員工分享第四期-企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范和技巧

企業(yè)電子郵件溝通規(guī)范及技巧人事行政部2013年3月18日一、電子郵件使用的基本原則1、電子郵件溝通的重要性80%的外企職場人每天上班要做的第一件事，就是打開電子郵箱收發(fā)郵件70%的職場人，下班前的最后一件事是查看郵箱，確認(rèn)沒有尚未處理的緊急郵件30%的職場人，即使下班或周末在家休息，也要強(qiáng)迫癥式地登錄公司郵箱，查有沒有漏掉緊要的任務(wù)2、為什么使用電子郵件溝通如果當(dāng)面說或者在電話里講，對方左耳聽右耳也許就忘了，許多事情從此“死無對證”。電郵存在公司服務(wù)器上，白紙黑字，誰也賴不掉使所有參與方對于所討論的論題、事實(shí)根據(jù)和結(jié)論，以及達(dá)成的共識一目了然，并保持跟進(jìn)直至工作完成能準(zhǔn)確及時(shí)地記錄事項(xiàng)進(jìn)程、討論內(nèi)容以及行動細(xì)則，并充當(dāng)了作為每個(gè)工作項(xiàng)目歷史檔案的功能充當(dāng)意見不和、起爭端時(shí)的證明。Email能幫人關(guān)注于事實(shí)而不是感受，或其他個(gè)性和工作風(fēng)格上的差異，并以合理的方式解決意見不和以及爭端3、需要發(fā)送郵件的情況正式工作報(bào)告、通知部門之間事務(wù)往來，需要留下書面資料的。知識推薦和信息傳遞沒有見面交流條件的其他交流內(nèi)容難以簡單用口頭表達(dá)說明清楚的事項(xiàng)電子郵件應(yīng)當(dāng)避免濫用，不發(fā)無意義的郵件。只把有價(jià)值的信息提供給需要的人?！霸谏虅?wù)交往中要尊重一個(gè)人，首先就要懂得替他節(jié)省時(shí)間。二、電子郵件寫作規(guī)范電子郵件包含的內(nèi)容發(fā)送對象主題稱呼與問候正文附件簽名1、發(fā)送對象的選擇要區(qū)分To和CC還有BCC（區(qū)分收件人、抄送人、秘送人）To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應(yīng)對郵件予以回復(fù)響應(yīng)。CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務(wù)對郵件予以響應(yīng)；如果CC的人有建議，可以回Email。BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個(gè)可能用在非常規(guī)場合。TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列；按職位等級從高到低或從低到高都可以。順序一般是將其他部門的經(jīng)理放在第一位，然后是本部門經(jīng)理，科長，其他同事等。適當(dāng)?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象！只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。將CC人數(shù)降至最低，確認(rèn)收信對象是否需要收到這封信，以免造成不必要的困擾和「垃圾」

