《現(xiàn)代會議組織與服務》第十章現(xiàn)代會議保障服務

現(xiàn)代會議保障服務【定向目標】掌握會議設備使用與維護的內(nèi)容掌握會議值班工作的內(nèi)容熟練掌握會議安全保密工作的內(nèi)容第十章第一節(jié)會議設備使用與維護一、空調(diào)（一）空調(diào)的分類（二）會議場所對空調(diào)的要求（三）空調(diào)的使用（四）注意事項二、電梯（一）對電梯操作者的要求（二）電梯意外情況處理三、音響設備（一）調(diào)音臺（二）話筒（三）擴音與調(diào)音方法第一節(jié)會議設備使用與維護使用麥克風時應注意：1．不要抓在無線麥克風的網(wǎng)頭以手掌抓著麥克風網(wǎng)頭的使用方式，是嚴重破壞麥克風音質(zhì)及指向性的最不良姿態(tài)。用手掌抱住網(wǎng)頭的結(jié)果等于隔絕音頭氣室周邊的音響回路或改變氣室的諧振頻率，會導致麥克風的正面頻率響應特性及指向特性的分離度嚴重的劣化，而且因手掌的聚音效應造成某一段頻率的諧振而增強產(chǎn)生回授聲。雖然無線麥克風因為沒有聯(lián)機的纏絆，使用方便安全，但是使用者抓在麥克風的網(wǎng)頭上，也會喪失麥克風原有的優(yōu)越特性，正確的使用姿態(tài)是應該握在麥克風的管身上。

2．嘴巴與麥克風要保持合適的距離使用麥克風要注意麥克風與嘴巴距離的遠近，距離遠近對靈敏度及音質(zhì)雜音等會有相當明顯的變化，特別是因為麥克風的靈敏度與嘴巴距離的平方成反比，所以聲喉力道不足者，不能拿麥克風離嘴巴太遠，又把擴音機的音量開大，這樣就容易導致產(chǎn)生回授聲；大聲喉者，不必拿麥克風靠嘴巴太近，這樣會容易導致產(chǎn)生擴音機的過渡飽和失真，需要不斷調(diào)試選擇最佳距離。第一節(jié)會議設備使用與維護四、視頻設備

（一）投影儀

使用投影儀可以配合激光筆。激光筆只有一支香煙大小，是利用激光原理制成的，可以發(fā)出紅色光點，投射到白板、銀幕或其他對象物上，起指示作用。它光束集中，投射距離可達100米之遠，不遮擋視線，可以替代教鞭，使用者在會議廳移動的范圍大且靈活。它需要使用紐扣電池。

（二）幕布幕布擺放時從幕布低端到地板的最小距離為10英尺，人的座位距離幕布最近不少于幕布寬度的1倍，最遠不超過幕布寬度的6倍。（三）幻燈機（四）錄像機（五）會議同聲傳譯設備（六）電視屏幕墻第二節(jié)會議安全保密工作

一、制訂會議安全保秘工作方案（一）設立專門的會議安全保秘工作組（二）制發(fā)證件，憑證進出會議有關場所證件內(nèi)容包括：會議名稱、會徽、姓名、照片、證件種類、組別或代表團、證件編號會議日期等。二、文件資料安全（一）制定保密制度或規(guī)范（二）加強會務人員和與會者的保密意識

建立保密制度并不難，難的是建立保密意識。說者無意，聽者有心，要防止在平時日常生活中的無意泄密。相關人員要切實提高自身保密意識，同時還應講究保密的藝術。

第二節(jié)會議安全保密工作

三、會場安全（一）會場內(nèi)安保（二）會場外安保

制作秘密文件、資料應注明發(fā)放范圍，制作數(shù)量和編排順序號。涉密計算機在使用前要由有關部門進行專門的安全保密技術檢測。不得將手機帶入涉密會議場所。四、生活安全

（一）餐飲、住宿等安全（二）交通、娛樂等安全五、設備使用安全第三節(jié)會議值班

一、什么是會議值班二、會議值班的作用三、會議值班的任務

值班期間要保障電話或者通訊聯(lián)絡暢通，保證上級的指示精神能夠正確及時的傳達。必須有人堅守電話，并對電話做好記錄，保證來電有人接，有記錄有反饋。四、會議值班表的內(nèi)容（1）具體值班時間（2）值班人員姓名（3）值班地點（4）值班內(nèi)容（5）注意事項（6）備注五、會議值班的要求

（1）堅守崗位，不脫崗（2）認真負責，不推諉責任（3）做好交接班制度第十章小結(jié)

通過對會議保障三個方面的介紹，本章旨在讓秘書從業(yè)人員掌握正常、順利進行會議所要準備的