會展策劃與組織要點概述課件

一、會展的基本概念

目前，對會展還沒有一個統(tǒng)一的定義，這主要是與各個國家或地區(qū)國民經濟統(tǒng)計的方法有關，但最具代表性的有以下2種：

1、會展僅包括會議和展覽，有的也稱之為狹義的概念，這主要以歐洲各國為主。

2、會展除了包括會議和展覽外，還包括獎勵旅游和各種節(jié)事活動，如慶典活動、節(jié)慶活動、文化活動、科技活動和體育活動等。有的也稱為廣義的概念，這主要以美國為主?，F(xiàn)在，我們國內展覽會名稱的叫法比較多，常見的主要有：展覽會、博覽會、交易會、洽談會、定貨會、展銷會、周和節(jié)等。一、會展的基本概念11、國際會展管理機構

（1）國際展覽聯(lián)盟（2）國際展覽局（3）國際展覽管理協(xié)會（4）國際大會及會議協(xié)會（5）美國獨立組展商協(xié)會1、國際會展管理機構22、主要國家的會展管理機構

（1）德國展覽與博覽會協(xié)會（2）法國企業(yè)和技術國際促進署（3）美國展覽服務和承包協(xié)會（4）意大利對外貿易協(xié)會（5）日本貿易振興會2、主要國家的會展管理機構33、我國的會展管理機構

（1）國家級會展管理機構

A、商務部

B、科技部

C、文化部

D、新聞出版署

E、工商管理部門

F、中國國際貿易促進委員會（2）地方會展管理機構

A、地方政府部門

B、地方貿易促進機構

C、地方行業(yè)協(xié)會3、我國的會展管理機構4二、國際展覽聯(lián)盟的展覽會分類大類小類A：綜合性展覽會A1：技術與消費品展覽會A2：技術展覽會A3：消費品博覽會B：專業(yè)性展覽會B1：農業(yè)、林業(yè)、葡萄業(yè)及設備B2：食品、餐館和旅館業(yè)、烹調及設備B3：紡織品、服裝、鞋、皮制品、首飾及設備B4：公共工程、建筑、裝飾、擴建及設備B5：裝飾品、家庭用品、裝修及設備B6：健康、衛(wèi)生、環(huán)境安全及設備B7：交通、運輸及設備B8：信息、通訊、辦公管理及設備B9：運動、娛樂、休閑及設備B10：工業(yè)、貿易、服務、技術及設備C：消費展覽會C1：藝術品及古董C2：綜合地方展覽會二、國際展覽聯(lián)盟的展覽會分類大類小美國展覽會分類1、禮品類展覽會2、玩具類展覽會3、五金類展覽會4、汽車類展覽會5、游艇類展覽會6、計算機類展覽會7、成衣類展覽會8、時裝類展覽會9、食品、糖果類展覽會10、消費電子類展覽會11、工業(yè)電子類展覽會12、電器用品類展覽會13、運動器材類展覽會14、文具類展覽會15、酒店、餐廳用品類展覽會16、紀念品類展覽會17、辦公用品類展覽會18、雜貨類展覽會19、贈品類展覽會20、處理品類展覽會美國展覽會分類1、禮品類展覽會三、會展信息獲取

收集與展覽會相關的各種信息時，我們要盡量使獲取的信息客觀準確、全面系統(tǒng)且富有時效性。要達到上述目的，我們可以通過以下各種辦法來獲取各種信息：

1、利用網絡進行信息收集

2、利用媒體和報刊收集信息

3、向有關部門索取相關信息

4、通過同類展覽會現(xiàn)場收集信息

5、通過專門的市場調查機構幫助收集信息三、會展信息獲取7有關機構與可供信息對應表信息獲取機構可供信息類型特點政府部門產業(yè)規(guī)劃、法規(guī)政策、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等宏觀、準確行業(yè)協(xié)會產業(yè)規(guī)模與分布、行業(yè)預測、企業(yè)名錄等宏觀、微觀、準確國際會展組織展覽會信息具體、準確國際行業(yè)組織產業(yè)規(guī)模與分布、行業(yè)現(xiàn)狀與發(fā)展預測等宏觀、準確使領館商務處展覽會舉辦國產業(yè)規(guī)模、企業(yè)名錄等具體、準確市場調查機構行業(yè)市場信息較準確、費用較高有關機構與可供信息對應表信息獲取機構可供信息類型特信息收集方式與信息范圍對應表信息收集方式信息類型特點網絡產業(yè)規(guī)劃、法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等范圍寬泛、準確性不夠電視媒體法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等準確、傳播速度快、詳細度不夠報刊法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等詳細、準確現(xiàn)場考察展覽會信息、行業(yè)市場信息、企業(yè)名錄等準確、費用較高信息收集方式與信息范圍對應表信息收集方式信息類型特展覽會信息收集的范圍

1、產業(yè)信息主要包括：行業(yè)規(guī)模信息；產業(yè)集群分布信息；產品形態(tài)與產品銷售網絡方面的信息；行業(yè)發(fā)展狀況信息。

2、市場信息市場信息主要有：市場規(guī)模與發(fā)展信息；市場競爭狀況信息；經銷商與終端客戶信息；行業(yè)組織信息。

3、有關法律法規(guī)方面的信息主要包括：產業(yè)政策信息；產業(yè)發(fā)展規(guī)劃信息；市場準入信息；產品進出口政策信息；知識產權保護。

4、相關展覽會的信息此類信息主要有：同類展覽會的數(shù)量和分布信息；同類展覽會的競爭信息；重點展覽會的基本信息。展覽會信息收集的范圍1、產業(yè)信息10四、經濟效益預測

展覽會經濟效益預測就是策劃展覽會時，對展覽會主要收入和主要支出的初步估算。這是評估一個展覽會項目是否可以立項舉辦的重要依據(jù)。對展覽會經濟效益預測的前提是先要預測展覽會的展出規(guī)模、確定展位價格以及其他收入數(shù)額，另外，就是要預測展覽會的各項支出款項。這樣才能對一個展覽會的經濟效益做出預測。四、經濟效益預測展覽會經濟效益預測就是11