非重要的一般性的溝通，避免為了知會的需要將郵件抄送給包括直接和間接經(jīng)理避免將細(xì)節(jié)性的討論意見發(fā)送給公司高級管理人員，特別是可以判斷高級管理人員不能深入了解的業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)避免將同一個(gè)主題的討論內(nèi)容多次反復(fù)發(fā)給全部收件人、抄送人，用見面直接交流代替選擇郵件發(fā)送對象的時(shí)候避免以下現(xiàn)象對發(fā)件人的的提出的問問題不清楚楚、或有不不同意見，，應(yīng)該與發(fā)發(fā)件人單獨(dú)獨(dú)溝通，不不要當(dāng)著所所有人的面面，不停交交互郵件與與發(fā)件人討討論你們討論好好了再告訴訴大家。不不要向上司司頻繁發(fā)送送沒有確定定結(jié)果的郵郵件不能隨便向向群體郵箱箱發(fā)送不必必要消息全體郵箱：：全體技術(shù)術(shù)中心、技技術(shù)支持、、新元素全全體員工，，只有一定定級別才能能發(fā)送選擇郵件發(fā)發(fā)送對象的的時(shí)候避免免以下現(xiàn)象象幾種常見的的郵件發(fā)送對象選擇工作計(jì)劃的的發(fā)送對象象經(jīng)理人的工工作計(jì)劃主主送工作計(jì)計(jì)劃的下達(dá)達(dá)對象，抄抄送直接上上級、間接接上級、部部門內(nèi)部相相關(guān)經(jīng)理人人為保持部門門內(nèi)部計(jì)劃劃對外的一一致性，部部門內(nèi)部計(jì)計(jì)劃原則上上只有一個(gè)個(gè)計(jì)劃可以以跨部門傳傳達(dá)，特殊殊情況可以以根據(jù)需要要處理項(xiàng)目通報(bào)類類的郵件主送給項(xiàng)目目小組成員員抄送給項(xiàng)目目小組成員員的直接上上級、項(xiàng)目目主要領(lǐng)導(dǎo)導(dǎo)尋求跨部門門支持的郵郵件一般主送給給尋求支持持的人，抄送給他的的直接上級級同時(shí)抄送本本部門的直直接上級這樣往往可可以獲得支支持部門的的更好的支支持2、主題主題是接收收者了解郵郵件的第一一信息，要要提綱挈領(lǐng)領(lǐng)，使用有有意義的主主題，這樣樣可以讓收收件人迅速速了解郵件件內(nèi)容并判判斷其重要要性。一定不要空空白標(biāo)題，，這是最失失禮的標(biāo)題要簡短短，不宜冗冗長，是郵郵件核心思思想的濃縮縮標(biāo)題要能反反映文章的的內(nèi)容和重重要性，切切忌使用含含義不清的的標(biāo)題一封信盡可可能只針對對一個(gè)主題題，不在一一封信內(nèi)談?wù)劶岸嗉率虑榭蛇m當(dāng)用使使用大寫字字母或特殊殊字符來突突出標(biāo)題回復(fù)對方郵郵件時(shí)，可可以根據(jù)回回復(fù)內(nèi)容需需要更改標(biāo)標(biāo)題3、稱呼與問問候恰當(dāng)?shù)胤Q呼呼收件者郵件的開頭頭要稱呼收收件人。這這既顯得禮禮貌，也明明確提醒某某收件人，，此郵件是是面向他的的，要求其其給出必要要的回應(yīng)；；在多個(gè)收收件人的情情況下可以以稱呼大家家、ALL。如果對方有有職務(wù)，應(yīng)應(yīng)按職務(wù)尊尊稱對方，，如“x經(jīng)理”；如如果不清楚楚職務(wù)，則則應(yīng)按通常常的“x先生”、““x女士”稱呼呼，但要把把性別先搞搞清楚。不熟悉的人人不宜直接接稱呼姓名名，對級別別高于自己己的人也不不宜稱呼姓姓名。郵件開頭結(jié)結(jié)尾最好要要有問候語語最簡單的開開頭寫一個(gè)個(gè)“HI”，中文的寫寫個(gè)”您好好”；結(jié)尾尾常見的寫寫個(gè)ThanksandBestRegards.中文的寫個(gè)個(gè)”祝您順順利”之類類的也就可可以了。俗話說得好好，“禮多人不怪怪”，禮貌一些些，總是好好的，即便便郵件中有有些地方不不妥，對方方也能平靜靜的看待。。4、正文文格式式郵件結(jié)結(jié)構(gòu)：：第一一段與與最后后一段段是重重點(diǎn)電子郵郵件的的撰寫寫，應(yīng)應(yīng)該掌掌握由由上而而下的的重點(diǎn)點(diǎn)，也也就是是說，，重點(diǎn)點(diǎn)在最最前面面的第第一段段。如如果信信件很很長，，最好好在結(jié)結(jié)尾的的部分分，再再度強(qiáng)強(qiáng)調(diào)第第一段段的重重點(diǎn)。。