酒店管理信息系統(tǒng)1

一、建立酒店信息管理系統(tǒng)的必要性近年來(lái)，隨著我國(guó)改革開(kāi)放的發(fā)展，國(guó)內(nèi)的酒店服務(wù)行業(yè)也得到了日新月異的提升。現(xiàn)代酒店作為一體化的接待場(chǎng)所，是一個(gè)旅游城市的窗口，也是當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的一個(gè)縮影。酒店在其運(yùn)作期間，服務(wù)水平的高低，直接影響到酒店的形象和聲譽(yù)。這些繁雜工作的核心就是對(duì)每天大量的信息（客人、費(fèi)用、房間等）的正確處理和保存。采用計(jì)算機(jī)這一現(xiàn)代化工具作為管理的輔助手段是必須的。酒店的管理信息系統(tǒng)，是針對(duì)酒店內(nèi)的具體業(yè)務(wù)而開(kāi)發(fā)的，業(yè)務(wù)管理以酒店的前臺(tái)管理為核心，為用戶(hù)提供迅速、高效的服務(wù)，減免手工處理的繁瑣與誤差，及時(shí)、準(zhǔn)確地反映酒店的工作情況、經(jīng)營(yíng)情況，從而提高酒店的服務(wù)質(zhì)量，并配合現(xiàn)代化的酒店管理，獲得更好的經(jīng)濟(jì)效益。二、酒店信息管理系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程分析通過(guò)對(duì)酒店管理業(yè)務(wù)的實(shí)際調(diào)查分析，弄清了該酒店日常管理工作的業(yè)務(wù)流程和管理功能，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程如下圖：從業(yè)務(wù)流程圖可以看出該酒店的各部門(mén)主要有以下幾項(xiàng)管理工作：⑴顧客的訂房要求有三種形式，一是網(wǎng)上訂房，二是電話(huà)訂房，三是直接到酒店前臺(tái)辦理。⑵前臺(tái)部門(mén)首先必須對(duì)每一張訂房單進(jìn)行驗(yàn)證是否填寫(xiě)正確。驗(yàn)證的內(nèi)容包括顧客姓名、身份證號(hào)、電話(huà)、訂房日期、訂房類(lèi)型、預(yù)訂數(shù)量、入住人數(shù)、退房時(shí)間等信息。⑶前臺(tái)將驗(yàn)證完畢并合格的訂房單交由客房部，由客房部負(fù)責(zé)接待顧客。⑷酒店客房部工作人員應(yīng)登記顧客預(yù)定房間的初始數(shù)據(jù)，并于退房時(shí)及時(shí)根據(jù)顧客的消費(fèi)情況協(xié)助前臺(tái)完成入住清單，一式三份，一份自己部門(mén)保管，一份交給顧客，一份交給財(cái)務(wù)部。⑸酒店餐飲部根據(jù)顧客的點(diǎn)餐單提供送餐服務(wù)。⑹酒店采購(gòu)部主要配合餐飲部及客房部的工作，及時(shí)采購(gòu)新鮮果蔬肉類(lèi)蛋類(lèi)等原料，并及時(shí)補(bǔ)充客房部所需的日常生活用品。⑺酒店財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票以及入住清單制作財(cái)務(wù)報(bào)表。三、數(shù)據(jù)流程圖四、數(shù)據(jù)字典（一）數(shù)據(jù)流的描述數(shù)據(jù)流編號(hào)：A-01數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：訂房單簡(jiǎn)述：顧客通過(guò)網(wǎng)站、電話(huà)、前臺(tái)填寫(xiě)的訂房單數(shù)據(jù)流來(lái)源：顧客數(shù)據(jù)流去向：前臺(tái)審核模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)組成：顧客姓名+身份證號(hào)+聯(lián)系電話(huà)+訂房日期+訂房類(lèi)型+訂房數(shù)量+入住人數(shù)+退房時(shí)間數(shù)據(jù)流量：約50張/日高峰流量：約100張/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：A-02數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：合格訂房單簡(jiǎn)述：經(jīng)前臺(tái)審核修正的訂房單數(shù)據(jù)流來(lái)源：前臺(tái)審核模塊數(shù)據(jù)流去向：客房部處理模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)組成：顧客姓名+身份證號(hào)+聯(lián)系電話(huà)+訂房日期+訂房類(lèi)型+訂房數(shù)量+入住人數(shù)+退房時(shí)間數(shù)據(jù)流量：約50張/日高峰流量：約100張/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：A-03數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：點(diǎn)餐單簡(jiǎn)述：顧客填寫(xiě)的點(diǎn)餐單數(shù)據(jù)流來(lái)源：顧客數(shù)據(jù)流去向：餐飲部處理模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)組成：顧客姓名+房間號(hào)+菜名+具體數(shù)量+送餐時(shí)