展覽會主要收支項目表

收入支出項目金額比例/%項目金額比例/%展位租金門票收入廣告收入企業(yè)贊助場地費用展出現(xiàn)場裝飾費用宣傳推廣費用招展費用專業(yè)觀眾組織費用開幕式及配套活動費用開幕式酒會及宴請費用辦公及人員費用稅收不可預見費合計合計展覽會主要收支項目表收入支出項目四、展覽會相關實施計劃策劃計劃名稱計劃主要內容重點說明人員分工適時統(tǒng)籌安排工作人員使每個人了解自己的責任、目標和任務等招商招展制定招商、招展的策略、措施和辦法不同實施階段，招商、招展各有側重宣傳推廣樹形象、建品牌、與招商招展緊密配合不同實施階段，要選擇適宜的媒體與傳播方式，突出重點服務商安排展位搭建、現(xiàn)場布置、運輸、住宿、旅游、餐飲等選擇有資質、信譽好、價格低的企業(yè)進度管理各項籌備工作，如招商、招展、宣傳推廣等合理調配、統(tǒng)籌安排，保證各項工作如期完成現(xiàn)場管理開幕式、布展/撤展與展出現(xiàn)場管理協(xié)調、觀眾登記、咨詢及突發(fā)事件處理等合理調配人員、各負其責，提高服務質量，保證展覽會順利進行配套活動論壇、宴會、交流會、研討會、評獎與各種表演等早策劃、早安排、精心組織，增加展覽會的附加值四、展覽會相關實施計劃策劃計劃名稱計劃主要內容重點五、展覽會項目立項策劃書

展覽會立項策劃書是在掌握計劃舉辦的展覽會所涉及信息的基礎上，對該展覽會的有關事宜提出的初步書面規(guī)劃，設計出展覽會的基本架構，初步確定展覽會立項的基本要素，提出展覽會組織和實施的策略和方法。五、展覽會項目立項策劃書展覽會立項策劃14展覽會立項策劃書主要內容一覽表結構分類主要內容封面策劃書名稱、公司名稱、策劃書完成日期提要主要內容簡要介紹目錄

正文辦展市場環(huán)境展覽會題材所涉及產業(yè)和市場的情況分析；國家有關法律、政策分析；相關展覽會的情況分析；展覽會舉辦地市場分析等展覽會基本要素展覽會名稱與舉辦地點、辦展機構的構成、展出范圍、辦展時間、辦展周期、展出規(guī)模和展會定位等展覽會執(zhí)行方案招展、招商計劃、宣傳推廣計劃、展位價格及初步預算方案、工作人員分工計劃、展覽會籌備進度計劃、展覽會服務商安排計劃、展覽會開幕和現(xiàn)場管理計劃、展出期間相關活動計劃等經濟效益預測初步確定展位價格和預算方案展覽會立項策劃書主要內容一覽表結構分類主要內容封面六、辦展市場環(huán)境分析一、宏觀市場環(huán)境二、微觀市場環(huán)境三、市場環(huán)境預測六、辦展市場環(huán)境分析一、宏觀市場環(huán)境16宏觀市場環(huán)境

由于會展業(yè)的依賴性特征，許多社會因素都會影響到一個展覽會是否能夠成功舉辦。我們所說的宏觀市場環(huán)境就是指那些可能影響到展覽會舉辦的各種社會因素。這些因素可能會給展覽會舉辦機構帶來開發(fā)新展覽項目的市場機會，也可能會給其造成市場威脅，而且這些因素時刻都在變化著，始終以一種動態(tài)的形式存在著，也就是說市場機會與威脅不是一成不變的。這就需要我們密切關注市場的變化，充分利用有利因素，及時有效地抓住市場機會，根據(jù)市場的變化，及時調整自己的辦展策略。宏觀市場環(huán)境由于會展業(yè)的依賴性特征，許17宏觀市場環(huán)境分類表宏觀市場環(huán)境分類市場環(huán)境類別主要內容目的經濟環(huán)境舉辦地經濟發(fā)展狀況、產業(yè)結構集聚度、產業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢、從業(yè)人員數(shù)量與分布以及對其周遍地區(qū)的輻射能力等了解產業(yè)規(guī)模，制定準確的展覽會發(fā)展規(guī)劃市場環(huán)境市場容量、人們的消費習慣與特點、消費能力、市場競爭態(tài)勢及同類展覽會的競爭狀況等掌握當?shù)厥袌鎏攸c和利用有利條件，參與競爭社會文化環(huán)境社會文化習俗、宗教信仰、重要節(jié)假日以及休假習慣等尊重當?shù)氐男叛龊土晳T，選擇恰當?shù)霓k展時機政治法律環(huán)境社會穩(wěn)定、產業(yè)發(fā)展規(guī)劃與優(yōu)惠政策、市場準入政策以及與展覽會相關的法律法規(guī)等使展覽會符合產業(yè)發(fā)展規(guī)劃，爭取政府部門支持，避免相關法律的不利影響技術環(huán)境新技術在產業(yè)中的應用狀況等掌握新產品開發(fā)周期宏觀市場環(huán)境分類表市場環(huán)境類別主要內容目的舉辦地經微觀市場環(huán)境

任何一個展覽會的組織機構在進入一個新產業(yè)舉辦展覽會之前，除了要考慮上述各種宏觀的社會環(huán)境因素對展覽會的影響和制約外，還要對自身的辦展條件及所占有的各種社會資源進行詳細地分析。大家通常所說的微觀市場環(huán)境就是指那些直接影響展覽會舉辦的各種條件，這些條件主要包括辦展機構的自身條件、目標參展商與觀眾、同類展覽會狀況、招商招展網絡、展出場館設施與配套條件及社會公眾等。微觀市場環(huán)境任何一個展覽會的組織機構在19微觀市場環(huán)境分類表微觀市場環(huán)境分類市場環(huán)境類別主要內容目的辦展機構自身條件辦展機構的經濟勢力；辦展專業(yè)人員；展覽會涉及產業(yè)的專業(yè)人才以及所占有社會資源等評估組織者的辦展能力目標參展商與觀眾掌握目標參展商和專業(yè)觀眾的數(shù)量與區(qū)域分布；他們的需求及其變化趨勢等了解其參與展覽會的可能性同類展覽會狀況每個展覽會的基本情況；品牌影響力；相互間的競爭狀態(tài)等制定相應的競爭策略招商招展網絡招商招展代理的信譽、能力、數(shù)量與區(qū)域分布制定相應的營銷策略展出場館設施與配套條件展出場館的規(guī)模、設施、服務和價格水平以及展覽會相關服務商的資質、數(shù)量、服務水平和收費標準等選擇收費低和服務水平高的服務商社會公眾媒體、公眾、政府管理部門人員和其他社團組織等為展覽會的發(fā)展創(chuàng)造寬松的社會環(huán)境微觀市場環(huán)境分類表市場環(huán)境類別主要內容目的辦展機構七、市場環(huán)境預測

