物資采購管理制度

物資采購管理制度1總則1.1本文件規(guī)定了各種物資的申請、購買、入庫、發(fā)放等要求。1.2本文件適用于青龍物業(yè)公司各單位/部門。2定義2.1消耗用品一指單位價值在30元以下，直接用于辦公的物品，如筆、本子、清潔耗材、維修耗材等，辦公用品分消耗性用品（筆、本子、肥皂、清毒液等）和一次性辦公用品（文件架、水桶、拖把等）。2.2低值易耗品一凡使用年限不足一年或使用年限超過一年但單位價值在30元以上20元以下的工具、管理用品、玻璃器皿、包裝容器、工程工具、秩序維護員器械、裝備等。2.3固定資產(chǎn)一一是指為生產(chǎn)商品、提供勞務(wù)、對外出租或經(jīng)營管理而持有的使用壽命超過一個會計年度的或公司可依據(jù)固定資產(chǎn)會計準(zhǔn)則規(guī)定，將其納入資產(chǎn)管理的有形資產(chǎn)。3職責(zé)3.1各單位/部門負(fù)責(zé)填寫申請表，行政管理部負(fù)責(zé)公司總部申購物品的購買、入庫、保管、發(fā)放、記賬和盤點。各單位負(fù)責(zé)對本單位申購物品的購買、入庫、保管、發(fā)放、記賬和盤點。3.2行政管理部負(fù)責(zé)對辦公用品、辦公設(shè)備、工服的限價及其辦公用品/工服供方評價的匯總；品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)對相關(guān)服務(wù)類物資的限價、審查并對相關(guān)專業(yè)供方評價進行匯總；品牌策劃部負(fù)責(zé)公司宣傳品、VI包裝等物品的限價、審查并對相關(guān)專業(yè)供方評價進行匯總；財務(wù)部負(fù)責(zé)對各單位采購額度進行月度公示、預(yù)警。3.3各單位負(fù)責(zé)對本單位采購各項物資供方進行評價、選擇、控制。3.4分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理負(fù)責(zé)審核《物料申購單》、《合格供方明細(xì)表》。4工作要求4.1采購限額由財務(wù)部根據(jù)往年物料采購消費額度，每年限定各單位采購額度（例如：2012年各單位采購額為2011年實際發(fā)生額的50%）。第1頁共13頁財務(wù)限額內(nèi)情況：A物品單價＜50元且同類物品總金額＜5元，取消審批制度，根據(jù)實際需求報單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，自行購買即可；B物品單價＞50元且同類物品總金額〉5元，由單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批完畢后，即可執(zhí)行。大于財務(wù)限額、小于各單位年度預(yù)算的情況填寫物料申請，由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，分管領(lǐng)導(dǎo)審核確認(rèn)即可。超過各單位年度預(yù)算、未超過公司年度預(yù)算的情況填寫物料申請，由單位負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，報分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審核。年度預(yù)算外申購按照《青龍地產(chǎn)財務(wù)審批權(quán)限》（文號：TTDC055-CW11-2011），通過青龍網(wǎng)上會簽審批完成后，方可執(zhí)行。各部門于每月25日前，將下月所需物品填寫《物料申購單》，寫明申購理由、合理預(yù)估單價，根據(jù)物料采購價格和費用，有選擇的經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、職能部門、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批。對于物資申購需作詳盡說明的情況，需將《物料申購單》結(jié)合《青龍物業(yè)申請表》一并提報。各單位工裝方面的申購，按照《工裝管理規(guī)定》相關(guān)規(guī)定，屬條款內(nèi)容，皆按照單位負(fù)責(zé)人、職能部門（品牌策劃部審核款式、行政管理部審核定價）、分管領(lǐng)導(dǎo)審批；其他情況參照條款執(zhí)行，根據(jù)審批意見實施采購計劃?！段锪仙曩弳巍沸杈幹苾?nèi)容：物資產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、品牌、技術(shù)要求等。