內(nèi)容容：：主主動動說說出出你你期期待待對對方方做做的的事事情情當(dāng)你想要要收件者者采取行行動時(shí)，，如果電電郵的內(nèi)內(nèi)容長，，在信件件的一開開始，就就說明你你的要求求。如果果內(nèi)容很很短，不不超過一一個(gè)屏幕幕可以讀讀完的范范圍，就就直接在在信件內(nèi)內(nèi)容的結(jié)結(jié)尾提出出要求即即可。日期：郵郵件的日日期與時(shí)時(shí)間要明明確在電郵中中提到的的日期與與時(shí)間，，一定要要具體，，你說的的下個(gè)月月或是下下周三到到底是什什么時(shí)候候？因此此最好改改成「下下周三（（如3月7日）」「「下個(gè)月月（如8月）」，，時(shí)間也也要明確確，是上上午還是是下午？？是以自自己或?qū)Ψ降臅r(shí)時(shí)區(qū)為準(zhǔn)準(zhǔn)？以免免雙方認(rèn)認(rèn)知不同同而產(chǎn)生生誤會。。Email正文多用用1234之類的列列表，以以清晰明明確。如果事情情復(fù)雜，，最好1、2、3、4的列幾個(gè)個(gè)段落進(jìn)進(jìn)行清晰晰明確的的說明。。保持你你的每個(gè)個(gè)段落簡簡短不冗冗長，沒沒人有時(shí)時(shí)間仔細(xì)細(xì)看你沒沒分段的的長篇大大論。盡可能避避免拼寫寫錯(cuò)誤和和錯(cuò)別字字，注意意使用拼拼寫檢查查這是對別別人的尊尊重，也也是自己己態(tài)度的的體現(xiàn)。。如果是是英文Email，最好把把拼寫檢檢查功能能打開;如果是中中文Email，注意拼拼音輸入入法帶給給你的弱弱智同音音別字。。在郵件發(fā)發(fā)送之前前，務(wù)必必自己仔仔細(xì)閱讀讀一遍，，檢查行行文是否否通順，，拼寫是是否有錯(cuò)錯(cuò)誤。選擇便于于閱度的的字號和和字體中文老實(shí)實(shí)點(diǎn)用宋宋體或新新宋體，，英文就就用Verdana或Arial字型，字字號用五五號或10號字即可可。不要要用稀奇奇古怪的的字體或或斜體，，最好不不用背景景信紙，，特別對對公務(wù)郵郵件。合理提示示重要信信息不要?jiǎng)硬徊粍泳陀糜么髮懽肿帜?、粗粗體斜體體、顏色色字體、、加大字字號等手手段對一一些信息息進(jìn)行提提示。合合理的提提示是必必要的，，但過多多的提示示則會讓讓人抓不不住重點(diǎn)點(diǎn)，影響響閱度。。合理利用用圖片，，表格等等形式來來輔助闡闡述對于很很多帶帶有技技術(shù)介介紹或或討論論性質(zhì)質(zhì)的郵郵件，，單純純以文文字形形式很很難描描述清清楚。。如果果配合合圖表表加以以闡述述，收收件人人一定定會表表揚(yáng)你你的體體貼。。不要隨意意使用:-)之類的字字符，在在商務(wù)信信函里面面這樣顯顯得輕佻佻。風(fēng)格：檢查自己己寫的電電郵時(shí)，，試試看看讀出聲聲音，對對話式的的寫作風(fēng)風(fēng)格輕松松但不失失禮，而而且也比比較自然然順暢5、正文內(nèi)內(nèi)容如果是寫寫給不認(rèn)認(rèn)識的人人，還要要加上一一個(gè)簡單單的自我我介紹。。如果是是回信，，還要說說明何時(shí)時(shí)收到對對方關(guān)于于什么內(nèi)內(nèi)容的信信。主體的內(nèi)內(nèi)容詳細(xì)細(xì)程度取取決于收收件人不同的人人在同一一時(shí)間對對同一事事情的理理解程度度不同有些指代代要清楚楚，不用用不常用用的縮寫寫主體的內(nèi)內(nèi)容詳細(xì)細(xì)程度取取決于主主題情境境的事態(tài)態(tài)資源是否否充足立場是否否一致資源充足資源不充足立場一致立場不一致簡單羅列事實(shí)通知即可是否有必要向上匯報(bào)強(qiáng)調(diào)共同利益

說明不良后果羅列問題