我們進行信息收集和市場環(huán)境分析的主要目的是在舉辦展覽會時，充分利用各種有利條件和機會，避免市場威脅。在掌握了與展覽會相關聯(lián)的大量信息和對環(huán)境發(fā)展趨勢做出一定的預測后，就可以對市場環(huán)境進行綜合分析及評估?，F(xiàn)在進行市場環(huán)境分析最常用的是“SWOT分析法”。七、市場環(huán)境預測我們進行信息收集和市場211、SWOT分析法

這種方法是美國于20世紀80年代初提出來的，SWOT四個英文字母分別代表：優(yōu)勢/Strength、劣勢/Weakness、機會/Opportunity、威脅/Threat。SWOT分析其實是一種態(tài)勢分析，就是對與研究對象密切相關的各種主要內部優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅等進行認真研究與分析，根據(jù)企業(yè)自身的內在條件，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的方法，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論，而結論通常帶有一定的決策性。運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進行全面、系統(tǒng)、準確的研究，從而根據(jù)研究結果制定相應的發(fā)展戰(zhàn)略、計劃以及對策等。SWOT分析法常常被用于制定集團發(fā)展戰(zhàn)略和分析競爭對手情況，在戰(zhàn)略分析中，它是最常用的方法之一。

1、SWOT分析法這種方法是美國于20222、SWOT分析的內容

在進行SWOT綜合分析時，一般從以下三個方面入手得出一系列企業(yè)未來發(fā)展的可選擇對策。（1）分析環(huán)境因素（2）構造SWOT矩陣（3）制定行動計劃2、SWOT分析的內容在進行SWOT綜合232、構造SWOT矩陣

將調查得出的各種因素根據(jù)輕重緩急或影響程度等排序方式，構造SWOT矩陣。在此過程中，將那些對企業(yè)發(fā)展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久遠的影響因素優(yōu)先排列出來，而將那些間接的、次要的、少許的、不急的、短暫的影響因素排列在后面。2、構造SWOT矩陣將調查得出的各種因素243、制定行動計劃

在完成環(huán)境因素分析和SWOT矩陣的構造后，便可以制定出相應的行動計劃。制定計劃的基本思路是：發(fā)揮優(yōu)勢因素，克服弱點因素，利用機會因素，化解威脅因素；考慮過去，立足當前，著眼未來。運用系統(tǒng)分析的綜合分析方法，將排列與考慮的各種環(huán)境因素相互配起來加以組合，得出一系列企業(yè)未來發(fā)展的可選擇對策。3、制定行動計劃在完成環(huán)境因素分析和SW25SWOT分析對策組合表戰(zhàn)略名稱組合方式戰(zhàn)略目的SO戰(zhàn)略發(fā)揮內部優(yōu)勢利用外部機會利用內部優(yōu)勢，抓住外部市場機會ST戰(zhàn)略發(fā)揮外部優(yōu)勢回避外部威脅利用內部優(yōu)勢，回避或減少外部威脅WO戰(zhàn)略利用外部機會改進內部劣勢利用外部市場機會，改善內部弱點WT戰(zhàn)略改進內部劣勢回避外部威脅改善內部弱點，回避外部威脅注：SW主要分析內部條件；OT主要分析外部條件。SWOT分析對策組合表戰(zhàn)略名稱組合方式戰(zhàn)略目的SO戰(zhàn)略4、SWOT分析的結果

對宏觀和微觀環(huán)境分析以后，辦展機構一般會得出以下結果：（1）積極參與競爭。經過系統(tǒng)分析，如果辦展機構所占有的各種外部環(huán)境因素和內部環(huán)境因素，有利因素大于不利因素，而且不利因素又不是影響舉辦展覽會的關鍵因素，辦展機構就要抓住有利時機，充分利用各種有利條件，積極參與競爭，進入相關產業(yè)舉辦展覽會。（2）謹慎參與競爭。辦展機構進行系統(tǒng)分析之后，清醒地認識到在內外部各種環(huán)境因素中，機會因素和威脅因素并存，但經過努力，不利因素可以轉化為有利因素，至少可以回避威脅因素或者可以將威脅減少到最低程度。這樣，展覽會組織機構就要采取各種策略來改善環(huán)境，降低市場風險，為進入相關產業(yè)舉辦展覽會而創(chuàng)造條件。（3）放棄競爭。如果辦展機構采取各種措施仍不能改善辦展環(huán)境，無法限制或扭轉不利因素的發(fā)展，以及市場風險仍然很高。在這種情況下，辦展機構就要放棄進入相關產業(yè)舉辦展覽會的打算，去尋找新的市場發(fā)展機會。4、SWOT分析的結果對宏觀和微觀環(huán)27

八、展覽會證件的種類證件名稱使用范圍有效期限工作證展覽會工作人員布展、展出、撤展期間布展證參展單位布展人員布展期間施工證展位搭建施工人員布展與撤展期間參展證參展單位工作人員展出期間專業(yè)觀眾證專業(yè)人士展出期間記者證新聞媒體記者出入布展、展出、撤展期間開幕式請柬參加開幕式的嘉賓開幕當日貴賓證辦展機構邀請的貴賓布展、展出、撤展期間嘉賓證辦展機構邀請的嘉賓布展、展出、撤展期間安全保衛(wèi)證展覽會安全保衛(wèi)人員布展、展出、撤展期間海外觀眾證海外觀眾展出期間通用入場券專業(yè)觀眾、普通觀眾展出期間當日入場券專業(yè)觀眾、普通觀眾入場券票面標注日期內撤展證參展單位撤展人員撤展期間通用車輛通行證一般為小型車輛布展、展出、撤展期間布展車輛通行證一般為大型車輛布展期間撤展車輛通行證一般為大型車輛撤展期間八、展覽會證件的種類證件名稱使用范圍有效期限工作證展覽會工展覽會證件的作用

