會議高效管理

主持會議與參加會議

基礎(chǔ)技能培訓(xùn)KAIZEN2016年11月1目錄11.了解會議2.會議主持的技巧3.參加會議的技巧4.實戰(zhàn)演練(自我反思和行動計劃)2一、了解會議開始?xì)g迎會議目的議程具體時間安排紀(jì)律議程1目標(biāo)交換信息產(chǎn)生決議/確認(rèn)行動總結(jié)會議結(jié)束總結(jié)安排下次會議跟蹤備忘錄跟蹤計劃會議是管理的一種手段，是有著共同目標(biāo)的3個或3個以上的人的聚會。會議種類分為常規(guī)和非常規(guī)兩種：常規(guī)會議是指較為固定時間或者內(nèi)容的會議。（共識型、傳達(dá)型、討論型）非常規(guī)會議是指由于生產(chǎn)、質(zhì)量、安全、管理等方面突發(fā)異常，需要通告、協(xié)調(diào)或者決定而召開的會議。非常規(guī)會議一般帶有較強(qiáng)的時間緊迫性。我們公司有哪些常規(guī)會議？我們公司有哪些非常規(guī)會議？3說一說：你所參加的會議中，常見的問題有哪些？4會議失敗的原因1

管理不善2

缺乏組織架構(gòu)3

不重視會議4

差劣的環(huán)境5 不必要的會議6 提要：會議的用處7 自我檢查8 改善之道

5會議主持的技巧學(xué)習(xí)

會議準(zhǔn)備

會后跟進(jìn)會場過程主持會議的技巧6會議準(zhǔn)備提前多久會議邀約與會人員？1、固定會議時間2、臨時會議召開時間7會議資料的準(zhǔn)備8課后滿意度測評微信掃一掃歡迎提出寶貴建議9二、主持會議的技巧主持會議注意會議時間公私分明切記會議目的會議黃金規(guī)則不運用團(tuán)體壓力使議案通過模式民主不要在非上班時間開會清晰議程提前傳閱主持會議的能力，是考驗一個人是否適合擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的最簡單方式。要如何增加開會的效率，讓每個人都能各抒己見、各得其所？要注意以下幾點：10主持人如何掌握會議1.1開始會議1.2遵守時間1.3全神貫注1.4指導(dǎo)討論1.5對付無秩序行為1.6對付偏離1.7達(dá)成一致1.8總結(jié)將采取的行動11主持人和決策人的區(qū)別一般情況下,大家都認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)實現(xiàn)項目的目標(biāo)和推動項目進(jìn)展。然而，更理想的是:

領(lǐng)導(dǎo)者只負(fù)責(zé)實現(xiàn)項目的目標(biāo)主持人負(fù)責(zé)推動項目進(jìn)展。12一、注意會議時間最忌諱，拖延時間不要為了減少參會人員的負(fù)擔(dān)而迅速結(jié)束會議，否則只會讓你的后續(xù)工作更加困難。如果會議一定要形成決議，在會前應(yīng)先告知參會人員，不達(dá)目的不罷休。對每個議題的討論時間有限制；如果在某個議題討論太久，卻還沒結(jié)果，就把這個議題記下來，下次開會再討論。13二、不要忘記會議目的溝通管理決策無論是哪一個目的，最重要的是以行動為焦點。例如討論采取什么行動，上次行動的結(jié)果如何，或是在不同的行動方案中選擇一個。避免沒有討論行動的會議，因為那只會浪費時間。14三、會議的黃金規(guī)則15會場過程-開場白目的定位時間規(guī)則方式4.幾個議題，如何發(fā)言5.誰主持、誰記錄、是否錄音1.為什么開會2.情緒、方向和高度3.總共多長，如何分配、休息安排主持人開場白16會場過程-議題討論獨占：謝謝，時間關(guān)系。議題討論離題：有關(guān)嗎？提醒主題。沉悶：體會，做活動。主管在場：留面子，不做結(jié)論。沖突：休會，調(diào)解。無法達(dá)成共識：反對者的思路說明不說話：指定發(fā)言,認(rèn)同、不認(rèn)同?

17由直接主管做決議，大家投票表決。會場過程-決議決議18會場過程-會議記錄指定專人準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備規(guī)定格式內(nèi)容與會人員簽名會議記錄19指定專人Yourtext準(zhǔn)備筆記、錄音、設(shè)備會場過程-會議記錄Yourtext規(guī)定格式，規(guī)范內(nèi)容Yourtext與會人員簽到會議記錄20會場過程-結(jié)束語結(jié)束語激勵性或指示性的。21會后跟進(jìn)整理會議場地會議記錄發(fā)放定期追蹤任務(wù)分解22參加會議的技巧23有準(zhǔn)備的赴會誰召集這次會議這次會議是否為了懸而未決的老問題是否為了擺脫棘手的問題而召開是因為某些人想迫使上級下決心做決策為何召集這次會議24做好會前疏通1.應(yīng)在會前與人進(jìn)行疏通，以便安排一些足以維護(hù)他們顏面的措施，甚至取得他們的諒解和支持。2.必要時，你也可以讓他們用自己的名義提出你的觀念。但無論怎樣疏通，在會議中一旦提出新觀念，千萬不要在言辭上威脅到利害攸關(guān)的人士。如果你在會議上有新提議，而且你的提議可能會威脅到另一個部門或者另一些人的安全感。25注意會場儀容儀容要整潔留意坐姿。兩眼正視準(zhǔn)時或提前抵達(dá)。借手勢或者物品引起注意并強(qiáng)調(diào)自己的觀點。避免穿奇裝異服。26重視活用數(shù)據(jù)除非必要，否則不要隨便提出數(shù)字。要設(shè)法為枯燥的數(shù)字注入生命。讓數(shù)字成為所代表的事實，能成為一般人生活經(jīng)驗的一部分。27樹立良好形象1.誠實，以公平待人。2.聽眾渴望聽到事實，對夸夸其談，自命不凡的人極度反感。3.一般人對情緒容易激動的人的判斷力，通常欠缺信心。4.人們對于態(tài)度冷靜、善于邏輯推理人的判斷力，寄予信心。5.人們對富于想象力與創(chuàng)造力的人產(chǎn)生好感。6.人們都不喜歡不愿意傾聽他人意見的人。7.在會議中最令人討厭的兩種人：喜歡打斷別人以及喋喋不休的人。28保持積極態(tài)度面對棘手問題時，應(yīng)講求事實求是，不悲觀。鼓勵與會者積極進(jìn)取。從積極的角度看問題對提供良好意見的與會者，表示贊賞當(dāng)其他與會人員遇到困難時，設(shè)法提供方案設(shè)法先解決容易的問題29協(xié)助控制會場假如與會者之間發(fā)生爭論，則主動介入。如偏離主題，應(yīng)設(shè)法提醒。千萬要自律，切莫為主持人制造難題。如有人壟斷會議，應(yīng)適時提醒。30實戰(zhàn)演練開始！31會議練習(xí)運動在相互促進(jìn)工作的4-5人的小組分配每個人的角色提出了下面的列表(主持人、成員、改革領(lǐng)袖),舉行一個討論和明確的結(jié)論。32會議主題主持人的姓名作成1.你滿意這個會議嗎

很好

不好理由6-5-4-3-2-1

2.

請寫下