給出解決方案案例描述述情景、沖沖突、問問題、解解決方案案（建議議）標(biāo)準(zhǔn)式：：情境——沖突、問問題——解決方案案突出憂慮慮式：沖沖突、問問題——情境——解決方案案突出信心心式：問問題——情境、沖沖突——解決方案案分析報(bào)告告開篇點(diǎn)明明主題清晰劃定定報(bào)告范范圍對主要發(fā)發(fā)現(xiàn)進(jìn)行行摘要以結(jié)論和和建議措措施結(jié)尾尾最好在郵郵件的第第一段明明確地說說出自己己的主要要目的郵件件內(nèi)內(nèi)容容里里不不可可缺缺少少的的三三個(gè)個(gè)部部分分如果果想想從從對對方方那那里里得得到到我我想想要要的的信信息息，，我我需需要要給給對對方方提提供供哪哪些些信信息息我希希望望對對方方采采取取哪哪些些行行動動措措施施我需需要要對對方方什什么么時(shí)時(shí)候候給給予予回回復(fù)復(fù)郵件件內(nèi)內(nèi)容容要要簡簡明明扼扼要要，，行行文文通通順順Email正文文應(yīng)應(yīng)簡簡明明扼扼要要的的說說清清楚楚事事情情；；如如果果具具體體內(nèi)內(nèi)容容確確實(shí)實(shí)很很多多，，正正文文應(yīng)應(yīng)只只作作摘摘要要介介紹紹，，然然后后單單獨(dú)獨(dú)寫寫個(gè)個(gè)文文件件作作為為附附件件進(jìn)進(jìn)行行詳詳細(xì)細(xì)描描述述。。正文文行行文文應(yīng)應(yīng)通通順順，，多多用用簡簡單單詞詞匯匯和和短短句句，，準(zhǔn)準(zhǔn)確確清清晰晰的的表表達(dá)達(dá)，，不不要要出出現(xiàn)現(xiàn)讓讓人人晦晦澀澀難難懂懂的的語語句句。。最最好好不不要要讓讓人人家家拉拉滾滾動動條條才才能能看看完完你你的的郵郵件件。。盡量量別別寫寫生生僻僻字字、、異異體體字字。。引引用用數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)、、資資料料時(shí)時(shí)，，則則最最好好標(biāo)標(biāo)明明出出處處，，以以便便收收件件人人核核對對。。一次次郵郵件件交交待待完完整整信信息息最好好在在一一次次郵郵件件中中把把相相關(guān)關(guān)信信息息全全部部說說清清楚楚，，說說準(zhǔn)準(zhǔn)確確。。不不要要過過兩兩分分鐘鐘之之后后再再發(fā)發(fā)一一封封什什么么““補(bǔ)補(bǔ)充充””或或者者““更更正正””之之類類的的郵郵件件。。行文文時(shí)時(shí)的的注注意意事事項(xiàng)項(xiàng)明確確簡簡潔潔不要要模模棱棱兩兩可可避免免使使用用復(fù)復(fù)雜雜的的句句子子清單單列列表表中中列列舉舉項(xiàng)項(xiàng)的的第第一一個(gè)個(gè)詞詞的的詞詞性性盡盡量量保保持持一一致致?lián)Q位位思思考考強(qiáng)調(diào)調(diào)對對方方利利益益可以以強(qiáng)強(qiáng)硬硬地地表表達(dá)達(dá)立立場場，，但但最最好好不不要要使使用用責(zé)責(zé)難難、、挖挖苦苦對對方方的的語語氣氣慎用用大大寫寫字字母母、、紅紅色色字字體體和和感感嘆嘆號號避免免非非相相關(guān)關(guān)主主題題性性的的言言語語勿讓讓自自己己無無心心的的言言論論變變成成他他人人嘲嘲弄弄或或攻攻擊擊的的話話題題注意郵件的的論述語氣氣根據(jù)收件人人與自己的的熟絡(luò)程度度、等級關(guān)關(guān)系；郵件件是對內(nèi)還還是對外性性質(zhì)的不同同，選擇恰恰當(dāng)?shù)恼Z氣氣進(jìn)行論述述，以免引引起對方不不適。尊重對方，，請、謝謝謝之類的語語句要經(jīng)常常出現(xiàn)。電子郵件可可輕易地轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)給他人，，對別人意意見的評論論必須謹(jǐn)慎慎而客觀。。