間數(shù)據(jù)流量：約45張/日高峰流量：約150張/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：A-04數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：采購(gòu)單1簡(jiǎn)述：餐飲部提出的采購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)單數(shù)據(jù)流來(lái)源：餐飲部處理模塊數(shù)據(jù)流去向：采購(gòu)部處理模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)組成：蔬菜類(lèi)名+肉類(lèi)名+調(diào)味料名+出具用品名+具體數(shù)量數(shù)據(jù)流量：約10張/日高峰流量：約20張/日數(shù)據(jù)流編號(hào)：A-05數(shù)據(jù)流名稱(chēng)：采購(gòu)單2簡(jiǎn)述：客房部提出的采購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)單數(shù)據(jù)流來(lái)源：客房部處理模塊數(shù)據(jù)流去向：采購(gòu)部處理模塊數(shù)據(jù)項(xiàng)組成：衛(wèi)生洗漱用品名+家具用品名+具體數(shù)量數(shù)據(jù)流量：約1張/日高峰流量：約2張/日（二）處理邏輯的描述處理邏輯編號(hào)：B-01處理邏輯名稱(chēng)：前臺(tái)審核簡(jiǎn)述：審核顧客填寫(xiě)輸入的數(shù)據(jù)流：訂房單處理描述：審核顧客提交的訂房單信息是否完整，酒店現(xiàn)有房間是否符合顧客要求，若信息不完整或者剩余房間不符合顧客要求則在顧客自愿的情況下協(xié)調(diào)更改房間類(lèi)型等信息完成訂房單的填寫(xiě)直至完成合格的訂房單轉(zhuǎn)給客房部留底以及相應(yīng)的接待工作。輸出的數(shù)據(jù)流：合格訂房單處理頻率：48次/日（三）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的描述（以財(cái)務(wù)報(bào)表為例）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)編號(hào)：C-01數(shù)據(jù)存儲(chǔ)名稱(chēng)：財(cái)務(wù)報(bào)表簡(jiǎn)述：記錄酒店支出收入的明細(xì)帳數(shù)據(jù)存儲(chǔ)組成：日期+項(xiàng)目+金額關(guān)鍵字：日期+項(xiàng)目+金額相關(guān)聯(lián)的處理：B-04（四）外部實(shí)體的描述外部實(shí)體編號(hào)：D-01外部實(shí)體名稱(chēng)：顧客簡(jiǎn)述：來(lái)自全國(guó)各地的顧客輸出的數(shù)據(jù)流：A-01、A-03（五）新系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)新系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)是以原系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)流程為依據(jù)的。為此新系統(tǒng)的功能劃分為數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)查詢(xún)、報(bào)表輸出和代碼維護(hù)四項(xiàng)，如下圖：報(bào)表輸出報(bào)表輸出代碼維護(hù)數(shù)據(jù)查詢(xún)數(shù)據(jù)錄入酒店信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入模塊用于錄入顧客辦理訂房業(yè)務(wù)的資料和采購(gòu)部設(shè)置的根據(jù)餐飲部和客房部制定的采購(gòu)單，它是酒店信息管理系統(tǒng)的基本數(shù)據(jù)輸入的模塊，它根據(jù)網(wǎng)上、前臺(tái)、電話(huà)收集到的訂房信息，記錄每位顧客訂房需要（如果只是預(yù)定，可以不填寫(xiě)具體信息，只留顧客姓名電話(huà)、訂房日期、訂房類(lèi)型、預(yù)訂數(shù)量；如果直接是定下來(lái)要住宿，則必須輸入顧客的具體信息。）或根據(jù)餐飲部提出的采購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)單和客房部提出的采購(gòu)需求統(tǒng)計(jì)單，基于采購(gòu)發(fā)票，記錄每筆采購(gòu)的數(shù)據(jù)。對(duì)原系統(tǒng)的訂房單和單據(jù)的審核業(yè)務(wù)，就訂房單和單據(jù)格式是否規(guī)范和填寫(xiě)內(nèi)容是否與顧客相符或與實(shí)物數(shù)量相符的審核在新系統(tǒng)中仍由人工完成。為方便酒店各級(jí)管理人員及時(shí)了解、掌握酒店的每天的工作情況、經(jīng)營(yíng)情況，盡可能為用戶(hù)提供迅速、高效的服務(wù)，減免手工處理的繁瑣與誤差，新系統(tǒng)特別設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)查詢(xún)模塊，并提供多種查詢(xún)功能，如每日、每月顧客訂房數(shù)量的查詢(xún)、訂房費(fèi)用的查詢(xún)、采購(gòu)部采購(gòu)數(shù)量和費(fèi)用的查詢(xún)等。