保密要求人員選擇：可以抽用干部專門從事檔案數字化工作，也可以按規(guī)定外包給專業(yè)公司負責（簽訂保密協(xié)議）。自主加工注意完善安全和保密制度。安防監(jiān)控、運行維護、數據恢復等業(yè)務應選擇具有涉密信息系統(tǒng)集成資質的單位，檔案整理、掃描、高清處理等業(yè)務應選擇具有國家秘密載體印制資質的單位。嚴格安全保密有關規(guī)定，不連接其他任何網絡。保密要求人員選擇：可以抽用干部專門從事檔案數字化工作，也可以（三）人事檔案數字化實務

執(zhí)行標準：《檔案分類標引規(guī)則GB/T15418-94》《檔案著錄規(guī)則DA/T18-1999》《歸檔文件整理規(guī)則DA/T22-2000》《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》《檔案修裱技術規(guī)范DA/T-2000》川組通〔2016〕2號文件附件《干部數字檔案標準(試行)》干部人事檔案數字化著注以《紙質檔案數字化技術規(guī)范DA/T31-2005》和川組通〔2016〕2號文件附件《干部數字檔案標準(試行)》標準執(zhí)行（三）人事檔案數字化實務

執(zhí)行標準：干部數字檔案標準(試行)解釋為規(guī)范干部數字檔案制作，確保數字檔案內容準確、制作規(guī)范，根據相關要求，制定本標準。

數字檔案通過掃描、處理紙質檔案后形成的電子數據，由檔案目錄數據、檔案原始圖像數據和檔案高清圖像數據等三種類型電子數據組成數字檔案。為了管理方便，建議采用專門的檔案管理軟件術語干部數字檔案標準(試行)解釋為規(guī)范干部數字檔案制作，確保數字檔案目錄數據具有明確的特定格式，表示檔案的內容和形式特征的數據文件，可檢索、存取、修改、增刪等。

檔案管理軟件通常支持便捷的查詢和導入、導出、打印等功能檔案原始圖像數據以保存紙質檔案原貌為目的，經過掃描、處理后形成的，按照一定規(guī)則命名、能與檔案目錄數據形成對應關系的圖像文件?？梢院唵翁幚恚m偏、裁邊等），在不影響瀏覽的情況下盡量維持原貌檔案高清圖像數據在檔案原始圖像數據的基礎上進行技術處理后形成的，以提高清晰度、方便利用為目的的圖像文件，具有同一個底色，對比更分明的特點檔案目錄數據檔案原始圖像數據檔案高清圖像數據數據制作規(guī)范檔案原始圖像與紙質一致檔案原始圖像數據須與紙質檔案完全對應，除圖像糾偏、裁邊不做任何修飾性圖像處理。

檔案目錄檔案目錄為Excel，須與圖像數據標識一一對應。指的是數字化處理時為了方便批量導入時直接錄入的格式，管理軟件通?？梢詮腅xcel目錄清單中直接導入，也可以輸出目錄清單到Excel中不要理解為必須單獨保存Excel目錄清單（除非不使用管理軟件）高清圖像與原始圖像的一致高清圖像與原始圖像在圖像方向、分辨率、頁數上完全一致。須進行去污處理，字跡不清的須進行清晰化處理。高清圖像的目的是方便電腦瀏覽。檔案圖像數據格式格式為單頁的JPG文件格式，色彩模式為24位真彩色，分辨率為300dpi。指的是掃描時的保存格式，和相關參數要求，除非不使用管理軟件，否則管理軟件會把所有檔案保存到服務器中，而且是加過密的，建議不要以簡單的圖片文件保存數據制作規(guī)范檔案原始圖像與紙質一致檔案目錄高清圖像與原始圖1、紙質檔案數字化通用流程圖1、紙質檔案數字化通用流程圖標準中要求的注意事項干部數字檔案按照《干部檔案整理工作細則》規(guī)定進行分類每份材料進行頁面核定，制作時保護好檔案干部數字檔案的保管保密要求等同于紙質檔案標準中要求的注意事項干部數字檔案按照《干部檔案整理工作細則》2、干部檔案數字化的主要工作流程（1）檔案出庫