語氣專專業(yè)，，措詞詞婉轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)、禮禮貌。?？梢砸酝ㄟ^過使用用虛擬擬語氣氣委婉婉語氣氣等方方法迂迂回地地表達(dá)達(dá)觀點(diǎn)點(diǎn)，提提出要要求內(nèi)容和和格式式要相相符，，避免免寫太太多情情感的的東西西切記收收信對對象是是一個(gè)個(gè)「人人」，，而不不是一一臺機(jī)機(jī)器許多情緒緒激動的的字眼也也因此不不經(jīng)意地地隨手送送出，而而傷到對對方甚至至引起沖沖突避免情緒緒激動的的時(shí)候回回信（放放1-2天）確定是否否必須以以郵件回回復(fù)：如如果對方方的內(nèi)容容中帶有有情緒，，最好面面對面回回應(yīng)有意見見要提提時(shí)，，請先先思考考，這這個(gè)問問題都都需要要哪些些相關(guān)關(guān)人知知道，，避免免將事事態(tài)擴(kuò)擴(kuò)大6、附件件如果郵郵件帶帶有附附件，，應(yīng)在在正文文里面面提示示收件件人查查看附附件附件文文件應(yīng)應(yīng)按有有意義義的名名字命命名正文中中應(yīng)對對附件件內(nèi)容容做簡簡要說說明，，特別別是帶帶有多多個(gè)附附件時(shí)時(shí)附件數(shù)數(shù)目不不宜超超過4個(gè)，數(shù)數(shù)目較較多時(shí)時(shí)應(yīng)打打包壓壓縮成成一個(gè)個(gè)文件件如果附附件是是特殊殊格式式文件件，因因在正正文中中說明明打開開方式式，以以免影影響使使用如果附附件過過大，，應(yīng)事事先了了解接接收方方信箱箱接收收郵件件大小小的限限制，，可分分割成成幾個(gè)個(gè)小文文件分分別發(fā)發(fā)送7、簽名名每封郵郵件在在結(jié)尾尾都應(yīng)應(yīng)簽名名，這這樣對對方可可以清清楚的的知道道發(fā)件件人信信息。。簽名信信息不不宜過過多電子郵郵件消消息末末尾加加上簽簽名檔檔是必必要的的。簽簽名檔檔可包包括姓姓名、、職務(wù)務(wù)、公公司、、電話話、傳傳真、、地址址等信信息，，但信信息不不宜行行數(shù)過過多，，一般般不超超過4行。你你只需需將一一些必必要信信息放放在上上面，，對方方如果果需要要更詳詳細(xì)的的信息息，自自然會會與你你聯(lián)系系。引用一一個(gè)短短語作作為你你的簽簽名的的一部部分是是可行行的，，比如如你的的座右右銘，，或公公司的的宣傳傳口號號。但但是要要分清清收件件人對對象與與場合合，切切記一一定要要得體體。不要只只用一一個(gè)簽簽名檔檔對內(nèi)、、對私私、對對熟悉悉的客客戶等等群體體的郵郵件往往來，，簽名名檔應(yīng)應(yīng)該進(jìn)進(jìn)行簡簡化。。過于于正式式的簽簽名檔檔會讓讓與對對方顯顯得疏疏遠(yuǎn)。。簽名檔檔文字字應(yīng)選選擇與與正文文文字字匹配配，簡簡體、、繁體體或英英文，，以免免成出出現(xiàn)亂亂碼。。請使用公司司要求的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)簽名格格式和縮略略格式三、電子郵郵件的回復(fù)復(fù)1、重要事項(xiàng)項(xiàng)要跟蹤勿期盼他人人會立即回回復(fù)你的信信件。注意時(shí)間間結(jié)點(diǎn)，除除工作特別別需要外，，要顧及收收件人工作作的輕重緩緩急。對重要溝通通事項(xiàng)，在在發(fā)送郵件件后最好電電話提醒對對方引起關(guān)關(guān)注；或請對方方確認(rèn)收到到Email富士康的辦辦公文化“跟催”重要會議通通知再會前向與會人人員提醒開開會時(shí)間迎心：評審審之前對評評審意見的的跟催如果重要郵郵件發(fā)出去去后石沉大大海，不一一定是對方方不重視，，嘗試再次次提醒2、及時(shí)回復(fù)復(fù)收到他人的的重要電子子郵件后，，即刻回復(fù)復(fù)對方一下下，往往還還是必不可可少的,這是對他人人的尊重，，理想的回回復(fù)時(shí)間是是2小時(shí)內(nèi)，特特別是對一一些緊急重重要的郵件件。