展覽會各種證件是供展覽會有關人員在展覽會不同階段佩戴、出示和使用的書面憑證，其作用主要有：

1、便于安全管理

2、便于做好接待

3、便于信息交流

4、便于加強監(jiān)督

5、便于人數(shù)統(tǒng)計與信息收集

6、便于廣告開發(fā)

7、便于留作紀念與收藏展覽會證件的作用展覽會各種證件是供展覽29九、服務與管理

在布展期間，展覽會組織機構通常有以下幾項工作要做：

1、辦理有關報批手續(xù)

2、場館布置

3、展位搭建與協(xié)調

4、現(xiàn)場施工管理和驗收

5、組織相關部門現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務

6、預展九、服務與管理在布展期間，展覽會組織機構通常有以下幾301、辦理有關報批手續(xù)

根據(jù)我國對展覽會的管理規(guī)定，辦展機構在招展工作啟動之前就要向當?shù)毓ど滩块T申報，并得到批準；在布展之前則需要向消防部門報批；如果是國際性展覽會，需要向海關辦理境外展品入關和監(jiān)管手續(xù)；如果展覽會需要公安部門給予協(xié)助的，辦展機構還要上報公安部門。另外，辦展機構還需要提前與展覽會指定搭建商和展品運輸代理進行充分的協(xié)調和溝通，共同交流對展出現(xiàn)場環(huán)境布宣和展位搭建的創(chuàng)意、意見和建議，及時解決展品運輸過程中出現(xiàn)的各種問題，避免出現(xiàn)現(xiàn)場布展格調不統(tǒng)一或展品遲遲未到等現(xiàn)象。如果展館位于城市中心地帶，有些城市還需要辦理外地車輛通行證以方便外地企業(yè)運送展品到展出現(xiàn)場布展。1、辦理有關報批手續(xù)根據(jù)我國對展覽會的312、場館布置

在參展企業(yè)進入場館布展之前，辦展機構根據(jù)各參展企業(yè)租用展位的數(shù)量、面積和位置等具體情況，將展位平面圖交給展位搭建企業(yè)，搭建企業(yè)在規(guī)定的時間內將標準展位搭設完畢，同時還要制作參展企業(yè)的楣板，并將其安裝在準確的展位上方。如果是國際性展覽會，參展企業(yè)楣板要用中英兩種文字，這樣方便國外參展企業(yè)查找自己的展位。另外，對那些只需要空場地的，辦展機構按照各參展單位租用的場地面積和具體位置，劃出每一個參展單位的租用的場地面積和具體位置。這項工作涉及到每一家參展企業(yè)租用展位的具體位置和面積的大小，辦展機構要認真仔細，一絲不茍，要按照事先對參展商的承諾如實辦理。任何參展企業(yè)都必須在規(guī)定的范圍內進行布展，不允許擠占公共空間。否則，既不可能順利通過消防部門的檢查與審批，也會妨礙行人通行。2、場館布置在參展企業(yè)進入場館布展之前323、展位搭建與協(xié)調

除了一些特裝展位由參展商自己搭建以外，標準展位的搭建則需要辦展機構負責。不管是標準展位還是特裝展位，辦展機構都要監(jiān)督所有的搭建商都必須按照展覽會的規(guī)定進行施工和搭建；現(xiàn)在許多大型展覽會都對特裝展位實行預先審批制，辦展機構現(xiàn)場工作人員要隨時對其進行監(jiān)督、檢查，一旦發(fā)現(xiàn)參展企業(yè)在施工中與報批的展位設計圖紙和施工方案不符，而且存在安全隱患和影響整體展出效果時，必須及時告知停止施工對新的設計方案進行修改或按原來的設計施工。另外，參展企業(yè)在布展過程中隨時都會遇到各種問題或困難，并要求辦展機構現(xiàn)場工作人員給予協(xié)助解決。這時，工作人員要根據(jù)參展企業(yè)的各種要求，有針對性地提供相關服務；注意協(xié)調展館與參展商在場地、用電以及參展商將展品運抵展出現(xiàn)場時可能遇到的開館時間、地面負荷限制等矛盾；多個展位同時施工可能出現(xiàn)沖突，辦展機構工作人員應該根據(jù)展位的位置、參展商的實際要求和施工等情況，公正、合理地協(xié)調各方工作。3、展位搭建與協(xié)調除了一些特裝展位由參334、現(xiàn)場施工管理和驗收

辦展機構要派出專門人員管理各搭建商的現(xiàn)場施工，如展位楣板的制作、安裝和核對、現(xiàn)場用電、用火、噪聲、展位高度控制、電線、電纜或水管的安裝和走向、燈光的設計和使用、特裝展位材料的防火性能、展位之間通道寬度的控制、重型機械設備的地面承重控制、標準展位的相關設施配置等都要及時進行查驗，避免施工現(xiàn)場秩序混亂和出現(xiàn)安全隱患；監(jiān)督現(xiàn)場清潔和布展垃圾的處理；所有的展位布置完畢以后，辦展機構工作人員還要陪同消防和安全部門對所有的展位進行一次全面系統(tǒng)的檢查，保證展出現(xiàn)場符合消防和安全要求，徹底清除展出現(xiàn)場可能存在的安全隱患。4、現(xiàn)場施工管理和驗收辦展機構要派出專345、組織相關部門

現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務

一些大型展覽會組織機構都會邀請如海關、安全保衛(wèi)、場館以及各展覽會服務機構進駐現(xiàn)場，以便給參展企業(yè)提供及時高效的服務。如果是國際性展覽會，海外參展的展品必須辦理海關通關手續(xù)，對于所有海外參展展品，海關要進行現(xiàn)場開箱查驗，并對其進行監(jiān)管，沒有海關的允許，所有海外展品均不得隨意帶出展覽會展出現(xiàn)場。就展品的安全保衛(wèi)來說，通常情況下，在閉館到開館這一時間段的展品安全由辦展機構負責，而開館時間內的展品安全則由各參展企業(yè)自己負責。目前，在國外許多展覽會都會對展覽會就展品和人員安全向保險公司投保，而我們國內，展覽會投保還不是很普遍。5、組織相關部門

