文件、記錄控制程序培訓(xùn)課件

文件、記錄控制程序文件、記錄1文件：信息及其承載媒體。其媒體可以是紙張、磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。記錄：記錄管理活動所取得結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。空白表單是規(guī)定性的文件，填寫了內(nèi)容的表單則為記錄。定義：文件：信息及其承載媒體。其媒體可以是紙張、磁盤、光盤、照片、2權(quán)責(zé)：文管中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件原件的保存、管理，以及文件分發(fā)、回收、廢止、銷毀等工作。負(fù)責(zé)公司所有記錄的空白表單的有效性管理及監(jiān)督各部門記錄控制情況。各車間/部門：負(fù)責(zé)部門體系文件的創(chuàng)建、更新與廢止，及文件接收、使用、保存等日常管理和控制工作。所應(yīng)用的記錄的填寫、標(biāo)識及檢索、保存、保存期限設(shè)置及處置。權(quán)責(zé)：文管中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件原件的保存、管理，以及文3內(nèi)部文件的創(chuàng)建、更新與廢止權(quán)責(zé)文件類型編制審核批準(zhǔn)管制部門一級文件體系組體系負(fù)責(zé)人總經(jīng)理文管中心二級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心三級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心四級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心內(nèi)部文件的創(chuàng)建、更新與廢止權(quán)責(zé)文件類型編制審核批準(zhǔn)管制部門一4文件分類與分級內(nèi)部文件分級一級文件：指質(zhì)量手冊，為公司質(zhì)量管理體系運作規(guī)范基本的指導(dǎo)綱要性文件。二級文件：指程序文件，是依據(jù)各部門間為達(dá)成管理要求和目標(biāo)，依據(jù)質(zhì)量管理手冊所延伸制訂的工作流程文件。三級文件：指作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，包括：工藝技術(shù)文件、操作規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、崗位說明書等等，用以詳細(xì)說明具體的作業(yè)步驟和方式的工作性文件。四級文件：表單格式，是指用以記錄各項管理活動實際運作狀況的格式文件。文件分為內(nèi)部文件及外部文件文件分類與分級內(nèi)部文件分級文件分為內(nèi)部文件及外部文件5外來文件：（1）適用的法律、法規(guī)；（2）適用的國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；（3）客戶或供應(yīng)商提供的與產(chǎn)品或設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、說明書、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖紙等文件資料；（4）其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件。編號規(guī)則：1、統(tǒng)一編號原則：公司內(nèi)文件按規(guī)定，實施統(tǒng)一編號管理。2、文件代碼由文件編號及版次號組成。外來文件：6文件代碼文件級別文件類型文件代碼作業(yè)性文件分類代碼一級文件質(zhì)量手冊M------二級文件程序文件P三級文件產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)DS:Standard首字母作業(yè)指導(dǎo)W:Work首字母工藝技術(shù)文件T:Technic首字母管理制度M:manage首字母圖紙-------四級文件表單格式R文件代碼文件級別文件類型文件代碼作業(yè)性文件分類代碼一級文件質(zhì)7部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼市場營銷部X生產(chǎn)部A人事行政部H財務(wù)部F采購部G質(zhì)量技術(shù)部L設(shè)備工程部S保安隊B儲運部C研發(fā)部Y體系組I總經(jīng)辦Z部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼市場營銷部X生產(chǎn)部A8一級文件：一級文件代碼-流水號。

M-□□流水號（由01開始編起）一級文件代碼（M）二級文件：二級文件代碼-流水號。