報(bào)表輸出模塊可以完成系統(tǒng)所需的各種報(bào)表的計(jì)算和打印輸出功能，可輸出《酒店?duì)I業(yè)收入日?qǐng)?bào)表》、《某酒店客房部x月份報(bào)表》等。為了統(tǒng)一客房的類(lèi)型和科學(xué)的管理，方便數(shù)據(jù)輸入，根據(jù)客房類(lèi)型特設(shè)計(jì)了客房代碼。系統(tǒng)中設(shè)計(jì)代碼維護(hù)模塊的目的是當(dāng)房間類(lèi)型和布置發(fā)生變動(dòng)時(shí)及時(shí)修改代碼表，可對(duì)代碼表進(jìn)行增加、刪除和修改等處理。采購(gòu)部采購(gòu)的產(chǎn)品也如此。（六）系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境與數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境設(shè)計(jì)為在windows98/2000/XP平臺(tái)下運(yùn)行，程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言選擇……系統(tǒng)的硬件要求為……基于上述運(yùn)行環(huán)境，根據(jù)系統(tǒng)分析，設(shè)計(jì)了6個(gè)數(shù)據(jù)表文件，它們的結(jié)構(gòu)及其說(shuō)明如下：1）客房代碼、類(lèi)型及其特性對(duì)照表——kfdm.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1KFBHcharacter4客房編號(hào)2KFLXcharacter8客房類(lèi)型3KFDWcharacter2客房單位4BBJnumber40客房不變價(jià)格5XXJnumber40客房可變價(jià)格2)顧客定退房數(shù)據(jù)輸入輔助文件——gksjsr.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1KFBHcharacter4客房編號(hào)2KFLXcharacter8客房類(lèi)型3RZSJdate80入住時(shí)間4RZTSnumber40入住天數(shù)5TDSJdate80退房時(shí)間3)每日客房數(shù)據(jù)文件——mrkf.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1RQdate8日期2KFBHcharacter4客房編號(hào)3KFMCcharacter8客房類(lèi)型4KFDJnumber40客房單價(jià)5RZRSnumber10入住人數(shù)6RZSJdate80入住時(shí)間7RZTSnumber40入住天數(shù)8TDSJdate80退房時(shí)間4)每日采購(gòu)數(shù)據(jù)文件——mrcg.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1RQdate8日期2CGDMcharacter2采購(gòu)代碼3CGLXcharacter4采購(gòu)類(lèi)型4CGSLcharacter62采購(gòu)數(shù)量5CGDJnumber62采購(gòu)單價(jià)6CGZJnumber82采購(gòu)總價(jià)5)每日餐飲數(shù)據(jù)文件——mrcy.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1RQdate8日期2GSDMcharacter4果蔬代碼3GSLXcharacter8果蔬類(lèi)型4GSSLnumber42果蔬數(shù)量5RLDMcharacter4肉類(lèi)代碼6RZLXcharacter8肉質(zhì)類(lèi)型7RZSLnumber42肉質(zhì)數(shù)量8JYDMcharacter4酒飲代碼9JYLXcharacter8酒飲類(lèi)型10JYSLnumber42酒飲數(shù)量6)財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)文件--cwbb.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1TJRQdate8統(tǒng)計(jì)日期2KFSEnumber80客房售額4CGZJnumber82采購(gòu)總價(jià)5CYSEnumber62餐飲售額6QTLXnumber42其他類(lèi)型7)采購(gòu)報(bào)表計(jì)算輔助文件——cgbbjs.dbf字段字段名稱(chēng)類(lèi)型寬度小數(shù)說(shuō)明1CGRQdate8采購(gòu)日期1CGDMcharacter2采購(gòu)代碼2CGLXcharacter8采購(gòu)類(lèi)型3CGDJnumber62采購(gòu)單價(jià)4CGSLnumber62采購(gòu)數(shù)量5CGZJnumber82采購(gòu)總價(jià)6LJCGSLnumber102累計(jì)采購(gòu)數(shù)量7LJCGZEnumber122累計(jì)采購(gòu)總額（七）輸入/輸出設(shè)計(jì)在系統(tǒng)的輸入/輸出設(shè)計(jì)上遵循的是既滿(mǎn)足用