現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務356、預展

大型展覽會，當參展商布展一切就緒，常常會在正式展出前的一段時間或前一天進行預展，政府部門領導和辦展機構負責人親臨預展現(xiàn)場做展出前的最后檢查，如果發(fā)現(xiàn)問題，設法做最后的補救和調整。上述布展和預展工作結束以后，展出現(xiàn)場布置就已經基本就緒。辦展機構就可以按計劃舉行展覽會開幕式，對外正式宣布展覽會開幕了。如果有黨和國家領導人或重要貴賓來參觀展覽會，還要對整個展出現(xiàn)場進行封館，任何人不得隨意入內。6、預展大型展覽會，當參展商布展一切就36十、會展評估原則：1、獨立、客觀、公正原則2、回避原則3、避免誤導原則4、保密原則十、會展評估原則：1、獨立、客觀、公正原則37評估的內容1、展覽會主題2、展覽會組織與管理3、展廳規(guī)劃與展位設計4、展覽會規(guī)模5、參展商結構6、觀眾結構7、參展商滿意度8、專業(yè)觀眾滿意度評估的內容1、展覽會主題38評估的步驟1、確定評估目標2、選擇評估標準的相應條款3、制定評估方案4、評估方案的實施5、撰寫評估報告評估的步驟1、確定評估目標39展覽會評估報告

評估報告是評估機構對一個展覽會進行全面考察、分析后而得出的直接結果，對展覽會來說是一個結論性文件，評估機構應保證它的公平性、公正性和權威性。展覽會評估報告評估報告是評估機構對一個401、撰寫評估報告應遵循的原則☆語言簡潔，有說服力☆結構嚴謹、合理，體裁簡潔☆數(shù)據(jù)、資料務必準確無誤，并要表明重要數(shù)據(jù)、資料的來源☆結論或建議要明確1、撰寫評估報告應遵循的原則☆語言簡潔，有說服力412、評估報告的主要內容

由于評估機構采取的評估方式和被評估展覽會的題材與定位不盡相同，評估報告的具體內容也有所區(qū)別。一般來說，評估報告應包含以下幾個方面的內容：☆被評估展覽會概述☆評估方法☆評估結果☆結論和建議2、評估報告的主要內容由于評估機構采取42演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！43一、會展的基本概念

目前，對會展還沒有一個統(tǒng)一的定義，這主要是與各個國家或地區(qū)國民經濟統(tǒng)計的方法有關，但最具代表性的有以下2種：

1、會展僅包括會議和展覽，有的也稱之為狹義的概念，這主要以歐洲各國為主。

2、會展除了包括會議和展覽外，還包括獎勵旅游和各種節(jié)事活動，如慶典活動、節(jié)慶活動、文化活動、科技活動和體育活動等。有的也稱為廣義的概念，這主要以美國為主?，F(xiàn)在，我們國內展覽會名稱的叫法比較多，常見的主要有：展覽會、博覽會、交易會、洽談會、定貨會、展銷會、周和節(jié)等。一、會展的基本概念441、國際會展管理機構

（1）國際展覽聯(lián)盟（2）國際展覽局（3）國際展覽管理協(xié)會（4）國際大會及會議協(xié)會（5）美國獨立組展商協(xié)會1、國際會展管理機構452、主要國家的會展管理機構

（1）德國展覽與博覽會協(xié)會（2）法國企業(yè)和技術國際促進署（3）美國展覽服務和承包協(xié)會（4）意大利對外貿易協(xié)會（5）日本貿易振興會2、主要國家的會展管理機構463、我國的會展管理機構

（1）國家級會展管理機構

A、商務部

B、科技部

C、文化部

D、新聞出版署

E、工商管理部門

F、中國國際貿易促進委員會（2）地方會展管理機構

A、地方政府部門

B、地方貿易促進機構

C、地方行業(yè)協(xié)會3、我國的會展管理機構47二、國際展覽聯(lián)盟的展覽會分類大類小類A：綜合性展覽會A1：技術與消費品展覽會A2：技術展覽會A3：消費品博覽會B：專業(yè)性展覽會B1：農業(yè)、林業(yè)、葡萄業(yè)及設備B2：食品、餐館和旅館業(yè)、烹調及設備B3：紡織品、服裝、鞋、皮制品、首飾及設備B4：公共工程、建筑、裝飾、擴建及設備B5：裝飾品、家庭用品、裝修及設備B6：健康、衛(wèi)生、環(huán)境安全及設備B7：交通、運輸及設備B8：信息、通訊、辦公管理及設備B9：運動、娛樂、休閑及設備B10：工業(yè)、貿易、服務、技術及設備C：消費展覽會C1：藝術品及古董C2：綜合地方展覽會二、國際展覽聯(lián)盟的展覽會分類大類小美國展覽會分類1、禮品類展覽會2、玩具類展覽會3、五金類展覽會4、汽車類展覽會5、游艇類展覽會6、計算機類展覽會7、成衣類展覽會8、時裝類展覽會9、食品、糖果類展覽會10、消費電子類展覽會11、工業(yè)電子類展覽會12、電器用品類展覽會13、運動器材類展覽會14、文具類展覽會15、酒店、餐廳用品類展覽會16、紀念品類展覽會17、辦公用品類展覽會18、雜貨類展覽會19、贈品類展覽會20、處理品類展覽會美國展覽會分類1、禮品類展覽會三、會展信息獲取