P-□□流水號（由01開始編起）二級文件代碼（P）編號說明：一級文件：一級文件代碼-流水號。編號說明：9編號說明：三級文件：三級文件代碼、部門代碼、文件類型代碼-流水號。

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三級文件代碼部門代碼文件類型代碼流水號（由001開始編起）編號說明：三級文件：三級文件代碼、部門代碼、文件類型代碼-流10編號說明：四級文件：四級文件代碼-引用文件編號。工藝圖紙：機臺編號、工藝代碼、流水號-版本/修次，如630030-A/0。設(shè)備圖紙：車間代碼-設(shè)備名稱或編碼-部件流水號-單件流水號-版本/修次，如A-烘干機-01-001-A/0。R--□□流水號（從01開始編）引用文件編號四級文件代碼編號說明：四級文件：四級文件代碼-引用文件編號。R--□11練習(xí)：請說出下列編號代指的文件級別類型和部門。P-13DAM-002DSW-005DCW-010M-01DLS-063DYW-001R-DCW006-02二級程序文件生產(chǎn)部制度文件（三級）設(shè)備工程部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）儲運部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）一級文件（質(zhì)量手冊）質(zhì)量技術(shù)部產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件（三級）研發(fā)部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）儲運部表單（四級）練習(xí)：請說出下列編號代指的文件級別類型和部門。P-13二級12質(zhì)量記錄主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系運行的記錄1）產(chǎn)品質(zhì)量記錄主要包括：進(jìn)料檢驗記錄、品質(zhì)異常記錄、樣品檢驗記錄、出廠檢驗記錄；首件檢驗記錄、生產(chǎn)過程檢驗、不合格品評審處理記錄；檢驗的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析記錄。2）質(zhì)量體系運行記錄主要包括：內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審記錄；與顧客溝通過程中有關(guān)的記錄；供方評價選擇、采購過程有關(guān)的記錄；糾正和預(yù)防措施記錄；培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)的記錄；檢驗、測量和試驗設(shè)備的檢定和校準(zhǔn)記錄；生產(chǎn)服務(wù)運作有關(guān)的記錄。質(zhì)量記錄主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系運行的記錄13版次說明文件、表單的版次由版本號和修次號組成。版本號以大寫英文字母A、B…Z表示，修次號以由0開始的數(shù)字順序表示。文件首版一律為：A/0，即：第A版，第0次修改。文件的初始版次號為：A/0，每更新一次，其修次號順序加1，如文件第一次修改，則修改后文件的版次為變?yōu)锳/1,依此類推。文件更新次數(shù)超過6次，要更換文件版本。更新版本號后，修次號重新歸為0。如A/6版修改后更新為B/0版。當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度修改，或體系有較大變更時，應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件廢止。如A/1版在體系換版時直接更新為B/0版版次說明文件、表單的版次由版本號和修次號組成。版本號以大寫英14記錄的填寫記錄是按照表單的內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫，填寫應(yīng)及時、內(nèi)容真實、字跡清晰、完整，不得隨意涂改和使用鉛筆填寫。記錄及審核過程中如需更改時，用單橫線劃去原記錄，在原記錄的上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，重要數(shù)據(jù)更改如：日期、數(shù)量、金額等，需加簽更改人員的姓名及更改日期記錄的填寫記錄是按照表單的內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫，填寫應(yīng)及時、內(nèi)15文件創(chuàng)建、更新及廢止流程圖文件創(chuàng)建、更新及廢止流程圖16文件的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，按要求編號和對文件格式進(jìn)行制訂。