4.2采購與合同工程物資、工裝等批量重大物資（價款為10元以上）采購，確定合格供方后簽訂采購合同，嚴(yán)格按照公司合同評審程序執(zhí)行，采購合同的起草、組織洽談、組織評審及簽訂由各單位采購部門來組織完成，公司總部物資的采購合同由行政管理部組織評審。合同簽訂前，根據(jù)采購物資限價的數(shù)量、內(nèi)容在規(guī)定的時間期限內(nèi)進行市場調(diào)查并完成定價，對每種材料、設(shè)備至少尋找三家以上單位，在統(tǒng)一要求情況下進行綜第2頁共13頁合評價，在保證質(zhì)量的前提下選擇最低報價。各單位采購合同應(yīng)設(shè)專人管理，統(tǒng)一編號、存檔。4.3采購限價管理品質(zhì)管理中心對公司各類工程、保潔綠化、秩序維護用品等物資進行限價管理，行政管理部對辦公用品、工服進行限價并提交限價單給品質(zhì)管理中心，由品質(zhì)管理中心統(tǒng)一將所有物資的限價結(jié)果填寫在《物資材料限價單》中，同時提報比價的情況記錄（含聯(lián)系人、聯(lián)系方式等信息），下發(fā)給各部門及各單位，各單位根據(jù)限價單中的價格進行采購，具體操作細(xì)節(jié)請按照《物資采購限價單》規(guī)定執(zhí)行，品質(zhì)管理中心每半年對物資價格進行一次市場更新調(diào)整。4.4物資信息庫品質(zhì)管理中心應(yīng)當(dāng)建立物資信息庫。協(xié)同各單位根據(jù)《物料申購單》，通過實地考察收集相關(guān)具備供貨能力的企業(yè)信息，建立、健全的物資價格信息庫，確定合格的供貨商并建立長期合作關(guān)系，作為公司采購物資限價的依據(jù)。4.5物品的入庫與驗收物品買回后，由保管員和采購員共同對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格、型號及質(zhì)量進行驗收，保管員憑購物明細(xì)對照入庫無誤后由保管員和采購員共同在入庫單簽字。發(fā)票由經(jīng)辦人簽字后，依據(jù)報銷程序報銷，固定資產(chǎn)、低值易耗品按規(guī)定辦理驗收、入庫。4.6物品的使用管理各單位每月需對領(lǐng)用數(shù)量、月耗材情況進行統(tǒng)計分析，合理配備，節(jié)省使用。能夠以舊換新的，再次領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新；不屬于以舊換新的維修材料，應(yīng)說明維修更換的部位，經(jīng)工程部門負(fù)責(zé)人審批，方可領(lǐng)用。4.7供方調(diào)查、評價各單位選擇的供方應(yīng)具備基本的材料設(shè)備、檢測設(shè)備及良好的信譽。各單位負(fù)責(zé)對供方的能力進行調(diào)查，填寫《供方能力調(diào)查表》，匯總提交到品質(zhì)管理中心，經(jīng)品質(zhì)管理中心經(jīng)理審核，確認(rèn)擬選擇的供方具備基本要求的條件，方可進行后續(xù)的評價工作。品質(zhì)管理中心依據(jù)《供方評價表》，對各供方進行綜合分析、比較，選擇出合格的供方，并填寫《合格供方明細(xì)表》，同一種物資可選擇多個合格供方。第3頁共13頁合格供方的控制對列入《合格供方明細(xì)表》的供方，采取以下方法進行控制：每年12月份，品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)對在冊的合格供方進行全面評價一次，評價完畢后負(fù)責(zé)填寫《合格供方年度考核表》并納入合格供方檔案，評價時主要依據(jù)：——對供方的相關(guān)經(jīng)驗進行評價；——對供方產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨情況及對產(chǎn)品問題的處理情況進行評審；——對供方的質(zhì)量管理體系進行審核并對其按計劃提供所需產(chǎn)品的能力進行評價；——調(diào)查供方的顧客滿意程度的情況；——調(diào)查供方的財務(wù)狀況、服務(wù)和支持能力及后勤能力。4.8費用報銷及紀(jì)檢要求財務(wù)部匯總每月的物料采購額度，每月進行公示，對于超出限額的單位進行預(yù)警、公示；物料費用報銷原則上當(dāng)月采購、當(dāng)月報銷；對于采購行為已完成，費用報銷超過一個月的單位，一經(jīng)查出，給予單位負(fù)責(zé)人5元經(jīng)濟處罰。