收集與展覽會相關的各種信息時，我們要盡量使獲取的信息客觀準確、全面系統(tǒng)且富有時效性。要達到上述目的，我們可以通過以下各種辦法來獲取各種信息：

1、利用網絡進行信息收集

2、利用媒體和報刊收集信息

3、向有關部門索取相關信息

4、通過同類展覽會現(xiàn)場收集信息

5、通過專門的市場調查機構幫助收集信息三、會展信息獲取50有關機構與可供信息對應表信息獲取機構可供信息類型特點政府部門產業(yè)規(guī)劃、法規(guī)政策、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等宏觀、準確行業(yè)協(xié)會產業(yè)規(guī)模與分布、行業(yè)預測、企業(yè)名錄等宏觀、微觀、準確國際會展組織展覽會信息具體、準確國際行業(yè)組織產業(yè)規(guī)模與分布、行業(yè)現(xiàn)狀與發(fā)展預測等宏觀、準確使領館商務處展覽會舉辦國產業(yè)規(guī)模、企業(yè)名錄等具體、準確市場調查機構行業(yè)市場信息較準確、費用較高有關機構與可供信息對應表信息獲取機構可供信息類型特信息收集方式與信息范圍對應表信息收集方式信息類型特點網絡產業(yè)規(guī)劃、法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等范圍寬泛、準確性不夠電視媒體法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等準確、傳播速度快、詳細度不夠報刊法規(guī)政策、行業(yè)預測、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、展覽會信息、企業(yè)名錄等詳細、準確現(xiàn)場考察展覽會信息、行業(yè)市場信息、企業(yè)名錄等準確、費用較高信息收集方式與信息范圍對應表信息收集方式信息類型特展覽會信息收集的范圍

1、產業(yè)信息主要包括：行業(yè)規(guī)模信息；產業(yè)集群分布信息；產品形態(tài)與產品銷售網絡方面的信息；行業(yè)發(fā)展狀況信息。

2、市場信息市場信息主要有：市場規(guī)模與發(fā)展信息；市場競爭狀況信息；經銷商與終端客戶信息；行業(yè)組織信息。

3、有關法律法規(guī)方面的信息主要包括：產業(yè)政策信息；產業(yè)發(fā)展規(guī)劃信息；市場準入信息；產品進出口政策信息；知識產權保護。

4、相關展覽會的信息此類信息主要有：同類展覽會的數(shù)量和分布信息；同類展覽會的競爭信息；重點展覽會的基本信息。展覽會信息收集的范圍1、產業(yè)信息53四、經濟效益預測

展覽會經濟效益預測就是策劃展覽會時，對展覽會主要收入和主要支出的初步估算。這是評估一個展覽會項目是否可以立項舉辦的重要依據(jù)。對展覽會經濟效益預測的前提是先要預測展覽會的展出規(guī)模、確定展位價格以及其他收入數(shù)額，另外，就是要預測展覽會的各項支出款項。這樣才能對一個展覽會的經濟效益做出預測。四、經濟效益預測展覽會經濟效益預測就是54

展覽會主要收支項目表

收入支出項目金額比例/%項目金額比例/%展位租金門票收入廣告收入企業(yè)贊助場地費用展出現(xiàn)場裝飾費用宣傳推廣費用招展費用專業(yè)觀眾組織費用開幕式及配套活動費用開幕式酒會及宴請費用辦公及人員費用稅收不可預見費合計合計展覽會主要收支項目表收入支出項目四、展覽會相關實施計劃策劃計劃名稱計劃主要內容重點說明人員分工適時統(tǒng)籌安排工作人員使每個人了解自己的責任、目標和任務等招商招展制定招商、招展的策略、措施和辦法不同實施階段，招商、招展各有側重宣傳推廣樹形象、建品牌、與招商招展緊密配合不同實施階段，要選擇適宜的媒體與傳播方式，突出重點服務商安排展位搭建、現(xiàn)場布置、運輸、住宿、旅游、餐飲等選擇有資質、信譽好、價格低的企業(yè)進度管理各項籌備工作，如招商、招展、宣傳推廣等合理調配、統(tǒng)籌安排，保證各項工作如期完成現(xiàn)場管理開幕式、布展/撤展與展出現(xiàn)場管理協(xié)調、觀眾登記、咨詢及突發(fā)事件處理等合理調配人員、各負其責，提高服務質量，保證展覽會順利進行配套活動論壇、宴會、交流會、研討會、評獎與各種表演等早策劃、早安排、精心組織，增加展覽會的附加值四、展覽會相關實施計劃策劃計劃名稱計劃主要內容重點五、展覽會項目立項策劃書

展覽會立項策劃書是在掌握計劃舉辦的展覽會所涉及信息的基礎上，對該展覽會的有關事宜提出的初步書面規(guī)劃，設計出展覽會的基本架構，初步確定展覽會立項的基本要素，提出展覽會組織和實施的策略和方法。五、展覽會項目立項策劃書展覽會立項策劃57展覽會立項策劃書主要內容一覽表結構分類主要內容封面策劃書名稱、公司名稱、策劃書完成日期提要主要內容簡要介紹目錄

正文辦展市場環(huán)境展覽會題材所涉及產業(yè)和市場的情況分析；國家有關法律、政策分析；相關展覽會的情況分析；展覽會舉辦地市場分析等展覽會基本要素展覽會名稱與舉辦地點、辦展機構的構成、展出范圍、辦展時間、辦展周期、展出規(guī)模和展會定位等展覽會執(zhí)行方案招展、招商計劃、宣傳推廣計劃、展位價格及初步預算方案、工作人員分工計劃、展覽會籌備進度計劃、展覽會服務商安排計劃、展覽會開幕和現(xiàn)場管理計劃、展出期間相關活動計劃等經濟效益預測初步確定展位價格和預算方案展覽會立項策劃書主要內容一覽表結構分類主要內容封面六、辦展市場環(huán)境分析一、宏觀市場環(huán)境二、微觀市場環(huán)境三、市場環(huán)境預測六、辦展市場環(huán)境分析一、宏觀市場環(huán)境59宏觀市場環(huán)境