制定完成的文件經(jīng)討論后，按要求報相關(guān)權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)，再交由文管中心存檔，統(tǒng)一發(fā)布。表單的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，確定編號及版本/修次后，于格式背面簽名并注明保存年限，依審批權(quán)限進(jìn)行，批準(zhǔn)后交文管中心作統(tǒng)一管制(表單復(fù)印不受管制)一、二、三級文件如需修改則先確定編號及版本/修次號，修改、廢止和補發(fā)均須由相關(guān)單位人員以《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》提出并說明原因與內(nèi)容，按權(quán)責(zé)進(jìn)行審批，交文管中心進(jìn)行廢止。四級文件的修訂按表單制定執(zhí)行，廢止時由相關(guān)部門填寫《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》提出并說明原因與內(nèi)容，依審批權(quán)限進(jìn)行核準(zhǔn)，交文管中心進(jìn)行廢止；若需補發(fā)由相關(guān)單位人員向文管中心用RTX提出申請，文管中心進(jìn)行補發(fā)。審批后的《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》和修改審批后的文件及電子檔須提交到文管中心管理備案。文件廢止后該文件的編號不得重復(fù)使用，由文管中心列管。文件的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，按要求編號和對文件格式17文件分發(fā)、回收、銷毀質(zhì)量手冊的分發(fā)與回收:質(zhì)量手冊發(fā)放由公司體系組統(tǒng)一安排，領(lǐng)用者登記并簽名。質(zhì)量手冊發(fā)放范圍是：公司級領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、第三方認(rèn)證機構(gòu)及體系負(fù)責(zé)人認(rèn)為有需要的其他人員。質(zhì)量手冊是本公司法規(guī)性、秘密性文件，本公司受控版本持有者應(yīng)妥為保管，不得遺失，嚴(yán)禁外傳、外借和復(fù)印。質(zhì)量手冊持有者離開本公司時，應(yīng)將手冊交還公司體系組并辦理注銷手續(xù)文件分發(fā)、回收、銷毀質(zhì)量手冊的分發(fā)與回收:18文件創(chuàng)建/更新經(jīng)核準(zhǔn)后，文管中心應(yīng)依文件之類型，登錄于《文件管制總覽表》，各種表單登錄于《表單總覽表》。紙質(zhì)文件為正式流通文件，電子文件由文管員設(shè)密加水印專管，不得用于內(nèi)部發(fā)行。文管中心依相關(guān)單位需求復(fù)印所需份數(shù)，并于每頁文件的右上角加蓋紅色“受控”文件發(fā)行章。文件分發(fā)至各部門時，由接收部門人員于《文件分發(fā)、回收/銷毀記錄表》簽收，并及時更新《文件一覽表》。需對外（如供應(yīng)商、客戶、認(rèn)證單位等）發(fā)放文件時，由文管中心復(fù)印需求份數(shù)，加蓋紅色“參考用”印章。若文件為修訂、廢止時，原稿由文管中心作為知識經(jīng)驗單獨列管，并加蓋藍(lán)色“作廢存查”印章以利識別。文管中心回收舊版文件，確保其數(shù)量及完整性，同時對回收的舊文件進(jìn)行銷毀，記錄于《文件分發(fā)、回收/銷毀記錄表》。對外發(fā)行的文件如：供應(yīng)商、客戶、認(rèn)證單位等則可不予回收。文件創(chuàng)建/更新經(jīng)核準(zhǔn)后，文管中心應(yīng)依文件之類型，登錄于《文件19判斷以下對錯：所有分發(fā)的文件為紙質(zhì)檔，文管中心保留所有文件的原件和電子檔?；厥盏呐f版文件和表單格式要保留的需蓋上黑色“作廢存查”章加以識別。發(fā)行新版本時，舊版的內(nèi)部文件、以及對外發(fā)行的文件，應(yīng)予以全部回收。（√）（×）（×）判斷以下對錯：所有分發(fā)的文件為紙質(zhì)檔，文管中心保留所有文件的20文件格式和媒介文件一般采用縱向編制，如實際需要，也可采用橫向。封頁、頁眉、正文、頁腳內(nèi)容及格式見相關(guān)文件的格式。所有內(nèi)部文件編寫采用簡體中文，一、二、三級文件應(yīng)采用Word文檔，四級文件視內(nèi)容的需要使用Word文檔或Excel電子表格。文件格式和媒介文件一般采用縱向編制，如實際需要，也可采用橫向21文件的日常管理文管中心：及時在系統(tǒng)更新《文件管制總覽表》、《表單總覽表》，并定期對各部門文控員管理的文件和記錄進(jìn)行版本/版次的核對。使用部門：各部門負(fù)責(zé)本部門三/四級文件的制訂/修訂、審核等工作，并應(yīng)建立部門的《