對于當(dāng)年度購置的物品，跨年不予報銷；相關(guān)責(zé)任由單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)。對于在物料申購及費用報銷中弄虛作假、虛開發(fā)票等行為，公司將給予“嚴(yán)重違紀(jì)”行為，并給予3元以上罰款，情節(jié)嚴(yán)重者公司有權(quán)追加法律責(zé)任并解除勞動關(guān)系。公司成立紀(jì)檢部門，由財務(wù)部、行政管理部、品質(zhì)管理中心對上述制度每半年進行一次固定檢查，并組織不定時抽檢。對于違反上述規(guī)定的單位或個人，由紀(jì)檢部門根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度給予5元以上，5元以下處罰，情節(jié)嚴(yán)重者公司有權(quán)追加法律責(zé)任，并與其解除勞動關(guān)系。5關(guān)于規(guī)范物料申購填寫的通知（編號：TTWY-PZ-通-2012082）5.1《物業(yè)公司申請表》《物料申購單》《比價單》使用范圍?！段飿I(yè)公司申請表》使用范圍非常規(guī)性物品采購（如固定資產(chǎn)）、大于20元的非固定資產(chǎn)、公區(qū)維修、預(yù)算外申購。注：公區(qū)維修類申請需詳細(xì)寫明“申購理由”及維修內(nèi)容、地點。第4頁共13頁《物料申購單》使用范圍常規(guī)性物品采購（如消耗用品、低值易耗品）?！侗葍r單》不單獨使用，使用時需附在《物業(yè)公司申請表》或《物料申購單》后。6相關(guān)文件《經(jīng)濟合同管理規(guī)定》7相關(guān)記錄序號文件名稱保存部門保存期限1《物料申購單》品質(zhì)管理中心1年2《合格供方明細(xì)表》品質(zhì)管理中心3年3《供方能力調(diào)查表》品質(zhì)管理中心2年4《供方評價表》品質(zhì)管理中心2年5《物資材料限價單》品質(zhì)管理中心半年6《合格供方年度考核表》品質(zhì)管理中心2年7《青龍物業(yè)公司申請表》品質(zhì)管理中心1年8流程圖或重點事項圖表無9附加說明本文件主要修訂起草人：行政管理部、品質(zhì)管理中心。本文件由行政管理部、品質(zhì)管理中心負(fù)責(zé)解釋。第5頁共13頁青龍物業(yè)公司申請表編號:公司領(lǐng)導(dǎo)：茲就一事，給予辦理為盼。理由和要求如下:以上請示，請領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)！謝謝！申請人（簽字）：部門負(fù)責(zé)人：職能部門審核：簽字：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字：年月日總經(jīng)理：簽字：年月日簽字：年月日第6頁共13頁物料申購單編號申請部門申購日期申購類別辦公用品工裝保潔綠化秩序維護工程品牌策劃類序號物品名稱單位數(shù)量單價總價品牌/規(guī)格/型號用途及申購理由合計庫管員意見：職能部門意見：部門負(fù)責(zé)人意見：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：總經(jīng)理意見（必要時）：第7頁共13頁比價單填制單位：年月日編號：預(yù)算內(nèi)：預(yù)算外：序號物料名稱（施工項目）規(guī)格型號單位數(shù)量報價單位名稱報價總價報價單位電話聯(lián)系人備注購置（論證）部門意見：簽字：年月日提報單位意見：簽字：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：年月日職能部門意見：簽字：年月日總經(jīng)理意見：簽字：年月日注：對工程改造項目，需要論證可另附頁。第8頁共13頁供方能力調(diào)查表編號:企業(yè)名稱企業(yè)法人代表地址法人委托代表聯(lián)系電話傳真所有制類型郵編聯(lián)系人年度產(chǎn)值職工人數(shù)運輸方式企業(yè)類型稅號結(jié)算銀行賬號結(jié)算方式資信等級質(zhì)量保證方式情況調(diào)查工藝裝備情況：技術(shù)、檢驗、質(zhì)量管理機構(gòu)設(shè)備及管理情況：主要品種：產(chǎn)品名稱規(guī)格價格供貨能力執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量水平年供貨量第9頁共13頁第10頁共13頁供方