由于會展業(yè)的依賴性特征，許多社會因素都會影響到一個展覽會是否能夠成功舉辦。我們所說的宏觀市場環(huán)境就是指那些可能影響到展覽會舉辦的各種社會因素。這些因素可能會給展覽會舉辦機構帶來開發(fā)新展覽項目的市場機會，也可能會給其造成市場威脅，而且這些因素時刻都在變化著，始終以一種動態(tài)的形式存在著，也就是說市場機會與威脅不是一成不變的。這就需要我們密切關注市場的變化，充分利用有利因素，及時有效地抓住市場機會，根據(jù)市場的變化，及時調整自己的辦展策略。宏觀市場環(huán)境由于會展業(yè)的依賴性特征，許60宏觀市場環(huán)境分類表宏觀市場環(huán)境分類市場環(huán)境類別主要內容目的經濟環(huán)境舉辦地經濟發(fā)展狀況、產業(yè)結構集聚度、產業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀與趨勢、從業(yè)人員數(shù)量與分布以及對其周遍地區(qū)的輻射能力等了解產業(yè)規(guī)模，制定準確的展覽會發(fā)展規(guī)劃市場環(huán)境市場容量、人們的消費習慣與特點、消費能力、市場競爭態(tài)勢及同類展覽會的競爭狀況等掌握當?shù)厥袌鎏攸c和利用有利條件，參與競爭社會文化環(huán)境社會文化習俗、宗教信仰、重要節(jié)假日以及休假習慣等尊重當?shù)氐男叛龊土晳T，選擇恰當?shù)霓k展時機政治法律環(huán)境社會穩(wěn)定、產業(yè)發(fā)展規(guī)劃與優(yōu)惠政策、市場準入政策以及與展覽會相關的法律法規(guī)等使展覽會符合產業(yè)發(fā)展規(guī)劃，爭取政府部門支持，避免相關法律的不利影響技術環(huán)境新技術在產業(yè)中的應用狀況等掌握新產品開發(fā)周期宏觀市場環(huán)境分類表市場環(huán)境類別主要內容目的舉辦地經微觀市場環(huán)境

任何一個展覽會的組織機構在進入一個新產業(yè)舉辦展覽會之前，除了要考慮上述各種宏觀的社會環(huán)境因素對展覽會的影響和制約外，還要對自身的辦展條件及所占有的各種社會資源進行詳細地分析。大家通常所說的微觀市場環(huán)境就是指那些直接影響展覽會舉辦的各種條件，這些條件主要包括辦展機構的自身條件、目標參展商與觀眾、同類展覽會狀況、招商招展網絡、展出場館設施與配套條件及社會公眾等。微觀市場環(huán)境任何一個展覽會的組織機構在62微觀市場環(huán)境分類表微觀市場環(huán)境分類市場環(huán)境類別主要內容目的辦展機構自身條件辦展機構的經濟勢力；辦展專業(yè)人員；展覽會涉及產業(yè)的專業(yè)人才以及所占有社會資源等評估組織者的辦展能力目標參展商與觀眾掌握目標參展商和專業(yè)觀眾的數(shù)量與區(qū)域分布；他們的需求及其變化趨勢等了解其參與展覽會的可能性同類展覽會狀況每個展覽會的基本情況；品牌影響力；相互間的競爭狀態(tài)等制定相應的競爭策略招商招展網絡招商招展代理的信譽、能力、數(shù)量與區(qū)域分布制定相應的營銷策略展出場館設施與配套條件展出場館的規(guī)模、設施、服務和價格水平以及展覽會相關服務商的資質、數(shù)量、服務水平和收費標準等選擇收費低和服務水平高的服務商社會公眾媒體、公眾、政府管理部門人員和其他社團組織等為展覽會的發(fā)展創(chuàng)造寬松的社會環(huán)境微觀市場環(huán)境分類表市場環(huán)境類別主要內容目的辦展機構七、市場環(huán)境預測

我們進行信息收集和市場環(huán)境分析的主要目的是在舉辦展覽會時，充分利用各種有利條件和機會，避免市場威脅。在掌握了與展覽會相關聯(lián)的大量信息和對環(huán)境發(fā)展趨勢做出一定的預測后，就可以對市場環(huán)境進行綜合分析及評估?，F(xiàn)在進行市場環(huán)境分析最常用的是“SWOT分析法”。七、市場環(huán)境預測我們進行信息收集和市場641、SWOT分析法

這種方法是美國于20世紀80年代初提出來的，SWOT四個英文字母分別代表：優(yōu)勢/Strength、劣勢/Weakness、機會/Opportunity、威脅/Threat。SWOT分析其實是一種態(tài)勢分析，就是對與研究對象密切相關的各種主要內部優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅等進行認真研究與分析，根據(jù)企業(yè)自身的內在條件，找出企業(yè)的優(yōu)勢、劣勢及核心競爭力之所在。通過調查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的方法，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應的結論，而結論通常帶有一定的決策性。運用這種方法，可以對研究對象所處的情景進行全面、系統(tǒng)、準確的研究，從而根據(jù)研究結果制定相應的發(fā)展戰(zhàn)略、計劃以及對策等。SWOT分析法常常被用于制定集團發(fā)展戰(zhàn)略和分析競爭對手情況，在戰(zhàn)略分析中，它是最常用的方法之一。

1、SWOT分析法這種方法是美國于20652、SWOT分析的內容

在進行SWOT綜合分析時，一般從以下三個方面入手得出一系列企業(yè)未來發(fā)展的可選擇對策。（1）分析環(huán)境因素（2）構造SWOT矩陣（3）制定行動計劃2、SWOT分析的內容在進行SWOT綜合662、構造SWOT矩陣

將調查得出的各種因素根據(jù)輕重緩急或影響程度等排序方式，構造SWOT矩陣。在此過程中，將那些對企業(yè)發(fā)展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久遠的影響因素優(yōu)先排列出來，而將那些間接的、次要的、少許的、不急的、短暫的影響因素排列在后面。2、構造SWOT矩陣將調查得出的各種因素673、制定行動計劃