文件一覽表》、《

表單一覽表》，以便于存查。分發(fā)至各部門的正式文件，嚴(yán)禁影印私自借予非相關(guān)的人員或攜出廠外。使用者不得于正式的文件上標(biāo)注或書寫任何文字、符號、以確保文件清晰便于識別。各部門文控員接收到外來文件時，須分類歸檔，妥善保存，并作好適當(dāng)標(biāo)識，避免受潮、受損，如屬機密文件應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人親自保管。文件的日常管理文管中心：及時在系統(tǒng)更新《文件管制總覽表》、《22記錄的保存文管中心負(fù)責(zé)編制公司《表單總覽表》，明確記錄表單的保存期限、保存部門等內(nèi)容。并不定期檢查各部門對記錄的管理和保存情況，查看是否符合規(guī)定的要求。確保記錄管理符合使用要求。使用部門應(yīng)指定人員保管日常使用的記錄，編制《表單一覽表》。確保記錄的存儲地點、存儲方式、存儲環(huán)境適宜，同時注意防潮、防蛀、防止混亂。并確保保存的記錄利于檢索和識別。記錄的制訂部門根據(jù)記錄的重要性自行制訂記錄的保存期限，但最低不得低于3個月（特殊記錄的保存期限不得低于使用期限，如：第三方的審核資料至少需保存至下一次審核結(jié)束時）。記錄的保存文管中心負(fù)責(zé)編制公司《表單總覽表》，明確記錄表單的23記錄的銷毀使用部門每月定期清查是否有超保存期限之記錄，對過期的記錄執(zhí)行銷毀。如過期之記錄仍有參考作用，應(yīng)將過期的記錄做好標(biāo)識，如“隔離保存”進(jìn)行保存。記錄的銷毀使用部門每月定期清查是否有超保存期限之記錄，對過期24文件、記錄控制程序培訓(xùn)課件25文件、記錄控制程序培訓(xùn)課件26謝謝！謝謝！27文件、記錄控制程序文件、記錄28文件：信息及其承載媒體。其媒體可以是紙張、磁盤、光盤、照片、樣件、電子媒體或他們的組合。記錄：記錄管理活動所取得結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件?？瞻妆韱问且?guī)定性的文件，填寫了內(nèi)容的表單則為記錄。定義：文件：信息及其承載媒體。其媒體可以是紙張、磁盤、光盤、照片、29權(quán)責(zé)：文管中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件原件的保存、管理，以及文件分發(fā)、回收、廢止、銷毀等工作。負(fù)責(zé)公司所有記錄的空白表單的有效性管理及監(jiān)督各部門記錄控制情況。各車間/部門：負(fù)責(zé)部門體系文件的創(chuàng)建、更新與廢止，及文件接收、使用、保存等日常管理和控制工作。所應(yīng)用的記錄的填寫、標(biāo)識及檢索、保存、保存期限設(shè)置及處置。權(quán)責(zé)：文管中心：負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系文件原件的保存、管理，以及文30內(nèi)部文件的創(chuàng)建、更新與廢止權(quán)責(zé)文件類型編制審核批準(zhǔn)管制部門一級文件體系組體系負(fù)責(zé)人總經(jīng)理文管中心二級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心三級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心四級文件相關(guān)部門人員相關(guān)部門負(fù)責(zé)人體系負(fù)責(zé)人文管中心內(nèi)部文件的創(chuàng)建、更新與廢止權(quán)責(zé)文件類型編制審核批準(zhǔn)管制部門一31文件分類與分級內(nèi)部文件分級一級文件：指質(zhì)量手冊，為公司質(zhì)量管理體系運作規(guī)范基本的指導(dǎo)綱要性文件。二級文件：指程序文件，是依據(jù)各部門間為達(dá)成管理要求和目標(biāo)，依據(jù)質(zhì)量管理手冊所延伸制訂的工作流程文件。三級文件：指作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)、制度等，包括：工藝技術(shù)文件、操作規(guī)范、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、崗位說明書等等，用以詳細(xì)說明具體的作業(yè)步驟和方式的工作性文件。四級文件：表單格式，是指用以記錄各項管理活動實際運作狀況的格式文件。文件分為內(nèi)部文件及外部文件文件分類與分級內(nèi)部文件分級文件分為內(nèi)部文件及外部文件32外來文件：（1）適用的法律、法規(guī)；（2）適用的國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等；（3）客戶或供應(yīng)商提供的與產(chǎn)品或設(shè)備有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、說明書、技術(shù)數(shù)據(jù)、圖紙等文件資料；（4）其它與質(zhì)量管理體系有關(guān)的外來文件。