對每一份份郵件都都立即處處理是很很占用時(shí)時(shí)間的，，對于一一些優(yōu)先先級低的的郵件可可集中在在一特定定時(shí)間處處理，但但一般不不要超過過24小時(shí)。如果事情情復(fù)雜，，你無法法及時(shí)確確切回復(fù)復(fù)，那至至少應(yīng)該該及時(shí)的的回復(fù)說說”收到到了，我我們正在在處理，，一旦有有結(jié)果就就會及如果你正在出差或休假，應(yīng)該設(shè)定自動回復(fù)功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。進(jìn)行行針針對對性性回回復(fù)復(fù)當(dāng)回回件件答答復(fù)復(fù)問問題題的的時(shí)時(shí)候候，，最最好好把把相相關(guān)關(guān)的的問問題題抄抄到到回回件件中中，，然然后后附附上上答答案案?；貜?fù)不得少于10個(gè)字對方給你發(fā)來一大段郵件，你確只回復(fù)“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個(gè)字，顯示出你的尊重?；匦艜r(shí)注意保持線索想回復(fù)對方的回復(fù)，就不要?jiǎng)?chuàng)建一封新郵件。因?yàn)樗驍嗔嗽监]件和回復(fù)郵件之間的關(guān)聯(lián)（“線索”）一旦失去關(guān)聯(lián)，雙方就難以跟蹤?quán)]件的次序，尤其是經(jīng)過多次收發(fā)的郵件情緒緒高高漲漲時(shí)時(shí)避避免免立立即即回回復(fù)復(fù)郵件件。。謹(jǐn)慎慎處處理理惡惡意意中中傷傷的的郵郵件件。將同同一一主主題題的的所所有有后后續(xù)續(xù)意意見見閱閱讀讀完完畢畢，，再再回回復(fù)復(fù)自自己己的的意意見見。切勿勿在在未未經(jīng)經(jīng)同同意意前前，，將將他他人人郵郵件件轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)送送給給第第三三者者。?？紤]慮替替代代性性的的溝溝通通管管道道。。電電子子郵郵件件的的溝溝通通缺缺乏乏太太多多人人類類熟熟悉悉的的溝溝通通輔輔助助（（如如表表情情、、肢肢體體語語言言等等））。。見見面面三三分分情情，，即即使使是是使使用用電電話話，，狀狀況況也也會會完完全全不不一一樣樣的的。。當(dāng)他他人人誤誤送送郵郵件件給給你你時(shí)時(shí)，，盡盡可可能能代代為為傳傳遞遞或或通通知知發(fā)件件人。3、不不要要多多次次重重復(fù)復(fù)回回復(fù)復(fù)郵郵件件不要要就就同同一一問問題題多多次次回回復(fù)復(fù)討討論論，，不不要要蓋蓋高高樓樓如果果收收發(fā)發(fā)雙雙方方就就同同一一問問題題的的交交流流回回復(fù)復(fù)超超過過3次，，這這只只能能說說明明交交流流不不暢暢，，說說不不清清楚楚。。此此時(shí)時(shí)應(yīng)應(yīng)采采用用電電話話溝溝通通等等其其他他方方式式進(jìn)進(jìn)行行交交流對于較為復(fù)雜的問題，多個(gè)收件人頻繁回復(fù)，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導(dǎo)致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時(shí)應(yīng)即是對之前討論的結(jié)果進(jìn)行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。