（2）整理編碼（3）目錄錄入

（4）檔案掃描（5）數據初審

（6）數據復審（7）打印裝訂

（8）檔案入庫（9）高清制作

（10）二次復審2、干部檔案數字化的主要工作流程（1）檔案出庫（1）檔案出庫從檔案庫房領卷檔案：注意事項：

A、認真清點檔案，保證檔案數量準確無誤；

B、認真做好出庫登記工作和填寫檔案出庫登記單，相關人員簽字確認；

C、將干部檔案轉運至數字化加工場地；

D、再次清點檔案確認無誤后，放入人事檔案數字化周轉裝具（如檔案柜）。（1）檔案出庫從檔案庫房領卷檔案：（2）整理編碼整理編碼工作是數字化工作的前期工作之一，其質量的好壞直接影響數字化工作。A、從人事檔案數字化周轉裝具中領取干部檔案；B、填寫“數字檔案加工流程登記表”；C、依據“干部檔案材料分類明細表”和卷內文件目錄對干部人事檔案進行分類和排序；D、檔案材料排序完成后，用鉛筆在每份材料首頁的右上角編上類號和順序號，并在其右下角編寫頁碼。注意：凡有圖文、有表格的頁面，每面必須編頁；空白紙和托裱襯紙不計頁數；復印件和原件應視為一份材料，統(tǒng)一編寫頁碼。（2）整理編碼整理編碼工作是數字化工作的前期工作之一，其質量（3）目錄錄入逐份錄入，不得多錄、少錄，錄入份數的準確率100%；錄入目錄內容與檔案內容完全一致，不錯錄，錄入文字或數字的正確率須達到100%。（3）目錄錄入逐份錄入，不得多錄、少錄，錄入份數的準確率10（4）檔案掃描須注意粘貼緊的檔案，紙質材料老舊或較薄的檔案應采用平板方式掃描；掃描時檔案擺放與掃描儀邊角須平行，傾斜不得超過5度；平板掃描時要注意輕拿輕壓輕放檔案。（4）檔案掃描須注意粘貼緊的檔案，紙質材料老舊或較薄的檔案應（5）數據初審數據初審人員從“待初審”位置，領取掃描完成的干部檔案，此時需要注意重名人員。下載該人員的掃描原件，對該原件進行糾偏、裁邊處理。（5）數據初審數據初審人員從“待初審”位置，領取掃描完成的干（6）數據復審數據復審“四看”：

一看每份材料是否為本人的檔案材料（5類政審材料中不是本人的應當是與本人有關聯人員的材料）;二看每份材料目錄與原始圖像是否一致；三看每頁材料是否屬于本份材料；四看每頁材料排列順序是否正確。（6）數據復審數據復審“四看”：（7）打印裝訂將需要裱糊的檔案材料認真裱糊好，然后按照《干部檔案整理細則》的裝訂要求裝訂好。防止脫頁。裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。（7）打印裝訂將需要裱糊的檔案材料認真裱糊好，然后按照《干部（8）檔案入庫裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。由組織部檔案管理人員抽查“待入庫”位置的干部人事檔案，主要抽查以下幾個方面：