編號規(guī)則：1、統(tǒng)一編號原則：公司內(nèi)文件按規(guī)定，實施統(tǒng)一編號管理。2、文件代碼由文件編號及版次號組成。外來文件：33文件代碼文件級別文件類型文件代碼作業(yè)性文件分類代碼一級文件質(zhì)量手冊M------二級文件程序文件P三級文件產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)DS:Standard首字母作業(yè)指導(dǎo)W:Work首字母工藝技術(shù)文件T:Technic首字母管理制度M:manage首字母圖紙-------四級文件表單格式R文件代碼文件級別文件類型文件代碼作業(yè)性文件分類代碼一級文件質(zhì)34部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼市場營銷部X生產(chǎn)部A人事行政部H財務(wù)部F采購部G質(zhì)量技術(shù)部L設(shè)備工程部S保安隊B儲運部C研發(fā)部Y體系組I總經(jīng)辦Z部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼市場營銷部X生產(chǎn)部A35一級文件：一級文件代碼-流水號。

M-□□流水號（由01開始編起）一級文件代碼（M）二級文件：二級文件代碼-流水號。

P-□□流水號（由01開始編起）二級文件代碼（P）編號說明：一級文件：一級文件代碼-流水號。編號說明：36編號說明：三級文件：三級文件代碼、部門代碼、文件類型代碼-流水號。

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三級文件代碼部門代碼文件類型代碼流水號（由001開始編起）編號說明：三級文件：三級文件代碼、部門代碼、文件類型代碼-流37編號說明：四級文件：四級文件代碼-引用文件編號。工藝圖紙：機臺編號、工藝代碼、流水號-版本/修次，如630030-A/0。設(shè)備圖紙：車間代碼-設(shè)備名稱或編碼-部件流水號-單件流水號-版本/修次，如A-烘干機-01-001-A/0。R--□□流水號（從01開始編）引用文件編號四級文件代碼編號說明：四級文件：四級文件代碼-引用文件編號。R--□38練習(xí)：請說出下列編號代指的文件級別類型和部門。P-13DAM-002DSW-005DCW-010M-01DLS-063DYW-001R-DCW006-02二級程序文件生產(chǎn)部制度文件（三級）設(shè)備工程部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）儲運部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）一級文件（質(zhì)量手冊）質(zhì)量技術(shù)部產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)文件（三級）研發(fā)部作業(yè)指導(dǎo)文件（三級）儲運部表單（四級）練習(xí)：請說出下列編號代指的文件級別類型和部門。P-13二級39質(zhì)量記錄主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系運行的記錄1）產(chǎn)品質(zhì)量記錄主要包括：進(jìn)料檢驗記錄、品質(zhì)異常記錄、樣品檢驗記錄、出廠檢驗記錄；首件檢驗記錄、生產(chǎn)過程檢驗、不合格品評審處理記錄；檢驗的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析記錄。2）質(zhì)量體系運行記錄主要包括：內(nèi)部質(zhì)量審核、管理評審記錄；與顧客溝通過程中有關(guān)的記錄；供方評價選擇、采購過程有關(guān)的記錄；糾正和預(yù)防措施記錄；培訓(xùn)、基礎(chǔ)設(shè)施有關(guān)的記錄；檢驗、測量和試驗設(shè)備的檢定和校準(zhǔn)記錄；生產(chǎn)服務(wù)運作有關(guān)的記錄。質(zhì)量記錄主要包括：產(chǎn)品質(zhì)量記錄和質(zhì)量體系運行的記錄40版次說明文件、表單的版次由版本號和修次號組成。版本號以大寫英文字母A、B…Z表示，修次號以由0開始的數(shù)字順序表示。文件首版一律為：A/0，即：第A版，第0次修改。文件的初始版次號為：A/0，每更新一次，其修次號順序加1，如文件第一次修改，則修改后文件的版次為變?yōu)锳/1,依此類推。文件更新次數(shù)超過6次，要更換文件版本。更新版本號后，修次號重新歸為0。如A/6版修改后更新為B/0版。