主動控制郵件的來往為避免無謂的回復(fù)，浪費(fèi)資源，可在文中指定部分收件人給出回復(fù)，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復(fù)”。4、要區(qū)區(qū)分回回復(fù)對對象要區(qū)分分Reply和ReplyAll（區(qū)分分單獨(dú)獨(dú)回復(fù)復(fù)和回回復(fù)全全體））如果只只需要要單獨(dú)獨(dú)一個(gè)個(gè)人知知道的的事，，單獨(dú)獨(dú)回復(fù)復(fù)給他他一個(gè)個(gè)人就就行了了如果你你對發(fā)發(fā)件人人提出出的要要求作作出結(jié)結(jié)論響響應(yīng)，，應(yīng)該該replayall，讓大大家都都知道道；不不要讓讓對方方幫你你完成成這件件事情情。。如果你你對發(fā)發(fā)件人人的提提出的的問題題不清清楚，，或有有不同同的意意見，，應(yīng)該該與發(fā)發(fā)件人人單獨(dú)獨(dú)溝通通，不不要當(dāng)當(dāng)著所所有人人的面面，不不停的的RE來RE去，，與與發(fā)發(fā)件件人人討討論論。。你你們們討討論論好好了了再再告告訴訴大大家家。。不不要要向向上轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)郵郵件件要要突突出出信信在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息。除此之外，轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機(jī)密信息要小心謹(jǐn)慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員或者未經(jīng)授權(quán)的接收人。如果有需要，還應(yīng)對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進(jìn)行修改和整理，以突出信息。不要將RE了幾十層的郵件發(fā)給他人，讓人摸不著頭腦。有用用的的建建議議重要要的的郵郵件件盡盡量量不不要要選選擇擇在在周周五五或或長長假假前前發(fā)發(fā)給給對對方方法法郵郵件件重要要的的郵郵件件發(fā)發(fā)出出之之前前再再讀讀一一遍遍，，正正文文和和附附件件中中的的關(guān)關(guān)鍵鍵數(shù)數(shù)據(jù)據(jù)再再核核對對一一遍遍如果覺得得自己郵郵件措辭辭過于激激烈，不不妨寫好好后先不不發(fā)，心心情平復(fù)復(fù)后重新新讀一遍非必要情況不要發(fā)過大的附件（5M），如果附件較大，請壓縮后發(fā)送看到別人寫得比較好的郵件可以摘錄其中的句子以后使用注意！當(dāng)你使用用職場的的電子郵郵件對外外溝通，，就應(yīng)該該謹(jǐn)守商商業(yè)電子子郵件的的分寸，，不要撰撰寫或傳傳送與職職場毫無無關(guān)系的的內(nèi)容，，因?yàn)樵谠谀承┠隳悴恢榍榈臓顩r況之下，，電郵會會被保存存在企業(yè)業(yè)的公用用硬盤或或備份檔檔案中。。三、衡量量郵件溝溝通協(xié)作作是否規(guī)規(guī)范的方方法有效溝通通的5W1H1、Why（目的））我為什么么要交流流？我講話的的動機(jī)是是什么？？我的目的的：告知知？說服服？影響響？教育育？慰問問？娛樂樂？勸導(dǎo)導(dǎo)？解釋釋？刺激激？啟發(fā)發(fā)？2、Who（對方是是誰？））誰是受眾眾？他們是哪哪類人？？個(gè)性？？受教育育水平？？年齡？？地位？？他們對我我的信息息反應(yīng)可可能如何何？他們對我我的信息息主題已已經(jīng)了解解多少？？3、WhenandWhere在何