在完成環(huán)境因素分析和SWOT矩陣的構造后，便可以制定出相應的行動計劃。制定計劃的基本思路是：發(fā)揮優(yōu)勢因素，克服弱點因素，利用機會因素，化解威脅因素；考慮過去，立足當前，著眼未來。運用系統(tǒng)分析的綜合分析方法，將排列與考慮的各種環(huán)境因素相互配起來加以組合，得出一系列企業(yè)未來發(fā)展的可選擇對策。3、制定行動計劃在完成環(huán)境因素分析和SW68SWOT分析對策組合表戰(zhàn)略名稱組合方式戰(zhàn)略目的SO戰(zhàn)略發(fā)揮內部優(yōu)勢利用外部機會利用內部優(yōu)勢，抓住外部市場機會ST戰(zhàn)略發(fā)揮外部優(yōu)勢回避外部威脅利用內部優(yōu)勢，回避或減少外部威脅WO戰(zhàn)略利用外部機會改進內部劣勢利用外部市場機會，改善內部弱點WT戰(zhàn)略改進內部劣勢回避外部威脅改善內部弱點，回避外部威脅注：SW主要分析內部條件；OT主要分析外部條件。SWOT分析對策組合表戰(zhàn)略名稱組合方式戰(zhàn)略目的SO戰(zhàn)略4、SWOT分析的結果

對宏觀和微觀環(huán)境分析以后，辦展機構一般會得出以下結果：（1）積極參與競爭。經過系統(tǒng)分析，如果辦展機構所占有的各種外部環(huán)境因素和內部環(huán)境因素，有利因素大于不利因素，而且不利因素又不是影響舉辦展覽會的關鍵因素，辦展機構就要抓住有利時機，充分利用各種有利條件，積極參與競爭，進入相關產業(yè)舉辦展覽會。（2）謹慎參與競爭。辦展機構進行系統(tǒng)分析之后，清醒地認識到在內外部各種環(huán)境因素中，機會因素和威脅因素并存，但經過努力，不利因素可以轉化為有利因素，至少可以回避威脅因素或者可以將威脅減少到最低程度。這樣，展覽會組織機構就要采取各種策略來改善環(huán)境，降低市場風險，為進入相關產業(yè)舉辦展覽會而創(chuàng)造條件。（3）放棄競爭。如果辦展機構采取各種措施仍不能改善辦展環(huán)境，無法限制或扭轉不利因素的發(fā)展，以及市場風險仍然很高。在這種情況下，辦展機構就要放棄進入相關產業(yè)舉辦展覽會的打算，去尋找新的市場發(fā)展機會。4、SWOT分析的結果對宏觀和微觀環(huán)70

八、展覽會證件的種類證件名稱使用范圍有效期限工作證展覽會工作人員布展、展出、撤展期間布展證參展單位布展人員布展期間施工證展位搭建施工人員布展與撤展期間參展證參展單位工作人員展出期間專業(yè)觀眾證專業(yè)人士展出期間記者證新聞媒體記者出入布展、展出、撤展期間開幕式請柬參加開幕式的嘉賓開幕當日貴賓證辦展機構邀請的貴賓布展、展出、撤展期間嘉賓證辦展機構邀請的嘉賓布展、展出、撤展期間安全保衛(wèi)證展覽會安全保衛(wèi)人員布展、展出、撤展期間海外觀眾證海外觀眾展出期間通用入場券專業(yè)觀眾、普通觀眾展出期間當日入場券專業(yè)觀眾、普通觀眾入場券票面標注日期內撤展證參展單位撤展人員撤展期間通用車輛通行證一般為小型車輛布展、展出、撤展期間布展車輛通行證一般為大型車輛布展期間撤展車輛通行證一般為大型車輛撤展期間八、展覽會證件的種類證件名稱使用范圍有效期限工作證展覽會工展覽會證件的作用

展覽會各種證件是供展覽會有關人員在展覽會不同階段佩戴、出示和使用的書面憑證，其作用主要有：

1、便于安全管理

2、便于做好接待

3、便于信息交流

4、便于加強監(jiān)督

5、便于人數(shù)統(tǒng)計與信息收集

6、便于廣告開發(fā)

7、便于留作紀念與收藏展覽會證件的作用展覽會各種證件是供展覽72九、服務與管理

在布展期間，展覽會組織機構通常有以下幾項工作要做：

1、辦理有關報批手續(xù)

2、場館布置

3、展位搭建與協(xié)調

4、現(xiàn)場施工管理和驗收

5、組織相關部門現(xiàn)場辦公為參展企業(yè)提供服務

6、預展九、服務與管理在布展期間，展覽會組織機構通常有以下幾731、辦理有關報批手續(xù)

根據(jù)我國對展覽會的管理規(guī)定，辦展機構在招展工作啟動之前就要向當?shù)毓ど滩块T申報，并得到批準；在布展之前則需要向消防部門報批；如果是國際性展覽會，需要向海關辦理境外展品入關和監(jiān)管手續(xù)；如果展覽會需要公安部門給予協(xié)助的，辦展機構還要上報公安部門。另外，辦展機構還需要提前與展覽會指定搭建商和展品運輸代理進行充分的協(xié)調和溝通，共同交流對展出現(xiàn)場環(huán)境布宣和展位搭建的創(chuàng)意、意見和建議，及時解決展品運輸過程中出現(xiàn)的各種問題，避免出現(xiàn)現(xiàn)場布展格調不統(tǒng)一或展品遲遲未到等現(xiàn)象。如果展館位于城市中心地帶，有些城市還需要辦理外地車輛通行證以方便外地企業(yè)運送展品到展出現(xiàn)場布展。1、辦理有關報批手續(xù)根據(jù)我國對展覽會的742、場館布置

在參展企業(yè)進入場館布展之前，辦展機構根據(jù)各參展企業(yè)租用展位的數(shù)量、面積和位置等具體情況，將展位平面圖交給展位搭建企業(yè)，搭建企業(yè)在規(guī)定的時間內將標準展位搭設完畢，同時還要制作參展企業(yè)的楣板，并將其安裝在準確的展位上方。如果是國際性展覽會，參展企業(yè)楣板要用中英兩種文字，這樣方便國外參展企業(yè)查找自己的展位。另外，對那些只需要空場地的，辦展機構按照各參展單位租用的場地面積和具體位置，劃出每一個參展單位的租用的場地面積和具體位置。這項工作涉及到每一家參展企業(yè)租用展位的具體位置和面積的大小，辦展機構要認真仔細，一絲不茍，要按照事先對參展商的承諾如實辦理。任何參展企業(yè)都必須在規(guī)定的范圍內進行布展，不允許擠占公共空間。否則，既不可能順利通過消防部門的檢查與審批，也會妨礙行人通行。2、場館布置