當(dāng)文件需進(jìn)行大幅度修改，或體系有較大變更時，應(yīng)進(jìn)行換版，原版次文件廢止。如A/1版在體系換版時直接更新為B/0版版次說明文件、表單的版次由版本號和修次號組成。版本號以大寫英41記錄的填寫記錄是按照表單的內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫，填寫應(yīng)及時、內(nèi)容真實、字跡清晰、完整，不得隨意涂改和使用鉛筆填寫。記錄及審核過程中如需更改時，用單橫線劃去原記錄，在原記錄的上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，重要數(shù)據(jù)更改如：日期、數(shù)量、金額等，需加簽更改人員的姓名及更改日期記錄的填寫記錄是按照表單的內(nèi)容和要求進(jìn)行填寫，填寫應(yīng)及時、內(nèi)42文件創(chuàng)建、更新及廢止流程圖文件創(chuàng)建、更新及廢止流程圖43文件的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，按要求編號和對文件格式進(jìn)行制訂。制定完成的文件經(jīng)討論后，按要求報相關(guān)權(quán)責(zé)人員批準(zhǔn)，再交由文管中心存檔，統(tǒng)一發(fā)布。表單的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，確定編號及版本/修次后，于格式背面簽名并注明保存年限，依審批權(quán)限進(jìn)行，批準(zhǔn)后交文管中心作統(tǒng)一管制(表單復(fù)印不受管制)一、二、三級文件如需修改則先確定編號及版本/修次號，修改、廢止和補發(fā)均須由相關(guān)單位人員以《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》提出并說明原因與內(nèi)容，按權(quán)責(zé)進(jìn)行審批，交文管中心進(jìn)行廢止。四級文件的修訂按表單制定執(zhí)行，廢止時由相關(guān)部門填寫《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》提出并說明原因與內(nèi)容，依審批權(quán)限進(jìn)行核準(zhǔn)，交文管中心進(jìn)行廢止；若需補發(fā)由相關(guān)單位人員向文管中心用RTX提出申請，文管中心進(jìn)行補發(fā)。審批后的《文件更新/廢止/補發(fā)申請表》和修改審批后的文件及電子檔須提交到文管中心管理備案。文件廢止后該文件的編號不得重復(fù)使用，由文管中心列管。文件的制訂：相關(guān)部門需提出文件的制訂，按要求編號和對文件格式44文件分發(fā)、回收、銷毀質(zhì)量手冊的分發(fā)與回收:質(zhì)量手冊發(fā)放由公司體系組統(tǒng)一安排，領(lǐng)用者登記并簽名。質(zhì)量手冊發(fā)放范圍是：公司級領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、第三方認(rèn)證機構(gòu)及體系負(fù)責(zé)人認(rèn)為有需要的其他人員。質(zhì)量手冊是本公司法規(guī)性、秘密性文件，本公司受控版本持有者應(yīng)妥為保管，不得遺失，嚴(yán)禁外傳、外借和復(fù)印。質(zhì)量手冊持有者離開本公司時，應(yīng)將手冊交還公司體系組并辦理注銷手續(xù)文件分發(fā)、回收、銷毀質(zhì)量手冊的分發(fā)與回收:45文件創(chuàng)建/更新經(jīng)核準(zhǔn)后，文管中心應(yīng)依文件之類型，登錄于《文件管制總覽表》，各種表單登錄于《表單總覽表》。紙質(zhì)文件為正式流通文件，電子文件由文管員設(shè)密加水印專管，不得用于內(nèi)部發(fā)行。文管中心依相關(guān)單位需求復(fù)印所需份數(shù)，并于每頁文件的右上角加蓋紅色“受控”文件發(fā)行章。文件分發(fā)至各部門時，由接收部門人員于《文件分發(fā)、回收/銷毀記錄表》簽收，并及時更新《文件一覽表》。需對外（如供應(yīng)商、客戶、認(rèn)證單位等）發(fā)放文件時，由文管中心復(fù)印需求份數(shù)，加蓋紅色“參考用”印章。若文件為修訂、廢止時，原稿由文管中心作為知識經(jīng)驗單獨列管，并加蓋藍(lán)色“作廢存查”印章以利識別。文管中心回收舊版文件，確保其數(shù)量及完整性，同時對回收的舊文件進(jìn)行銷毀，記錄于《文件分發(fā)、回收/銷毀記錄表》。對外發(fā)行的文件如：供應(yīng)商、客戶、認(rèn)證單位等則可不予回收。文件創(chuàng)建/更新經(jīng)核準(zhǔn)后，文管中心應(yīng)依文件之類型，登錄于《文件46判斷以下對錯：所有分發(fā)的文件為紙質(zhì)檔，文管中心保留所有文件的原件和電子檔?；厥盏呐f版文件和表