檢查目錄是否裝錯

目錄是否打印出錯

材料分類、順序是否出錯（8）檔案入庫裝訂完成后，將干部檔案交到“待入庫”位置。由組（9）高清處理（9）高清處理（10）二次復審A、原始圖像與高清圖像是否一致（尺寸、方向）；B、目錄頁數是否與圖像頁數一致；C、第二類材料件數是否超過四件；D、目錄是否為空。（10）二次復審A、原始圖像與高清圖像是否一致（尺寸、方向）人事檔案數字化過程中應注意的事項保密、檔案實體及信息安全工作置于首位注重數字化工作質量保障措施：1、充實完善干部檔案材料。要充分運用干部人事檔案專項審核成果，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》(中組發(fā)〔2009〕12號)的要求，及時補充、完善干部檔案中所缺材料。要把充實、完善、甄別檔案內容，作為干部檔案數字化的重要環(huán)節(jié)，做到材料不齊全、手續(xù)不完整的干部檔案不進入整理、掃描程序。人事檔案數字化過程中應注意的事項保密、檔案實體及信息安全工作2.全面理清干部檔案歸屬。按照干部管理權限對干部檔案歸屬進行清理。對應收未收的及時催收，對應交未交的及時移交，對因工作原因出現檔案正本缺失的，要及時進行查找。3.切實保證干部檔案整理質量。要嚴格按照中央組織部《干部檔案整理工作細則》《關于做好文件改版涉及干部人事檔案有關工作的通知》（組通字〔2012〕28號）要求，對照“全、嚴、準、細、齊”的標準，統(tǒng)一更換A4檔案盒，對干部檔案按照“四、九類二級分類”的要求進行整理。要嚴把質量關，堅持“誰整理誰簽名，誰驗收誰負責”制度，真正做到“整理有人檢查，裝訂有人把關，復查有人登記，驗收有人負責”，實現整理標準統(tǒng)一、檔案用品統(tǒng)一、操作程序統(tǒng)一、檔案質量統(tǒng)一。整理后的檔案應分類準確、編排有序、目錄清楚，技術加工和裝訂符合要求。建立健全相關制度，在檔案數字化工作之初就要定規(guī)矩、立邊界，防患于未然。嚴格執(zhí)行相關的安全規(guī)定，確保每個環(huán)節(jié)都不出差錯。2.全面理清干部檔案歸屬。按照干部管理權限對干部檔案歸屬進行著重點：數字化要求1、基本環(huán)節(jié)：主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數據質檢、數據掛接、數據驗收、數據備份、成果管理等。2、過程管理：加強各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。各環(huán)節(jié)均應進行詳細登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。著重點：數字化要求1、基本環(huán)節(jié)：2、過程管理：著重點：數字化要求3、檔案整理：在掃描之前，應進行標準化整理，以確保檔案數字化質量。3.1按照《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）以及《人事檔案目錄數據交換格式與著錄項目細則》等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、責任者、起止號和頁數等，應進行修改。3.2拆除裝訂物在不去裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。著重點：數字化要求3、檔案整理：著重點：數字化要求3.3頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的人事檔案，應進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或燙平等）后再進行掃描。3.4人事檔案整理登記制作并填寫紙質人事檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。3.5裝訂掃描工作完成后，應重新進行裝訂，注意保持卷內文件的順序不變，做到安全、準確、無遺漏。著重點：數字化要求3.3頁面修整著重點：數字化要求4檔案掃描4.1掃描方式4.1.1根據檔案幅面大?。˙5、A4、16開）選擇相應規(guī)格的掃描儀進行掃描。4.1.2紙狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的人事檔案，應采用平板掃描方式；紙張狀況好的人事檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率，不適合拆卷的檔案可采用零邊距掃描儀或相機或文檔拍攝儀的方式。著重點：數字化要求4檔案掃描著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求著重點：數字化要求根據2016年1月11日中共四川省委組織部關于印發(fā)《市（州）、縣（市、區(qū)）管理的干部檔案數字化工作實施方案》的通知（川組通〔2016〕2號）要求：

A、開展工作自查

B、形成工作報告送上級組織部備案

C、迎接上級組織部驗收、目標考核檢查根據2016年1月11日中共四川省委組織部關于印發(fā)《市謝謝！謝謝！9、靜夜四無鄰，荒居舊業(yè)貧。。12月-2212月-22Sunday,D